PROJEK KIKKUMPULAN MIDAS

Menjimatkan masa dan kos pengendalian laporan Pemantauan Profesionalisma

Pensyarah (PRO-PENS)

ABSTRAK

Selaras dengan keperluan MQA (Klausa 7.11 Code of Practice forInstitutional Audit), UiTM Cawangan Sabah mengamalkan PemantauanProfesionalisma Pensyarah (PRO-PENS) setiap semester berdasarkan rubrikyang terkandung dalam Pekeliling Akademik Bil. 4 Tahun 2012. Namun,syarat untuk memantau sekurang-kurangnya 30% pensyarah setiapsemester bermakna Pengerusi PRO-PENS perlu mengendalikan banyaklaporan PRO-PENS. Amalan sediaada mempunyai beberapa kelemahan iaituia menggunakan bilangan kertas yang banyak serta ada kemungkinanlaporan lewat diterima oleh PTJ serta pensyarah. Dengan projek KIK ini, satusistem paparan dan penstoran laporan PRO-PENS secara berpusatmenggunakan pangkalan data (sistem online) dicadangkan bagi mengatasimasalah ini.

1. Pengenalan2. Pemilihan Masalah3. Analisis Peluang Penambahbaikan4. Cadangan Penyelesaian 5. Perlaksanaan Projek6. Penilaian Pencapaian7. Tindakan Pembetulan 8. Pemantauan

9. Penyeragaman

10. Pencapaian dan Value Creation

Aturcara pembentangan

PEN

GEN

ALA

N

SEJARAH UiTM CAWANGAN SABAHMAC 1973 DITUBUHKAN PADA BULAN MAC 1973 DENGAN KERJASAMA

YAYASAN SABAH DAN KERAJAAN NEGERI SABAH, BERTEMPAT DISEMBULAN, KOTA KINABALU DIKENALI DENGAN NAMA YAYASANSABAH-INSTITUT TEKNOLOGI MARA (YS-ITM)

KULIAH TELAH BERMULA PADA 26 JULAI DENGANPENGAMBILAN PERTAMA KUMPULAN PELAJAR SERAMAI 157ORANG

OGOS 1973 DIBUKA DENGAN RASMINYA PADA 17 OGOS OLEH KETUAMENTERI SABAH, TUN DATU HJ MUSTAPHA BIN DATU HARUN

FEBRUARI1979

PEMBANGUNAN FIZIKAL KAMPUS KUALA MENGGATAL BERMULADENGAN ISTIADAT PELETAKAN BATU ASAS OLEH T.Y.T. NEGERISABAH, TUN MOHAMAD ADNAN ROBERT PADA 24 FEBRUARI1979

FEBRUARI1982

JANUARI 1992

PERPINDAHAN KE KAMPUS TETAP DI KUALA MENGGATALBERMULA

PROSES PERPINDAHAN BERAKHIR

VISIMenjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan

akademik bagi menerajui dinamisme Bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf dunia

supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan beretika.

MISIMempertingkatkan keilmuan dan kepakaran Bumiputera dalam semua bidang menerusi

penyampaian program profesional, penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang

berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika keprofesionalan

FALSAFAHSeseorang individu mampu berusaha untuk mencapai kecemerlangan melalui pemindahan ilmu

serta penerapan nilai-nilai murni bagi melahirkan graduan profesional yang berperanan

membangunkan diri, ilmu, masyarakat dan negara.

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

CARTA ORGANISASI

PENGENALAN KUMPULAN

M I D A S

DITUBUHKAN PADA

5 MEI 2015

TERDIRI DARIPADA

7 ORANG AHLI

BORANG PENDAFTARAN KIK MIDAS

PENGENALAN KUMPULANApa itu MIDAS?

Dalam mitologi Yunani, Midas merupakan seorang raja yangberkemampuan untuk mengubah segala benda yang dipegangmenjadi emas.

Kenapa MIDAS?

Nama ini dipilih kerana kumpulan ini ingin memberi gambaranbahawa sesuatu yang sedia ada berkemampuan diubahmenjadi benda yang berharga, iaitu ia mampu menjadiemas kepada pihak pengurusan dari segi keberkesanannya.

PENGENALAN KUMPULAN

MIDAS juga adalah singkatan kepada Management Information Development Automated System dan ini memberi gambaran kepada kerja-kerja kumpulan

yang menggunakan Information Development bagi mencipta satu Automated System untuk memudahkan kerja-

kerja Management.

Management Information Development Automated

System

Definisi logo

Warna keemasan melambangkan betapa berharganya cetusan idea daripada ahli kumpulan. Susunan huruf dari jauh hingga ke depan dan seterusnya jauh lagi menunjukkan idea yang didapati daripada kerja-kerja lepas yang diperbaiki untuk kebaikan masa depan.

VISI

Menjadi

pemangkin

kepada proses

pencapaian

kepuasan hati

pelanggan

UiTM Sabah

Memantapkan

proses kerja

sedia adaMISI

Objektif KUMPULAN

Membantumelicinkan jentera

pengurusan melaluiproses

pengautomasian

Membantu dari segi penyediaan maklumat yang cepat dan tepat

untuk proses membuat keputusan

Membantu ke arahpencapaian

piagam pelangganorganisasi

Moto Kumpulan

CEPAT

DAN

TEPAT

Etika kumpulan

Menerapkan komitmentterhadap pengumpulan

dan penyampaianmaklumat yang tepat

Membudayakan semangatberpasukan demi

kepentingan kumpulan

Mencerminkan keikhlasandalam menjalankan

tugasan

Meneruskan usaha dalammenghadapi segala

cabaran

PENCAPAIAN KUMPULANINI MERUPAKAN

PROJEK KEDUA

KUMPULAN MIDAS

Ahli-ahli kumpulan menghadiri bengkel

KIK 2015

Sijil kehadiran bengkel KIK 2016

EMAS MINI

KONVENSYEN

KIK SABAH 2015

PENCAPAIAN KUMPULAN

PENCAPAIAN KUMPULAN

PERAK KONVENSYEN KIK

PERINGKAT UiTM 2015

Sistem CAR telah diimplementasi di UiTMCawangan Sabah kelulusan MPE Ke-27, 4

Februari 2016

Latihan kepada staf (29 Julai 2016) projek KIK MIDAS tahun 2015

Carta Organisasi Kumpulan

DR MAY LIU SIAW MEI (KETUA)

PM GAN GIN HOON (FASILITATOR)

DATUK DR HJ ABDUL KADIR HJ ROSLINE

(AHLI)

PN JANIS HJ JAMADIL (AHLI)

PN UNG LING LING (AHLI)

PN NASRAH NAHARU (AHLI)

PN LATIFAH AHMAD (AHLI)

PN DINDA ATIL (AHLI)

AHLI KUMPULAN DAN KRITERIA PEMILIHAN

AHLI JAWATAN BAHAGIAN TARIKH BERKHIDMAT DI UiTM SABAH

KEKUATAN

PENSYARAH KANAN

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA 25 SEPTEMBER 2006 PERANCANGAN

