MENDEFINISIKAN WAWASAN SEKOLAH

(PERANCANGAN STRATEGIK)2013 - 2015

DISAMPAIKAN OLEH;

AZMAN BIN SAFII Penolong Kanan Pentadbiran

SMK KULAI BESAR, KULAIJAYA, JOHORSABTU, 24 MAC 2012

 Perancangan strategik adalah proses

untuk meletakkan kedudukan organisasi untuk mencapai prestasi yang selaras dengan tujuan penubuhan organisasi ,

hasrat jangka panjang dan untuk menetapkan matlamat yang realistik,

objektif yang sesuai dengan misi dalam tempoh yang ditetapkan dalam kapasiti

organisasi. (McNamara, 2007)

BENGKEL PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN SEKOLAH

PEMBENTANGAN MERANGKUMI (masa 15 minit setiap kumpulan)

Latar Belakang Organisasi Isu strategik/masalahMatlamat strategikObjektif jangka pendek atau jangka panjangStrategi-strategi yang dipilih untuk menangani isu/ masalahIndikator kejayaan Pelan taktikal & pelan operasional yang terperinci (meliputi tempoh, sasaran, kos, output, pihak bertanggunjawab & pelan kontingensi )

APAKAH ITU STRATEGI? Strategi (Latin: Strategos): how to be an effective

general.

Choosing how best to respond to circumstances of a

dynamic and sometimes hostile environment

Being strategic requires recognizing the choices

and committing to one set of responses instead of another (Allison & Kaye, 97)

PERANCANGAN STRATEGIK

• SATU SENI MEMBENTUK (PLAN), MELAKSANA (DO) & MENILAI (CHECK)

KEPUTUSAN UNTUK MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI David F.R., 1997

• IF YOU KNOW WHERE ARE YOU GOING,

YOU STAND A CHANCE OF GETTING THERE Confucius 551-497 B.C

PELAN / OBJEKTIFSTRATEGI

STATUS QUO

Dimana kita sekarang?

Ke mana hendak menuju?

Bagaimana sampai ke tujuan?

4 SOALAN STRATEGIK

Bagaimana kita tahu kita capai?

PERANCANGAN STRATEGIK

PELAN TAKTIKAL

& TINDAKAN

KAWALAN&

PENILAIAN

KAWALAN&

PENILAIAN

VISIMISI

MATLAMAT STRATEGIK

STRATEGI

ANALISIS

SWOT

PRA PERANCANGAN

(MANDAT)

PRA PERANCANGAN

(MANDAT)

ISU STRATEGIK

ISU STRATEGIK

TOWS MATRIKSINDIKATORPRESTASI

TOWS MATRIKSINDIKATORPRESTASI

PELAKSANAAN

Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam (ms 15)

.

1. Pra-Perancangan

7. Penilaian Prestasi& Penambahbaikan berterusan

2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai (Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)

6. Implementasi Strategi

3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & LuaranOrganisasi

4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI

Pusingan

Semula

PRA PERANCANGAN

LEMBARAN KERJA 1

SCHEMATIC DIAGRAM

Big “Y”Key Objective

Little “y”

Vital “X” Projects

P& P Berkualiti

Penyeliaan

Penilaian

KURIKULUM KOKURIKULUM

Skop Penambahbaikan

PRESTASI PELAJAR

PEMANTAPAN KURIKULUM (vital ‘x’ ) Penyediaan Profil Pelajar Perancangan JKS/Panitia (Student centered) Buku Rekod Mengajar Penyemakan Buku Latihan Pelajar Pengurusan Bilik Darjah Pengajaran & Pembelajaran Berkesan Pencerapan Kaedah P & P Berkesan Sistem Penilaian & Post Mortem Berdasarkan Jadual

Diagnostik Program Pengayaan & Pemulihan Program Perkembangan Staf Berfokus Mengikut

Panitia Program Perjumpaan Waris Berfokus

VISI (BIG ‘Y’) & MISI (Little ‘y’)

A. Pernyataan VISI menjawab soalan ‘ What do we want to become?’ (BIG ‘Y’)

B. Pernyataan MISI menjawab soalan ‘What is our business?’ (Little ‘y’)

MANDAT

ANALISIS MANDAT Apakah itu Mandat?

