perkara muka surats3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1165-pembaziran-kertas-di-pejab… · perkara...

35
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012 PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 1 ISI KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN KUMPULAN 2 2. PENGENDALIAN AKTIVITI KUMPULAN 5 3. PEMILIHAN MASALAH 7 4. MENGENAL PASTI MASALAH 7 5. PENJELASAN MASALAH 8 6. OBJEKTIF PROJEK 13 7. MENGANALISA SEBAB-SEBAB UMUM 13 8. ANALISA MASALAH SEBELUM PELAKSANAAN 18 9. CADANGAN PENYELESAIAN 21 10. ANALISA MASALAH SELEPAS PELAKSANAAN 28 11. PENCAPAIAN PROJEK 29 12. PENYERAGAMAN PROJEK 30 13. RUMUSAN HASIL PROJEK 34 14. CABARAN-CABARAN KUMPULAN 34 15. PENGHARGAAN 35 16. KESIMPULAN 35

Upload: others

Post on 23-Oct-2020

5 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 1

    ISI KANDUNGAN

    PERKARA MUKA SURAT

    1. PENGENALAN KUMPULAN 2

    2. PENGENDALIAN AKTIVITI KUMPULAN 5

    3. PEMILIHAN MASALAH 7

    4. MENGENAL PASTI MASALAH 7

    5. PENJELASAN MASALAH 8

    6. OBJEKTIF PROJEK 13

    7. MENGANALISA SEBAB-SEBAB UMUM 13

    8. ANALISA MASALAH SEBELUM PELAKSANAAN 18

    9. CADANGAN PENYELESAIAN 21

    10. ANALISA MASALAH SELEPAS PELAKSANAAN 28

    11. PENCAPAIAN PROJEK 29

    12. PENYERAGAMAN PROJEK 30

    13. RUMUSAN HASIL PROJEK 34

    14. CABARAN-CABARAN KUMPULAN 34

    15. PENGHARGAAN 35

    16. KESIMPULAN 35

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 2

    1. PENGENALAN KUMPULAN

    1.1) Nama Kumpulan : Kumpulan KITT

    1.2) Tarikh Penubuhan : 15 Januari 2012

    1.3) Fasilitator : Hishamshury Bin Ibrahim

    1.4) Ketua Kumpulan : Muhamad Yusof Bin Bakar

    1.5) Ahli Kumpulan : Mohamad Amro Safizan Bin Hassan

    Nor Muhammad Alamin Bin Ismail

    Syahrul Hisham Bin Mohamed

    Roslan Bin Yusoff

    Mohd Nasarudeen Bin Zakaria

    Nik Hazlinda Binti Nik Lah

    Noor Asmah Binti Awang Ali

    1.6) Bidang Tugas Kumpulan

    Lapan (8) ahli kumpulan terdiri daripada Juruteknik, Tukang K2, Pekerja Awam

    dan Pembantu Tadbir yang berkaitan dengan bahagian pentadbiran di JPS

    Jajahan Tumpat. Tugas utama ahli kumpulan ialah untuk membantu pihak jabatan

    dalam menggelakkan pembaziran kertas di pejabat.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 3

    1.7) Carta Organisasi Jabatan

    Kumpulan KITT JPS Tumpat di bimbing oleh pemudahcara En. Hishamshury Bin

    Ibrahim dan disokong sepenuhnya oleh pihak pengurusan selaku Jurutera

    Jajahan Che Mahmud Bin Che Mat.

    Sila lihat carta organisasi jabatan di sebelah

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 4

    4

    CHE MAHMUD B CHE MAT

    (JURUTERA JAJAHAN)

    HISYAMSHURY B IBRAHIM

    (FASILITATOR)

    MOHAMAD AMRO SAFIZAN B HASSAN

    (SETIAUSAHA)

    NOR MUHAMMAD ALAMIN

    B ISMAIL

    SYAHRUL HISYAM

    B MOHAMED

    ROSLAN

    B YUSOFFNIK HAZLINDA

    BT NIK LAH

    NOOR ASMAH

    BT AWANG ALI

    CARTA ORGANISASI KUMPULAN KITT

    JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN TUMPAT

    MUHAMAD YUSOF B BAKAR

    (KETUA KUMPULAN)

    NASARUDEEN

    B ZAKARIA

    Rajah I – Carta Organisasi

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 5

    2. PENGENDALIAN AKTIVITI KUMPULAN

    2.1) Kekerapan Bermesyuarat

    Bagi menjayakan projek ini kumpulan kami telah mengadakan mesyuarat secara

    berkala iaitu pada hari Rabu dan Khamis Jam 9.30 pagi hingga 1.00 tengahari,

    bertempat di Bilik Mesyuarat JPS Tumpat. Peratus kehadiran ahli-ahli ialah 98%.

