PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK YANG

TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/ 20

PROSEDUR

KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

PK.PPAS(P)06

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH SUZLIANA ABDUL HAMID Timbalan Pengarah

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti

01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD

Pengarah

01/06/2017

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK

YANG TIDAK MEMENUHI

SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 2/ 20

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK

YANG TIDAK MEMENUHI

SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/ 20

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4 – 5

4. Isu-Isu Risiko 5

5. Definisi 5 – 7

6. Singkatan 7

7. Tindakan dan Tanggungjawab 8 – 13

8. Carta Aliran Kerja 14 - 18

9. Rekod Kualiti 19

10. Lampiran 20

1. OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan produk/ perkhidmatan

yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dapat

dikawal dengan terancang berdasarkan peraturan dan pekeliling

yang sedia ada.

2. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh pihak Pengurusan atasan PPAS serta

Bahagian yang dipertanggungjawabkan bagi semua aktiviti

pengesanan, pengasingan, pemuliharaan dan pelupusan produk/

perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi di semua pusat

perkhidmatan PPAS.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 7.5.1 - Kawalan Proses Penyampaian Perkhidmatan

Seksyen 7.5.2 - Validasi Proses Penyediaan dan Penyampaian

Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan

Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk

Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses

Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk

Seksyen 8.3 - Kawalan Produk/Perkhidmatan Yang Tidak

Memenuhi Spesifikasi

Seksyen 8.4 - Analisis Data

Seksyen 8.5.1 - Penambahbaikan Berterusan

3.2 Pekeliling dan Surat Pekeliling berkenaan

4. ISU-ISU RISIKO

4.1 Kualiti bahan yang diterima tidak memenuhi keperluan

pelanggan

4.2 Operasi perkhidmatan tidak berjalan sempurna

4.3 Aduan pelanggan diterima

4.4 Penambahbaikan tidak dilaksanakan

5.DEFINISI

a. Produk yang tidak memenuhi spesifikasi Proses pengendalian penghasilan produk di peringkat

penerimaan, pemprosesan dan penyampaian yang tidak

mengikut spesifikasi berasaskan keperluan standard kualiti

yang ditetapkan, Sistem Pengurusan Kualiti PPAS, peraturan

dan perundangan yang berkuatkuasa di PPAS.

b. Bahan Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus,

direktori, atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta,

poster dan brosur,

Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-

ROM, Blu Ray, kaset, gambar, filem dan slaid.

Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal,

laporan tahunan, indeks, abstrak warta kerajaan dan akta.

c. Peralatan Terdiri daripada peralatan yang digunakan untuk kegunaan

kakitangan dan perkhidmatan pelanggan termasuklah

komputer dan alat pandang dengar.

d. Pengesanan

Mengesan bahan yang tidak memenuhi spesifikasi seperti

buku rosak, koyak dan perlu dijilid serta bahan pandang

dengar yang rosak, berkulat dan perlu dibaiki.

e. Pengasingan

Mengasingkan bahan yang tidak memenuhi spesifikasi dari

bahan yang memenuhi spesifikasi dan diletakkan di tempat

yang disediakan.

f. Pemuliharaan Membaikpulih, memperbaiki atau memulihara, bahan

bercetak, bahan pandang dengar dan peralatan pejabat

yang rosak.

g. Pelupusan Bahan bercetak, bahan pandang dengar dan peralatan

pejabat yang tidak boleh dibaikpulih lagi dan dihapuskira dari

senarai koleksi dan simpanan Perpustakaan Raja Tun Uda

serta pusat perkhidmatan yang lain.

6. SINGKATAN KB : Ketua Bahagian

PTM : Pegawai Teknologi Maklumat

SPK : Sistem Pengurusan Kualiti

PP : Penolong Pustakawan

PemP : Pembantu Pustakawan

PT : Pembantu Tadbir

P0 : Pembantu Operasi

USP : Urus Setia Pelupusan

LP : Lembaga Pemeriksa

KOL : Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Koleksi

KEW/P: Bahagian Kewangan & Penyelenggaraan

DOK : Bahagian Pendokumentasian

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

1. Rancang dan pantau proses penerimaan, pengesanan,

pengasingan, pemuliharaan dan pelupusan bahan

perpustakaan dan peralatan yang tidak memenuhi

spesifikasi.

