petunjuk operasional rekanan ver 3.5

8/18/2019 Petunjuk Operasional Rekanan Ver 3.5

1/58

Petunjuk Operasional

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5

Untuk Rekanan/Penyedia Pengadaan Barang/Jasa


2/58

KATA PENGANTAR

Petunjuk operasional ini membahas langkah demi langkah yang harus dilakukan

rekanan/penyedia pengadaan barang/jasa di dalam aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk

membantu rekanan/penyedia menggunakan aplikasi SPSE Versi 3.5. Diharapkan dengan adanya

petunjuk operasional ini, rekanan/penyedia lebih mudah dalam menggunakan aplikasi dan dapat

langsung melengkapi data‐data yang masih kurang ke dalam aplikasi SPSE.

Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan

materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar‐benar sempurna

sehingga mungkin petunjuk operasional ini kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi

atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca

petunjuk operasional

ini.

Penulis

membuka

kesempatan

lebar

‐lebar

bagi

para

pengguna

aplikasi

untuk

melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah

dijelaskan dalam petunjuk operasional ini melalui telepon/fax di 021‐7822803 ataupun email di

[email protected].

Semoga petunjuk operasional ini cukup membantu memudahkan pekerjaan Anda dalam

menggunakan aplikasi SPSE.

Jakarta, Januari 2014

Penulis


3/58

DAFTAR

ISI

KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………………………………………. i

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………………………………………… ii

PENDAHULUAN ……………………………………………………………………………………………………………………. 1

I. Hierarki Pembuatan Kode Akses Ke SPSE …………………………………………………………………. 1

II. Cara Mendaftar di LPSE Kementerian Pertanian ………………………………………………………. 2

III. Agregasi Data Penyedia (ADP) ......…………………………………………………………………………… 5

IV. Menu Aplikasi di SPSE ................................................................................................ 6

A. Home .................................................................................................................. 7

B. Data Penyedia ..................................................................................................... 8

1.

Identitas

Perusahaan

.....................................................................................

8

Permasalahan!!! ........................................................................................... 10

2. Ijin Usaha ...................................................................................................... 10

Permasalahan!!! ........................................................................................... 12

3. Akta ............................................................................................................... 12

4. Pemilik .......................................................................................................... 13

5. Pengurus ....................................................................................................... 14

6. Tenaga Ahli .................................................................................................... 15

Permasalahan!!!

...........................................................................................

18

7. Peralatan ....................................................................................................... 18

8. Pengalaman ................................................................................................... 19

9. Pajak ............................................................................................................. 21

C. Lelang Baru ......................................................................................................... 23

D. Inbox .................................................................................................................. 26

E. Log Akses ............................................................................................................ 27

F.

Ganti

Password

...................................................................................................

27

G. Lupa Password .................................................................................................... 29

H. Logout ................................................................................................................ 30

V. Cara Mengikuti Proses Pengadaan ............................................................................. 30

VI. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) .................................................................... 44


4/58

i. Cara Menggunakan APENDO ......................................................................... 44

ii. Lupa Password APENDO ................................................................................ 54


5/58

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Rekanan/Penyedia

Pendahuluan

Untuk menciptakan proses pengadaan yang bersifat transparan, terbuka, menyatu, bersaing sehat,

sesuai aturan dan dapat memudahkan untuk proses pengelolaan pengadaan barang/jasa, sejak tahun

2011 Kementerian Pertanian menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang

dikembangkan oleh LKPP. Dengan penggunaan SPSE, pihak rekanan/penyedia barang/jasa harus

terdaftar pada setiap SPSE yang akan diikuti proses pengadaannya.

I. Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE

Berikut merupakan hierarki pembuatan kode akses ke SPSE :

Gbr 1. Hierarki Pembuatan Kode Akses Rekanan/Penyedia

Khusus untuk rekanan/penyedia, proses pembuatan kode akses berhubungan dengan

Verifikator yang berada di Biro Keuangan dan Perlengkapan untuk melakukan proses verifikasi.

Admin PPE

(Pusat Pelayanan

Elektronik)

Admin Agency

(PUSDATIN)

Verifikator

(Biro Keuangan dan

Perlengkapan)

Auditor

(Itjen, BPK, dll)

Panitia

(Pokja ULP

Instansi)

PPK

(PPK Instansi)

Helpdesk

(PUSDATIN)

Rekanan /

Penyedia

Pengadaan Barang

/ Jasa


6/58


II. Cara Mendaftar di LPSE Kementerian Pertanian

1) Pada halaman utama website LPSE di http://lpse.pertanian.go.id klik mendaftar sebagai

penyedia barang/jasa.

Gbr 2.1.1 Halaman Utama Website LPSE

2) Isikan alamat e‐mail pada form kemudian klik tombol . Sebaiknya e‐mail

yang digunakan mendaftar adalah e‐mail resmi perusahaan yang akan dipergunakan

seterusnya dalam proses pelelangan, bukan e‐mail pribadi milik staf perusahaan. Alamat

e‐mail ini akan dijadikan penghubung antara LPSE dengan perusahaan.


7/58


Gbr 2.2.1 Formulir Pendaftaran‐1

3) Setelah meng‐klik tombol maka sistem akan mengirimkan secara

otomatis e‐mail dengan subject “Konfirmasi Email Rekanan”. Di dalam e‐mail tersebut

terdapat link . Klik link tersebut. Apabila e‐mail konfirmasi dengan subject “Konfirmasi

Email Rekanan” tersebut tidak terdapat di inbox (kotak masuk) mohon diperiksa pada

folder spam atau junk mail .

