prosedur keselamatan harta benda dan …p)18 - keselamatan... · 15. maklumkan kepada pkj/ kb dan...
TRANSCRIPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/ 17
PROSEDUR KESELAMATAN HARTA BENDA
DAN KAKITANGAN DI PPAS PK.PPAS(P)18
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
MUHAMMAD AZHIIM BIN BAHRUDIN
Penolong Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR
Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/ 17
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/ 17
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5
6. Singkatan 6
7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 9
8. Carta Aliran Kerja 10 - 13
9. Rekod Kualiti 14
10. Lampiran 15
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/ 17
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan
pengurusan keselamatan harta benda dan kakitangan PPAS dapat
dilakukan dengan baik, cekap dan teratur berdasarkan kepada
peraturan yang ditetapkan oleh Pengurusan PPAS.
2. SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Bahagian Pentadbiran &
Pengurusan dalam urusan keselamatan seperti berikut:-
2.1 Bangunan
2.2 Kenderaan pejabat dan perpustakaan bergerak
2.3 Kakitangan PPAS
2.4 Peralatan pejabat
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 6.1 - Penyediaan Bagi Mengendalikan
Risiko & Kepelbagaian Perkhidmatan
Seksyen 7.3 - Kesedaran
3.2 Peraturan Jabatan Bomba dan Penyelamat
3.3 Garis Panduan Keselamatan Bangunan PPAS
3.4 Pekeliling yang berkaitan
3.5 Arahan Keselamatan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/ 17
4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Kes kecurian harta benda jabatan
4.2 Kes kerosakkan harta benda jabatan
5. DEFINISI 5.1 Harta benda
Semua barangan kepunyaan rasmi PPAS termasuk
bangunan, kenderaan pejabat, perpustakaan bergerak,
kelengkapan perpustakaan dan peralatan pejabat.
5.2 Kakitangan Semua kakitangan PPAS.
5.3 Kenderaan Semua kenderaan yang didaftarkan atas nama PPAS.
5.4 Pengawal Keselamatan Merupakan kakitangan syarikat keselamatan yang telah
dilantik oleh Pengurusan PPAS untuk menjaga keselamatan.
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/ 17
6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
P&P - Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan
KB - Ketua Bahagian
PKJ - Pegawai Keselamatan Jabatan
PPT - Penolong Pegawai Tadbir
PK - Pengawal Keselamatan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/ 17
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. KAWALAN KESELAMATAN a. Pendaftaran Pelawat 1. Rekodkan nama dan nombor kad pengenalan pelawat
dalam Buku Rekod Pelawat.
2. Sediakan pas pelawat dan pastikan pelawat/ kontraktor
sentiasa memakai Pas Pelawat ketika berada di dalam
bangunan.
3. Hubungi pegawai dan kakitangan, sekiranya ada pelawat
yang ingin berurusan dengan pegawai/ kakitangan yang
berkenaan.
4. Melarang jurujual atau penjaja daripada memasuki
bangunan tanpa mendapatkan keizinan Pengurusan PPAS.
5. Melarang sesiapa memasuki bangunan sebelum dan
selepas waktu pejabat/perpustakaan tanpa mendapat
kebenaran daripada Pengurusan PPAS.
PK
PP
b. Kawalan Peralatan Pejabat 6. Dapatkan kebenaran daripada KB bagi setiap peralatan
pejabat yang akan dibawa keluar dari bangunan pejabat
(Rujuk Lampiran 1).
7. Semak Surat Kebenaran Membawa Keluar Barang dan
peralatan pejabat oleh kakitangan.
8. Beri kebenaran.
Semua Kakitangan
PK
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/ 17
TINDAKAN T/JAWAB c. Kawalan Pejabat 9. Kawal dan pantau keselamatan di bangunan perpustakaan
setiap masa.
10. Membuat rondaan di kawasan bertugas dan menyediakan
laporan di dalam buku laporan tugas pengawal.
11. Melaporkan aktiviti keselamatan kepada KP
12. Periksa pintu masuk pejabat/ perpustakaan agar sentiasa
berkunci selepas waktu pejabat/ perpustakaan.
13. Periksa dan pastikan semua lampu dipadamkan sebelum
pintu dikunci.
14. Membuat rondaan yang berterusan di sekitar bangunan (di
luar dan di dalam).
15. Maklumkan kepada PKJ/ KB dan pihak pengurusan
syarikat kawalan keselamatan sekiranya berlaku sebarang
kerosakan pada harta benda pejabat.
