PERANCANGAN STRATEGIKDALAM ORGANISASI

PENDIDIKANOLEH

HAJI SUFAAT BIN TUMINDr. MUHAMAD BIN AB. RAHMANDr. MADZNIYAH BT MD. JAAFARWAN ROSLAN BIN WAN YAACOB

Bahagian SekolahBahagian Sekolah

PengenalanPengenalan

KEPIMPINAN INSTRUKSIONALKEPIMPINAN INSTRUKSIONAL

Seorang pentadbir di Seorang pentadbir di sekolah harus sekolah harus mempunyai mempunyai satu hala satu hala tujutuju untuk mencapai untuk mencapai matlamat melalui matlamat melalui sebarang cara atau sebarang cara atau semua cara usahasemua cara usaha yang yang dilakukandilakukan

DIMENSI KEPIMPINAN INSTRUKSIONAL:

1.1. MENDEFINISIKAN VISI/MISI SEKOLAHMENDEFINISIKAN VISI/MISI SEKOLAH

2.2. MENGURUS PROGRAM MENGURUS PROGRAM INSTRUKSIONAL INSTRUKSIONAL

3.3. MEWUJUDKAN IKLIM PEMBELAJARANMEWUJUDKAN IKLIM PEMBELAJARAN YANG POSITIF YANG POSITIF

1.1 MERANGKA MATLAMAT SEKOLAH1.1 MERANGKA MATLAMAT SEKOLAH

1.2 MENYAMPAIKAN MATLAMAT 1.2 MENYAMPAIKAN MATLAMAT SEKOLAHSEKOLAH

1.1. MENDEFINISIKAN MISI:

2.1 PENYELIAAN DAN PENILAIAN 2.1 PENYELIAAN DAN PENILAIAN INSTRUKSIINSTRUKSI

2.2 MENYELARAS KURIKULUM2.2 MENYELARAS KURIKULUM

2.3 MEMANTAU KEMAJUAN MURID2.3 MEMANTAU KEMAJUAN MURID

2.2. MENGURUS PROGRAM INSTRUKSIONAL: MENGURUS PROGRAM INSTRUKSIONAL:

3.1 MELINDUNGI WAKTU PEMBELAJARAN 3.1 MELINDUNGI WAKTU PEMBELAJARAN DAN PENGAJARANDAN PENGAJARAN

3.2 MEWUJUDKAN PERKEMBANGAN 3.2 MEWUJUDKAN PERKEMBANGAN PROFESIONALPROFESIONAL

3.3 MENGEKALKAN SENTIASA KELIHATAN3.3 MENGEKALKAN SENTIASA KELIHATAN3.4 MENYEDIAKAN INSENTIF KEPADA GURU3.4 MENYEDIAKAN INSENTIF KEPADA GURU3.5 PENGUATKUASAAN STANDARD 3.5 PENGUATKUASAAN STANDARD

AKADEMIKAKADEMIK3.6 MENYEDIAKAN INSENTIF KEPADA MURID3.6 MENYEDIAKAN INSENTIF KEPADA MURID

3.3. MEWUJUDKAN IKLIM SEKOLAH:

11 ELEMEN 11 ELEMEN KEPEMIMPINAN INSTRUKSIONAL KEPEMIMPINAN INSTRUKSIONAL

(MODEL HALLINGER)(MODEL HALLINGER)

11 ELEMEN 11 ELEMEN KEPEMIMPINAN INSTRUKSIONAL KEPEMIMPINAN INSTRUKSIONAL

(MODEL HALLINGER)(MODEL HALLINGER)

Mendefinisikan misi

sekolah

Mengurus Program

instruksional

Mewujudkan Iklim

Pembelajaran Positif

1) Merangka matlamat sekolah2) Menyampaikan matlamat sekolah

3) Penyeliaan dan penilaian Instruksi4) Menyelaras kurikulum5) Memantau kemajuan pelajar

6) Melindungi waktu P& P7) Membudayakan Perkembangan Profesional8) Mengekalkan ketampakan9) Menyediakan ganjaran kepada guru10) Penguatkuasaan standard akademik11) Menyediakan insentif kpd pelajar

HALLINGER

TAFSIRAN SEMULATAFSIRAN SEMULA P

EM

IMP

IN

INS

TR

UK

SIO

NA

L

PEM

IMP

IN

INS

TR

UK

SIO

NA

L

Definisi-definisi yang ada memerlukan satu tafsiran semula berdasarkan kepemimpinan instruksional pengetua/guru besar yang mengetepikan hambatan-hambatan seperti struktur birokrasi, mencipta semula perhubungan yang lebih berkesan dan memperkembangkan satu kerangka perancangan yang strategik.

Findley & Findley (1992)

DEFINISIDEFINISI P

EM

IMP

IN

INS

TR

UK

SIO

NA

L

PEM

IMP

IN

INS

TR

UK

SIO

NA

L

Pengetua/Guru Besar sebagai pemimpin kecemerlangan pembelajaran. Untuk mencapai matlamat ini, seseorang Pengetua/Guru Besar itu bukan sekadar kukuh dan mantap dari segi idea yang konkrit, malah kemahiran teknikalnya.

Michael E.Doyle & Donna M.Rice (2002)

Kajian di Malaysia (Kajian di Malaysia (Atan Long et.al.1990Atan Long et.al.1990) ) mendapati bahawa pengetua di sekolah-mendapati bahawa pengetua di sekolah-sekolah yang mencapai kejayaan luar biasa di sekolah yang mencapai kejayaan luar biasa di Malaysia adalah mempamerkan tingkah laku Malaysia adalah mempamerkan tingkah laku berikut :berikut :

mempunyai wawasan yang jelasmempunyai wawasan yang jelas bertindak berdasarkan perancangan strategikbertindak berdasarkan perancangan strategik bersikap pragmatikbersikap pragmatik mengamalkan pendekatan penyelesaian mengamalkan pendekatan penyelesaian

masalahmasalah mempunyai semangat dedikasi dan motivasi mempunyai semangat dedikasi dan motivasi

yang tinggi di kalangan stafyang tinggi di kalangan staf

pemimpin sekolah mempunyai pemimpin sekolah mempunyai ketrampilan ketrampilan yang tinggi dalam banyak bidangyang tinggi dalam banyak bidang

menjalankan penyeliaan ke atas menjalankan penyeliaan ke atas pengajian pengajian dan pembelajarandan pembelajaran

mengupayakan orang bawahanmengupayakan orang bawahan

bertindak berasaskan keputusan bertindak berasaskan keputusan mesyuarat mesyuarat

kejelekitan yang tinggi di kalangan stafkejelekitan yang tinggi di kalangan staf

““More planning shall give more More planning shall give more chances of victory while less chances of victory while less

planning less chances. So planning less chances. So how about totally without how about totally without

planning?”planning?”

Sun Tzu, 500 BCSun Tzu, 500 BC

Analisis 7-S McKinsey Di Semua Analisis 7-S McKinsey Di Semua Peringkat PengurusanPeringkat Pengurusan

Super-ordinate goalSuper-ordinate goal (Objektif) (Objektif)StructureStructureSystemSystemSkillSkillStaffStaffStrategyStrategyStyleStyle

DASAR

STRATEGI

LAKSANA

PENGURUSANATASAN

PENGURUSANPERTENGAHAN

PENGURUSANHADAPAN

Static Motivational Dynamic

Akauntabiliti: Peranan Pengurusan Tiga Aras

Model Pengurusan INTAN

Isu-Isu Perancangan StrategikIsu-Isu Perancangan Strategik

Perancangan program/aktiviti yang Perancangan program/aktiviti yang dibuat secara “dibuat secara “ad hocad hoc””

Kecenderungan untuk menyediakan Kecenderungan untuk menyediakan dokumen perancangan strategik dokumen perancangan strategik tetapi tidak pada perlaksanaan.tetapi tidak pada perlaksanaan.

Mengulangi program/aktiviti yang Mengulangi program/aktiviti yang kurang strategik pada setiap tahun, kurang strategik pada setiap tahun, ““more of the samemore of the same”.”.

Kurang pemantauan kepada program Kurang pemantauan kepada program yang dirancang, merupakan punca yang dirancang, merupakan punca kegagalan Perancangan Strategik.kegagalan Perancangan Strategik.

Pembinaan perancangan strategik Pembinaan perancangan strategik tidak melibatkan seluruh warga dan tidak melibatkan seluruh warga dan tidak dihayati.tidak dihayati.

Program/aktiviti yang tidak Program/aktiviti yang tidak disesuaikan dengan keperluan disesuaikan dengan keperluan sekolah masing-masing.sekolah masing-masing.

Kepentingan Perancangan Kepentingan Perancangan Strategik Strategik

Membolehkan organisasi mengenali kekuatan Membolehkan organisasi mengenali kekuatan dan kelemahan dengan lebih jelas.dan kelemahan dengan lebih jelas.