    Bilangan

    Mesyuarat

    30

    Hari

    Rabu dan Khamis

    Masa

    9.30 pagi – 1.00 tengahari

    Tempat

    Bilik Mesyuarat JPS Tumpat

    % Kehadiran

    98%

    2.2) Kaedah Pelaksanaan

    Bagi memudahkan pelaksanaan projek, kumpulan kami telah menggunakan kaedah

    PDCA dalam merancang dan melaksanakan projek kami. Program-program

    kumpulan kami dimuatkan dalam gambarajah PDCA disebelah.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 6

    *Persembahan * Merancang

    *Penyeragaman * Mengenalpasti masalah

    *Persembahan * Cadangan Penyelesaian

    *Pengesanan & Penilaian * Pelaksanaan Cadangan

    *Pencapaian Hasil Projek

    Rajah 2 - Sistem PDCA

    2.3) Carta Pelaksanaan Projek

    Jadual perancangan program atau aktiviti kumpulan telah kami rangka dengan

    jelas dalam carta pelaksanaan projek.

    Rajah 3 - Carta Pelaksanaan projek

    A p (TINDAKAN) (RANCANG)

    C D (SEMAK) (LAKSANA)

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 7

    3. PEMILIHAN MASALAH

    3.1) Percambahan Fikiran.

    Bagi menunaikan tanggungjawab yang diarahkan oleh pihak atasan satu

    pasukan KIK dan Inovasi telah ditubuhkan. Setelah bermesyuarat dan melakukan

    percambahan fikiran di kalangan ahli, beberapa cadangan masalah telah

    disenaraikan melalui kaedah Brainstorming sebagaimana berikut:

    4. MENGENAL PASTI MASALAH

    Dalam menjalankan tugas harian di bahagian pentadbiran pejabat kebanyakan akan berlaku

    pembaziran kertas kerana ianya melibatkan penggunaan kertas untuk pencetakan.

    Pihak pengurusan atasan juga selalu merungut dan membangkitkan masalah ini pada setiap

    kali mesyuarat diadakan. Akhirnya pada 14 Disember 2011 pihak atasan telah mengeluarkan

    memo dalaman tentang pembaziran kertas di pejabat. ( seperti di lampiran

    9

    Cadangan Pencadang

    Sistem Sinki Sering Rosak Roslan

    Pengurusan Fail Tak Efektif Amro

    Penggunaan bil telefon pejabat yang tinggi Nasarudeen

    Pegawai datang lewat ke pejabat Alamin

    Pembaziran Kertas Di Pejabat Mohd Yusoff

    KAEDAH BRAINSTORMING

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 8

    5. PENJELASAN MASALAH

    5.1) Istilah-istilah

    Berikut adalah penerangan beberapa istilah yang akan kami gunakan:

    a) Pembaziran - Membazirkan menggunakan sesuatu dengan berlebihan-lebihan

    sehingga terbuang, memboroskan, membuang-buang ( wang, tenaga

    dsb ).

    b) Kertas - Bahan yang digunakan untuk menulis, melukis dan sebagainya

    berkaitan dengan percetakan.

    5.2) Definasi Projek

    Dengan berpandukan kaedah 5W + 1H, apa yang dimaksudkan dengan

    pembaziran kertas di pejabat adalah sebagaimana keterangan berikut:

    WHAT - Apa itu pembaziran

    ( APA )

    Membazirkan menggunakan sesuatu dengan berlebihan-lebihan

    sehingga terbuang, memboroskan, membuang-buang ( wang, tenaga dsb ).

    - Apa itu kertas

    Bahan yang digunakan untuk menulis, melukis dan sebagainya

    berkaitan dengan percetakan.

    WHERE - Di Manakah masalah ini berlaku

    ( DIMANA )

    Di semua pejaba

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 9

    WHEN - Bilakah masalah ini berlaku

    ( BILA )

    Semasa ianya melibatkan penggunaan kertas untuk percetakan

    WHO - Siapa yang terlibat

    ( SIAPA )

    Semua kakitangan di pejabat

    WHY - Mengapa ianya berlaku

    ( MENGAPA)

    Sikap kakitangan di pejabat

    HOW - Bagaiman masalah ini terjadi.