Gbr 2.3.1 E‐mail Konfirmasi Pendaftaran


8/58


4) Dari link tersebut perusahaan diarahkan ke halaman formulir data perusahaan dan

diwajibkan mengisi formulir tersebut. Bila formulir sudah selesai diisi kemudian klik

tombol .

Gbr 2.4.1 Formulir Pendaftaran ‐ 2

5)

Proses

selanjutnya

adalah

proses

verifikasi

yang

dilakukan

secara

manual

yaitu

Rekanan/Penyedia datang ke LPSE Kementerian Pertanian dengan membawa dokumen

persyaratan verifikasi ke Verifikator LPSE Kementerian Pertanian.

Jadwal Verifikasi: Setiap Hari Senin – Jum’at, Pukul 09.00 ~ 14.00


9/58


Verifikator:

Koordinator Verifikator : Ir. Teguh Munajat, MM

Verifikator : Meista Bastian Rifa’i, I Putu Dodi Sindunata, Julianto Sugeng Pambudi

Tempat:

Biro Keuangan dan Perlengkapan

Gedung A, Lantai 7

Jl. Harsono RM No.3

Ragunan ~ Jakarta Selatan 12550

Telp : 021~ 7804116

Dokumen

Persyaratan

Verifikasi

(Wajib):

1. Lembar Formulir Keikutsertaan yang sudah ditandatangani Direktur, di cap basah

perusahaan dan bermaterai Rp.6000,‐;

2. Lembar Formulir Pendaftaran ;

3. Surat Kuasa bagi pembawa dokumen selain direktur. Surat tersebut sudah

ditandatangani Direktur, di cap basah perusahaan dan bermaterai Rp.6000,‐;

4.

KTP Direktur (Asli dan Copy);

5.

KTP Penerima Kuasa (Asli dan Copy);

6.

NPWP Perusahaan

(Asli

dan

Copy);

7. SIUP (Asli dan Copy);

8. Akte Pendirian sampai perubahan terakhir (Asli dan Copy);

9. TDP (Asli dan Copy);

10. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (Asli dan Copy);

11.

SIUJK dan SBUJK (khusus penyedia jasa konstruksi).

III. Agregasi Data Penyedia (ADP)

Implementasi ADP memungkinkan satu penyedia yang terdaftar di satu LPSE dapat mengikuti

lelang di LPSE lain tanpa melakukan registrasi dan verifikasi ulang. Aktivasi ADP cukup dilakukan

satu kali untuk setiap User ID di website LPSE tempat penyedia melakukan pendaftaran. Form

aktivasi ADP terdapat di halaman setelah penyedia login. Daftar LPSE dengan status


10/58


agregasi aktif dan penjelasan lebih lengkap mengenai ADP dapat dilihat pada website

http://inaproc.lkpp.go.id/agregasi/.

Gbr 3.1 Alur Agregasi Data Penyedia

IV. Menu di Aplikasi SPSE

Setelah rekanan/penyedia login, rekanan/penyedia dapat mengakses menu‐menu yang ada di

dalam aplikasi yang dapat membantu untuk proses pengadaan barang/jasa. Proses pengadaan

barang/jasa dapat diakses di http://lpse.pertanian.go.id.


11/58


A. Home

Gbr 4.1 Halaman Menu Home

Keterangan gambar

1. Identitas Digital Anda : kode digital yang berisi data perusahaan. Identitas

digital ini nantinya akan dipergunakan saat rekanan/penyedia menggunakan

aplikasi APENDO.

2. Inbox e‐mail : berisi data e‐mail yang dikirimkan oleh aplikasi kepada

rekanan/penyedia.

E ‐

mail

yang

dikirimkan

antara

lain

pemberitahuan

mengenai

perubahan jadwal, pengumuman pemenang pengadaan barang/jasa yang

rekanan/penyedia ikuti, dan notifikasi keberhasilan unggah dokumen

pengadaan.

3. Status Lelang yang Anda Ikuti : merupakan data pengadaan yang

rekanan/penyedia ikuti baik yang masih berjalan maupun yang sudah selesai.

Informasi yang tertera adalah Kode Lelang, Lelang (Nama Lelang), dan Tahap.

4. Menu Search : digunakan untuk mencari pengadaan tertentu dengan cara

mengetikkan

nama

pengadaan

yang

ingin

dicari

pada

kolom

kemudian klik tombol .


12/58


B. Data Penyedia

Untuk menu , sebaiknya langsung diinput kan oleh rekanan/pengguna

sebelum mengikuti proses pengadaan. Ada 9 (sembilan) data penyedia yang harus

dilengkapi oleh rekanan/penyedia, yaitu:

1. Identitas Perusahaan

Data identitas perusahaan sudah diinputkan pertama kali saat

rekanan/penyedia mendaftar di LPSE. Identitas penyedia yang kurang lengkap

dapat dilengkapi pada menu ini.

Gbr 4.1.1 Halaman Identitas Perusahaan

Keterangan gambar

a)

Kode penyedia barang/jasa : kode penyedia diberikan secara otomatis

melalui aplikasi.


