portal rasmi jabatan akauntan negara malaysia ......semua pengarah negeri/ cawangan jabatan akauntan...

ANM(T) 81/10/6/10 (48)

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA BILANGAN 8 TAHUN 2018

TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN

BAGI TAHUN KEWANGAN 2018

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

SPANM BIL. 8/2018

KANDUNGAN

i

1. TUJUAN .................................................................................................................. 1

2. PELAKSANAAN ...................................................................................................... 2

3. HAL-HAL LAIN ........................................................................................................ 4

4. TARIKH KUAT KUASA ........................................................................................... 6

5. PEMAKAIAN ........................................................................................................... 6

LAMPIRAN A: ................................................................................................................

ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN ......................

BAGI TAHUN KEWANGAN 2018 ................................................................................. 7

1. TUJUAN .................................................................................................................. 8

2. SENARAI AKTIVITI, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB ......................................... 8

Pengurusan Pesanan Kerajaan melalui Sistem ePerolehan dan iGFMAS ......... 8

Arahan Pembayaran ....................................................................................... 13

Pengurusan Panjar .......................................................................................... 14

Bayaran Pukal ................................................................................................. 18

Pengurusan Gaji .............................................................................................. 20

Pengurusan Terimaan ..................................................................................... 23

Baucar Jurnal .................................................................................................. 25

LAMPIRAN B: ................................................................................................................

ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI ........................................

BAGI TAHUN KEWANGAN 2018 ............................................................................... 28

LAMPIRAN C: ................................................................................................................

GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA ...................

DI iGFMAS .................................................................................................................. 50

1. TUJUAN ................................................................................................................ 51

2. LATAR BELAKANG .............................................................................................. 51

3. PELAKSANAAN .................................................................................................... 51

4. PELARASAN BAKI AWAL DEPOSIT .................................................................... 52

5. PELARASAN AKAUN PENYELESAIAN TEMPOH MIGRASI ................................ 55

6. PELARASAN AKAUN DUMMY SUBSIDIARI KE PENDEPOSIT SEBENAR ......... 81

7. PENUTUP ............................................................................................................. 83

file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998659file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998660file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998661file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998673file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998674file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998675file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998676file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998677file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998678

SPANM BIL. 8/2018

1

ANM(T) 81/10/6/10 (48)

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

BILANGAN 8 TAHUN 2018

Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua Ketua Jabatan Negeri

Semua Ketua Akauntan Kementerian

Semua Pengarah Negeri/ Cawangan Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Semua Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri

TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN

1. TUJUAN

1.1 Surat Pekeliling ini adalah bertujuan untuk memaklumkan tarikh akhir proses

dokumen kewangan tahun 2018 oleh Kementerian/ Jabatan bagi melancarkan

urusan penutupan akaun dan penyediaan Penyata Kewangan Kerajaan

Persekutuan tahun kewangan 2018.

1.2 Tarikh akhir Bayaran bagi perbelanjaan tahun 2018 adalah pada 21 Disember

2018 atau tarikh akhir yang dimaklumkan oleh Kementerian Kewangan dari

semasa ke semasa, yang mana terdahulu dan tiada tempoh Akaun Kena Bayar

selaras dengan surat Kementerian Kewangan rujukan MOF.NBO(S)600-

9/1/78(13) bertarikh 22 November 2018.

SPANM BIL. 8/2018

2

2. PELAKSANAAN

2.1 TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN

Tarikh akhir proses dokumen kewangan bagi tahun kewangan 2018 telah

ditetapkan seperti berikut:

BULAN JENIS DOKUMEN KEWANGAN TARIKH AKHIR

Disember

2018

Pesanan Kerajaan (termasuk kuiri) 14 Disember 2018

(Jumaat)

Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan

- Goods/Services Received Notes (GRN) (Peraku II)

14 Disember 2018

(Jumaat)

Arahan Pembayaran (Peraku II)

14 Disember 2018

(Jumaat)

Arahan Pembayaran - Kuiri (Peraku II)

17 Disember 2018

(Isnin)

Baucar Jurnal

Baucar Jurnal kecuali jurnal terimaan

dan perakaunan aset

17 Disember 2018

(Isnin)

Waran Peruntukan 31 Disember 2018

(Isnin)

Terimaan

1. Invois

2. Resit

3. Penyata Pemungut

4. Baucar Jurnal

31 Disember 2018

(Isnin)

SPANM BIL. 8/2018

3

2.2 PEMPROSESAN DOKUMEN KEWANGAN SELEPAS TARIKH YANG

DITETAPKAN

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab memastikan bahawa

perkhidmatan/bekalan/kerja (yang dipertanggungkan di bawah Vot Mengurus),

yang diterima/dilaksana dalam tahun 2018 tetapi tidak dibayar pada tarikh yang

telah ditetapkan, maka bayaran berkenaan perlu menggunakan peruntukan Vot

Mengurus tahun 2019 di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 58(a). Bagi bayaran

sedemikian, kelulusan pembayaran di bawah AP 58(a) hendaklah diperoleh

terlebih dahulu selaras dengan SPANM Bil. 7 Tahun 2018 Tatacara Pengurusan

Bayaran.

2.3 ARAHAN OPERASI DAN GARIS PANDUAN

Surat Pekeliling ini mengandungi arahan operasi dan garis panduan seperti

berikut:

2.3.1 Lampiran A : Arahan Operasi Tarikh Akhir Proses Dokumen

Kewangan Bagi Tahun Kewangan 2018

2.3.2 Lampiran B : Arahan Operasi Perakaunan Aset dan Inventori Bagi

Tahun Kewangan 2018

2.3.3 Lampiran C : Garis Panduan Tindakan Selepas Baki Awal Deposit

Disedia Di iGFMAS

SPANM BIL. 8/2018

4

3. HAL-HAL LAIN

Pertanyaan lanjut mengenai Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM),

boleh dirujuk kepada pihak berikut:

Pengarah

Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan (BPOPP)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Aras 3, Kompleks Kementerian Kewangan

No.1, Persiaran Perdana

62594, Presint 2

Putrajaya

u.p. : Unit Pengurusan Prestasi

emel : [email protected]

No. Tel. : 03-8882 1624/1612/1622/1611

Bil Perkara *Pihak Yang Boleh Dirujuk

1. Capaian Pengguna

iGFMAS

Unit Authorization

Bahagian Pengurusan Teklnologi Maklumat (BPTM)

[email protected]

03-8882 1151/ 1083/ 1417/ 1225

2. Pengurusan Gaji Unit Gaji, BPTM

[email protected]

03-8882 1128/1152/ 1126/ 1252/ 1189/ 1201/ 1124

3. Pengurusan Pesanan

Kerajaan Melalui

Sistem ePerolehan dan

iGFMAS

Unit Logistik, BPTM

[email protected]

03-8882 1792/ 1349/ 1137/ 1218

4. i) Bayaran Pukal

ii) Arahan Pembayaran

Unit Bayaran, BPTM

[email protected]

03-8882 1887/ 1130/ 1335

5. Pengurusan Terimaan Unit Terimaan, BPTM

[email protected]

03-8882 1358/ 1344/ 1340/ 1337

6. Data Induk dan Waran

Peruntukan

Unit Operasi Akaun Persekutuan,

Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat Dan Agensi

(BPOPA)

[email protected]

03-8882 1397/ 1641/ 1518/ 1514/ 1500

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]

SPANM BIL. 8/2018

5

Bil Perkara *Pihak Yang Boleh Dirujuk

7. Pengurusan Panjar

Unit Pengurusan Panjar Dan Bank, BPOPA

[email protected]

03-8882 1497/ 1564/ 1637/ 1602

8. Pengurusan Akaun

Amanah

Unit Pengurusan Akaun Amanah, BPOPA

[email protected]

03-8882 1542/ 1543/ 1511/ 1501

9. Perakaunan Aset Unit perakaunan Aset Dan

Inventori Persekutuan, BPOPA

[email protected]

03-8882 1544/1597/ 1646

*Pertanyaan hendaklah disalinkan kepada Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat

Perakaunan (BPOPP), u.p. Unit Pengurusan Prestasi.

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]

SPANM BIL. 8/2018

6

4. TARIKH KUAT KUASA

Surat pekeliling ini berkuat kuasa mulai pada tarikh ianya dikeluarkan.

5. PEMAKAIAN

5.1 Semua Kementerian/Jabatan diminta untuk merancang dengan teliti pengurusan

kewangan dan perakaunan serta memastikan pemprosesan dokumen kewangan

bagi tahun kewangan 2018 dapat dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.

5.2 Surat Pekeliling ini hendaklah dibaca bersama dengan arahan-arahan lain yang

dikeluarkan dari semasa ke semasa. Peruntukan Surat pekeliling ini juga

dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Badan Berkanun

Persekutuan dan Pihak Berkuasa Tempatan tertakluk kepada penerimaan oleh

pihak berkuasa masing-masing.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

(DATUK SAAT BIN ESA C.A.(M))

Akauntan Negara Malaysia


PUTRAJAYA

23 November 2018

s.k :

Ketua Setiausaha Negara

Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Ketua Audit Negara

Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua YB Pegawai Kewangan Negeri

SPANM BIL. 8/2018

LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN


7

LAMPIRAN A:

ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN



2018

SPANM BIL. 8/2018



8

1. TUJUAN

Arahan Operasi ini bertujuan memberi penjelasan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ)

dan Pejabat Perakaunan (Accounting Offices – AO) secara terperinci mengenai tarikh

akhir pemprosesan dokumen kewangan dan aktiviti yang terlibat semasa penutupan akhir

tahun 2018 bagi melancarkan proses penutupan akaun dan penyediaan Penyata

Kewangan Kerajaan Persekutuan tahun kewangan 2018.

2. SENARAI AKTIVITI, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

Pengurusan Pesanan Kerajaan melalui Sistem ePerolehan dan iGFMAS

Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh

1.