    ( BAGAIMANA )

    Penyalahgunaan oleh kakitangan di pejabat

    Ringkasnya apa yang dimaksudkan dengan Pembaziran Kertas Di Pejabat ialah “

    Bahan yang digunakan untuk menulis, melukis dan sebagainya yang berkaitan

    dengan percetakan digunakan secara berlebih-lebihan sehingga terbuang atau

    membazir.”

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 10

    5.3) Pemilihan Projek (Force Ranking)

    a) Melalui kaedah “Force Ranking”, setiap masalah akan diundi mengikut kategori dan

    wajaran yang sesuai. Kumpulan kami telah memilih ‘Masalah Pembaziran Kertas Di

    Pejabat’ mendapat undian paling tinggi.

    Jadual 1 – Pemilihan Projek (Force Ranking)

    No Masalah Wajaran Jumlah Rank

    1 2 3

    1. Sistem Sinki sering rosak 4 4 0 12 3

    2. Pengurusan Fail Tak Efektif 5 3 0 11 4

    3. Penggunaan bil telefon pejabat

    yang tinggi

    3 5 0 13 2

    4. Pegawai datang lewat ke

    pejabat

    6 2 0 10 5

    5. Pembaziran Kertas Di Pejabat 1 2 5 20 1

    Markah Kategori

    1 Tidak penting

    2 Penting

    3 Sangat

    penting

    ALAT KAWALAN KUALITI: PEMILIHAN PROJEK

    FORCE RANKING

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 11

    b) Pemilihan Projek Melalui Kaedah ‘Pair Wise’

    Berdasarkan pemerhatian dibuat, perbandingan kekerapan masalah berulang

    telah dicatatkan dan mendapati ‘Masalah Pembaziran Kertas Di Pejabat’ adalah

    masalah yang paling kerap berlaku.

    ALAT KAWALAN KUALITI: PEMILIHAN PROJEK

    PAIR WISE

    No. Masalah Perbandingan

    1 Sistem Sinki Sering Rosak 1 1 1 1

    2 3 4 5

    2 Pegawai Datang Lewat Ke Pejabat 2 2 2

    3 4 5

    3 Penggunaan bil telefon pejabat yang tinggi

    3 3

    4 5

    4 Pengurusan Fail Tak Efektif 4 4

    5

    5 Pembaziran Kertas Di Pejabat

    No. Masalah Kekerapan

    1 2

    2 1

    3 3

    4 0

    5 4

    Jadual 2 – Pemilihan Projek (Pair Wise)

    Berdasarkan kaedah-kaedah yang telah dijalankan dan perbincangan yang

    telah dibuat, kumpulan kami telah sebulat suara memilih tajuk projek untuk kumpulan

    kami ialah “PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT ”. Pihak pengurusan telah

    bersetuju dengan pemilihan tajuk projek kami dan telah mengeluarkan satu surat

    kelulusan untuk menjalankan projek kepada kumpulan kami.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 12

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 13

    6. OBJEKTIF PROJEK

    a. Mengelakkan pembaziran kertas berlaku .

    b. Menggalakkan penggunaan kertas secara BERHEMAH oleh setiap kakitangan

    di pejabat.

    7. MENGANALISA SEBAB-SEBAB UMUM

    Bagi mendapatkan punca-punca utama kepada masalah, kumpulan kami

    menggunakan kaedah percambahan fikiran dikalangan ahli-ahli. Kaedah rajah

    ishikawa digunakan untuk menyenaraikan semua pandangan ahli.

    20

    MANUSIAMESIN

    BAHAN KAEDAH

    Pembaziran Kertas

    Di Pejabat

    Peraturan

    Kemahiran

    Mesin PencetakRosak

    Kurang Kesedaran

    Kurangpenyelenggaraan

    S.O.P

    Mesin Fotostat

    Kertas A4

    PUNCA-PUNCA UTAMA

    Sikap

    Tiada S.O.P

    Tiada Latihan

    Tiada pengetahuan

    Toner Habis

    Tak berkualiti

    Mesin Pencetak

    Uzur/usang

    RAJAH ISHIKAWA

    Jadual 3 – Rajah Ishikawa 1

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 14

    Dengan merujuk Rajah Ishikawa 1, berikut disenaraikan punca-punca masalah

    yang dikenal pasti.