16. Rekodkan kejadian/ kerosakan yang berlaku ke dalam
Buku Laporan Tugas Pengawal.
17. Hubungi pihak berkuasa, Pengurusan PPAS dan
pengurusan syarikat kawalan keselamatan sekiranya
berlaku kecemasan.
18. Kemukakan laporan kawalan keselamatan bulanan kepada
Penolong Pegawai Tadbir.
PK
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/ 17
TINDAKAN T/JAWAB
19. Terima laporan kawalan keselamatan bulanan berserta
invois dan sahkan.
20. Serahkan laporan dan invois kepada KEW/P untuk tujuan
pembayaran.
PPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/ 17
8. CARTA ALIRAN KERJA A. KAWALAN KESELAMATAN (PENDAFTARAN PELAWAT) TINDAKAN T/JAWAB
PP - Kemukakan Buku Rekod Pelawat kepada pelawat
- Rekodkan nama dan nombor kad pengenalan pelawat dalam Buku Rekod Pelawat
-
-
Arahkan pelawat / pembekal supaya memakai pas pelawat Hubungi pegawai dan kakitangan, sekiranya ada pelawat yang ingin berurusan dengan pegawai/ kakitangan yang berkenaan
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/ 17
B. KAWALAN KESELAMATAN (KAWALAN PERALATAN PEJABAT) TINDAKAN T/JAWAB Tidak Lengkap Lengkap
Semua Kakitangan -
Dapatkan kebenaran daripada KB bagi setiap peralatan pejabat yang akan dibawa keluar dari bangunan pejabat
PK - Semak Surat Kebenaran Membawa Keluar Barang dan peralatan pejabat oleh kakitangan
Ø Tidak Lengkap
- Rujuk KB semula - Tidak di benarkan
Ø Lengkap - Beri Kebenaran
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/ 17
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/ 17
PK - Kawal dan pantau keselamatan di
bangunan perpustakaan setiap masa
- Membuat rondaan di kawasan bertugas dan menyediakan laporan di dalam buku laporan tugas pengawal
-
-
-
-
Melaporkan aktiviti keselamatan kepada KP Periksa pintu masuk pejabat/perpustakaan agar sentiasa berkunci selepas waktu pejabat/ perpustakaan Periksa dan pastikan semua lampu dipadamkan sebelum pintu dikunci Membuat rondaan yang berterusan di sekitar bangunan (di luar dan di dalam) Maklumkan kepada PKJ/KB dan pihak pengurusan syarikat kawalan keselamatan sekiranya berlaku sebarang kerosakan pada harta benda pejabat Ø Ada Kerosakan
- Maklumkan Kepada PKJ - Merekodkan - Hubungi pihak yang berkenaan
Ø Tiada Kerosakan
-Rekodkan kejadian/ kerosakan yang berlaku ke dalam Buku Laporan Tugas Pengawal - Hubungi pihak berkuasa, Pengurusan PPAS dan pengurusan syarikat kawalan keselamatan sekiranya berlaku kecemasan
B. KAWALAN KESELAMATAN (KAWALAN KESELAMATAN PEJABAT) TINDAKAN T/JAWAB
-
MULA
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 14/ 17
- Kemukakan laporan
kawalan keselamatan bulanan kepada Penolong Pegawai Tadbir
- Terima laporan kawalan keselamatan bulanan berserta invois dan sahkan
- Serahkan laporan dan
invois kepada KEW/P untuk tujuan pembayaran
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 15/ 17
9. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Buku Nombor Telefon Kecemasan
Buku Rekod Pelawat
Senarai kenderaan pejabat
Buku Laporan Tugas Pengawal
Pas Pelawat
Fail Kawalan Keselamatan
(No. Fail: PA 6/ 3.1 hingga PA 6/3.10)
Kaunter
Pengawal
Kaunter
Pengawal
Bilik Pengawal/
KEW/P
Kaunter
Pengawal
Kaunter
Pengawal
KEW/P
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 16/ 17
9.7
9.8
Fail Keselamatan Bangunan &
Hartabenda
(No. Fail: PA 6/25)
Fail Pengurusan Risiko
KEW/P
KEW/P
5 Tahun
5 Tahun
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)18
NO. KELUARAN
: 01
KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN
DI PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 17/ 17
10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran
10.1
Contoh Surat Kebenaran Membawa Keluar Barang
PK.PPAS(P)18(L1)
10.2 Contoh Pas Pelawat PK.PPAS(P)18(L2)