prosedur kualiti tindakan pencegahan5.1. manual kualiti 5.2. jksm-pkps04 – prosedur tindakan...

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 1

PROSEDUR KUALITI

TINDAKAN PENCEGAHAN

DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH

..........................................

Pegawai Kualiti Jabatan Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H

12 November 2015

..........................................

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H

12 November 2015

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 2

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan semua ketakakuran yang

berkemungkinan disiasat dan tindakan yang sewajarnya diambil bagi

mengelakkan daripada berlaku.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh JKSM untuk mengambil Tindakan

Pencegahan bagi semua ketakakuran yang berkemungkinan dalam proses

utama dan Sistem Pengurusan Kualiti JKSM.

3. DEFINISI

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.1 Tindakan

Pencegahan

Tindakan yang diambil bagi menghapuskan

punca kemungkinan berlakunya ketakakuran

untuk mencegah daripada berlaku atau

ketidakpatuhan yang dijangkakan dari berlaku.

4. SINGKATAN

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.1 WP Wakil Pengurusan

4.2 TWP Timbalan Wakil Pengurusan

4.3 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

4.4 PB Pengarah Bahagian

4.5 PKJ Pegawai Kualiti Jabatan

4.6 PKB Pegawai Kualiti Bahagian

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 3

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.7 PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab

5. RUJUKAN

5.1. Manual Kualiti

5.2. JKSM-PKPS04 – Prosedur Tindakan Pencegahan

5.3. JKSM-PKPS06 – Kawalan Ketidakpatuhan Perkhidmatan

5.4. JKSM-PKPS05 – Pengendalian Aduan dan Maklum balas

Pelanggan

5.5. JKSM-PKPS08 – Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 4

6. PROSEDUR KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

WP/ TWP/ PB

PKJ/ PKB

A. MENGENALPASTI KETAKAKURAN YANG

BERKEMUNGKINAN BERLAKU

1. Mengenal pasti ketakakuran yang mungkin

berlaku untuk Tindakan Pencegahan

berdasarkan sumber-sumber maklumat berikut :

a. Aduan pelanggan;

b. Laporan Audit Dalam;

c. Isu-isu yang dibangkitkan dalam

mesyuarat;

d. Analisis prestasi perkhidmatan;

e. Kajian kepuasan pelanggan;

f. Analisis perkhidmatan yang tidak

memenuhi keperluan;

g. Hasil MKSP; atau

h. Analisis Tindakan Pencegahan

adalah relevan atau sebaliknya dengan Objektif

Kualiti Jabatan/ Bahagian.

2. Mengarah PKJ/ PKB merekodkan perincian

ketakakuran yang mungkin berlaku dalam

Borang Tindakan Pencegahan (Lampiran 1).

3. Melengkapkan sumber ketakuran dan perincian

ketakakuran yang mungkin berlaku dalam

Borang Tindakan Pencegahan. SALIN

AN LAMAN W

EB JKSM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 5


PKJ/ PKB

PYB

WP/ TWP/ PB

B. SIASATAN PUNCA PENYEBAB

4. Menyerahkan Borang Tindakan Pencegahan

kepada WP/ PB untuk menentukan

pegawai/kumpulan yang akan

bertanggungjawab menguruskan ketakakuran

yang mungkin berlaku.

5. Menyiasat dan mengenal pasti punca yang

menyebabkan wujudnya ketakakuran yang

mungkin berlaku (cadangan penambahbaikan).

6. Mengemukakan cadangan Tindakan

Pencegahan kepada WP/ PB untuk kelulusan

tindakan.

7. Meluluskan cadangan PYB jika cadangan

dipersetujui.

8. Jika didapati cadangan tidak bersesuaian atau

tidak lengkap, kembali kepada proses kerja 5.

PYB

C. PELAKSANAAN TINDAKAN PENCEGAHAN

9. Bagi cadangan yang diluluskan, melaksanakan

Tindakan Pencegahan yang telah dipersetujui

dalam tempoh masa yang ditetapkan.

10. Menyimpan bukti-bukti pelaksanaan Tindakan

Pencegahan yang diambil untuk tujuan

pemantauan tindakan.

