pengurusan tabung amanah ra & coe

28
PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE BENGKEL PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENYEDIAAN BELANJAWAN HOLIDAY INN MELAKA 10-12 SEPTEMBER 2012 OLEH : AMYRUDIN BIN MOHAMAD MALI [email protected] , Ext : 30571

Upload: docong

Post on 16-Jan-2017

248 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

PENGURUSAN TABUNG

AMANAH RA & COE

BENGKEL PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENYEDIAAN BELANJAWAN

HOLIDAY INN MELAKA

10-12 SEPTEMBER 2012

OLEH :

AMYRUDIN BIN MOHAMAD MALI

[email protected], Ext : 30571

Page 2: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

PENGENALAN

1. KLASIFIKASI TABUNG AMANAH & SUMBER

PERUNTUKAN

2. JENIS PERBELANJAAN DIBENARKAN

3. TANGGUNGJAWAB PTJ (RA , COE)

4. ISU-ISU

5. SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

6. LAMPIRAN RINGKASAN KEPADA SUMBER RUJUKAN /

PERATURAN

Page 3: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

1. KLASIFIKASI TABUNG AMANAH & SUMBER PERUNTUKAN

AKAUN AMANAH RA / COE (BAJET A)

JENIS SUMBER PERUNTUKAN PERBELANJAAN DIBENARKAN

1. Tabung Operasi Sumber Universiti - Perbelanjaan operasiberdasarkan bajet yang diluluskan

2. Tabung Induk Hasil-Hasil Sewaan / KerjaUjikaji sampel

-Menampung Belanja Operasi

3. Tabung Seminar Yuran Peserta/Penajaanluar

-Perbelanjaan mengadakanseminar seperti yang diluluskandalam Kertas Kerja

4. Tabung Perundingan Geran luar daripadaagensi/kerajaan

-Perbelanjaan Kerja-kerjaPerundingan

Page 4: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

2. PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN

PERBELANJAAN OPERASI PERBELANJAAN SEMINAR PERBELANJAAN PERUNDINGAN

SODO B21000 Perjalanan & Sara Hidup-Elaun Makan-Tambang Pengangkutan / EPK-Yuran Kursus-Latihan Staf

- SODO B21000 Perjalanan & Sara Hidup-Elaun Makan-Tambang Pengangkutan / EPK

-

SODO B23000Perhubungan / Utiliti-Bayaran pos biasa, kurier-Telefon-Air, Elektrik- Internet (multimedia)

SODO B23000Perhubungan / Utiliti-Bayaran Pos (Kad jemputan), kurier

SODO B23000Perhubungan / Utiliti-Bayaran Pos (Kad jemputan), kurier

Page 5: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

** Lantikan RA/RO adalah tidak dibenarkan menggunakan peruntukan Operasi Pusat Kecemerlangan. Lantikan Kontrak/sementara perlu dibuat menerusi Pejabat Pendaftar

PERBELANJAAN OPERASI PERBELANJAAN SEMINAR

PERBELANJAAN PERUNDINGAN

SODO B24000Sewaan-Bangunan, Ruang, Kenderaan, Alatan, Khemah,Perabot, Kelengkapan

SODO B24000Sewaan-Ruang makmal, dewan seminar,

SODO B24000Sewaan-Ruang makmal, dewanseminar,

SODO B26000Bahan Mentah untuk penyelenggaraandan pembaikan- Alat ganti

- -

SODO B27000Bekalan-Alat tulis, Kertas, toner,

SODO B27000Bekalan- Bahan guna habis, alatulis, kertas

SODO B27000Bekalan- Bahan guna habis, alatulis, kertas

SODO B28000Penyelenggaraan & Pembaikan Kecil- Bangunan, Kemudahan Elektrik, Kenderaan, Peralatan & Lengkapan,Komputer, Alatan Makmal

- -

PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN-SAMB…

Page 6: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

** Lantikan RA/RO adalah tidak dibenarkan menggunakan peruntukan Operasi Pusat Kecemerlangan. Lantikan Kontrak/sementara perlu dibuat menerusi Pejabat Pendaftar

