PPPAAANNNDDDUUUAAANNN BBBEEELLLAAAJJJAAARRR

MICROSOFTEEXXCCEELL

DISUSUN OLEH :

JUL ANHARI

Untuk kalangan sendiri

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Ilahi Robbi yang senantiasa memberi hidayah kepada

seluruh umat-Nya. Serta syukur terdalam kami tuturkan ke hadirat-Nya sebagai wujud

kebahagiaan atas lancarnya penyusunan Panduan Pembelajaran MS. Excel ini .

Shalawat dan salam semoga dilimpahkan kepada Rasulullah SAW, petunjuk bagi umat

manusia.

Menapaki sejarah manusia yang tidak ada yang sempurna, namun bekal akal yang

dianugerahkan Allah SWT senantiasa menuntun manusia menuju kesempurnaan. Akhirnya untuk

menutup kesalahan dan kekurangan ini, satu harapan kritik dan saran dari berbagai pihak penulis

harapkan sebagai upaya perbaikan penyusunan Diktat ini..

Dengan harapan semoga diktat yang tersusun ini dapat berguna dam membantu pembaca

dalam mempelajari MS Excel secara cepat dan mudah.

Ngablak, 28 Januari 2006

Penyusun

Jul Anhari

PPEERRAANNGGKKAATT

TTEEKKNNOOLLOOGGII IINNFFOORRMMAASSII DDAANN KKOOMMUUNNIIKKAASSII

Komputer berasal dari kata to computa yang artinya menghitung, jadi semua alat

bantu hitung dapat dikatakan sebagai computer. Perangkat computer adalah sekumpulan

alat elektronik yang saling terkait sehingga dapat digunakan untuk : memasikkan,

memproses data dan menghasilkan informasi untuk pemakai, maka computer minimal

terdiri dari keyboard, CPU ( central processing unit ), monitor dan printer. Adapun fungsi dari

peralatan computer dapat digambarkan sbb :

1. Alat Masukan

Berfungsi untuk memasukkan data dari luar ke dalam processor atau memori computer

sehingga dapat diolah menjadi informasi yang dibutuhkan. Peralatan masukan ( input ) terdiri

dari :

a. Keyboard

Merupakan media input untuk memasukkan angka, huruf dan karakter khusus serta

sarana untuk memberikan perintah dari user melalui tombol-tombol yang ada.

b. Mouse

Untuk mengatur perpindahan kursor dan untuk memberikan perintah secara cepat dan

praktis.

c. Scanner.

Prinsip kerja scanner hamper sama dengan mesin foto copy, hanya bedanya hasil

pembacaan scanner dapat disimpan di dalam memori computer.

d. Trackball.

Alat pengganti mouse yang terpasang pada laptop.

e. Pointing stick

Alat pengganti mouse yang terpasang pada laptop.

f. Joystick.

Untuk menggerakkan kursor di layer secara lebih khusus yang biasanya digunakan

untuk mainan .

2. Central Processing Unit ( CPU )

Alat untuk memproses dan mengolah data sehingga user mendapatkan informasi yang

digunakan. CPU juga merupakan otak dari perangkat computer. Di dalam CPU terdapat

peralatan :

Alat Masukan :

1. Keyboard

2. Mouse

3. Scanner

4. Video Player

5. Joy Stick

Alat Periferal

1. Modem

2. Sound Card

3. TV Card

4. Midi Card

Alat Processor :

1. Processor

2. RAM

3. ROM

Alat Keluaran :

1. Monitor

2. Printer

3. Speaker

Alat penyimpanan :

1. Harddisk

2. Floopy Disk

3. Flash Disc

4. CD ROM

Catatan : Tanda : Urutan Proses Tanda : Tempatnya di dalam

Alat proses

CENTRAL

PROCESSING UNIT

( CPU )

a. Peralatan Proses.

1) Processor

Merupakan bagian terpenting dari computer yang menentukan jenis sebuah

computer.

2) ROM ( Read Only Memory )

Berisi program yang telah ditetapkan pembuat perangkat computer, isi ROM

diperlukan pada saat computer dihidupkan diantaranya perintah untuk sistim

operasi disk, mengecek peralatan dalam unit computer , menampilkan pesan

di layer monitor. Isi ROM tidak hilang walaupun listrik mati.

3) RAM ( Random Access Memory )

Memori yang dapat diisi dengan program dan data selama listrik hidup.

b. Peralatan Penyimpanan.

Alat untuk menyimpan data, informasi maupun program, beberapa alat

penyimpanan antara lain :

1) Disket

Alat penggerak disket disebut floopy disk drive, ukuran disket yang popular

adalah 31/2 inci dengan kapasitas 1.44 MB.

2) Harddisk

Diameter hardisk biasanya 5 1/4 inci yang tersusun 5 hingga 100 piringan,

dengan kapasitas antara lain 5, 10, 120, 320, 600 MB : 1,2 GB , hingga 40

GB dan 80 GB yang sudah beredar luas.

3) CD-ROM

Piringan berdiameter 5 1/4 inci dapat menampung hingga 770 MB,

bermacam-macam CD, CD program, CD game CD animasi dll yang rata-rata

bersifat read only. Adapun CD untuk menyimpan data disebut CD-Writer.

4) Flash Disk ( FD )

Flash Disc dapat digunakan dengan fasilitas USB atau pada program

Windows 98 ke atas , kapasitas Flash Disc adalah 128 MB dan 1GB.

c. Peralatan Tambahan ( Periferal )

Berguna untuk lebih mendayagunakan perangkat computer yang digolongkan

sebagai perangkat masukan, processor dan keluaran. Alat ini berbentuk kartu ( card )

yang dipasang pada expantion slot pada motherboard. Contoh peripheral adalah

modem, music card dan TV card.