KB

A. PERINGKAT PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL Peralatan/Bahan Stor 2. Semak barang yang diterima sama seperti Nota Hantaran.

3. Kenalpasti produk yang tidak memenuhi spesifikasi yang

ditetapkan.

PP/ PemP/ PAP

Bahan Perpustakaan 4. Semak dan periksa fizikal dan kandungan bahan yang

diterima daripada pembekal. (Rujuk PK.PPAS(O)02 :

Prosedur Penerimaan dan Pemeriksaan Bahan

Perpustakaan)

PemP/ PAP

B. PERINGKAT PEMEROSESAN BAHAN 5. Terima bahan dari KOL dan pastikan ia lengkap dan betul.

Jika tidak memenuhi spesifikasi ikuti langkah berikut:

a. Asingkan

b. Isi Borang Kerosakan Buku/ Bahan Pandang Dengar

c. Pulangkan bahan ke KOL

PemP

TINDAKAN T/JAWAB C.PERINGKAT EDARAN BAHAN KE PUSAT PERKHIDMATAN 6. Terima bahan dari DOK dan pastikan ia lengkap dan betul

seperti:

a. Jumlah naskhah mencukupi

b. Butiran maklumat yang ditampal lengkap

7. Lakukan tindakan seperti berikut jika bahan tidak

memenuhi spesifikasi:

i. Asingkan

ii. Catitkan butiran bahan ke dalam Surat Akuan

Penerimaan Bahan dan Senarai Pemulangan Bahan

Yang Tidak Lengkap ke Bahagian Pendokumentasian

iii. Kembalikan ke DOK

PemP/ PAP (Semua Pusat Perkhidmatan)

D. PENERIMAAN PENDAFTARAN KEAHLIAN 8. Pastikan Pendaftaran Keahlian yang diterima adalah

lengkap. (Rujuk PK.PPAS(O)06.

9. Jika tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan, ambil

tindakan seperti PK.PPAS(O)06.

PP/PemP/PAP

E. PERINGKAT PENYUSUNAN BAHAN Pengasingan Bahan 10. Periksa bahan bercetak dan bahan pandang dengar di

rak. Jika tidak memenuhi spesifikasi ikuti langkah berikut:

a. Keluarkan bahan-bahan dari rak

PP/ PemP/ PT/ PAP

TINDAKAN T/JAWAB

b. Asingkan bahan-bahan dan tempatkan di troli yang

ditetapkan

c. Isi Borang Baikpulih Bahan (Lampiran 1)

PP/ PemP/ PT/ PAP

Peringkat Penerimaan Peralatan/ Barang Stor 11. Pastikan peralatan pejabat/perpustakaan yang diterima

dari KEW/P adalah dalam keadaan baik.

12. Jika tidak memenuhi spesifikasi seperti peralatan tidak

berfungsi dengan baik, kembalikan kepada KEW/P

mengikut langkah yang berikut:

a. Asing dan labelkan

b. Isi Borang Baikpulih Bahan

c. Pulangkan ke KEW/P

Semua KB

F. PEMULIHARAAN BAHAN PERPUSTAKAAN 13. Kenalpasti bahan yang rosak dan perlu dibaikpulih.

14. Asingkan bahan yang tidak boleh dibaikpulih dan isi

Borang Pelupusan Bahan (Lampiran 2) untuk tindakan

pelupusan.

15. Semak dan pastikan semua bahan yang telah siap

dibaikpulih telah memenuhi spesifikasi.

16. Susun bahan yang telah dibaikpulih di rak.

PemP/ PAP

TINDAKAN T/JAWAB G. PEMULIHARAAN BAHAN PANDANG DENGAR 17. Kenalpasti bahan pandang dengar yang perlu dibaikpulih.

