penyelia asrama.doc

FAIL MEJA

JAWATAN DAN GRED :

NAMA AGENSI :

ALAMAT :

NO.TELEFON :

NO.FAKS :

EMEL :

LOGO SEKOLAH

NAMA SEKOLAH

ISI KANDUNGAN

BIL TAJUK MUKA SURAT

KulitIsi Kandungan

1.0 Maklumat Pegawai2.0 Latar Belakang Sekolah3.0 Visi dan Misi Sekolah /Asrama4.0 Objektif Sekolah / Asrama5.0 Carta Organisasi Sekolah6.0 Carta Organisasi Asrama7.0 Carta Organisasi Exco Asrama 8.0 Perincian Senarai Tugas 9.0 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai10.0 Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak

10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid10.2 Pengurusan Bilik-Bilik Khas10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori10.5 Pengurusan Kewangan Asrama10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama10.7 Pengurusan Pembelian10.8 Pengurusan Pembayaran10.9 Pengurusan Pelupusan Aset10.10Pengurusan Yuran Asrama10.11Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak10.12Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan

Keselamatan10.13Pegurusan Kesihatan10.14Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /

Peralatan

11.0 Norma Kerja12.0 Senarai Undang-undang / Peraturan13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan14.0 Senarai Borang Yang Digunakan15.0 Senarai Tugas Harian

KANDUGAN FAIL MEJA

Objektif Jabatan/Pejabat

Senarai Tugas Harian

Objektif Bahagian/Unit

Carta Aliran Kerja

Senarai Semak/Checklist Proses Kerja

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan

Peraturan-Peraturan Pentadbiran

Senarai Undang-Undang/Peraturan

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Norma Kerja

FAIL MEJA

1.0 MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA

NAMA

JAWATAN HAKIKI

GRED JAWATAN

BAHAGIAN / UNIT

TARIKH LANTIKAN KE JAWATAN SEKARANG

2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH

3.O VISI DAN MISI SEKOLAH (ASRAMA)

VISI SEKOLAH

MISI SEKOLAH

4.0 OBJEKTIF SEKOLAH

5.0 Carta Organisasi Sekolah

6.0 Carta Organisasi Asrama

7.0 Carta Organisasi Exco Asrama

PENGETUA / GURU BESAR

PKHEM

KETUA WARDEN

KETUAPENYELIA

EXCO PEMBANGUNAN

SAHSIAH

EXCO PEMBANGUNAN KOKURIKULUM

WARDEN

EXCO PEMBANGUNAN

TEKNOLOGI

EXCO PEMBANGUNAN

AKADEMIK

PENYELIA PEMBANTU PENGURUSAN

MURID

EXCO PEMBANGUNAN PATRIOTISME

MURID ASRAMA

8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS PENYELIA ASRAMA

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID

Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid

ke asrama.

Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).

Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK

HEM.

Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan

memberi borang tawaran semula kepada murid lama.

Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk

proses pemilihan dan simpanan rekod.

Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.

Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan

ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).

Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut

jumlah murid yang ditetapkan.

Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah

ditetapkan.

Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk

ditandatangani.

2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.

Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.

Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco

Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.

Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)

Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan.

Memasukkan data murid.

Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.

Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama

dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh

Pengetua/Guru Besar.

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).

Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil

Akuan Penerimaan (SAP).

Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh

Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.

Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di

asrama dalam dua salinan.

5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA

Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.

Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama

dari Pengetua/Guru Besar.

Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan

Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).

Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program

asrama.

Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.

Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan

Pengetua/Guru Besar.

Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.

Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

6. PENGURUSAN BUKU TUNAI

Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,

Buku Subsidiari dan Daftar Bil.

Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.

Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku

Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.

Membuat imbangan di akhir setiap bulan.

Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.

Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.

Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.

Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN

Memastikan tahap stok.

Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara

sebutharga).

Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan

harga dan kualiti barang.

Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.

Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.

Menerima dan menyemak barang yang diterima serta

menandatangani pada invois.

Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk

direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.

8. PENGURUSAN PEMBAYARAN

Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal

disertakan bersama bil.

Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.

Menyediakan baucer dan cek bayaran.

Merekod dalam Buku Tunai.

Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.

Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.

Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit

pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad

daftar inventori dan harta modal.

Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.

Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang

wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.

Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am

JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan

pelupusan.

Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan

pada borang Kew.PA-17.

Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan

pengesahan pengetua.

Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.

Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.

Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA

10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama.

10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.

10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.

10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.

10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.

10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.

10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.

10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK

11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.

11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.

11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).

11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.

11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.

11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.

11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian.

11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.

11.9 Proses penyediaan makanan bermula.

11.10Menilai mutu masakan.

11.11Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.

11.12Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.

11.13Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).

11.14Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.

11.15Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada Sekolah.

11.16Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.

12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN

12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.


12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.

12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.

12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.

12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.

12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang Syarikat.

12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN

12.1 Menerima laporan.12.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.12.3 Menyediakan borang rawatan.12.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.12.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid

dimasukkan ke wad.12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa

ketiadaan warden.12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya

mendapat cuti sakit.

14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN PERALATAN

14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis

kerosakkan.14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika

kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.

14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja

siap dengan sempurna

9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada

Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Diberi

Tugas Pegawai Lain Yang Ada

Hubungan

PengetuaPK HEM

PK HEMKetua Warden

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1)1.3 Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK HEM. 1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang telah lengkap untuk proses pemilihan dan simpanan rekod.1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama 1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan ditolak.

Menentukan bilik-bilik dorm

Pembantu Am RendahWardenPembantu Am Rendah

1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut jumlah murid yang ditetapkan. 1.9. Mengurus penempatan murid di dorm-dorm yang telah ditetapkan. 1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.

2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) , carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan plan kebakaran 2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

Menentukan bilik-bilik

Pekerja swasta pembersihan

PENGETUAGPK HEMGPK KOKOGPK PENTADBIRAN

3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)3.1 Merujuk fail-fail maklumat murid. 3.2 Memasukkan data murid3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa. 3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua/Gurubesar.

SU PeperiksaanSU SukanGuru DisiplinWarden

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan asrama.4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.

PengetuaPK HEM

5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA

5.1 Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.

5.2 Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar.

5.3 Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).

5.4 Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama.

1. Menyemak Buku Tunai

2. Menentukan perancangan / aktiviiti yang diperlukan

Ketua WardenKetua Pembantu Tadbir

5.5 Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.

5.6 Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar.

5.7 Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.

5.8 Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

1.Pengetua2.GPK HEM3.GPK Pentadbiran

6. PENGURUSAN BUKU TUNAI

6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil.

6.2 Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.

6.3 Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.

6.4 Membuat imbangan di akhir setiap bulan.

6.5 Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.

6.6 Mendapatkan pengesahan dan tandatangan

1.Menentukan perbelanjaan mengikut peruntukan2.Menyimpan Buku Tunai ditempat yang berkunci

Audit Dalaman (Pemeriksa Kira-kira)

6.7 daripada Pengetua/Guru Besar.6.8 Menyimpan Buku Tunai di dalam almari

berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN

7.1. Memastikan tahap stok.

7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga).

7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang.

7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.

7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.

7.6. Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangani pada invois.

7.7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.

8. PENGURUSAN PEMBAYARAN

8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan

Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.

8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.

8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.

8.4. Merekod dalam Buku Tunai.

8.5. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.

8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.

8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

9.1 Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal.

9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.

9.3 Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa

aset sekolah.

9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.

9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17.

9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan pengetua.

9.7 Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.

9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.

9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA

10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama.

10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.

10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.

10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.

10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.

10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.

10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.

10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK

11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.

11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.

11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).


11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.

11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.

11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian.

11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.

11.9 Proses penyediaan makanan bermula.

11.10 Menilai mutu masakan.

11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.

11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.

11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).

11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.

12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN

12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.


12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.

12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.

12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.

12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.

12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang Syarikat.

12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN

13.1 Menerima laporan.

13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.

13.3 Menyediakan borang rawatan.

13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.

13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid dimasukkan ke wad.

13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden.

13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.

14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN/PERALATAN

Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.

14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.

14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakkan.

14.3 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.

14.4 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.

14.5 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.

14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.

10.0 Proses Kerja Utama10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjaw

ab

SeksyenUndang-Undang / Peraturan

1. Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama.

2. Menyediakan borangkemasukan ke asrama (Lampiran 1).

3. Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua / PK HEM.

4. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.

5. Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk proses pemilihan dan simpanan rekod.

6. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama

7. Memproses Borang Permohonan

8. Menentukan bilangan dorm dan peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan.

9.10.Menguruskan penempatan murid

di dorm-dorm yang telah ditetapkan.

10. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.

Ketua Warden

Penyelia Asrama

Warden

Ketua Warden

Ketua Warden

Penyelia asrama

Penyelia Asrama

Ketua warden

Warden

Warden KEW-PA 7

10.0 Carta Aliran Kerja

10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

10.0 Senarai Semak

MULA

TAMAT

Menyediakan borang tawaran kemasukan murid

Mengadakan mesyuarat pengurusan asrama kemasukan murid

Mengagihkan borang permohonan

Lengkap ?Mengisi semua borang

Memberi surat tawaran kepada murid yang berjaya

Ya

tidak

Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas asrama / warden/ penyelia asrama

Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori

Mengedarkan senarai inventori kepada murid asrama

Menentukan bilik penginapan pelajar

Mengumpul dokumen peribadi murid asrama yang tinggal di asrama

10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

Bil Tindakan Tanda (√ )

Catatan

1. Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama.

2. Menyediakan borangkemasukan ke asrama (Lampiran 1).

3. Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua / PK HEM.

4. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.



7. Memproses Borang Permohonan

8. Menentukan bilangan dorm dan peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan.

9. Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yangtelah ditetapkan.


10.0 Proses Kerja Utama

10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawa

b

Seksyen Undang-Undang/Peraturan

1. Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.

2. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.

3. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.

4. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

Penyelia Asrama

Ketua Waden/Warden

Warden

Warden



10.0 Senarai Semak

Membersihkan, menyusun dan menceriakan semula

MULA

Mengenalpasti bilik yang diperlukan

Melengkapkan perabot dan alat kelengkapan

Mengumpul dan menyimpan rekod pelajar

Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan peralatan serta perabot bilik khas

Menyelia bilik dari masa ke semasa

Puas Hati?

MULA



Catatan


2. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.

3. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan

4. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA7), carta organisasi exco bilik, senarai tugas dan pelan kebakaran

10.0 Proses Kerja Utama10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama

(SMA)

Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan /

Dirujuk

Seksyen Undang-Undang / Peraturan

1. Merujuk fail-fail maklumat murid

2. Memasukkan data murid

3. Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.

4. Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua / Guru Besar

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia asrama

JU SMA

10.0 Carta Aliran Kerja10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama

(SMA)

10.0 Senarai Semak10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama

(SMA)

MULA

TAMAT

Menyediakan maklumat individu murid dan mengasingkan mengikut tingkatan

Memasukkan data

Mendapatkan maklumat dari sumber lain

Mengemaskini data

Menghantar data kepada JU pada tarikh

yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)


Catatan

1. Menyediakan maklumat individu

2. Memasukkan data pelajar

3. Mengemaskini data pelajar

4. Menghantar data kepada JU

10.0 Proses Kerja Utama10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori

Proses KerjaPegawai Yang Seksyen Undang-

Meluluskan/Dirujuk Undang / Peraturan

1. Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).

2. Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP).

3. Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama yang telah ditetapkan.

4. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.

Pengetua

Penyelia Asrama

Pegawai Aset

Pengawai Aset / Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori

MULA

10.0 Senarai Semak10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).

Memastikan Penyelia Asrama terlibat didalam AJK PAK

Memastikan pegawai aset masih dalam tempoh sah laku

Menerima bekalan daripada Pegawai Aset

Memastikan Penyelia Asrama terlibat didalam AJK PAK

TAMAT

Melabelkan peralatan mengikut no.siri yang ditetapkan

2. Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP).

3. Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.

4. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.

10.0 Proses Kerja Utama10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama


Dirujuk


1. Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah / asrama.

2. Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua / Guru Besar.

3. Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama (BMA), Yuran Makan, WLMA, dan Pelbagai.

4. Menyediakan kertas kerja (Lampiran 4) cadangan aktiviti / program asrama.

5. Mendapat kelulusan didalam mesyuarat AJK kewangan.

6. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua / Guru Besar.

7. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.

8. Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

Pengetua

Pengetua

Penyelia asrama / Warden

Warden

Pengetua

Pengetua

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama

MULA

10.0 Senarai Semak10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama


Catatan

1. Menganggotai jawatankuasa

Menganggotai jawatankuasa pengurusan sekolah

Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus LPBT,BMA,Yuran Makan,WLMA dan Pelbagai.