‘An official command or instruction’/ Authority to pursue a policy or course of action’

Tauliah

Apa yang mesti dibuat bagi tujuan memenuhi tanggungjawab dan misinya

Garis panduan tanggungjawab umum sesebuah organisasi

SUMBER MANDAT

Akta Pendidikan 1996Dasar-Dasar KerajaanArahan Ketua OrganisasiPeraturan-peraturan kerajaanPeraturan ‘tidak bertulis’

17

Analisa Perubahan Persekitaran

18

THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG

14.5mbustaman IAB 10

19

Jenis Radas Kualiti (quality tools) Untuk Analisa Maklumat Persekitaran

Organisasi1. Matrik KLAP (SWOT)2. Matrik Portfolio (BSG/ GEC)3. Analisis Senario4. Matrik NDTS (Space)5. Analisis Titik Pulangan Modal6. PEST (Persekitaran Luar)

7. 7S McKinsley

8. 6 SIGMAmbustaman IAB 10

ANALISIS PERSEKITARAN STRATEGIK SOALAN-SOALAN PENTING

1. Where are we now?

2. What are our stakeholders needs?

3. What do our assessment data tell us?

4. What are we doing well?

5. What can we improve

6. External opportunities/threats?

7. What is happening in the external environments? Trends?

Kekuatan : Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh membantu organisasi mencapai objektif

Kelemahan : Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh mengagalkan organisasi mencapai objektif

Peluang : Situasi luaran yang boleh membantu organisasi mencapai objektif

Ancaman : Situasi luaran yang boleh membantu mengagalkan organisasi mencapai objektif

ANALISA SWOT

BAGAIMANA MELAKUKAN ANALISIS SWOC

Terdapat dua tahap menganalisis SWOC; MENGUMPUL MAKLUMAT dan MENGANALISA MAKLUMAT.

Nota: Penting kita merancang pada peringkat permulaan bagaimana kita perlu melaksanakan SWOC dan menentukan siapa yang perlu dilibatkan.

Soalan utama ialah:

1. Apakah kejayaan dan kelebihan kita di sekolah? (kekuatan)

2. Apakah kita mempunyai kelemahan yang boleh ditambah baik?

(Kelemahan)

MENGUMPUL MAKLUMAT

BAGAIMANA MAKLUMAT DIKUMPUL?

Semakan dokumen dan rekodKajian:

SoalselidikTemubualPemerhatianHasil-hasil penyelidikan Sorotan literatur

MENEGENALPASTI KEKUATAN DAN KEUPAYAAN SUMBER

Dapatkan maklumat mengenai kekuatan :

Kompetensi guru dan kakitangan yang bernilai Aset Fizikal yang bernilai Aset Modal Insan yang bernilai Aset organisasi yang bernilai Aset nilai dan budaya Keupayan untuk bersaing yang penting Ciri-ciri yang meletakkan sekolah berada pada

kedudukan yang ada kelebihan Kerjasama dengan agensi luar yang ada keupayaan

MENGENAL PASTI KELEMAHAN SUMBER DAN KETIADAAN KEUPAYAAN BERSAING

Kelemahan sumber berkaitan dengan;

Ketiadaan keupayaan atau kepakaran Kekurangan aset fizikal, organisasi nilai dan

buadaya Ketiadaan keupayaan dalam bidang

keberhasilan utama.

MAKLUMAT PERSEKITARAN LUARAN STRATEGIK

Memikirkan tentang perkara yang berlaku di luar persekitaran sekolah yang memberi kesan kepada sekolah. Ini adalah berkaitan politik, ekonomi, sosial, teknologi, demografi, perundangan, termasuk perubahan kehendak pelanggan, peningkatan persaingan, perubahan dasar. Perlu kita fikirkan bagaimana kita mahu mendapatkan maklumat perkara yang berlaku di luar.

Soalan utama ialah:1. Apakah perubahan yang berlaku di luar, yang boleh membantu

kita mencapai misi kita. (Peluang) (opportunities)

2. Apakah perubahan yang berlaku di luar yang perlu diberi perhatian agar kita mampu menghadapinya (Ancaman)

SKOP MAKLUMAT PERSEKITARAN LUARAN STRATEGIK: PEST

Political Legislation and Regulation International relations, world peace

Economic Economic cycles, recession, boom Currency rates, interest rates, tariff/taxes/quotas Capital, labor and commodity markets

Social Demographics, foreigners Tastes, fashion, perception, worldview Environmental awareness