    Jadual 4 – Sebab-sebab umum

    MANUSIA

    1. Sikap (Kurang Kesedaran)

    2. Kemahiran (Tiada Latihan)

    3. Peraturan (Tiada S.O.P)

    MESIN

    1. Mesin Pencetak Rosak

    (Kurang Penyelenggaraan)

    2. Mesin Pencetak (Uzur/Usang)

    BAHAN

    1. Mesin Fotostat (Toner Habis)

    2. Kertas A4 (Tak Berkualiti)

    KAEDAH

    1. S.O.P ( Tiada Pengetahuan)

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 15

    21

    PE

    MB

    AZ

    IRA

    N

    KE

    RTA

    S D

    I

    PE

    JA

    BA

    TMANUSIA

    CARA

    MESIN /ALAT

    BAHAN

    SIKAP

    PERATURAN

    KEMAHIRAN

    PHOTOSTAT / PENCETAK ROSAK

    PHOTOSTAT / PENCETAK BERUSIA

    S.O.P

    PHOTOSTAT

    KERTAS A4

    TIADA PENGETAHUAN

    UZUR / USANG

    KURANG PENYELENGGARAAN

    TIDAK BERKUALITI

    TONER HABIS / KURANG

    TIADA LATIHAN

    TIADA SOP

    KURANG KESEDARAN

    RAJAH POKOK

    Jadual 5 – Rajah Pokok

    Dengan merujuk Rajah Pokok, berikut menunjukkan punca-punca berlakunya

    pembaziran kertas di pejabat serta hubungkait antara satu sama lain.

    7.1) Punca-Punca Utama

    Dari sebab-sebab umum diatas, kami telah bincang dan analisa bagi

    mendapat kan sebab-sebab paling mungkin. Kami telah menggunakan jadual

    verifikasi sebagaimana berikut.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 16

    22

    Bil Sebab-sebab Verifikasi Catitan

    1 Kurang Kesedaran Kurang kesedaran sivik dikalangan

    kakitangan

    Diterima

    2 Tiada S.OP Tak mempunyai carta aliran kerja

    penggunaan kertas

    Diterima

    3 Tiada latihan Kakitangan kurang diberi latihan/kursus

    Didalam mengendalikan mesin

    Ditolak

    4 Toner Habis / Kurang Hasil cetakan yang dilakukan kakitangan

    tidak boleh digunapakai.

    Ditolak

    5 Kertas Tak berkualiti Ianya melibatkan produk yang telah siap

    dikilangkan

    Ditolak

    6 Kurang penyelenggaraan Berkaitan dengan peruntukan kewangan Ditolak

    7 Mesin pencetak uzur atau usang Tidak selalu terjadi Ditolak

    8 Tiada pengetahuan dalam

    pengendalian mesin

    Kakitangan tiada/kurang pengetahuan

    ldidalam mengendalikan mesin

    Diterima

    VERIFIKASI PUNCA-PUNCA

    Jadual 6 – Verifikasi Punca-Punca

    Berdasarkan verifikasi, 3 dari sebab-sebab utama telah diterima iaitu :

    i) Kurang Kesedaran

    ii) Tiada S.O.P

    iii) Tiada Pengetahuan Dalam Pengendalian Mesin

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 17

    8. ANALISA MASALAH SEBELUM PELAKSANAAN

    8.1) Pengumpulan Data

    Data yang kami kumpul terdiri dari sumber dalaman dan juga responden. Apa

    yang dimaksudkan sumber dalaman ialah sumber yang kami perolehi dari jabatan

    kami sendiri dan responden pula ialah pegawai yang ditugaskan untuk merekod data-

    data.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 18

    8.2) Kertas Lembaran Semak Analisa Sebelum

    Kajian kekerapan keatas tiga sebab utama telah kami lakukan dan hasilnya

    sebagaimana lembaran semak berikut :

    Bil PUNCA BULAN

    1

    BULAN

    2

    BULAN

    3

    KEKERAPAN

    (JUMLAH)

    TUGASAN

    1 Kurang

    Kesedaran

    III I II 6 Alamin

    2 Tiada

    Pengetahuan

    IIII III III 10 Nik

    3 Tiada S.O.P IIII IIII III 11 Din

    JUMLAH 11 8 8 27

    Pengumpulan data adalah dibuat berdasarkan pemerhatian yang telah dibuat

    bermula Januari – Mac 2012.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 19