Mendapatkan surat penurunan kuasa

Menyediakan kertas kerja cadangan aktiviti / program.

TAMAT

Mendapat kelulusan ?

Menyimpan rekod

Mengurus pembelian dan bekalan

Tidak

Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk kelulusan kepada Pengetua.

Ya

pengurusan kewangan sekolah/asrama

2.Mendapatkan Surat Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar

3. Menyediakan cadangan anggaran belanja LPBT, Bantuan Makanan,Yuran Makan,WALMA dan Pelbagai

4. Menyediakan kertas kerja (Lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama

5. Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK Kewangan

6.Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar

7.Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama

8.Menyimpan rekod kewangan dengan baik

10.0 Proses Kerja Utama10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab

Seksyen Undang Undang / Peraturan

1. Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku

Pengetua/ Guru Besar

Resit pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil.

2. Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.

3. Merekod terimaan dan bayaran mengikut lajur yang ditetapkan.

4. Merekod Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.

5. Membuat imbangan di akhir setiap bulan.

6. Membuat Penyesuaian Bank Dan Patskom.

7. Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.

8. Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua / Guru Besar.

9. Menyimpan Buku Tunai didalam almari berkunci. (akta undang-undang)

Pembantu tadbir / Penyelia Asrama






Pengetua / Guru Besar

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku Subsidiari

Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan

MULA


Catatan

1. Dapatkan Buku Tunai Asrama

2. Tulis/catatan baki awal tahun pada setiap peruntukan

3. Ada terimaan? Catat terimaan kedalam Buku Tunai

4. Ada bayaran? Catatkan bayaran ke dalam buku tunai

Membuat imbangan pada akhir bulan

TAMAT

Mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar

Menyimpan Buku Tunai

Membuat pembetulan

Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,Buku Subsidiari dan Daftar Bil

Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom

5. Tutup urusniaga setiap bulan

6. Terima Penyata Bank

7. Sediakan Penyata Penyesuaian Bank Dan Patskom

8. Tandatangan di Buku Tunai oleh Penyelia / Pembantu Tadbir

9. Serah kepada Juru Audit Dalaman Untuk disemak semula

10. Serah pada Pengetua/Guru Besar untuk pengesahan dan tandatangan.

10.0 Senarai Semak10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

10.0 Proses Kerja Utama10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian

Proses Kerja Pegawai yang meluluskan /

Dirujuk

Peruntukan Undang-undang Peraturan

1. Memastikan tahap stok.

2. Menentukan kaedah

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Tatacara Pengurusan Kewangan.Surat pekeliling

pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga).

3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang.

4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.

5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.

6. Menerima dan menyemak barang yang diterima dan pastikan ditandatangani pada Invois.

7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod di Buku Stok / Harta Modal / Inventori.

Penyelia Asrama

Pengetua / GPK 1

Pengetua

kewangan bil. 6 tahun 2006KP.1573/17/F/C/ JLD.13(32)

Buku Pesanan Kerajaan (Am 75) 3 salinan

10.0 Carta Aliran Kerja10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian

Semak Tahap Stok

Menentukan kaedah pembelian

Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat

Menyediakan Nota Minta dan dapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar.

Tidak lengkap

lengkap

Membuat pembetulan

Menerima, menyemak dan menandatangani invois

Menyerahkan barang-barang kepada Pegawai Aset

TAMAT

MULA

10.0 Senarai Semak10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian

Bil Tindakan Tandakan ( / )

Catatan

1 Memastikan tahap stok

2 Menentukan kaedah pembelian (pembelian terus @ secara sebut harga)

3 Mendapatkan sebut harga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang

4 Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar

6 Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal

7 Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangan pada invois.

8 Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk di rekod ke dalam Buku Stok/Harta Modal dan Inventori

10.0 Proses Kerja Utama10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

Proses Kerja Pegawai yang

meluluskan / dirujuk

Peruntukan Undang-Undang

Peraturan

1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.

2. Menyemak jumlah pada bil supaya bersamaan dengan jumlah pada Borang Pesanan dan memastikan barang dalam keadaan baik.

3. Merekod bil ke dalam buku Daftar bil.

4. Menyediakan baucer dan cek bayaran.

5. Merekod dalam Buku Tunai.

6. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua / Guru Besar.

7. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar.

8. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran.

Pengetua / GPK1

10.0 Carta Aliran Kerja10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

MULA

10.0 Senarai Semak10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran


Catatan

1 Menerima bil dari pembekal dan

Menerima bil dari pembekal

Merekod bil kedalam Buku Daftar

Sediakan Baucer dan Cek Bayaran

Merekod ke dalam Buku Tunai

Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.

Lulus

Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar

Tidak lulus

Membuat pembetulan

TAMAT

memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil

2 Menyemak jumlah pada bil supaya bersamaan dengan jumlah pada Borang Pesanan dan memastikan barang yang diterima dalam keadaan baik

3 Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil

4 Menyediakan Baucer dan Cek Bayaran

5 Merekod dalam Buku Tunai

6 Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar

7 Mendapatkan pengesahan tandatangan Pengetua/Guru Besar

8 Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran

10.0 Proses Kerja Utama10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan / Dirujuk


1. Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal.

2. Mendapatkan borang Kew.PA-15 daripada Pegawai Aset.

3. Mengisi Borang Kew.Pa-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.

4. Menghantar Borang Kew.PA-17 dan Kew.PA-15 ke Unit Am JPNM/ Bahagian SBP / Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.

5. Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17.

6. Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar.

7. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.

8. Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.

9. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Pengetua

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Pengetua

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Kew.PA-15

Pekeliling Tatacara Pengurusan Aset (5207)

Kew.PA-17

Kew.PA-19

10.0 Carta Aliran Kerja10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

10.0 Senarai Semak10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal

Mengisi borang Kew.PA 15

Mengisi borang Kew-PA 17 yang disahkan oleh dua orang wakil pemeriksa asset.

Menghantar Kew-PA 15 dan 17

Melupuskan barang mengikut cadangan Kew-PA 17

Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan Pengetua/ Guru Besar

Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara

Mendapatkan resit dari Perbendaharaan

Mengemaskini stok dan membuat catatan.

MULA

TAMAT


Catatan

1 Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal

2 Mendapatkan borang Kew-PA 15 daripada pegawai aset

3 Mengisi borang Kew-PA 17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.

4 Menghantar borang Kew-PA 17 dan Kew-PA 15 ke Unit Am JPNM/ Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.

5 Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew-PA 17.

6 Mengisi sijil pelupusan barang (Kew-PA 19) dan mendapatkan pengesahan Pengetua.

7. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.

8. Mendapatkan resit daripada Perbendaharaan Negara.

9. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang di syorkan.

10.0 Proses Kerja Utama10.10

Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama


Dirujuk


1. Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama. 2. Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.

3. Menerima surat kelulusan / kuasa mengutip yuran.

4.Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.

5. Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

6. Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.

7. Memberi laporan kepada Pengetua.

8. Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa pelajar yang tidak menjelaskan yuran.

9. Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

Pembantu Tadbir

Unit Pendaftar sekolah

Pengetua

Pembantu tadbir

Penyelia Asrama

Pembantu Tadbir

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja10.10


10.0 Senarai Semak10.10


TAMAT

MULA

Menentukan jenis kutipan.

Semakan tunggakan yuran murid

Menerima surat kuasa mengutip yuran

Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa

Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir

Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit murid

Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar

Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut keperluan

Tidak

Ya

Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini rekod


Catatan

1 Menentukan jenis kutipan yuran dalam mesyuarat jawatan kuasa kewangan asrama

2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.

3 Menerima surat kelulusan kuasa mengutip yuran.

4 Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar mengikut keperluan.

5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan Resit Pejabat..

7. Memberi laporan kepada Pengetua

8. Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.

9. Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini Rekod.


Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak


Dirujuk


1. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.

2. Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.

3. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(Lampiran 5).

4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.

5. Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.

6. Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai Lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.

7. Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).

8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.

9. Proses penyediaan makanan bermula.

10.Menilai mutu masakan.

11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.

12.Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.

13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).

14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM / JPNM tiga bulan sekali.

15.Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Tukang Masak

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Tukang Masak

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

48 jam sebelum sajian

Sekolah.

16.Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.

