PENGOPTIMUMAN

SUMBER

Perkembangan semasa ekonomi serantau dan global memberi kesan kepada pengurusan organisasi di pelbagai peringkat. Keadaan persekitaran yang kompetitif atau malah kadangkala hiperkompetitif menuntut organisasi melakukan perubahan. Untuk terus kekal relevan organisasi perlu bertindak proaktif mengoptimumkan sumber yang sedia ada.

CENTRE FOR INNOVATION AND PRODUCTIVITY IN PUBLIC ADMINISTRATIONPUSAT INOVASI DAN PRODUKTIVITI PENTADBIRAN AWAM

U N I V E R S I T I S A I N S M A L A Y S I A

Melalui Penjajaran Sumber Manusia

MyWorkprofiling©

©

MyTalent ©

MyWorkprofiling©

©

MyTalent ©

INTERnationalOUTREACHPROGRAMME

INTERnationalOUTREACHPROGRAMME

Assalamualaikum / salam sejahtera,

Sejak ditubuhkan tiga tahun yag lalu, PIPPA telah melatih hampir 7000 kakitangan awam terutamanya diperingkat pengurusan pertengahan.

Program yang ditawarkan oleh PIPPA termasuk yang dianjurkan bersama dengan rakan strategik PIPPA luar negara seperti Educational Competencies Consortium (United Kingdom), University of Palermo (Italy), Workplace DNA (Australia), Qatar University (Qatar), Imperial Training Centre (Qatar) dan juga dengan beberapa agensi pusat yang lain.

Dalam mendepani keadaan ekonomi semasa, pengurusan organisasi perlu bertindak bijak dan proaktif terutamanya memberi perhatian kepada pengurusan dan pembangunan sumber manusia kerana ia merupakan teras kepada kemajuan agensi pada masa hadapan. Dalam hal ini, PIPPA mengambil inisiatif memperkenalkan tiga sistem yang dapat membantu organisasi untuk mencapai sasaran pengoptimuman sumber melalui penjajaran sumber manusia iaitu;

• MyWorkprofiling• MyCPD• MyTalent

Bagi agensi yang berminat untuk mengetahui lebih mendalam tentang sistem ini bolehlah menghubungi PIPPA melalui talian +604.653.6058, faks +604.653.6060 atau melalui emel pippa@usm.my

‘ Menterjemahkan Visi kepada Tindakan ’

Sekian. WassalamDr. Musa Ali*Pengarah, Pusat Inovasi dan Produktiviti Pentadbiran Awam (PIPPA)Universiti Sains Malaysia

Sekapur Sirih

PIPPA-Global Strategic Partner

*Dr. Musa Ali Pengasas dan Pengarah Pusat Inovasi dan Produktiviti Pentadbiran Awam (PIPPA), Universiti Sains Malaysia. Telah menghasilkan dua buah buku iaitu ‘Transformasi Pengurusan Latihan Sektor Awam’ yang dilancarkan oleh Menteri Pengajian Tinggi pada 2008 dan yang terbaru ialah “Transformasi Organisasi: Konsep dan Teknik Pelaksanaan,” (2015). ‘MyCPD’ sistem pembelajaran sepanjang hayat yang beliau asaskan telah dilancarkan oleh Ketua Setiausaha Negara (KSN) pada 2008. Pada tahun 2008 juga beliau telah dianugerahkan biasiswa oleh Centre for Creative Leadership, Amerika Syarikat dan adalah certified facilitator untuk Benchmarks®, SKILLSCOPE®, Prospector®, 360 BY DESIGN®, Executive Dimension® dan KEYS®. Beliau juga pernah berkhidmat sebagai perunding sumber manusia sebuah jabatan kerajaan di Australia dan terlibat dalam membangunkan kerangka kompetensi untuk jabatan berkenaan. Antara sumbangan besarnya ialah menjadi penggerak utama kepada pembangunan sistem sumber manusia seperti HCMS, MyCPD, MyTalent dan yang terbaru MyWorkprofiling. Pada 2015 beliau dilantik sebagai felo pelawat di CED4 -System Dynamics Group, University of Palermo, Itali.