11. Menyelaras Tindakan Pencegahan kepada

proses, seksyen dan unit-unit lain berkaitan

untuk mengelakkan kejadian ketakakuran

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 6


PKJ

D. ANALISIS STATUS TINDAKAN

PENCEGAHAN

12. Membuat analisis status Tindakan Pencegahan

yang diterima daripada Bahagian/Seksyen/Unit.

13. Menyediakan Laporan Status Tindakan

Pencegahan (Lampiran 2) untuk dibentangkan

dalam MKSP.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 7

7. CARTA ALIRAN

Mula Kenal Pasti Ketakakuran Arah PKJ/ PKB Merekodkan Ketakakuran Lengkapkan Sumber Ketakuran Serahkan Borang Tindakan Pencegahan Kepada WP/ PB Siasat Dan Kenal Pasti Punca Ketakakuran Kemukakan Cadangan Tindakan Pencegahan Kepada WP/ PB Setuju? Laksanakan Tindakan Pencegahan Simpan Bukti-Bukti Pelaksanaan Tindakan Pencegahan Selaras Tindakan Pencegahan Kepada Proses, Seksyen Dan Unit-Unit Lain

Tidak

Ya

A

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 8

A

Buat Analisis Status Tindakan Pencegahan Sediakan Laporan Tindakan Pencegahan

Tamat

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran

08

Tarikh Keluaran

12 November 2015

No. Pindaan

00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 9

8. REKOD

BIL REKOD LOKASI TEMPOH

SIMPAN

8.1 Laporan Tindakan

Pembetulan

Seksyen Inovasi

JKSM

5 tahun

8.2 Laporan Status Tindakan

Pencegahan

Seksyen Inovasi

JKSM

5 tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran 1 – Borang Tindakan Pencegahan.

9.2 Lampiran 2 – Laporan Status Tindakan Pencegahan

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM


JKSM-PKPS04-TINDAKAN PENCEGAHAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 10

LAMPIRAN 1 JKSM-PKPS04-1

BORANG TINDAKAN PENCEGAHAN

SUMBER KETAKAKURAN YANG BERKEMUNGKINAN Sumber : Aduan Pelanggan

Analisis Prestasi Perkhidmatan

Audit Laporan Dalaman Lain-lain (Nyatakan)

Isu-isu yang dibangkitkan dalam mesyuarat

Kajian kepuasan pelanggan

Analisis perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan

Hasil MKSP

A. PERINCIAN KETAKAKURAN YANG BERKEMUNGKINAN

Huraian Ketakakuran yang berkemungkinan: Nama (Pegawai Kualiti Bahagian):

Tandatangan : Tarikh :

Saya dengan ini melantik _____________________________ untuk mengenalpasti punca-punca ketakakuran dan melaksanakan tindakan pembetulan Tandatangan WP/TWP/PB: Tarikh:

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 11

B. SIASATAN

Punca-Punca Ketakakuran yang berkemungkinan: Nama (Pegawai Penyiasat):

Tandatangan : Tarikh :

C. CADANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN Tindakan Pencegahan : Tempoh Masa Tindakan: ................................................................ Diluluskan oleh : ………………………....................................... Tarikh :……………….. (WP/TWP/PB) SALIN

AN LAMAN W

EB JKSM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 12

D. ULASAN DAN PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN PENCEGAHAN Status: Selesai/Tidak Selesai Nama : ………………………………..................................................................... Tandatangan :…………………………. Tarikh : ……………… (WP/TWP/PB)

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 13

LAMPIRAN 2 JKSM-PKPS04-2

LAPORAN STATUS TINDAKAN PENCEGAHAN JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA

BIL BAHAGIAN KETAKAKURAN

YANG MUNGKIN

PUNCA TINDAKAN

PENCEGAHAN TARIKH

SUSULAN STATUS

SUSULAN

Disediakan oleh:

Wakil Pengurusan

Tarikh:

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

prosedur kualiti tindakan pencegahan5.1. manual kualiti 5.2. jksm-pkps04 – prosedur tindakan...

Documents