Membolehkan organisasi merangka bentuk Membolehkan organisasi merangka bentuk tindakan yang wajar diambil sejajar dengan tindakan yang wajar diambil sejajar dengan usahanya mahu mengeksploitkan kekuatan usahanya mahu mengeksploitkan kekuatan dan memperbaiki kelemahan.dan memperbaiki kelemahan.

Membolehkan organisasi merangka apakah Membolehkan organisasi merangka apakah tindakan yang wajar diambil sejajar dengan tindakan yang wajar diambil sejajar dengan usahanya yang mahu mengeksploit peluang usahanya yang mahu mengeksploit peluang dan mengekang ancaman yang wujud.dan mengekang ancaman yang wujud.

Kepentingan Perancangan Kepentingan Perancangan StrategikStrategik

Membolehkan organisasi merancang Membolehkan organisasi merancang aktivitinya mengikut kepentingan dengan aktivitinya mengikut kepentingan dengan lebih jelas dan bersistematik.lebih jelas dan bersistematik.

Membolehkan organisasi mengenalpasti Membolehkan organisasi mengenalpasti tahap pencapaiannya.tahap pencapaiannya.

Memudahkan organisasi mengawal segala Memudahkan organisasi mengawal segala program.program.

Meletakkan organisasi sentiasa dalam Meletakkan organisasi sentiasa dalam keadaan proaktif terhadap perubahan yang keadaan proaktif terhadap perubahan yang berlaku di dalam dan luar organisasi.berlaku di dalam dan luar organisasi.

Kepentingan Perancangan Kepentingan Perancangan StrategikStrategik

Dapat mengurangkan program yang Dapat mengurangkan program yang berulang.berulang.

Menyediakan satu suasana kerja Menyediakan satu suasana kerja yang kodusif.yang kodusif.

OBJEKTIF MODUL

Pada akhir sesi, peserta dapat:

Menerangkan konsep perancangan strategik dan kepentingannya dalam

pengurusan kurikulum

Membina pelan perancangan strategik

Melaksanakan perancangan strategik

Menilai dan membuat penambahbaikan perancangan strategik

KANDUNGAN MODUL

3.3   Pembinaan Pelan Strategik

3.3.1 Mengenal pasti Isu-isu Strategik (SWOT)

3.3.2 Menentukan Matlamat Strategik

3.3.3 Menetapkan Indikator Prestasi

3.3.4 Menentukan Objektif          3.3.5 Membina Pelan Tindakan/Pelan

Taktikal

3.3.6 Membina Pelan Operasi

  3.4   Pelaksanaan Perancangan Strategik

3.5   Penilaian terhadap Pelaksanaan Perancangan Strategik

3.6 Penyemakan semula dan penambahbaikan

3.7 Perbengkelan

StrategikStrategikSesuatu proses itu strategik apabila Sesuatu proses itu strategik apabila

melibatkan melibatkan pilihan terbaikpilihan terbaik untuk untuk bertindak-balas terhadap keadaan bertindak-balas terhadap keadaan persekitaran yang dinamik dan persekitaran yang dinamik dan persekitaran yang kadang-kadang kurang persekitaran yang kadang-kadang kurang menyenangkanmenyenangkan

Untuk dianggap strategik perlu Untuk dianggap strategik perlu kepastian kepastian tentang pilihan-pilihantentang pilihan-pilihan dan penglibatan dan penglibatan penuh terhadap satu set tindak balas dan penuh terhadap satu set tindak balas dan tidak kepada yang laintidak kepada yang lain

(Allison & Kaye 1997)(Allison & Kaye 1997)

StrategiStrategi

Merujuk kepada cara organisasi Merujuk kepada cara organisasi bertidak.bertidak.

Juga dikenali sebagai taktik yand Juga dikenali sebagai taktik yand digunakan oleh organisasi untuk digunakan oleh organisasi untuk mencapai objektif, misi dan visi yang mencapai objektif, misi dan visi yang telah ditetapkan.telah ditetapkan.

Organisasi yang gagal membentuk Organisasi yang gagal membentuk strategi yang sesuai dengan strategi yang sesuai dengan programnya mempunyai risiko lebih programnya mempunyai risiko lebih besar untuk tewas dalam persaingan. besar untuk tewas dalam persaingan.

StrategyStrategy

Strategy is all about survivalStrategy is all about survivalStrategy is all about perceptionsStrategy is all about perceptionsStrategy is all about being Strategy is all about being

differentdifferentStrategy is all about competitionStrategy is all about competitionStrategy is all about simplicityStrategy is all about simplicityStrategy is all about leadershipStrategy is all about leadershipStrategy is all about realityStrategy is all about reality

Strategi mengambil kira :Strategi mengambil kira :

kehendak dan aspirasi jangka kehendak dan aspirasi jangka panjangpanjang persekitaran luaranpersekitaran luaran kekuatan dalaman organisasi sekolahkekuatan dalaman organisasi sekolah budaya cemerlang organisasi sekolahbudaya cemerlang organisasi sekolah harapan pihak yang berkepentingan harapan pihak yang berkepentingan (stakeholder) (stakeholder) menjangkakan sumber-sumber masa menjangkakan sumber-sumber masa depan depan

PELANPELANSTRATEGIKSTRATEGIK

STATUS STATUS QUOQUO

Di mana kita Di mana kita berada sekarang?berada sekarang?

Ke mana Ke mana hendak di- hendak di- tuju?tuju?

Bagaimana Bagaimana cara untuk cara untuk mencapai tujuan?mencapai tujuan?

4 SOALAN STRATEGIK4 SOALAN STRATEGIK

Bagaimana kita tahu apa yang telah kita capai?Bagaimana kita tahu apa yang telah kita capai?

MATLAMAT / MATLAMAT / OBJEKTIFOBJEKTIF

Adalah suatu proses formal bagi Adalah suatu proses formal bagi menentukan bidang tugas yang menentukan bidang tugas yang merangkumi visi, objektif, faktor-faktor merangkumi visi, objektif, faktor-faktor kejayaan yang penting dan strategi-kejayaan yang penting dan strategi-strategi bagi sesebuah organisasi sekolah. strategi bagi sesebuah organisasi sekolah.

Proses strategik tersebut dilaksanakan Proses strategik tersebut dilaksanakan dengan mengambil kira kekuatan dan dengan mengambil kira kekuatan dan kelemahan dalaman bagi sesebuah kelemahan dalaman bagi sesebuah organisasi sekolah dan cabaran-cabaran organisasi sekolah dan cabaran-cabaran dalam persekitaran luaran.dalam persekitaran luaran.

Perancangan Strategik…

“ “Kurikulum adalah Kurikulum adalah suatu pelan bagi suatu pelan bagi pembelajaran”pembelajaran”

(Taba 1962)(Taba 1962)

“ “ Kurikulum ialah Kurikulum ialah pengalaman pengalaman pembelajaran dan pembelajaran dan hasil pembelajaran hasil pembelajaran yang dirancang yang dirancang dan dibimbing”dan dibimbing”

(Tanner & Tanner 1975)(Tanner & Tanner 1975)

DEFINISI KURIKULUMDEFINISI KURIKULUM

Apa itu CEMERLANG?

Cemerlang ialah pencapaian yang melebihi tahap jangkaan

Kepentingan Perancangan Strategik Kepentingan Perancangan Strategik terhadap Pengurusan Kurikulum terhadap Pengurusan Kurikulum

CemerlangCemerlang

Alat untuk memahami cabaran-cabaran Alat untuk memahami cabaran-cabaran dan perubahan persekitaran secara dan perubahan persekitaran secara sistematik dan strategiksistematik dan strategik

Menjadikan seseorang pemimpin Menjadikan seseorang pemimpin kurikulum yang cemerlang; melakukan kurikulum yang cemerlang; melakukan perkara yang betul dengan betul, untuk perkara yang betul dengan betul, untuk sasaran yang betul, pada tempat yang sasaran yang betul, pada tempat yang betul, dan pada masa yang betul serta betul, dan pada masa yang betul serta dalam bajet yang betul.dalam bajet yang betul.

Menjadikan pihak pengurusan lebih Menjadikan pihak pengurusan lebih proaktif dan dapat memikirkan masa proaktif dan dapat memikirkan masa depan pencapaian akademik sekurang-depan pencapaian akademik sekurang-kurangnya 3 – 5 tahun ke hadapan.kurangnya 3 – 5 tahun ke hadapan.

Kepentingan Perancangan Strategik Kepentingan Perancangan Strategik terhadap Pengurusan Kurikulum terhadap Pengurusan Kurikulum

CemerlangCemerlang

Menyediakan peluang penglibatan Menyediakan peluang penglibatan pelbagai lapisan warga pendidik dalam pelbagai lapisan warga pendidik dalam proses pemikiran dalam menangani proses pemikiran dalam menangani perubahan.perubahan.

Meningkatkan semangat kerja Meningkatkan semangat kerja berpasukan dan penghayatan hala tuju berpasukan dan penghayatan hala tuju yang sama.yang sama.

Membuat keputusan pada hari ini bagi Membuat keputusan pada hari ini bagi menentukan pencapaian pada masa menentukan pencapaian pada masa depan.depan.