    8.3) Hasil daripada kertas lembaran semak analis sebelum, perbandingan

    kekerapan berdasarkan punca-punca utama adalah seperti carta histogram di

    bawah:

    8.4) Carta pai sebelum pelaksanaan projek adalah seperti di bawah :

    6%

    10%

    11%

    Punca Pembaziran Kertas

    Kurang Kesedaran

    Tiada Pengetahuan

    Tiada S.O.P

    11 10

    6

    0

    5

    10

    15

    20

    25

    30

    Tiada S.O.P Tiada Pengetahuan Kurang Kesedaran

    Kekerapan

    Punca-Punca Utama

    Carta Histogram

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 20

    8.5. Gambarajah Pareto Sebelum Pelaksanaan Projek

    1110

    6

    0

    10

    20

    30

    Tiada S.O.P Tiada Pengetahuan Kurang Kesedaran

    Kekerapan

    Punca-Punca Utama

    Gambarajah Pareto Sebelum

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 21

    9. CADANGAN PENYELESAIAN

    Dari lembaran semak dan carta pereto diatas, kami dapati faktor tiada s.o.p

    mengalami kekerapan paling tinggi. Ini bermakna faktor tiada s.o.p adalah

    merupakan punca paling penting dan harus diberi perhatian khusus dalam

    memikirkan cadangan penyelesaian. Kewujudan faktor-faktor lain ada hubung kait

    dengan faktor tiada s.o.p.

    Bagi mendapatkan cadangan penyelesaian kumpulan kami sekali lagi telah

    menggunakan kaedah percambahan fikiran dikalangan ahli berdasarkan Rajah

    Jaringan Aktiviti dan Rajah Process Dicision Planning Chart.

    Strategi

    Menggalakkan

    Penggunaan

    Kertas Secara

    Berhemah

    Aktiviti Kitar

    Semula Kertas

    Tindakan – Amro

    Tempoh – Sepanjang Masa

    Mewujudkan S.O.P semasa

    penggunaan mesin pencetak

    dan fotostat

    Tindakan – Nasarudeen

    Tempoh – 5 hari

    Menjadualkan

    Penyelenggaraan

    Mesin

    Tindakan – Alamin

    Tempoh – 3 bulan sekali

    Memberi

    Latihan/Kesedaran

    Tindakan – Hisyam

    Tempoh – 7 hari

    Promosi & Kempen

    Kitar Semula Kertas

    Tindakan – Yusoff

    Tempoh – Sepanjang Masa

    Panggil KontraktorDilantik Mengikut Jadual

    Tindakan – Nik

    Tempoh – 3 bulan sekali

    KE

    AR

    AH

    SIF

    AR

    PE

    MB

    AZ

    IRA

    N K

    ER

    TAS

    RAJAH JARINGAN AKTIVITI

    Tampal S.O.P

    berdekatan mesin

    pencetak & fotostat

    Tindakan – Roslan

    Tempoh – 1 hari

    9.1 Rajah Jaringan Aktiviti

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 22

    Rajah Jaringan Aktiviti menunjukkan strategi yang telah dilaksanakan bagi

    menggalakkan penggunaan kertas secara berhemah kearah sifar pembaziran kertas

    di pejabat.

    i) Aktiviti Kitar Semula Kertas

    ii) Mewujudkan S.O.P bagi penggunaan mesin pencetak dan fotostat

    iii) Menjadualkan penyelenggaraan mesin

    iv) Memberi latihan kesedaran.

    9.2) Rajah Kaedah pelaksanaan Cadangan (Process Decision Planning Chart)

    Rajah menunjukkan jalan penyelesaian setiap risiko yang timbul dalam

    melaksanakan setiap cadangan-cadangan yang dibuat.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 23

    Analisis Menggunakan Kertas Secara

    BERHEMAH

    Menggalakkan

    Penggunaan

    Kertas Secara

    Berhemah

    Objektif

    Cadangan Risiko Penyelesaian

    Menggunakan kertas secara

    kitar semula

    Mewujudkan S.O.P bagi setiap

    mesin pencetak dan fotostat

    Mewujudkan

    penyelanggaraan secara

    berjadual atau berkala

    Jadual

    penyelenggaraan tidak

    dipatuhi

    Kertas tidak dikitar

    semula

    Memberi latihan yang

    bersesuaian kepada setiap

    kakitangan

    Latihan yang diberitidak sesuai

    S.O.P tidak dipatuhi

    Menyediakan tempat untuk kitar

    semula

    Pemantauan lebih kerap

    Lantik kontraktor yang dapat

    memenuhi jadual

    penyelenggaraan yang telah

    disediakan

    Melantik pegawai atau P.I.C yang

    sesuai

    RAJAH KAEDAH PELAKSANAAN CADANGAN

    (PROCESS DECISION PLANNING CHART)