13/58


b)

User ID : sudah ada karena diinputkan pada awal rekanan/penyedia

mendaftar di LPSE.

c) Nama Perusahaan : diisi dengan nama perusahaan yang akan di

daftarkan di LPSE.

d)

NPWP : sudah ada karena diinput kan diawal pendaftaran

rekanan/penyedia di LPSE.

e) Nomor Pengukuhan PKP : diisi dengan nomor pengukuhan PKP.

f)

Bentuk usaha : dapat dipilih sesuai dengan bentuk perusahaan

rekanan/penyedia.

g)

Alamat : diisi dengan alamat perusahaan rekanan/penyedia.

h) Propinsi : diisi sesuai dengan domisili perusahaan.

i)

Kabupaten / kota

: diisi

sesuai

dengan

domisili

perusahaan.

j) Telepon : diisi dengan nomor telepon kantor perusahaan.

k) Fax : diisi dengan nomor fax perusahaan.

l)

Mobile phone : diisi dengan nomor telepon genggam admin

rekanan/penyedia yang mengoperasikan aplikasi.

m) Kode pos : diisi dengan kode pos sesuai domisili perusahaan.

n) Email : sudah otomatis terisi karena diinputkan saat rekanan/penyedia

mendaftar

pertama

kali

di

aplikasi.

o) Website : diisi dengan alamat website perusahaan.

p) Kantor cabang : dipilih salah satu dengan keadaan yang paling sesuai.

Bila memang kantor yang didaftarkan merupakan kantor pusat,

rekanan/penyedia dapat memilih kemudian klik tombol

. Tetapi bila perusahaan yang didaftarkan merupakan kantor

cabang maka pilih kemudian lengkapi data kantor pusat seperti

alamat, telepon, fax dan email kantor pusat kemudian klik tombol

.


14/58


1

Permasalahan !!!

Tanya : Bagaimana bila ingin merubah data NPWP dan e‐mail

rekanan/penyedia?

Jawab : Rekanan/penyedia dapat mengirimkan surat resmi (kop surat

perusahaan) yang ditujukan kepada Ketua LPSE mengenai perubahan

yang diinginkan dengan menyertakan informasi data lama serta data

perubahan terbaru (lampirkan NPWP terbaru). Surat resmi tersebut

harus diberi materai, ditanda tangani oleh direktur perusahaan dan di

cap basah kemudia dikirimkan melalui e‐mail ke [email protected].

Tanya : Bolehkah data identitas perusahaan tidak diinputkan secara

lengkap?

Jawab

:

Boleh

saja,

tetapi

semakin

lengkap

data

rekanan/penyedia

akan

memudahkan panitia saat mengundang untuk proses pembuktian

kualifikasi.

2. Ijin Usaha

Data ijin usaha harus diinput kan pada halaman Ijin Usaha > Edit seperti gbr 4.2.2

dengan cara mengklik tombol sehingga data yang diinput masuk ke

dalam aplikasi seperti gbr 4.2.1. Setelah data lengkap dimasukkan kemudian klik

tombol .

Gbr 4.2.1 Halaman Ijin Usaha


15/58


1

Gbr 4.2.2

Halaman

Edit

Ijin

Usaha

Keterangan gambar

a) Jenis Ijin : diisi dengan jenis ijin yang ingin dimasukkan, seperti SIUP,

TDP, dll.

b) Nomor Surat : diisi dengan nomor surat ijin.

c) Berlaku sampai : diisi dengan tanggal masa berlaku surat ijin dengan

cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai.

d) Instansi pemberi : diisi dengan nama instansi yang mengeluarkan ijin

usaha tersebut.

e) Kualifikasi : dipilih sesuai dengan kualifikasi perusahaan.

f) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil

scan dokumen ijin usaha dengan cara mengklik tombol

. Khusus untuk menu ini tidak perlu digunakan

oleh rekanan/penyedia karena data yang dilampirkan tidak akan

dapat diakses

oleh

panitia

pengadaan

barang/jasa.

g) Klasifikasi : diisi dengan klasifikasi yang sesuai dengan ijin usaha.


16/58


1

Permasalahan!!!

Tanya : Bagaimana bila data ijin usaha tidak terdapat masa berlaku (ijin

usaha berlaku selamanya)?

Jawab : Pada bagian Berlaku sampai diisi dengan masa berlaku sepuluh

tahun dari tanggal saat penginputan data.

Tanya : Bagaimana cara menghapus data yang salah pada menu Ijin

Usaha?

Jawab : Untuk menghapusnya, centang pada data yang ingin

dihapus kemudian klik tombol .

3. Akta

Pada menu

akta

yang

dimasukkan

adalah

data

akta

pendirian

perusahaan

dan

data akta perubahan terakhir bila ada. Data yang wajib diisi adalah data akta

pendirian. Setelah data diisi, kemudian klik tombol .

Gbr 4.3.1 Halaman Menu Akta Pendirian


17/58


1

Keterangan gambar

a) Nomor : diisi dengan nomor akta pendirian perusahaan.

b) Tanggal surat : diisi dengan tanggal surat akta pendirian perusahaan

diresmikan dengan mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai.

c) Notaris : diisi dengan nama notaris yang menangani akta pendirian

perusahaan.

h) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil

scan dokumen akta pendirian perusahaan dengan cara mengklik tombol



dapat diakses oleh panitia pengadaan barang/jasa.

