perolehan - manual pengguna pendaftaran pembekal

PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL

1 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH



ISI KANDUNGAN

1. TUJUAN 2. SKOP 3. MANUAL PENGGUNA



1. TUJUAN

Manual Pengguna ini bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah menggunakan aplikasi atas talian bagi sistem PENDAFTARAN PEMBEKAL, Universiti Malaysia Sabah.

2. SKOP Skop Manual Pengguna dalam Pendaftaran Pembekal secara atas talian (online) ini melibatkan :- a. Pendaftaran Pembekal Baru b. Log Masuk Pembekal Berdaftar c. Permohonan Kemaskini Maklumat Pembekal



3. MANUAL PENGGUNAAN SISTEM

A. PRA PENDAFTARAN PEMBEKAL BARU

LANGKAH-LANGKAH:-

1. Layari laman rasmi iPerolehan-Pendaftaran Pembekal iaitu http://bendahari.ums.edu.my/iDaftar/



Gambarajah 3.1 Laman Utama Sistem

LANGKAH 2. Klik Daftar Pembekal



Skrin Daftar Pembekal Baru dipaparkan seperti gambarajah 3.2 di bawah:-

Gambarajah 3.2 Skrin Pendaftaran Pembekal Baru

**Sila baca panduan pendaftaran yang dipaparkan.

LANGKAH 3. Klik butang X



LANGKAH 4

Masukkan nama syarikat. Sekiranya mesej tertera Nama Syarikat telah berdaftar, anda perlu memasukkan no pendaftaran syarikat bagi mengesahkan syarikat anda telah berdaftar atau belum dengan pihak UMS. LANGKAH 5

Masukkan no pendaftaran syarikat. Sekiranya no pendaftaran syarikat telah ada dalam rekod UMS, anda tidak layak untuk membuat pendaftaran baru. Langkah 6 akan diabaikan.

LANGKAH 6 Sekiranya maklumat dalam LANGKAH 5 tiada dalam rekod, sila masukkan maklumat :-

o Tarikh penubuhan o Taraf Pembekal o Jenis Syarikat o Nama Bank bagi akaun syarikat o No Akaun bagi syarikat o No Cukai Pendapatan o Emel Syarikat (Sila pastikan emel syarikat anda adalah sah bagi memudahkan pihak anda mendapat

maklumat semasa berkaitan status pendaftaran syarikat anda )

LANGKAH 4

LANGKAH 5

LANGKAH 6

LANGKAH 7



LANGKAH 7

Klik butang DAFTAR untuk daftar/hantar maklumat pra pendaftaran syarikat anda. Klik butang PADAM untuk kosongkan semula ruangan. Klik butang KELUAR untuk batal pendaftaran.



Sekiranya maklumat Berjaya dihantar melalui LANGKAH 7, skrin seperti gambarajah 3.3 akan dipaparkan untuk

memaklumkan Pembekal hanya mempunyai tempoh 7 Hari untuk melengkapkan proses pendaftaran.

LANGKAH 8

Kemudian klik butang ‘OK’.

Gambarjah 3.3 Pop Up Mesej

LANGKAH 8



Gambarjah 3.4 Skrin Maklumat Berjaya Disimpan dan dihantar

LANGKAH 9 XXXXXXX

XXXXXXX

LANGKAH 10



LANGKAH 9 Sila gunakan Login ID dan Katalaluan yang tertera dalam gambarajah atas untuk masuk ke sistem bagi melengkapkan proses pendaftaran pembekal. LANGKAH 10 Klik butang “KLIK DI SINI” untuk meneruskan proses pendaftaran.



B. LOG MASUK PEMBEKAL BERDAFTAR

LANGKAH- LANGKAH:

Gambarajah 3.5 Laman Login LANGKAH 11 Masukkan id dan katalaluan yang diberi dalam LANGKAH 9 untuk melengkapkan proses pendaftaran.

11



Gambarajah 3.6 Menu Portal Pembekal

LANGKAH 12

LANGKAH 13

LANGKAH 15

LANGKAH 16

LANGKAH 17

LANGKAH 18

LANGKAH 19



Gambarajah 3.8a Paparan Maklumat Syarikat (Wajib untuk diisi )

LANGKAH 12 : MAKLUMAT SYARIKAT [Rujuk Gambarajah 3.8a dan 3.8b ]

12a. Terdapat 2 bahagian mpaparan maklumat iaitu MAKLUMAT ASAS SYARIKAT dan MAKLUMAT PEGAWAI PERHUBUNGAN.

