prosedur tindakan pencegahan pk.uitm.fssr(p) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan...

12
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).05 No. Keluaran : 02 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN No. Pindaan : 02 Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013 Muka Surat : 1/10 1 FSSR SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P).05 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Tandatangan Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md Zain (A.I.S) Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

Upload: lethu

Post on 26-May-2019

225 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran : 02

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013

Muka Surat : 1/10

1

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDURTINDAKAN PENCEGAHAN

PK.UiTM.FSSR(P).05

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul

Haimi Md Zain (A.I.S)

Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

Page 2: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran : 02

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013

Muka Surat : 2/10

2

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDATarikh No.Keluaran

/ Pindaan No. Para

Muka surat Ringkasan Pindaan

Diluluskan

22/09/ 2013

02/01 5.0 6 TD ke TD(A)

22/09/ 2013

02/01 5.0 6 KP/KO ke PP/KoP

22/09/ 2013

02/01 7.0 8 7 Tahun ke 3-5 Tahun

12/01/2016

02/02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan

Page 3: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran

:

02

PROSEDUR TINDAKAN

PENCEGAHAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

3/10

3

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran

5

5

6

7

7

8-9

9

10

Page 4: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran

:

02

PROSEDUR TINDAKAN

PENCEGAHAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

4/10

4

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

1. OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan garis panduan bagi mengelakkan

kemungkinanberlakunya sesuatu kepincangan atau permasalahandiluar

jangkaan untuk memastikan operasi FSSR berjalan dengan lanca menurut

perancangan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk tindakan pencegahan serta penambahbaikan

Sistem Pengurusan Kualiti di FSSR apabila menerima maklumbalas atau

Aduan dan Laporan Penemuan Hasil Audit (LPHA) yang mengandungi

cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat

Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan UiTM.

3. DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.FSSR.UiTM.02 - Manual Kuaiti

3.2 PK.UiTM.FSSR (P).04 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 3.3 PK.UiTM.FSSR (P).05 - Prosedur Tindakan Pembetulan

Page 5: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran

:

02

PROSEDUR TINDAKAN

PENCEGAHAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

5/10

5

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

4.0 DEFINISI

4.1 Aduan /Maklumbalas Pelanggan Aduan atau maklumbalas yang diterima secara bertulis, panggilan

telefon, faksimili, e-mail atau pelanggan yang membuat aduan yang

berkaitan dengan proses pengurusan FSSR.

4.2 Laporan Penemuan Hasil Audit Dokumen yang mengandungi penemuan oleh Ketua Sistem Audit

berdasarkan audit yang dilaksanakan di FSSR. Ianya menerangkan

penemuan LPHA dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan

mencadangkan penambahbaikan kepada sistem tersebut.

4.2 Kepincangan Sesuatu keperluan dalam system yang tidak diikuti yang boleh

melemahkan system pengurusan FSSR.

4.3 Bencana

Sesuatu keadaan yang berlaku di luar jangkaan atau krisis yang

boleh melumpuhkan operasi FSSR seperti kebakaran, banjir dan

sebagainya.

Page 6: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran

:

02

PROSEDUR TINDAKAN

PENCEGAHAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

6/10

6

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

5. SINGKATAN MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

D - Dekan FSSR

TD (A) - Timbalan Dekan (Akademik)

KP - Koordinator Program

Ko - Pensyarah yang dilantik oleh Dekan atau Rektor

WP - Wakil Pengurusan

TP - Timbalan Pendaftar

LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit

PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab

KSA - Ketua Sistem Audit

PAD - Pegawai Audit Dalam

AMP - Aduan/Maklumbalas Pelanggan

MK - Manual Kualiti

KPYTMS - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

Page 7: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran

:

02

PROSEDUR TINDAKAN

PENCEGAHAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

7/10

7

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

D 1. Kenal pasti kemungkinan/ kepincangan bencana

yang akan berlaku puncanya melalui:

i. Keputusan MKSP

ii. Penemuan Audit Dalam

iii. Aduan/ Maklumabalas Pelanggan

D

2. Menilai keperluna tindakan pencegahan ke atas

kemungkinan kepincangan berlaku.