REKTOR PEJABAT REKTOR 2 NOVEMBER 1988 PEMANTAUAN, PERSEMBAHAN

TIMBALAN PENDAFTAR KANAN

BAHAGIAN PENTADBIRAN 1 MAC 1982 PENGUMPULAN DATA

PENSYARAH KANAN

FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK

3 JANUARI 2007 PENGATURCARAAN

PENSYARAH FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK

3 JUN 2011 PENGATURCARAAN

PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT

INFOTECH 1 FEBRUARI 2010 PEMANTAPAN SISTEM

KERANI UNIT PENGURUSAN KUALITI 21 JULAI 1991 PENGREKODAN

AGIHAN TUGASTUGAS/AHLI

Merancang / /

Melaksana / / /

Pantau / /

Kutip Data / / /

Catat fakta /

Menganalisis / / / / /

Kehadiran mesyuarat tahun 2016Ahli

2016

7 Jan 4 Feb 24 Mac 12 Apr 12 Mei 24 Jun 15 Jul 20 Ogos 27 Sept 4 Okt 14 Nov %

Dr. May Liu Siaw Mei

100%

Datuk Dr Hj Abdul Kadir Hj Rosline

UR UR UR 73%

Pn. Janis Hj Jamadil

UR 91%

Pn. Ung Ling Ling

UR 91%

Pn. Nasrah Naharu

CBersalin CBersalin CBersalin CBersalin CBersalin CBersalin 45%

Pn. LatifahAhmad

UR 91%

Pn. Dindah Atil

100%

UR = urusan rasmi

CBersalin = cuti bersalin

Perancangan Pencapaian sebenar

Aktiviti Masa

Bulan Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov

Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

Pemilihan masalah Kaedah brainstorming Kaedah SMART

Analisis pelpenambahbaikan Carta alir kerja Rajah Ishikawa

Cadangan penyelesaian Rajah pokok Penilaian cadangan

Pelaksanaan projek Ujilari Pelaksanaan skala kecil

Penilaian pencapaian Perbincangan kelemahan

sistem

Tindakan pembetulan Cadangan

penambahbaikan Pelaksanaan tindakan

Pemantauan Pemeriksaan pelaksanaan

Penyeragaman Perkongsian ilmu dengan

kampus lain

Pencapaian dan Value Creation

PEM

ILIH

AN

MA

SALA

H

1. Pemilihan Masalah

2. Analisis Peluang

Penambahbaikan

3. Cadangan

Penyelesaian

4. Pelaksanaan

Projek5. Penilaian Pencapaian

6. Tindakan Pembetulan

7. Pemantauan

8. Penyeragaman

9. Pencapaian dan Value

Creation

PEMILIHAN MASALAH DOKUMEN UTAMA

PEMILIHAN MASALAH KAEDAH BRAINSTORMING

PEMILIHAN MASALAH KAEDAH BRAINSTORMING

BIL MASALAH PENERANGAN CADANGAN PENYELESAIAN

PENCADANG

1 Masa yang lama diperlukan untuk mengedar dan mengekstrak laporan PRO-PENS

- Bilangan aktiviti PRO-PENS yangbanyak (4 kali setahun dan ke atas30% pensyarah setiap kali)

- Pengerusi PRO-PENS perlumemproses dan mengekstrak laporanyang banyak

- Laporan perlu diedarkan kepadasetiap Koordinator Program danseterusnya dari Koordinator Programkepada pensyarah

- Penyimpanan data yang banyak sukar untuk menganalisa kekerapanpemantauan terhadap pensyarahindividu. Masalah pengekstrakan data

Sistem ICT untuk pelaporan PROPENS

PEMILIHAN MASALAH KAEDAH BRAINSTORMING

BIL MASALAH PENERANGAN CADANGAN PENYELESAIAN

PENCADANG

2 Sistem e-aduan yang banyak dan tidak berpusat

- Terdapat beberapa sistem e-aduan dalamkampus, bererti ianya tidak berpusat

- Kesukaran menjana laporan tunggal untuktujuan pelaporan

- Kesukaran memantau progress menanganiaduan secara keseluruhan kampus

Sistem ICT untuk pemusatan aduan maklum balas pelanggan

3 Kesukaran membuat penyelidikan berunsur kualitatif dengan data yang banyak

- Kesukaran mengekstrak data kualitatifyang besar

- Dibangkitkan oleh penyelidik kualitatifdalam bidang genre analysis bidangkhusus Linguistik

Sistem ICT untuk penganalisaan dan pengekstrakan data untuk tujuan penyelidikan kualitatif

BIL MASALAH PENERANGAN CADANGAN PENYELESAIAN

PENCADANG

4 Kesukaran untukmendapatmaklumbalasdaripada penyeliaindustri

- Penyelia industri berada di lokasiberasingan

- Ada penyelia industry berada di lokasijauh industrial training pelajar.

- Dibangkitkan semasa Exit MeetingPenilaian Audit Luar INQKA 2015

Sistem ICT untuk pemantauan latihan industri

5 Kesukaran untuk menjejak dokumen kualiti yang telah diedarkan atau diterima

- Banyak dokumen kualiti yangdiedarkan serta diterima sama adadalam kampus atau dari luar kampus

- Sistem manual digunakan dan fail-failberupa fail salinan keras

Sistem ICT untuk pengrekodan dokumen kualiti

PEMILIHAN MASALAH KAEDAH BRAINSTORMING

NO SENARAI MASALAHTAHAP

KRITIKALTAHAP

KEUPAYAANJUMLAH

1.

Masa yang lama untuk mengedarkan dan mengekstrak laporan PRO-PENS

7 9 16

2.Sistem e-aduan yang tidak berpusat

4 4 8

3.

Kesukaran mengendalikan data penyelidikan kualitatif

3 2 5

4.

Kesukaran mendapat maklumbalas penyelia industri

6 4 10

5.Kesukaran menjejak dokumen kualiti

4 7 10

2 -

|0

|1

|2

|3

|4

|5 |6

|7

|8

|9

|

104 -

3 -

1 -

0 -

10-

9-

8 -

6 -

1

2

3

1-3RENDAH

4-6

SEDERHANA

7-10

TINGGI

SENARAI PENDEK KAEDAH UNDIAN

7 -

21

PEMILIHAN MASALAH

5

4

BERDASARKAN PLOT GRAF, SENARAI PENDEK MASALAH ADALAH:

BIL MASALAH PENCADANG

1 Masa yang lama diperlukan untuk mengedarkan laporan PRO-PENS dan mengekstrak data PRO-PENS untuk pensyarah individu

PEMILIHAN TAJUK

KRITERIA PEMILIHAN

Jimat kos

Bersangkutan dengan

matlamat organisasi

Bersangkut-paut dengan tugas

harian

Mudah dan boleh

dijayakan

JIMAT KOS

KATA KUNCI

PROFESIONALISMA

BERSANGKUTAN DENGAN MATLAMAT

ORGANISASI

PRO-PENS - Pemantauan

ProfesionalismaPensyarah

MISIMempertingkatkan keilmuan dan kepakaran Bumiputera dalam semua

bidang menerusi penyampaian program profesional,penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang berlandaskan

kepada nilai-nilai murni dan etika keprofesionalan

KATA KUNCI

AKADEMIK & PENSYARAH

BERSANGKUT-PAUT DENGAN TUGAS

HARIAN

PRO-PENS - Pemantauan Profesionalisma

Pensyarah

VISIMenjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan

dan kecemerlangan akademik bagi menerajuidinamisme Bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf dunia

supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan beretika.