4. Pemilik

Menu ini diisi dengan data pemilik perusahaan yang terdapat pada akta

pendirian perusahaan. Data dimasukkan dengan cara mengklik tombol

setelah seluruh data dimasukkan, kemudian klik tombol .

Gbr 4.4.1 Halaman Edit Pemilik


18/58


1

Keterangan gambar

a) Nama : diisi dengan nama pemilik perusahaan yang terdapat pada akta

pendirian perusahaan.

b) No KTP : diisi dengan no KTP pemilik perusahaan.

c)

Alamat : diisi dengan alamat pemilik sesuai dengan KTP.

d) Saham : diisi dengan jumlah saham yang dimiliki oleh pemilik

perusahaan. Bila pemilik perusahaan tidak memiliki saham, maka diisi

dengan angka nol (0).

5. Pengurus

Menu ini diisi dengan data pengurus perusahaan. Data dimasukkan dengan cara

mengklik

tombol

setelah

seluruh

data

dimasukkan,

kemudian

klik

tombol .

Gbr 4.5.1 Halaman Pengurus Perusahaan


19/58


1

Keterangan gambar

a) Nama : diisi nama pengurus perusahaan.

b) No KTP : diisi dengan no KTP pengurus perusahaan.

c) Alamat : diisi dengan alamat pengurus sesuai dengan KTP.

d)

Jabatan : diisi dengan jabatan pengurus perusahaan.

e) Menjabat sejak : diisi dengan tanggal pengurus perusahaan mulai

menjabat sampai tanggal yang ditentukan dengan cara mengklik tombol

dan pilih tanggal yang sesuai. Bila pengurus masih menjabat maka

tanggal terakhir menjadi pengurus perusahaan dikosongkan saja.

6. Tenaga Ahli

Data tenaga

ahli

dimasukkan

oleh

admin

rekanan/perusahaan

ke

dalam

aplikasi

dengan cara mengisi form edit tenaga ahli kemudian klik tombol .

Gbr 4.6.1 Halaman Menu Tenaga Ahli


20/58


1

Gbr 4.6.2 Halaman Edit Tenaga Ahli

Keterangan gambar

a) Nama : diisi dengan nama tenaga ahli.

b) Tanggal lahir : diisi dengan tanggal lahir tenaga ahli ditentukan dengan

cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai.


21/58


1

c) Jenis Kelamin : diisi dengan jenis kelamin tenaga ahli dengan memilih

salah satu radio button .

d) Alamat : diisi dengan alamat tenaga ahli.

e)

Pendidikan

terakhir

:

diisi

dengan

data

pendidikan

terakhir

milik

tenaga

ahli.

f) Kewarganegaraan : diisi dengan kewarganegaraan tenaga ahli.

g) Jabatan : diisi dengan jabatan tenaga ahli.

h) Pengalaman kerja (tahun) : diisi dengan tahun pengalaman berkerja.

i) Email : diisi dengan email tenaga kerja.

j) Status Kepegawaian : diisi dengan status kepegawaian tenaga ahli

dalam perusahaan tersebut dengan memilih salah satu radio button

.

k) Profesi/Keahlian : diisi dengan keahlian tenaga ahli.

Curriculum Vitae

1. Pengalaman

Tahun : diisi dengan penulisan tahun dengan format

penulisan 4 digit (contoh : 2010).

Uraian : diisi dengan pengalaman sesuai tahun yang

dimasukkan minimum

sebanyak

4 karakter.

2. Pendidikan


penulisan 4 digit (contoh : 2010).


dimasukkan minimum sebanyak 4 karakter.

3. Sertifikat


penulisan 4 digit

(contoh

: 2010).


dimasukkan minimum sebanyak 4 karakter.


22/58


1

4. Bahasa

Uraian : diisi dengan kemampuan bahasa yang dimiliki

oleh tenaga ahli.

Permasalahan!!!

Tanya : Bagaimana bila setelah diinput kan ternyata ada salah satu

bagian dari curriculum vitae yang ingin dihapus?

Jawab : pilih data curriculum vitae yang ingin dihapus dengan cara

mencentang yang terdapat dibagian menu tahun kemudian klik

tombol .

Tanya : Bagaimana bila masih banyak data curriculum vitae yang ingin

dimasukkan?

Jawab : Masukkan data sesuai baris yang disediakan (sebanyak dua

baris) kemudian klik tombol kemudian pilih kembali nama

tenaga ahli yang akan ditambahkan datanya.

7. Peralatan

Data peralatan yang digunakan oleh perusahaan diinventarisir kemudian

dimasukkan ke

dalam

aplikasi

dengan

cara

mengklik

tombol

setelah

seluruh data dimasukkan, kemudian klik tombol .

Gbr 4.7.1 Halaman Menu Peralatan


23/58


1

Gbr 4.7.2 Halaman Edit Peralatan

Keterangan gambar

a) Nama Alat : diisi dengan nama alat yang dimiliki perusahaan.

b) Jumlah : diisi dengan jumlah alat yang dimiliki oleh perusahaan.

c) Kapasitas : diisi dengan kapasitas alat yang dimiliki oleh perusahaan.

d) Merk/Tipe : diisi dengan merk/tipe alat yang dimiliki oleh perusahaan.

e)

Tahun Pembuatan

:

diisi

dengan

tahun

pembuatan

alat

yang

dimiliki

oleh perusahaan.

f) Kondisi : disii sesuai dengan kondisi alat dengan memilih tombol radio

button .

g) Lokasi Sekarang : diisi dengan lokasi alat tersebut berada.

h) Status Kepemilikan : diisi dengan status kepemilikan alat tersebut.

i) Bukti Kepemilikan : diisi dengan bukti kepemilikan alat tersebut.