1) Modem ( Modulasi Demodulasi )

Berfungsi untuk mengubah gelombang analog ke sinyal digital dari kabel

telepon untuk keperluan internet.

2) Music Card

Fasilitas untuk menghubungkan dengan organ bila computer mempunyai

fasilitas MIDI ( Music Instrument Device Interface ), jenis yang sering

dipakai MPU-401 dan Sound Blaster.

3. Peralatan Keluaran ( Out Device )

a. Monitor

Alat untuk menampilkan hasil pengetikan dan pemrosesan data. Dalam istilah

computer informasi atau tulisan yang ada di monitor disebut soft copy. Monitor yang

ada saat ini menggunakan sinar katoda atau Cathode Ray Tube ( CRT ).

b. Printer.

Alat untuk mencetak informasi pada kertas, dalam istilah computer tulisan pada

kertas disebut hard copy. Ada dua jenis printer adalah printer impact dan nonimpact,

sedangkan printer nonimpact ada 3 jenis yaitu printer ink-jet, laser dan printer termal.

c. Speaker.

Merupakan alat keluaran bunyi terutama dipakai pada computer yang berbasis

Windows atau Multimedia. Jenis speaker yang lain banyak dikenal adalah headset atau

earphone.

MANAJEMEN FILE

Untuk mengatur dan menyusun file dapat memakai program Windows Explorer,

untuk mengaktifkan program tersebut dapat dengan cara :

A. Mengaktifkan Windows Explorer

Untuk cara pertama : Pilih dan klik Menu Star > Programs > Accesories > lalu klik Windows

Explorer tunggu sampai muncul gambar seperti di bawah.

Untuk cara ke dua : Klik kanan Start menu > dan klik kiri Explore sehingga muncul gambar

seperti di bawah.

B. Membuat Folder Pada Folder My Document

Langkah-langkah membuat folder pafa folder my document adalah :

1. Aktifkan program Windows Explorer.

2. Klik folder My Document

3. Pada tempat yang kosong klik kanan hingga muncul menu

4. Klik New > klik Folder

5. Ketik nama folder yang dikehendaki dan tekan tombol enter

( langkah-langkah seperti pada gambar )

Ketik nama folder

dan tekan tombol

enter

Klik kanan

Hingga muncul

menu

Klik

folder pd

menu

C. Menyimpan File Pada Suatu Folder

Langkah-langkah :

1. Klik File pada menu bar > Save As hingga muncul menu Save As

2. Ketik nama file pada kotak File Name

3. Buka folder yang dikehendaki pada kotak Save In

4. Klik OK atau tekan tombol enter

( langkah-langkah seperti pada gambar )

D. Menyimpan File Pada Disket Untuk menyimpan file pada floppy disk ( disket ) langkah-langkah sama dengan langkah

menyimpan file pada folder tetapi pada langkah ke 3 klik drive 3 1/2 floppy ( A: )

E. Menghapus Folder atau File Yang Tidak Terpakai

Untuk menghapus folder atau file yang telah disimpan dan tidak terpakai dapat dilakukan

dengan cara pilih/blok folder atau file, kemudian klik kanan hingga muncul menu shortcut > klik

delete. Atau dengan cara setelah dipilih/blok tekan tombol delete pada keyboard.

KLIK 3 1/2

FLOPPY ( A: )

KLIK SAVE AS

KETIK

NAMA

FILE

KLIK FOLDER

YANG

DIKEHENDAKI

PILIH ATAU

BLOK YANG

AKAN DIHAPUS

KLIK YES ATAU

TEKAN TOMBOL

ENTER

lalu

PERANGKAT LUNAK PENGOLAH ANGKA (SPREADSHEET)

Perangkat aplikasi pengolah angka adalah software (perangkat lunak) khusus untuk menangani

permasalahan yang berkaitan dengan angka. Dalam hal ini, angka yang sering muncul di bidang

bisnis, ilmiah, perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar kerja, pengelolaan angka untuk

perhitungan sebuah data (basis data) dan grafik.

Macam-macam Perangkat Lunak Pengolah Angka (spreadsheet)

Macam-macam perangkat lunak pengolah angka antara lain : Kspread, Star Office Calc, Open Office

Calc, GNOME - GNumeric, Xess, Lotus 123, Microsoft Excel. Adapun yang sekarang banyak

digunakan masyarakat adalah Microsoft Excel.

Microsoft Excel adalah salah satu program Spreadsheet yang bekerja di bawah system Windows.

Kemudahan-kemudahan yang ada pada MS. Excel terasakan apa bila kita bekerja dengan daftar data,

menghitung angka-angka, pembuatan laporan, diagram dan grafik.

A. Memulai MS Excel

Untuk memulai MS Excel ada dua cara yaitu :

1. Cara pertama

Klik tombol Start pada taskbar Windows, pilih menu Program > Microsoft Office > Microsoft

Excel ( klik Microsoft Excel )

2. Cara ke dua

Klik dua kali secara cepat shortcut Microsoft Excel pada Desktop secara cepat atau klik sekali

shortcut Microsoft Excel pada Desktop kemudian tekan tombol enter pada keyboard maka MS

Excel sudah akan aktif.

Selanjutnya program akan terbuka seperti tampak pada gambar seperti di bawah :

Memasukkan Data

Memasukkan data di sel dapat dilakukan dengan mengaktifkan sel pada lembar kerja dan

kemudian mengetikkan data yang akan dimasukkan diakhiri dengan menekan tombol enter.