CORE

BUSINESS

MUDAH DAN BOLEH DIJAYAKAN

KONSEPSMART

REALITI

SIMPLE PROJEK MUDAHDISELESAIKAN

Projek tidak terlalu rumit

MEASURABLE PROJEK BOLEH DIUKUR

Masa dan penggunaankertas mampu diukur

ACHIEVABLE PROJEK MAMPU DISELESAIKAN

Ahli kumpulan mempunyaikepakaran ICT

REALISTIK PROJEK YANG MUNASABAH

Projek tidak terlalu besarsehingga tidak bolehditangani

TIMELY PROJEK BOLEH DISELESAIKAN DALAMJANGKAMASA YANG DIBERI

Masa satu tahun (2016) yang munasabah untukmelaksanakan projek

Tajuk PROJEK

Menjimatkan masa dan kos pengendalian laporan PRO-PENS

Jimat kos

Bersangkutan dengan

matlamat organisasiBersangkut-paut

dengan tugas harian

Berkaitan dengan

PROFESIONALISMABerkaitan dengan tugas

pensyarah (CORE

BUSINESS)

Mudah dan boleh

dijayakan

PEN

JELA

SAN

PR

OJE

K

7.1 Mechanisms for Programme Monitoring

and Review

7.1.1 Benchmarked Standards

The HEP must have a policy on the

reviewing, monitoring and evaluation of

all programmes offered that utilises

proper mechanisms and resources,

including benchmark data, teaching-

learning methods and technologies,

administration and related educational

services, as well as feedback from

principal stakeholders.

B.1. Aktiviti PRO-PENS bertujuan agar

Fakulti/Pusat Pengajian/Universiti

Negeri/Cawangan dapat memastikan

kelancaran dan jaminan kualiti

P&P bagi membantu usaha dalam

menambahbaik sistem pengajaran dan

pembelajaran sedia ada.

F.1. Laporan PRO-PENS harus dihantar

tidak lewat dari satu (1) bulan

selepas kuliah berakhir.

OBJEKTIF PRO-PENSSumber: BHEA UiTM 2014

ASPEK PRO-PENSSumber: BHEA UiTM 2014

PENGENDALIAN PRO-PENS

Pemantauan pensyarah oleh AJK PRO-PENS yang terdiri daripada pensyarah lain.

Pemantauan sekurang-kurangnya 30% pensyarahaktif setiap semester.

Pelaporan PRO-PENS dibuat setiap semester, dihantar ke kampus induk dan dibentang di Mesyuarat Senat.

CONTOH LAPORAN PRO-PENS YANG MENYELURUH

Masalah Masa yang lama diperlukan untuk mengendalikan laporan PRO-PENS

Definisi Masalah

KEKERAPAN PENGEDARAN LAPORAN SETIAP TAHUN

Terdapat 8 program diploma dan 7 program Ijazah SarjanaMuda (ISM) pada tahun 2015. Semua program diploma perlu dijalankanpemantauan PROPENS dua kali setahun. Begitu juga program ISM.Bilangan kali laporan perlu diedarkan kepada Koordinator Program (KP) /PTJ adalah:8 KP diploma X 2 kali setahun = 16 kali7 KP ISM X 2 kali setahun = 14 kali4 Koordinator fakulti servicing X 2 kali setahun = 8 kaliJUMLAH = 38 kali pengedaran laporanBilangan purata muka surat setiap laporan = 7 muka suratBilangan purata staf yang perlu dipantau setiap tahun = 30% setiap semester X 4 semesterBilangan staf akademik pada tahun 2015 = 168

LATAR BELAKANG PROJEK (MASALAH )

Masalah Masa yang lama diperlukan untuk mengendalikan laporan PRO-PENS

Definisi Masalah PENYIMPANAN DATA YANG BANYAK

Data pemantauan PRO-PENS setiap pensyarah disimpan oleh JK PRO-PEN dalam bentuk salinan keras.

Setelah bertahun-tahun, terdapat kesukaran untuk mengekstrak laporan mengenai kekerapan pemantauan ke atas setiap pensyarah individu.

LATAR BELAKANG PROJEK (MASALAH )

Masalah Masa yang lama diperlukan untuk mengendalikan laporan PRO-PENS

Sumber Data Laporan PRO-PENS 2015

ImplikasiMasalahBerlarutan

Pengedaran laporan PRO-PENS mengambil masa yang lama

Kekurangan efisiensi kerana pengedaran laporan PRO-PENS berpusat pada seorang sahaja (Pengerusi PRO-PENS) padapermulaan proses

Kemungkinan tidak dapat menghantar laporan kepadaTimbalan Naib Canselor pada masa yang telah ditetapkan

Penggunaan kertas serta ruang yang banyak untuk menyimpansalinan laporan (3 salinan)

Kesukaran untuk menilai representativity laporan PRO-PENS kerana kesukaran untuk mendapatkan data kekerapanpemantauan ke atas setiap pensyarah individu

LATAR BELAKANG PROJEK (MASALAH )

ANALISIS 5W1HWHAT Apa masalahnya? Masa yang lama diperlukan untuk mengedarkan hasil

laporan PRO-PENS kepada Koordinator Program dan seterusnya daripada Koordinator Program kepada pensyarah.

Masa yang lama untuk mengekstrak data PRO-PENS untuk menilai kekerapan pemantauan ke atas pensyarah individu.

WHERE Di mana masalah ini berlaku?

UiTM Cawangan Sabah

WHEN Bila masalah ini berlaku?

Setiap semester pengajian diploma dan ISM Setiap kali data PRO-PENS pensyarah individu diminta

WHO Siapa yang terlibat dalam masalah ini?

Pengerusi PRO-PENS, PTJ dan pensyarah yang dipantau Pengguna laporan PRO-PENS (Senat serta Pengurusan

Tertinggi kampus)

WHY Mengapa masalah ini berlaku?

Sistem manual yang menggunakan salinan keras yang diamalkan pada masa kini

HOW Bagaimana masalah ini berlaku?

Carta alir proses PRO-PENS memerlukan hasil pemantauanPRO-PENS diedarkan kepada PTJ setiap semester dandimaklumkan kepada pensyarah serta salinan disimpan oleh3 pihak.