PROSES MELAKSANAKAN PERANCANGAN STRATEGIK

PERANCANGAN PERANCANGAN STRATEGIK STRATEGIK

PELAN TAKTIKAL & TINDAKAN

KAWALAN&

PENILAIAN

KAWALAN&

PENILAIAN

VISIMISI

MATLAMAT STRATEGIK

STRATEGI

ANALISIS

SWOT

PRA PERANCANGAN

(MANDAT)

PRA PERANCANGAN

(MANDAT)

ISU STRATEGIK

ISU STRATEGIK

TOWS MATRIKSINDIKATORPRESTASI

TOWS MATRIKSINDIKATORPRESTASI

PELAKSANAAN

VISI & MISI

A.Pernyataan visi menjawab soalan ‘ What do we want to become?’

B.Pernyataan misi menjawab soalan ‘What is our business?’

Komponen Penting dalam Komponen Penting dalam Pernyataan Visi/WawasanPernyataan Visi/Wawasan

1.1. M Menerangkan tujuan kewujudan, kerja enerangkan tujuan kewujudan, kerja utama & pelanggan sasaran sesebuah utama & pelanggan sasaran sesebuah organisasiorganisasi

2.2. Keunggulan masa depan yang unikKeunggulan masa depan yang unik (kekuatan yang memberikan sesebuah (kekuatan yang memberikan sesebuah organisasi itu kelebihan. Hal ini mentakrifkan organisasi itu kelebihan. Hal ini mentakrifkan kelebihan & kecemerlangan organisasi)kelebihan & kecemerlangan organisasi)

3.3. Nilai-nilai yang dikongsi bersama Nilai-nilai yang dikongsi bersama (kepercayaan, prinsip moral, dan falsafah (kepercayaan, prinsip moral, dan falsafah yang membentuk budaya organisasi)yang membentuk budaya organisasi)

Why is a vision statement Why is a vision statement important?important?

A good vision statement will A good vision statement will challenge challenge andand inspire inspire members of members of the school (board, staff, volunteers) the school (board, staff, volunteers) to work together to achieve success.to work together to achieve success.

It is difficult to create a vision It is difficult to create a vision statement that is exciting enough to statement that is exciting enough to inspire people, but is alsoinspire people, but is also realistic realistic enough for people to believe it is enough for people to believe it is attainable.attainable.

KUASA VISI

Menetapkan haluan Penyemarak

motivasi & komitmen staf

Integrasi organisasi

Memberikan pengertianMeningkatkan

daya kepimpinan

Merungkai paradigma

Pemangkin prestasi

Meningkatkan kemampuan untuk

berubah

8 KEPENTINGAN VISI

Garis Panduan Untuk Membina Garis Panduan Untuk Membina Pernyataan VISI?Pernyataan VISI?

1. 1. Libatkan pemikiran strategik yang Libatkan pemikiran strategik yang berkaitan:berkaitan:Membuat anjakan paradigma dan Membuat anjakan paradigma dan

berfikiran futuristik berfikiran futuristik Ke mana hala tuju sekolah anda?Ke mana hala tuju sekolah anda?

2.2. Tetapkan posisi kejayaan masa hadapan Tetapkan posisi kejayaan masa hadapan untuk lima tahun ke hadapan.untuk lima tahun ke hadapan.

3. Apakah identiti sekolah yang akan dibina 3. Apakah identiti sekolah yang akan dibina untuk masa depan?untuk masa depan?

Garis Panduan Untuk Garis Panduan Untuk Membina Pernyataan VISI?Membina Pernyataan VISI?

4. Nyatakan/jelaskan4. Nyatakan/jelaskan “what an organization “what an organization wants to be”wants to be” (..akan menjadi…? )(..akan menjadi…? ) bukannyabukannya “what is”.“what is”.

5. Gambarkan situasi atau keadaan yang 5. Gambarkan situasi atau keadaan yang lebih baik pada masa hadapan dalam lebih baik pada masa hadapan dalam beberapa aspek penting berbanding beberapa aspek penting berbanding dengan keadaan sekarang.dengan keadaan sekarang.

Ciri-Ciri Pernyataan VISI yang Ciri-Ciri Pernyataan VISI yang BaikBaik

1. Jelas menyatakan tahap perubahan yang 1. Jelas menyatakan tahap perubahan yang diinginkan masa depan atau diinginkan masa depan atau menggambarkan kejayaan yang hendak menggambarkan kejayaan yang hendak dicapai. (benchmark perubahan)dicapai. (benchmark perubahan)

2. Mencabar dan bermotivasi (2. Mencabar dan bermotivasi (driving driving force)force)

3. Ringkas dan mudah difahami untuk 3. Ringkas dan mudah difahami untuk dihayati oleh SEMUA warga dalam dihayati oleh SEMUA warga dalam organisasi.organisasi.

4. Lebih fleksibel untuk dibentuk 4. Lebih fleksibel untuk dibentuk agar organisasi sentiasa pantas dan agar organisasi sentiasa pantas dan berdaya tahan bagi menghadapi berdaya tahan bagi menghadapi kesulitankesulitan

5. Dikongsi dengan 5. Dikongsi dengan stakeholdersstakeholders, , pelanggan, pembekal, komuniti dsb.pelanggan, pembekal, komuniti dsb.

6. Jelas hubungannya dengan 6. Jelas hubungannya dengan pernyataan misipernyataan misi

Vision to be successful:Vision to be successful:

1. 1. Initiate by leaderInitiate by leader

2. Shared and supported2. Shared and supported

3. Clarifies direction and purpose3. Clarifies direction and purpose

4. Comprehensive4. Comprehensive

5. Must be positive and inspiring (ambitious)5. Must be positive and inspiring (ambitious)

6. Sets a standard of excellence6. Sets a standard of excellence

7. Fits the school and the times7. Fits the school and the times

8. Clear and easy to understand8. Clear and easy to understand

AktivitiAktiviti

SMK AMAN IALAH SEKOLAH BERKESAN MENJELANG TAHUN

2008

CONTOH PERNYATAAN VISI

MISI

Satu pernyataan ringkas dan padat yang Satu pernyataan ringkas dan padat yang menjelas-kan perkara berikut:menjelas-kan perkara berikut: Tujuan atau sebab ditubuhkan organisasi Tujuan atau sebab ditubuhkan organisasi anda? (anda? (What is our basic purpose or What is our basic purpose or WhyWhy do do we exist?)we exist?)

Kepada siapa perkhidmatan diberikan? Kepada siapa perkhidmatan diberikan? (pelanggan) (pelanggan) ((WhoWho we serve? , as our we serve? , as our customers: geography, segments, namescustomers: geography, segments, names))

Apakah hasil akhir yang diingini? (Apakah hasil akhir yang diingini? (What we What we produce-produce- outcome benefits: products, outcome benefits: products, services, uses)services, uses)

Apakah maksud MISI?Apakah maksud MISI?

Mengapa pernyataan MISI Mengapa pernyataan MISI penting? penting?

Pernyataan misi yang baik membantu Pernyataan misi yang baik membantu memasti-kan setiap warga sekolah memasti-kan setiap warga sekolah bekerja bekerja ke arah hala tuju yang samake arah hala tuju yang sama. .

Pernyataan yang mantap dan Pernyataan yang mantap dan memberangsang-kan penting bagi mewakili memberangsang-kan penting bagi mewakili sekolah kepada warga sekolah, penderma, sekolah kepada warga sekolah, penderma, sukarelawan dan masyarakat umum. Hal ini sukarelawan dan masyarakat umum. Hal ini menjelaskan kepada mereka bahawa menjelaskan kepada mereka bahawa sekolah anda mempunyai hala-tuju yang sekolah anda mempunyai hala-tuju yang jelas dan tahu perkara yang ingin dilakukanjelas dan tahu perkara yang ingin dilakukan. .

CIRI-CIRI MISI YANG BAIKCIRI-CIRI MISI YANG BAIK

Ringkas dan mudah diingati.Ringkas dan mudah diingati.

Jelas dan mudah difahami.Jelas dan mudah difahami.

Menjawab persoalan ‘Menjawab persoalan ‘WhatWhat’, ‘’, ‘WhoWho’ ’ & ‘ & ‘HowHow’’

Elakkan penggunaan bahasa yang Elakkan penggunaan bahasa yang sukar difahami (bombastik)sukar difahami (bombastik)

Menggambarkan kepakaran unik Menggambarkan kepakaran unik organisasi. organisasi.

Lebih luas (Lebih luas (broadbroad) bagi membolehkan ) bagi membolehkan

pelaksanaan yang fleksibel kepada pelaksanaan yang fleksibel kepada situasi yang diingini. situasi yang diingini.

Spesifik untuk menjadi panduan Spesifik untuk menjadi panduan kepada kepada warga organisasi membuat warga organisasi membuat keputusan.keputusan.