1. Memasukkan data angka

Memasukkan data angka di sel dapat dilakukan dengan mengaktifkan sel pada lembar kerja

dan kemudian mengetikkan data yang akan dimasukkan diakhiri dengan menekan tombol

enter. Dalam memasukkan data angka kita tidak diperkenankan menambahkan karakter

apapun misalnya titik, koma, Rp. dll, karena karakter tersebut bila dimasukkan menjadikan

angka-angka yang diketikkan tidak berarti.

2. Memasukkan data berurutan

Bila data yang dimasukkan berurutan atau punya pola tertentu, kita cukup memasukkan 2 data

secara berurutan menurut pola tersebut. Adapun langkah-langkah sbb :

Pilih sel pada data pertama dimasukkan

Ketik data pertama, kemudian pindah pada sel tempat data ke dua

Ketika data ke dua tersebut

Blok kedua sel tersebut

Letakkan pointer pada pojok kanan bawah pada sel data ke dua sampai pointer

berubah menjadi (+)

Drag/geser mouse sampai data terakhir yang diinginkan

Bila data terakhir telah sampai, lepaskan mouse

3. Memasukkan data sekaligus

Bila data yang dimasukkan pada sama pada beberapa sel, kita dapat memasukkan data tersebut

sekaligus. Adapun langkah-langkah sbb :

Tekanlah tombol Ctrl sambil memilih/klik sel-sel yang akan diberi data dengan

mouse, bila sel-sel berdekatan tekan tombol Ctrl sambil blok sel-sel yang akan diberi

data.

Ketik data yang akan dimasukkan

Tekan CTRL+ENTER, maka data akan mengisi semua sel yang dipilih.

B. Mengedit Lembaran Kerja

Dalam bekerja dengan Excel kadang-kadang kita akan menambah data, merubah tampilan dll,

sehingga kita perlu membuka kembali worksheet untuk mengedit lembaran kerja tersebut.

1. Membuka Work Book ( Buku Kerja )

Langkah-langkah membuka buku kerja :

Dari menu File, klik Open

Pada kotak Look In, buka folder di mana file tersimpan

Klik file yang akan dibuka

Klik tombol Open atau tekan tombol enter

( Kotak Dialog Open untuk membuka buku kerja )

2. Menghapus Data

Untuk menghapus data, aktifkan sel atau pilih sel-sel di mana terdapat data-data yang akan

dihapus kemudian tekan tombol Delete pada Keyboard.

3. Mengcopy Data

Mengcopy data apabila kita ingin menggandakan data, adapun langkah-langkahnya adalah :

Pilih/blok semua sel yang memuat data yang akan di copy.

Dari menu Edit, klik Copy

Aktifkan/klik sel di mana data hasil copian akan ditempatkan

Tekan tombol Enter pada Keyboard

4. Memindahkan Data

Memindahkan data dilakukan apabila data yang sudah dimasukkan ingin ditempatkan di

tempat lain, adapun langkah-langkah sbb :

Blok seluruh sel yang akan dipindah

Pada menu Edit klik Cut

Aktifkan sel di mana data tersebut akan dipindahkan

Tekan tombol Enter pada Keyboard

5. Format Cells

a. Mengganti Jenis dan Ukuran Huruf ( Format Font )

Langkah-langkah :

Pilih/blok sel yang ukuran dan jenis hurufnya akan diganti

Pada menu Format klik Cells

Klik Tab Font pada Kotak Dialog Format Cells

Klik jenis Font, Font Style, Size Font dan Color Font

Klik OK atau tekan tombol Enter pada Keyboard

b. Mengganti Orientasi Text ( Format Alighment )

Kita dapat mengganti orientasi text sesuai keinginan kita, adapun langkah-langkah sbb :

( Kotak Dialog Format Cells – Alignhment )

Orientation

90o

Pilih/blok text yang akan diatur orientasinya

Pada menu Format klik Cells

Klik tab Alignhment

Pilih perataan text dalam arah horisontal dan vertikal pada kotak Horisontal dan

kotak Vertikal

Pada Orientation pilih orientasi text yang diinginkan, tegak atau mering dengan

sudut tertentu.

Klik tombol OK

c. Format angka ( Format Number )

Dalam penulisan angka kita tidak boleh menyisipkan karakter lain, apabila kita

menginginkan angka dengan pembacaan per ribuan dan penulisan desimal dapat

digunakan format angka. Adapun langkah-langkah sbb :

Pilih/blok sel yang akan diformat

Pada menu Format Cells klik Cells

Klik tab Number > Number

Pada kotak Decimal Places ketik/pilih jumlah angka dibelakang koma yang

dikehendaki

Klik kotak Use 1000 Separator, jika menghendaki pembacaan per ribuan

Klik salah satu tampilan angka negative pada Negative Number

Klik tombol OK

( kotak dialog format angka )

d. Format Akuntansi ( Format Accounting )

Data yang berupa angka dapat diformat sebagai data yang digunakan pada akuntansi, adapun

langkah-langkahnya adalah :

Pilih/blok sel yang akan diformat

Dari menu format , klik Cells

Pada kotak dialog klik Number

Pada kotak Category klik Accounting

Pada kotak Decimal Places, tentukan jumlah angka di belakang koma yang

dikehendaki

Pada kotak Symbol, pilih simbol mata uang yang dikehendaki

Klik OK

e. Format Tanggal ( Format Date )

Data berupa tanggal dapat diformat berbagai bentuk penulisan, adapun langklah-langkah

penulisannya adalah :

Pilih/blok sel yang akan diformat.

