penyediaan kertas cadangan

Download Penyediaan Kertas Cadangan

Post on 10-Jun-2015

10.059 views

Category:

Documents

7 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

TAKLIMATPENYEDIAAN KERTAS CADANGAN DAN PANDUAN TUGAS JAWATANKUASA Oleh;Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP. Penolong Pengarah (Naik Pangkat), Pengurusan Sumber Manusia, Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan, Jabatan Pelajaran Negeri Pahang

1

KA ND UN GA N1. Pendahuluan 2. Senarai Jawatankuasa Induk 3. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerja 4. Atur Cara Majlis 5. Senarai Jemputan 6. Anggaran Perbelanjaan 7. Senarai Peralatan / Perkhidmatan 8. Kekangan 9. Jadual Kerja 10.Aturan Pentadbiran 11.Pelan Lakaran Perjalanan Majlis 12.Senarai Tugas Jawatankuasa 13.Kesimpulan

2

PENGENALANKertas cadangan merupakan suatu dokumen yang amat penting disediakan sebelum program berkenaan dijalankan. Penyediaannya dibuat berdasarkan kepada catatan minit mesyuarat perancangan yang telah dipersetujui. Tujuan umum pnyediaan kertas cadangan ialah; a. Memudahkan perbincangan. b. Dokumen bermaklumat untuk ditunjukkan kepada pihak tertentu untuk kelulusan dan kebenaran. c. Dokumen sokongan untuk mendapatkan sumber kewangan dan pembiayaan. d. Panduan kepada AJK mengawal aktiviti supaya tidak terkeluar daripada okjektif asal. e. Suatu bahan sejarah / rujukan di masa akan datang. f. Memenuhi tuntutan dokumentasi ISO bagi sesebuah organisasi.3

CONTOH KULIT LUAR KERTAS CADANGAN

KERTAS CADANGANMAJLIS; Tema; . Perasmian oleh; . Tarikh; Tempat; 4

2.

PENDAHULUANa. Latar belakang Penerangan lanjut tentang program yang dirancang serta kepentingan dan peranannya. b. Matlamat Menyatakan harapan secara khusus daripada semua objektif yang dinyatakan. c. Objektif Menghuraikan semua objektif yang ingin dicapai daripada pelbagai aktiviti yang dijalankan dalam program tersebut.5

(Program Yang Melibatkan DYMM /Menteri Besar / Menteri)

2. SENARAI JAWATANKUASA INDUKPENASIHAT PENGERUSI SETIAUSAHA BENDAHARI : : : : Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat Pengarah / Pegawai Daerah / Pegawai Pelajaran Daerah Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan Dilantik AHLI JAWATANKUASA S/U Sulit DYMM / Pejabat MB Bahagian Majlis Pejabat SUK Ketua Sektor Pengurusan Sekolah Ketua Sektor Peng. Perkhi.Pend. Ketua Unit Pembangunan Ketua Unit Perhubungan Jurutera Daerah, JKR Pegawai Kesihatan Daerah Ketua Polis Daerah Pegawai Perubatan Daerah * * * * * * * * * Setiausaha Majlis Daerah Pejabat Penerangan Daerah Pengurus TNB Daerah Pegawai Bonba Daerah Pegawai Agama Daerah Pegawai Pejabat Haiwan Daerah Penghulu Mukim Pengerusi Lembaga Pengurus Sekolah YDP PIBG Sekolah

6

3.

SEN AR AI JAW ATA NKU ASA PEN GELO LA: : : : : : (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat) Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan Penolong Kanan Pengerusi LPS / YDP PIBG Guru yang dilantik dalam mesyuarat Orang yang sama dalam JK Induk AHLI JAWATANKUASA

PENASIHAT PENGERUSI TIM.PENGERUSI NAIB PENGERUSI SETIAUSAHA BENDAHARI

AJK Jemputan AJK Disiplin AJK Peralatan AJK Pameran AJK Persembahan AJK Buku Atur Cara AJK Keselamatan & Lalulintas AJK Persiapan Khemah AJK Hadiah & Cenderamata AJK Majlis Perasmian AJK Protokol AJK Fotografi & Rakaman AJK Penyediaan Teks Ucapan, Teks Doa & Teks Pengacara Majlis