18. Baikpulih bahan pandang dengar yang mengalami

kerosakan kecil. Jika ada keraguan rujuk KB.

19. Asingkan bahan yang mengalami kerosakan major dan

tidak boleh dibaikpulih, dan isi Borang Pelupusan Bahan

untuk tindakan pelupusan.

PemP/ PAP

20. Semak semula bahan pandang dengar yang telah

dibaikpulih. Pastikan bahan tersebut dalam keadaan

memuaskan.

21. Susun bahan pandang dengar yang telah dibaikpulih di

rak.

PP/ PAP

H. PENYELENGGARAAN DAN PELUPUSAN PERALATAN PEJABAT 22. Pastikan peralatan pejabat/perpustakaan yang disediakan

dalam keadaan baik.

23. Kenalpasti peralatan yang rosak.

24. Isi borang Aduan Kerosakan/ Pembaikan dan laporkan

kepada KEW/P untuk tindakan pembaikan.

Semua KB

25. Kenalpasti kerosakan peralatan. Baiki peralatan yang

mengalami kerosakan kecil

26. Kemukakan cadangan pelupusan kepada USP bagi

peralatan yang tidak boleh dibaiki.

KB KEW/P

TINDAKAN T/JAWAB

27. Dapatkan PEP KEW.PA-16 daripada JKR untuk

kenderaan dan daripada PTM bagi peralatan komputer.

28. Kemukakan borang yang lengkap kepada LP.

USP

29. Sediakan maklumat aset dalam Borang Laporan Lembaga

Pemeriksaan KEW.PA-17 (Lampiran 3). 30. Periksa dan syorkan kaedah pelupusan yang sesuai.

31. Kemukakan laporan kepada USP.

LP

32. Semak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen pelupusan

lengkap.

33. Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan

USP

34. Luluskan pelupusan peralatan. Pengarah

35. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan.

36. Kemukakan Sijil Pelupusan untuk tandatangan Pengarah

USP

I. PELUPUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN 37. Kemukakan Borang Pelupusan Bahan kepada Pengarah

untuk kelulusan.

KB

38. Semak dan luluskan permohonan. Arah KB untuk

dapatkan gantian bagi bahan yang penting (jika

berkenaan)

Pengarah/ Timbalan Pengarah

39. Kemuka senarai beserta Borang Permohonan Bagi

Pelupusan – Arkib 9/08 (Buku) atau Arkib 8/08 (APD)

kepada Jabatan Audit Negara.

40. Terima maklumbalas kelulusan dari Arkib Negara.

KB

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK

YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 13/ 20

TINDAKAN T/JAWAB

41. Laksanakan tindakan pelupusan yang bersesuaian.

42. Cop UNTUK PELUPUSAN di muka paling hadapan dan

pada tempat bersesuaian bagi bahan pandang dengar.

PemP/PAP

43. Asingkan bahan untuk dilupuskan.

44. Masukkan bahan ke dalam kotak yang bertanda BAHAN UNTUK DILUPUS.

45. Kemaskini rekod dalam sistem perpustakaan.

46. Kemuka maklumat pemusnahan kepada Arkib Negara –

Arkib 12/08.

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK

YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 14/ 20

8. CARTA ALIRAN KERJA A. PERINGKAT PENERIMAAN BAHAN/PERALATAN DARIPADA PEMBEKAL B. PERINGKAT PEMEROSESAN BAHAN C. PERINGKAT EDARAN BAHAN KE PUSAT PERKHIDMATAN TINDAKAN T/ JAWAB

PP/ PemP/ PAP - Semak bahan/ peralatan yang diterima

- Kenalpasti bahan/ peralatan tidak memenuhi spesifikasi

- Asingkan bahan/ peralatan

- Isi butiran bahan/ peralatan di dalam borang

- Hubungi/ pulangkan kepada pembekal/ bahagian berkenaan

MULA

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK

YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 15/ 20

F. PEMULIHARAAN BAHAN PERPUSTAKAAN G. PEMULIHARAAN BAHAN PANDANG DENGAR TINDAKAN T/ JAWAB

PemP/ PAP - Kenalpasti bahan/ peralatan tidak memenuhi spesifikasi

- Asingkan bahan/ peralatan untuk dibaikpulih/ dilupuskan.