Penyelia Asrama



Memastikan semua dokumen berkaitan

Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserah kepada kontraktor

Sediakan borang pesanan format 8

Memeriksa spesifikasi bahan mentah

Mendapatkan surat setuju terima

Tidak

Ya

Menganggotai mesyuarat dengan kontraktor

Periksa bahan kering

Bahan mentah ditolak / minta ganti Penyediaan makanan

Menilai mutu masakan

Pamerkan senarai barang



MULA

TAMAT

Menghantar laporan bulanan ke JPNM

Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2 jam dari waktu sajian

Menyediakan laporan harian dan laporan kendiri

Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM

Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat

Menyemak peralatan yang dikembalikan


Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan

MULA

TAMAT


Catatan

1. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM

2. Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.

Perjanjian Kontrak/Buku Pesanan/Buku Laporan Harian/ Buku Laporan Bulanan/Buku Laporan Prestasi Kontraktor dan Buku Daftar Denda

3. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik (lampiran 5).


5. Mempamerkan senarai bahan kering (lampiran G) pada stor bahan kering.

6. Memeriksa bahan-bahan kering yang dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.

7. Menyediakan borang pesanan (Format 8) 48jam sebelum sajian.

8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.

9. Proses penyediaan makanan bermula.

10 Menilai mutu masakan

11. Menyediakan laporan harian (Format 1) dan laporan kendiri dewan makan.

12. Memastikan pembersihan

dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.

13. Menghantar laporan bulanan (Format 2) ke JPNM.

14. Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.

15. Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh kontraktor kepada sekolah.

16. Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.




Dirujuk


1. Mendapatkan Surat Setuju Terima.


3. Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.

4. Menyediakan senarai maklumat pekerja.

5. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.

6. Memastikan kerja-kerja dijalankanmengikut jadual yang ditetapkan.

7. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang syarikat.

8. Menyediakan laporan prestasi syarikat.

Penyelia Asrama/ Warden

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama


Mendapatkan surat setuju terima

Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga kontraktor

Menyediakan senarai maklumat pekerja

Mendapatkan senarai dan skop kerja

Mendapatkan perjanjian kontrak

Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang syarikat

Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual

Menyediakan laporan prestasi syarikat

10.12


10.0 Senarai Semak10.1 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan

MULA

TAMAT

2 Keselamatan


Catatan

1. Mendapatkan surat setuju terima daripada syarikat.

2. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor

3. Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.

4. Menyediakan senarai maklumat pekerja.

5. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.

6. Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.

7. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi dan undang-undang syarikat

8. Menyediakan laporan prestasi syarikat.


Aktiviti Pengurusan Kesihatan

Proses kerja Pegawai Yang Meluluskan /

Seksyen Undang-Undang /

DirujukPeraturan

1. Menerima laporan.

2. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.

3. Menyediakan borang rawatan.

4. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.

5. Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya dimasukkan ke wad.

6. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden.

7. Menguruskan kemasukkan ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti sakit.

Ketua Pengawas AsramaWarden/Penyelia Asrama

Warden/Penyelia Asrama

Penyelia Asrama/Warden

Doktor

Ketua Warden/Warden

Warden/Penyelia Asrama





Pelajar membuat laporan.

Isi borang rawatan ke klinik

Pembedahan/Rawatan susulan

Serius ?

Tidak Lulus

Masuk wad?Tidak Lengkap

Ya

Ya

Rawatan Ringan

Terima laporan.

Ya

Tidak

Maklumkan kepada ibu bapa/penjaga/pentadbir

Menghantar pelajar ke hospital / klinik

Terima rawatan di hospital / klinik

Hadir ke sekolah

Tandatangan kebenaran pembedahan

Hantar peralatan / pakaian pelajar

Terima lawatan / ziarah

Keluar wad

Bilik sakit / rumah

Cuti rehat sakit

MULA

TAMAT


Catatan

1. Menerima laporan.

2. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.

3. Menyediakan borang rawatan.

4. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan waden.

5. Memaklumkan kepada penjaga/ Pentadbir Sekolah sekiranya murid dimasukkan ke wad.

6. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan waden.

7. Menguruskan kemasukan murid ke Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti sakit

10.0 Proses Kerja Utama10.1 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /

Peralatan

4


Dirujuk


1. Menyediakan borang / buku laporan kerosakan.

2. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm asrama.

3. Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan.

4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan

5. Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua / Guru Besar. Jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.

6. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.

7. Memaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.

8. Melaksanakan kerja penyelenggaraan.

9. Menghantar laporan penyelenggaraan.


Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / Peralatan

10.0 Senarai Semak10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /

Peralatan

Memastikan kerja penyelenggaraan dilaksanakan

Hantar laporan selepas penyelenggaraan

Menyediakan buku laporan

Menerima aduan kerosakan

Membuat pemeriksaan susulan untuk mengetahui punca kerosakan

Melaporkan kerosakan

Melaporkan kepada Pengetua setelah kerja siap

MULA

TAMAT

Tidak

Ya

Periksa semula


Catatan

1. Menyediakan borang / Buku Laporan Kerosakan.

2. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm

3. Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan.

4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan.

5. Melaporkan kerosakan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD/JPNM/Bahagian SBP dan Teknik.

6. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.

7. Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.

11.0 NORMA KERJA

Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil (minit)

Jumlah Unit yang boleh dijalankan

dalam seminggu

Jumlah

1 Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk 3 25 75

2 Mengambil tindakakn ke atas surat / memo yang masuk

10 15 150

3 Membuat panggilan / menjawab telefon berhubung tugas yang perlu / sedang diuruskan

10 30 300

4 Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan asrama

60 3 180

5 Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan sekolah berhubung pengurusan asrama

30 10 300

6 Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal 30 18 540

7 Menyediakan baucar bayaran 45 10 450

8 Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM 120 1 120

9 Pengurusan Pejabat 40 5 200

Jumlah (minit) 2315

12.0 Senarai Undang - Undang & Peraturan

1. Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itu tamat.

2. Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama sekolah hendaklah di buat sekurang-kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.

3. Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari kakitangan tetap kumpulan A.

4. Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.

5. Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.

6. Dokumen perjanjian kontrak hendaklah distamping dalam masa satu bulan dari tarikh kontrak mula berkuatkuasa

7. Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.

8. Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat yang telah dilantik oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item-item yang di luar senarai.

9. Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi RM 10,000 hendaklah dibuat secara sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ini mesti berdaftar dengan PKK.

13.0 Pekeliling – Perbendaharaan dan Perkhidmatan

Bil Perkara1. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002

Pemberian Bantuan Makanan Pelajar2. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009

Pindaan Yuran Makan Asrama4. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2008

Persediaan Menghadapi Sesi Penggal Persekolahan5. Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh

Pindaan Kepada Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil.2/19926. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/2009

Bayaran-bayaran Tambahan Persekolahan7. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan Asrama KPM 2010)

8. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2006Garis Panduan Penggunaan Wang Lebihan Daripada Pemberiaan Bantuan Makanan Asrama

9. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)10. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.2/1977

Lantikan Waden Asrama11. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.1/1982

Elaun Waden12. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/1995

Tatacara Lantikan Warden Asrama13. Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Bil.3/1997

Kadar Baru Elaun Ketua Warden Asrama dan Warden Asrama14. Surat Bahagian Sumber Manusia KPM

(Pelantikan Warden Dikalangan Guru Sandaran Terlatih)15. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.8/1996

Penyalah Gunaan Inhalan16. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/1988

Penyakit-penyakit Demam Kepialu(Tifoid),Taun(Kolera),Penyakit Kuning(Hepatitis A) Dan Keracunan Makanan

17. Surat Pekeliling Kewangan Bil.5/1995Keracunan Makanan Di Sekolah-sekolah

18. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bl.10/2009Pandemik (H1N1) 2009 Di Malaysia

19. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bil.11/2010Pelaksanaan Aktiviti Pencegahan Dan Pengawalan Pandemik Influenza A (H1N1) Di Malaysia

20. Surat Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan Bekalan Kementerian Pendidikan Bil.2/1994Panduan Pelaksanaan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak Di Sekolah-sekolah

14.0 Senarai Borang – Borang Yang Digunakan

1. Buku Pesanan Kerajaan

2. Borang Sebutharga

3. Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67

4. Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah

5. Borang Prestasi Kontraktor Format 2

6. Borang Prestasi Kontraktor Format 3

7. Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9

8. Borang Maklumat Pekerja Format 4

9. Jadual Pembukaan Tender

10. Instrumen Penilaian Piawai Kualiti Asrama Harian (PKAH)

15.0 Senarai Tugas Harian

Nama Pegawai :

Jawatan & Gred : PENYELIA ASRAMA

Tarikh :

Bil Butir-butir Tugas Catatan

penyelia asrama.doc

Documents