program studi d3 administrasi bisnis jurusan …
TRANSCRIPT
PEMBUATAN DATABASE KEARSIPAN DI PT. IVOMAS TUNGGAL
PERKEBUNAN NENGGALA ESTATE
(Creating of archival database in PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala
Estate)
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III
Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri
Bandung
Oleh:
Rizky Sari Nurjanah
Nim: 145213025
PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2017
ii
iii
iv
CURICULLUM VITAE
Nama : Rizky Sari Nurjanah
Nim : 145213025
Tempat/Tanggal lahir : Perawang, 01 Agustus 1995
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Departemen : Administrasi Niaga
Program Studi : D3 Administrasi Bisnis
Alamat : Jalan Hangtua Rt.02/02 Simpang Libo Lama KM. 73 Kandis Kab. Siak Prov Riau 082384263519
Telephon :
Email : [email protected]
LATAR BELAKANG PENDIDIKAN
Pendidikan
2002 – 2008 : SDN 009 Binaan Kandis
2008 – 2011 : SMPN 1 Kandis
2011 – 2014 : SMKN 1 Kandis
2014 – Sekarang : Politeknik Negeri Bandung
Pengalaman Organisasi : 1. Anggota PMR SMPN 1 Kandis 2010
2. Anggota Lingkup SMKN 1 Kandis 2012
3. Ketua Aubade SMKN 1 Kandis 2012
4. Staf Ahli Humas HMAN 2015-2016
v
5. Anggota UKBM 2014
6. Anggota Tim Medik Regenerasi HMAN
2015-2016
Pelatihan : 1. Program Pengenalan Kehidupan Kampus
2015 di Politeknik Negeri Bandung
2. ESQ Leadership Training 2015 di Politeknik
Negeri Bandung
3. Pelatihan Bela Negara dan Kedisiplinan di
PUSDIK HUB Cimahi 2015
4. Beauty Class Training Kosmetika Wardah
2015 di Politeknik Negeri Bandung
5. Table Manners Course di Hotel Savoy
Homan 2015
6. Student Etrepeneur Expo 2016 di Politeknik
Negeri Bandung
7. Seminar Bisnis Spirit Of Young Entrepeneur
2016
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan
dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata
dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima sanksi.
Bandung, Juli 2017
Rizky Sari Nurjanah NIM. 145213025
vi
LEMBAR PERSEMBAHAN
Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada
Mamah dan Papah Tercinta
Yang telah memberikan do’a, nasihat, kasih sayang, bimbingan, dan dukungan
moril maupun materil sehingga bisa melangkah hingga sejauh ini
Kakak, adik dan keluarga besar tersayang yang memberikan semangat kepada
penulis
Orang-orang terdekat penulis Elena, Novi, ayu dan semua yang tidak bisa
disebutkan satu persatu yang selalu memberikan dukungan, saran, nasiat kepada
penulis
Teman-teman kelas ku AB Kerma Siak diawali di gedung SMAN 1 Siak dan
berpindah di gedung B Polban semoga kita kuat di perantauan dan terimakasih
untuk semua suka, duka, canda, dan tawa yang telah kita lalui bersama
D3 Administrasi Bisnis 2014 terima kasih untuk cerita selama 3 tahun semangat
lulus 2017
Administrasi Niada 2014 & HMAN untuk seluruh angkatan yang membuat
tertawa dan seluruh punggawa gedung B yang selalu ceria dan mengajarkan
banyak hal.
vii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatka kehadiran Allah SWT, karena telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir yang berjudul “Pembuatan Database Kearsipan
Menggunakan Microsoft Access Di PT. Ivomas Tunggal Perkebunan
Nenggala Estate”. Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah
Tugas Akhir Progma Studi DIII Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini masih
jauh dari kata sempurna dikarenakan keterbatasan waktu dan pengetahuan serta
pengalaman penulis. Maka penulis mengharapkan kritikan dan saran guna
menyempurnakan tugas akhir ini.
Dalam penyusanan laporan ini, penulis ucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang telah membantu dan memberikan dorongan untuk menyelesaikan
tugas akhir ini.
Penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat
bagi pembaca dan dapat dijadikan referensi bagi pihak yang berkepentingan.
Akhir kata penulis ucapkan terima kasih.
Bandung, Juli 2017
Rizky Sari Nurjanah
Penulis
viii
UCAPAN TERIMA KASIH
Pada kesempatan ini penulis menggucapkan banyak terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Mamah dan Papah tercinta yang telah memberikan do’a, nasihat, kasih
sayang, bimbingan, dan dukungan moril maupun materil untuk penulis.
