BAB 9

KUMPULAN 9NAMA AHLI KUMPULAN :

SITI HAJAR BINTI SAAD (218338)NORFAIZARINA BINTI MOHD YASSIN (218293)NOR HUSNA BINTI HASHIM (218303)SITI AISHAH HAYATY BINTI AZMI (216344)NORSHAMSHINOR BINTI SAAD (216091)

BAB 9 RANCANGAN DAN ALAT-ALAT PERANCANGAN

PENGENALAN

melihat fakta-fakta mengenai perancangan dengan lebih terperinci.perancangan melibatkan penetapan matlamat dan objektif organisasi. juga menjelaskan kepada pekerja bagaimana matlamat dan objektif tersebut boleh dicapai.

DEFINISI RANCANGANRancangan merupakan satu cadangan tindakan yang spesifik bagi membantu organisasi mencapai objektif. Pembentukan rancangan adalah merupakan tugas yang paling kritikal bagi setiap pengurusan kerana pengurus perlu membentuk cadangan tindakan yang logik dan boleh dilaksanakan. Terdapat empat dimensi rancangan yang telah diperkenalkan oleh Kast dan Rosenzweig iaitu pengulangan (repetitiveness), masa (time), skop (scope), dan peringkat (level) (Certo,1997).

(a) Pengulangan

- Pengulangan bermaksud kekerapan penggunaan rancangan yang dibentuk. - Terdapat rancangan yang dibentuk untuk satu situasi sahaja dan secara amnya bersifat jangka pendek. - Rancangan jenis ini selalunya digunakan sekali sahaja. Ada juga rancangan yang boleh digunakan berulang-ulang kali jika situasi yang sama berterusan untuk satu jangka masa yang panjang.

(b) Masa

Dimensi masa pula menerangkan tempoh masa bagi sesuatu rancangan itu digunakan. Seperti yang telah dibincangkan dalam bab yang lepas, perancangan strategik melibatkan tempoh masa yang panjang, manakala perancangan taktikal adalah untuk jangka masa yang lebih pendek. Jadi jika anda hendak membuat rancangan, ia boleh berbentuk jangka pendek atau jangka panjang bergantung kepada jenis perancangan anda.

(d) Peringkat

Dimensi peringkat atau tahap pula merujuk kepada tahap sesuatu rancangan itu ditujukan. Rancangan peringkat atasan dikeluarkan khas untuk kegunaan pengurusan atasan. Begitu juga dengan peringkat pertengahan dan bawahan. Setiap peringkat mempunyai rancangan yang berkaitan dengan peringkat masing-masing. Memandangkan setiap peringkat dalam organisasi saling bergantungan antara satu sama lain, maka rancangan yang dibentuk mempunyai ciri-ciri persamaan dan mempengaruhi antara satu sama lain.

JENIS-JENIS RANCANGAN RANCANGAN SEKALI GUNAPROGRAM- Rancangan yang dibentuk untuk menjalankan sesuatu projek tertentu dan digunakan sekali sahajaBELANJAWAN- Ia merupakan alat kawalan yang memberi garis panduan tentang had penggunaan wang untuk sesebuah projek dan bagaimana memperoleh wang untuk sesuatu tempoh masa tertentu.TUMPUAN PERANCANGAN

-Melibatkan penentuan jenis bangunan dan peralatan yang diperlukan oleh organisasi untuk mencapai objektif.-Pemilihan tempat ialah menentukan kedudukan tapak perniagaan yang akan didirikan dan merupakan perkara pertama yang perlu dikenal pasti .Antara persoalan yang penting semasa pemilihan tapak ialah:Di mana pelanggan berada?Apakah bentuk dan tahap persaingan yang ada di kawasan tersebut?Adakah bahan mentah mudah didapati?Berapakah kadar upah yang diberi?Berapakah kos yang perlu untuk pembinaan tapak di kawasan tersebut?Adakah sistem pengangkutan dan kemudahan prasarana disediakan?-Melibatkan penentuan jenis bangunan dan peralatan yang diperlukan oleh organisasi untuk mencapai objektif.-Pemilihan tempat ialah menentukan kedudukan tapak perniagaan yang akan didirikan dan merupakan perkara pertama yang perlu dikenal pasti .Antara persoalan yang penting semasa semasa pemilihan tapak ialah:Di mana pelanggan berada?Apakah bentuk dan tahap persaingan yang ada di kawasan tersebut?Adakah bahan mentah mudah didapati?Berapakah kadar upah yang diberi?Berapakah kos yang perlu untuk pembinaan tapak di kawasan tersebut?Adakah sistem pengangkutan dan kemudahan prasarana disediakan?