12b. Klik ikon/pautan u n t u k m e l e n g k a p d a n m e n g e m a s k i n i m a k l u m a t s y a r i k a t s e p e r t i p a p a r a n pada gambarajah 3.8b.

1 2 c . P e m b e k a l d i b e n a r k a n K e m a s k i n i m a k l u m a t k a t a l a l u a n d a n

m a k l u m a t a s a s 1 2 d . I s i k a n m a k l u m a t p e g a w a i a t a u o r a n g p e r h u b u n g a n s y a r i k a t

d e n g a n l e n g k a p 1 2 e . K l i k b u t a n g ‘ K E M A S K I N I ’ u n t u k s i m p a n m a k l u m a t y a n g d i i s i .

12b



Gambarajah 3.8b Paparan Maklumat Syarikat (Wajib untuk diisi )

12c

12d

12e



Gambarajah 3.9 Skrin Daftar Maklumat Alamat (Wajib Di Isi)

LANGKAH 13 : MAKLUMAT ALAMAT [Rujuk gambarajah 3.9]

13a. Pilih jenis alamat ‘ALAMAT BERDAFTAR/UTAMA/TETAP’. 13b. Isikan maklumat dengan lengkap. Emel syarikat tidak dibenarkan ubah disebabkan emel tersebut telah didaftarkan semasa pra pendaftaran.

13c. Klik butang ‘Simpan’

13d. Klik butang ‘Padam’ untuk mengosongkan semula maklumat. 13e. Maklumat alamat yang Berjaya disimpan akan dipaparkan dalam jadual.

13f. Setelah PEMBEKAL Berjaya menyimpan maklumat ALAMAT BERDAFTAR/UTAMA/TETAP, PEMBEKAL dibenarkan menyimpan maklumat alamat yang lain iaitu ALAMAT SURAT MENYURAT dan ALAMAT CAWANGAN.

13g. Proses mengisi maklumat sama seperti dari 13a hingga 13d.

13h. Untuk kemaskini semula maklumat alamat, klik ikon pada bahagian

Action dalam jadual. Untuk buang maklumat alamat, klik ikon

13a

13c 13d 13e



LANGKAH 14: MAKLUMAT AHLI ( Nota: Wajib untuk diisi) 14a. PEMBEKAL perlu pilih pangkat ahli dan kemudian masukkan maklumat lain disetiap ruang

yang disediakan. (Rujuk gambarajah 3.10)

14b. Jika jenis syarikat adalah ‘ENTERPRISE’, maka PEMBEKAL hanya dibenarkan untuk mengisi

maklumat bagi seorang ahli sahaja iaitu ‘PEMILIK’.

(Nota: Petak Pangkat Ahli, Nama Ahli, No Kad Pengenalan, Alamat dan No Telefon adalah wajib

untuk diisi)

14c. Klik butang ‘Simpan’ untuk menyimpan maklumat yang diisi.

14d. Klik butang ‘Padam’ untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi.

14e. Untuk kemaskini semula maklumat ahli, klik ikon dalam jadual. Untuk buang maklumat

ahli, klik ikon .



Gambarajah 3.10 Skrin Daftar Maklumat Ahli Syarikat (Wajib Diisi jika jenis syarikat bukan KEPUNYAAN

PERSEORANGAN)



LANGKAH 15: MAKLUMAT SIJIL ( Rujuk gambarajah 3.11a, 3.11b)

15a. Pilih jenis sijil. 15b. Seterusnya masukkan maklumat yang berkaitan dengan jenis sijil yang dipilih.

15c. Klik butang ‘Simpan’ untuk menyimpan maklumat sijil yang diisi. 15d. Maklumat sijil yang berjaya disimpan akan dipaparkan di bahagian jadual. 17e. Klik butang ‘Padam’ untuk mengosongkan maklumat sijil yang telah diisi.

15f. Untuk kemaskini maklumat setiap sijil yang telah disimpan, klik ikon ‘

15g. Untuk buang maklumat setiap sijil, klik ikon ‘ Buang Maklumat’

15h. Untuk tambah kod bidang setiap sijil, klik ikon ‘ Tambah Bidang Sijil’ 15i. Bagi menambah kod bidang sijil (Rujuk gambarajah 3.11b), pilih kod data yang ingin dimasukkan dan

kemudian klik butang ‘Tambah Bidang’.