* * * * * * * * * * * * *

AJK Keceriaan & Kebersihan AJK Seranta AJK Santapan / Jamuan AJK Persiapan Pentas * AJK Persiapan Dewan AJK Persiapan Tempat Jamuan AJK Persiapan Bilik Rehat AJK Kecemasan AJK Siaraya AJK Sambutan AJK Plaque Perasmian AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri Pengacara Majlis Pembaca Doa

7

4.

AT UR CA RA MA JLI SKetibaan dif-dif jemputan Ketibaan YB Menteri Pelajaran

9.00 pagi 9.30 pagi Malaysia

Ketibaan YAB Menteri Besar PerakKeberangkatan Tiba DYAM Raja DiHilir Perak & DYAM Raja

Puan Muda

10.00 pagi

DYMM Raja Permaisuri Perak

Keberangkatan Tiba DYTM Raja Muda Perak Keberangkatan Tiba DYMM Paduka Seri Sultan & Memeriksa Perbarisan Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG Bacaan Doa Persembahan Koir Ucapan Yang Di Pertua PIBG Ucapan Pengetua / Guru Besar Titah Ucapan Perasmian oleh DYMM Paduka Persembahan Murid Penyampaian Hadiah Lawatan Pameran Sesi Bergambar

Seri Sultan Perak _ -

8

5.Bil.

SEN ARA I JEMPU TA NSenarai Jemputan 1 1 1 1 1 1 1 9 9 1 4 2 4 5 9 16 Bil. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Senarai Jemputan

Menteri Besar Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang -Undang Pegawai Kewangan Negeri Exco Pelajaran Mufti Kerajaan Negeri Pengarah Pelajaran Negeri Semua Pegawai Daerah Semua Orang Besar Daerah S/U Sulit DYMM / Pejabat MB Bahagian Majlis SUK Ahli Parlimen ADUN Semua Ketua Sektor JPN Semua PPD Semua Ketua Unit JPN

Ketua Jabatan 35 Penghulu 1 Pengetua 40 Guru Besar 100 Pegawai PPD 6 Ketua Kampung 6 JK PIBG 16 Ibubapa 531

Jumlah

:

800

9

6.Bil. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

AN GGARA N PE RB ELA NJAA NPerkara Jamuan Meja Utama (VVIP) 1 Jamuan Meja (VVIP) 2 Jamuan VIP Jamuan Ibu Bapa & Masyarakat Jamuan Pelajar Plaque Cenderamata Tetamu Kehormat Bunga (Isteri Tetamu Kehormat) Buku Program Teramu Kehormat Buku Program VIP Buku Program Biasa Kad Jemputan & Setem Bunga Manggar Sirih Junjung Bunga Pahar Persembahan (Pakaian & Peralatan lain) Jumlah Keseluruhan : Kos seunit 20 x RM45 40 x RM25 150 x RM15 600 x RM8 800 x RM3 1 x RM3500 1 x RM500 1 x RM100 2 x RM100 200 x RM8 600 x RM2 200 x RM2 10 x RM10 2 x RM20 2 x RM25 RM 900.00 1000.00 2250.00 4800.00 3200.00 3500.00 500.00 100.00 200.00 1600.00 1200.00 400.00 100.00 40.00 50.00 2000.00 RM21,890.00

10

7. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN

Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. JKR Bomba TNB Polis

Jabatan

Bahan / Peralatan Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler, Air Pancut, Kipas. Pancutan air untuk membersihkan kawasan Menyediakan generator / keselamatan letrik Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan Jamuan Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara Latihan Perbarisan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans Pembaca Doa, Teks Doa Penyelenggaraan, Khidmat Bantu

Catatan

Majlis Daerah Pejabat DYMM Bahagian Majlis SUK Penerangan Tentera Pejabat Kesihatan Pejabat Agama JPN / PPD