Masa yang lama diperlukan untuk mengedarkan dan mengekstrak

laporan PRO-PENS

Kaedah

manual yang

menggunakan

salinan keras

untuk

mengedarkan

dan

menyimpan

hasil laporan

PRO-PENS

MASALAH

Masa yang lama diperlukan

untuk mengedarkan hasil laporan serta untuk

mengekstrak laporan PRO-PENS untuk pensyarah

individu

MASAPerlukan masa yang lama untuk

membuat pengedaran dan

pengekstrakan laporan

TENAGATenaga kerja lebih tinggi

HASILKelewatan PTJ mendapat laporan

dan memberi maklumbalas kepada

pensyarah atau kelewatan pihak

pengurusan mendapat laporan

PRO-PENS untuk pensyarah

individu

Pembentukan OBJEKTIF PROJEKOBJEKTIF S-M-A-R-T

Specific Memfokus kepada masa/kos dan ini dikaitkandengan efisiensi

Measurable Mengukur masa (dan bahan yang digunakan) untuk mengedarkan laporan PRO-PENS kepadaPTJ, dan masa untuk mengekstrak data PRO-PENS bagi pensyarah individu - iaitu sebelumprojek dan selepas projek KIK

Attainable Mampu dicapai oleh kumpulan MIDAS sertadioperasikan oleh staf pengguna

Relevant Berkaitan dengan keperluan Area 7 COPIA (MQA) serta Pekeliling Akademik UiTM

Time-based Tertumpu kepada semester dan tahun semasa

OBJEKTIF PROJEK

OBJEKTIF 1:

MENJIMATKAN MASA UNTUK MENGEDAR DAN MENGEKSTRAK LAPORAN PEMANTAUAN PRO-PENS

KEPADA KOORDINATOR PROGRAM/PTJ DAN PENSYARAH BERKAITAN

OBJEKTIF 2:

MENJIMATKAN PENGGUNAAN KERTAS DALAM PROSES PELAPORAN PRO-PENS

OBJEKTIF 3:

MEMANTAPKAN LAPORAN PEMANTAUAN PRO-PENS SECARA MENYELURUH

Kesan jika projek tidak dilaksanakan

KERJA TIDAK EFISIEN TENAGA KERJA YANG LEBIH TINGGI KERJA BERULANG-ULANG

PEMBAZIRAN MASA DAN TENAGA

TEMA PROJEK

Menjimatkan masa dan kos pengendalian

laporan PRO-PENS

SASA

RA

N P

RO

JEK

218.5 JAM = 9.1 HARI DIPERLUKAN UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT TERPERINCI SEMUA JK UNTUK

SELURUH KAMPUS

SEMESTER BIL. PENSYARAH

TERLIBAT

BILANGAN STAF YANG DIPANTAU OLEH AJK PRO-PENS

(2015)

(A)

ANGGARAN MASA UNTUK MEMBUAT

SALINAN FOTOKOPI SATU LAPORAN PRO-

PENS

(B)

PURATA MASA UNTUK MENGEDARKAN

LAPORAN PRO-PENS KEPADA KOORDINATOR

(SAMA ADA SALINAN KERAS ATAU SALINAN

SCAN/E-MEL)

(C)

ANGGARAN MASA

KESELURUHAN (MINIT)

(A) X (B+C)

ANGGARAN MASA KESELURUHAN (JAM)

DIPLOMADIS 2014 APR 2015

121 39(32.2%)

1 MINIT 7 MINIT 312 MINIT 5 JAM 12 MINIT

DIPLOMAJUN OKT 2015

119 26(21.8%)

1 MINIT 7 MINIT 208 MINIT 3 JAM 28 MINIT

ISMSEPT 2014 JAN 2015

58 19(32.7%)

1 MINIT 7 MINIT 152 MINIT 2 JAM 32 MINIT

ISMMAC JUL 2015

61 21(34.4%)

1 MINIT 7 MINIT 168 MINIT 2 JAM 48 MINIT

MASA PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS DARIPADA PENGERUSI PRO-PENS KEPADA PTJ

14 JAM

DATA SEBENAR TAHUN 2014/2015 MASA PENGEDARAN

LAPORAN

2015

BIL. PELAJAR 3810

HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN

PERANCANGAN KAMPUS

Sumber: Data pelajar Bahagian Hal Ehwal Akademik, UiTM Cawangan Sabah

Objektif kualiti UiTM Cawangan Sabah yang

pertama:

Mencapai enrolmen 6,000 pelajar (sepenuh masa) menjelang 2020.

Sumber: Manual Kualiti UiTM Cawangan Sabah (Ruj: MK.UiTMCSH.01)

BIL. PELAJAR

(DAN SETERUSNYA PENSYARAH)

MASA UNTUK EDARKAN LAPORAN PRO-PENS

KERTAS YANG DIGUNAKAN UNTUK LAPORAN PRO-PENS

SECARA LOGIK

BIL. PENSYARAH TAHUN 2015

(A)

ANGGARAN MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS SETIAP PENSYARAH

INDIVIDU UNTUK 3 TAHUN TERKINI (MINIT)

(B)

ANGGARAN MASA KESELURUHAN (MINIT)

(A) X (B)

ANGGARAN MASA KESELURUHAN (JAM)

168 20 MINIT 3,360 MINIT 56 JAM

DATA SEBENAR TAHUN 2015 ANGGARAN MASA UNTUK

MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS PENSYARAH INDIVIDU

Laporan PRO-PENS Semester XYZ

Data tidak

diasingkan

mengikut

pensyarah

individu

SEMESTER BIL. PENSYARAH

TERLIBAT

BIL. STAF YANG

DIPANTAU OLEH AJK PRO-PENS

(2015)

(A)

BIL. KEPING KERTAS

UNTUK SETIAP SALINAN

LAPORAN (7 MUKA SURAT)

(B)

BIL. SALINAN YANG

DIPERLUKAN

(C)

BIL. KEPING KERTAS YANG DIPERLUKAN

(A) X (B) X (C)

DIPLOMADIS 2014 APR 2015

121 39(32.2%)

4 KEPING 3 SALINAN 468 KEPING

DIPLOMAJUN OKT 2015

119 26(21.8%)

4 KEPING 3 SALINAN 312 KEPING

ISMSEPT 2014 JAN 2015

58 19(32.7%)

4 KEPING 3 SALINAN 228 KEPING

ISMMAC JUL 2015

61 21(34.4%)

4 KEPING 3 SALINAN 252 KEPING

JUMLAH KERTAS YANG DIPERLUKAN 1,260 KEPING

DATA SEBENAR TAHUN 2014/2015 PENGGUNAAN

KERTAS UNTUK PENGEDARAN LAPORAN

SASARAN PENYELESAIAN PROJEKTUMPUAN KEADAAN

SEMASASASARAN PENJIMATAN/

PEMANTAPAN

MASA PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS DARIPADA PENGERUSI PRO-PENS KEPADA PTJ

14 JAM SETAHUN

4 JAM SETAHUN 71%

MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS PENSYARAH INDIVIDU

56 JAM (UNTUK SEMUA

PENSYARAH)

3 JAM 95%

JUMLAH KERTAS YANG DIPERLUKAN UNTUK PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS

1,260 KEPING SETAHUN

0 KEPING KERTAS

SETAHUN

100%

MEMANTAPKAN LAPORAN PEMANTAUANPRO-PENS

LAPORAN TAHUN

BERLAINAN DALAM

SALINAN BERLAINAN

SATU LAPORAN UNTUK SETIAP

PENSYARAH (TAHUN-TAHUN

BERLAINAN)

ONE-VIEW

AN

ALI

SIS

PEL

UA

NG

P

ENA

MB

AH

BA

IKA

N

CARTA ALIRAN KERJA SEKARANG PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS

MULA

TAMAT

Pengerusi mengagihkan kerja kepada AJK PRO-PENS

AJK PRO-PENS membuat pemantauan

AJK PRO-PENS menghantar borang pemantauan kepada Pengerusi PRO-PENS

untuk ditaip dan dimasukkan data.

