persaraan pilihan perkhidmatan awam negeri

PANDUAN MODUL

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN BAGI PERKHIDMATAN AWAM NEGERI

___________________________________________________________________ 2

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di

agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan dan tandakan () bagi

setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

PERANAN KOD PERANAN

NAMA & KAD PENGENALAN

1.

SEPARATION ADMINISTRATOR

[10] [104]

2.

SEPARATION ENDOSER

[10] [329]

3.

SEPARATION APPROVER

[10] [108]

4.

APPROVAL AUTHORITY (PENSION )

[10][283]

4.

LINE MANAGER

[10] [106]

5.

OBLIGATION ADMINISTRATOR

[10] [273]

6.

REMUNERATION SPECIALIST

[05] [0501] [134]

7.

CLAIM ADMINISTRATOR

[05] [0504] [168]

8.

LEAVE ADMINISTRATOR

[05] [0502] [121]

9.

WORKFLOW ADMINISTRATOR (SEPARATION)

[12][1202][113]

___________________________________________________________________ 3

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN(PAP,PBT,BBN)

CO SEPARATION ENDOSER

SEPARATION ADMIN SEP APPROVER CLAIM ADMIN

OBLIGATION ADMIN

LEAVE ADMIN LINE MANAGER

SP- 005

SP- 010

SP- 002

SP- 018 SP- 019

SP- 028

SP- 021 SP- 016

SP- 001

REM SPECIALIST

SP- 017

___________________________________________________________________ 4

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN (PAN)

CO SEPARATION ENDOSER

SEPARATION ADMIN

SEP APPROVER

CLAIM ADMIN

OBLIGATION ADMIN

LEAVE ADMIN LINE MANAGER

SP- 005

SP- 010

SP- 002

SP- 038

SP- 039

SP- 028

SP- 021

SP- 027

SP- 001

REM SPECIALIST

SP- 017

APPROVAL AUTHORITY

(PENSION)

SP- 016

SP- 004

___________________________________________________________________ 5


PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan ( ) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-001

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk pengesahan

CO

SEPARATION ENDORSER

SP-002

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk sokongan

SEPARATION ENDORSER

SEPARATION APPROVER

SP-005

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi untuk mendapatkan pelepasan Ikatan Perkhidmatan

SEPARATION ENDORSER

OBLIGATION

ADMINISTRATOR

SP-010

Permohonan Persaraan Awal: Aplikasi Yang telah Disemak oleh Pihak Melulus Ikatan Perkhidmatan

OBLIGATION

ADMINISTRATOR

SEPARATION APPROVER

SP-016

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan GCR

SEPARATION APPROVER

LEAVE

ADMINISTRATOR

___________________________________________________________________ 6

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-017

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Kew 8

SEPARATION APPROVER

REM

ADMINISTRATOR

SP-018

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Permohonan Persaraan Awal

SEPARATION APPROVER

CLAIM

ADMINISTRATOR

SP-019

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Surat Akuan

SEPARATION APPROVER

SEPARATION

ADMINISTRATOR

SP-021 (by

Pemilik Rekod)

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Logistik

SEPARATION APPROVER

LINE

MANAGER

SP-028

Permohonan Persaraan Awal: Untuk penjadualan Temuduga Keluar penamatan perkhidmatan

SEPARATION APPROVER

SEPARATION

ADMINISTRATOR

SP-004

Permohonan Persaraan Awal: Aplikasi Penamatan Untuk Kelulusan

SEPARATION APPROVER

APPROVAL AUTHORITY

SP-027

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Pindaan Tarikh Penamatan Perkhidmatan Telah Diterima

CO

APPROVAL AUTHORITY

SP-036

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan GCR

APPROVAL AUTHORITY

LEAVE

ADMINISTRATOR

___________________________________________________________________ 7

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-037

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Kew 8

APPROVAL AUTHORITY

REM

ADMINISTRATOR

SP-038

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Permohonan Persaraan Awal

APPROVAL AUTHORITY

CLAIM

ADMINISTRATOR

SP-041 (by Pemilik

Rekod)

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Mendapatkan Keperluan Logistik Daripada Pemilik Kompetensi Sebelum Tarikh Penamatan

APPROVAL AUTHORITY

LINE

MANAGER

___________________________________________________________________ 8


PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PELAKSANAAN (EXECUTE)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.

