POLISI ANTI RASUAH DAN KORUPSI (“POLISI ABC”)

ISI KANDUNGAN

HALAMAN 01 PENGENALAN HALAMAN 02 SKOPHALAMAN 03 DEFINISIHALAMAN 04 KENYATAAN POLISIHALAMAN 05 HADIAH DAN HIBURANHALAMAN 06 DERMA DAN PENAJAAN

BAYARAN PEMUDAHCARA HALAMAN 07 TANGGUNGJAWAB

DAN KOMITMENHALAMAN 09 PENILAIAN RISIKO &

KETELITIAN WAJARHALAMAN 10 KONFLIK KEPENTINGAN,

SALURAN PELAPORAN & POLISI PEMBERIAN MAKLUMAT

HALAMAN 11 LANGKAH-LANGKAH KAWALAN LAIN

HALAMAN 12 SEMAKAN, PEMANTAUAN DAN PENGUATKUASAAN

HALAMAN 13 LATIHAN DAN KOMUNIKASI

1. PENGENALANHong Leong Bank Group (“HLBG” atau “Bank”) telahmengeluarkan Polisi ABC yang menetapkan pendirian tegas‘dari peringkat atasan’ terhadap semua amalan rasuah dantanggungjawab Pihak Bersekutu (rujuk Seksyen 3 di bawah)dalam mematuhi dan menegakkan pendirian sifar toleransiHLBG terhadap rasuah dan korupsi.

Polisi ABC turut merujuk kepada Kod Tatalaku dan Etika, PolisiHadiah dan Hiburan, Polisi Lembaga Pengarah MengenaiSumbangan dan Pemberian Maklumat yang ditetapkan olehBank. Keperluan-keperluan bagi polisi-polisi tersebut telahdigabungkan ke dalam dokumen di bawah ini.

Dokumen ini adalah hak milik HLBB/ HLISB dan dianggap sulit. Tiada bahagian di dalam dokumen ini bolehditerbitkan semula, disimpan dalam apa-apa bentuk ataupun cara, termasuk mekanikal, elektronik, fotokopi,rakaman tanpa kebenaran bertulis daripada pihak pengurusan HLBB / HLISB.

1.

Polisi ABC ini terpakai di peringkat entiti HLBG dansyarikat subsidiari kami di Malaysia. Syarikat subsidiariHLBG di luar negara mempunyai Polisi PencegahanRasuah dan Korupsi mereka sendiri yang selari dankonsisten dengan Polisi ABC HLBG ini.

Polisi ABC ini terpakai kepada semua pengarah, pekerja (samaada sementara, tempoh tetap, atau tetap), pelatih, kakitanganyang dipinjamkan, pekerja kasual, kakitangan agensi,sukarelawan, pelatih industri, ejen HLBG (termasuk syarikatsubsidiari dan cawangan HLBG di luar negara).

Bank turut menggesa semua rakan kongsi, kontraktor,subkontraktor, vendor, pembekal, penyedia perkhidmatan,perunding, wakil dan sesiapa sahaja yang melakukan kerjaatau perkhidmatan bagi pihak Bank, atau sesiapa sahaja yangberkaitan dengan HLBG, agar mematuhi Polisi ABC ini semasamelakukan kerja atau perkhidmatan yang berkenaan.

2. SKOP

2.

3. DEFINISI

“HLBG” Bermaksud Hong Leong Bank Berhad dan semua syarikat subsidiaridan cawangannya.

“Korupsi” Merujuk kepada tindakan memberi kebenaran secara korup,memberi, bersetuju untuk memberi, menjanjikan, menawarkan,meminta, menerima atau bersetuju untuk menerima suapan.

“PihakBersekutu”

Bermaksud semua pengarah, pekerja (sama ada sementara,tempoh tetap, atau tetap), pelatih, kakitangan yang dipinjamkan,pekerja kasual, kakitangan agensi, sukarelawan, pelatih industri,dan ejen HLBG, dan rakan kongsi, kontraktor, subkontraktor, vendor,pembekal, penyedia perkhidmatan, perunding, wakil dan semuayang melakukan kerja atau perkhidmatan bagi pihak HLBG.