8. Pengalaman

Data pengalaman perusahaan dimasukkan ke dalam aplikasi dengan cara

mengklik tombol setelah seluruh data dimasukkan pada halaman edit

pengalaman, kemudian klik tombol .


24/58


2

Gbr 4.8.1 Halaman Menu Pengalaman

Gbr 4.8.2 Halaman Edit Pengalaman


25/58


26/58


2

Gbr 4.9.1 Halaman Menu Pajak

Gbr 4.9.2 Halaman Edit Menu

Keterangan gambar

a)

Jenis Pajak

: diisi

dengan

data

jenis

pajak

yang

ingin

dimasukkan.

b) Masa Pajak : diisi dengan memilih data pajak yang diinputkan data

bulanan atau tahunan dengan memilih radio button

. Bila memilih masa pajak bulan, maka data di


27/58


2

bagian bawah dipilih kembali untuk keterangan pajak di bulan apa

( )

c) Nomor Bukti Penerimaan Surat : diisi dengan nomor bukti penerimaan

pajak.

d) Tanggal Bukti Penerimaan Surat : diisi dengan tanggal bukti

penerimaan pajak dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal

yang sesuai.

i) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil

scan dokumen pajak perusahaan dengan cara mengklik tombol



dapat diakses oleh panitia pengadaan barang/jasa.

C. Lelang Baru

Rekanan/penyedia ingin melihat seluruh data pengadaan barang/jasa yang akan

dilaksanakan di Kementerian Pertanian, rekanan/penyedia dapat mengakses menu

.

Gbr 4.3 Halaman Menu Lelang Baru

Bila rekanan/penyedia ingin melihat secara rinci pengadaan yang dilaksanakan,

rekanan/penyedia dapat mengklik nama pengadaan sehingga keluar halaman Informasi

Lelang dan Status Penawaran.


28/58


2

Gbr 4.4 Halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran

Keterangan gambar

a) Kode lelang : terisi kode lelang dari pengadaan barang/jasa yang ingin diikuti.

b) Nama Paket : terisi nama pengadaan barang/jasa yang ingin diikuti.


29/58


30/58


2

pembuktian kualifikasi bila rekanan/penyedia tersebut lolos hingga tahapan

Pembuktian dan Evaluasi Kualifikasi.

s) Dokumen Lelang : merupakan informasi dokumen lelang atau RKS yang dapat

didownload bila rekanan/penyedia sudah mendaftar di suatu pengadaan

barang/jasa dan bila sudah pada tahapan Download Dokumen Lelang.

t) Dokumen Berita Acara : merupakan informasi mengenai dokumen berita acara

dan dokumen lain terkait dengan pengadaan barang/jasa.

Bila rekanan/penyedia ingin mengikuti proses pengadaan, rekanan/penyedia dapat

mengklik tombol untuk mendaftar pengadaan atau menekan

tombol

untuk batal

mengkuti

pengadaan.

D. Inbox

Menu ini berisi data yang dikirimkan secara otomatis oleh aplikasi seperti notifikasi

mengena perubahan jadwal, notifikasi pengiriman adendum, notifikasi keberhasilan

proses unggah dokumen penawaran, dll. Notifikasi ini selain dikirimkan ke menu inbox

juga dikirimkan ke alamat e‐mail yang digunakan saat pertama kali mendaftar. Untuk

melihat isi notifikasi, rekanan/penyedia dapat mengklik subject .

Gbr 4.5 Halaman Menu Inbox


31/58


2

E. Log Akses

Menu merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna.

Pada menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta

keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP.

Gbr 4.6 Halaman Menu Log Akses

Menu log akses ini tidak dapat diubah oleh pengguna dan secara otomatis dilakukan

oleh sistem. Sebaiknya menu ini diakses secara rutin, jika pengguna merasa tidak pernah

login seperti yang tercatat pada menu log akses, kemungkinan ada orang lain yang

menggunakan

password

pengguna

sehingga

disarankan

agar

pengguna

segera

mengganti password awal.

F. Ganti Password

Bila pengguna ingin mengubah password awal, penguna dapat menggunakan menu

. Pengguna harus menginput kan password lama, password baru dan

mengetikkan ulang

password

baru

kemudian

klik

tombol

.


32/58


2

Gbr 4.7 Halaman Menu Ganti Password

Keterangan :

1. Password Lama : ketikkan password awal yang diberikan oleh Admin Agency.

2. Password Baru : ketikkan password baru yang diinginkan oleh pengguna

dengan panjang

password

minimal

6 karakter.

3. Ulangi Password : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna.

Tips membuat password yang aman:

1.

Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal

p455w0rd 4dm1n.

2. Jangan gunakan informasi pribadi seperti nama anak, nama pasangan, tahun lahir,

dll untuk password Anda.

3.

Ubah password secara berkala, misal password diubah setiap 6 bulan sekali.

4. Jangan samakan password dengan user ID Anda.


33/58


2

G. Lupa Password

Bila rekanan/penyedia lupa password, untuk mendapatkan password baru dapat

mengklik menu lupa password di halaman awal sebelum rekanan/penyedia ingin login.