    9.2 Rajah Decision Planning Chart

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 24

    9.3) Berikut adalah gambar-gambar S.O.P, tempat kitar semula, surat latihan dan aktiviti-

    aktiviti kami dalam melaksanakan projek.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 25

    S.O.P PENGGUNAAN MESIN FOTOKOPI1. Pastikan Lembaran saliran di slod

    dengan betul.

    3. Pastikan “Load Paper” tidakterbalik.

    2. Pastikan “Selecting paper source” betul.

    4. Pastikan “Toner” sentiasa mencukupi.

    5. Pastikan Lembaran kertas berkualiti“ Misfeeds” bagi mengelakkan kertastidak tersangkut.

    6. Pastikan Lembaran saliran di sloddengan betul

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 26

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 27

    Selain itu juga kumpulan kami juga telah mengadakan satu kempen kesedaran pada

    peringkat jajahan sebagaimana berikut :

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 28

    10. ANALISA MASALAH SELEPAS PELAKSANAAN

    10.1) Kertas Lembaran Semak Analisa Selepas

    B

    il

    PUNCA BUL

    AN 1

    BUL

    AN 2

    BUL

    AN 3

    KE

    KE

    RA

    PA

    N

    (JU

    ML

    A

    H)

    KE

    KE

    RA

    PA

    N

    TE

    RK

    U

    MP

    UL

    PE

    RA

    TU

    S

    KE

    KE

    RA

    PA

    N

    PE

    RA

    TU

    S

    KE

    KE

    RA

    PA

    N

    TE

    RK

    U

    1 Tiada S.O.P - II I 3 3 30% 30%

    2 Tiada Pengetahuan II I I 4 7 40% 70%

    3 Kurang Kesedaran - I II 3 1 0 30% 100%

    JUMLAH 2 4 4 10 - - -

    Tarikh pengumpulan data : April - Jun

    Teknik pengumpulan data : Pemerhatian

    ** Susun punca masalah berdasarkan kekerapan paling tinggi

    hingga paling rendah

    KERTAS LEMBARAN SEMAK

    ANALISA SELEPAS

    Berikut adalah susunan 3 sebab utama yang telah menyumbang kepada

    pembaziran kertas di pejabat.

    i. Tiada S.O.P

    ii. Tiada pengetahuan

    iii. Kurang kesedaran

    Pengumpulan data adalah dibuat berdasarkan pemerhatian yang telah dibuat

    bermula Januari-Mac 2012

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 29

    10.2) Carta Pai Selepas Pelaksanaan Projek

    Melalui carta pai yang telah dibuat selepas pelaksanaan projek punca ‘tiada

    pengetahuan menjadi punca utama iaitu sebanyak 4% seperti dibawah:-

    38

    3%

    4%

    3%

    Punca Pembaziran Kertas

    Kurang Kesedaran

    Tiada Pengetahuan

    Tiada S.O.P

    Carta Pai selepas pelaksanaan projek

    10.3) Gambarajah Paretor Selepas

    Berikut adalah gambarajah Paretor selepas pelaksanaan projek dijalankan.

    39

    34

    3

    0

    10

    20

    30

    Tiada S.O.P Tiada Pengetahuan Kurang Kesedaran

    Kekerapan

    Punca-Punca Utama

    Gambarajah Pareto Selepas

    70%

    100 %

    30%

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 30

    10.4) Perbandingan Gambarajah Paretor Sebelum dan Gambarajah Paretor Selepas

    40

    Penurunan16 kes = 59.3%

    (27-11=16)

    59.3%

    Setelah perbandingan dibuat bagi Gambarajah Paretor Sebelum dan

    Gambarajah Paretor Selepas dibuat, didapati sebanyak 59.3% penurunan telah

    dicapai. Penurunan ini adalah mewakili 16 kes yang berjaya dikurangkan sepanjang

    tempoh pemerhatian dan kajian yang dijalankan.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 31

    11. PENCAPAIAN PROJEK

    11.1) Penjimatan Kos operasi

    Perkiraan dibawah berasaskan bagi setiap 3 bulan.