Pengerusi PRO-PENS membuat dua salinan laporan. Satu salinan untuk fail

PRO-PENS dan satu salinan diedarkan kepada PTJ.

PTJ memaklumkan hasil pemantauan kepada pensyarah. Satu salinan

laporan dibuat lagi untuk diberi kepada pensyarah.

Pengerusi PRO-PENS membuat laporan master.

PTJ mengisi borang hasil perbincangan dengan penyarah. Borang ini dihantar

kepada Pengerusi PRO-PENS berserta cadangan.

CARTA ALIRAN KERJA SEKARANG PENGEKSTRAKAN LAPORAN PRO-PENS PENSYARAH INDIVIDU

MULA

TAMAT

Data PRO-PENS / Sejarah PRO-PENS pensyarah individu diminta oleh pihak

pengurusan

Pengerusi PRO-PENS mencari data dari salinan keras dalam fail secara manual

Data diekstrak secara manual dan salinan dibuat

Data dihantar kepada pihak yang meminta data tersebut

MANUSIA (MAN)

Kebergantungan kepadaseorang sahaja untuk tujuan

penyimpanan data

KAEDAH (METHOD)

RAJAH ISHIKAWA I

48

Kesukaran untukbertemu: KelewatanPTJ dan pensyarahuntuk menerima

laporan PRO-PENS

PERSEKITARAN

KEMAHIRANSIKAP Kurangpendedahan: Tiada

kemahiran carakerja terkini

Akibat: Masa yang lama diperlukan

mengedar danmengektrak

laporan PRO-PENS

KELUASAN KAMPUS

CARA LAMA

Outdated: Cara percetakan untukmenyimpan rekod

secara salinankeras

BAHAN(MATERIAL)

Salinan Keras: Kertas digunakan

Peyimpanan: Kabinet

digunakan untukpenstoran TIDAK

MESRA ALAM

PERLU RUANG

Kurang pengalaman:

Lantikan baharu.

Jawatan Pengerusi

PRO-PENS adalah

secara lantikan 2 tahun

Analisa PUNCA MASALAH

FAKTOR PUNCA PEMERHATIAN SUMBER DISEMAK KEPUTUSAN

Persekitaran Keluasan kampus Kesukaran untuk bertemu dan/atau mengedarkan laporan PRO-PENS. Pensyarah ditempatkan dalam dua bangunan berasingan. Walaupun peti surat pensyarah ditempatkan di satu tempat, ada pensyarah yang tidak kerap membuka peti surat.

Temuduga dengan

Pengerusi PRO-PENS

Diterima

VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAHFAKTOR PUNCA PEMERHATIAN SUMBER DISEMAK KEPUTUSAN

Manusia Sikap Kebergantungan kepada seorang sahaja untuk tujuan penyimpanan data

Temuduga dengan

Pengerusi PRO-PENS

Diterima

Kemahiran Kurang pendedahan: Tiada kemahiran cara kerja terkini

Temuduga dengan Pegawai Sistem

Maklumat

Ditolak: kerana ramai yang

terdedah dengan sistem online. Masalahnya

adalah ketiadaan sistem tersebut.

Kurang pengalaman. Lantikan baharu. Jawatan Pengerusi PRO-PENS adalah secara lantikan 2 tahun

Surat lantikan Pengerusi PRO-PENS

Diterima

VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAHFAKTOR PUNCA PEMERHATIAN SUMBER DISEMAK KEPUTUSAN

Kaedah Cara lama Cara percetakan untuk menyimpan rekod

secara salinan keras

Temuduga dengan

Pengerusi PRO-PENS

Diterima

VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAHFAKTOR PUNCA PEMERHATIAN SUMBER DISEMAK KEPUTUSAN

Bahan Tidak mesra alam

Salinan keras: Kertas digunakan

Pemerhatian Diterima

Perlu ruang Penyimpanan: Kabinet digunakan untuk penstoran

Pemerhatian Diterima

MANUSIA (MAN)

Kebergantungan kepadaseorang sahaja untuk tujuan

penyimpanan data

KAEDAH (METHOD)

RAJAH ISHIKAWA II

48

Kesukaran untukbertemu: KelewatanPTJ dan pensyarahuntuk menerima

laporan PRO-PENS

PERSEKITARAN

KEMAHIRANSIKAP

Akibat: Masa yang lama diperlukan

mengedar danmengektrak

laporan PRO-PENS

KELUASAN KAMPUS

CARA LAMA

Outdated: Cara percetakan untukmenyimpan rekod

secara salinankeras

BAHAN(MATERIAL)

Salinan Keras: Kertas digunakan

Peyimpanan: Kabinet

digunakan untukpenstoran TIDAK

MESRA ALAM

PERLU RUANG

Kurang pengalaman:

Lantikan baharu.

Jawatan Pengerusi

PRO-PENS adalah

secara lantikan 2

tahun

CA

DA

NG

AN

P

ENY

ELES

AIA

N

ANALISIS CADANGAN PENYELESAIANPunca Paling Mungkin Cadangan Penyelesaian

& AlternatifnyaKebaikan Keburukan Keputusan

Masa bekerja pensyarah dan PTJ yang tidak seragam dari segi masa kuliah dan menyebabkan kesukaran untuk bertemu masa yang tidak sesuai untuk kesemua pihak

Sistem paparan dan penstoran laporan PRO-PENS secara berpusat menggunakan pangkatan data (sistem online)

Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa

Kurang penggunaan tenaga pekerja

Tidak memerlukan pemantauan yang berkala

Maklumat disimpan secara sistematik dan memudahkan proses carian maklumat.