Technological Process effect development Product capability ICT

ISU STRATEGIK (PEMBINAAN MATLAMAT

STRATEGIK)

Fasa Kedua:Pembinaan Matlamat Strategik atau KRA/Bidang Keberhasilan Utama

Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. (Niven, 2003)

Ia pernyataan hasil akhir (outcomes statement) yang menjadi garis panduan pada semua aktiviti dalam organisasi bagi menjayakan misi dan visi organisasi. (mbustaman & Hairudin, ms 110, 2009)

KENAL PASTI ISU-ISU STRATEGIK

Strategic issues is a strength, weakness, opportunity, or threat – or problem or opportunity- that has or will have the potential to have a significant impact on the institution or stakeholders (Sevier, 2000).

Something we need to respond to, something we can’t ignore. Something you need to deal with (Sevier, 2000)

(the good, the bad & the ugly)

PERNYATAAN BERKIATAN ISU

A well-stated issue involves such phrases as “What should be done about …….?” “How to …….?” “Whether to …….?” “Should we …….?”

Issues need to be precise, specific, and “cut straight to the case”

Issues on the “the worry list” raise questions about

What actions need to be considered What to think about doing

DEFINISIKAN ISU

Definisikan APAKAH masalah itu:

Huraikan DI MANA masalah itu berlaku :

Jelaskan BAGAIMANA masalah itu dikenal pasti

MATLAMAT STRATEGIKINDIKATOR PRESTASI

BIDANG KEBERHASILAN UTAMA (KRA)

Bidang utama yang perlu dicapai oleh sesebuah agensi di peringkat strategik.

Berkaitan dengan misi penubuhan sesebuah agensi dan membantu menjelaskan peranan teras agensi.

Bilangan KRA yang sesuai adalah antara 3 hingga 5 supaya lebih fokus.

Sifat Pernyataan MS /KRA Hasil akhir + Umum = misi & visi Berfokus Tanggungjawab peringkat tinggi (korperat) Tiada tempoh atau tempoh jangka panjang Penggunaan ayat: luas, umum dan ringkas Boleh bersifat kualitatif Kritikal dan mesti capai jika ingin menjayakan

misi dan visi (rujuk contoh Jadual 5.3. muka surat 113)

MATLAMAT STRATEGIK• Merupakan garis panduan yang terperinci

mengenai apa yang ingin dicapai pada masa hadapan.

• Dibina berasaskan peranan organisasi dalam persekitaran mega (societal), makro (regional) dan mikro (school/centre).

• Menjawab apakah yang perlu dilakukan untuk mencapai VISI dan MISI ?

INDIKATOR PRESTASI

Definition: Benchmarks, targets, standards or other measures used to evaluate the quality of product and services.

PEMBINAAN OBJEKTIF

OBJEKTIF 1. Objektif ialah sesuatu yang perlu

dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan.

2. Hasil akhir (final outcomes) yang ingin dicapai yang dinyatakan secara khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya

41

1. Objectives are specific, measurable results produced while implementing strategies. 2. While identifying objectives, keep asking “Are you sure you can do this?” 3. Use a round-robin technique to collect all members' ideas for objectives. tujuan. 4. Integrate the current year's objectives as performance criteria in each “implementer's” job description and performance review. 5. Remember that objectives and their timelines are only guidelines, not rules set in stone. They can be deviated from, but deviations should be understood and explained

Tips

mbustaman IAB 10

42mbustaman IAB 10

Perhatian Penting

Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin dicapai dalam satu tempoh tertentu.

Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh memberi masalah untuk membina KPI.

Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan proses atau cara (means) iaitu strategi.

What are SMART-A Measures? When creating a ‘balanced’ set measures for an organization, aligning measures where possible is also critical for your success ….

TIMELY

REALISTIC

AGREED TO

MEASURABLE

SMARTMEASURES

SPECIFIC

ALIGNED

OBJEKTIF

1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan.

2. Hasil khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David, 2003)

Untuk

Meningkatkan

Mengurangkan

matriks

dari {asas} kepada {sasaran } dalam { masa }

OBJEKTIF

CIRI-CIRI OBJEKTIF

• Specific (khusus)

• Measureable (boleh diukur)

• Attainable (boleh dicapai)

• Reliable (boleh dipercayai/konsisten)

• Time frame (berjangkamasa)

• Objektif yang perlu dicapai untuk

jangka masa melebihi dari setahun dikenali sebagai - jangka panjang (David,2003)

• Objektif yang perlu dicapai untuk untuk

jangka masa kurang dari setahun seperti pelan taktikal/pelan tindakan

dikenali sebagai jangka pendek

BENTUK OBJEKTIF

PERHATIAN?