    Bil Sebelum Penyelesaian Selepas Penyelesaian

    1

    Kos pembaziran kertas sebelum

    pelaksanaan ialah

    RM 10.00 x 27 RIM = RM 270.00

    Kos pembaziran kertas selepas

    pelaksanaan ialah

    RM 10.00 x 11 RIM = RM 110.00

    Jumlah RM 270.00 Jumlah RM 110.00

    Jadual 13 – Analisa kos operasi

    Perbezaan RM 270.00 – RM 110.00 = RM 160.00

    Penjimatan Kos operasi = RM 160.00

    Dimana kos operasi bagi setiap tahun jika ianya dilaksanakan

    : RM 160.00 bagi setiap 3 bulan pada tahun 2012

    RM 160.00 x 4 suku tahun = RM 640.00

    11.2) Faedah Ketara

    1. Penjimatan Kos Operasi

    Kos operasi dapat dijimatkan sehingga RM 640.00 setahun

    2. Menggalakkan Kitar Semula Kertas

    a) Mengurangkan berlakunya pembaziran kertas

    b) Memberi kesedaran terhadap penggunaan kertas dengan lebih berhemah.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 32

    11.3) Faedah-Faedah Lain

    i) Dapat mempelajari peralatan dan kaedah KIK

    ii) Dapat menanamkan semangat berpasukan

    iii) Melahirkan sikap positif dan lebih terbuka

    iv) Menggalakkan ahli berfikir secara kreatif dan kritis

    v) Mengeratkan perhubungan sesame ahli dan juga ahli dengan pihak

    pengurusan.

    12. PENYERAGAMAN PROJEK

    12.1) Penyeragaman Peringkat Jajahan

    Pihak pengurusan kami iaitu Jurutera Pengairan Dan Saliran Jajahan Tumpat

    telah berpuas hati dengan cadangan penyelesaian yang kami kemukakan. Beliau

    telah membuat keputusan agar cadangan penyelesaian ini diguna pakai dan

    diseragamkan diperingkat JPS Tumpat berkuatkuasa pada 01 Julai 2012.

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 33

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 34

    13. RUMUSAN HASIL PROJEK

    Pada keseluruhannya projek kami ini telah berjaya menghasilkan satu kaedah

    bagi mengurangkan masalah pembaziran kertas di pejabat. Walaupun kaedah ini

    agak senang dan ringkas sahaja namun hasilnya membanggakan.

    14. CABARAN-CABARAN KUMPULAN.

    Masalah / Halangan

    Cara mengatasi

    1. Bebanan kerja lain yang

    banyak dan lebih mendesak.

    Mesyuarat dijalankan di sebelah petang,

    dimana selepas menjalankan tugas hakiki.

    2.Kesukaran untuk mengumpul

    ahli kerana bertugas distesen

    yang berasingan.

    1. Sediakan jadual mesyuarat

    2. Notis mesyuarat dikeluarkan awal.

    3. Ahli tidak mahir dengan

    kaedah KIK

    1. Buku panduan dibekalkan kepada setiap

    ahli kumpulan.

    2. Dapatkan bantuan dan fesilitator.

    4. Ahli yang pesif dan pendiam

    1. Beri tugasan kepadanya

    Jadual 17 – Cabaran kumpulan

  • KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012

    PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 35

    15. PENGHARGAAN

    Ini adalah projek pertama kumpulan kami. Sebagai projek pertama sudah tentu

    banyak terdapat kelemahan dan kesilapan didalamnya. Walau apapun kumpulan kami akan

    sentiasa membaiki dan mempertingkatkan dari masa kesemasa.

    Kami mengambil kesempatan ini untuk merakamkan ucapan terima kasih yang tidak

    terhingga kepada pihak pengurusan kami, feselitator, urusetia KIK JPS Kelantan dan

    responden-responden yang banyak memberi bantuan dan kerjasama dalam menjayakan

    projek ini. Tanpa sokongan anda tidak mungkin projek ini dapat disiapkan.

    16. KESIMPULAN

    Ini adalah projek pertama kumpulan kami dan sebagai projek yang pertama sudah

    tentu terdapat banyak kelemahan dan kesilapan didalamnya. Walau apapun kumpulan kami

    akan sentiasa membaiki dan mempertingkatkan lagi usaha dari masa ke semasa.