Gambarajah 3.11a Daftar Maklumat Sijil

15a

15c

15b

15d

15h



Gambarajah 3.11b Daftar Maklumat Kod Bidang Sijil

15i



LANGKAH 16: MAKLUMAT KEWANGAN [Rujuk gambarajah 3.12a dan 3.12b]

16a. Klik u n t u k m e l e n g k a p k a n m a k l u m a t a k a u n s y a r i k a t . N a m a b a n k d a n

n o a k a u n y a n g d i n y a t a k a n d a l a m j a d u a l a d a l a h b e r d a s a r k a n m a k l u m a t

p r a p e n d a f t a r a n .

16b. Isikan semua maklumat dengan lengkap.

16c. Seterusnya, Klik butang ‘Simpan’ untuk daftar maklumat kewangan syarikat.

1 6d . Klik ikon untuk buang maklumat kewangan yang telah disimpan.

Gambarajah 3.12a Jadual Maklumat Kewangan

Gambarajah 3.12b Paparan kemaskini maklumat kewangan

16a

16b

16c

16d



LANGKAH 17: AKUAN SETUJU EFT [Rujuk gambarajah 3.13] 17a. Klik petak setuju terima 17b. Klik butang ‘SIMPAN’ untuk hantar setuju terima EFT

Gambarajah 3.13 Paparan Akuan Setuju EFT

17a 17b



LANGKAH 18: MUAT NAIK DOKUMEN [Rujuk gambarajah 3.13a dan 3.13b]

(Nota: Dokumen iringan yang disenaraikan adalah berdasarkan maklumat-maklumat yang telah didaftarkan oleh PEMBEKAL. PEMBEKAL boleh membuat pilihan samada untuk muat naik atau tidak.) (Nota : Dokumen yang sah diterima untuk proses muat naik hanya berformat .PDF)

18a. Klik link ‘MUAT NAIK’ 18b. klik butang‘CHOOSE FILE’ untuk memasukkan salinan dokumen yang berkaitan. 18c. Setelah memilih dokumen yang dikehendaki, PEMBEKAL perlu klik butang ‘MUAT NAIK’ untuk menyimpan salinan dokumen tersebut. 18d. Klik butang Kembali untuk ke paparan gambarajah 3.13a.

Gambarajah 3.13a Skrin Muat Naik Dokumen

Gambarajah 3.13b Skrin Memasukkan Dokumen Muat Naik

18a

18c

18b 18d



LANGKAH 19: PENGESAHAN DAFTAR [Rujuk gambarajah 3.14a , 3.14b , 3.14c, 3.14d dan 3.14e]

i. Merujuk gambarajah 3.14a, dipaparkan SENARAI SEMAK PENGISIAN MAKLUMAT SYARIKAT dan SENARAI SEMAK MUAT NAIK DOKUMEN.

ii. Bagi SENARAI SEMAK MUAT NAIK DOKUMEN, dokumen yang telah dimuat naik akan berstatus ‘UPLOADED’ dan jika tiada muat naik dilakukan, maka status ‘MUAT NAIK’ akan dipaparkan.

iii. Merujuk gambarajah 3.14b, PEMBEKAL boleh klik butang ‘SAHKAN PENDAFTARAN’

sekiranya semua maklumat yang wajib diisi telah berstatus LENGKAP .

(Nota: Butang ‘SAHKAN PENDAFTARAN’ tidak akan dipaparkan sekiranya terdapat

maklumat syarikat yang wajib diisi masih yang berstatus TIDAK LENGKAP)

iv. Kemudian, satu mesej box akan dikeluarkan bagi mengesahkan PEMBEKAL ingin

menghantar permohonan pendaftaran untuk diproses oleh pihak UMS (rujuk gambarajah

3.14c). Klik butang

‘OK’ untuk menghantar permohonan pendaftaran baru.

v. Sekali lagi satu Mesej Box berkaitan Permohonan Pendaftaran Telah Diterima (rujuk gambarajah

3.14d) akan dipaparkan. Klik butang ‘OK’ untuk proses yang seterusnya.

vi. Proses akhir, PEMBEKAL wajib mencetak slip maklumat yang tersenarai untuk dihantar

kepada pihak UMS (rujuk 3.14e)



Gambarajah 3.14a Skrin Senarai Semak

Gambarajah 3.14b Skrin Sahkan Pendaftaran



Gambarajah 3.14c Mesej Box Pengesahan Hantar Permohonan Pendaftaran

Gambarajah 3.14d Mesej Box Permohonan Diterima

Gambarajah 3.14e Paparan Pendaftaran Telah DiSahkan



MAKLUMAT TAMBAHAN

Gambarajah 3.15 menu tambahan

Laman Utama = Link ke halaman utama portal pembekal Help = Merujuk nama pegawai perolehan untuk bantuan teknikal Mesej = Paparan mesej untuk pembekal Keluar = Keluar dari system.