Dari menu Format, klik Cells

Pada kotak Category klik Date

Pada kotak Type, pilih bentuk penulisan tanggal yang dikendaki

Klik OK

f. Format Border

Apabila kita bekerja dengan tabel maka tidak dapat dipisahkan dengan format border,

langkah-langkah membuat border pada suatu tabel adalah :

Blok range yang akan diborder

Klik menu Format > Cells

Pada Kotak dialog Format Cells klik tabulasi Border

Pilih tipe garis yang dikehendaki

Klik Out Line dan In Side pada dialog posisi garis

Klik OK

C. Mengolah Kolom dan Baris

Kita dapat menyesuaikan lebar kolom dan tinggi baris sesuai dengan kebutuhan dan keinginan

kita, disampaing itu kita dapat juga membuat lebar kolom yang sama.

1. Mengubah lebar kolom.

Prosedur mengatur lebar kolom ada beberapa macam diantaranya adalah :

a. Dengan menggeser garis batas kolom ( grid )

b. Dengan Format Column

Langah-langkah adalah :

Blok kepala kolom yang akan diatur lebarnya

Klik menu Format

Klik Coloumn

Klik Widht

Ketik lebar kolom yang dikekendaki

Klik OK

2. Mengubah tinggi baris.

Prosedur mengubah tinggi baris ada beberapa macam diantaranya adalah :

a. Dengan menggeser batas kepala garis.

b. Dengan Format Row

Langkah-langkah adalah :

Pada menu Format Klik Row

Klik Hight

Ketik tinggi baris yang dikehendaki

Klik OK

Untuk pengaturan lebar kolom maksimum 255 karakter , sedangkan untuk pengaturan tinggi

baris maksimum 409 point.

3. Menyembunyikan baris atau kolom ( hide )

Dalam keadaan tertentu kadang-kadang kita harus menyembunyikan baris atau kolom ,

misalny pada saat pencetakan atau visualisasi.

a. Untuk menyembunyikan baris atau kolom

Pilih/blok baris atau kolom yang akan disembunyikan

lik menu Format pilih Row untuk baris dan Column untuk kolom dan kemudian

klik Hide, maka kolom atau baris akan tersembunyi.

b. Untuk mengembalikan atau memunculkan baris atau kolom yang tersembunyi adalah :

Pilih/blok batas kanan-kiri kolom atau batas atas-bawah baris yang tersebunyi

Klik menu Format, kemudian klik Row untuk baris dan klik Column untuk

kolom dan Klik Unhide, maka baris atau kolom yang tersembunyi akan muncul.

4. Menghapus baris atau kolom

Langkah-langkah menghapus baris atau kolom yang paling cepat dan mudah adalah :

Blok Kepala baris atau kepala kolom yang akan dihapus

Klik menu Edit

Klik Delete, maka baris atau kolom akan terhapus

Blok kepala baris yang akan diatur

tingginya, arahkan pointer pada batas

garis bawah kepala baris, tekan tombol

mouse dan tahan, kemudian geser sampai

tinggi baris yang dikehendaki, kemudian

dilepas

Ketik tinggi baris

yang dikehendaki

5. Menyisipkan Baris atau Kolom

Langkah-langkah termudah dan cepat untuk menyisipkan baris atau kolom adalah sbb :

Blok Kepala baris atau kolom di mana baris atau kolom akan disisipkan

Klik menu Insert

Klik Column untuk menyisipkan kolom atau klik Row untuk menyisipkan baris,

maka baris atau kolom sudah akan muncul sebagai sisipan

D. Memindah/Menyalin isi Sel Antar Worksheet

Bila kita ingin memindahkan isi sel ke dalam worksheet lain gunakan metode Cut dan Paste,

sedangkan jika kita ingin menyalin isi sel ke worksheet lain gunakan metoda Copy dan Paste.

1. Memindahkan isi Sel ke Worksheet lain

Langkah-langkah :

Aktifkan sel yang akan dipindahkan isinya atau blok range jika sel yang akan

dipindah lebih dari satu.

Klik menu Edit > Cut

Aktifkan worksheet tujuan pada workbook yang sama atau worksheet pada

workbook lain

Letakkan sel aktif ke alamat sel yang akan diisi dengan data hasil pindahan

Klik menu Edit > Paste, maka data sudah pindah ke sel yang dituju

2. Menyalin isi Sel Worksheet lain

Langkah-langkah :

Aktifkan sel yang akan disalin isinya atau blok range jika sel yang akan disalin

lebih dari satu.

Blok kepala

kolom yang

akan dihapus

Klik Edit > Delete,

maka kolom yang

diblok akan

terhapus

Blok kepala baris tempat baris akan

disisipkan

Klik Insert > Row maka baris akan

tersisipi

Klik menu Edit > Copy

Aktifkan worksheet tujuan pada workbook yang sama atau worksheet pada

workbook lain

Letakkan sel aktif ke alamat sel yang akan diisi dengan data hasil pindahan

Klik menu Edit > Paste, maka data sudah tersalin ke sel yang dituju

3. Menyalin Nilai, Rumus, Text atau Sel dengan Format

Menyalin nilai, rumus, text berikut format selnya pada prinsipnya sama, kita dapat menyalin

nilai dari sebuah rumus tanpa menyertakan rumus, prosedur yang ada adalah :

Pilih/blok sel yang ingin disalin

Klik menu Edit > Copy atau klik Copy pada

Toolbar Standart

Pilih sel tujuan untuk menempatkan hasil salinan

Klik menu Edit > Paste Special

Pilih salah satu pilihan pada bagian Paste

Klik OK

Keterangan :

o All, untuk menyalin isi sel berikut format dan atribut sel = perintah Edit > Paste

o Formulas, hanya menyalin rumus

o Values, hanya menyalin nilai hasil perhitungan rumus

o Format, hanya menyalin format

o Comments, hanya menyalin komentar pada sel

o Validation, hanya menyalin ketentuan validasi data

o All except borders, hanya menyalin semua isi sel dan formatnya tanpa border

o Collumn Widths, untuk menyalin ukuran lebar kolom

o Formula and numbers format, untuk menyalin rumus dan format angka

o Values and number format, untuk menyalin nilai hasil perhitungan rumus beserta

format angkanya.

o None, menyatakan proses penyalinan tanpa melakukan operasi matematik

o Add, untuk menyatakan proses penyalinan yang disertai dengan operasi penjumlahan

data-data angka

E. Mengolah Worksheet.

1. Memilih worksheet

Kita dapat memilih sebuah worksheet tunggal dengan cara mengklik bagian tabulasi sheet

yang diinginkan.