Objektif sering bertukar/dikelirukan dengan Matlamat.

Setiap satu objektif mesti menyokong sekurang-kurangnya Matlamat/Isu dan disokong/dihubungkaitkan dengan sekurang-kurangnya satu strategi(cara (how) untuk mencapai objektif berkaitan)

APAKAH ITU KPI ATAU KEY PERFORMANCE INDICATOR KPI adalah petunjuk-petunjuk

yang menerangkan sejauhmanakah sebuah organisasi atau program mencapai objektifnya atau hasil akhirnya (results).

KPI ialah tanda-tanda yang menunjukkan keberhasilan (outcomes) yang dibina dalam perancangan organisasi, digunakan berterusan untuk mengawal dan mengukur tahap prestasi organisasi.

Definisi KPIKPI adalah suatu parameter yang boleh

diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi

KPI adalah penunjuk atau tanda (signpost) kejayaan bagi membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai objektif, matlamat, visi dan misi organisasi.

Kesimpulan: KPI adalah satu kaedah mengukur prestasi strategi dan matlamat sesebuah organisasi

Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik?

Mengikut Kaplan (2003): If we can’t measure our processes, we can’t

manage our processes If we can’t manage our processes, we can’t

change our processes for improvement If we can’t improve our processes, we can’t

meet or exceed our customers’ expectationsMEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED

53

Metrik Pengukuran Prestasi

Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk: Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output) Rating (CGPA 3 keatas) Ranking (Top 10, Best in the World) Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006) Bilangan (Absolute Numbers) Tahap Pencapaian Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit) Gred atau Skor Indeks

Identifying & Creating KPIs

… That Can Present in Different Forms

Rankings(Benchmarks)

Absolute Numbers

Rating(surveys)

Ratio

Percentages

Indices

Strategic Information Generated

Co

mp

lexi

ty o

f A

nal

ysis

Setiap KPI mesti dihubungkan dengan satu Target

Link KPI with target & Initiatives

Target: Desired level of performance for a performance measure (e.g., % of customer satisfaction target = 95%)

Initiatives: Action programs that will achieve our performance goals (e.g., license renewals via Internet)

(source: Balanced Scorecard Institute, USA. 2005)

Potential areas to consider when setting targets:

1. TOV or Baselines and trends2. National, state, local or Education

Standards.3. Benchmarking / Mission/ Vision4. Feedback from customers and

stakeholders5. Analisis SWOC

STRATEGI

SWOT ANALYSIS & TOWS MATRIX

INTERNAL

ENVIRONMENT

S-O STRATEGIES

USE STRENGTHS TO TAKE ADVANTAGE OF OPPORTUNITIES

W-O STRATEGIES

OVERCOME WEAKNESSES BY TAKING ADVANTAGE

OF OPPORTUNITIES

STRENGTHS

1. 95% able to read, write &

count

2. Teachers experience

3. 30% A in all subject UPSR

WEAKNESSES

1.New teachers

2. facilities

3. space

4.

OPPORTUNITIES

1.PIBG financial support

2. Learning institutions

3. Benchmarking partners

4.

THREATS

1.Parents overzealous

2. Feeder school for Convent Secondary

3.

4,

S-T STRATEGIES

USE STRENGTHS TO AVOID THREATS

W-T STRATEGIES

MINIMIZE WEAKNESSES AND AVOID THREATS

EXTERNAL

ENVIRONMENT

WHAT IS ORGANISATIONAL STRATEGY?

“A strategy is defined as a pattern, of purposes, policies, programmes, actions, decisions, or resource allocations that define what an school is, what it does, and why it does it. Strategies can vary by level function, and by time frame.”

(Bryson, 1995, p.32)

PEMBINAAN STRATEGI

Strategi organisasi mesti berkait dengan:

Cara merealisasikan VISI & MISI strategik.

Cara merealisasikan matlamat & objektif strategik organisasi.

Cara melaksanakan perancangan dengan berkesan.

PELAN TINDAKAN

PELAN TAKTIKAL

Setiap strategi perlu dituruti oleh pelan taktikal/pelan operasional (tindakan).