Pesanan Kerajaan

1.1. Dokumen Pesanan Kerajaan merangkumi jenis dokumen berikut:

a. P1 – Pesanan Kerajaan

(Bekalan & Perkhidmatan) ePerolehan

b. P2 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) ePerolehan

c. P3 – Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGFMAS

d. P4 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGFMAS

e. P5 – Waran Perjalanan Udara Awam

f. P6 – Pesanan Kerajaan (Kerja)

g. P7 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja)

1.2. Semua Pesanan Kerajaan (termasuk kuiri) hendaklah diselesaikan sehingga Semak AO (Status 80).

1.3. Bagi dokumen Peraku I dan Peraku II yang tidak berjaya di Semak AO pada 14 Disember 2018, dokumen hendaklah dikuiri semula ke ePerolehan.

PTJ

AO

AO

PTJ

Tarikh Akhir

14.12.2018

Tarikh Akhir

15.12.2018

Tarikh Akhir

15.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



9


2.

Hapus atau batalkan dokumen pesanan jika

perolehan tidak dapat dilaksanakan.

Dokumen pesanan iGFMAS yang hendak

dibawa ke tahun hadapan boleh dilaksana

bermula 1 Januari 2019 selepas proses

pengagihan waran peruntukan selesai.

Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (FRN/GRN)

2.1. PTJ hendaklah memastikan bekalan dan perkhidmatan diterima sepenuhnya daripada pembekal. Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (FRN/GRN) hendaklah diselesaikan sehingga Perakuan II (Status 80).

Bagi dokumen P3 & P4, jika GRN yang

didaftarkan tidak berjaya diselesaikan

hingga status 80 pada 14 Disember

2018 atau mengikut tarikh yang

ditetapkan oleh Kementerian Kewangan

dari semasa ke semasa, dokumen

tersebut perlu dikuiri dan dihapuskan

(status 74). PTJ perlu proses semula

GRN pada tahun 2019 setelah dokumen

pesanan berjaya di bawa ke hadapan

melalui proses Penutupan Akhir Tahun

(PAT) Pesanan Kerajaan.

2.2. Bagi Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (GRN) Separa (bekalan dan perkhidmatan tidak dapat diterima sepenuhnya dalam tempoh yang ditetapkan), sila ambil tindakan berikut:

a. Bagi P1, P2 & P3 - Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan & Perkhidmatan (SI) hendaklah dibuat sehingga Peraku II bagi baki bekalan yang belum diterima; atau

b. Bagi P4,P6 & P7- PTJ boleh memilih untuk:

i. laksanakan proses Perubahan Pesanan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (VO pengurangan)

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

Tarikh Akhir

14.12.2018

Tarikh Akhir

15.12.2018

Tarikh Akhir

14.12.2018

Tarikh Akhir

14.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



10


3.

4.

bagi baki yang tidak dapat diselesaikan; atau

ii. Bawa kehadapan baki yang belum selesai melalui proses Penutupan Akhir Tahun (PAT) Pesanan Kerajaan.

Padanan Bayaran (Sistem ePerolehan)

Memastikan proses padanan bayaran

daripada eP dan Arahan Pembayaran

diselesaikan sehingga Peraku II.

(tiada proses kuiri)

Arahan Pembayaran Dengan Pesanan

Kerajaan

4.1. Memastikan Peraku I, Semak AO dan Peraku II Arahan Pembayaran (termasuk kuiri) diselesaikan bagi Pesanan Kerajaan yang:

a. Bekalan/Perkhidmatan telah diterima b. Kerja telah dilaksanakan.

4.2. Semak status dokumen dan pastikan semua arahan bayaran berstatus 80.

4.3. Jika arahan bayaran yang didaftarkan tidak sempat diselesaikan hingga status 80 pada 17 Disember 2018 atau mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dari semasa ke semasa, dokumen tersebut perlu dikuiri dan dihapuskan (status 74) dan:

a. Bagi P3 & P4, PTJ perlu kunci masuk semula arahan pembayaran pada tahun 2019 dan bayaran akan tertakluk di bawah AP58(a);

b. Bagi P5 (WPUA Bukan Pukal), P6 & P7, PTJ perlu kunci masuk semula arahan pembayaran pada tahun 2019 setelah dokumen pesanan berjaya di bawa ke hadapan melalui proses Penutupan Akhir Tahun

PTJ

PTJ

PTJ

AO

PTJ

PTJ

Rujuk Tarikh

PAT di Bil.7

Tarikh Akhir

14.12.2018

Tarikh Akhir

17.12.2018

Sehingga

17.12.2018

Sehingga

18.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



11


5.

6.

(PAT) Pesanan Kerajaan. Bayaran akan tertakluk di bawah AP58(a) jika tarikh Siap/ Separa Siap Kerja/ Perkhidmatan adalah pada tahun 2018.

Payment Run

5.1. Melaksanakan Payment Run dan memastikan semua Arahan Pembayaran bagi semua PTJ telah diselesaikan.

5.2. Semak status dokumen dan pastikan semua Arahan Pembayaran berstatus 80 telah mempunyai No. EFT.

5.3. Jika Arahan Pembayaran tidak dapat diselesaikan sehingga 17 Disember 2018 atau mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dari semasa ke semasa bagi bekalan, perkhidmatan dan kerja yang telah sempurna diterima/laksana, bayaran berkenaan tertakluk dengan AP58(a). Bagi dokumen dari eP, FRN dan PO berkaitan perlu dibatalkan dan bayaran AP58(a) tersebut (yang telah mendapat kelulusan) hendaklah dibuat menggunakan Arahan Pembayaran Tanpa Pesanan Kerajaan.

Laporan

6.1. Laporan Pesanan Kerajaan.

Mengenalpasti status dokumen pesanan

kerajaan untuk tindakan melengkapkan,

hapus atau batal dokumen berdasarkan

tarikh yang telah ditetapkan.

6.2. Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang Telah Lengkap.

Memastikan invois diterima daripada

pembekal bagi bekalan dan

perkhidmatan yang telah diterima.

AO

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

Sehingga

20.12.2018

18.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



12


7.

Sekiranya terdapat invois yang belum

diterima, sila dapatkan dengan segera

daripada pembekal dan seterusnya

menyelesaikan Arahan Pembayaran

sehingga Peraku II seperti tarikh yang

ditetapkan.

6.3. Laporan Tanggungan Belum Selesai

Mengenalpasti pesanan yang mempunyai

tanggungan yang belum selesai untuk

tindakan melengkapkan, hapus atau batal

pesanan berdasarkan tarikh yang telah

ditetapkan.

Modul Penutupan Akhir Tahun (PAT)

Pesanan Kerajaan.

Bagi Pesanan Kerajaan iGFMAS yang belum

selesai, PTJ mempunyai pilihan melalui

modul Penutupan Akhir Tahun untuk:

a. Hapus/batal ; atau

b. Bawa kehadapan.

(rujuk garis panduan Penutupan Akhir Tahun

(PAT) Pesanan Kerajaan yang akan

dikeluarkan secara berasingan)

PTJ

PTJ

SPANM BIL. 8/2018



13

Arahan Pembayaran


1.

2.

3.

4.

Memastikan semua Arahan Pembayaran

telah diselesaikan sehingga Peraku II.

Memastikan semua Arahan Pembayaran

(Kuiri) telah diselesaikan sehingga Peraku

II.

Jika Arahan Pembayaran tidak berjaya

dibuat Peraku II pada 17 Disember 2018

atau tarikh akhir yang ditetapkan oleh

Kementerian Kewangan dari semasa ke

semasa, dokumen tersebut perlu dikuiri

dan dihapuskan (status 74). Dokumen

tersebut perlu dikunci masuk pada tahun

2019 dan sekiranya berkaitan dengan

kelulusan AP58(a) permohonan kelulusan

hendaklah dibuat terlebih dahulu.

Melaksanakan Payment Run dan

memastikan semua Arahan Pembayaran

bagi semua PTJ telah diselesaikan.

Jana laporan arahan pembayaran seperti

Laporan AP103, Laporan Terperinci

Arahan Bayaran dan Laporan Baucar

Jurnal bagi tujuan semakan, penyesuaian,

rujukan dan pengauditan.

PTJ

PTJ

PTJ

AO

PTJ

Tarikh Akhir

14.12.2018

Tarikh Akhir

17.12.2018

Pada

18.12.2018

Sehingga

20.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



14

Pengurusan Panjar


1.

PANJAR WANG RUNCIT 1.1. Meluluskan semua Baucar Kecil

(Kew 50e) sehingga berstatus 80.

1.2. Menyelesaikan rekupmen terakhir melalui Arahan Pembayaran Rekupmen Panjar sehingga Peraku II.

1.3. Pastikan tiada baucar kecil (Kew.50e) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan.

1.4. Menunaikan wang rekupmen di bank bagi membolehkan tindakan Penerimaan Rekupmen dilakukan.

1.5. Memastikan Penerimaan Rekupmen diluluskan (status 80). Pastikan baki Buku Wang Runcit sama dengan apungan yang diluluskan.

1.6. Memastikan semua proses panjar di PTJ diselesaikan sebelum penutupan akaun bagi memastikan tunai di tangan adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.

(Rujuk Laporan Senarai Dokumen Bagi Proses Panjar Yang Belum Selesai sebagai panduan untuk memastikan proses panjar adalah lengkap dan sempurna.)

1.7. Laporan

Jana Laporan Senarai Baki Bagi Pemegang Panjar bagi memastikan baki buku tunai adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.

PTJ

PTJ AO

PTJ

PTJ

PTJ

AO

Tarikh akhir 14.12.2018


Tarikh Akhir 17.12.2018




SPANM BIL. 8/2018



15


2.

Panjar Khas Yang Menggunakan Modul Panjar Di Portal iGFMAS. 2.1. Meluluskan semua Baucar Kecil

(Kew 50e) sehingga berstatus 80.

2.2. Menyelesaikan rekupmen terakhir melalui Arahan Pembayaran Rekupmen Panjar sehingga Peraku II.

Pastikan tiada baucar kecil (Kew.50e) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan.