Klik salah satu tabulasi sheet

untuk mengaktifkan

worksheet pada workbook

Langkah

terakhir klik

tombol Paste

Link

2. Memasukkan data dengan fasilitas group

Kita dapat memasukkan data yang sama pada beberapa worksheet secara bersamaan, dengan

terlebih dahulu membentuk grup worksheet. Adapaun langkah-langkahnya adalah :

Pilih beberapa tabulasi worksheet yang akan diisi dengan data yang sama secara

bersamaan dengan cara klik tabulasi sheet pertama, tekan Ctrl dan tahan, klik tabulasi-

tabulasi sheet yang lain.

Ketik beberapa data pada beberapa sel pada salah satu worksheet yang menjadi kelompok

worksheet.

Jika ingin memasukkan data yang berbeda pada masing-masing worksheet, harus terlebih

dahulu memisahkan worksheet (group ) tersebut dengan cara klik kanan pada tabulasi

sheet yang menjadi anggota kelompok worksheet, pilih perintah Ungroup Sheet dari

shortcut menu yang ditampilkan.

3. Menambah worksheet baru

Prosedur yang digunakan adalah dengan memilih menu Insert > Worksheet, maka sebuah

worksheet baru akan ditampilkan.

4. Menghapus worksheet

Langkah-langkah menghapus worksheet yang sudah tidak dipakai dapat dengan jalan :

Klik tabulasi worksheet yang akan dihapus.

Klik kanan tabulasi tersebut hingga akan muncul menu shortcut, kemudian pilih perintah

Delete, maka worksheet akan terhapus.

5. Mengganti nama worksheet

Langkah-langkah mengganti nama worksheet adalah :

Klik tabulasi worksheet yang akan diganti namanya

Klik kanan tabulasi tersebut, hingga muncul menu shortcut, pilih Rename

Ketik nama worksheet yang dikehendaki

Tekan tombol Enter

F. Membuat Hubungan Data.

Membuat hubungan data dalam worksheet dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1. Cara pertama

Aktifkan alamat sel tujuan, kemudian ketik tanda sama dengan ( = )

Pindahkan alamat sel aktif ke lokasi data sumber.

Tekan tombol Enter, maka jika data pada sel sumber dirubah makadata pada sel tujuan

juga akan berubah.

2. Cara kedua ( untuk satu range sekaligus )

Pilih alamat range sumber

Jalankan menu Edit > Copy

Pindahkan alamat sel ke alamat sel tujuan

Pilih menu Edit > Paste Special

Pada kotak dialog Paste Special, klik tombol

Paste Link

(Kotak Dialog Paste Special )

G. Rumus

Kita dapat menghitung data menggunakan rumus, dalam setiap penulisan rumus selalu diawali

dengan tanda sama dengan ( = ), misalnya rumus penjumlahan 7 dengan 4 ditulis =7+4. Contoh

lain jika sel B5 berisi nilai 9 akan dikalikan dengan sel H7 berisi nilai 8 maka ditulis =B6*H7.

Kita dapat memanfaatkan operator matematika untuk membangun sebuah rumus. Dibawah ini

tabel urutan derajad pembacaan operator matematika :

Operator Arti Contoh Hasil

( )

^

SQRT

*

/

+

-

%

&

Mengelompokkan operasi matematik

Perpangkatan

Pengakaran

Perkalian

Pembagian

Penjumlahan

Pengurangan

Persen

Menggabungkan dua data teks

=(4-3)*6

=8^2

=SQRT(16)

=6*5+3

=42/6

=78+54

=67-9

=50*50*

="MTsN"&"Ngablak"

6

64

4

33

7

132

58

25

MTsNNgablak

Selain operasi matematik Excel juga menyediakan operator pembanding yang kita gunakan untuk

membentuk rumus.

Operator Arti Contoh

=

>

<

>=

<=

<>

Sama dengan

Lebih besar

Lebih kecil

Lebih besar atau sama dengan

Lebih kecil atau sama dengan

Tidak sama dengan

X1=X2

X1>X2

X1<X2

X1>=X2

X1<=X2

X1<>X2

Kita dapat membuat beberapa variasi rumus dalam Excel, mulai dengan yang sederhana sampai

dengan yang sangat kompleks. Adapun prosedur memasukkan rumus adalah :

Klik sel yang akan digunakan untuk menampung hasil perhitungan rumus

Ketik =(sama dengan), dan ketikkan rumus yang digunakan

Tekan tombol Enter

H. Fungsi

Microsoft Excel menyediakan fungsi-fungsi untuk membantu kita dalam menyelesaikan

pekerjaan dengan cepat dan akurat. Fungsi-fungsi dalam Excel dibedakan menjadi beberapa kategori

diantaranya adalah :

1. Fungsi Matematika dan Trigonometri

a. Fungsi ABS

Bentuk : =ABS(X)

Menentukan harga mutlak dari suatu numerik, misalnya =ABS(21) menghasilkan nilai 21,

=ABS(-30) menghasilkan nilai 30.

b. Fungsi COS

Bentuk : =COS(X)

Menentukan nilai cosinus x, dimana nilai x harus dalam bentuk Radian, misal =COS(1)

menghasilkan nilai 0.540302306

c. Fungsi COUNTIF

Bentuk : =COUNTIF(X,Y)

Menghitung jumlah sel yang memenuhi syarat atau kriteria, contoh seperti di bawah ini

d. Fungsi FACT

Bentuk : =FACT(X)

Menghasilkan suatu hasil perkalian faktorial suatu bilangan, misal =FACT(5) artinya

secara operasi matematik tertulis 1x2x3x4x5 sehingga menghasilkan nilai 120,

=FACT(4*2) menghasilkan nilai faktorial 8 sehingga nilai yang diperoleh 40320.

e. Fungsi LARGE.