2. Ermina Tiorida, SE., M.Si selaku deson pembimbing Tugas Akhir yang
selalu memberikan dukungan, semangat, dan masukan serta bimbingan
kepada penulis sehingga laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan
dengan baik.
3. Sri Raharso, S.Sos., M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga
4. Drs. Ii Halilah., S.Sos., Msi., selaku Ketua Program Studi DIII
Administrasi Bisnis yang selaku memberikan Arahan dan nasihat.
5. Dra. Sri Surjani Tjahtjawati, M.Si selaku walikelas yang telah menjadi ibu
kedua dan memberikan dukungan dan memberikan semangat kepada
penullis.
6. Pemerintah Kabupaten Siak terima kasih atas kepercayaannya dan
kesempatan yang diberikan
7. Bapak Suprayitno selaku Estate PT. Ivomas Tunggal Perkebunan
Nenggala.
8. Staff PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala yang dengan baik
menerima penulis untuk menyelesaikan proyek Tugas Akhir ini.
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMA JUDUL…..…………...……………………………………………..…i
LEMBAR PENGESAHAAN LAPORAN TUGAS AKHIRError! Bookmark not
defined.
LEMBAR PERNYATAAN PENULIS LAPORAN TUGAS AKHIR........... Error!
Bookmark not defined.
CURICULLUM VITAE ......................................................................................... iv
LEMBAR PERSEMBAHAN ................................ Error! Bookmark not defined.
ABSTRAK ............................................................. Error! Bookmark not defined.
ABSTRACT ............................................................................................................xvii
KATA PENGANTAR............................................................................................ vii
UCAPAN TERIMA KASIH ..................................................................................viii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................xiii
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xiv
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUN ......................................... Error! Bookmark not defined.
I.1 Latar Belakang .............................................. Error! Bookmark not defined.
I.2 Rumusan Masalah ......................................... Error! Bookmark not defined.
I.3 Tujuan dan Manfaat Proyek .......................... Error! Bookmark not defined.
I.3.1 Tujuan ..................................................... Error! Bookmark not defined.
I.3.2 Manfaat ................................................... Error! Bookmark not defined.
I.4 Ruang Lingkup dan Batasan Masalah ........... Error! Bookmark not defined.
I.4.1 Ruang Lingkup ....................................... Error! Bookmark not defined.
x
I.4.2 Batasan Masalah ..................................... Error! Bookmark not defined.
I.4.3 Output Proyek ......................................... Error! Bookmark not defined.
I.5 Sistematika Pelaporan ................................... Error! Bookmark not defined.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................ Error! Bookmark not defined.
II.1 Perancangan ................................................. Error! Bookmark not defined.
II.2 Arsip............................................................ Error! Bookmark not defined.
II.2.1 Macam-Macam Arsip Menurut Dewi (2011), sebagai berikut: ..... Error!
Bookmark not defined.
II.2.2 Jenis-Jenis Arsip.................................... Error! Bookmark not defined.
II.2.3 Peranan Arsip ....................................... Error! Bookmark not defined.
II.3 Pengertian Kearsipan ................................... Error! Bookmark not defined.
II.3.1 Sistem Penyimpanan Arsip ................... Error! Bookmark not defined.
II.4 Arsip Elektronik........................................... Error! Bookmark not defined.
II.4.1 Manfaat Pengelolaan Arsip Secara Elektronik..... Error! Bookmark not
defined.
II.4.2 Sistem Kearsipan Elektronik ................ Error! Bookmark not defined.
II.5 Sistem Informasi .......................................... Error! Bookmark not defined.
II.5.1 Sistem .................................................... Error! Bookmark not defined.
II.5.2 Data ....................................................... Error! Bookmark not defined.
II.5.3 Informasi ............................................... Error! Bookmark not defined.
II.5.4 Sistem Informasi.................................... Error! Bookmark not defined.
II.6 Database ................................................... Error! Bookmark not defined.
II.7 Perangkat Lunak (softwer) ........................... Error! Bookmark not defined.
II.7.1 Data Flow Diagram (DFD) ................... Error! Bookmark not defined.
II.7.2 Entity Relational Diagram (ERD) ........ Error! Bookmark not defined.
xi
II.7.3 Flowchart............................................. Error! Bookmark not defined.
II.7.4 Microsoft Access ................................... Error! Bookmark not defined.
II.7.5 Tipe Data ............................................... Error! Bookmark not defined.