AktivitiAktiviti

Contoh Pernyataan MISIContoh Pernyataan MISI

SMK AMANSMK AMAN

Berusaha mencapai Berusaha mencapai kecemerlangan akademik kecemerlangan akademik melalui penggemblengan melalui penggemblengan semua sumber secara cekap semua sumber secara cekap dan berkesandan berkesan

PEMBINAAN PELAN STRATEGIK

A) MENGENAL PASTI ISU-ISU STRATEGIK

Dua Faktor Penentu Dua Faktor Penentu Isu-isu StrategiIsu-isu Strategi

FAKTOR KOMUNITI

SOSIAL, POLITIK,PERUNDANGAN

FAKTOR KOMUNITI

SOSIAL, POLITIK,PERUNDANGAN

PELUANG & CABARAN TERHADAP ORGANISASI

PELUANG & CABARAN TERHADAP ORGANISASI

KEKUATAN SUMBER, KEMAMPUAN

DAN KELEMAHAN

KEKUATAN SUMBER, KEMAMPUAN

DAN KELEMAHAN

NILAI DAN BUDAYA

ORGANISASI YANG DIKONGSI

NILAI DAN BUDAYA

ORGANISASI YANG DIKONGSI

PERANAN STAF PENTING

PERANAN STAF PENTING

PERSEKITARAN STRATEGIK ORGANISASI

PERSEKITARAN STRATEGIK ORGANISASI

TENTUKAN KERELEVANAN

FAKTORLUAR

& DALAM

TENTUKAN KERELEVANAN

FAKTORLUAR

& DALAM

KENALPASTI

& NILAIKAN

ALTERNATIF

KENALPASTI

& NILAIKAN

ALTERNATIF

JANAKAN STRATEGI

JANAKAN STRATEGI

PERSAINGAN DAN PERANANSTAKEHOLDER

PERSAINGAN DAN PERANANSTAKEHOLDER

FAKTOR LUARANFAKTOR LUARAN

FAKTOR DALAMANFAKTOR DALAMAN

Analisis 7-S McKinsey Analisis 7-S McKinsey (Dalaman)(Dalaman)

Super-ordinate goalSuper-ordinate goalStructureStructureStaffStaffSkillSkillSystemSystemStyleStyleStrategyStrategy

Lain-lain faktor dalamanLain-lain faktor dalaman

KewanganKewanganKepercayaanKepercayaanBudayaBudayaNilaiNilai

Faktor-faktor luaranFaktor-faktor luaran

PolitikPolitik EkonomiEkonomi SosiobudayaSosiobudaya TeknologiTeknologi PelangganPelanggan MasyarakatMasyarakat KesatuanKesatuan Badan bukan kerajaanBadan bukan kerajaan PesaingPesaing

B) MENENTUKAN MATLAMAT STRATEGIK

MATLAMAT STRATEGIK

• Tujuan memindahkan misi kepada sasaran prestasi/keputusan

• Membentuk piawai untuk mengesan prestasi

• Matlamat yang mencabar, boleh dicapai dan boleh diukur

AktivitiAktiviti

CONTOH MATLAMATCONTOH MATLAMAT

Meningkatkan prestasi Meningkatkan prestasi pencapaian peperiksaan pencapaian peperiksaan

awam UPSR ke tahap awam UPSR ke tahap yang cemerlangyang cemerlang

MENENTUKAN OBJEKTIF

OBJEKTIFOBJEKTIF

1. Objektif adalah sesuatu yang 1. Objektif adalah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan.sasaran yang ditetapkan.

2. Hasil khusus yang ingin dicapai 2. Hasil khusus yang ingin dicapai oleh organisasi semasa oleh organisasi semasa melaksanakan misi asasnya melaksanakan misi asasnya (David, 2003)(David, 2003)

Kepentingan Objektif Yang BaikKepentingan Objektif Yang Baik

Menentukan arahMenentukan arahMembantu proses penilaian yang Membantu proses penilaian yang

tepattepatMendedahkan keutamaanMendedahkan keutamaanFokus kepada penyelarasanFokus kepada penyelarasanMengawalMengawalMemotivasikan pihak terlibatMemotivasikan pihak terlibat

OBJEKTIF

CIRI-CIRI OBJEKTIF YANG BAIK:

• Specific (khusus)

• Measureable (boleh diukur)

• Attainable (boleh dicapai)

• Reliable (boleh dipercayai/konsisten)

• Time frame (jangka masa)

DUA bentuk objektif:

• Objektif yang perlu dicapai untuk jangka masa melebihi setahun dikenali sebagai jangka panjang (David,2003)

• Objektif yang perlu dicapai untuk jangka masa kurang daripada setahun seperti pelan taktikal/pelan tindakan dikenali sebagai jangka pendek

OBJEKTIF

BAGAIMANA MEMBENTUK OBJEKTIF?BAGAIMANA MEMBENTUK OBJEKTIF?

Apakah keadaan semasa (Apakah keadaan semasa (status quostatus quo)?)?

Apakah keadaan masa depan realistik Apakah keadaan masa depan realistik yang ingin dicapai?yang ingin dicapai?

Sediakan analisis jurang (gap Sediakan analisis jurang (gap analysis).analysis).

Berasaskan konsep SMART. Berasaskan konsep SMART.

Qualities of Long-Term Qualities of Long-Term ObjectivesObjectives

Criteria used in preparing objectives

Acceptable

Flexible

MeasurableMotivating

Suitable

Understandable

Achievable

OBJEKTIF

Selepas program ini dilaksanakan:

• 100 % pelajar T 1 boleh membaca.

• 95 % guru mahir dalam pengajaran Matematik dalam Bahasa Inggeris

• Semua panitia menjalankan mesyuarat sekurang-kurangnya 6 kali setahun.

JANGKA PENDEK

Perhatian:Perhatian:Objektif sering bertukar/dikelirukan Objektif sering bertukar/dikelirukan

dengan matlamat.dengan matlamat.

Setiap objektif mesti menyokong Setiap objektif mesti menyokong sekurang-kurangnya matlamat/isu sekurang-kurangnya matlamat/isu dan disokong/ dihubungkaitkan dan disokong/ dihubungkaitkan dengan sekurang-kurangnya satu dengan sekurang-kurangnya satu strategi (cara/mean untuk strategi (cara/mean untuk mencapai objektif berkaitan)mencapai objektif berkaitan)

AktivitiAktiviti

CONTOH OBJEKTIFCONTOH OBJEKTIF

1.1. Meningkatkan peratus pencapaian Meningkatkan peratus pencapaian UPSR daripada 52% (2005) kepada UPSR daripada 52% (2005) kepada 82% (2006)82% (2006)

2.2. Meningkatkan Gred Purata Sekolah Meningkatkan Gred Purata Sekolah (GPS) daripada 5.8 (2005) kepada (GPS) daripada 5.8 (2005) kepada 5.5 (2006)5.5 (2006)

OBJEKTIF

SPMSPM

20052005 20062006 20072007 20082008 20092009

%% %% %% %% %%

PMRPMR

%% %% %% %% %%

JANGKA PANJANG

PEMBINAAN STRATEGIPEMBINAAN STRATEGI

Berkaitan dengan cara Berkaitan dengan cara mencapai objektifmencapai objektif

Menangani cabaran perubahan Menangani cabaran perubahan dan ancaman luaran yang dan ancaman luaran yang dihadapi oleh organisasidihadapi oleh organisasi

Pembinaan StrategiPembinaan Strategi

Strategi organisasi mesti berkait Strategi organisasi mesti berkait dengan:dengan:

Cara merealisasi VISI dan MISI Cara merealisasi VISI dan MISI strategikstrategik

Cara merealisasikan matlamat Cara merealisasikan matlamat dan objektif strategik organisasidan objektif strategik organisasi

Cara melaksanakan perancangan Cara melaksanakan perancangan dengan berkesandengan berkesan

Pembinaan strategiPembinaan strategi

Pelbagai jenis analisis dan matrik Pelbagai jenis analisis dan matrik yang boleh digunakan untuk yang boleh digunakan untuk memastikan strategi yang digubal memastikan strategi yang digubal untuk benar-benar mampu untuk benar-benar mampu merealisasikan visi, misi, matlamat merealisasikan visi, misi, matlamat dan objektif organisasi. dan objektif organisasi.

ANALISIS SWOTSWOT mewakili• Strengths (Kekuatan)• Weaknesses (Kelemahan)• Opportunities (Peluang)• Threats (Ancaman)

• INTERNAL (DALAMAN) strengths & weaknesses

• EXTERNAL (LUARAN) opportunities & threats

Matrik KLAP (SWOT Matrix)

Tinggalkan kosong

KEKUATAN - K(STRENGTHS-S)

KELEMAHAN - L(WEAKNESSES-W)

12345

12345

12345

12345

12345

12345

12345

12345

Senaraikan kekuatan Senaraikan kelemahan

Senaraikan peluang

Gunakan kekuatan untuk mengambil kelebihan dalam sesuatu peluang

PELUANG - P(OPPORTUNITIES-O)

STRATEGI KP(SO) STRATEGI LP(WO) Mengatasi

kelemahan melalui kelebihan dalam sesuatu peluang

ANCAMAN - A(THREATS-T)

STRATEGI KA(ST) STRATEGI LA(WT)

List threatsGunakan kekuatan

untuk mengelak ancaman

Meminimumkan kelemahan dan

elakkan ancaman

MATLAMAT/ OBJEKTIF: _____________________________

PELAN PELAN TINDAKAN/TINDAKAN/TAKTIKALTAKTIKAL

Pelan Tindakan Pelan Tindakan (Pelan Taktikal)(Pelan Taktikal)

Setiap strategi perlu dituruti oleh pelan Setiap strategi perlu dituruti oleh pelan tindakan/pelan taktikal.tindakan/pelan taktikal.

