PROSEDUR SISTEMINSTITUT AGAMA ISI-AM NEGERI

PURWOKERTO

t\AIAIil PUMOIEBTO

Prosedur Tinjauan ManaiemenlAl N-PwI/LPM/PS/02.06

p s\7

No. Dokumen : IA|N-PwULPM/PS/02.06 No. Revrsr : 00

TanggalTerbit : 10 Maret2017 Halaman : 1 dari6

PERIT'G,IT,IA'Dokunrcn ini adalah nilik L"IIN Purwokerto

dan TIDAK DIPERBOLEHK. I dengan t:aru ditn alasan apatrtun dibutt salinann-r.atanpa seif in Ketaa Lenbaga Penjaninan .lllutu

Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Purwokerto

AAwflltrmn0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-h't/ULPM/PS/02.06

TanggalTerbit : 10 Maret2017

Prosedur TinjauanManajemen

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari6

1. TUJUAN:

Prosedur ini ditetapkan agar proses pelaksanaan tinjauan manajemen di

lingkungan lAlN Purwokerto berlalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP:

2.T. Prosedur ini berlaku di Lingkungan lAlN Purwokerto.

2.2. Prosedur ini mengatur tentang pelaksanaan tinjauan manajemen yang

dilaksanakan melalui sebuah Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

2.3. Prosedur RTM mencakup perencanaan rapat sampai dengan

pengarsipan rekaman hasil rapat (notulen)

3. DEFINISI:

3.1. Rapat Tinjauan Manajemen adalah rapat yang diadakan minimum satu

kali setahun pada tingkat lAlN Purwokerto yang dipimpin oleh Rektor

atau pejabat lain yang ditunjuk oleh Rektor.

3.2. Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan yang telah

ditetapkan pada suatu proses/jasa/barang

3.3. Tindak lanjut adalah aksi yang dilaksanakan setelah adanya temuan

audit.

3.4. Verifikasi audit adalah konfirmasi melalui penyediaan bukti obyektif

bahwa persyaratan tertentu telah dipenuhi.

3.5. Review adalah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kesesuaian,

kecukupan, dan keefektifan masalah yang dibahas untuk mencapai

tujuan yang ditetapkan.

3.6. Auditor lnternal adalah orang yang diberi tugas oleh Rektor untuk

melakukan audit di lingkungan Universitas lslam Batik

3.7. Auditee adalah orang yang mewakili unit internal di lingkungan lAlN

Purwokerto yang diaudit

AAuufitmnil0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-h,vvLPM/PS/02.06

TanggalTerbit : 10 Maret2017

Prosedur TinjauanManajemen

No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari6

3.8. Unit adalah Rektorat, unsur pelaksana akademik, unsur pelaksana

administrasi, dan Unsur Penunjang.

4. DOKUMEN TERKAIT:

4.1. Formulir undangan dan Agenda Rapat rinjauan Manajemen

4.2. Formulir Tanda Terima Undangan

4.3. Formulir Daftar Hadir Rapat.

4.4. Formulir Bahan Rapat Tinjauan Manajemen

4.5. Formulir Notulen Rapat Tinjauan Manajemen

4.6. Formulir Keputusan/Hasil Rapat Tinjauan Manajemen

4.7. Formulir catatan status Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen

5. PROSEDUR:

5.1 . Ketua LPM (Management Representative)

5.1.1 Membuat persiapan pelaksanaan tinjauan manajemen dengan

melakukan hal-hal sebagai berikut :

5.1.1.1 Menyiapkan dan memastikan kelengkapan bahan rapat

tinjauan manajemen mencakup :

o Status tindakan dari manajemen review sebelumnya;

o Perubahan terhadap isu eksternal dan internal yang

relevan terhadap system manajemen mutu;

o lnformasi terhadap kinerja dan efektifitas dari sistem

manajemen mutu, termasuk indikator dalam:

1) Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak

berkepentingan;

2) Sejauh mana sasaran mutu telah terpenuhi;

3) Kinerja proses dan kesesuaian dari produk dan jasa;

4) Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan;

5) Hasil pemantauan dan pengukuran;

6) Hasil audit;

7) Kinerya pihak penyedia eksternal;

AAunl|ilIE[0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-hivULPM/PS/02.06

TanggalTerbit : 10 Maret 2017

Prosedur TinjauanManajemen

No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari6

o Kecukupan sumber daya;

o Efektifitas tindakan yang diambil untuk mengatasi resiko

dan peluang;

o Peluang untuk peningkatan.