11

8.Bil.1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

MASALAH YANG DIHADAPIMasalahRuang Sempit dan Air Bertakung Keadaan Becak dan berlopak Semak dan tersumbat Tapak Pagar Jerlus dan tiada berpagar Pecah dan Membahayakan Tiada Sudah Daif Sangat Rendah Kerana Paip yang ada sudah uzur Rosak dan Tersumbat

JenisRuang Perasmian/ Tapak Perhimpunan Laluan Masuk Ke Sekolah Kawasan Perparitan Hadapan Sekolah Pagar Sekolah Penutup Longkang Bilik Rehat DiRaja Pondok Pengawal Tekanan Air Tandas

Cadang PenyelesaianDiluaskan serta diturap semula Diturap semula Dibersihkan Digantikan dengan yang baru Digantikan dengan yang baru Pengubahsuaian bilik darjah yang ada Dibaiki dan dicat semula Gantian paip baru Dibaiki

TindakanJKR / JPN JKR / JPN Majlis Daerah JPN / PPD JPN / PPD JKR / JPN JPN / PPD JPN / JBA JPN / PPD

12

9.TARIKH 31.1.2005 2.2.2005 10.2.2005 17.2.2005 29.2.2005 Minggu 1 Mac 2005 30.2.2005 8.3.2005 18.4.2005 23 & 25 .4. 2005 29.4.2005 3.5.2005 10.5.2005

JA DU AL KERJAPERKARA TINDAKAN Pejabat SUK / JPN Pengetua Pengetua Pengetua JPN / PPD Pengetua JPN / PPD Pengetua JPN / PPD JPN / PPD Semua Yang Terlibat Pengetua

Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh DYMM Sultan Perak Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan Mesyuarat JK Induk 1 Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, tandatangan bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, MB, Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBJ, PPD dll Mesyuarat JK Pengelola 2 Mesyuarat JK Induk 2 Raptai Majlis sebenar berjalan Menghantar Surat Penghargaan Mesyuarat Penutup

13

JPN / PPD / Pengetua

10.Pergerakan/Masa P1 (10,00 pg ) P2 (10.02 pg) P3 (10.05 pg) Acara

ATU RAN PEN TA DBIR ANTatacara Semua jemputan telah berada di tempat masing-masing. Disambut oleh dif-dif kehormat (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ) Diiringi oleh pancaragam sekolah.., Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahar * Nyanyian Lagu Negeri Perak * Persembahan murid * Ucapan Aluan Pengetua * Ucapan Menteri Pendidikan * Titah Ucapan Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque * DYMM membuka tirai plaque * Bacaan Doa * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM, MB, Menteri * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM & Warga Sekolah 14

Keberangkatan tiba DYMM di pintu hadapan sekolah DYMM Sultan dan Permaisuri turun dari kenderaan di Raja Rombongan DYMM berdua di arak ke pentas di Raja & mengambil tempat di atas pentas di Raja

P4 (11.15 pg)

Upacara Perasmian

P5 ( 11.30pg) P6 (12.00tgh) P7 (12.30tgh) P8 (12.45tgh) P8 (1.15tgh)

Lawatan ke Makmal Komputer Lawatan ke Makmal Sains Bilik Rehat DiRaja Jamuan Tengahari Bergambar & Bersurai

11.

PE LAN LAK AR PER JA LAN AN MA JLI SP8 P3 P8 P4

P1

KANTIN

P2

TAPAK PERASMIANBILIK DARJAH BILIK DARJAH P8P6 P7 MAKMAL SAINS P5MAKMAL KOMPUTER

PADANG PERMAINAN

BILIK DARJAH

15

12.

BI DAN G TU GAS DAN TA NGG UNGJAW AB JA WA TA NK UASA KEC ILPENGERUSI (Pengetua / Guru Besar) * * * * * * * * Maklumkan ke pengetahuan JPN, PD, PPD. Setiausaha kepada J.kuasa Induk Pengerusi kepada J.kuasa Pengelola Merancang dan memilih J.kuasa