Pelan taktikal ialah langkah jangka Pelan taktikal ialah langkah jangka pendek (jadi objektifnya ialah jangka pendek (jadi objektifnya ialah jangka pendek).pendek).

Setiap strategi perlu mempunyai Setiap strategi perlu mempunyai sekurang-kurangnya SATU pelan taktikal.sekurang-kurangnya SATU pelan taktikal.

Pelaksanaan pelan taktikal perlu Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses yang melalui proses yang terperinci/terperinci/detaildetail

Setiap proses pelaksanaan perlu Setiap proses pelaksanaan perlu mengambil kira pelan kontingensi mengambil kira pelan kontingensi (sebagai langkah pencegahan).(sebagai langkah pencegahan).

PELAN TINDAKAN

• Satu kaedah menyatakan tindakan atau aktiviti yang harus dijalankan untuk mencapai visi organisasi secara sistematik.

• Dirangka sedemikian rupa bagi mem-pastikan program dapat dilaksanakan dengan licin dan lancar serta memperoleh kejayaan seperti yang diharapkan.

• Tindakan diatur mengikut keutamaan dengan mengambil kira masa (jangka masa mula dan jangka masa siap) tersusun dengan rapi sehingga dijangkakan tiada aktiviti akan tergendala kerana ada tindakan yang belum diselesaikan.

PELAN TINDAKAN

Setiap Pelan Tindakan harus mempunyai Pelan Kontigensi supaya jika ada perkara yang tidak disangka berlaku langkah-langkah alternatif dapat dilaksanakan dan mengurangkan halangan serta mengelakkan kegagalan objektif.

PELAN B

Kepentingan Rangka Umum Pelan Tindakan

Jelas dirujuk, akauntabiliti, memudahkan proses

pemantauan. Kawalan masa. Elakkan kerja

bertangguh. Prosedur mudah disemak sebelum

pelaksanaan. Mudah untuk dokumentasi, membuat

refleksi, penilaian, perancangan untuk masa depan. Ke arah profesionalisme.

Indikator PrestasiIndikator Prestasi

Definisi:Definisi: Penanda aras, sasaran, Penanda aras, sasaran, piawai atau lain-lain pengukuran piawai atau lain-lain pengukuran yang digunakan untuk menilai yang digunakan untuk menilai kualiti perkhidmatan/aktiviti.kualiti perkhidmatan/aktiviti.

Contoh: Contoh:

95 % pelajar lulus sekurang-95 % pelajar lulus sekurang-kurangnya C dalam Peperiksaan kurangnya C dalam Peperiksaan Percubaan UPSRPercubaan UPSR

Bil Huraian Aktiviti Peg. Bertng. jwb.

Sumber Tempoh Mula

Tarikh Tamat

Indikator kejayaan

Catatan

1. Kursus Kursus Pendedahan Pendedahan Kepimpinan Kepimpinan Instruksional Instruksional untuk Ketua untuk Ketua Bidang dan Bidang dan Ketua PanitiaKetua Panitia

Pengetua / Pengetua / Guru Besar Guru Besar dan GPK 1dan GPK 1

RM300RM300

Bahan Bahan ModulModul

16/1/20016/1/20066

Waktu Waktu petangpetang

19/1/20019/1/20066

Semua Semua hadir dan hadir dan lulus ujian lulus ujian pasca.pasca.

Syarahan Syarahan dan soal dan soal jawabjawab

2. Bengkel Bengkel Pelaksanaan Pelaksanaan Aktiviti Aktiviti Kepimpinan Kepimpinan Instruksional Instruksional Mengikut BidangMengikut Bidang

Ketua Ketua BidangBidang

RM250RM250

BahanBahan22/1/20022/1/20066

Waktu Waktu petangpetang

25/1/20025/1/20066

Dokumen Dokumen perbengkelperbengkelanan

PerbincangPerbincangan an kumpulankumpulan

Matlamat Strategik: Meningkatkan Kompetensi Kepimpinan Instruksional dalam Kalangan Pemimpin Pertengahan di Sekolah.

Objektif Khusus: Pada akhir Mac 2006, semua pemimpin pertengahan telah didedahkan dengan elemen-elemen kepimpinan instruksional dan mula mengamalkannya di sekolah.

Bil. Huraian Aktiviti

Peg. Bertang.

jawab

Anggaran kos

Tarikh Mula

Tarikh Tamat

Indikator kejayaan

Catatan

3. Pemantauan, tindak ikut dan tindak susul

Pengetua/Guru Besar, GPK dan Ketua Bidang

- Awal Feb 2006

Akhir Oktober 2006

Semua mencapai skala 4 (Skala Likert)

Guna instrumen

khas.

Disediakan oleh : Osman bin Ulong Tarikh: 30 Dis 2005

Jawatan : PK 1 Tandatangan:

Bil

Langkah-langkah tindakan

Peg. Bertanggun

g. jawab.

Sumber Tempoh Mula

Tarikh Tamat

Indikator kejayaan

Catatan

1.

Menyediakan kertas Menyediakan kertas konsep konsep perlaksanaan perlaksanaan kursuskursus

Pegawai Pegawai pelajaran pelajaran daerah/Pen. daerah/Pen. PPD PPD akademikakademik

Bahan Bahan rujukan, rujukan, modul modul contoh contoh

programprogram

1hb Sept 1hb Sept 20062006

5 sept 5 sept 20062006

Kertas Kertas kerja yang kerja yang lengkap lengkap dengan dengan pelbagai pelbagai maklumatmaklumat

Ia Ia merupakan merupakan kertas kertas cadangan cadangan aktivitiaktiviti

2.

Mesyuarat khas Mesyuarat khas perlakasanaan perlakasanaan kursuskursus

PPD selaku PPD selaku pengerusi pengerusi dan PPPD dan PPPD Akademik Akademik selaku selaku setiausahasetiausaha

Kertas Kertas kerja, kerja, LCD, LCD,

komputer komputer riba riba

7 Sept 7 Sept 20062006

7 Sept 7 Sept 20062006

Keputusan Keputusan konkrit konkrit berkaitan berkaitan perlaksanaperlaksanaan tercapai an tercapai

Ahli J/Kuasa Ahli J/Kuasa terdiri terdiri daripada daripada kalangan kalangan mereka mereka yangyang

sesuai sesuai

PLAN OPERASI

Aktiviti : Kursus pendedahan kepimpinan instruksional untuk Penolong Kanan dan Guru Kanan mata pelajaran.

Bil. Langkah-langkah tindakan

Peg. Bertang.

jawab

Sumber Tarikh Mula

Tarikh Tamat

Indikator kejayaan

Catatan

3. Perlantikan JU dan latihan ‘trainning of trainers’

Pegawai pendidikan daerah

Penceramah

undangan, bayaran saguhati dan kos pakej kursus

25 september

27 september

Semua JU dapat menguasai kandungan kursus

4. Kursus Kursus sebenar sebenar dilaksanakadilaksanakann

Urusetia Urusetia dan JUdan JU

Kos Kos pakej pakej kursuskursus

2 2 OktoberOktober

5 5 oktobeoktoberr

Semua peserta Semua peserta kursus lulus kursus lulus cemerlang cemerlang dalam ujian dalam ujian paskapaska

Disediakan oleh : Osman bin Ulong Tarikh: 30 Dis 2005

Jawatan : PK 1 Tandatangan:

PELAKSANAAN

perlaksanaan strategiperlaksanaan strategi

Peringkat paling kritikal untuk Peringkat paling kritikal untuk meralisasikan visi, misi dan objektif.meralisasikan visi, misi dan objektif.

Menghubungkait antara strategi Menghubungkait antara strategi dengan program, belanjawan dan dengan program, belanjawan dan prosedur.prosedur.

Untuk mendapatkan sokongan yang Untuk mendapatkan sokongan yang jitu pihak pengurusan atasan perlu jitu pihak pengurusan atasan perlu menyediakan persekitaran kerja menyediakan persekitaran kerja yang kondusif yang kondusif

Siapa perlaksana strategi?Siapa perlaksana strategi?