11Perancangan Kemudahan Fizikal

-Melibatkan penentuan jenis bangunan dan peralatan yang diperlukan oleh organisasi untuk mencapai objektif.-Pemilihan tempat ialah menentukan kedudukan tapak perniagaan yang akan didirikan dan merupakan perkara pertama yang perlu dikenal pasti .

Antara persoalan yang penting semasa pemilihan tapak ialah:Di mana pelanggan berada?Apakah bentuk dan tahap persaingan yang ada di kawasan tersebut?Adakah bahan mentah mudah didapati?Berapakah kadar upah yang diberi?Berapakah kos yang perlu untuk pembinaan tapak di kawasan tersebut?Adakah sistem pengangkutan dan kemudahan prasarana disediakan?

Perancangan Sumber Manusia

-Objektif organisasi tidak akan tercapai tanpa tenaga kerja yang sempurna.-Keperluan tenaga kerja sesebuah organisasi dipengaruhi oleh kadar lantik-henti,keadaan tenaga kerja yang sedia ada serta kadar pertumbuhan organisasi itu sendiri.Antara persoalan yang perlu dipertimbangkan oleh pengurus dalam membuat perancangan ini ialah:

Apakah ciri-ciri pekerja yang dikehendaki oleh organisasi?Jumlah pekerja yang diperlukan .Apakah langkah pengrekrutan dan pemilihan yang perlu dibuat?Bolehkah pekerja yang sedia ada sekarang diberi latihan untuk mengisi kekosongan jawatan pada masa hadapan?Apakah kadar pekerja yang bertukar ke organisasi lain?

Langkah-langkah dalam proses perancangan sumber manusia yang dibangunkan oleh Bruce Coleman

Objektif dan pelan organisasiKeperluan sumber manusiaInventori sumber manusiaKeperluan sebenar sumber manusiaProgram sumber manusiaPembangunan

Penambahan

Penyesuaian

Melalui rajah tersebut,perancangan sumber manusia bermula dengan melihat objektif organisasi secara menyeluruh.Ia penting bagi menentukan jumlah keperluan pekerja,seterusnya dibandingkan dengan pekerja yang sedia ada.Dari perbandingan tersebut,jika terdapat kekurangan pekerja,maka organisasi haruslah mengambil pekerja tambahan.

ALAT-ALAT PERANCANGAN1. Ramalan (forecosting)2. Penjadualan (scheduling)DUA JENIS PERANCANGAN:Definisi- Proses jangkaan sesuatu kejadian pada masa hadapan yang boleh mempengaruhi operasi organisasi.

Jenis-jenis ramalan: ekonomi, teknologi, trend sosial, jualan.

RAMALANDefinisi: Jangkaan terhadap jumlah jualan produk atau servis yang dikeluarkan organisasi bagi tempoh tertentu.

Contoh: - bilangan pekerja yang perlu ditambah- jumlah pinjaman wang bagi membesarkan perniagaan dll.

Ramalan jualan1. Pendapat Juri Eksekutif (jury of executive opinion)

2. Pasukan Jurujual (sales force estimation method)

3. Analisis siri masaKaedah ramalan jualan:

Sejumlah pengurus berkumpul dan berbincang bentuk jualan akan datang berdasarkan: - pengalaman pengurus- faktor semasa seperti persaingan, dasar kerajaan dan kestabilan ekonomi.

1. Pendapat Juri Eksekutif (jury of executive opinion)Pengumpulan pendapat dan penilaian pengurus yang pakar dalam bidang masing-masing secara lebih formal.

Mengandungi 6 langkah.Kaedah Delphi:Langkah 1:

Pakar menjawab soalan tentang jualan masa hadapan secara bertulis tanpa perbincangan.

Langkah 2:

Ringkasan jawapan disediakan.Pakar yang dilantik tidak mengetahui jawapan yang diberikan oleh pakar lain (semua dirahsiakan).

Langkah 3:

Ringkasan yang disiapkan diberi semula dan membuat perubahan jawapan jika perlu.

Langkah 4:

Ringkasan kedua dibuat selepas perubahan jawapan dan diedarkan kepada pakar yang terlibat. Sebarang alasan berbeza dari pendapat ramai perlu diberi secara bertulis.

Langkah 5:

Berdasarkan jawapan dan alasan.

Langkah 6:

Ramalan deibentuk berdasarkan langkah 5.

jangkaan jualan berdasarkan analisis pasukan jualan.2. Pasukan Jurujual (sales force estimation method)Menganalisis hubungan jualan dan masa sesuatu produk biasanya digambarkan melalui graf.