3. Cadangkan tindakan pencegahan yang diperluakn

seperti (Lampiran 1)

i. Pelan tindakan / Crisis Management

ii. Risk Management; dll.

4. Bentangkan dan dapatkan ketetapan/ kelulusan

mensyuarat pengurusan FSSR di atas tindakan

yang perlu diambil (Lampiran 2).

Page 8: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran

:

02

PROSEDUR TINDAKAN

PENCEGAHAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

8/10

8

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

D

5. Adakah sesi latihan/simulasi tindakan-tindakan yang dinyatakan di dalam Pelan Tindakan di para 3; 6. Mantapkan Pelan Tindakan; 7. Sekiranya berlaku situasi luar jangka atau bencana,

laksanakan Pelan Tindakan; 8. Adakan post mortem selepas berlakunya situasi

luar jangka/bencana; 9. Jika perlu, buat pindaaokumen Kualitin pada Pelan

Tindakan dan Dokumen Kualiti; (Lampiran 3); 10. Kemaskini rekod pindaan Dokumen Kualiti yang

diambil; (Lampiran 4). 11. Maklumkan keberkesanaan tindakan pencegahan yang telah dambil kepada MKSP/Pengurusan FSSR.

Page 9: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran

:

02

PROSEDUR TINDAKAN

PENCEGAHAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

9/10

9

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

7. REKOD KUALITI

Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan

1 Fail Am Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/7) Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

2 Audit Dalam - Pensijilan

600-FSSR (PT. 12/7/3) Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

3 Audit Dalam - Fail Kerja

600-FSSR(PT.12/10/2) Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

4 Minit Mesyuarat MKSP 600-FSSR (PT.12/10/5) Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

5 Fail Maklumbalas Pelanggan

600-FSSR (PT. 12/10/8) Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

Page 10: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).05

No. Keluaran

:

02

PROSEDUR TINDAKAN

PENCEGAHAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

10/10

10

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

8. LAMPIRAN

8.1 Contoh Borang Tindakan Pencegahan - Lampiran 1

8.2 Contoh Memo Kelulusan Tindakan Pencegahan - Lampiran 2

8.3 Contoh Borang Cadangan Baru / Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti - Lampiran 3

8.4 Contoh Rekod Pindahan Dokumen Kualiti - Lampiran 4

Page 11: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

11

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

CARTA ALIR PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

Tanggung jawab

Carta Alir Proses

Proses Kerja Rekod

MULA

D

Arahkan KP/Ko/PYB bagi

mengenalpasti kecacatan atau

ketidakpatuhan yang telah berlaku

berdasarkan kepada laporan yang

diterima.

Membuat siasatan ke atas

ketidakpatuhan dengan

menggunakan Borang Laporan

Penyiasatan.

Borang Laporan Penyiasatan

PAD

Siasat dan kenalpasti punca

ketidakpatuhan.

Rekodkan hasil siasatan dan

cadangan tindakan pembetulan.

Borang Tindakan Pembetulan

Majukan hasil siasatan dan

cadangan tindakan pembetulan

kepada PYB atau TWP untuk

mendapatkan kelulusan.

Sambungan

Lampiran 1

Page 12: PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

12

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Sambungan

WP

Teliti dan beri keputusan keatas

cadangan pembetulan.Arahkan PYB

melaksanakan tindakan

pembetulan.

PYB

Laksanakan tindakan pembetulan

mengikut tempoh masa yang

ditetapkan

Laporkan keberkesanan Tindakan

Pembetulan dan kemukakan

kepada WP untuk pengesahan

sebelum dibentangkan dalam

Mesyuarat MKSP.

Laporkan di dalam mesyuarat

MKSP.

PD

Simpan Borang Tindakan

Pembetulan dan semua rekod

berkaitan dalam Fail Tindakan

Pembetulan.

TAMAT