Pengurusan atasanPengurusan atasanPengurusan pertengahanPengurusan pertengahanPengurus bawahanPengurus bawahan

Faktor kejayaanFaktor kejayaan

Kejayaan organisasi untuk Kejayaan organisasi untuk mencapai visi, misi dan objektif mencapai visi, misi dan objektif banyak bergantung kepada banyak bergantung kepada kemampuan pengurus atasan kemampuan pengurus atasan memotivasi pekerjanya di semua memotivasi pekerjanya di semua peringkat pengurusan bekerja peringkat pengurusan bekerja dengan lebih bersungguh-sungguh dengan lebih bersungguh-sungguh sebagai sebuah pasukan.sebagai sebuah pasukan.

ProgramProgram

Strategi yang digubal tidak Strategi yang digubal tidak membawa apa-apa kebaikan membawa apa-apa kebaikan sekiranya tidak disusuli pelaksanaan sekiranya tidak disusuli pelaksanaan yang komprehensifyang komprehensif

Mewujudkan program-program yabg Mewujudkan program-program yabg bersesuaian.bersesuaian.

Bergantung kepada tahap sokongan Bergantung kepada tahap sokongan pihak yang terlibat.pihak yang terlibat.

Pendekatan melaksanakan Pendekatan melaksanakan programprogram

1. Pendekatan biasa:1. Pendekatan biasa:

a) Bergantung kepada KLAPa) Bergantung kepada KLAP

b) Kemampuan melibatkan semua b) Kemampuan melibatkan semua pihak semenjak penggubalan lagi.pihak semenjak penggubalan lagi.

PendekatanPendekatan

2. Pendekatan Komprehensif:2. Pendekatan Komprehensif:

a) Perekayasaan (reengineering).a) Perekayasaan (reengineering).

Pendekatan melaksanakan Pendekatan melaksanakan programprogram

3. Berperingkat-peringkat3. Berperingkat-peringkat

a) ketika menghadapi persekitaran a) ketika menghadapi persekitaran luaran luaran

iaitu ancaman dan peluang.iaitu ancaman dan peluang.

b) Proaktif b) Proaktif

4. Berpilih-pilih4. Berpilih-pilih

a) Mengikut kepentingana) Mengikut kepentingan

BelanjawanBelanjawan

Mengurus wang dengan terancang.Mengurus wang dengan terancang.Bijak mengkategorikan program Bijak mengkategorikan program

mengikut kepentingan dan mengikut kepentingan dan sumbangan.sumbangan.

Secara berhemah untuk kurangkan Secara berhemah untuk kurangkan pembaziran dan tingkatkan daya pembaziran dan tingkatkan daya saing.saing.

ProsedurProsedur

Merujuk kepada teknik (m0dus Merujuk kepada teknik (m0dus operandi)operandi)

Dapat melicinkan proses Dapat melicinkan proses perlaksanaan.perlaksanaan.

Manual kerja.Manual kerja.LisanLisan Informatif, mudah difahami dan Informatif, mudah difahami dan

ringkasringkas

Punca kegagalan di peringkat Punca kegagalan di peringkat perlaksanaanperlaksanaan

Tempoh perlaksanaan lebih panjang Tempoh perlaksanaan lebih panjang daripada yang dirancang.daripada yang dirancang.

Pengurus tidak faham matlamat Pengurus tidak faham matlamat organisasi.organisasi.

Tidak mendapat sokongan.Tidak mendapat sokongan.Strategi tidak difahami.Strategi tidak difahami.Tidak meletakkan orang yang layak.Tidak meletakkan orang yang layak.Tiada kesinambungan antara strategi Tiada kesinambungan antara strategi

dan program.dan program.

Punca kegagalan di peringkat Punca kegagalan di peringkat perlaksanaanperlaksanaan

Masalah tidak dijangka.Masalah tidak dijangka. Tidak diselaras dengan sempurna.Tidak diselaras dengan sempurna. Persaingan program dari segi kewanganPersaingan program dari segi kewangan Krisis dalamanKrisis dalaman Tiada kemahiran yang mencukupiTiada kemahiran yang mencukupi Perubahan persekitaran yang tidak dapt Perubahan persekitaran yang tidak dapt

dikawaldikawal Pemimpin yang lemahPemimpin yang lemah Pemantauan tidak dilaksanakan dengan baik.Pemantauan tidak dilaksanakan dengan baik.

Tindakan-tindakan penting Tindakan-tindakan penting dalam perlaksanaan strategidalam perlaksanaan strategi

Pastikan strategi sesuai dengan strukturPastikan strategi sesuai dengan strukturWujudkan sistem ganjaranWujudkan sistem ganjaranMempertingkatkan kemahiranMempertingkatkan kemahiranPeka dengan perubahan persekitaran Peka dengan perubahan persekitaran Sistem sokongan sesuai dengan sistem Sistem sokongan sesuai dengan sistem

utama.utama.Polisi dan prosedur sesuai dengan Visi, Polisi dan prosedur sesuai dengan Visi,

misi dan objektifmisi dan objektif

Tindakan-tindakan penting Tindakan-tindakan penting dalam perlaksanaan strategidalam perlaksanaan strategi

Sistem kewangan sesuai dengan Sistem kewangan sesuai dengan visi,misi dan objektifvisi,misi dan objektif

Kepimpinan dan budaya korperatKepimpinan dan budaya korperatTetapka tempoh masa yang realistikTetapka tempoh masa yang realistikKenal pasti siapa akan Kenal pasti siapa akan

melaksanakannyamelaksanakannyaAda strategi alternatif.Ada strategi alternatif.

Kehilangan sesuatu yang berharga.Kehilangan sesuatu yang berharga. Jika mereka percaya mereka akan Jika mereka percaya mereka akan

kehilangan sesuatu yang bernilai kesan kehilangan sesuatu yang bernilai kesan daripada perubahan itu, mereka akan daripada perubahan itu, mereka akan menentang.menentang.

Perubahan memerlukan usaha yang Perubahan memerlukan usaha yang bersungguh-sungguh. Jadi, jangan bersungguh-sungguh. Jadi, jangan pandang rendah sikap mereka yang pandang rendah sikap mereka yang malas dan malas dan burnoutburnout. .

CABARAN MENGURUS PERUBAHAN MELALUI PELAKSANAAN STRATEGIK

Salah faham dan kurang kepercayaan.Salah faham dan kurang kepercayaan.

Guru dan staf akan menentang jika Guru dan staf akan menentang jika mereka tidak faham akan implikasi mereka tidak faham akan implikasi perubahan itu. Keadaan ini sering terjadi perubahan itu. Keadaan ini sering terjadi apabila kurang kepercayaan antara pihak apabila kurang kepercayaan antara pihak yang mencadangkan perubahan dengan yang mencadangkan perubahan dengan pihak pelaksana. pihak pelaksana.

Strategi untuk menangani mereka yang tidak Strategi untuk menangani mereka yang tidak menerima PERUBAHANmenerima PERUBAHAN

PendekatanPendekatan Situasi yang sesuai digunakanSituasi yang sesuai digunakan

1. Pendidikan & 1. Pendidikan & komunikasikomunikasi

1. Kekurangan maklumat. Maklumat dan analisis yang 1. Kekurangan maklumat. Maklumat dan analisis yang tidak tepat.tidak tepat.

2. Penyertaan & 2. Penyertaan & penglibatanpenglibatan

2. Pencadang perubahan kekurangan maklumat untuk 2. Pencadang perubahan kekurangan maklumat untuk merangka perubahan, sedangkan yang lain sukar merangka perubahan, sedangkan yang lain sukar untuk berubahuntuk berubah

3. Pemudah cara & 3. Pemudah cara & sokongan sokongan

3. Guru/staf menolak perubahan disebabkan masalah 3. Guru/staf menolak perubahan disebabkan masalah sukar menyesuaikan diri sukar menyesuaikan diri

4. Perundingan & 4. Perundingan & perjanjianperjanjian

4. Seseorang atau satu kumpulan yang mempunyai 4. Seseorang atau satu kumpulan yang mempunyai kuasa menolak sesuatu perubahankuasa menolak sesuatu perubahan

5. Manipulasi & 5. Manipulasi & kerjasamakerjasama

5. Semua cara tidak berkesan atau terlalu mahal5. Semua cara tidak berkesan atau terlalu mahal

6. Paksaan secara 6. Paksaan secara nyata & tersiratnyata & tersirat

6. Kesegeraan diperlukan dan pihak yang 6. Kesegeraan diperlukan dan pihak yang mencadangkan perubahan mempunyai kuasa.mencadangkan perubahan mempunyai kuasa.

PEMANTAUAN

Pelaksanaan Strategi PemantauanPelaksanaan Strategi Pemantauan

Pembinaan pelan strategik berkesan hanya Pembinaan pelan strategik berkesan hanya merupakan sebahagian daripada merupakan sebahagian daripada perjuangan dan sebahagian lagi adalah perjuangan dan sebahagian lagi adalah penyempurnaan tindakan bagi memenuhi penyempurnaan tindakan bagi memenuhi strategi dan objektif pelan tersebut. strategi dan objektif pelan tersebut.

Bahagian yang penting dalam pelaksanaan Bahagian yang penting dalam pelaksanaan strategi adalah strategi adalah pemantauanpemantauan – melihat – melihat secara berkala pelaksanaan pelan secara berkala pelaksanaan pelan strategik.strategik.