Keluar

Mesej

Help

Laman Utama



C. PERMOHONAN KEMASKINI MAKLUMAT PEMBEKAL (Nota : No Pembekal sebagai ID login dan ID Saga sebagai katalaluan untuk Login Sistem)

LANGKAH- LANGKAH:-

i. Gambarajah 3.15 merupakan paparan laman utama bagi pembekal/kontraktor yang telah sah berdaftar dengan pihak UMS. Untuk membuat permohonan kemaskini,

Gambarajah 3.15 Skrin Utama PEMBEKAL SAH BERDAFTAR



Klik pautan ‘ Permohonan Kemaskini’di bahagian menu sebelah kiri. Paparan pautan Permohonan Kemaskini adalah seperti gambarajah 3.16a dan gambarajah 3.16b dibawah.

Gambarajah 3.16a Skrin Pengesahan Mohon Kemaskini



Gambarajah 3.16b Skrin Pautan Untuk Kemaskini Maklumat

ii. Berdasarkan gambarajah 3.16a, sila klik ‘YA’ jika pembekal ingin membuat permohonan kemaskini. Kemudian, setelah sah diterima, klik pautan ‘<< SINI >>’ (Rujuk gambarajah 3.16b) untuk mula mengisi maklumat kemaskini yang diingini. Paparan pengisian maklumat kemaskini, sila rujuk gambarajah 3.17 di bawah.



Gambarajah 3.17 Skrin Pengesahan Permohonan Kemaskini

iii. Merujuk gambarajah 3.17 di atas, simbol A merupakan senarai tab menu . Sila klik ikon

dan untuk melihat senarai tab menu yang ada. Penerangan setiap tab adalah seperti jadual 1.0 di bawah:-

A

B

c

D E



Jadual 1.0 Penerangan Tab Menu

Nama Tab Skrin Penerangan

1. Pengesahan Permohonan Kemaskini

Rujuk gambarajah 3.17



2. Kemaskini Maklumat Asas Syarikat


3. Kemaskini Maklumat Pegawai Perhubungan




4. Kemaskini Maklumat

Alamat Rujuk gambarajah 3.20


Ahli Syarikat Rujuk gambarajah 3.21


Kewangan Rujuk gambarajah 3.22

7. Kemaskini Sijil PMS Rujuk gambarajah 3.23



8. Kemaskini Sijil PKK Rujuk gambarajah 3.24

9. Kemaskini Sijil CIDB Rujuk gambarajah 3.25



Gambarajah 3.18 Skrin Kemaskini Maklumat Asas Syarikat

Gambarajah 3.19 Skrin Kemaskini Maklumat Pegawai Perhubungan



Gambarajah 3.20 Skrin Kemaskini Maklumat Alamat Syarikat

Gambarajah 3.21 Skrin Kemaskini Maklumat Ahli Syarikat



Gambarajah 3.22 Skrin Kemaskini Maklumat Kewangan

Gambarajah 3.23 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil PMS



Gambarajah 3.24 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil PUKONSA



Gambarajah 3.25 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil CIDB

Gambarajah 3.26 Pop Up Mesej Pengesahan Permohonan Kemaskini

iv. Berdasarkan gambarajah 3.26 di atas, skrin tersebut akan dipaparkan setelah pembekal klik

butang ‘SAHKAN PERMOHONAN KEMASKINI’ untuk menghantar dan mengesahkan permohonan kemaskini yang dibuat. (Rujuk gambarajah 3.17)



v. Kemudian, klik semula pautan ‘PERMOHONAN KEMASKINI’ pada menu sebelah kiri dan paparan terbaru berkaitan status semasa permohonan kemaskini pembekal akan dijana. (rujuk gambarajah 3.27)

Gambarajah 3.27 Skrin Status Semasa Permohonan Kemaskini

vi. Seterusnya, pembekal perlu klik ikon ‘ Cetak Slip Permohonan untuk mencetak slip. Slip permohonan kemaskini ini perlu dihantar bersama-sama dokumen yang dinyatakan dalam slip kepada pihak Perolehan UMS sebelum tarikh akhir penghantaran slip berakhir (Rujuk gambarajah 3.27)

perolehan - manual pengguna pendaftaran pembekal

Documents