ALIRAN PROSES PERSARAAN PILIHAN

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-024

Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi Penghantar: BU Penerima: AP/Group

CO

Line Manager

SP-314

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan Penghantar: BU Penerima: AP/Group

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini Penghantar: BU Penerima: AP/Group

CO/Separation Administrator

Separation Endorser

___________________________________________________________________ 9

CO 2.6

Mengemaskini Maklumat

Persaraan

Sep Endorser 2.7

Pengesahan Maklumat Persaraan

A

Status?

Sep Admin 2.8

Notis ke LHDN

dan Perumahan

Lengkap

Line Manager 2.11

Pengesahan

Sumber Logistik

Line Manager 2.13

Merekod dan Papar nota serah tugas

CO 2.12

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah Tugas

Sep Admin 2.15

Menyediakan Surat

Akuan

Tamat

Sep Admin 2.9

Notis ke

Pencen

2.10 Power

Sep Admin 2.14

Paparan Maklumat nota serah tugas dan

Logistik

Tidak Lengkap

CO 2.1

Memohon Penamatan

Perkhidmatan

Mula

Sep Endorser 2.2

Pengesahan Penamatan

Perkhidmatan

Obligation Admin 2.3

Merekodkan Pelepasan Ikatan

Obligation?

Tidak

Sep Approver

2.4 Memperakukan

Penamatan Perkhidmatan

A

Approval Authority

(Pension) 2.5

Meluluskan Penamatan Perkhidmatan

Ya

PAN?

Ya

Tidak

___________________________________________________________________ 10

Tamat

Exit Interviewer 2.16

Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga

Penamatan

CO 2.17

Papar Maklumat Temuduga

CO 2.18

Melengkapkan Borang Soal Selidik

Jenis Temuduga?

Borang Soal Selidik

Temuduga Bersemuka

A

___________________________________________________________________ 11

___________________________________________________________________ 12

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : MEMOHON PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Memohon Penamatan Perkhidmatan]

3. Lengkapkan [ Tarikh Penamatan Perkhidmatan ] [ Jenis Penamatan

___________________________________________________________________ 13

Perkhidmatan ] . Klik [ Teruskan ]

4. Lengkapkan [ Alasan Bersara ] [ Jenis Temuduga Penamatan ] dan klik check box [Saya faham segala akibat/kesan disebalik permohonan persaraan pilihan saya dan tidak akan menarik balik keputusan saya]. Klik [ Simpan ]

5. Pengguna akan melihat skrin Papar Status Permohonan Penamatan

___________________________________________________________________ 14

Perkhidmatan. Skrin ini membolehkan pengguna melihat butiran terperinci status permohonan.

Klik Hapus untuk menghapus permohonan Penamatan Perkhidmatan Sukarela yang telah dibuat tetapi belum dihantar untuk kelulusan.

___________________________________________________________________ 15

AKTIVITI : MENGHANTAR PERMOHONAN PENAMATAN

___________________________________________________________________ 16

PERKHIDMATAN


1. Dari skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan, klik [ Hantar ] 2. Pengguna akan kembali ke skrin Papar Permohonan Penamatan

Perkhidmatan. Klik [ Keluar ]

___________________________________________________________________ 17

AKTIVITI : MEMBATALKAN PERMOHONAN PENAMATAN

___________________________________________________________________ 18

PERKHIDMATAN


1. Dari Menu Memohon Penamatan Perkhidmatan, klik [ Membatalkan Permohonan Penamatan Perkhidmatan ] 2. Lengkapkan [ Alasan Pembatalan ] Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 19

