PROSEDUR KUALITI

PINDAAN : 1

KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 2 dari 9

JTM-PK-S09

2

1.0 OBJEKTIF

Tujuan prosedur ini adalah untuk mengawal, mengurus dan mengemaskini rekod

kualiti dengan teratur dan sistematik.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan dalam proses mengenalpasti, pengumpulan, pemfailan,

penyimpanan, penyenggaraan dan pelupusan rekod kualiti samada berbentuk

hardcopy atau softcopy.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

Manual Kualiti: Seksyen 4.2.4

Arahan Perkhidmatan Bhg 6 – Urusan Surat Kerajaan

Arahan Perkhidmatan Bhg 7 – Pengurusan Fail

Arahan Perkhidmatan Bhg 8 – Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan

Pelupusan Rekod awam

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997.

Panduan Pengurusan Pejabat – Pekeliling Perkhidmatan Bil 5

Tahun 2007

PROSEDUR KUALITI

PINDAAN : 1

KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 3 dari 9

JTM-PK-S09

2

4.0 TERMINOLOGI DAN DEFINISI

TERMINOLOGI DEFINISI

Fail Fail rasmi berbagai warna mengikut peringkat

keselamatan di mana rekod-rekod disimpan

dengan teratur dan sistematik.

Rekod Maklumat yang tersusun dalam bentuk bahan

bertulis atau dalam bentuk digital seperti surat,

borang, memorandum dan laporan.

Media Storan Elektronik Peranti menyimpan data seperti CD, disket dan

lain-lain.

ILJTM Institusi Latihan Jabatan Tenaga Manusia

P (ILJTM) Pengarah (Institusi Latihan Jabatan Tenaga

Manusia)

PPT Penolong Pegawai Tadbir

PT (T) Pembantu Tadbir (Pentadbiran)

PKD Pegawai Kawalan Dokumen

PPKD Penolong Pegawai Kawalan Dokumen

PROSEDUR KUALITI

PINDAAN : 1

KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 4 dari 9

JTM-PK-S09

2

5.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tanggungjawab Tindakan

PT(T) / PKD/PPKD /

Pegawai yang

dipertanggunjawabkan

1.0 KENALPASTI JENIS ATAU TAJUK REKOD YANG AKAN DISIMPAN 1.1 Buka fail-fail untuk simpanan rekod mengikut

klasifikasi seperti berikut :

i. Fail Umum.

ii. Fail Peribadi.

iii. Lain-lain fail mengikut keperluan.

1.2 Kategorikan fail-fail mengikut kelas seperti berikut:

i. Terbuka

ii. Terperingkat / Bertaraf Keselamatan

* Kod Perkara:

100 – Pentadbiran Am

200 – Bangunan dan Harta

300 – Kelengkapan dan Bekalan

400 – Kewangan

500 – Peribadi

PROSEDUR KUALITI

PINDAAN : 1

KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 5 dari 9

JTM-PK-S09

2

PT(T) / PKD/PPKD /

Pegawai yang

dipertanggunjawabkan

2.0 REKOD HENDAKLAH DISENGGARA DAN DILETAKKAN NOMBOR INDEKS/RUJUKAN PADA FAIL YANG DIGUNAKAN.

2.1 Untuk tentukan Nombor Rujukan Fail

2.1.1 Gunakan kod-kod rujukan seperti berikut :

i. Rujukan Pertama : Nama Ringkas

Organisasi / Bahagian.

ii. Rujukan Kedua : Taraf Keselamatan (jika

berkenaan)

iii. Rujukan Ketiga : Kod Perkara

Contoh: ILP / KL / 100-1

ILP:ILJTM, KL: Lokasi, 100:*Kod Perkara, 1:Tajuk

Fail

ATAU 2.1.2 Gunakan kod-kod rujukan mengikut sistem fail

ILJTM masing-masing berdasarkan daftar fail sedia

ada.

2.2 Untuk Membuka dan Mendaftar Fail Baru.

2.2.1 Buka fail baru sekiranya belum ada fail mengenai

rekod tersebut.