Gangguan rangkaian Masalah virus

Penghantaran rekod laporan PRO-PENS kepada PTJ dan pensyarah melalui emel

Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa

Kurang penggunaan tenaga pekerja

Gangguan rangkaian Masalah virus Maklumat lewat

diterima Ada inbox email yang

penuh dan tidak diselenggara

Memerlukan komitmen yang berterusan dari semua staf

Punca Paling Mungkin Cadangan Penyelesaian & Alternatifnya

Kebaikan Keburukan Keputusan

Sistem Fail Yang Menggunakan Ruang Tempat yang Luas

Sistem paparan dan penstoran laporan PRO-PENS secara berpusat menggunakan pangkatan data (sistem online)

Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa

Tidak memerlukan pembelian rak/fail yang baru

Gangguan rangkaian Masalah virus Memerlukan prosidur

back-up dari masa ke semasa

Penambahan ruang yang lebih luas untuk penyimpanan rekod

Prosidur pengfailan yang tidak berubah

Penambahan kos untuk penambahan ruang dan kabinet

Rekod akan semakin bertambah dan akan memerlukan ruang lagi selepas satu tempoh masa

ANALISIS CADANGAN PENYELESAIAN

Punca Paling Mungkin

Cadangan Penyelesaian & Alternatifnya

Kebaikan Keburukan Keputusan

Penggunaan percetakan & kertas

Sistem paparan dan penstoran laporan PRO-PENS secara berpusat menggunakan pangkatan data (sistem online)

Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa

Kurang penggunaan tenaga pekerja

Tidak memerlukan pemantauan yang berkala

Penjimatan penggunaan kertas & fail

Gangguan rangkaian Masalah virus Kerja penyelenggaraan

berkala (back-up)

Penghantaran hasil pemantauan PRO-PENS kepada PTJ melalui emel

Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa

Kurang penggunaan tenaga pekerja

Penjimatan penggunaan kertas & pencetakan

Gangguan rangkaian Masalah virus Maklumat lewat diterima Memerlukan komitmen

yang berterusan dari semua PTJ

Kerja penyelenggaraan berkala (back-up)

ANALISIS CADANGAN PENYELESAIAN

Punca Paling Mungkin

Cadangan Penyelesaian & Alternatifnya

Kebaikan Keburukan Keputusan

Rekod hilang dalam simpanan pada masa peralihan lantikan Pengerusi PRO-PENS

Sistem paparan danpenstoran laporan PRO-PENS secara berpusatmenggunakan pangkalandata (sistem online)

Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa

Kurang penggunaan tenaga pekerja

Tidak memerlukan pemantauan yang berkala

Rekod lama masih boleh disimpan dan dicapai.

Gangguan rangkaian Masalah virus Kerja penyelenggaraan

berkala (back-up)

Penghantaran rekod laporan PRO-PENS kepada PTJ dan pensyarah melalui emel

Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa

Kurang penggunaan tenaga pekerja

Gangguan rangkaian Masalah virus Maklumat lewat diterima Memerlukan komitmen yang

berterusan dari semua staf Kerja penyelenggaraan

berkala (back-up) Email tidak disimpan

Memberi taklimat berkala kepada Pengerusi PRO-PENS yang baharu

Staf lebih peka dengan peraturan dan tatacara pengendalian maklumat PRO-PENS

Memerlukan komitmen yang berterusan

Memerlukan masa operasi Tertakluk kepada kesilapan

atau kecuaian manusia dalam penyimpanan rekod

ANALISIS CADANGAN PENYELESAIAN

Cadangan Kaedah Penyelesaian

Mas

aya

ng

lam

a d

iper

luka

n u

ntu

k m

enge

dar

kan

dan

men

geks

trak

lap

ora

n

PR

O-P

ENS

Cara pengedaran danpenyimpanan laporan

secara manual

Sistem Fail Yang Menggunakan Ruang

Tempat yang Luas

Rekod hilang dalamsimpanan

Sistem paparan danpenstoran laporan PRO-

PENS secara berpusatmenggunakan pangkalan

data (sistem online)

Definisi ProjekApa projeknya? Sistem paparan dan penstoran laporan PRO-

PENS secara Berpusat MenggunakanPangkalan Data (sistem online)

Di mana projek akan dilaksanakan? UiTM Cawangan Sabah

Bila projek akan dilaksanakan? Pada tahun 2016, ke atas laporan PRO-PENS semester Diploma Jun Okt 2016

Siapa yang terlibat dalam projek? Pengerusi PRO-PENS, PTJ dan Pensyarah

Mengapa projek ini dilaksanakan? Mengurangkan masa, tenaga dan kertas dalam proses pengedaran dan pengekstrakan laporan PRO-PENS

Membolehkan staf bekerja dengan lebih efisien

Mewujudkan arkib data PRO-PENS untuk rujukan

Bagaimana projek akan dilaksanakan? Menerusi penggunaan ICT

Surat kelulusan projek

Pembentangan pada 21 Julai 2016

untuk mendapatkan kelulusan pihak

pengurusan

PEL

AK

SAN

AA

N P

RO

JEK

Sasaran (What, how much, when to achieve)

FASA (WHEN)

PERKARA (WHAT)

PENJELASAN (WHAT)

STAF TERLIBAT (WHO)

SASARAN AWAL (HOW MUCH)

SASARAN PERKEMBANGAN

Fasa 1 Pembentukan antaramuka sistem serta medan yang berkenaan

Mengenalpasti medan yang perlu direka

Ahli kumpulan MIDAS

Antaramuka awal

Membentuk medan yang berguna

21 Julai 2016

Pembentangan kepada pihak pengurusan

Untuk mendapat kelulusan projek

Ahli kumpulan MIDAS

Pembentangan Mendapat kelulusan

Fasa 2(1 30 Ogos 2016)

Pengumpulan data

Untuk mendapatkan maklumat PRO-PENS semasa

Ahli kumpulan MIDAS

Kemasukan data awal

Data PRO-PENS untuk satu fakulti

Sasaran (What, how much, when to achieve)FASA (WHEN)

PERKARA (WHAT)

PENJELASAN (WHAT)

STAF TERLIBAT (WHO)

SASARAN AWAL (HOW MUCH)

SASARAN PERKEMBANGAN

Fasa 3 (1 15

Sept 2016)

Penilaian pencapaian

Penjanaan laporan setelah semua maklumat telah dimasukkan ke sistem baru

Ahli kumpulan MIDAS

Semua maklumat yang dimasukkan dalam Fasa 2

Data PRO-PENS untuk satu fakulti

Fasa 4(15 Sept 5 Okt 2016)

Tindakan pembetulan dan pemantauan sistem

Membuat pembetulan ke atas sistem, jika perlu dan memantau kestabilan sistem

Ahli kumpulan MIDAS

Mana yang berkenaan

Penambahbaikan sistem

Fasa 5(5 Okt 30 Nov 2016)

Penyeragaman Perkongsian ilmudengan kampusUiTM yang lain

Ahli kumpulan MIDAS

Pembentangan Mendapatkelulusan untukberkongsimaklumat

FASA SATU: PEMBENTUKAN ANTARAMUKA SISTEM

FASA (WHEN)

PERKARA (WHAT)

PENJELASAN (WHAT)

STAF TERLIBAT (WHO)

SASARAN AWAL (HOW MUCH)

SASARAN PERKEMBANGAN

Fasa 1 Pembentukan antaramuka sistem serta medan yang berkenaan

Mengenalpasti medan yang perlu direka

Ahli kumpulan MIDAS

Antaramuka awal

Membentuk medan yang berguna

Mengenalpasti medan

Berdasarkan Borang Pemantauan Pengajaran danPembelajaran (BHEA/Instrumen PRO-PENSv.2/2015)

Contoh Borang Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran (BHEA/Instrumen PRO-PENSv.2/2015)

Contoh Borang Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran (BHEA/Instrumen PRO-PENSv.2/2015)

Fasa 1:

Antara

muka

sistem

Untuk kegunaan Pengerusi PRO-PENS yang

akan memasukkan hasil laporan ke dalam sistem

Untuk kegunaan Pengerusi PRO-PENS yang

akan memasukkan hasil laporan ke dalam sistem

FASA DUA: Pengumpulan dataFASA (WHEN)

PERKARA (WHAT)

PENJELASAN (WHAT)

STAF TERLIBAT (WHO)

SASARAN AWAL (HOW MUCH)

SASARAN PERKEMBANGAN

Fasa 2(1 30 Ogos 2016)

Pengumpulan data

Untuk mendapatkan maklumat PRO-PENS semasa

Ahli kumpulan MIDAS

Kemasukan data awal

Data PRO-PENS untuk satu fakulti

PEN

ILA

IAN

PEN

CA

PAIA

N

Fasa Tiga: Penilaian pencapaianFASA (WHEN)

PERKARA (WHAT)

PENJELASAN (WHAT)

STAF TERLIBAT (WHO)

SASARAN AWAL (HOW MUCH)

SASARAN PERKEMBANGAN

Fasa 3 (1 15

Sept 2016)

Penilaian pencapaian

Penjanaan laporan setelah semua maklumat telah dimasukkan ke sistem baru

Ahli kumpulan MIDAS

Semua maklumat yang dimasukkan dalam Fasa 2

Data PRO-PENS untuk satu fakulti

Penilaian keseluruhanPERKARA PENCAPAIAN PENILAIAN KEPUTUSA

N

Adakah sistem sudah dibangunkan?

Sistem sudah dibangunkan

Tiada tindakan diperlukan

Sudahkan kelulusan pihak pengurusan diperolehi?

Surat kelulusan bertarikh 29 Ogos 2016 sudah diterima

Tiada tindakan diperlukan

Sudahkah antaramuka sistem and semua medan dikenalpasti dan dicipta

Antaramuka sistem and semua medan dikenalpasti dan dicipta

Tiada tindakan diperlukan

Penilaian keseluruhanPERKARA PENCAPAIAN PENILAIAN KEPUTUSA

N

Adakah sistem mempunyai apa-apa masalah?

Beberapa masalah dikenalpasti dalam sistem, iaitu:Untuk fakulti servicing, satumedan fakulti perlu diwujudkansebab medan kursus tidak cukupspesifik.Untuk tujuan pelaporan, tiadapemisahan laporan dari segi tahunatau fakulti.Untuk laporan pensyarahindividu, tiada ringkasan markahditunjukkan pada paparanpertama.

Tindakan pembetulan diperlukan

TIN

DA

KA

N P

EMB

ETU

LAN

Fasa Empat: Tindakan pembetulan dan pemantauan

sistemFASA (WHEN)

PERKARA (WHAT)

PENJELASAN (WHAT)

STAF TERLIBAT (WHO)

SASARAN AWAL (HOW MUCH)

SASARAN PERKEMBANGAN

Fasa 4(15 Sept 5 Okt 2016)

Tindakan pembetulan dan pemantauan sistem

Membuat pembetulan ke atas sistem, jika perlu dan memantau kestabilan sistem

Ahli kumpulan MIDAS

Mana yang berkenaan

Penambahbaikan sistem

CARA MENGENALPASTI TINDAKAN PEMBETULAN

Mesyuarat MIDAS

diadakan

Pembentangan hasil sistem

Perbincangan kelemahan /

masalah sistem

Cadangan penambahbaikan

sistem

No. Masalah Cadangan pembetulan

Penerangan Keputusan kumpulan

1 Untuk fakulti servicing, satu medan fakulti perlu diwujudkan sebab field kursus tidak cukup spesifik.

Mencipta satu medan untuk fakulti.

Ini disebabkan untuk fakulti servicing seperti Akademi Pengajian Bahasa, satu kursus (misalnya ELC121) akan diambil oleh pelajar dari beberapa program (misalnya AT110, HM111, AC110, AS120, AM110 dsb)

Diterima

No. Masalah Cadangan pembetulan

Penerangan Keputusan kumpulan

2 Untuk tujuan pelaporan, tiada pemisahan laporan dari segi tahun atau fakulti.

Perlu ada satu setting di mana penjanaan laporan boleh dipilih dari segi nama pensyarah, tahun atau fakulti.

Dengan memilih setting di butang laporan, maka beberapa jenis laporan boleh dipilih

Diterima

No. Masalah Cadangan pembetulan

Penerangan Keputusan kumpulan

3 Untuk laporan pensyarah individu, tiada ringkasan markah ditunjukkan pada paparan pertama.

Perlu ada ringkasan markah untuk kesenangan pengguna

Laporan berupa one view

Diterima

PEM

AN

TAU

AN

Masalah pertama: Untuk

fakulti servicing, satu

medan fakulti perlu

diwujudkan sebab field

kursus tidak cukup

spesifik.

Medan fakulti sudah dicipta

Masalah kedua: Untuk

tujuan pelaporan, tiada

pemisahan laporan dari

segi tahun atau fakulti.

Ada butang untuk

laporanAda pilihan laporan berdasarkan

nama, fakulti atau tahun

Masalah

ketiga: Tiada

ringkasan

markah

ditunjukkan

pada paparan

pertama.

Sebelum penambahbaikan

Selepas penambahbaikan

Ada

ringkasan

markah

untuk one

view

PEN

YER

AG

AM

AN

Fasa Lima: Penyeragaman

FASA (WHEN)

PERKARA (WHAT)

PENJELASAN (WHAT)

STAF TERLIBAT (WHO)

SASARAN AWAL (HOW MUCH)

SASARAN PERKEMBANGAN

Fasa 5(5 Okt 30 Nov 2016)

Penyeragaman Perkongsian ilmudengan kampusUiTM yang lain

Ahli kumpulan MIDAS

Pembentangan Mendapatkelulusan untukberkongsimaklumat

EMEL KEPADA TIMBALAN REKTOR BHG HAL

EHWAL AKADEMIK, UITM CAWANGAN SARAWAK

PEN

CA

PAIA

N D

AN

VA

LUE

CR

EATI

ON

CARTA ALIRAN KERJA SEBELUM PROJEK

1

MULA

2

3

4

5

TAMAT

Pengerusi mengagihkan kerja kepada AJK

PRO-PENS

AJK PRO-PENS membuat pemantauan

AJK PRO-PENS menghantar borang

pemantauan kepada Pengerusi PRO-PENS

untuk ditaip dan dimasukkan data

Pengerusi PRO-PENS membuat dua salinan

laporan -untuk fail PRO-PENS dan untuk

diedarkan kepada PTJ.

PTJ memaklumkan hasil pemantauan kepada

pensyarah. Satu salinan laporan dibuat lagi

untuk diberi kepada pensyarah.

Pengerusi PRO-PENS membuat laporan

master.

PTJ mengisi borang hasil perbincangan

dengan penyarah. Borang ini dihantar kepada

Pengerusi PRO-PENS berserta cadangan.