“Rasuah” Bermaksud perbuatan memberi atau menerima apa-apa suapanatau ganjaran berbentuk wang tunai atau sesuatu yang berhargasebagai dorongan untuk melakukan perbuatan yang berkaitandengan tugas rasminya.

“Suapan” a. wang, derma, hadiah, pinjaman, yuran, ganjaran, cagaranberharga, harta atau faedah pada harta sama ada alih atau takalih, faedah kewangan atau apa-apa manfaat seumpamanyayang lain;

b. apa-apa jawatan, kebesaran, pekerjaan, kontrak pekerjaan atauperkhidmatan, dan segala perjanjian untuk memberikanpekerjaan atau memberikan perkhidmatan dalam apa-apakemampuan dan kapasiti;

c. apa-apa bayaran, pelepasan, penunaian atau penyelesaianpinjaman, obligasi atau liabiliti lain, sama ada secarakeseluruhan atau sebahagian daripadanya;

d. apa-apa jenis balasan berharga, diskaun, komisen, rebat, bonus,potongan atau peratusan;

e. apa-apa perbuatan penangguhan bagi membolehkan tuntutanwang atau nilai bersamaan dengan wang atau barang berharga;

f. apa-apa jenis perkhidmatan atau pertolongan lain, termasukperlindungan daripada penalti atau ketidakupayaan yangdikenakan atau yang dikhuatiri atau daripada segala tindakanatau prosiding yang bersifat tatatertib, sivil atau jenayah, samaada telah atau tidak dilakukan lagi, dan termasuk penggunaanatau menahan diri daripada menggunakan apa-apa hak atauapa-apa kuasa atau kewajipan rasmi; dan

g. apa-apa tawaran, ikrar atau janji, sama ada bersyarat atau tidakbersyarat, untuk memberikan suapan mengikut pengertianmana-mana perenggan (a) hingga (f).

“Syarikat” Bermaksud setiap syarikat di dalam HLBG.

3.

4. KENYATAAN POLISIHLBG mempunyai pendirian toleransi sifar terhadapamalan rasuah dan korupsi.HLBG komited untuk bertindak secara profesional, adil danberintegriti dalam semua urusan perniagaan danperhubungannya, dan komited untuk melaksanakan danmenguatkuasakan sistem yang memastikan rasuah dankorupsi dicegah.

Bank akan menegakkan semua keperluan undang-undang danperaturan berkaitan anti rasuah dan korupsi mengikut semuabidang kuasa di mana ia beroperasi.Bank memandang serius sebarang pelanggaran Polisi ABC danakan mengambil tindakan yang tegas dan sewajarnya. Tindakanini termasuk tetapi tidak terhad kepada, menilai semulapekerjaan atau pelantikan, tindakan disiplin, pemecatan,pemberhentian kontraktor/penyedia perkhidmatan pihak ketigadaripada meneruskan urusan perniagaan dan sebagainya, sertamelaporkan apa-apa kesalahan kepada pihak berkuasa yangberkenaan, konsisten dengan keperluan undang-undang danperaturan yang berkaitan.

Secara khususnya, Lembaga Pengarah dan Pengurusan KananHLBG tidak akan membiarkan atau bersetuju mana-manaPihak Bersekutu:

a. meminta secara korup, menerima atau bersetuju untukmenerima apa-apa suapan sama ada untuk dirinya ataumana-mana individu lain; atau

b. memberi secara korup, bersetuju untuk memberi, berjanjiatau menawarkan suapan kepada mana-mana individuuntuk manfaat dirinya atau individu lain, samada denganniat untuk mendapatkan atau mengekalkan perniagaanatau apa-apa kelebihan dalam menjalankan perniagaanuntuk Bank.

4.