BAB III METODE DAN PROSES PENYELESAIANError! Bookmark not
defined.
III.1 Gambaran Umum Instansi .......................... Error! Bookmark not defined.
III.1.1 Sejarah Singkat PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala Estate
............................................................. Error! Bookmark not defined.
III.1.2 Sasaran/ Target Usaha.......................... Error! Bookmark not defined.
III.1.4 Kesejahteraan Karyawan..................... Error! Bookmark not defined.
III.1.5 Fasilitas ................................................ Error! Bookmark not defined.
III.1.6 Karakteristik Sinar Mas ....................... Error! Bookmark not defined.
III.2 Kondisi Awal .............................................. Error! Bookmark not defined.
III.3 Prosedur Kerja ............................................ Error! Bookmark not defined.
III.4 Perancangan DatabasePengelolaan Arsip... Error! Bookmark not defined.
III.4.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD)............ Error! Bookmark not
defined.
III.4.2 Perancangan Entity Relational Diagram (ERD) . Error! Bookmark not
defined.
III.4.3 Perancangan Struktur Menu Utama ..... Error! Bookmark not defined.
III.4.4. Perancangan Struktur Data.................. Error! Bookmark not defined.
III.5 Hasil Proyek ............................................... Error! Bookmark not defined.
III.5.1 Menu Login.......................................... Error! Bookmark not defined.
III.5.2 Halaman Utama.................................... Error! Bookmark not defined.
III.5.3 Menu Surat Masuk ............................... Error! Bookmark not defined.
III.5.4 Menu Input Surat Masuk ..................... Error! Bookmark not defined.
xii
III.5.5 Menu Surat Keluar ............................... Error! Bookmark not defined.
III.5.6 Menu Input Surat Keluar...................... Error! Bookmark not defined.
III.6 Pembahasan ................................................ Error! Bookmark not defined.
III.6.1 Sistem Pengelolaan Arsip di PT. Ivomas Tunggal Perkebunan
Nenggala.............................................. Error! Bookmark not defined.
III.6.2 Pembuatan DatabaseArsip di PT. Ivoamas Tunggal Perkebunan
Nenggala.............................................. Error! Bookmark not defined.
III.6.3 Evaluasi dari Hasil Pembuatan DatabaseArsip di PT. Ivomas
TunggalLPerkebunan Nenggala .......... Error! Bookmark not defined.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................xviii
xiii
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Dokumen 17
Gambar 2.2 Flowchart 39
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Ivomas Tunggal Nenggala Estate 42
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Administrasi Perkebunan Nenggala
Gambar 3.3 Flowchart Surat Masuk
44
49
Gambar 3.4 Flowchart Surat Keluar 50
Gambar 3.5 Skema Prosedur Kerja Penulis 51
Gambar 3.6 Data Low Diagram Level 0 53
Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1 54
Gambar 3.8 ERD 55
Gambar 3.9 Tabel Admin 56
Gambar 3.10 Tabel File Surat 57
Gambar 3.11 Tabel Surat 57
Gambar 3.12 Queri Arsip Surat Masuk 58
Gambar 3.13 Queri Arsip Surat Keluar 58
Gambar 3.14 Form Login
Gambar 3.15 Halaman Utama
59
59
Gambar 3.16 From Input Arsip Surat Masuk 60
Gambar 3.17 From Input Arsip Surat Keluar 61
Gambar 3.18 From Pencarian Arsip 61
Gambar 3.19 Rancangan Surat Masuk 62
Gambar 3.20 Rancangan Surat Keluar 62
Gambar 3.21 Menu Login 63
Gambar 3.22 Halaman Utama 63
Gambar 3.23 Menu Surat Masuk 64
Gambar 3.24 Menu Input Surat Masuk 64
Gambar 3.25 Menu Surat Keluar 65
Gambar 3.26 Menu Input Surat Keluar 65
xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Simbol data flow diagram 34
Tabel 2.2 Simbol Yang Ada Dalam ERD 38
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Rekomendasi dari Perusahaan
Lampiran 2 : Surat Permohonan Izin Pembuatan Proyek
Lampiran 3 : Surat Balasan Permohonan Izin pembuatan Proyek Tugas Akhir
Lampiran 4 : Surat Keterangan
Lampiran 5 : Surat Pernyataan Penggunaan Proyek
Lampiran 6 : Formulir Bimbingan Ta
Lampiran 7 : Transkip Wawancara
Lampiran 8 : Bukti Kehadiran Sidang Tugas Akhir
Lampiran 9 : Kuesioner
Lampiran 10 : Hasil Turnitin
xvii
ABSTRAK