Produk akan melalui kitaran hayat (product life cycle) pengenalan, pertumbuhan, matang, tepu dan menurun)3. Analisis siri masaTahap pengenalan:- jualan produk baru bermula.

Tahap pertumbuhan: - telah diterima oleh pengguna dan jualan terus meningkat.

Tahap matang: - mempunyai produk pesaing. - jualan meningkat tapi pada kadar perlahan.

Tahap tepu: -setiap pengguna telah memiliki produk tersebut.-Kadar jualan sangat perlahan.

Tahap penurunan: - ridak mendapat perhatian kerana terdapat produk gantian yang lebih disukai pengguna.

1) Kaedah kolerasi.2) Kaedah simulasi komputer.Penilaian Kaedah Ramalan JualanPENJADUALAN Proses untuk mencapai sesuatu objektif secara terperinciMemperuntukan dan mengagihkan sumber-sumber yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu tugasMembuat jadual waktu untuk menyelesaikan tugas/ aktiviti yang telah dikenalpasti agar objektif tercapai 2 Teknik Penjadualan : Carta Gantt PERT ( program evaluation and review technique )CARTA GANTTDiperkenalkan oleh Henry LGraf bar yang melibatkan:* faktor masa paksi X* sumber/ aktiviti paksi YDigunakan untuk sumber seperti sumber manusia dan mesinCARTA GANTTMenunjukkan sesuatu tugas/ aktiviti yang perlu disiapkan dan tahap progress kerja sebenar yang telah dicapai Boleh dinilai samada kerja mengikut masa atau sebaliknya

KELEMAHAN CARTA GANTTTidak menngandungi maklumat tentang perhubungan antara satu tugas dengan tugas yang lainTidak ada maklumat yang menyatakan tugas mana perlu disiapkan terlebih dahulu sebelum tugas-tugas lain boleh dimulakanPERTCarta PERT boleh mengatasi kelemahan Carta GanttBukan sahaja senaraikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan tetapi juga menerangkan tentang hubungan antara satu tugas dengan tugas yang lainMerupakan 1 rangkain aktiviti yang menunjukkan 2 perkara iaitu:* jangka masa yang diperlukan* turutan aktiviti/ tugas mana yang perlu disiapkan dahulu

CIRI-CIRI PERTMengandungi 2 elemen utama iaitu:* aktiviti kerja yang perlu dilakukan dalam sesebuah projek* event kerja yang telah pun disempurnakan dalam sesebuah projekAktiviti simbol anak panahEvent simbol bulatan

REKA BENTUK RANGKAIAN PERT UNTUK PEMBINAAN RUMAHBUMBUNGMULAKERANGKADINDING DALAMKERJA MENGECATTAPAKPINTU DAN TINGKAPDINDING LUARRUMAH SIAPCIRI-CIRI PERTKedudukan hubungan antara event bermula dari kiri ke kanan. Event terdahulu ditunjukkan di sebelah kiriNombor yang terletak dalam kurungan di atas setiap anak panah menunjukkan jumlah masa yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu projekLALUAN KRITIKALTurutan aktiviti/ event yang memerlukan tempoh masa yang lama untuk disiapkan Sebarang kelewatan akan menyebabkan kelewatan seluruh projekLauan kritikal ditunjukkan melalui anak panah yang hitamLANGKAH-LANGKAH & PEMBENTUKAN RANGKAIAN PERT4 langkah asas iaitu :* langkah 1 senaraikan semua aktiviti/ event yang terlibat dan kenalpasti turutan setiap antiviti/ event yang perlu dilaksanakan* langkah 2 pastikan tempoh masa untuk menyiapkan aktiviti/ event* langkah 3 bentuk rangkaian PERT yang mengandungi maklumat yang terdapat di langkah 1 dan 2* langkah 4 kenalpasti laluan kritikalRUMUSANKini anda telahpun mengetahui hubungan antara rancangan, strategi dan perancangan. Terdapat dua jenis rancangan dan setiap satunya mempunyai ciri-cirinya sendiri yang boleh dilihat dari empat dimensi, iaitu pengulangan, masa, skop dan peringkat. Seterusnya alat-alat dalam membantu pengurus membuat perancangan turut dibincangkan iaitu ramalan dan penjadualan.

OBJEKTIF

Mendefinisikan rancangan.Menjelaskan dimensi dan jenis-jenis rancangan.Membincangkan faktor kegagalan sesuatu rancangan.Menerangkan dua bahagian utama organisasi yang terlibat dengan perancangan.Mengetahui alat-alat atau kaedah yang membantu dalam proses perancangan.Membincangkan kebaikan dan kekurangan kaedah yang digunakan.