2.3. Membuat semakan dengan bank

untuk memastikan wang rekupmen telah dikreditkan ke akaun bank Panjar Khas bagi membolehkan tindakan Penerimaan Rekupmen dilakukan.

2.4. Memastikan Penerimaan

Rekupmen diluluskan (status 80). Pastikan baki Buku Tunai Akaun Panjar sama dengan apungan yang diluluskan.

2.5. Memastikan semua proses panjar di

PTJ diselesaikan sebelum penutupan akaun bagi memastikan jumlah tunai di tangan dan baki di bank adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.

(Rujuk Laporan Senarai Dokumen Bagi Proses Panjar Yang Belum Selesai sebagai panduan untuk memastikan proses panjar adalah lengkap dan sempurna.)

2.6. Laporan


PTJ

PTJ AO

PTJ

PTJ

PTJ

AO







SPANM BIL. 8/2018



16


3.

Panjar Khas Yang Tidak Menggunakan Modul Panjar Di Portal iGFMAS 3.1. Menyelesaikan rekupmen terakhir

melalui Arahan Pembayaran Rekupmen Panjar sehingga Peraku II.

Pastikan tiada baucar kecil (Kew.50) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan.

3.2. Membuat semakan dengan bank

untuk memastikan wang rekupmen telah dikreditkan ke akaun bank panjar khas. Pastikan Buku Tunai Akaun Panjar (manual) sama dengan apungan yang diluluskan.

3.3. Memastikan semua proses panjar

diselesaikan sebelum penutupan akaun bagi memastikan jumlah tunai di tangan dan baki di bank adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.

3.4. Laporan


PTJ AO

PTJ

PTJ

AO





SPANM BIL. 8/2018



17


4.

5.

6.

Panjar Unit Memastikan semua transaksi panjar (melalui jurnal pelarasan) berjaya diperakaunkan di dalam iGFMAS sebelum penutupan akaun. Panjar Tiga Perduabelas Memastikan semua jurnal ringkasan iSPLN berjaya diperakaunkan di iGFMAS sebelum penutupan akaun. Akaun Penyelesaian Panjar Memastikan Akaun Penyelesaian Panjar dikosongkan pada penutupan akaun dan pelarasan dibuat jika perlu. (Pemantauan boleh dibuat melalui Laporan FAGLB03 / FAGLL03. Akaun ini hanya melibatkan PWR dan Panjar Khas (yang menggunakan Modul Panjar) sahaja.)

Bahagian Akaun Kementerian Pertahanan

Bahagian Akaun Kementerian Luar

Negeri

AO




SPANM BIL. 8/2018



18

Bayaran Pukal


1.

2.

3.

4.

Tarikh akhir pengeluaran Waran

Perjalanan Udara Awam (WPUA).

Agensi perlu mengemukakan file AP504

kepada semua Pejabat Perakaunan untuk

transaksi bulan Disember 2018.

Memastikan semua bayaran pukal telah

diselesaikan.

Sekiranya waran penerbangan tidak dapat

disediakan selepas 14.12.2018:

4.1. Memohon kelulusan Pejabat Perakaunan untuk menggunakan waran udara manual tertakluk kepada peruntukan sedia ada mencukupi.

4.2. Menyenggara nombor waran udara manual di buku daftar.

eg: MF0001= MF (convention

payment id mengikut Pejabat

Perakaunan) 0001(nombor turutan)

4.3. Memastikan nombor waran udara manual yang dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan dikunci masuk oleh agensi penerbangan

4.4. Pembayaran perlu dibuat menggunakan Arahan Pembayaran jenis dokumen K2 (Invois Tanpa PT).

4.5. Jika Arahan Pembayaran jenis dokumen K2 (Invois Tanpa PT) tidak berjaya Peraku II pada 17 Disember 2018 pembayaran hendaklah dibuat pada tahun 2019 dengan kelulusan AP58(a)

PTJ

Agensi Pukal

AO

PTJ

AO

PTJ

PTJ

PTJ

Tarikh akhir

14.12.2018

Tarikh akhir

17.12.2018

Sehingga

20.12.2018

15.12.2018

sehingga

31.12.2018

15.12.2018

sehingga

31.12.2018

15.12.2018

sehingga

31.12.2018

Tarikh

Akhir

17.12.2018

Bermula

Januari

2019

SPANM BIL. 8/2018



19


5.

Pukal selain daripada Waran Perjalanan

Udara Awam (WPUA).

5.1. Mengemukakan file AP504 kepada semua Pejabat Perakaunan untuk transaksi bulan Disember 2018.

5.2. Memastikan semua bayaran pukal telah diselesaikan.

5.3. Pembayaran bil pukal selepas 15 Disember 2018 hendaklah dibilkan pada tahun hadapan, 2019 dengan tarikh tahun baru bukan tahun 2018.

Agensi Pukal

AO

Agensi Pukal

Tarikh akhir

17.12.2018

Sehingga

20.12.2018

Bermula

Januari

2019

SPANM BIL. 8/2018



20

Pengurusan Gaji


1.

2.

3.

Gaji Bulan Disember 2018 Gaji bulan Disember 2018 dan Bayaran Khas 2018 dibayar pada 18 Disember 2018. Mewujudkan/ Mengemaskini Pusat Pembayar Gaji (PC) bulan Disember 2018: 2.1. Mengenalpasti PTJ bagi tujuan

mewujudkan Pusat Pembayar Gaji (PC) baru termasuk PC bagi pegawai Bergaji Hari (Daily Rated).

2.2. Mendaftar majikan baharu untuk

caruman/ bayaran kepada KWSP, PERKESO dan LHDNM.

2.3. Menghantar Borang SG10 ke BPTM

untuk tindakan mewujudkan/ mengemas kini PC.

2.4. Mewujudkan/ mengemas kini PC

baharu / sedia ada.

Pembayaran Gaji Regular Cycle 3.1. Memproses data potongan gaji

Disember 2018. Data File-In dari Agensi Potongan Gaji.

3.2. Menyelesaikan kunci masuk perubahan gaji (SG20) bulan Disember 2018.

3.3. Memproses gaji bulan Disember 2018.

Makluman

AO PTJ

PTJ

AO PTJ

BPTM

BPOPP

PTJ

AO




27.11.2018 sehingga

28.11.2018

27.11.2018 sehingga

28.11.2018


Mulai 05.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



21


4.

5.

.

6.

Pembayaran gaji kepada pegawai lantikan baharu Menyelesaikan kunci masuk data gaji pegawai lantikan baharu (SG20 bulan Disember 2018 bagi pembayaran melalui regular cycle bulan Disember 2018). Late cycle tidak dibenarkan bagi gaji Disember 2018. PTJ hendaklah menyediakan Arahan Pembayaran (baucar bayaran) bagi gaji Disember 2018 untuk pegawai yang terlibat. Pembayaran gaji kepada pegawai Bergaji Hari 5.1. Menyediakan Arahan Pembayaran

bagi gaji bulan Disember untuk tempoh bekerja 1 hingga 14 Disember 2018.

5.2. Menyediakan Arahan Pembayaran

bagi gaji bulan Disember untuk tempoh bekerja 15 hingga 31 Disember 2018. (Permohonan AP58(a) hendaklah dikemukakan dengan segera bagi memastikan pembayaran dapat dibuat pada awal Januari 2018.)

Mewujudkan / Mengemaskini Pusat Pembayar Gaji (PC) untuk tahun 2019 6.1. Mengenalpasti PTJ bagi tujuan

mewujudkan Pusat Pembayar Gaji (PC) baru termasuk PC bagi pegawai Bergaji Hari (Daily Rated).

6.2. Mendaftar majikan baharu untuk

caruman/ bayaran kepada KWSP, PERKESO dan LHDNM.

6.3. Menghantar Borang SG10 ke BPTM untuk tindakan mewujudkan/ mengemas kini PC.

6.4. Mewujudkan / mengemas kini PC

baharu / sedia ada.

PTJ

AO PTJ

PTJ

PTJ

AO

PTJ

AO PTJ

BPTM




Januari 2019




26.12.2018 sehingga

28.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



22


7. Pelarasan Gaji 7.1. Menyediakan jurnal pelarasan gaji

bagi kes pegawai berpindah, potongan gaji, bayaran potongan berkanun.

7.2. Memastikan akaun penyelesaian gaji dikosongkan sebelum penutupan akaun

PTJ AO

AO

Tarikh Akhir 17.12.2018 Tarikh Akhir 17.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



23

Pengurusan Terimaan


1.

2.

3.

4.

5.

6.

Memastikan semua resit yang dijana di

iGFMAS telah dibuat serahan wang dan

penyata pemungut telah dibuat Peraku II.

Memastikan maklumat invois, resit &

penyata pemungut yang dijana dari sistem

terimaan Agensi:

2.1. dihantar ke sistem iGFMAS dan berjaya diperakaunkan dalam sistem iGFMAS. Teruskan proses sehingga Peraku II Penyata Pemungut Online; atau

2.2. dikunci masuk ke dalam sistem iGFMAS. Teruskan proses sehingga Peraku II Penyata Pemungut Online

Memastikan Baucar Jurnal Pelarasan

berkaitan Terimaan diselesaikan.

Menyemak Laporan Buku Tunai Cerakinan

dan memastikan Serahan Wang dan

Penyata Pemungut telah berstatus 80 dan

nombor Resit Perbendaharaan telah

dijana.

Memastikan Baucar Jurnal Akruan (DH)

disediakan bagi memperakaunkan ABT

dan hasil sekiranya subsidiari

diselaraskan di luar sistem iGFMAS.

Mengemaskini invois, resit & penyata

pemungut yang dijana dari sistem

terimaan Agensi dengan menanda butang

AKB yang terdapat di portal sekiranya

terdapat dokumen yang tidak sempat

diperakaunkan dalam iGFMAS pada

31.12.2018.

PTJ

PTJ Yang

Berintegrasi

PTJ Yang Tidak

Berintegrasi

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

Tarikh Akhir

31.12.2018

Tarikh Akhir

31.12.2018

Tarikh Akhir

31.12.2018

Tarikh Akhir

31.12.2018

Tarikh Akhir

31.12.2018

Tarikh Akhir

31.12.2018

Bermula

1.1.2019

hingga

7.1.2019

SPANM BIL. 8/2018



24


7.