Bentuk : =LARGE(range;x)

Untuk menentukan urutan nilai terbesar, misal =LARGE(A1:A25;3), artinya mencari

urutan kedua terbesar pada range A1 s.d A25.

f. Fungsi LOG

Bentuk =LOG(X,Y)

Menentukan nilai logaritma bilangan X dengan basis Y, misal =LOG(16,2) dalam operasi

matematik artinya 2log 16 sehingga nilai yang diperoleh adalah 4.

g. Fungsi SIN

Bentuk =SIN(X)

Menentukan nilai sinus x, dimana nilai x harus dalam bentuk Radian, misal =SIN(1)

menghasilkan nilai 0.841470985

h. Fungsi SMALL

Bentuk : =SMALL(range;x)

Untuk menentukan urutan nilai terbesar, misal =SMALL(A1:A25;3), artinya mencari

urutan kedua terkecil pada range A1 s.d A25.

i. Fungsi TAN

Bentuk =TAN(X)

Menentukan nilai tangen x, dimana nilai x harus dalam bentuk Radian, misal =TAN(1)

menghasilkan nilai 1.557407725

j. Fungsi ACOS, ASIN dan ATAN ( anticosinus, antisinus dan antitangen )

Bentuk dan penulisan sama dengan poin b, f dan g

2. Fungsi Sub Total

a. Fungsi AVERAGE

Bentuk : =AVERAGE(x1,x2,x3,...) atau =AVERAGE(range)

Menghasilkan nilai rata-rata sederetan bilangan atau pada range tertentu, misal

=AVERAGE(2,4,2,7,5) menghasilkan angka 4 atau =AVERAGE(B2:B25) artinya

menentukan rata-rata nilai pada range B2 sampai dengan B25.

b. Fungsi COUNT

Bentuk : =COUNT(range)

Menghitung jumlah sel yang berisi data angka, misal =COUNT(A1:A10), artinya jumlah

sel yang berisi angka pada range A1 sampai dengan A10.

c. Fungsi COUNTA

Bentuk : =COUNTA(range)

Menghitung jumlah sel yang berisi data tanpa memperhatikan tipe ( sel tidak kosong ),

misal =COUNTA(A1:A10) artinya menghitung jumlah sel yang berisi sembarang data

dari range A1 sampai dengan A10.

d. Fungsi MAX

Bentuk : =MAX(range)

Menentukan nilai terbesar dari serangkaian bilangan atau range tertentu, misal

=MAX(A1:A10) artinya menentukan bilangan terbesar yang terletak pada range A1

sampai dengan A10.

e. Fungsi MIN

Bentuk : =MIN(range)

Menentukan nilai terbesar dari serangkaian bilangan atau range tertentu, misal

=MIN(A1:A10) artinya menentukan bilangan terbesar yang terletak pada range A1

sampai dengan A10.

f. Fungsi STDEV

Bentuk : =STDEV(range)

Menentukan nilai deviasi standart pada range tertentu, misal =STDEV(A1:A10) artinya

menentukan deviasi standart suatu bilangan yang terletak pada range A1 sampai dengan

A10.

g. Fungsi SUM

Bentuk : =SUM(x1,x2,x3,...) atau =SUM(range)

Menentukan jumlah nilai bilangan dari serangkaian bilangan atau range tertentu, misal

=SUM(1,2,1,3,4,5) menghasilkan nilai 16 atau =SUM(A1:A10) artinya menentukan

jumlah nilai bilangan yang terletak pada range A1 sampai dengan A10

h. Fungsi SUMIF

Bentuk : =SUMIF(X,Y,Z)

Digunakan untuk menjumlahkan data yang memenuhi criteria tertentu dengan :

X : range yang akan diuji

Y : syarat atau kriteria

Z : range data yang akan dijumlahkan

contoh seperti dibawah ini :

i. Fungsi RANK

Bentuk : =RANK(X,Y,Z)

Menghasilkan nomor urut nilai dari suatu daftar nilai.

X : Nilai atau letak sel yang akan dicari nomor urutnya

Y : Sebuah array atau alamat sel yang berisi daftar nilai numerik

Z : Nilai yang menentukan bagaimana urutan bilangan dibentuk, jika Z = 0,

urutan secara Descending dan jika Z ≠ 0 urutan secara Ascending.

3. Fungsi Pembacaan Tabel

a. Fungsi VLOOKUP

Bentuk : VLOOKUP(kunci,range,offset)

Digunakan untuk mencari nilai dalam suatu kolom table atau untuk membaca table

vertical dengan mempergunakan kunci pembanding serta offset kolom yang menunjukkan

posisi data yang dibaca pada kolom tertentu.

Kunci : Berupa alamat sel yang digunakan sebagai kunci pembanding

Range : Range dari suatu table yang akan dibaca

Offset : nomor urut kolom yang digunakan sebagai fungsi pembaca pada

kolom data.