Pemantauan Pelaksanaan Perancangan Pemantauan Pelaksanaan Perancangan Strategik adalah penting berdasarkan Strategik adalah penting berdasarkan

beberapa sebab:beberapa sebab:

Pertama, Pertama, ianya menolong memastikan ianya menolong memastikan usaha anda selari dengan apa yang usaha anda selari dengan apa yang dirancang dan dijalankan dengan jayanya dirancang dan dijalankan dengan jayanya di atas landasan yang betul.di atas landasan yang betul.

Kedua,Kedua, anda perlu memastikan hasil yang anda perlu memastikan hasil yang dicapai selari dengan objektif yang dicapai selari dengan objektif yang ditetapkan sebagaimana yang dihasratkan. ditetapkan sebagaimana yang dihasratkan. Pemantauan akan membantu anda untuk Pemantauan akan membantu anda untuk tujuan ini. tujuan ini.

Ketiga, Ketiga, pemantauan membolehkan pemantauan membolehkan tindakan pembetulan (yang perlu) tindakan pembetulan (yang perlu) dilakukan semasa pelaksanaan. Juga dilakukan semasa pelaksanaan. Juga untuk memperkemaskan bukan hanya untuk memperkemaskan bukan hanya pada strategi, tetapi juga terhadap proses pada strategi, tetapi juga terhadap proses perancangan.perancangan.

Keempat,Keempat, pemantauan merupakan pemantauan merupakan sebahagian proses kawalan sebagai sebahagian proses kawalan sebagai pendorong ke arah peningkatan pendorong ke arah peningkatan prestasi guru/staf. prestasi guru/staf.

Kelima,Kelima, pemantauan pelaksanaan pemantauan pelaksanaan menjadikan keseluruhan usaha menjadikan keseluruhan usaha perancangan menjadi realiti, tidak perancangan menjadi realiti, tidak hanya dipantau setahun sekali.hanya dipantau setahun sekali.

Kembali ke landasan Kembali ke landasan yang betulyang betul

Apakah tindakan susulan yang perlu Apakah tindakan susulan yang perlu anda ambil jika pelan tindakan tidak anda ambil jika pelan tindakan tidak mencapai sasaran? mencapai sasaran?

Sebahagian strategi tidak berkesan atau Sebahagian strategi tidak berkesan atau objektif tidak tercapai? objektif tidak tercapai?

Anda boleh mengambil satu daripada empat Anda boleh mengambil satu daripada empat langkah langkah pembetulan: pembetulan:

1) Anda boleh mengubah jadual 1) Anda boleh mengubah jadual pelaksanaan.pelaksanaan.

2) Anda boleh mengubah kaedah 2) Anda boleh mengubah kaedah melaksanakan strategi.melaksanakan strategi.

3) Anda boleh mengubah strategi.3) Anda boleh mengubah strategi.

4) Anda boleh berkompromi dengan objektif. 4) Anda boleh berkompromi dengan objektif.

Setiap tindakan pembetulan ini Setiap tindakan pembetulan ini boleh digunakan mengikut boleh digunakan mengikut keadaan-keadaan yang tertentu.keadaan-keadaan yang tertentu.

Strategi PemantauanStrategi Pemantauan4 Soalan:4 Soalan:1. Sejauhmanakah kita berjaya melaksanakan 1. Sejauhmanakah kita berjaya melaksanakan

program dalam pelan tindakan strategik? program dalam pelan tindakan strategik? Adakah program yang dilaksanakan Adakah program yang dilaksanakan

mencapai objektif pada tahap kualiti yang mencapai objektif pada tahap kualiti yang dikehendaki? dikehendaki?

Sejauhmanakah kemajuan pelaksanaan Sejauhmanakah kemajuan pelaksanaan menepati masa yang ditetapkan? menepati masa yang ditetapkan?

Adakah kita mematuhi anggaran bajet Adakah kita mematuhi anggaran bajet sumber manusia dan kewangan yang sumber manusia dan kewangan yang ditetapkan? ditetapkan?

Adakah apa-apa perubahan yang Adakah apa-apa perubahan yang mendorong kita untuk melihat semula mendorong kita untuk melihat semula keutamaan program? keutamaan program?

SambunganSambungan

2. Adakah strategi dapat mempengaruhi 2. Adakah strategi dapat mempengaruhi keputusan-keputusan yang dibuat di keputusan-keputusan yang dibuat di peringkat organisasi?peringkat organisasi?

3. Sejauhmanakah keputusan-keputusan 3. Sejauhmanakah keputusan-keputusan yang dibuat selari dengan strategi?yang dibuat selari dengan strategi?

4. Sejauhmanakah strategi yang 4. Sejauhmanakah strategi yang ditetapkan bawah tanggungjawab ditetapkan bawah tanggungjawab anda dipastikan daripada ketekalan anda dipastikan daripada ketekalan dan keselarasannya? dan keselarasannya?

PENILAIAN

Penilaian presatasiPenilaian presatasi

Peringkat terakhirPeringkat terakhirMemaklumkan pencapaian sebenarMemaklumkan pencapaian sebenarMengenalpasti sejauh mana stategi Mengenalpasti sejauh mana stategi

mencapai objektif dan memmenuhi mencapai objektif dan memmenuhi visivisi

Alat penggera jika dibuat berkala.Alat penggera jika dibuat berkala.

Komponen penilaian prestasiKomponen penilaian prestasi

Kenal pasti apa yang hendak dinilaiKenal pasti apa yang hendak dinilaiKenal pasti piawai yang dijadikan Kenal pasti piawai yang dijadikan

perbandingan.perbandingan.Dilakukan dalam tempoh masa Dilakukan dalam tempoh masa

ditetapkanditetapkanPrestasi benar-benar dibanding piawaiPrestasi benar-benar dibanding piawaiPastikan langkah-langkah pembaikan Pastikan langkah-langkah pembaikan

dilaksanakan.dilaksanakan.

THE CONTROL THE CONTROL PROCESSPROCESS

@ Pearson Education Canada Inc.

PROSES KAWALANPROSES KAWALAN

Kawalan melibatkan Kawalan melibatkan EMPATEMPAT kaedahkaedahAndaianAndaian bahawa standard prestasi telah bahawa standard prestasi telah wujud, contohnya:wujud, contohnya: Objektif khusus telah ditentukan Objektif khusus telah ditentukan

dalam perancangandalam perancangan

1.1. Kaedah Pengukuran:Kaedah Pengukuran: Pemerhatian perseorangan Pemerhatian perseorangan

(memerlukan liputan luas)(memerlukan liputan luas) Management By Walking Around Management By Walking Around

(MBWA) Masalah-berat sebelah (MBWA) Masalah-berat sebelah (biased)(biased)

BERSAMBUNG

PROSES KAWALANPROSES KAWALAN

2. Laporan Statistik – (senang 2. Laporan Statistik – (senang dilihat dan berguna untuk dilihat dan berguna untuk melihat perhubungan antara melihat perhubungan antara pembolehubah)pembolehubah)

Masalah- tidak semuanya Masalah- tidak semuanya boleh diukur dengan boleh diukur dengan mudah.mudah.

3. Laporan Lisan – (merangkumi 3. Laporan Lisan – (merangkumi mesyuarat, panggilan telefon dll.)mesyuarat, panggilan telefon dll.)

Masalah- sukar untuk menapis Masalah- sukar untuk menapis maklumat.maklumat.

4. Laporan Bertulis – (lebih 4. Laporan Bertulis – (lebih komprehensif dan bermaklumat)komprehensif dan bermaklumat)

Mudah menyimpan dan Mudah menyimpan dan mengakses.mengakses.