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat, manusia dituntut untuk bertindak semakin cepat dan tepat tanpa mengabaikan efesiensi. PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala Estate perlu untuk mengaplikasikan teknologi untuk pengelolaan arsip, karena PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala Estate masih menggunakan arsip secara manual yang mengakibatkan kurang efektif. Dalam penanganan arsip yang masih secara manual, penyimpanan arsip yang hanya ditumpuk dalam satu folder tanpa ada klafikasi lanjutan. Kemudian karyawan yang tidak tertib dalam peminjaman buku agenda, hal ini menyebabkan jika dalam penomoran surat selanjutnya sering terjadi nomor surat menjadi ganda. Terdapat tumpukan arsip yang tidak tertata, hal ini menyebabkan arsip sulit dicari. Tujuan dari penulisan laporan ini untuk membuat database arsip di PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala Estate. Database ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access untuk mempermudah dalam pengarsipan di perusahaan. Pembuatan database kearsipan ini meliputi langkah-langkah antara lain mengidentifikasi masalah, perancangan aplikasi, mendisain aplikasi, dan mengetes aplikasi. Hasil ujicoba apliksi yang dilakukan yaitu database yang dibuat telah memenuhi kebutuhan dan sangat membantu di PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala Estate. Hasil rancangan diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan yang terjadi di PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala Estate.
Kata Kunci : Aplikasi, Arsip, Database, Sistem
xviii
ABSTRACT
Along with the development of science and technology increasingly rapidly, humans are required to act quickly and appropriately without the efficiency. PT. Ivomas Tunggal Nenggala Estate needs to apply the technology for archive management, because PT. Ivomas Tunggal PerkebunanNenggala Estate still uses manually less effective archives. Archives are just stacked in a single folder without any clafication. Then the employees are not disciplined in the agenda book lending, this happens if the numbering of the next letter often occurs the number of letters into a double. There are files that are not organized, this causes the archive difficult to find. The purpose of writing this report to create an application database archive at PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala. This application is created by using Microsoft Access to facilitate the archiving in the company. The creation of this archive database application includes steps among others. Problems, apps designing, designing apps, and testing apps. The results of apliksi trial that is made the application made is needed and very helpful in PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala. The results can be obtained to overcome the problems that occurred in PT. Ivomas Tunggal Perkebunan Nenggala. Keywords: Archive, Database, System
xix
DAFTAR PUSTAKA
Andi. 2013. Trik Cepat Membuat Database Access 2013. Bandung: PT. Elex
Media Komputindo
Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan unutk Lembaga Negara, Swasta
dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Dewi, Irra Crisyanti. (2011). Manajeman Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka.
Gie, The Liang. (2007). Administrasi Perkantoran Modren. Yogyakarta: Liberty
Handayani, Tri. (2012). Manajemen Arsip Perguruan Tinggi Di Era New Public
Service (Sebuah Pemikiran untuk arsip Perguruan Tinggi Universitas
Dipenogoro. Jurnal Kearsipan.
Chaniago, Harmon. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar
Limas Perkasa.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran U ntuk Manajer & Staf. Jakarta:
Vesismedia.
Http://eltek.polinema.ac.id/public/upload/file/paper6_IndraDharma.pdf
Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasi &
Perkembangannya. Yogyakarta:Andi
Quible, Zane K. (2005). Administrasi Office Managemen an Introduction.
London: Prentice Hall.
Sedarmayanti. (2008). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modren.
Bandung: Mandar Maju
Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran.
Bandung: CV Mundur Maju
Sugiarto, Agus, dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modren.
Yogyakarta: Gava Media.
Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modren.
Bandung: Erlangga.
Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan Madcoms. (2007). Aplikasi
Pemograman Database degan visual basic dan Crystal Report. Yogyakarta:
Andi
xx
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 diambil 3 april 2017,
From http://peraturan.go.id/uu/nomor-43-tahun-2009.html
Wasito, Budi. 2010. Mudahnya ber”olah data” dengan Microsoft Office Access
Tanpa Membuat Program. Jakarta: Mitwa Wacana Media
Wijaya, Indra Dharma. (2012) Analisi dan Perancangan Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia (SDM) di PT. Inti Karya dari Jurnal ELTEK. Volume 10 No 2
ISSN 1693-4024. Diambil 2 Juni 2017 dari
Winarno, Wing Wahyu. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP
AMP YKPN
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. yogyakara: Graha Ilmu.