5. HADIAH DAN HIBURANPenerimaan dan pemberian hadiah dan hiburan adalahtertakluk kepada Kod Tatalaku & Etika dan Polisi Hadiah& Hiburan yang ditetapkan oleh Bank, di mana kelulusantertentu perlu diperolehi terlebih dahulu sebelummengeluarkan apa-apa jenis atau jumlah perbelanjaantertentu untuk memberi hadiah dan hiburan, sertamenerima hadiah dan hiburan.

Semua kakitangan perlu membuat penilaian yang menyeluruhdan memastikan bahawa penerimaan hadiah atau hiburantidak akan mengakibatkan konflik kepentingan.

Tanpa prejudis terhadap perkara di atas, semua kakitanganperlu segera mengisytiharkan apa-apa hadiah atau hiburanmelebihi RM100 yang mereka beri atau terima.

5.

Semua kakitangan HLBG dilarang sekeras-kerasnya daripada menerima atau menawarkan hadiah dan hiburan seperti berikut:

a. apa-apa bentuk hadiah dan/atau hiburanseperti, atau kelihatan seperti, tidak bersesuaian,kerap atau berlebihan, dengan mengambil kirasemua fakta dan keadaan yang berkaitan;

b. apa-apa jumlah wang atau yang sama nilainyadengan wang (kad hadiah, baucar dansebagainya);

c. apa-apa bentuk hadiah dan/atau hiburansebagai balasan untuk tindakan dari Bank atautindakan untuk manfaat Bank; dan

d. apa-apa bentuk hadiah dan/atau hiburan yanglain untuk tujuan yang melanggar undang-undang Malaysia, sebagai contoh rasuah dankorupsi.

Hadiah atau hiburan yang diterima tanpa kelulusan pihakberkuasa yang berkenaan di dalam HLBG, perlu dipulangkanatau dibayar balik kepada individu yang memberikan hadiahatau hiburan tersebut.

7. BAYARAN PEMUDAHCARA

a. Tiada derma politik dibenarkan.b. Ketelitian wajar perlu dilakukan ke atas penerima derma

bagi menentukan bahawa mereka mempunyai reputasiyang baik.

c. Semua permohonan derma perlu dinilai oleh BahagianPemasaran dan Komunikasi dan diluluskan oleh pihakberkuasa yang mengikut Polisi Derma HLBG.

6. DERMA DAN PENAJAAN

6.

Semua derma dan penajaan yang dilakukan oleh Bankuntuk tujuan amal (“Derma”) adalah tertakluk kepadaPolisi Derma dan Polisi Permohonan KelulusanPerbelanjaan Bank yang memperuntukkan, antaranya:

Bank tidak akan membuat bayaran pemudahcara.

8. TANGGUNGJAWAB DAN KOMITMEN

i. Lembaga Pengarah Bank dan Jawatan Kuasanya

• Memantau dan menetapkan polisi yang menegaskan“pendirian dari peringkat atasan” bagi mengekalkantahap integriti dan etika korporat yang tertinggi, denganmematuhi keperluan undang-undang dan peraturan yangberkenaan mengenai pencegahan rasuah dan korupsi;

• Mengurus risiko utama rasuah/korupsi dan kespemberian maklumat kepada Bank; dan

• Menerima dan menyemak laporan mengenai pelaksanaandan keberkesanan Polisi ABC secara berterusan.

7.

ii. Pengurusan Kanan Bank

• Menggalakkan budaya integriti di dalam Bank;

• Memastikan tahap integriti dan etika yang tinggi danpematuhan sepenuhnya terhadap semua keperluanundang-undang dan peraturan berkenaan anti rasuah dankorupsi;

• Menguruskan risiko rasuah/korupsi yang berkaitandengan Bank secara berkesan;

• Memastikan bahawa polisi, prosedur dan sistem kawalanyang mencukupi dan jelas telah ditetapkan bagimeminimumkan dan mengelakkan peluang berlakunyarasuah dan korupsi di dalam Bank dan mengambiltindakan ke atas insiden rasuah dan korupsi sama adayang disyaki atau disahkan berlaku di dalam Bank;