Sumber manusia merupakan aset penting dalam sesuatu organisasi. Justeru, organisasi bersaiz kecil atau besar perlu membangunkan sumber manusia secara sistematik agar potensi yang wujud dalam diri setiap individu dapat dicungkil dan digemblengkan seoptima yang mungkin ke arah merealisasikan misi organisasi. Antara isu penting dalam menguruskan pembangunan organisasi ialah perlunya tadbir urus sumber manusia yang sistematik bagi membangunkan sumber manusia yang berdaya saing dan mampu menjadi penggerak utama untuk menyokong melaksanakan pembaharuan, pengubahsuaian, penciptaan semula dan perekayasaan semula halatuju dan proses penyampaian perkhidmatan. Dalam hal ini , PIPPA telah membangunkan tiga sistem yang boleh meningkatkan proses mengoptimumkan sumber.Ketiga-tiga system tersebut adalah seperti di bawah:

Pengenalan

MyWorkprofiling©Sistem yang menguruskan maklumat tentang pekerjaan (job) sesuatu perjawatan merangkumi kepentingan jawatan kepada pencapaian matlamat strategik organisasi, pengetahuan, kemahiran, pengalaman serta kelayakan akademik yangdiperlukan oleh jawatan berkenaan.

© Sistem pengurusan latihan warga organisasi yang antara memaparkan kalendar latihan bulanan dan tahunan,

permohonan kursus on-line, maklumat pengumpulan mata CPD mengikut jabatan, data pengumpulan mata CPD mengikut jenis

kompetensi dan rekod latihan staf.

Sistem pelan pengantian yang mempunyai penilaian kendiri, analisis penilaian prestasi dan maklumbalas 360 darjah. Sistem iniberupaya untuk menghasil analisis dan profil individu, profil pasukan,gaya kepimpinan, analisis jurang kompetensi dan analisis ‘9 kotak/kuadran kepimpinan’.

MyTalent ©

MyWorkprofiling ©

©

MyTalent ©

MyWorkprofiling ©

©

MyTalent ©

MyWorkprofiling ©

©

MyTalent ©

MyWorkprofiling ©

©

MyTalent ©

PENGOPTIMUMAN SUMBER

MyCPD merujuk kepada singkatan dua perkataan dalam bahasa Inggeris iaitu “My” dan “CPD”. ‘My’ merujuk kepada ‘saya’ iaitu ditujukan kepada staf organisasi. Hal ini bermaksud, semua staf bertanggungjawab merancang dan memantau aktiviti untuk meningkatkan kompetensi diri masingmasing. Manakala ‘CPD’ ialah Continuous Professional Development atau dalam bahasa Melayunya ‘Pembangunan Profesional Berterusan’, iaitu proses pembelajaran sepanjang hayat untuk membangun dan meningkatkan kompetensi individu yang banyak digunakan oleh badan-badan profesional seluruh dunia untuk tujuan pembangunan dalam profesion tertentu. Cantuman dua perkataan ini telah mewujudkan perkataan ‘MyCPD’ yang merujuk kepada satu sistem pembelajaran sepanjang hayat yang berpusatkan kepada keperluan staf dan hala tuju organisasi.

MyCPD dibangunkan atas platform ‘web’ dan boleh digunakan oleh staf dari mana-mana lokasi yang mempunyai capaian internet. MyCPD merupakan satu sistem pengurusan latihan yang fleksibel membenarkan setiap individu itu boleh mengurus sendiri dan memilih latihan yang ingin dihadiri mengikut keperluan pada bila-bila masa. Hal ini secara tidak langsung menyokong agenda pembelajaran berterusan dan staf akan sentiasa peka terhadap proses pencarian ilmu dan kemahiran bagi melengkapkan keperluan kompetensi mereka.