8.

Bagi terimaan online yang diterima, dan

resit tidak sempat disediakan sebelum

31/12/2018, sila kuncimasuk dengan

menanda butang AKB yang terdapat di

portal.

Memastikan kod Penjenisan Terimaan

yang diwujudkan dalam tahun 2018 dan

akan digunakan pada tahun 2019 dibawa

ke hadapan (rujuk Manual Latihan Modul

AR - Kod Penjenisan Terimaan)

Memastikan Penyata Akaun Pelanggan &

Surat Pengesahan Baki Tunggakan dijana

dan diedarkan kepada pelanggan.

Memastikan kod pelanggan PTJ

diwujudkan bagi kod PTJ yang baharu

pada 2019 untuk memastikan proses

terimaan berjalan lancar.

PTJ

PTJ Berkaitan

PTJ Berkaitan

Bermula

1.1.2019

hingga

7.1.2019

Bermula

1.1.2019

Bermula

1.1.2019

Bermula

1.1.2019

SPANM BIL. 8/2018



25

Baucar Jurnal


1.

2.

Baucar Jurnal Perakaunan Aset

Memastikan baucar jurnal berikut dibuat

Peraku II atau Akuan Terima :

1.1. Perolehan aset

1.2. Aset Dalam Pembinaan (Assets Under Construction – AUC)

1.3. Pindahan Aset

1.4. Pengelasan Aset

1.5. Penjejasan Nilai Aset

1.6. Pelupusan Aset

1.7. Pelarasan Aset

1.8. Pembatalan Urusniaga Aset

1.9. Susut Nilai Aset Secara Manual (Khusus KKR sahaja)

Rujuk Arahan Operasi Perakaunan Aset

dan Inventori Bagi Tahun Kewangan 2018

di Lampiran B.

Pelarasan Baki Awal Deposit

2.1. Pindahan baki awal Akaun Deposit hendaklah dilaksanakan sekiranya terdapat perubahan jenis Recon Akaun daripada Recon AP/AR kepada GL.

2.2. Akaun deposit bersubsidiari di dalam sistem (Recon AP/AR) telah ditukar kepada akaun deposit bersubsidiari di luar sistem (GL) disebabkan oleh PTJ mempunyai sistem terimaan berkomputer tersendiri atau melibatkan isu operasi.

PTJ

PTJ

Tarikh Akhir

19.12.2018

Tarikh Akhir

17.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



26


3.

2.3. Senarai kod akaun terlibat adalah seperti di bawah :

a. L1112140 – Deposit Akta Dadah

Berbahaya

b. L1112144 – Deposit Harta Awam

Dalam Penjara

c. L1112154 – Deposit Upahan

d. L1112101 – Deposit Pelarasan

Petroleum

e. L1112186 – Deposit Wang

Jaminan Jenayah

f. L1111111 – Deposit Kuarters

Kerajaan

g. L1111103 – Deposit Cagaran

(Gunasama)

Rujuk Garis Panduan Tindakan Selepas

Baki Awal Deposit Disedia di iGFMAS di

Lampiran C.

Pelarasan Akaun Penyelesaian Tempoh

Migrasi

Semua Akaun Penyelesaian di bawah

hendaklah dikosongkan sebelum

penutupan akaun 2018:

a. A2991104 – Akaun Penyelesaian

Wang Jaminan Pelaksanaan

b. A2991106 – Akaun Penyelesaian

EFT Terbatal

c. A2991107 – Akaun Penyelesaian

Cek Terbatal

d. A2991108 - Akaun Penyelesaian

Deposit Lain-lain

PTJ

Tarikh Akhir

17.12.2018

SPANM BIL. 8/2018



27


4.

Rujuk Garis Panduan Tindakan Selepas

Baki Awal Deposit Disedia di iGFMAS di

Lampiran C.

Baucar Jurnal Akaun Penyelesaian

AO hendaklah memastikan semua Akaun

Penyelesaian berikut disifarkan diperingkat

PP pada tarikh penutupan akaun tahun

kewangan:

a. L1312945 – Akaun Penyelesaian

Caj Agen Bank

b. L1312946 – Akaun Penyelesaian

Pelarasan Terimaan

c. L1312954 – Akaun Penyelesaian

Pertukaran Wang Asing

PTJ

Tarikh Akhir

17.12.2018

Semua PTJ dan AO yang terlibat hendaklah mematuhi arahan operasi dan tempoh

masa yang telah ditetapkan bagi memastikan aktiviti penutupan akhir tahun 2018

berjalan lancar.

SPANM BIL. 8/2018

LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI


28

LAMPIRAN B:

ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI



2018

SPANM BIL. 8/2018



29


A. Tindakan Sebelum (Perakaunan Aset Bukan Semasa)

Semua tindakan yang disenaraikan perlu diselesaikan sehingga Perakuan II atau Akuan Terima dalam tempoh masa yang ditetapkan berikutan kepentingan berikut:- i) Medan Tarikh Perolehan/ Penyelesaian AUC/ Pindahan/ Pengelasan/ Penilaian Semula/

Penjejasan Nilai/ Pelupusan dan Susut Nilai Aset Secara Manual boleh dikunci masuk sebagai tarikh semasa atau back dated tetapi dalam tahun kewangan yang sama (Rujuk MPK-AA 01 bertarikh 26.07.2017 para 5.3.3). Ini bermakna apa-apa transaksi/keperluan pelarasan transaksi tahun 2018 yang hanya disedari dan diperakaunkan dalam tahun 2019, tarikh hanya boleh back dated seawal 01.01.2019 dan ia akan menyebabkan Nilai Buku Bersih aset yang dilaporkan adalah tidak tepat.

ii) Bagi memastikan Nilai Bawaan Terkini Aset diambilkira semasa pelaksanaan proses

susutnilai berjadual yang akan dilaksanakan secara job schedule management pada 27.12.2018 (2.00 am).

Bagi PTJ yang terlibat dengan aktiviti penyusunan semula kementerian, tindakan yang

disenaraikan hanya boleh dilakukan setelah aset di bawah PTJ Serah Tugas dipindahkan kepada PTJ Terima Tugas, sekiranya masih terdapat tindakan pelarasan yang baru dikenalpasti dan belum diambil tindakan sebelum ini.

1.

Tindakan Pengiktirafan Aset Hadiah Melalui Modul Perakaunan Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang diperoleh daripada urusniaga bukan pertukaran dalam tahun kewangan 2018 diperakaunkan dalam tahun kewangan yang sama (contoh: aset hadiah). Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Perolehan Aset> Daftar Perolehan Aset> Jenis Perolehan> Perolehan Aset Hadiah/Sumbangan dan Lain-lain

Bil. Perkara Catatan Rujukan i. Perolehan

Aset Hadiah / Sumbangan dan Lain-lain

Kos aset diperakaunkan pada nilai saksama pada tarikh perolehan. Tarikh yang dikunci masuk di medan tarikh perolehan adalah tarikh terima aset dengan syarat penerimaan aset telah mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus

MPK-AA 04 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-24100A Versi 1.0 bertarikh 21.06.2017

Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung


SPANM BIL. 8/2018



30


2.

Tindakan Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan (Assets Under Construction – AUC) Menyemak status projek aset dalam pembinaan Federal Government of Malaysia (FGOM) dan memastikan projek yang telah siap dan mempunyai CPC (Certificate of Completion) dikelaskan kepada aset ketara dalam tahun kewangan 2018 (Rujuk Interpretasi Polisi Perakaunan Akruan Februari 2018 para 5.10) Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan

Bil.

Perkara Catatan Rujukan

i. Melaksanakan Arahan Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan & Proses Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan

Tarikh Penyelesaian AUC adalah tarikh yang ditentukan oleh Pihak Berkuasa Melulus (contoh: tarikh CPC yang dikeluarkan oleh pihak berwajib) Bagi projek yang telah siap yang mana sebahagian amaun AUC adalah di template data baki awal dan sebahagiannya dibayar dalam tahun 2018, hanya amaun AUC yang dibayar dalam tahun 2018 sahaja perlu diselesaikan kepada aset ketara (wujudkan ID Aset bagi tujuan ini).

MPK – AA 05 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-21100B & AA-24200B Versi 1.0 bertarikh 20.06.2017

Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &

PTJ Membayar (jika berkaitan)


SPANM BIL. 8/2018



31


3.

Tindakan Pindahan Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang fizikalnya telah dipindahkan dari sesebuah Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung kepada Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang lain dalam tahun kewangan 2018, dibuat pindahan dalam dalam tahun kewangan yang sama (kecuali bagi pindahan aset PTJ berikutan aktiviti penyusunan semula kementerian yang akan dilaksanakan melalui program muatnaik secara auto) Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pindahan Aset> Daftar Pindahan Aset> Jenis Pindahan> Pindahan Aset Pegawai Pengawal Sama @ Pindahan Aset Pegawai Pengawal Berbeza

Bil.


i. Pindahan Aset Pegawai Pengawal Sama @ Pindahan Aset Pegawai Pengawal Berbeza

PTJ Dipertanggung bagi aset adalah PTJ yang memiliki aset dan bertanggungja-wab terhadap aset yang diterima. Bagi perolehan aset yang dibuat secara perolehan berpusat, pindahan kepada PTJ yang menerima perlu dibuat di iGFMAS selaras dengan pengagihan fizikal aset.

MPK – AA 01 bertarikh 26.07.2017 Manual Latihan AA-24100C & AA-24200C Versi 1.0 bertarikh 09.05.2017




SPANM BIL. 8/2018



32


4. Transaksi Pengelasan Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang tujuan pegangannya telah berubah dari satu kelas aset kepada kelas aset yang lain dalam tahun kewangan 2018, diperakaunkan dalam tahun kewangan yang sama (contoh: perubahan daripada kelas aset Hartanah, Loji dan Peralatan kepada Hartanah Pelaburan). Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pengelasan Aset> Daftar Pengelasan aset

Bil.


i. Pengelasan Aset

Pengelasan aset yang melibatkan antara dana (inter fund) tidak dibenarkan sama sekali.