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

___________________________________________________________________ 20

PERSARAAN PILIHAN AKTIVITI : PENGESAHAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Pengesahan Permohonan

Penamatan Perkhidmatan]

2. Pada tab Senarai Permohonan Baru klik [ No.Kp Baru ]

___________________________________________________________________ 21

3. Lengkapkan Maklumat Permohononan

___________________________________________________________________ 22

3. Pemilik kompetensi tidak mempunyai ikatan perjanjian (Status – ’Tidak’) dan penghantaran akan terus kepada Peraku Penamatan Perkhidmatan tetapi jika pemilik kompetensi mempunyai ikatan perjanjian (Status – ’Ya’) penghantaran kepada Pentadbir Perjanjian. Klik [ Hantar ].

___________________________________________________________________ 23

___________________________________________________________________ 24


AKTIVITI : MEREKODKAN PELEPASAN IKATAN

PENGGUNA : PENTADBIR PERJANJIAN (OBLIGATION ADMIN)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Merekod Pelepasan Ikatan dan Memajukan Permohonan Untuk Kelulusan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki

___________________________________________________________________ 25

2. Lengkapkan maklumat pelepasan ikatan.

3. Klik [ Hantar ].

___________________________________________________________________ 26

___________________________________________________________________ 27


AKTIVITI : PERAKUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PELULUS PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP APPROVER)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Perakuan Penamatan Perkhidmatan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki

___________________________________________________________________ 28

2. Lengkapkan [ Perakuan Kelulusan Penamatan Perkhidmatan ] [ Ulasan/

Komen ] [ Status Bankrap ] [ Bebas Siasatan SPRM ] [ Bebas Dari Tindakan Mahkamah ] . Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 29

___________________________________________________________________ 30


AKTIVITI : MELULUS PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PIHAK BERKUASA MELULUS PENAMATAN PERKHIDMATAN

(APPROVAL AUTHORITY-PENSION)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Kelulusan dan Makluman Keputusan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki

___________________________________________________________________ 31

2. Lengkapkan [Kelulusan Penamatan Perkhidmatan ] [ Ulasan/ Komen ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 32

4. Klik kotak [check box] untuk pindaan tarikh penamatan persaraan pilihan dan masukkan tarikh baru. Klik butang [hantar] untuk dihantar semula kepada pemilik kompetensi.

No. 3

___________________________________________________________________ 33

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

___________________________________________________________________ 34

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah-

Faedah Penamatan Perkhidmatan ] [ Teruskan ]

___________________________________________________________________ 35

2. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Permohonan Persaraan ] 3. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 36

___________________________________________________________________ 37

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 38

2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 39

___________________________________________________________________ 40

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI

DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN


1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 41

2. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]

3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan

Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang.

___________________________________________________________________ 42

4. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]

5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ] . Klik [ Cetak ]

___________________________________________________________________ 43

6. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] dan klik [Hantar]

___________________________________________________________________ 44

___________________________________________________________________ 45

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PASCA

PERKHIDMATAN


1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat

Persaraan ] [Notis Ke Bahagian Pasca Perkhidmatan] [Maklumat Persaraan] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 46

2. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] untuk memyemak maklumat pemilik kompetensi.

<<nama>>

<< No. kKP>>

Langkah 2

Langkah 4

Langkah 5

___________________________________________________________________ 47

3. Klik [Hantar] untuk menghantar melalui integrasi HRMIS - POWER. Klik [ Previu Cetak] untuk menyimpan salinan maklumat.

4. Lengkapkan Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara

manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan berserta dengan dokumen sokongan seperti yang dinyatakan dalam borang tersebut.

5. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual kepada Bahagian Pencen sekiranya berlaku offline.

persaraan pilihan perkhidmatan awam negeri

Documents