• Menggalakkan penggunaan saluran pemberian maklumatdan lain-lain yang bersesuaian berhubung apa-apainsiden rasuah sama ada yang disyaki atau yang benar-benar berlaku;

• Merangka pelan komunikasi dan program latihanberdasarkan kepada polisi dan komitmen Bank terhadapanti rasuah dan korupsi untuk pihak-pihak dalaman danluaran yang berkaitan;

• Bertindak ke atas dan melaporkan kepada LembagaPengarah mengenai apa-apa keputusan audit, semakanpenilaian risiko, langkah pengawalan dan prestasi yangberkaitan dengan program pematuhan anti rasuah dankorupsi.

iii. Jabatan Pematuhan Bank

EIO di dalam Jabatan Pematuhan Bank boleh dihubungimelalui EIO@hlbb.hongleong.com.my

Pegawai Etika dan Integriti (EIO) yang dilantik dari JabatanPematuhan Bank perlu mengendalikan semua perkara yangberkaitan dengan anti rasuah dan korupsi termasukmemberikan nasihat dan bimbingan kepada kakitangan danrakan perniagaan berkaitan dengan program pematuhan antirasuah dan korupsi, serta mengatur dan mengawasipelaksanaan Polisi ABC, dengan mengambil kira penilaianrisiko Bank berkaitan dengan rasuah/korupsi.

iv. Pihak Bersekutu

• Mematuhi dan menegakkan pendirian toleransi sifar HLBGterhadap rasuah dan korupsi;

• Mematuhi Polisi ABC;

• Menyuarakan kebimbangan mengenai tingkah laku atauperbuatan yang salah secepat mungkin menerusipelbagai saluran komunikasi termasuk apa yang telahditetapkan dalam Polisi Pemberian Maklumat Bank, dimana ia merupakan saluran terbaik untukmengetengahkan segala isu.

8.

10. KETELITIAN WAJAR

9. PENILAIAN RISIKOBank akan menilai risiko rasuah/korupsi terhadapkeseluruhan operasi Bank sekurang-kurangnya sekalidalam tempoh dua (2) tahun dan apabila diperlukan(termasuk apabila terdapat perubahan undang-undang,perubahan perniagaan Bank atau wujud keadaan dimana penilaian risiko diperlukan) untuk mengenal pasti,menganalisis, menilai dan menetapkan tindakan utamayang diperlukan untuk mengurangkan risikorasuah/korupsi dalaman dan luaran yang telah dikenalpasti.Pengurusan Kanan akan menyemak laporan penilaian risikoBank dan mencadangkan penambahbaikan ke atas polisi danprosedur Bank dalam memerangi rasuah/korupsi. Laporanpenilaian risiko Bank akan dikemukakan kepada LembagaBank untuk semakan. 9.

Bagi memastikan Pihak Bersekutu turut samamengamalkan pendirian toleransi sifar HLBG terhadaprasuah dan korupsi, Bank akan melakukan ketelitian wajarbagi menilai integriti Pihak Bersekutu, termasuk menyemaklatar belakang dan/atau pengesahan dokumen dan/ataumenjalankan temu ramah, sebelum menjalinkan apa-apahubungan formal dengan mereka dan secara berkalaselepas itu.

Pihak dalaman dan luaran digalakkan untukmenyuarakan kebimbangan yang berkaitan denganinsiden rasuah/korupsi sama ada benar atau disyakiberlaku atau kekurangan program pematuhan antirasuah dan korupsi HLBG secepat mungkin.Sila rujuk kepada Polisi Pemberian Maklumat HLBG untukmendapatkan butiran mengenai bagaimana kebimbangan yangsedemikian boleh disuarakan kepada Lembaga dan/ataudisampaikan tanpa dikenali.Polisi Pemberian Maklumat Bank melindungi identiti pemberimaklumat, serta melindungi pemberi maklumat daripadatindakan balas dan tindakan buruk ke atas pekerjaan, asalkanpendedahan berkenaan dibuat dengan niat baik.Jika perlu, Bank akan melaporkan maklumat insiden rasuah dankorupsi kepada pihak berkuasa yang berkaitan.