MPK – AA 09 bertarikh 26.07.2017 Manual Latihan AA-24000D Versi 1.0 bertarikh 10.05.2017



5. Transaksi Penjejasan Nilai Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang terdapat petunjuk bahawa penjejasan terhadap nilai aset telah berlaku dalam tahun kewangan 2018 dan melalui pengiraan kerugian penjejasan didapati Amaun Boleh Pulih Aset lebih rendah daripada Nilai Bawaan Aset, dijejaskan nilainya dalam tahun kewangan yang sama. Jika terdapat timbal balik penjejasan nilai, ianya juga perlu dibuat dalam tahun kewangan yang sama. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Penjejasan Nilai Aset> Daftar Penjejasan Nilai aset

Bil.


i. Penjejasan Nilai Aset

Proses ini hanya akan diperakaunkan (berstatus 80) setelah larian susut nilai dilaksanakan oleh BPOPA

MPK – AA 11 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-24000F Versi 1.0 bertarikh 23.05.2017 SOP Day2 AK 3, Mei 2016



SPANM BIL. 8/2018



33


6.

Transaksi Pelupusan Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang fizikalnya telah dilupuskan dalam tahun kewangan 2018, dinyahiktiraf dalam tahun kewangan yang sama. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pelupusan Aset

Bil.


i. Pelupusan Aset Tatacara mengakaunkan pelupusan aset hendaklah mengambilkira prinsip perakaunan akruan yang mengiktiraf dan merekodkan urusniaga pada masa urusniaga berlaku yang memindahkan risiko dan ganjaran. Pelupusan aset boleh dilaksanakan secara penuh atau sebahagian.

MPK – AA 14 bertarikh 26.07.2017 Manual Latihan AA-24100G, AA-24200G & AA-24300G Versi 1.0 bertarikh 01.06.2017



7.

Transaksi Pelarasan Aset (a) Mengenalpasti transaksi aset yang memerlukan

tindakan pelarasan. Tindakan pelarasan ini juga akan turut meliputi tindakan kepada penyediaan baucar jurnal workaround yang telah diperakaunkan sebelum ini.

Sekiranya tindakan pelarasan melibatkan proses workaround, sila pastikan baucar jurnal di Modul GL dan baucar jurnal di Modul AA disempurnakan sehingga proses perakuan II (status 80). Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pelarasan Aset




SPANM BIL. 8/2018



34


(b) Melaksanakan tindakan pelarasan seperti berikut (yang mana berkaitan) :-

Bil.

Perkara Tindakan / Catatan

Rujukan

A. Tindakan pelarasan bagi transaksi yang telah

dicaj ke kod akaun aset tidak dipermodalkan B033XXXX kecuali bagi transaksi yang sah seperti Aset Bernilai Rendah, Aset Dana Amanah Seksyen 9, Aset Pihak Ketiga & Aset yang tidak memenuhi ketetapan MPSAS.

i. Pembayaran AP58(a) Pembayaran pada tahun 2018 bagi perolehan aset yang dibuat pada tahun 2017.

Tindakan pelarasan tidak perlu dilakukan. Jika aset berkenaan belum diambilkira dalam templat data baki awal (cut off 31.12.2017), pastikan ia dimasukkan dalam templat tempoh peralihan yang akan diedarkan oleh UPPD bermula tahun hadapan.

Surat BPOPA No. Rujukan ANM/POPA1/325/2-4(5) bertarikh 27 Jun 2018 MPK – AA 15 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-24300H & AA-24400H Versi 1.0 bertarikh 10.05.2017

ii. Jurnal Pelarasan berikutan kesilapan baris caj seperti kesilapan penggunaan kod akaun tidak semak bajet. Kod akaun B033XXXX dicaj sementara dalam penyediaan baucar jurnal di Modul GL bagi tujuan penolakan bajet.

Sila pastikan baucar jurnal di Modul GL dan baucar jurnal di Modul AA disempurnakan sehingga proses perakuan II (status 80) BJ Modul GL jika disediakan ia perlu diselesaikan selewat-lewatnya pada 17.12.2018




SPANM BIL. 8/2018



35


Bil.


Rujukan

iii. Pembayaran kepada pihak ketiga sebelum pewujudan kod akaun spesifik.

Tindakan pelarasan tidak perlu dilakukan.

iv. One-time payment bagi kos pembaikan termasuk kesilapan penggunaan kod akaun bagi kos pembaikan yang dilaksanakan dalam tahun 2018 (merujuk kepada kos pembaikan yang memenuhi kriteria untuk dipermodalkan).

Kos pembaikan aset yang memenuhi kriteria untuk dipermodalkan perlu dilaraskan kepada ID Aset asal. Bagi pembaikan kepada aset asal yang disenaraikan di templat data baki awal, kos pembaikan tersebut perlu dilaraskan sementara kepada ID Aset baharu yang perlu diwujudkan terlebih dahulu di Data Induk Aset. Ini kerana data baki awal belum dimuatnaik ke iGFMAS.

Website Perakaunan Akruan di ikon Arahan Operasi Aset & Inventori (Tatacara Merekod Kos Baik Pulih Aset)

v. Kesilapan bayaran interim (Cth. JKR 66) yang dicaj kepada kod akaun B033XXXX (Dana Amanah Seksyen 9 & aset untuk pihak ke-3 adalah tidak berkaitan).

Tindakan pelarasan perlu diselesaikan dengan dicaj kepada kod akaun yang tepat iaitu A203XXXX.

SPANM BIL. 8/2018



36


Bil.


Rujukan

B. Lain-lain pelarasan

vi. Kesilapan baris caj Dana Amanah S9 (Dana LXXX) yang menggunapakai kod akaun aset dipermodalkan.

Tindakan pelarasan perlu diselesaikan melalui tindakan FB01 oleh Pejabat Perakaunan. Rujuk BPOPA bagi tujuan pelarasan ini.

Slide MPKA BPOPA berkaitan Isu Operasi & Penggunaan Kod Perakaunan bertarikh 19.09.2018

vii. Pembayaran amaun sewaan pajakan kewangan di bawah kod akaun B0224XXX.

Pembayaran pajakan kewangan tahun 2018 yang dicaj kepada kod akaun B0224XXX tidak perlu dibuat pelarasan kepada liabiliti pajakan kewangan. Ini kerana data baki awal aset pajakan kewangan belum dimuatnaik ke iGFMAS. Oleh itu, baki liabiliti pajakan kewangan (L0724XXX) yang akan dimuatnaik dalam tahun 2019 perlu menunjukkan baki terkini iaitu setelah ditolak bayaran amaun pajakan yang telah dibuat PTJ sehingga 31/12/1018.

SPANM BIL. 8/2018



37


Bil. Perkara Tindakan / Catatan

Rujukan

viii. Kesilapan penggunaan kod akaun bagi bayaran sewa pajakan kewangan Didapati terdapat PTJ yang menggunpakai kod akaun A203XXXX semasa pembayaran sewa pajakan kewangan bagi Avaliability Charges (AC)

Pembayaran sewa pajakan kewangan perlu dicaj kepada kod akaun B0224XXX. Amaun ini hanya merujuk kepada amaun Jadual Bayaran bagi Avaliability Charges (AC) yang terkandung di dalam dokumen kontrak. Mohon semak samada wujud kesilapan penggunaan kod akaun selain dari B0224XXX bagi pembayaran Avaliability Charges (AC) aset pajakan kewangan (Contoh: A2032XXX B0223XXX, B0228XXX & B0229XXX) Jika wujud kesilapan penggunaan kod akaun, tindakan pelarasan perlu dilakukan kepada kod akaun yang tepat iaitu B0224XXX

SPANM BIL. 8/2018



38


Bil.


Rujukan

ix. Kesilapan mempermodal-kan kos pembaikan cerun

Sekiranya pembaikan cerun dibuat bagi penyediaan tapak untuk membina bangunan, kos tersebut perlu dipermodalkan kepada kos bangunan. Jika pembaikan cerun dibuat bertujuan mengekalkan struktur asal tanah, kos tersebut dianggap kerja-kerja tanah yang perlu dicaj di bawah kod akaun B0228XXX

Slide MPKA BPOPA berkaitan Isu Operasi & Penggunaan Kod Perakaunan bertarikh 19.09.2018

x Pelarasan Nilai Saksama Tolak Kos Untuk Menjual bagi Aset Pertanian

Aset Pertanian perlu dinilaikan semula pada Nilai Saksama tolak kos untuk menjual aset pertanian pada tarikh pelaporan. Sebarang perubahan nilai terhadap Nilai Saksama tolak kos untuk menjual hendaklah diperakaunan sebagai untung/rugi dalam penyata prestasi kewangan tahun kewangan semasa.

MPSAS 27 – Pertanian.

SPANM BIL. 8/2018



39


Bil.


Rujukan

xi Kesilapan mempermodal-kan kos langsung bagi perolehan tanah yang timbul sebelum point of recognition (sebelum mengemukakan Borang K) (Contoh: Bayaran kerja ukur kepada juruukur berlesen)

Borang K adalah notis yang dikemukakan kepada Pejabat Tanah mengenai pemerolehan tanah dari pihak ketiga dan seterusnya, pejabat tanah akan mengeluarkan hakmilik tanah kepada Pesuruhjaya Tanah Persekutuan. Tindakan pelarasan perlu dilakukan kepada kod akaun yang tepat iaitu A053XXXX. Tindakan pelarasan dari kod A053XXXX kepada A143XXXX perlu dilakukan setelah Borang K dikemukakan kepada Pejabat Tanah.

Interpretasi Polisi Perakaunan Akruan, Februari 2018 para 5.10

xii Lain - lain kesilapan yang dikenalpasti oleh Pejabat Perakaunan (jika ada) (Contoh: Kesilapan kod projek, kod program aktiviti)

SPANM BIL. 8/2018



40


8.