- Isi butiran bahan/ peralatan di dalam borang

KB/PP - Sahkan borang tersebut

- Kerosakan Major?

Pengarah - Luluskan untuk pelupusan bahan/ peralatan

PemP/ PAP - Proses baikpulih/ pelupusan dan penukaran status di OPAC.

- Susun semula bahan yang dibaikpulih di rak

MULA

Ya

Tidak

TAMAT

H. PENYELENGGARAAN DAN PELUPUSAN PERALATAN PEJABAT TINDAKAN T/ JAWAB

Semua KB - Pastikan peralatan dalam keadaan baik

- Kenalpasti peralatan yang rosak

- Isi butiran peralatan di dalam borang

KB KEW/P - Kenalpasti kerosakan aset. Baiki peralatan yang mengalami kerosakan kecil.

- Cadangkan pelupusan

USP - Dapatkan PEP KEW.PA-16

LP - Sediakan maklumat aset dalam borang

- Periksa dan syorkan kaedah pelupusan

MULA

A

H. PENYELENGGARAAN DAN PELUPUSAN PERALATAN PEJABAT (sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

LP - Kemukakan laporan kepada USP

USP - Semak borang KEW.PA-17

- Lengkap dan betul?

- Kemuka kepada Pengarah untuk kelulusan

- Setuju?

Pengarah - Luluskan permohonan

USP - Laksanakan pelupusan

- Kemuka Sijil Pelupusan kepada Pengarah

BU

TAMAT

Tidak

Ya

Ya

Tidak

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK

YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 18/ 20

I. PELUPUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN TINDAKAN T/ JAWAB

Semua KB - Kemuka Borang Pelupusan kepada Pengarah

Pengarah - Setuju?

- Luluskan permohonan

- Arah KB untuk dapatkan gantian jika perlu

KB - Kemuka borang permohonan & senarai kepada Arkib Negara

PemP/PO - Terima borang yang telah diluluskan dari Arkib Negara

- Cop UNTUK PELUPUSAN

- Asingkan bahan untuk dilupuskan

- Masukkan bahan ke dalam kotak BAHAN UNTUK LUPUS

- Kemaskini rekod - Kemuka maklumat

pemusnahan kepada Arkib Negara

MULA

Ya

Tidak

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK

YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 19/ 20

9. REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

9.1

9.2

9.3

9.4

Fail Borang Baikpulih Bahan

Fail Borang Pelupusan Bahan

Senarai Pemulangan Bahan

yang Tidak lengkap ke

Bahagian Pendokumentasian

Fail Borang Baikpulih Peralatan

Fail Laporan Hapuskira

(No. Fail: PA 5/24)

Buku Rekod Kawalan Produk

Yang Tidak Memenuhi

Spesifikasi.

Fail Pengurusan Risiko

Semua Pusat

Perkhidmatan

Semua Pusat

Perkhidmatan

PMP & PKP

KEW/P

KEW/P

KEW/P

KEW/P

1 Tahun

1 Tahun

5 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

9.5

9.6

9.7

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)06

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN PRODUK

YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 20/ 20

10. LAMPIRAN Bil Jenis Lampiran Lampiran

10.1

Contoh Borang Baikpulih Bahan

PK.PPAS(P)06(L1)

10.2 Contoh Borang Pelupusan Bahan PK.PPAS(P)06(L2)

10.3 Contoh Borang Laporan Lembaga Pemeriksaan

Aset Alih Kerajaan

PK.PPAS(P)06(L3)

10.4 Contoh Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod

Terbitan dan Bahan Bercetak – Arkib 9/ 08

PK.PPAS(P)06(L4)

10.5

Contoh Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod

Pandang Dengar – Arkib 8/ 08

PK.PPAS(P)06(L5)

10.6

Contoh Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod

Awam – Arkib 12/ 08

PK.PPAS(P)06(L6)