Setelah mengklik lupa password akan keluar form lupa password yang akan meminta

rekanan/penyedia memasukkan data User ID dan e‐mail yang digunakan saat mendaftar

pertama kali di LPSE kemudian klik tombol .

Gbr 4.8 Halaman Menu Lupa Password

Bila

rekanan/penyedia

sudah

mengklik

tombol

,

aplikasi

secara

otomatis akan mengirimkan e‐mail berisi password default yang harus diinput kan oleh

rekanan/penyedia. Setalah rekanan/penyedia berhasil login dengan menggunakan

password default , rekanan/penyedia dapat mengubah password pada menu

.


34/58


3

H. Logout

Menu digunakan bila pengguna sudah selesai melakukan proses yang

dilakukannya. Sebaiknya menu tetap dipergunakan meskipun komputer

yang digunakan

komputer

pribadi

untuk

melindungi

keamanan

data.

V. Cara Mengikuti Proses Pengadaan

1)

Login ke dalam aplikasi untuk mengikuti proses pengadaan barang/jasa.

Gbr 5.1.1 Halaman Login

2) Klik Menu » Pilih Subject pengadaan barang/jasa yang ingin diikuti.


35/58


3

Gbr 5.2.1 Halaman Menu Lelang Baru

3) Pada halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran, bila rekanan/penyedia ingin

mengikuti pengadaan

barang/jasa

dapat

mengklik

tombol

.

Gbr 5.3.1 Halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran


36/58


3

4) Setelah mengklik tombol , pengadaan yang ada pada menu

akan pindah ke halaman menu pada bagian Status Lelang

Yang Anda Ikuti.

Gambar 5.3.1 Halaman Menu Home

Halaman kerja rekanan/penyedia setelah pengguna menyetujui untuk mengikuti lelang

adalah halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran. Pada halaman ini

rekanan/penyedia melakukan proses aanwidjzing, mengirimkan data kualifikasi,

mengirimkan dokumen penawaran, mengakses berita acara, memantau pengumuman

pemenang lelang dan melakukan proses sanggah.


37/58


3

Gambar 5.3.2 Halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran

5)

Unduh

Dokumen

Lelang

(RKS)

pada

tahapan

Download

Dokumen

Penawaran.

Pada

menu Dokumen Lelang klik nama RKS untuk mengunduh dokumen lelang.


38/58


3

Gbr 4.1.1 Halaman Download Dokumen Penawaran

6) Pada tahap Pemberian Penjelasan (Aanwidjzing) yang dilakukan selama ± 2 jam

digunakan rekanan/penyedia untuk melakukan proses tanya jawab dengan panitia

pengadaan barang/jasa dengan mengklik [Kirim Pertanyaan] untuk masuk ke dalam

menu


39/58


3

Gbr 5.6.1 Halaman Menu Penjelasan

Untuk mengirimkan pertanyaan dari halaman menu penjelasan, rekanan/penyedia

menekan tombol kemudian Formulir Kirim Pertanyaan diisi lengkap.

Bila rekanan/penyedia ingin melampirkan data pendukung, pengguna dapat

melampirkan data dengan menekan tombol kemudian tekan

tombol .


40/58


3

Gbr 5.6.2 Halaman Formulir Kirim Pertanyaan

Semua pertanyaan dari peserta pengadaan akan muncul dibagian Pertanyaan Peserta

dan Jawaban dari panitia pengadaan barang/jasa akan muncul di bagian Penjelasan

Panitia / Pokja ULP. Sebelum menjawab pertanyaan, panitia pengadaan barang/jasa

akan menuliskan kode pengirim terlebih dahulu. Melalui informasi kode pengirim inilah

rekanan/penyedia mengetahui panitia pengadaan barang/jasa menjawab pertanyaan

dari rekanan/penyedia mana.


41/58


3

Gbr 5.6.3

Halaman

Kumpulan

Pertanyaan

dan

Jawaban

Pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara elektronik tidak memerlukan berita acara

aanwidjzing yang membutuhkan tanda tangan panitia seperti aanwidjzing manual.

Seluruh pertanyaan dan jawaban yang tercatat di aplikasi merupakan berita acara. Dan

tombol akan secara otomatis menghilang bila waktu aanwidjzing

sudah berakhir.

7) Kirim data kualifikasi pada tahapan Upload Dokumen Penawaran. Proses ini dapat

dilakukan oleh rekanan/penyedia berkali‐kali selama masih dalam tahapan tersebut.

Yang harus diingat oleh rekanan/penyedia adalah data yang diterima oleh panitia adalah

data yang dikirimkan terakhir kali oleh rekanan/penyedia.

Pada menu Penawaran Anda di bagian Kualifikasi terdapat informasi mengenai status

data. Sebelum data dikirimkan, status yang tertulis adalah Belum Terkirim dan informasi

jangka

waktu

pengiriman

data

kualifikasi

pun

diinformasikan.

Pertanyaan

rekanan

Jawaban

anitia


42/58


3

Gbr 5.7.1 Halaman Status Pengiriman Tabel Kualifikasi

Untuk mengirimkan kualifikasi, rekanan/pengguna menekan tombol

dan pilih data kualifikasi yang akan dikirimkan kepada panitia dengan mencentang

kemudian klik tombol . Bila semua data kualifikasi sudah dipilih dan

rekanan/penyedia yakin akan mengirimkan data kualifikasi tersebut, pengguna

selanjutnya menekan tombol . Tetapi bila masih ada yang ingin diedit sebelum

data

kualifikasi

dikirimkan

kepada

panitia

pengadaan

barang/jasa,

rekanan/penyedia

dapat menekan tombol untuk kembali ke halaman sebelumnya.