Dua jenis penilaian:Dua jenis penilaian:

Penilaian pencapaian Penilaian pencapaian objektif jangka panjangobjektif jangka panjang

Penilaian pencapaian Penilaian pencapaian objektif jangka pendekobjektif jangka pendek

PENILAIAN STRATEGI

Penilaian/kajian semula perlu Penilaian/kajian semula perlu meliputi:meliputi:

Matlamat strategikMatlamat strategik

Strategi-strategiStrategi-strategi

Pelan tindakan/taktikalPelan tindakan/taktikal

ObjektifObjektif

Indikator (KPI)Indikator (KPI)

Prestasi sebenar (berjaya/gagal)Prestasi sebenar (berjaya/gagal)

Punca kegagalanPunca kegagalan

Tindakan pembetulan dan Tindakan pembetulan dan implikasi implikasi masa hadapan (tindakan masa hadapan (tindakan susulan)susulan)

Penambahbaikan berterusanPenambahbaikan berterusan

Faktor kegagalan dan kunci Faktor kegagalan dan kunci kejayaan Penilaian Stratregikkejayaan Penilaian Stratregik

Kunci KejayaanKunci Kejayaan Menetapkan Menetapkan

peranan dan peranan dan tanggungjawabtanggungjawab

Guna penilaian Guna penilaian untuk untuk memahami memahami sesuatu sesuatu organisasi organisasi

Faktor KegagalanFaktor Kegagalan Tiada akauntabilitiTiada akauntabiliti Hanya berfokus Hanya berfokus

kepada kepada kecekapankecekapan

Guna terlalu Guna terlalu banyak banyak pengukuranpengukuran

Hanya berfokus Hanya berfokus kepadakepada punca punca sahajasahaja

Faktor KegagalanFaktor KegagalanGuna pengukuran Guna pengukuran

untuk kawalanuntuk kawalanTidak pernah Tidak pernah

menyemak menyemak pengukuranpengukuran

Gagal mengguna Gagal mengguna pengukuran untuk pengukuran untuk membuat strategi; membuat strategi; keputusan keputusan berdasarkan fakta; berdasarkan fakta; tetapi hanya tetapi hanya berguna untuk berguna untuk kawalankawalan

Kunci KejayaanKunci Kejayaan Guna penilaian untuk Guna penilaian untuk

menyediakan menyediakan integrasi, dan integrasi, dan pandangan masa pandangan masa depan yang berfokusdepan yang berfokus

Kemas kini sistem Kemas kini sistem penilaianpenilaian

Penilaian Penilaian menyediakan maklum menyediakan maklum balas berkualiti pada balas berkualiti pada proses pengurusan proses pengurusan strategikstrategik

Memperbaharui StrategiMemperbaharui Strategi

1. Hendaklah mengesahkan bahawa 1. Hendaklah mengesahkan bahawa berlaku penyimpangan daripada berlaku penyimpangan daripada matlamat yang ditetapkan.matlamat yang ditetapkan.

2. Ahli kumpulan hendaklah membuat 2. Ahli kumpulan hendaklah membuat kajian semula tanpa membuat kajian semula tanpa membuat sebarang tuduhan, menunjuk-nunjuk, sebarang tuduhan, menunjuk-nunjuk, dan menuding jari kepada sesiapa.dan menuding jari kepada sesiapa.

3.3. Ahli kumpulan hendaklah Ahli kumpulan hendaklah bersatu dengan visi.bersatu dengan visi.

4.4. Mengemas kini strategi Mengemas kini strategi mengikut sifat/jenis ancaman.mengikut sifat/jenis ancaman.

Pusingan Semula Pusingan Semula Proses Perancangan Proses Perancangan

Strategik Strategik

Cadangan bagi Meneliti Semula Cadangan bagi Meneliti Semula PelanPelan

Semasa Fasa Pra-Perancangan:Semasa Fasa Pra-Perancangan:

Bentuk soalan temu bual berdasarkan Bentuk soalan temu bual berdasarkan jangkaan (ekspektasi) pihak pengurusan jangkaan (ekspektasi) pihak pengurusan atasan dan kematangan organisasiatasan dan kematangan organisasi

Gerakkan kumpulan fokus bagi Gerakkan kumpulan fokus bagi mengumpul input daripada pengurus mengumpul input daripada pengurus dan staf sokongandan staf sokongan

Jalankan kajian semula terhadap Jalankan kajian semula terhadap pelangganpelanggan

Menganalisis hasil tinjauan yang Menganalisis hasil tinjauan yang terbaru serta pencapaian terbaru serta pencapaian

Memahami keputusan analisis Memahami keputusan analisis penilaianpenilaian

SambunganSambungan

Semasa Fasa Perancangan:Semasa Fasa Perancangan:

Pelbagaikan kaedah sumbang saran bagi Pelbagaikan kaedah sumbang saran bagi mendapatkan sebarang kemungkinanmendapatkan sebarang kemungkinan

Pastikan perkembangan pelan penilaian strategik Pastikan perkembangan pelan penilaian strategik diambil kiradiambil kira

Fokus kepada perancangan baru dan Fokus kepada perancangan baru dan pelaksanaannya berdasarkan pengalaman yang pelaksanaannya berdasarkan pengalaman yang dipelajari (lessons learned)dipelajari (lessons learned)

Peringatan:Peringatan:

Meneliti semula pelan strategik yang Meneliti semula pelan strategik yang telah lama (telah lama (shelfwareshelfware) sering dilihat ) sering dilihat sebagai satu bebanan kerja dan tidak sebagai satu bebanan kerja dan tidak diambil kira secara serius.diambil kira secara serius.

1.1.Pihak pengurusan atasan mengandaikan Pihak pengurusan atasan mengandaikan bahawa mereka boleh mendelegasikan bahawa mereka boleh mendelegasikan fungsi perancangan kepada perancang fungsi perancangan kepada perancang sahaja.sahaja.

2.2.Pihak pengurusan atasan begitu asyik Pihak pengurusan atasan begitu asyik atau leka dengan masalah semasa/rutin atau leka dengan masalah semasa/rutin sehingga tidak ada masa untuk melakukan sehingga tidak ada masa untuk melakukan perancangan jangka masa panjang dan perancangan jangka masa panjang dan proses ini telah menjadi sebati dalam proses ini telah menjadi sebati dalam kalangan pihak pengurus dan stafnya.kalangan pihak pengurus dan stafnya.

Punca kegagalan dalam Perancangan Strategik

3. Gagal untuk membina visi dan misi 3. Gagal untuk membina visi dan misi organisasi yang sesuai dan baik organisasi yang sesuai dan baik sebagai asas bagi pembinaan pelan sebagai asas bagi pembinaan pelan perancangan jangka panjang.perancangan jangka panjang.

4.4. Gagal untuk membuat andaian yang Gagal untuk membuat andaian yang sepatutnya terhadap staf yang perlu sepatutnya terhadap staf yang perlu terlibat dalam proses perancangan.terlibat dalam proses perancangan.

5.5.Gagal untuk menggunakan apa-apa yang Gagal untuk menggunakan apa-apa yang dirancang dalam pelan perancangan dirancang dalam pelan perancangan strategik sebagai satu piawaian strategik sebagai satu piawaian (standards) untuk mengukur prestasi (standards) untuk mengukur prestasi pengurusan organisasi.pengurusan organisasi.

6.6.Gagal untuk membina iklim dalaman Gagal untuk membina iklim dalaman organisasi yang sesuai dan organisasi yang sesuai dan menggalakkan setiap ahli berfikir secara menggalakkan setiap ahli berfikir secara kreatif serta merancang dengan kreatif serta merancang dengan sistematik.sistematik.

7.Menganggap bahawa perancangan 7.Menganggap bahawa perancangan strategik yang komprehensif ini strategik yang komprehensif ini adalah sesuatu yang berasingan adalah sesuatu yang berasingan daripada keseluruhan proses daripada keseluruhan proses pengurusan lain dalam organisasi.pengurusan lain dalam organisasi.

8.Terlalu banyak formaliti dalam 8.Terlalu banyak formaliti dalam sistem yang kurang fleksibel, rigid, sistem yang kurang fleksibel, rigid, kompleks dan menghalang kepada kompleks dan menghalang kepada kreativiti.kreativiti.

9.9. Pihak pengurusan atasan gagal untuk Pihak pengurusan atasan gagal untuk menyemak atau mengenal pasti menyemak atau mengenal pasti jabatan jabatan

atau bahagian yang membina atau bahagian yang membina perancangan jangka panjang .perancangan jangka panjang .

10. Pihak pengurusan atasan menolak 10. Pihak pengurusan atasan menolak mekanisme perancangan formal tetapi mekanisme perancangan formal tetapi

lebih yakin untuk membuat keputusan lebih yakin untuk membuat keputusan secara gerak hati (secara gerak hati (intuitiveintuitive). Hal ini ). Hal ini akan menimbulkan konflik dengan akan menimbulkan konflik dengan perancangan formal.perancangan formal.

SESI PERBENGKELAN

Setiap kumpulan dikehendaki menyediakan Pelan Tindakan untuk meningkatkan prestasi aspek-aspek yang berkaitan dalam maklumat yang disediakan:

Kumpulan 1

Penguasaan Bahasa Inggeris murid yang rendah.

Kumpulan 2

Perlaksanaan PPSMI di sekolah yang belum

memuaskan.

Kumpulan 3

Prestasi Yang Rendah Dalam Peperiksaan Awam

Kumpulan 4

Pengurusan Panitia yang kurang berkesan

Kumpulan 5

Ramai Murid Tidak Menguasai 3M

RENUNGANRENUNGAN

Pengurusan dan perancangan Pengurusan dan perancangan strategik adalah berkaitan strategik adalah berkaitan dengan membuat keputusan. dengan membuat keputusan.

Keputusan yang dibuat pada hari Keputusan yang dibuat pada hari ini, amat penting untuk hari esok ini, amat penting untuk hari esok dan masa depan.dan masa depan.

Kesilapan seorang doktor mungkin Kesilapan seorang doktor mungkin menyebabkan kehilangan satu menyebabkan kehilangan satu nyawa, tetapi…nyawa, tetapi…

Kesilapan seorang pendidik akan Kesilapan seorang pendidik akan merosakkan satu generasi.merosakkan satu generasi.

SEKIAN

TERIMA KASIH