11. KONFLIK KEPENTINGAN

Bank berusaha memastikan bahawa tiada konflikkepentingan yang akan menjejaskan kepentingan Bank,pemegang saham, pelanggan dan pihak berkepentinganyang lainnya menerusi pengenalpastian, pencegahandan pengurusan konflik kepentingan.Semua Pihak Bersekutu perlu mengisytiharkan segalakepentingan peribadi yang dimiliki olehnya atau individu yangmempunyai hubungan dengannya mengenai apa-apakeputusan atau perkara yang berkaitan dengan Bank yangmelibatkan dirinya.

.10

12. SALURAN PELAPORAN DAN POLISI PEMBERIAN MAKLUMAT

13. LANGKAH-LANGKAH KAWALAN LAIN

a. Kawalan Kewangan

Semua modal dan perbelanjaan operasi adalah tertaklukkepada had pra kelulusan Bank mengikut polisi dan prosedurpermohonan kelulusan modal dan perbelanjaan operasi(CER/EAR) manakala semua pembayaran dan tuntutankakitangan tertakluk kepada had pihak berkuasapembayaran mengikut polisi pembayaran dan tuntutankakitangan.

b. Perolehan

Semua aktivitiperolehan yangtertakluk kepadaPolisi Perolehandan Polisi Tender;dan

c. Penyimpanan Rekod

Bank telah menetapkan polisi danprosedur berkaitan denganpenyimpanan rekod bagi menguruskandokumentasi berkaitan dengan GarisPanduan Tatacara Mencukupi; yangperlu diikuti sepenuhnya.

.11

Jika jurang atau kekurangan dikesan semasapelanggaran polisi, proses semakan semula, atauapabila terdapat perkembangan baru dalam industri,undang-undang dan peraturan, penambahbaikanterhadap polisi dan prosedur Bank akan dipertimbangkandan/atau diperbaiki segera.

i. Semakan

Jabatan Audit Dalaman akan menyemak program danlangkah-langkah pematuhan anti rasuah dan korupsi Bankbagi menilai tahap pematuhan, prestasi, kecekapan dankeberkesanannya. Laporan audit berkenaan akandibentangkan oleh Jabatan Audit Dalaman kepadaJawatankuasa Audit Lembaga Pengarah Bank untuk semakandan kemudiannya dilaporkan kepada Lembaga Pengarahuntuk pertimbangan/semakan penuh Lembaga Pengarah.Jabatan Pematuhan akan melakukan semakan secara berkalamengenai pelaksanaan dan pematuhan Bank terhadap PolisiABC. Laporan berkenaan akan dibentangkan oleh JabatanPematuhan kepada Jawatankuasa Pengurusan RisikoLembaga Pengarah Bank untuk semakan dan dilaporkankepada Lembaga Pengarah.

14. SEMAKAN, PEMANTAUAN DAN PENGUATKUASAAN

.12

15. LATIHAN DAN KOMUNIKASI

Bank mempunyai program latihan dan pelan komunikasi yangselari dengan polisi dan komitmen terhadap anti rasuah dankorupsi untuk semua pihak yang berkaitan.

Tarikh: 1 Jun 2020

ii. Pemantauan

Semua Ketua Jabatan akan memantau prestasi kakitanganmereka berhubung polisi ini dan melaporkan sebarangketidakpatuhan. Laporan ketidakpatuhan akan dibentangkanoleh Jabatan Pematuhan kepada Jawatankuasa PengurusanRisiko Lembaga Pengarah Bank/ Lembaga Pengarah untuksemakan

iii. Penguatkuasaan

13.

Bank akan mengambil tindakan disiplin yang sewajarnyaterhadap Pihak Bersekutu yang didapati tidak mematuhiPolisi ABC.