Keterangan :

Tabel yang dibaca harus mempunyai urutan ascending ( urutan data secara menaik )

Pada tabel hasil pembacaan ( LEMBAR PENILAIAN )

Sel J7 tempat kunci pembacaan tabel ( nomor urut siswa yang dituliskan )

Sel J8 nama siswa tertulis fungsi =VLOOKUP($J$7,$A$1:$J$7,2)

Sel K11 ( nilai MATEMATIKA ) tertulis =VLOOKUP($J$7,$A$1:$F$7,3)

Arti dari fungsi tersebut adalah :

$J$7 alamat sel pembacaan tabel

$A$1:$F$7 alamat atau range tabel yang dibaca

3 nomor urut kolom data yang dibaca pada table yang dibaca

b. Fungsi HLOOKUP

Bentuk : HLOOKUP(kunci,range,offset)

Digunakan untuk mencari nilai dalam suatu baris table atau untuk membaca table

horisontal dengan mempergunakan kunci pembanding serta offset baris yang

menunjukkan posisi data yang dibaca pada baris tertentu.

Kunci : Berupa alamat sel yang digunakan sebagai kunci pembanding

Range : Range dari suatu table yang akan dibaca

Offset : nomor urut baris yang digunakan sebagai fungsi pembaca pada

baris data.

Table yang

dibaca

Kunci

pembacaan

tabel

Tertulis =VLOOKUP($J$7,$A$1:$F$7,3)

Tabel yang

dibaca

Keterangan :

Tabel yang dibaca harus mempunyai urutan ascending ( urutan data secara menaik )

Pada tabel hasil pembacaan ( DAFTAR PEMESAN )

Sel C6 tempat kunci pembacaan tabel ( nomor urut barang/harga horisontal yang

dituliskan )

Sel C8 nama barang tertulis fungsi =HLOOKUP(C6;A1:G3;2)

Sel C10 harga per buah tertulis =HLOOKUP(C6;A1:G3;3)

Arti dari fungsi tersebut adalah :

C6 alamat sel pembacaan tabel

A1:G3 alamat atau range tabel yang dibaca

3 nomor urut baris data yang dibaca pada table yang dibaca

4. Fungsi Informasi

a. Fungsi COUNTBLANK

Bentuk : =COUNTBLANK(range)

Digunakan untuk menghitung jumlah sel yang kosong dalam sebuah range tertentu tanpa

memandang bentuk data yang dituliskan.

Contoh :

Fungsi tersebut menghasilkan angka 4 yang

Menunjukkan bahwa pada kolom (G) JUMLAH

terdapat 4 sel yang kosong

Tertulis

=COUNTBLANK(G3:G12)

MENCETAK LEMBAR KERJA

Dari informasi yang sudah kita olah maka kita akan menyajikan hasil olahan

tersebut kepada orang lain yaitu dalam bentuk laporan atau yang sejenis. Berikut ini cara

mencetak yang efisien dan bagaimana cara mengatur tata letak pencetakan.

A. fasilitas PRINT PREVIEW

Kita perlu memeriksa apakah baris dan kolom yang diperlukan untuk ditampilkan sudah tampil di

layar, margin sudah diatur dengan sesuai atau apakah data sudah termuat semua dalam kolom.

Kesemuanya itu dapat ditampilkan sesuai dengan hasil cetakan dengan fasilitas PRINT

PREVIEW.

Dari toolbar Standart tekan tombol Print Preview atau pilih perintah menu File > Print

Preview sehingga jendela Preview akan muncul seperti di bawah ini :

B. Mengatur Tata Letak Halaman

Untuk mengatur tata letak halaman gunakan perintah File > Page setup hingga muncul dialog sbb

:

1. Menenukan Orientasi Pencetakan

Pada tab Page terdapat kelompok Orientasi pencetakan Portrait untuk vertikan dan Lanscape

untuk horisontal. Gambar di bawah ini contoh tampilan orientasi Portrait dan Lanscape.

Untuk menutup

jendela preview

klik tombol close

Tampilan Orientasi Portrait Tampilan Orientasi Landscape

2. Menentukan Ukuran Kertas.

Untuk menentukan ukuran kertas dapat dilihat pada kotak Paper Size, klik ukuran kertas

sesuai yang dipakai.

3. Mengatur Margin.

Untuk mengatur margin atas, bawah, kiri dan kanan menggunakan kotak dialog Page Setup

pada Tab Margin seperti di bawah :

Hasil pencetakan secara default Hasil pencetakan centre

horisontal dan vertical

Klik salah satu

ukuran kertas

yang sesuai

Tentukan

margin kari,

kanan, atas dan

bawah

Mengatur letak

pencetakan pada

lembar kertas

C. Mempertahankan Pencetakan Kolom / Baris

Apabila kita mempunyai tabel yang lebar atau panjang, maka kita dapat mempertahankan

pencetakan judul kolom dan judul baris tabel, sehingga setiap lembar tabel yang dicetak

mempunyai judul yang sama atau dengan kata lain bahwa baris atau kolom yang kita

pertahankan pencetakannya akan selalu muncul pada setiap halaman hasil cetakan.

Adapun langkah-langkah yang dapat dipergunakan adalah :

Klik menubar File > Page Setup

Klik tabulasi Sheet

Dengan ketentuan pada tabulasi Sheet :

- Print Area digunakan untuk menentukan alamat range yang akan dicetak

- Rows to repeat at top digunakan menentukan range yang akan dipertahankan

pencetakannya pada bagian atas halaman.

- Coloumns to repeat at left digunakan untuk menentukan range yang akan

dipertahankan pencetakannya pada bagian kiri halaman cetak

Untuk menentukan range pada masing-masing ke tiga pilihan di atas, klik pada kotak teks

masing-masing pilihan tersebut kemudian pada bagian worksheet pilih alamat range yang

dikehendaki.

