prosedur pengurusan penerbitan tarikh: 30/04/2013 buku...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PENERBIT UPM

Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001

Halaman: 1/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI

Tarikh: 30/04/2013

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan cara memproses manuskrip karya asli bagi memastikan keberkesanan pengurusan manuskrip dan mutu hasil kerja mencapai piawaian penerbitan Penerbit UPM.

2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian pengurusan manuskrip karya asli hingga diterbitkan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen

- Chicago Manual of Style

- APA Format and Style

- Gaya Dewan

- Kamus Dewan

- Istilah Dewan

- Oxford Learners Dictionary

-

Akta Kontrak 1950

- Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984

- Akta Hak Cipta 1987

- A Guide To Book Production

OPR/ PUPM/GP01/Penyediaan Garis Panduan Penyediaan Manuskrip

OPR/ PUPM/GP02/Percetakan Garis Panduan Percetakan

UPM/OPR/ PUPM/AK01 Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip

UPM/OPR/ PUPM/AK02 Arahan Kerja Urus Perjanjian Penerbit-Pengarang

UPM/OPR/ PUPM/AK03 Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli

UPM/OPR/ PUPM/AK04 Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku Karya Asli


PENERBIT UPM


Halaman: 2/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

4.0 TERMINOLOGI DAN GLOSARI

AF : Ahli Fotografi CIP : Cataloguing-in-Publication Data Dami : Contoh buku sebagai cadangan bentuk buku yang sebenarnya

akan terbit. FA : Final Artwork ISBN : International Serial Book Numbers JKPEN : Jawatankuasa Penerbitan Universiti KP : Ketua Penerbit LHDN : Lembaga Hasil Dalam Negeri PNM : Perpustakaan Negara Malaysia PAP : Pembantu Am Pejabat Pengarang : Penulis buku Penilai : Pakar bidang PP : Pegawai Penerbitan PPP : Penolong Pegawai Penerbitan PPEN : Pembantu Penerbitan PPSR : Penolong Pegawai Seni Reka PPT : Penolong Pegawai Tadbir PR : Pereka PSR : Pegawai Seni Reka PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab SAS : Softwork Accounting System TNC(P&I) : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)

5.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua Penerbit bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa proses pengurusan manuskrip dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses ini wajib mematuhi prosedur ini.


PENERBIT UPM


Halaman: 3/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

6.0 CARTA ALIR

7 . 1 Mula

7 . 20 Tamat

7 . 2 Terima Manuskrip

7 . 6

Pembetulan Pengarang

7 . 11 Setuju ?

7 . 4

Ya

7 . 3 Penilaian manuskrip

7 . 5

Terima ?

7 . 9 Proses Editorial

8 Proses Pracetak

Ya

Tidak

Tidak

7 . 10 Reka Kulit Buku

7 . 12 Sedia Dami

7 . 13 Urus Cetak

7 . 14 Cetak Dalam

7 . 16 Jilid

7 . 18 Tindakan Pembetulan

7 . 15 Cetak Luar

7 . 17 Memuaskan ?

7 . 19 Rekod Terima

7 . 7

Maklum Penolakan

Tidak

Ya

Sedia Carta Perbatuan

7 .


PENERBIT UPM


Halaman: 4/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab 7.1

Mula

7.2 Terima Manuskrip

7.2.1 Terima manuskrip daripada pengarang. Isi butiran dalam Borang Penyerahan Manuskrip.(OPR/ PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP).

KP/PP

7.2.2 7.2.3 7.2.4

Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, nombor kad pengenalan, alamat surat menyurat, e-mel, bidang manuskrip). Semak dan teliti manuskrip untuk pastikan ia lengkap (bahagian awalan, bahan teks, bahagian akhiran dan ilustrasi).Tandakan pada Senarai Semak Penyerahan Manuskrip (OPR/ PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP). Buka fail Buku (UPM/PUPM/100-10/No. Fail/ Tajuk Buku).