Pelan taktikal adalah langkah jangka pendek (maka objektifnya adalah jangka pendek).

Setiap strategi perlu mempunyai sekurang-kurangnya SATU pelan taktikal.

Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses yang detail/terperinci (pelan operasional)

Setiap proses pelaksanaan perlu mengambil kira pelan kontingensi (sebagai langkah pencegahan).

PELAN OPERASIONAL

Nyatakan aktiviti-aktiviti (tindakan) yang dicadangkan Siapakah yang bertanggungjawab? Tempoh masa pelaksanaan Indikator pengukuran prestasi atau output Sumber yang diperlukan Adalah lebih baik disertakan bersama pada setiap helaian

jadual perkara seperti:1. Strategi2. Matlamat Strategik atau objektif (bagi

memperlihatkan hubungannya)3. Elemen dalam Visi dan Misi.

Tip: Pastikan setiap tindakan/aktiviti dihubungkait sekurang-kurangnya satu strategi.

PELAN KONTINGENSI Contingency planning (cp) is a technique that

aims to reduce or eradicate uncertainty from strategic and operational planning (BTEC-UK, 96)

CP are attempts to answer the ‘what if?’ questions about major issues that can seriously affect an school and the achievement of its long-term success.

CP can be made at any level (Strategic level, Operational level & Individual level)

PENDEKATAN PELAN KONTINGENSI

1. Ad Hoc Approaches- event is dealt with when it occurs.

2. Planned Approaches- CP may work when the possibilities are circumscribed and each is well structured, based on long experience. (Mintzberg,94)

Misi

VisiM1O1

o2

M2O3

Misi/Visi

Matlamat

Objektif

KPI

Sasaran

KPI

KPI

KPI

s

s

s

Inisiatif

RUMUSAN: Rajah Pokok Untuk Perhubungan Misi dengan Sasaran

Contoh Isu Strategik

Matlamat (KRA)

Objektif KPISasaran

TOV 2009 2010 2011 2012

Tahap pencapaian kecemerlangan akademik tidak memuaskan

Meningkatkan tahap pencapaian akademik

1. Peningkatan prestasi murid peperiksaan PMR

% pelajar yang lulus semua mata pelajaran

98.3 98.6 99 99.5 100

Peratus pelajar mendapatsemua A

4 6 10 12 15

GPS 3.58 3.0 2.9 2.8 2.7

2. Peningkatan prestasi murid peperiksaan SPM

% pelajar yang lulus semua mata pelajaran

71.2 73.5 74.0 76.3 78.0

Peratus pelajar mencapai semua A

5 6 8 11 13

GPS 4.23 4.03 3.99 3.96 3.90

*Untuk sekolah rendahMeningkatkan kelulusan UPSR

% murid yang lulus semua mata pelajaran

Peratus pelajar mencapai semua A (5A)

GPS

mbustaman IAB 10 68

69mbam@IAB.MOE 07 69

ISU STRATEGIK

BIDANGKURIKULUM

MATLAMAT STRATEGIK OBJEKTIF KPI

SASARAN PRESTASI

TOV 07 08 09 2010

Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang.

Meningkatkan kecemerlangan pencapaian akademik pelajar

Peningkatan prestasi murid dalam peperiksaan PMR

* % pelajar yang lulus

semua mata pelajaran

• Peratus pelajar mendapatsemua A

• GPS

91.7 %

33%

94%

35%

97%

37%

99%

39%

100%

40%

BIDANGISU STRATEGIK MATLAMAT

STRATEGIKKPI SASARAN PRESTASI

TOV 07 08 09 2010

KO-KURIKULUM

Pencapaian kokurikulum masih lagi di tahap minimum

Memastikan pencapaian kokurikulum mencapai tahap yang cemerlang.

Bilangan pelajar mencapai kejayaan-peringkatNegeri

3 7 11 13 15

ISU STRATEGIK, MATLAMAT STRATEGIK, KPI, OBJEKTIF & SASARAN

KESIMPULAN• Perancangan strategik sekolah yang berkesan

merupakan proses manusia dan bukan proses kertas

• Proses pembelajaran perlu dilakukan secara refleksi dan tidak terlalu formal (words supported by numbers, rather than numbers supported by words)

• Perlukan sikap keterbukaan

• Menerima hakikat bahawa organisasi mempunyai sumber terhad