2.2.2 Catatkan butiran maklumat seperti di bawah dalam

Buku Pergerakan Fail:

i. Nombor Fail

ii. Faharasat (daftar) di bawah perkara

iii. Tajuk Fail

PROSEDUR KUALITI

PINDAAN : 1

KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 6 dari 9

JTM-PK-S09

2

iv. Tarikh keluar/masuk

v. Nama penerima

2.3 Untuk membuka Fail Sambungan

2.3.1 Tutup fail apabila kandungan satu fail mencapai

bilangan helaian mengikut Arahan Perkhidmatan

yang berkaitan dan buka fail baru dengan jilid 1

atau jilid yang seterusnya.

2.3.2 Catatkan nombor rujukan yang sama disertai

dengan catatan “Jilid ...”(Jld....), contohnya “Jilid 1”

(Jld.1). di atas kulit fail baru. Mulakan bilangan

kandungan dalam fail baru dengan nombor ‘1’.

2.4 Untuk Membuka Fail Sementara

Buka fail sementara untuk tindakan segera, sekiranya

fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau dalam

keadaan di mana lebih daripada seorang pegawai perlu

mengambil tindakan ke atas fail yang sama.

2.4.1 Gunakan sampul kecil (Am 435 A. Pin 1/82) bagi

fail sementara. Nombor rujukan dan tajuk fail bagi

fail sementara ini mestilah sama dengan nombor

dan tajuk fail asal.

2.4.2 Masukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail

sementara ke dalam fail asal apabila fail telah

dapat dikesan atau tindakan-tindakan serentak

oleh lebih daripada satu pegawai telah dilakukan.

PROSEDUR KUALITI

PINDAAN : 1

KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 7 dari 9

JTM-PK-S09

2

PT(T) / PKD/PPKD /

Pegawai yang

dipertanggunjawabkan

2.5 Untuk Pergerakan Fail

2.5.1 Rekodkan Kad pergerakan fail yang sedia ada

pada doket fail atau buku pergerakan fail bagi

setiap pergerakan keluar masuk fail dari bilik fail.

3.0 REKOD HENDAKLAH DISIMPAN DITEMPAT YANG SELAMAT CONTOHNYA BILIK FAIL JIKA ADA.

3.1 Simpan fail-fail mengikut susunan nombor fail di

tempat yang sesuai dengan kelas fail contohnya dalam

kabinet besi.

3.2 Letakkan/tampalkan julat nombor faharasat/

nombor daftar bagi satu-satu kumpulan fail pada

petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang

berkenaan sebagai rujukan semasa menyimpan

dan mencari fail.

3.3 Simpan fail lama bersama dengan fail baru jika fail

tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail

lama itu tidak diperlukan lagi, asingkan dan simpan

dalam bilik fail.

PROSEDUR KUALITI

PINDAAN : 1

KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 8 dari 9

JTM-PK-S09

2

PT(T) / PKD/PPKD /

Pegawai yang

dipertanggunjawabkan

PPT / PKD/PPKD /

Pegawai yang

dipertanggunjawabkan

4.0 GUNAKAN PEKELILING ATAU ARAHAN YANG DIKELUARKAN BERKAITAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN SEMASA MENYIMPAN DAN MELUPUS REKOD. 4.1 Tempoh Penyimpanan Rekod Simpan fail untuk rekod

yang berkaitan dengan pentadbiran selama 5 tahun,

kewangan selama 7 tahun dan tempoh yang

bersesuaian bagi rekod-rekod yang lain.

4.2 Pelupusan Rekod dan lupuskan fail-fail mengikut

peraturan yang ditetapkan.

5.0 PENYIMPANAN REKOD MELALUI MEDIA STORAN ELEKTRONIK

5.1 Hadkan capaian ke komputer hanya kepada

pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk

mengelakkan berlakunya kehilangan atau kerosakan

data dan kemasukkan virus.

5.2 Backup semua data yang berkaitan kualiti yang

menggunakan media elektronik secara sistematik dan

disimpan di media dan tempat yang selamat.

PROSEDUR KUALITI

PINDAAN : 1

KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 9 dari 9

JTM-PK-S09

2

6.0 REKOD KUALITI

Bil

Rekod

Lokasi

Tempoh Simpanan Lampiran

1

2

Buku Pergerakan Fail Buku Daftar Fail

JTM:Pentadbiran ILJTM: Pentadbiran JTM:Pentadbiran ILJTM: Pentadbiran

5 Tahun 5 Tahun

- -