PP/PPP

PP/PPP

PPP/PPEN

7.3 Penilaian Manuskrip

7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4

Kenal pasti Penilai manuskrip. Dapatkan persetujuan Penilai Melalui telefon dan e-mel dalam tempoh 20 hari bekerja. Sedia surat berserta Borang Penilaian dan salinan manuskrip kepada Penilai. (OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN) . Hantar surat pelantikan, manuskrip dan Borang Penilaian kepada Penilai.

KP/PP

KP/PP/PPP

PPP/PPEN

PPP/PAP


PENERBIT UPM


Halaman: 5/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.3.8

Pantau dalam tempoh penilaian dari semasa ke semasa. Sekiranya melebihi 6 (enam) minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon. Terima laporan Penilai dan failkan. Nilai prestasi penilai isi borang OPR/PUPM/BR09/NILAI PENILAI/PENYUNTING Bayar Penilai.

PP/PPP

PPP/PPEN/PAP

KP/ PP/ PPP

KP/PPT

7.4 Terima?

7.4.1 7.4.2

Jika ‘Ya’ ikut Langkah 7.5 Jika ‘Tidak’ ikut Langkah 7.6

KP/PP

KP/PP

7.5 Pembetulan Pengarang

7.5.1 7.5.2

Sedia surat untuk pengarang buat pembetulan. Buat dua salinan laporan penilaian dan hantar satu salinan berserta surat kepada pengarang.

PPP/PPEN

PPP/PPEN/PAP

7.5.3 7.5.4

Pantau tempoh pengarang jalankan pembetulan mengikut tempoh yang ditetapkan. Sekiranya melebihi 4 (empat) minggu, hantar peringatan melalui surat/emel/telefon.

PP/PPP

PP/PPP/PPEN

7.5.5 Terima pembetulan manuskrip daripada Pengarang.

KP/PP


PENERBIT UPM


Halaman: 6/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.6 Maklum Penolakan

7.6.1 7.6.2 7.6.3

Terima manuskrip yang ditolak oleh Penilai. Hantar surat penolakan berserta manuskrip dan laporan penilaian kepada pengarang. Proses tamat.

KP

PPP/PAP

7.7 Sedia Carta Perbatuan 7.7.1 Mula rancang pergerakan bermula dari PP/PPP Proses penyuntingan hingga proses cetak. 7.7.2 Sedia carta perbatuan mengikut PP/PPP Perancangan pada 7.7.1 dan disahkan.

7.8

Proses Pracetak

7.8.1 7.8.2

Dapatkan pengesahan JKPEN, rekod dan fail. Tentukan PP/PSR yang bertanggungjawab.

KP/PPP

KP

7.9 Proses Editorial

7.9.1

Serah manuskrip kepada PP/Editor luar untuk disunting dalam tempoh 8 (lapan) minggu. Lengkapkan Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan. (OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN) Keluar surat lantikan dan isi Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan (OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN) untuk Editor luar.

KP/PPP


PENERBIT UPM


Halaman: 7/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.9.2 7.9.3 7.9.4

Nilai prestasi Editor sekiranya Editor luar OPR/PUPM/BR09/NILAI PENILAI/PENYUNTING. Sunting manuskrip dalam tempoh yang ditetapkan. Rujuk Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip. (UPM/OPR/ PUPM/AK01) Pantau tempoh penyuntingan. Hantar peringatan jika melebihi tempoh 7 (tujuh) minggu.

PP KP/PP/PPP PPP

7.9.5 7.9.6

Serah manuskrip yang telah disunting kepada PPSR/PPEN/PR untuk proses reka letak. Isi Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka Letak. (OPR/ PUPM/BR04/REKA LETAK) Mula proses reka bentuk dan reka letak tidak melebihi 6(enam) minggu. Rujuk Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli (UPM/OPR/ PUPM/AK03)

PP/PSR

PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR/AF

7.9.7 Mohon ISBN dan Kod Jalur daripada PNM.

PP/PPEN

7.9.8

Pantau kerja reka bentuk dan reka letak.

PP/PSR/PPP

7.9.9 7.9.10 7.9.11

Hantar Pruf I kepada Pengarang untuk semakan dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja. Hantar peringatan sekiranya pengarang tidak kembalikan dalam tempoh yang ditetapkan. Terima Pruf I daripada pengarang dan pembetulan dibuat dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja.