Klik OK

Contoh hasil repeat rows :

Hasil cetakan pertama Hasil cetakan kedua

Pada kedua hasil cetakan di atas tampak bahwa masing-masing mempunyai kepala baris yang

sama dengan nomor hasil cetakan berurutan.

D. Mencetak

Apabila proses penentuan ukuran kertas dan penentuan tata letak halaman telah selesai maka

proses pencetakan bias dilaksanakan. Untuk perntah pencetakan dapat mempergunakan :

Klik dan tentukan

area untuk repeat

rows

1. Mencetak semua lembar pada sheet yang sama

Perintah cetak dapat meng-klik Print pada toolbar Standart atau Klik File > Print > Ok

2. Mencetak sebagian halaman pada sheet yang sama.

Langkah-langkah :

> Klik File > Print

> Pada Print range Klik Page(s)

> Pada kotak From isi halaman awal

> Pada kotak To isi halaman akhir

> Klik OK

MENAMBAHKAN GRAFIK,

WORD ART DAN GAMBAR

A. Membuat Grafik

Grafik dibuat untuk memvisualisasikan data ke dalam bentuk gambar sehingga dapat lebih

mudah dan cepat terbaca dan lebih menarik perhatian. Dalam penyajian type grafik yang

dipilih dilihat dari data dan keperluan penyajian.

1. Membuat Grafik.

Untuk memperjelas langkah-langkah membuat sebuah grafik, data yang digunakan adalah data

hasil Ujian Nasional tahun 1995/1996 s.d 2004/2005 MTs Negeri Ngablak sebagai berikut :

a. Memilih data grafik.

Memilih data adalah langkah awal dari pembuatan grafik, adapun langkahnya adalah

siapkan data yang akan dimasukkan ke dalam grafik, pilih data tersebut dengangan cara

memblok. Pada contoh kasus ini blok sel A6 : D16 pada data ( lihat gambar di atas ),

hanya data yang akan ditampilkan yang kita blok.

b. Memilih type grafik.

Dari menu Insert, klik Chart atau klik tombol Chart Wizard dari toolbar Standart

sehingga dialog Chart Wizard akan ditampilkan.

Kotak dialog Chart Wizard

Pada kotak dialog Chart Wizard pilihlah type dan sub type grafik yang kita pilih,

misal untuk data hasil Ujian Nasional di atas kita memilih type grafik Column dan sub

type yang pertama kemudian klik tombol Next maka kotak dialog akan menampilkan

langkah selanjutnya.

Karena pada awal pembuatan grafik kita sudah memberi data range maka langkah

selanjutnya memberi data series, pada table data sudah tertulis data series adalah

TERTINGGI, RATA-RATA dan TERENDAH maka secara otomatis sudah terakses

seperti pada kotak dialog di atas. Kemudian klik Next maka akan muncul kotak dialog

di bawah ini :

Pada kotak Cart title isikan Judul Grafik, pada kotak category (X) axis isikan identitas

untuksumbu X dimana paga grafik ini tertulis " Tahun Pelajaran ", pada kotak Value

(Y) axis ditulis identitas sumbu Y, pada grafik ini sumbu Y beridentitas " Nilai ".

Kemudian klik tab lain disebelak kanan Titles sebagai identitas tambahan yang

diperlukan. Kemudian klik Next, maka akan muncul kotak dialog.

Kotak dialog di atas adalah untuk penempatan lokasi grafik, bila grafik akan

ditempatkan pada tempat yang baru klik As new sheet dan isi kotak isiannya. Jika

grafik akan ditempatkan pada lembar kerja yang sudah ada klik As obyect in dan pilih

pada kotak pilihan tempat yang dikehendaki, kemudian klik Finish. Maka pembuatan

grafik sudah selesai dan akan terlihat grafik hasil olahan seperti di bawah pada Preview

:

2. Menambah Word Art

Word Art ditambahkan pada lembar kerja dengan cara :

Klik tombol Insert Word Ard pada menu bar Drawing, hingga muncul menu :

Pilih bentuk Word Art yang diinginkan.

Klik Ok, hingga muncul kotak dialog :

Ketik text yang akan ditampilkan.

Klik OK

Klik

3. Menambah Gambar Pada Lembar kerja

a. Menambahkan gambar dari file gambar

Kita dapat menambahkan gambar pada lembar kerja sebagai ilistrasi di lembaran kerja.

Langkah-langkah menambahkan gambar pada lembaran kerja adalah sbb :

Dari menu insert , pilih Picture > From File hingga akan muncul kotak dialog :

Pilih file gambar yang akan digunakan

Klik tombol Insert, maka gambar yang kita pilih akan ditambahkan pada lembaran

kerja.

b. Membuat gambar dengan fasilitas Drawing.

Membuat gambar pada Excel di lembaran kerja dapat dilakukan dengan menggunakan

obyek-obyek yang tersedia pada tombol-tombol Drawing, seperti garis, kurva, persegi

panjang, lingkaran dan lain-lain. Masing-masing gambar dapat dipindahkan dan diatur

sendiri.

Klik tombol obyek yang akan dipindahkan, misal lingkaran

Tempatkan pointer mouse pada tempat obyek gambar ditempatkan, klik dan tahan,

tarik sampai ukuran obyek yang diinginkan

Klik disembarang tempat di luar obyek gambar

Apabila obyek gambar akan diberi text, dapat dilakukan dengan :

Klik kanan mouse pada obyek gambar

Pada menu menu yang muncul klik add Edit Text

Ketik text yang diinginkan kalau sudah selesai, klik diluar obyek gambar

Klik gambar yang

diinginkan lalu klik

tombol insert