Transaksi Pembatalan Urusniaga Aset Memastikan kesilapan dokumen aset dalam tahun kewangan 2018 dibatalkan dalam tahun kewangan yang sama. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pembatalan Urusniaga Aset> Daftar Pembatalan Urusniaga Aset

Bil.


i. Pembatalan Urusniaga Aset

Prosedur ini bagi membatalkan urusniaga aset di Modul Perakaunan Aset yang telah berjaya dibuat Perakuan II / Akuan Terima. Dokumen pembatalan urusniaga aset ini hanya boleh dilakukan oleh PTJ yang menyediakan dokumen asal tersebut.

MPK – AA 16 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-24000I Versi 1.0 bertarikh 17.05.2017




9.

Transaksi Susut Nilai Aset Secara Manual Mengenalpasti transaksi infrastruktur jalan raya / lebuh raya yang telah diperakaunkan dalam tahun 2018 dan seterusnya memastikan tindakan memperakaunkan Susut Nilai Aset Secara Manual dilakukan dalam tahun kewangan yang sama. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Susut Nilai Aset Secara Manual> Daftar Susut Nilai Aset Secara Manual



SPANM BIL. 8/2018



41


Bil.


i. Susut Nilai Aset Secara Manual

Prosedur ini bertujuan mengakaunkan susut nilai aset secara manual dan pengurangan susut nilai yang telah diperakaunkan. Proses ini hanya akan diperakaunkan (berstatus 80) setelah larian susut nilai dilaksanakan oleh BPOPA User Authorization perlu dimohon bagi melaksanakan tugasan ini

MPK – AA 17 bertarikh 26.07.2017 Manual Latihan AA-24000J Versi 1.0 bertarikh 02.06.2017 SOP Day2 AK 6 & PPP 9, Mei 2016

10.

Kemaskini Data Induk Aset Yang Belum Selesai (a) Menyemak status cadangan perubahan data induk

aset bagi memastikan semua senarai aset telah berstatus 80

Menu: Portal iGFMAS> Data Induk> Aset> Paparan Data Induk Aset> Status Cadangan Perubahan

(b) Bagi senarai yang belum berstatus 80, tindakan

pengemaskinian Data Induk Aset perlu diselesaikan sehingga proses kelulusan atau dihapuskan

Menu: Portal iGFMAS> Data Induk> Aset> Kemaskini Data Induk Aset







SPANM BIL. 8/2018



42


11.

Tindakan susulan berikutan proses pembatalan Fullfillment Receive Notes (FRN) di ePerolehan (bagi situasi invois tidak diterima dalam tahun 2018) (a) Memperakaunkan kembali transaksi aset sejurus

selepas transaksi aset direverse oleh proses pembatalan FRN di ePerolehan

Bertujuan untuk mewujudkan ID Aset

Menu: Portal iGFMAS> Data Induk> Aset> Pengwujudan Data Induk Aset> Aset Tetap Yang Lain Bertujuan memperakaunkan semula transaksi aset yang telah direverse Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Perolehan Aset> Daftar Perolehan Aset> Jenis Perolehan> Perolehan Aset Hadiah/Sumbangan dan Lain-lain

Medan tarikh perolehan: Dikunci masuk tarikh peraku II FRN (rujuk FRN asal yang telah dibatalkan) Catatan perakaunan baucar jurnal perolehan aset melalui Modul AA:

Pendekatan ini akan membolehkan aset diperakaunkan dalam tahun 2018 dan dicaj susut nilai dalam tahun kewangan yang sama

Dt. Aset (contoh: A143XXXX)

Kt. Liabiliti (kod yang bertepatan akan dimaklumkan melalui emel kepada semua Pejabat Perakaunan) iii)




SPANM BIL. 8/2018



43


(b) Melaraskan kod akaun liabiliti dalam tahun kewangan 2019 setelah bayaran dilakukan melalui Invois Tanpa PT di Modul AP di bawah AP 58(a).

iv) Catatan perakaunan semasa Arahan Pembayaran Invois Tanpa PT: v)

Catatan perakaunan pelarasan bagi mensifarkan Kod Akaun Liabiliti melalui penyediaan baucar jurnal GL:

Dt. Aset Tidak Dipermodalkan (B033XXXX)

Kt. Bank

Dt. Liabiliti

Kt. Aset Tidak Dipermodalkan (B033XXXX) (kod yang telah dicaj semasa pembayaran Invois Tanpa PT) vi)



Dilaksanakan dalam tahun

2019

12.

Tindakan Mensifarkan Kod Akaun Penyelesaian Memastikan kod akaun berikut berbaki sifar. Pemantauan melalui kod transaksi FAGLB03 berdasarkan Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertangung Kod-kod terlibat adalah seperti berikut:- (i) L1312942 (Akaun Penyelesaian Transit Bayaran) (ii) L1312943 (Akaun Penyelesaian Pelarasan Aset) (iii) L1312960 (Akaun Penyelesaian Pelupusan Aset) (iv) Siri B033X555 (Belanja Pelarasan Aset)



Pejabat

Perakaunan


B. Tindakan Semasa (Perakaunan Aset Bukan Semasa)

13.

Larian Susut Nilai Standard Secara Berpusat Peringatan: Tindakan Sebelum yang disenaraikan [bil. 1 sehingga 12 kecuali 11(b)] perlu diselesaikan selewat-lewatnya pada 19.12.2018. Ini bagi memastikan semua aset tersedia untuk pelaksanaan proses susut nilai bagi bulan Disember 2018.

SPANM BIL. 8/2018



44


a. Menjana Laporan Data Induk Aset Tidak Lengkap. Jika ada data, emelkan laporan berkenaan kepada Pejabat Perakaunan untuk tindakan pembetulan oleh Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang berkaitan

b. Menyelesaikan tindakan pembetulan kepada Data Induk Aset Tidak Lengkap (jika ada)

c. Melaksanakan Larian Ujian Susut Nilai bagi

memastikan proses berjaya dilakukan

d. Menyemak Laporan Susutnilai Aset setelah Larian

Sebenar yang dilaksanakan secara job schedule management pada 27.12.2018 & 01.01.2019 berjaya dilakukan

e. Memastikan tindakan change status document bagi transaksi Penjejasan Nilai dan Susut Nilai Aset Secara Manual melalui job schedule management pada 27.12.2018 & 01.01.2019 berjaya dilakukan.

f. Mengemukakan laporan yang telah disemak secara

emel kepada semua Pejabat Perakaunan untuk tindakan pengesahan amaun susut nilai aset bagi PTJ di bawah seliaan Pejabat Perakaunan

g. Mengemukakan emel pengesahan ketepatan

amaun susut nilai aset kepada UPAIP BPOPA ([email protected]).

h. Mengemukakan emel peringatan kepada MINDEF

bagi tindakan penyediaan jurnal susut nilai aset pertahanan

i. Mengemukakan emel pemakluman kepada UPAIP

BPOPA bahawa jurnal susut nilai aset pertahanan telah selesai dilaksanakan

UPAIP BPOPA

Kumpulan PTJ &

PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &


UPAIP BPOPA

UPAIP BPOPA

Team AA BPTM

UPAIP BPOPA

Pejabat

Perakaunan

UPAIP BPOPA

BA MINDEF

Pada 24.12.2018 & 31.12.2018

Pada 26.12.2018 (sebelum

1.00 pm) & 31.12.2018 (sebelum 5.00 pm)

Pada 26.12.2018 & 31.12.2018 (5.30 pm)

Pada 27.12.2018 & 02.01.2019

Pada 27.12.2018 & 02.01.2019

Pada 02.01.2019 (sebelum 1.00 pm)


Pada 27.12.2018

Pada 03.01.2019

mailto:[email protected]

SPANM BIL. 8/2018



45


14.

Tindakan Fiscal Year Change Mengunci masuk medan New fiscal year (tahun 2019) melalui kod transaksi AJRW bagi membolehkan transaksi aset tahun 2019 berjaya diperakaunkan.

UPAIP BPOPA

Pada 27.12.2018

15. Tindakan Year End Processing - Conversion Melaksanakan tindakan conversion seperti berikut:- a. Non GL Conversion Master Data melalui kod

transaksi ZUIN001 b. Conversion Driven by AA melalui kod transaksi

ZUIN003 (bajet One Off sahaja). Tindakan ini akan menukar butiran vot mengurus kepada dana G000 dan maklumat WBS element akan blank.

UOAP BPOPA

UPAIP BPOPA

Tertakluk kepada tarikh

tindakan conversion master data di peringkat

GL

Tertakluk kepada tarikh

tindakan conversion master data di peringkat

GL

C. Tindakan Selepas (Perakaunan Aset Bukan Semasa)

16. Jana Laporan Baki Aset Menjana dan menyemak Laporan Baki Aset bagi bulan Disember 2018 setelah proses susut nilai standard melalui job schedule management dilaksanakan pada 01.01.2019. Cetak untuk simpanan fail bagi rujukan di masa hadapan. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Laporan Aset> Laporan Baki Aset


Mulai 02.01.2019

17.

Tindakan Fiscal Year Close Mengunci masuk medan Fiscal Year to be closed (tahun 2018) melalui kod transaksi AJAB bagi memberhentikan tindakan perakaunan aset kepada tahun kewangan lama (tahun 2018).

UPAIP BPOPA

Pada 03.01.2019

SPANM BIL. 8/2018



46


18.