PP/PPP

PPP/PPEN

PP/PPEN


PENERBIT UPM


Halaman: 8/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.9.12 7.9.13

Serah Pruf II kepada PP/PSR untuk disemak dalam tempoh 15 hari bekerja. Pastikan setiap pembetulan Pruf I telah dimasukkan.

PPEN/PR

PP

7.9.14 7.9.15

Jika ada pindaan, kembalikan kepada PPEN/PR untuk dibuat pembetulan. Buat pembetulan Pruf II dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja.

PP/PSR

PPEN/PR

7.9.16 7.9.17

Serah Pruf III kepada PP/PSR untuk disemak dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja . Pastikan semua pembetulan telah dimasukkan dan lengkap.

PPEN/PR

PP/PSR

7.9.18 Sediakan indeks dalam tempoh 5 (lima)

hari bekerja.

Pengarang/PP

7.9.19 Mohon CIP daripada PNM.

PPEN

7.10 Reka Kulit Buku

7.10.1 Terima butiran judul daripada PP. Isi Borang Serah Reka Kulit (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT)

PP/PSR

7.10.2 Sedia dua lakaran konsep yang berbeza

dalam tempoh satu hari bekerja.

PSR

7.10.3 Bincang idea dan konsep.

PSR/PPSR/PR/AF

7.10.4 Mula reka kulit dalam tempoh 6 (enam) hari bekerja. Rujuk Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku (UPM/OPR/PUPM/AK04)

PR/AF

7.10.5 Pantau proses reka bentuk.

PSR


PENERBIT UPM


Halaman: 9/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.10.6

Serah dua cadangan reka bentuk kepada pengarang untuk membuat pilihan.

PSR/PP/PPP

7.11

Setuju?

7.11.1 Jika ‘Ya’ ikut Langkah 7.12.

PSR/PP/PPP

7.11.2 Jika ‘Tidak’ ikut Langkah 7.10.2. PSR/PP 7.12

Sedia Dami

7.12.1 7.12.2

Pastikan FA kulit buku mematuhi format reka bentuk. Rujuk (UPM/OPR/PUPM/AK04). Terima teks lengkap dan reka bentuk kulit daripada PPEN/PR untuk disemak.

PP/PSR

PP/PSR

7.12.3 Serah kepada PR untuk sedia dami.

PP/PSR

7.12.4 Semak dami dalam tempoh tiga hari.

Tandakan pada Senarai Semak Dami. (OPR/ PUPM/SS02/SEMAK DAMI)

PP/PSR

7.13 Urus Cetak

7.13.1 Tentukan jumlah cetakan. KP/ PP

7.14 Cetak Dalam

7.14.1 Jumlah cetakan hitam-putih tidak

melebihi 250 naskhah. KP/ PP

7.14.2 7.14.3 7.14.4

Mula proses cetak dalam tempoh 5 hari bekerja. Pantau proses cetak dalam. Isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID).

PPEN/PAP

PP

PP


PENERBIT UPM


Halaman: 10/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.15 Cetak Luar

7.15.1 7.15.2

Bagi kuantiti tidak melebihi 500 naskhah (hitam-putih/berwarna) atau nilai kerja tidak melebihi RM10,000.00 akan diserah terus kepada pencetak. Pelawa sebut harga jika jumlah cetakan melebihi 500 naskhah atau nilai kerja melebihi RM 10,000.00.

KP/PP

KP/PP/PSR

7.15.3 Sedia spesifikasi cetak buku.

PP/PSR/PPEN

7.15.4 Hantar spesifikasi dan surat pelawaan Sebut Harga kepada pencetak. Isi Borang Sebut Harga (OPR/ PUPM/BR06/SEBUTHARGA).

KP/PPEN

7.15.5 Buka sebut harga.

KP/PP/PPT

7.15.6 Hubungi pencetak yang terpilih.

PP/PPT

7.15.7

Isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku dan serah kepada pencetak (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID).

PP/PSR/PPT

7.15.8

Serah dami berserta ‘softcopy’ FA kepada pencetak.