Keseluruhan bahan rapat tinjauan manajemen ditulis di

dalam Formulir Bahan Rapat Tinjauan Manajemen lAlN-

PtLPMtFt..,..

5.1.1.2 Menyiapkan agenda dan jadwal pelaksanaan.

5.1.1.3 Mendistribusikan undangan yang telah disetujui oleh

Rektor, sekurang-kurangnya 1 (satu) minggu sebelum

jadwal dilaksanakan dengan menggunakan Formulir

Undangan Dan Agenda Rapat Tinjauan Manajemen lAlN-

Pvvl/LPM/F/...

5.1.1.4 Melakukan koordinasi dengan Kepala Unit Kerja terkait

mengenai segala persiapan yang diperlukan untuk

kelancaran pelaksanaan tinjauan manajemen, mencakup

data-data hasil analisis kinerja seluruh Kepala Unit Kerja.

5.1.1.5 Menyerahkan bahan rapat tinjauan manajemen kepada

Rektor paling lambat 1 (satu) minggu sebelum

pelaksanaan.

5.1.2 Membuka Rapat Tinjauan Manajemen.

5.1.3 Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu yang dicapai saat ini

(termasuk yang tercantum pada item 5.1.1.1 point 1), dan

pencapaian sasaran mutu.

5.1.4 Melaporkan kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan

sistem manajemen mutu

Rektor

5.2.1 Memimpin pembahasan dan pemecahan setiap masalah yang

telah diagendakan dalam rapat tinjauan manajemen secara

5.2

AAumtm0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : tAtN-Pu//LPM/PSi02.06

Tanggal Terbit : 10 Maret 2017

Prosedur TinjauanManajemen

No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari6

berurutan dan evaluasi pencapaian Quality Objective (Sasaran

Mutu)dan Quality Policy (kebijakan Mutu) per unit kerja.

5.2.2 Menetapkan rekomendasi tindakan perbaikan dan pencegahan

yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen

mutu, termasuk (bila memungkinkan) perbaikan Quality Policy

(kebiiakan Mutu) dan Quality Objective (Sasaran Mutu).

5.2.3 Memastikan setiap rekomendasi tindakan perbaikan dan

pencegahan berkaitan dengan :

o Peluang untuk peningkatan pada keefektifan sistem

manajemen mutu dan proses-prosesnya.

o Kebutuhan dan perbaikan untuk perubahan terhadap sistem

manajemen mutu;

o Pemenuhan sumber daya yang diperlukan.

5.2.4 Menetapkan penanggung jawab bagi pelaksanaan setiap

tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan.

5.2.4.1 Mendelegasikan wewenang kepada Manajemen

Representatif untuk memonitor dan menverifikasi

tindakan perbaikan yang dilakukan oleh setiap unit kerja.

5.3 Ketua LPM (Manajemen Representatif)

5.3.1 Membuat dan menyampaikan rangkuman hasil rapat tinjauan

manajemen.

5.3.2 Menutup rapat tinjauan manajemen.

5.3.3 Membuat dan memastikan hasil rapat tinjauan manajemen sesuai

dengan keputusan yang ditetapkan Rektor.

5.3.4 Mendistribusikan hasil rapat tinjauan manajemen yang disetujui

oleh Rektor paling lama 3 (tiga) hari setelah rapat tinjauan

manajemen dilaksanakan, dengan menggunakan Formulir

Keputusan/ Hasil Rapat Tinjauan Manajemen lAlN-P/LPM/F/.......

5.3.5 Mendokumentasikan hasil rapat tinjauan manajemen.

AAurnmmr0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-h^/t/LPM/PS/02.06

TanggalTerbit : 10 Maret 2017

Prosedur TinjauanManajemen

No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari6

5.3.6 Memonitor dan menverifikasi tindakan perbaikan yang

dilaksanakan oleh unit kerja terkait berdasarkan keputusan rapat

tinjauan manajemen.

5.3.7 Melaporkan kemajuan-kemajuan yang dicapai dalam

pelaksanaan tindakan perbaikan berdasarkan keputusan rapat

tinjauan manajemen kepada Rektor dengan menggunakan

Formulir catatan status Tindak Lanjut rinjauan Manajemen rArN-

PVvULPM/F/...........

5.3.8 Mendokumentasikan laporan kemajuan pelaksanaan tindakan

perbaikan dalam formulir lAlN-PwI/LPMIF 1.....

6. DISTRIBUSI

6.1. Rektor.

6.2 Wakil Rektor.

6.3. Kabiro.

6.4. Dekan.

6.s. Wakil Dekan.

6 6 LPM.

6.7. Ketua/Kepala/Pengelola Unit.