Sistem ini mampu mengurus data latihan dan mengaitkannya untuk menentu ukur pencapaian prestasi staf berdasarkan penerimaan ilmu. Setiap staf diwajibkan mencapai mata CPD tertentu pada setiap tahun melalui penglibatan aktiviti latihan, pencapaian mata CPD staf tersebut akan diambilkira dalam penentuan pemarkahan prestasi tahunan sebagai input penilaian ilmu dan kemahiran yang diperolehinya. Secara tidak langsung ia menghubungkan elemen latihan dan prestasi staf dalam proses pembangunan bakat.

MyCPD membantu staf mengurus dan memilih latihan yang ingin dihadiri mengikut keperluan mengikut fleksibel.Ia juga merupakan pengkalan data latihan setempat.

MyCPD membantu pihak pengurusan tertinggi untuk membuat keputusan dengan cepat dengan melihat data pencapaian mata MyCPD staf. Melalui ‘MyCPD’ pengurusan latihan menjadi lebih anjal kerana staf mengikuti program latihan atau aktiviti

pembelajaran yang lain kerana waktu pembelajaran yang anjal (mengumpul mata minimum mengikut jumlahjam) berbanding dengan pendekatan lama yang terikat dengan jadual latihan dan jumlah masa yang telah ditentukan oleh pihak penganjur.

MyCPD adalah menyokong pelaksanaan Dasar Latihan Sektor Awam (DSLA).

MyCPD menjimatkan kos tadbir urus pengurusan latihan kerana pembangunan berasaskan web dan bertindak sebagai pusat setempat pembangunan kompetensi staf.

©

PENGOPTIMUMAN SUMBER

cpd cpd

MyWorkprofiling adalah sistem yang dibangunkan

untuk membantu proses analisis pekerjaan dan

penilaian pekerjaan membantu pihak pengurusan

untuk memposisikan staf yang betul di tempat kerja

yang betul. Sistem ini membantu pemadanan

bidang kerja dengan staf dan penentuan struktur

organisasi. Melalui sistem ini, pengurusan mampu

membuat perancangan strategik dalam

menentukan nisbah staf yang bersesuaian di

sesebuah jabatan disamping menjayakan agenda

pengurusan kejat (lean management). Secara tidak

langsung, ia menyokong langkah penjimatan dan

pengoptimuman modal insan dalam inisiatif

organisasi kejat.

Secara umumnya, MyWorkprofiling membantu organisasi dalam aspek berikut;

Matlamat organisasi dapat dihubungkaitkan dengan tugas individu dan ini dapat membantu memacu pencapaian matlamat organisasi.

Anggota organisasi dapat mengenalpasti matlamat strategik, ‘Key Focus Area’ dan juga mengenalpasti petunjuk prestasi utama.

Organisasi dapat mengaplikasikan teknik pelaksanaan analisis pekerjaan dan deskripsi pekerjaan dan mengetahui jumlah sebenar anggota yang diperlukannya. Cara ini akan membantu mengetahui jumlah anggota sebenar bagi sesebuah jabatan selaras dengan organisasi kejat (lean organization).

Penilaian terhadap piawaian atau kriteria prestasi pekerjaan dapat ditetapkan.

Proses pengambilan anggota organisasi adalah lebih mudah kerana kemahiran dan pengetahuan yang dimiliki oleh sesebuah jabatan dapat dikenal pasti lebih awal.

Myworkprofiling adalah satu sistem yang unik kerana bertindak sebagai kaedah untuk menganalisis pekerjaan dan penilaian pekerjaan disamping melihat kompetensi yang diperlukan oleh staf.

Myworkprofiling dapat membantu pemadanan bidang tugas dengan kompetensi staf serta penentuan struktur organisasi yang bersesuaiandengan hala tuju orgnaisasi.