PP/PSR/PPT

7.15.9 Pantau proses percetakan. PP/PSR

7.16 Jilid

7.16.1 Pastikan cetakan dalam telah disiapkan.

PP/PPEN

7.16.2 Hubungi syarikat yang telah ditetapkan.

PP/PPT

7.16.3 Serah dami berserta ’softcopy’ reka bentuk kulit dan isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID). Serah kepada syarikat yang ditetapkan.

PP/PSR


PENERBIT UPM


Halaman: 11/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.17

Memuaskan?

7.17.1 7.17.2

Terima dan semak buku yang telah siap dicetak. Isi Borang Penilaian Prestasi Penerbitan (OPR/PUPM/BR08/NILAI PENERBITAN).

Jika ‘Ya” ikut langkah 7.19.

PP/PSR

PP/PSR

PP/PSR

7.18 Tindakan Pembetulan

7.14.1 Jika ada kesilapan, buku dipulangkan

kepada pencetak untuk cetak semula. PP/PSR

7.19 Rekod Terima

7.18.1 Rekod buku ke dalam SAS. PP/PPEN

7.20 Tamat


PENERBIT UPM


Halaman: 12/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/PUPM/100-10/ No.Fail/(Tajuk Buku) Fail Buku

Borang Serah Manuskrip OPR/PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP atau OPR/PUPM/BR11/SUBMIT

Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP

Surat akuan terima manuskrip Surat kepada Penilai Borang Penilaian Manuskrip

OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN atau OPR/PUPM/BR12/REVIEW

Salinan Laporan Penilaian daripada Penilai

Surat pengarang jalankan pembetulan

Pengesahan TNCPI Borang Penyerahan Manuskrip

untuk Penyuntingan OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN

Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka LetakOPR/PUPM/BR04/REKA LETAK

Borang Penyerahan Kerja Reka Bentuk Kulit OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU

Senarai Semak Dami OPR/PUPM/SS02/SEMAK DAMI

Borang Penyerahan Kerja Mencetak Buku OPR/PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID

Borang Pantau Kerja Reka Letak (OPR/PUPM/BR10/PANTAU REKA LETAK)

KP/PYB PPP Seksyen Editorial

Kekal

Ketua Entiti


PENERBIT UPM


Halaman: 13/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

Gantt Chart

Salinan Dokumen Perjanjian 2. UPM/PUPM/ISBN-CIP

Borang Mohon ISBN Borang Mohon CIP

KP/PYB PPEN Seksyen Editorial

5 tahun

Ketua Entiti

Rincih

3. OPR/PUPM/BR06/BORANG SEBUT HARGA

Spesifikasi Surat tawaran mencetak

KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran

5 tahun

Ketua Entiti

4. UPM/ PUPM/400-3/Bayaran Perkhidmatan Manuskrip/Jurnal

Surat bayaran saguhati penilai

Surat bayaran penyunting luar

KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran

5 tahun

Ketua Entiti

5. UPM/ PUPM/ 100-10/Perjanjian Asal Buku

Dokumen perjanjian asal

KP/PYB PPEN Seksyen Editorial

Kekal

Ketua Entiti

6. UPM /PUPM/100-10/Reka Bentuk Kulit

Mock-up kulit yang dipilih Borang Penyerahan Untuk Kerja

Reka Bentuk Kulit Buku (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU

Lakaran Konsep

KP/PYB PSR Seksyen Media Kreatif

3 tahun

Ketua Entiti

7. Deraf manuskrip asal, pruf dan dami

KP/PYB PPP Seksyen Editorial 3 bulan

Ketua Entiti


PENERBIT UPM


Halaman: 14/14

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Diluluskan/diluluskan

semula

Tarikh Kuat Kuasa

02 01 - Mesyuarat

Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 12

Ketua PTJ WP 22/08/2011

02 02 OPR

(PUPM): 1/2012

Mesyuarat Pengurusan Penerbit

UPM Kali ke 15 Ketua PTJ WP 09/05/2012

02 03 OPR

(PUPM): 2/2012



02 04 OPR

(PUPM): 2/2013



prosedur pengurusan penerbitan tarikh: 30/04/2013 buku...

Documents