Tindakan Pindahan Aset Berikutan Perubahan Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung dalam tahun kewangan yang baharu (Tahun 2019) Nota: Prosedur ini hanya terpakai bagi Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang akan terlibat dengan perubahan kod dalam tahun kewangan 2019. Pengguna perlu memohon authorization tambahan sekiranya telah tiada capaian kepada PTJ lama oleh kedua-dua PTJ lama dan baharu. Proses pindahan aset akan dilaksanakan melalui portal iGFMAS sub menu pukal yang mana ia akan melibatkan Proses Pindahan Aset Pegawai Pengawal Sama. Sekiranya bilangan aset yang terlibat dalam pindahan adalah tidak banyak dan boleh diuruskan, PTJ perlu melaksanakan proses pindahan aset secara single transaction di portal iGFMAS sub menu pindahan aset. Tindakan yang perlu dilakukan adalah seperti berikut:- a. Mengemukakan templat Pindahan Aset kepada

semua Pejabat Perakaunan melalui emel dan mengemukakan arahan kepada BA Kementerian untuk mengenalpasti samada wujud perubahan kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung Kementerian pada tahun baharu .

b. Unit Perakaunan Aset & Inventori (UPAI), BA Kementerian perlu mengenalpasti senarai kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung Kementerian yang terlibat dengan perubahan kod PTJ dalam tahun kewangan 2019.

c. Mengemukakan senarai PTJ yang terlibat dengan

perubahan kod (nyatakan kod lama dan kod baharu) kepada JANM Negeri/Cawangan yang berkaitan secara emel bagi tujuan pemantauan proses pindahan aset. Emel perlu turut disalinkan kepada BPOPA ([email protected]) dan BPTM ([email protected]) untuk makluman.

d. Mengemukakan format templat muatnaik (upload

template) dan mengeluarkan arahan kepada Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang terlibat dengan perubahan kod untuk mengambil tindakan seperti berikut:-

UPAIP, BPOPA

UPAI, BA

Kementerian

UPAI, BA

Kementerian

UPAI, BA Kementerian

Pada 20.12.2018

Mulai

20.12.2018



mailto:[email protected]:[email protected]

SPANM BIL. 8/2018



47


i. Menyemak dan mengesahkan bilangan & amaun aset yang dimiliki seperti pada 31.12.2018 selepas proses susut nilai standard secara berpusat dilaksanakan pada 01.01.2019. Semakan boleh dilakukan dengan menjana Laporan Baki Aset bagi Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang terlibat. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Laporan Aset> Laporan Baki Aset> Medan Pilihan Tambahan> Pilihan Paparan Nilai Buku> Nilai Buku Berbaki Bilangan & amaun aset adalah merujuk kepada aset yang masih mempunyai nilai buku bersih (NBV>0). ID Asset Dummy bagi PO yang kuantiti lebih daripada 1 tidak perlu dipindahkan. Bagi data aset alih, PTJ boleh membuat perbandingan dengan Laporan Harta Modal di SPPA bagi perolehan tahun semasa. Manakala bagi data Aset Dalam Pembinaan PTJ boleh merujuk kepada Laporan di SPPII. Pastikan maklumat pada sistem berkenaan dikemaskini.

ii. Mengemukakan secara emel Laporan Baki Aset PTJ seperti pada 31.12..2018 sebagai dokumen sokongan bagi proses pindahan aset, kepada BA Kementerian dan turut disalinkan kepada JANM Negeri/Cawangan berkaitan & BPOPA ([email protected]).

iii. Melengkapkan butiran templat muatnaik (upload template) berikut sekiranya menggunapakai proses pukal pindahan aset:- Templat pewujudan id aset penerima di

bawah kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (baharu). Medan usia guna perlu diisi dengan maklumat baki usia guna aset; dan

Templat senarai id aset pindahan bagi

memindahkan aset dari kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (lama) kepada kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (baharu)




Mulai 02.01.2019

Mulai 02.01.2019- 04.01.2019

Mulai 07.01.2019 - 10.01.2019

mailto:[email protected]

SPANM BIL. 8/2018



48


iv. Melaksanakan proses Pindahan Aset Pegawai Pengawal sama melalui portal iGFMAS dengan memuatnaik upload template yang telah dilengkapkan butirannya. Selesaikan setiap langkah berkaitan sebagaimana arahan yang akan dikemukakan dalam bulan Disember.

Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pukal> Daftar> Transaksi

v. Menjana Laporan Pindahan di bawah kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (lama) dan Laporan Perolehan kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (baharu) bagi menyemak ketepatan senarai aset yang telah berjaya dipindahkan. Semakan boleh dilakukan dengan membuat perbandingan dengan data upload template. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Laporan> Transaksi> Laporan Pindahan/ Laporan Perolehan

vi. Menjana dan menyemak Laporan Baki Aset di bawah Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (lama) dan kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (baharu).

Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Laporan Aset> Laporan Baki Aset

e. Memantau kesempurnaan pelaksanaan di peringkat

Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung Kementerian yang terlibat dengan perubahan kod PTJ, termasuk berurusan dengan Unit Pengurusan Aset di JANM Negeri & Cawangan bagi PTJ yang telibat dengan perubahan kod.




Pejabat Perakaunan

Mulai 08.01.2019 - 14.01.2019

Mulai 15.01.2019

Mulai 15.01.2019

Mulai

02.01.2019 - 15.01.2019

Nota Peringatan: i. Semua tindakan yang perlu dilaksanakan Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung/Kumpulan PTJ

& PTJ Membayar (jika berkaitan) perlu dipantau oleh Pejabat perakaunan yang terlibat bagi memastikan kesempurnaan pelaksanaannya dan mematuhi tarikh yang telah ditetapkan.

ii. BA Kementerian adalah bertanggungjawab terhadap ketepatan pelaporan Penyata Kewangan Kementerian (Asas Akruan). Dalam usaha untuk memastikan Penyata Kewangan Kementerian (Asas Akruan) memberi gambaran yang benar dan saksama, BA Kementerian boleh memohon bantuan Unit Pengurusan Aset di JANM Negeri/Cawangan untuk turut melakukan pemantauan bagi PTJ Kementerian di bawah seliaan JANM Negeri/ Cawangan.

SPANM BIL. 8/2018



49


iii. UPAIP BPOPA perlu melaksanakan repeat posting depreciation run melalui kod transaksi AFAB secara ad-hoc jika terdapat keperluan.

D. Perakaunan Aset Semasa - Inventori

19.

Tindakan Pelaksanaan Tatacara Verifikasi Baki Inventori (stock count) Melaksanakan proses verifikasi baki inventori (stock count) pada akhir tempoh tahun kewangan 2018. Tatacara pelaksanaan adalah seperti yang digariskan dalam Tatacara Verifikasi Baki Inventori yang telah diedarkan kepada Pejabat Perakaunan melalui surat JANM.BPOPA.600-9/1/66(2) bertarikh 09.10.2018. Nota Peringatan: Oleh kerana data baki awal inventori bagi PTJ Inventori masih belum dimuatnaik ke iGFMAS dalam tahun kewangan 2018, maka Laporan Ringkasan Baki Akhir Tahun Inventori (Lampiran 2) tidak perlu disediakan. Tindakan pelarasan rekod inventori di iGFMAS melalui penyediaan baucar jurnal di Modul Lejar Am juga adalah tidak berkaitan. Walau bagaimanapun, PTJ Inventori perlu memastikan butiran Rekod Kawalan Baki Inventori (Lampiran 1) perlu dilengkapkan sepenuhnya bagi menunjukkan kedudukan inventori seperti pada 31.12.2018 yang akan dijadikan dokumen sokongan kepada pengisian templat data baki awal inventori.

PTJ Inventori


SPANM BIL. 8/2018

LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA

DI iGFMAS

50

LAMPIRAN C:

GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA

DI iGFMAS


2018

SPANM BIL. 8/2018


DI iGFMAS

51

1. TUJUAN

Garis panduan ini bertujuan untuk memberi panduan kepada Pejabat Perakaunan (Accounting

Offices - AO) dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) berkaitan tindakan yang perlu dilaksanakan

setelah baki awal deposit tersedia di dalam sistem.

2. LATAR BELAKANG

Pada 22 Disember 2017 Arahan Operasi Tempoh Migrasi telah dikeluarkan untuk

memberi panduan berkenaan dengan penggunaan akaun penyelesaian bagi urusan

pembayaran dan terimaan akaun deposit bersubsidiari iGFMAS. Akaun penyelesaian

tersebut perlu dilaraskan kembali ke akaun subsidiari yang sebenar apabila baki awal

selesai dibawa masuk ke dalam sistem.

Baki awal deposit dibawa masuk berdasarkan templat Akaun Belum Bayar (ABB) Deposit

bagi deposit yang subsidiari diselenggara dalam sistem iGFMAS. Manakala akaun

deposit yang subsidiari diluar iGFMAS pula adalah berdasarkan baki di PTJ pada 31

Disember 2017 di GFMAS (HO).

Tindakan pelarasan akaun deposit adalah berbeza mengikut jenis akaun kawalannya

seperti berikut:

BIL JENIS AKAUN JENIS PELARASAN

KAWALAN DEPOSIT

1 Recon Customer Subsidiari Jurnal di Modul Terimaan dan FB05

(AR) dalam

2 Recon Vendor iGFMAS Jurnal di Modul Arahan Pembayaran, F-44

(AP) dan F-03

3 Tiada Recon Subsidiari Jurnal di Modul Baucar Jurnal

(GL) diluar iGFMAS

Senarai Jenis deposit dan akaun kawalan seperti di Lampiran C(i).

3. PELAKSANAAN

Pegawai Pengawal bertanggungjawab memastikan baki awal deposit berada dalam

akaun deposit yang sepatutnya. Tindakan pelarasan baki awal deposit yang sewajarnya

perlu dibuat dengan segera selewat-lewatnya pada 31 Oktober 2018. Penjelasan

berkenaan tindakan pelarasan ini dijelaskan pada Para 4;

Semasa tempoh peralihan, akaun penyelesaian deposit digunakan untuk tujuan

bayaran balik deposit dan terimaan deposit (Wang Jaminan Pelaksanaan sahaja)

yang melibatkan deposit sedia ada dan jenis akaun kawalan customer (AR) dan

vendor (AP). Penggunaan akaun penyelesaian ini adalah sehingga baki awal

selesai dibawa masuk ke iGFMAS dan hendaklah dilaraskan ke akaun deposit

yang sebenar sebelum/pada 30 November 2018 oleh semua Pejabat

Perakaunan. Para 5 menerangkan lebih lanjut berkenaan tindakan pelarasan ini;

SPANM BIL. 8/2018


DI iGFMAS

52

Akaun dummy deposit wujud apabila amaun templat ABB deposit berbeza (kurang)

daripada jumlah baki akaun deposit dalam sesuatu Pusat Tanggung Jawab (PTJ).