Menjadi asas penting dalam pelaksanaan Pengurusan Kejat (Lean management) dalam sektor awam

Membantu dalam memastikan staf menjalankan tugas sesuai dengan perubahan dan tuntutan semasa serta keperluan masa hadapan.

wp wp

MyWorkprofiling©

Dalam usaha untuk melaksanakan agenda transformasi perkhidmatan awam di bawah Rancangan Malaysia Kesebelas (RMK11) penumpuan diberikan kepada pengukuhan pengurusan bakat, keupayaan dan kepimpinan bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan supaya lebih cekap dan produktif. MyTalent dibangunkan untuk menyokong pelaksanaan pelan penggantian. MyTalent ialah sistem yang berasaskan web yang mempunyai dua bahagian. Bahagian pertama soal selidik untuk komponen penilaian kepimpinan kendiri. Bahagian kedua ialah elemen maklum balas 360 darjah yang diasaskan kepada soalan selidik yang perlu dilengkapkan oleh calon, rakan sejawat, ketua jabatan, staf dibawah seliaan dan rakan sejawat.

Profilindividu

Sistem ini dibangunkan khusus untuk membantu mengenalpasti kompetensi kepimpinan untuk tujuan pembangunan diri dan organisasi. Terdapat dua bahagian soal selidik (survey) yang perlu diisikan oleh anda iaitu:

Penggunaan sistem MyTalent ini akan mempermudahkan proses penyimpanan rekod individu, pelaporan dan analisis, pemantauan dan perancangan yang berkaitan dengan profil kepimpinan staf. Data yang terhasil melalui sistem ini bukan sahaja boleh digunakan bagi tujuan penentuan kepimpinan akan datang, malah ia juga sesuai bagi mengenalpasti program latihan dan pembangunan kepimpinan yang bersesuaian mengikut kesesuaian organisasi. Selain itu majikan berupaya melakukan proses pengambilan staf dengan lebih mantap menggunakan data yang diproses.

Profilpasukan

Analisis Sembilan Kotak(Potensi Prestasi)

Gayakepimpinan

Analisisjurang

√∆

MyTalent berupaya menghasilkan analisis berikut;

Penilaian kendiri

Penilaian 360 darjah

Melalui sistem ini, ketua jabatan mampu menjalankan tanggungjawab dalam memimpin dari aspek perancangan danpengurusan pelan penggantian di jabatan dan juga lain-lain program yang dijalankan dari semasa ke semasa.

MyTalent unik kerana ia adalah kombinasi elemen penilaian kendiri, penilaian LPP, dan penilaian 360 darjah. Ia juga adalah satu pusat sehenti untuk memprofilkan bakat. Dengan itu, ia dapat mengenalpasti jurang untuk tujuan pembangunan sahsiah dan kerjaya staf.

Berupaya menganalisis data dalam masa yang singkat. Ia juga amat berpotensi untuk direplikasi oleh mana-mana institusi sektor awam kerana ia dibangunkan berasaskan web.

Menyokong agenda pembangunan bakat khususnya pelan penggantian dalam sektor awam.

MyTalent berupaya mengenal pasti bakat untuk keperluan masa kini dan masa hadapan organisasi. Ini untuk menjamin kelangsungan pembangunankualiti kepimpinan dikalangan staf organisasi.

MyTalent ©

mt

Learning Outcomes

• Identify and define competencies and how important they are to describe key job requirements and behaviours as a foundation for talent management;

• Create competency-based job descriptions that support effective recruitment decisions and manage the performance and talents of staff through induction and job/career development;

• Apply essential job competencies to structure employee discussions and appraisals that are objective and assist with the motivation and retention of talented people;

• Use essential job competencies to evaluate employee performance and development needs and draw-up relevant learning plans and effective work objectives;

• Make use of relevant technologies to develop networks with like-minded individuals that will enable them to develop and enhance their own skills;

• Identify their own expertise, knowledge and characteristics that will enable them to contribute to the overall effectiveness of their team and in turn of the organisation.