6

7

CARTA ALIRAN KERJA SELEPAS PROJEK

1

2

3

4

5

6

MULA

TAMAT

Pengerusi mengagihkan kerja kepada

AJK PRO-PENS

AJK PRO-PENS membuat

pemantauan

AJK PRO-PENS menghantar borang

pemantauan kepada Pengerusi PRO-

PENS untuk ditaip dan dimasukkan

data

Pengerusi PRO-PENS mengisi hasil

laporan ke dalam sistem. PTJ boleh

mengakses sistem.

Pengerusi PRO-PENS membuat

laporan master.

PTJ mengisi borang hasil

perbincangan dengan pensyarah.

Borang ini dihantar kepada Pengerusi

PRO-PENS berserta cadangan.

PENINGKATAN

EFISIENSI

ANGGARAN MASA UNTUK MEMBUAT

SALINAN FOTOKOPI SATU LAPORAN PRO-PENS

PURATA MASA UNTUK MENGEDARKAN

LAPORAN PRO-PENS KEPADA PTJ

ANGGARAN MASA KESELURUHAN (MINIT)

PENJIMATAN MASA

SEBELUM PROJEK

SELEPAS PROJEK

SEBELUM PROJEK

SELEPAS PROJEK

SEBELUM PROJEK

SELEPAS PROJEK

SELEPAS PROJEK

1 MINIT 0 MINIT 7 MINIT 1 MINIT 8 MINIT 1 MINIT 87.5%

MASA PENGEDARAN LAPORAN (n=1)

PENJIMATAN MASA SEBANYAK

87.5%

ANGGARAN MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS SETIAP PENSYARAH INDIVIDU UNTUK 3 TAHUN

TERKINI (MINIT)

(SEBELUM PROJEK)

ANGGARAN MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS SETIAP PENSYARAH INDIVIDU UNTUK 3 TAHUN

TERKINI (MINIT)

(SELEPAS PROJEK)

PENJIMATA MASA (%)

20 MINIT 1 MINIT 95%

MASA UNTUK MENGEKSTRAK LAPORAN (n=1)

PENJIMATAN MASA SEBANYAK

95%

PENGGUNAAN KERTAS UNTUK PENGEDARAN LAPORAN

(n=1)

BIL. KEPING KERTAS UNTUK SETIAP SALINAN

LAPORAN (7 MUKA SURAT

BIL. SALINAN YANG DIPERLUKAN

ANGGARAN PENGGUNAAN KERTAS

KESELURUHAN (KEPING)

PENJIMATAN KERTAS

SEBELUM PROJEK

SELEPAS PROJEK

SEBELUM PROJEK

SELEPAS PROJEK

SEBELUM PROJEK

SELEPAS PROJEK

SELEPAS PROJEK

4 KEPING 0 KEPING 3 SALINAN 0 SALINAN 12 KEPING 0 KEPING 100%

PENJIMATAN KERTAS SEBANYAK

100%

SASARAN PENYELESAIAN PROJEKTUMPUAN SASARAN

PENJIMATAN/PEMANTAPAN

PENILAIAN SELEPAS PROJEK

MASA PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS DARIPADA PENGERUSI PRO-PENS KEPADA PTJ

71.0% 87.5%

MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS PENSYARAH INDIVIDU

95.0% 95.0%

JUMLAH KERTAS YANG DIPERLUKAN UNTUK PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS

100.0% 100.0%

LAPORAN PRO-PENS ONE VIEW LAPORAN SATU TINGKAP

LAPORAN PENSYARAH INDIVIDU BOLEH DIAKSES

DALAM SATU TINGKAP

OBJEKTIF PROJEK

OBJEKTIF 1:MENJIMATKAN MASA UNTUK MENGEDAR DAN MENGEKSTRAK LAPORAN PEMANTAUAN PRO-PENS KEPADA KOORDINATOR PROGRAM DAN

PENSYARAH BERKAITAN

OBJEKTIF 2:MENJIMATKAN PENGGUNAAN KERTAS DALAM

PROSES PELAPORAN PRO-PENS

OBJEKTIF 3: MEMANTAPKAN LAPORAN PEMANTAUAN PRO-

PENS SECARA MENYELURUH

APA PENDAPAT PELANGGAN?

ANTARA YANG MEMBERI MAKLUMBALAS

Cik Christy BidderKoordinator Program

HM111 Diploma Pengurusan Pelancongan

This system is going to be very useful and convenient to me. It will eliminate the

problem of receiving the PRO-PENS reports via email because sometimes

our email quota is full.Personal interview

5 Okt 2016

Dr Rashidah OmarKoordinator Program

Fakulti Sains Komputer dan Matematik (FSKM)

Sistem ini akan memudahkan kerja saya. Walaupun saya adamenyimpan rekod PRO-PENS pensyarah FSKM, tapi kalau sayaperlu mendapatkan rekod untuk beberapa tahun, saya perlu

mencari maklumat dalam fail juga. One view itu sangatberguna sebab saya juga boleh melihat pensyarah mana yang telah dipantau serta sejarah pemantauan. Misalnya adakah

prestasi pensyarah bertambah baik? Sekiranya saya tidak lagimemegang jawatan koordinator, maka koordinator baru pun

senang buat kerja nanti sebab semua maklumat bolehdidapati dalam sistem.

Personal interview5 Okt 2016

ANTARA YANG MEMBERI MAKLUMBALAS

Pn Aminah AmanPenolong Pendaftar Kanan

Bahagian Hal Ehwal Akademik

UiTM Cawangan Sabah

ANTARA YANG MEMBERI MAKLUMBALAS

Cik Farhana YaakubKoordinator Program

Diploma Pentadbiran Awam (AM110)

UiTM Cawangan Sabah

Penilaian ahli kumpulan PENILAIAN SENDIRI

SkalaPenilaian

1 2 3 4 5

Lemah Sederhana Baik Amat Baik Cemerlang

Semangat

kerja

berpasukan

KomitmenPengurusan

masa

Pengetahuan

KIK

Daya

KreativitiKepimpinan

Sebelu

m

Selepa

s

Sebelu

mSelepas

Sebelu

mSelepas Sebelum Selepas

Sebelu

mSelepas

Sebelu

m

Selepa

s

Dr May Liu 3 5 3 5 4 5 3 5 3 4 4 5

Datuk Dr Hj Abdul Kadir

Rosline3 5 3 4 3 4 3 5 3 5 3 5

Janis Hj Jamadil 3 5 3 5 4 5 4 5 3 5 3 5

Ung Ling Ling 3 5 3 5 4 4 3 4 2 4 3 5

Nasrah Naharu 3 5 4 5 4 5 3 4 3 5 3 4

Latifah Binti Ahmad 3 5 3 5 3 5 2 5 3 5 3 5

Dinda Atil 3 5 4 5 3 5 4 5 3 4 3 4

Penilaian ahli kumpulan carta radar

SKALA PENILAIAN

1 LEMAH

2 SEDERHANA

3 BAIK

4 AMAT BAIK

5 CEMERLANG

0

1

2

3

4

5

Semangatkerja

berpasukan

Komitmen

Pengurusanmasa

PengetahuanKIK

Daya Kreativiti

Kepimpinan

Sebelum

Selepas

HASIL projek

PROJEK e-PROPENS

SEKIAN, TERIMA KASIH