Akaun dummy ini diwujudkan di bawah satu dummy tanpa mengira jenis akaun

deposit yang ada disesuatu PTJ tersebut. Akaun dummy ini diletakkan dibawah

nama PTJ berkaitan. Pelarasan Akaun Dummy Subsidiari Deposit hendaklah

dilaraskan dengan segera bagi memastikan akaun subsidiari deposit ini bersamaan

dengan baki akaun deposit. Tatacara pelarasan akaun dummy ini dijelaskan pada

Para 6.

4. PELARASAN BAKI AWAL DEPOSIT

Pindahan Baki Awal Akaun Deposit dilaksanakan sekiranya terdapat perubahan

jenis Recon Akaun iaitu Akaun Deposit yang mempunyai subsidiari di dalam sistem

(Recon AR/AP) telah ditukar kepada Akaun Deposit yang mempunyai subsidiari di

luar sistem disebabkan oleh PTJ mempunyai sistem terimaan berkomputer

tersendiri atau isu-isu operasi. Contoh akaun terlibat adalah seperti berikut:

Bil Kod Deposit Perihal Deposit Asal Kod Deposit Perihal Deposit

Asal (Recon AR)

Baharu (GL)

Baharu

1. L1112140 Deposit Akta Dadah L1112189 Deposit Akta Dadah

Berbahaya Berbahaya

2. L1112144 Deposit Harta Awam L1112190 Deposit Harta Awam

Dalam Penjara Dalam Penjara 3. L1112154 Deposit Upahan L1112191 Deposit Upahan Semenanjung

4. L1122101 Deposit Pelarasan L1122112 Deposit Pelarasan

Petroleum Petroleum (PDN)

5. L1112186 Deposit Wang L1132101 Deposit Wang

Jaminan Jenayah Jaminan Jenayah

6. L1111111* Deposit Kuarters L1131108 Deposit Kuarters

Kerajaan Kerajaan (BPH)

7. L1111103 Deposit Cagaran L1131103 Deposit Cagaran

(gunasama) (sistem luar)

*Hanya terlibat untuk Kuarters BPH Sahaja

SPANM BIL. 8/2018


DI iGFMAS

53

Tindakan Pelarasan bagi kod diatas boleh dibuat melalui Jurnal D9

(Modul Terimaan). Tatacara pelarasan adalah seperti berikut:

4.2.1 Pilih Jenis urusniaga D9 dibawah modul terimaan (Baucar Jurnal) :

Nama Medan/ Mandatori No.

Tindakan

Catatan

Butang (M)

1 Baucar Jurnal M Klik pada medan Baucar Jurnal.

2 Jenis Urusniaga M Pada medan Jenis Urusniaga, masukkan data sebagai contoh D9.

3 Jenis Urusniaga M Tekan kekunci Enter.

4.2.2 Daftar baucar jurnal:

No. Nama Medan/ Mandatori Tindakan Catatan

Butang (M)

Pada medan No. Pelanggan Merujuk kepada no. *, masukkan data sebagai pelanggan data baki awal

1 No. Pelanggan * M contoh "6000000001" (doc type z) yang hendak

Kemudian, tekan kekunci

dipindahkan ke kod yang Enter. baru.

Pada medan No. Dokumen Merujuk kepada no

Kawalan *, masukkan data

No. Dokumen

dokumen kawalan bagi

2

M sebagai contoh

data transaksi baki awal Kawalan * "2300003791"

(doc type z).

SPANM BIL. 8/2018


DI iGFMAS

54

No. Nama Medan/ Mandatori

Tindakan

Catatan Butang

(M)

3 No. Dokumen

M Tekan kekunci Enter.

Kawalan *

4 Jana M Klik pada butang Jana.

4.2.3 Masukkan tarikh lulus yang merujuk kepada tarikh surat edaran

garispanduan ini: Pindahan baki awal kod L1112140 ke kod L1112189.


Tindakan

Catatan

Butang (M)

Pada medan No. Tarikh kelulusan: Kelulusan *, masukkan tarikh edaran 1 No. Kelulusan * M data sebagai contoh garispanduan ini. "KEL123456". No kelulusan: no rujukan surat edaran.

Pada medan Perihal *, masukkan data sebagai 2 Perihal * M contoh "Pindahan baki Nyatakan kod lama dan awal kod L11112140 ke kod L1112189". kod baru yang terlibat.

4.2.4 Masukkan baris caj berkaitan:

5

SPANM BIL. 8/2018


DI iGFMAS

55


Tindakan

Catatan

Butang (M)

Cajline baris pertama masukkan

1 Kod Akaun M kod deposit asal dan subsidiari Contoh Deposit asal (no. pelanggan). L1112140

2 Kod Akaun M Cajline baris kedua masukkan kod Contoh Deposit deposit baru. baharu L1112189.

Kumpulan PTJ Pada medan Kumpulan PTJ &

3

M PTJ, masukkan data sebagai

& PTJ

contoh "27020301".

4 Kumpulan PTJ M Tekan kekunci Enter.

& PTJ

Pada medan Vot/Dana, masukkan 5 Vot/Dana M data sebagai contoh "G000".

6 Vot/Dana M Tekan kekunci Enter.

4.2.5 Kemudian semak data, simpan dan hantar; dan

4.2.6 Teruskan dengan tindakan Peraku I dan II.

Pejabat Perakaunan/ Kementerian berkaitan hendaklah memastikan baki akaun

deposit asal telah berbaki sifar dan permohonan penutupan Kod Deposit di para 4.1

(no.1 hingga no.5) dikemukakan kepada BPOPA sebelum atau pada 31 Oktober

2018.

5. PELARASAN AKAUN PENYELESAIAN TEMPOH MIGRASI

Akaun Penyelesaian yang terlibat dalam pelarasan ini adalah seperti berikut:

BIL KOD AKAUN PERIHAL AKAUN AKAUN DEPOSIT BERKAITAN PENYELESAIAN PENYELESAIAN

1 A2991104 Akaun Penyelesaian Wang Deposit Wang Jaminan Jaminan Pelaksanaan Pelaksanaan

2 A2991106 Akaun Penyelesaian EFT Deposit Pindahan Dana Terbatal Elektronik Terbatal

3 A2991107 Akaun Penyelesaian Cek Deposit Pelarasan Cek Terbatal Terbatal

4 A2991108 Akaun Penyelesaian Deposit Deposit selain 3 diatas Lain-lain yang mempunyai subsidiari dalam iGFMAS

SPANM BIL. 8/2018


DI iGFMAS

56

Ringkasan tindakan yang perlu dibuat adalah seperti berikut:

A2991104 A2991106 A2991107 A2991108

Tindakan PTJ

1.Sediakan jurnal pelarasan KJ – Jurnal 1.Kemukakan maklumat transaksi untuk

Biasa atau Jurnal Biasa Pelarasan pelarasan kepada Pejabat Perakaunan/

Bahagian Akaun masing-masing.

Tindakan Pejabat Perkaunan/ Bahagian Akaun 1. Proses force match F-44 1. Proses FB05.

2. Proses force match F-03

Sebelum pelarasan dibuat, pastikan tindakan berikut dilaksanakan:

5.3.1 Kod dana yang digunakan adalah G000. Pelarasan kod dana hendaklah

dibuat sekiranya kod dana lain digunakan;

5.3.2 Kod kumpulan PTJ yang dipertanggung perlulah bukan kod untuk segmen

negeri seperti M1 untuk negeri Johor;

5.3.3 Kod segmen yang digunakan hendaklah sama dengan kod segmen transaksi

data baki awal deposit. Sekiranya kod segmen berbeza, jurnal pelarasan

pindahan mengikut segmen transaksi data baki awal perlu dibuat sebelum

pelarasan akaun penyelesaian dilaksanakan;

5.3.4 Dapatkan nombor kawalan bagi transaksi akaun penyelesaian yang hendak

diselaraskan melalui faglb03 seperti contoh berikut; dan

5.3.5 Dapatkan nombor kawalan dan nombor pelanggan/pembekal (subsidiari)

deposit baki awal (doc.type Z*) yang hendak dilaraskan dengan akaun

penyelesaian melalui faglb03 juga. Contoh seperti berikut: Deposit akaun

kawalan pelanggan (AR):

SPANM BIL. 8/2018


DI iGFMAS

57

Deposit akaun kawalan pembekal (AP):

5.3.6 Maklumat nombor dokumen dan nombor pembekal dan pelanggan yang

dijelaskan dipara 5.3.4 dan 5.3.5 akan digunakan semasa proses pelarasan

akaun penyelesaian ke akaun deposit sebenar.

Pelarasan Akaun Penyelesaian A2991104 (WJP):

5.4.1 One to one (full payment)

Melibatkan pelarasan 1 dokumen transaksi di A2991104 dengan 1 dokumen

transasksi akaun dummy subsidiari deposit / akaun subsidiari deposit (kod

Lxxx). Pelarasan adalah seperti langkah berikut:

a. Sediakan jurnal KJ Jurnal Biasa atau Jurnal Biasa Pelarasan. Contoh

transaksi pelarasan jurnal seperti berikut;

KOD DIPERTANGGUNG KOD MEMBAYAR

Sp Kumpulan

Kumpulan

Pejabat

Jenis e. Pegawai Vot Amaun Amaun Pegawai per- bil

Subsidiari

Kod Akaun

PTJ &

PTJ &

Akaun GL Pengawal Dana (Dt) (Kt) Pengawal akaunan PTJ

PTJ

ind

1 pembekal 6000275.. L1111107 J B3 21031401 G000 250.00 B3 21031401 1006

2 Akau

portal rasmi jabatan akauntan negara malaysia ......semua pengarah negeri/ cawangan jabatan akauntan...

Documents