43/58


3

Gbr 5.7.2 Salah Satu Halaman Membuat Dokumen Kualifikasi

Ada sembilan (9) data kualifikasi yang dimasukkan ke dalam halaman ringkasan data

kualifikasi yang dapat dilihat oleh rekanan/penyedia sebelum dikirimkan kepada panitia

pengadaan barang/jasa. Bila data dalam ringkasan data kualifikasi sudah benar,

rekanan/penyedia tinggal menekan tombol untuk mengirimkan data tersebut

ke panitia

pengadaan

barang/jasa.


44/58


4

Gbr 5.7.3 Halaman Ringkasan Data Kualifikasi

Setelah data dikirimkan, status bagian kualifikasi akan berubah dengan informasi waktu

pengiriman

data

kualifikasi.

Dan

selama

waktu

upload

dokumen

penawaran

belum

berakhir, tombol untuk mengirimkan data kualifikasi akan tetap ada.


45/58


4

Gbr 5.7.4 Halaman Notifikasi Pengiriman Data Kualifikasi

Ringkasan data kualifikasi pun dapat dilihat kembali dengan mengklik tulisan Lihat Data

Kualifikasi.

8) Setelah mengirimkan data kualifikasi perusahaan, rekanan/penyedia mengirimkan

dokumen penawaran pada tahapan Upload Dokumen Penawaran dengan cara :

Langkah 1

Melakukan enkripsi dokumen penawaran dengan menggunakan Apendo

peserta. Sebelum menggunakan Apendo dokumen penawaran tidak dalam

format terkompresi (*.zip, *.rar, dll). (Lihat cara penggunaan APENDO pada

bagian i) Cara Menggunakan APENDO)

Langkah 2

Bila

dokumen

penawarwan

belum

dikirimkan,

status

dokumen

penawaran

belum dikirim (gbr 5.8.1 Halaman Menu Penawaran Anda). Kirim dokumen

penawaran yang sudah terenkripsi (dokumen *.rhs). ukuran dokumen

penawaran yang dikirimkan maksimum 500 MB dengan cara menekan tombol



46/58


4

Gbr 5.8.1 Halaman Menu Penawaran Anda

Langkah 3

Bila yakin dengan dokumen penawaran yang akan dikirim, rekanan/penyedia

mengirim dokumen penawaran tersebut dengan menekan tombol .

Gbr 5.8.2 Halaman Konfirmasi Pengiriman


47/58


4

Setelah menekan tombol , status pengiriman dokumen penawaran akan

berisi informasi waktu pengiriman dokumen penawaran.

Gbr 5.8.3 Halaman Status Pengiriman Dokumen Penawaran

9) Untuk tahapan pembuktian kualifikasi akan dilakukan kontak melalui telepon maupun e‐

mail yang dlakukan oleh panitia pengadaan barang/jasa langsung ke rekanan/penyedia

yang lulus tahapan evaluasi penawaran.

10)

Mengakses berita acara hasil kualifikasi dapat dilakukan setelah proses pembuktian

kualifikasi selesai dilakukan. Berita acara dapat di unduh melalui bagian dokumen berita

acara dengan cara mengklik nama berita acara tersebut.

11) Bila rekanan ingin menyanggah, proses sanggah dapat dilakukan pada tahapan Masa

Sanggah dengan cara mengklik tulisan Lihat Sanggahan dan mengirim dokumen

sanggahan dengan mengklik tombol Kirim Sanggahan.

Proses pengiriman sanggahan hanya dapat dilakukan sebanyak satu (1) kali oleh

rekanan/penyedia. Proses sanggah banding dikirimkan notifikasinya melalui aplikasi

tetapi proses pelaksanaannya tetap secara manual.


48/58


4

12) Bila rekanan/penyedia memenangkan pengadaan, rekanan/penyedia akan dikirimkan

data SPPBJ dan kontrak tetapi untuk proses penandatanganan tetap dilakukan secara

manual antara rekanan/penyedia dan panitia pengadaan barang/jasa.

VI.

Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO)

Aplikasi Pengaman Dokumen merupakan produk dari Lembaga Sandi Negara. LKPP bekerjasama

dengan Lembaga Sandi Negara untuk mengamankan dokumen penawaran yang dikirimkan oleh

rekanan/penyedia kepada panitia pengadaan barang/jasa.

i) Cara Menggunakan APENDO

1) Klik menu » Download Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO).

Gbr 6.1.1 Halaman Menu Home Untuk Unduh APENDO

2) Secara otomatis akan diarahkan ke url :

http://inaproc.lkpp.go.id/v3/special/view/apendo/oFHr1IGFzpinEFTJMOW8jA

dan

pilih

APENDO Versi 3.1.2 kemudian klik Download.


49/58


4

Gbr 6.2.1 Halaman Download APENDO

3)

Hasil

unduh

APENDO

adalah

folder

yang

terkompresi

dengan

nama

apendo_peserta

_3.2.1. Buka Folder tersebut, pilih folder bin, pilih file apendo dengan tipe exe

(application).