Course Contents

• Introduction to competency• ECC Competency Framework• Objectivity, observing and measuring competency• Writing competency-based job description• Key tasks and identifying key competencies• Using competecy in performance appraisal• Developing an action plan

Who Should Attend

• HR Directors / Managers / Executives• Project Managers• HR Practitioners • Supervisors• Team Leaders • Young Executives

Complete the form below.

No. Name Position Mobile Phone Email

AdministrationDetails:

ORGANISATION : APPROVAL OFFICER :

ADDRESS : PHONE : FAX : E-MAIL :

How to register ?

Jointly organised by:

Competencies Know How :

The Foundation of Talent Managementfor Public Sector EmployeesLondon, UK | 8-14 October 2016

£2300*Fee

* Course fee only £3800**Fee

** Fee includes accommodation, breakfast and lunch(Check-in 8 Oct, Check-out 14 Oct)

Message fromNicholas Johnston, CEO of ECC (United Kingdom)

ECC is a non-profit consortium based in London with over 20 years’ experience in helping organisations deliver strategic outcomes. We have worked with about 75% of universities in the UK to identify and manage competencies Through strategic collaboration with PIPPA-USM, we can now offer our knowledge and experience in promoting and developing essential skills for HR Managers to participants outside the UK.

• Payment can be made via Cheque I Local Order I Bank Draft under the name of USAINS HOLDING SDN. BHD. and send to: Centre for Innovation and Productivity of Public Administration, Suite 244. Eureka Complex USM, 11800 Pulau Pinang, Malaysia.• PIPPA reserves the right to alter the programme schedule and details without prior notification. Fees quoted are subject to terms and conditions outlined in PIPPA’s Registration Policy.• Any cancellation made after confirmation letter has been issued by PiPPA, a 100% fees will be charged to the participants or to the organisations.• Fees for cancellations / changes are calculated based on the total value of the booking.

Feedback from past participants

“Program ini sangat bagus dan relevan bukan sahaja bagi pegawai sumber manusia tetapi bagi semua peringkat pengurusan. Program ini dapat memberi banyak ilmu dan menjana idea baru untuk merangka pengurusan sumber manusia yang lebih inovatif dan berimpak tinggi.”

Profesor Abdul Karim Bin AliasDirectorCentre for Development of Academic Excellence (CDAE), USM

“The course is very beneficial especially to HR practitioners. You will learn in depth of what competencies is all about, how to develop it and put it in a framework that can be used for performance, development and rewards. I truly recommended to all HR Practitioners at every level of service, be it at ministries, agencies, statutory bodies and local government."

Norliza Binti KassimPrincipal Assistant SecretaryPublic Service Department of Malaysia

“Instrumen yang dikongsikan cukup saintifik dan objektif serta amat membantu pengamal sumber manusia dalam memastikan kompetensi setiap jawatan diperoleh sebaik mungkin khususnya dalam mengurangkan jurang kompetensi. Boleh disejajarkan dengan Pelan Strategik Organisasi serta dalam membenagunkan struktur gaji yang setara dengan gred jawatan.”

Mohd Razmi Bin KhalidPengurusCawangan Perancangan dan Pembangunan Sumber Manusia, PERKESO

Visit toThe Oxford UniversityMeeting with the Oxford University’s HR

staff to explore implementation and practices of the competency-based

human resources.

Closing Date26th September

2016

INTERnationalOUTREACHPROGRAMME

INTERnationalOUTREACHPROGRAMME

IntroductionEnhancing public sector performance is a key goal of governments around the world. Successful organisations understand that improving service delivery requires implementing the right talent management strategy. Although attracting, motivating, and retaining high calibre, competent employees is essential, it is not a simple task. An important step in accomplishing this is to adopt a competency based human resource management strategy. This will ensure that the public sector is better equipped with the right talent for the right jobs, resulting in a highly productive staff well suited to obtaining the desired outcomes.

Certificateawarded by

EducationalCompetencies

Consortium (ECC),

United Kingdom

.........................

.........................