Gbr 6.3.1 Halaman Folder Apendo

Klik

Apendo.exe

Klik Download


50/58


4

4) Bila saat apendo.exe diklik dua (2) kali keluar permintaan untuk melakukan extract,

silahkan extract terlebih dahulu dengan menekan tombol dan pilih lokasi

tempat menyimpan folder hasil extract diletakkan dengan menekan tombol


Gbr 6.4.1 Proses Extract Apendo

Selanjutnya pilih folder hasil extract, pilih folder bin, pilih apendo dengan logo .


51/58


4

Gbr 6.4.2 Proses Menggunakan Apendo

5) Login ke dalam aplikasi dengan menggunakan user id default APENDO :lpselkpp dengan

password : rekananlpse kemudian klik tombol .

Gbr 6.5.1 Halaman Utama APENDO

1. Isi User ID

&

Password

2. Klik Login


52/58


4

6) Klik tombol untuk mengisi profil perusahaan dan setelah

semua data terisi, klik tombol .

Gbr 6.6.1 Halaman Setting Pengisian Profil Perusahaan

Keterangan gambar

a) Identitas Digital Perusahaan : diambil dari halaman SPSE. Identitas

digital perusahaan pada SPSE di block (select all) kemudian di copy dan di paste

pada aplikasi APENDO.

b) User ID LPSE : diisi dengan User ID SPSE yang digunakan saat login ke dalam

SPSE.

7) Selanjutnya ganti User ID dan password default APENDO dengan mengklik

.


53/58


4

Gbr 6.7.1 Halaman Setting Password dan Kunci

Keterangan gambar

a) User ID : diisi dengan user id yang diinginkan. Dapat diisi sama dengan user id

SPSE.

b) Password Lama : diisi dengan password default APENDO.

c) Password Baru : diisi dengan password baru yang diinginkan. Syarat password

baru :


54/58


5

Password harus kombinasi antara huruf ‐angka, angka‐tanda baca, atau

huruf ‐tanda baca.

Tidak mengandung user ID dan kata‐kata: root, admin, password dan

tidak mengandung kata‐kata yang sama dengan user id.

Panjang password minimal 5 karakter.

d) Konfirmasi : ketik ulang password baru.

e) Jika anda lupa Password atau User ID Anda : centang untuk dapat mengisi

tiga (3) pertanyaan. Pertanyaan ini akan digunakan saat pengguna mengakses

menu lupa password APENDO

f) Pertanyaan 1, 2, 3 : pertanyaan dapat dipilih dengan mengklik tombol .

g) Jawaban : merupakan jawaban dari pertanyaan 1,2, 3 yang sudah dipilih

sebelumnya.

Setelah semua isian form dilengkapi, klik tombol dan klik tombol

pada notifikasi penggantian password.

Gbr 6.7.2 Notifikasi Penggantian Password

Kemudian klik tombol pada halaman setting password dan kunci

untuk menutup halaman setting.


55/58


5

8) Pada halaman utama APENDO dilakukan proses enkripsi dokumen penawaran

rekanan/penyedia yang sudah dikumpulkan dalam satu folder. Rekanan/penyedia

mengklik tombol untuk melampirkan dokumen penawaran ke dalam

aplikasi.

Gbr 6.8.1 Halaman Utama APENDO

Keterangan gambar

a) Enkripsi data : digunakan untuk mengenkripsi dokumen penawaran yang akan

dikirimkan ke panitia pengadaan barang/jasa.

b) Pilih folder : digunakan untuk memilih folder tempat dokumen penawaran

disimpan.

c) Hapus daftar : digunakan untuk menghapus daftar file yang akan dienkripsi.

d) Setting : digunakan untuk mengubah password.

e) Logout : digunakan untuk keluar dari aplikasi APENDO.


56/58


5

1. Copy

Kunci Publik

Dokumen

2. Paste

Kunci Publik

Dokumen

3. Klik

Tombol

OK


57/58


5

Gbr 6.8.2 Halaman Proses Enkripsi Dokumen Penawaran

Keterangan gambar

a)

Kunci Publik

Dokumen

:

masukkan

kunci

publik

dokumen

dari

SPSE.

Block

(select all) dan copy kunci publik dokumen selanjutnya klik tombol

pada APENDO dan klik tombol .

b) Catatan proses : berisi hasil enkripsi yang dilakukan APENDO.

4. Klik

Tombol

OK

5. Hasil

enkripsi

dokumen


58/58


Untuk mengenkripsi dokumen, setelah memasukkan kunci private dokumen klik tombol

dan pilih lokasi folder dokumen enkripsi akan diletakkan. Dokumen

enkripsi yang dihasilkan oleh APENDO ada tiga macam yaitu dokumen dalam bentuk

folder

sesuai

dengan

nama

perusahaan,

dokumen

dengan

ekstensi

*.rhs

dan

*md5.

Nantinya dokumen yang dikirimkan adalah dokumen dengan enkripsi *.rhs.

ii) Lupa Password APENDO

Bila lupa password, silahkan klik tulisan “Lupa password? Klik disini ” pada halaman awal

aplikasi APENDO nantinya akan muncul pertanyaan yang harus pengguna jawab sesuai

dengan pertanyaan yang sudah diatur oleh pengguna sendiri saat mengaktifkan APENDO. (lw)

petunjuk operasional rekanan ver 3.5

Documents