PERBELANJAAN OPERASI PERBELANJAAN SEMINAR

PERBELANJAAN PERUNDINGAN

SODO B29000Perkhidmatan Ikhtisas danHospitaliti-Bengkel Perancangan PTJ (Pakej)-Upah-Bayaran Syarahan Sambilan-Keraian-Pendahuluan Pelbagai (Petty Cash)-Elaun Panel Penilai

SODO B29000Perkhidmatan Ikhtisasdan Hospitaliti-Keraian (Makan minumurusetia, penceramah)-Perkhidmatanpengiklanan /percetakan(Brocure,Banner, iklan, Backdrops)-Cenderamata-Bengkel (Pakej)- Upah / Saguhati

SODO B29000Perkhidmatan Ikhtisas danHospitaliti-Yuran Perundingan-Upah

PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN-SAMB…

Page 7: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

• Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, PT yang dihantar ke Pejabat Bendahari lengkap beserta dokumen sokongan yang diperlukan.

• Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, PT dibuat selaras dengan peraturan perbendaharaan dan yang digunapakai oleh Pihak Universiti.

• Memastikan bahawa bayaran/tuntutan yang dibuat teratur, munasabah dan berpatutan serta mengawal perbelanjaan tuntutan yang berkenaan.

• Memastikan semua dokumen yang di perlukan dilampirkan ke Pejabat Bendahari.

• Menyimpan rekod transaksi kewangan dan memastikan rekod kewangan dipadan suai (reconcile) dengan rekod kewangan pejabat bendahari (Lejer Projek & Penyata Pendapatan Terperinci) (Rujuk :Contoh Lejer Projek dan Penyata Pendapatan Terperinci)

TANGGUNGJAWAB PTJ (RA/COE)

Page 8: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

ISU - ISU

• 1. Dokumen pembayaran dikemukakan ke Pejabat Bendahari tidak lengkap.

Contoh:- Invois tiada perakuan pembayaran pegawai, tiada surat arahan bertugas, tidak mengisi e-form, maklumat tuntutan tidak lengkap.

Akibat:-

a) Dokumen terpaksa dikembalikan ke PTJ dan ini telah melengahkan pembayaran dibuat kepada pembekal dan staf.

b) Unit bayaran membayar tuntutan berdasarkan maklumat yg ada shj kerana kegagalan menghubungi staf/penuntut bayaran melalui telefon

Page 9: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

ISU - ISU

• 2. Pesanan Tempatan disediakan menggunakan vot yang salah (sengaja atau tidak sengaja)

Akibat:-

a) Proses pembetulan Vot terpaksa dibuat terlebih dahulu sebelum proses penyediaan cek dapat dilakukan. Ini telah memanjangkan proses pembayaran secara keseluruhannya.

Page 10: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

ISU - ISU

3. Tuntutan bil/invois melangkaui tahun dan tiada pengesahanpembayaran dari PTJ

Akibat:-

a) Kelewatan pembayaran kepada pembekal. Dokumen terpaksadipulangkan kepada PTJ untuk disahkan pembayaran, mendapatkan akuansumpah, salinan invois disahkan benar.

- Pegawai yang membuat perolehan perlu bertanggungjawab untukmengesahkan pembayaran.

- Menjejaskan nama baik Universiti atas kelewatan pembayaran

Page 11: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

ISU - ISU

• 4. Perolehan yang telah dibuat tidak dibenarkan berdasarkan Peraturan Universiti yang digunapakai.

Contohnya:- Perolehan yang sepatutnya menggunakan PT (jumlah keseluruhan perolehan melebihi RM 1,000 ) tidak dipatuhi.

Invois telah diperolehi drp pembekal PT tidak di keluarkan.(Seminar/Kursus : Alasan lazim-Dibuat secara last minit / buat dahulu tanpa rujuk ke bhgn kewangan)

Akibat:-

a) Perlanggaran peraturan dalam Proses Perolehan yang dibuat menyebabkan Proses Pembayaran menghadapi masalah.

- Pegawai kurang bertanggungjawab dalam urusan perolehan

menyebabkan masalah ini timbul.

- Pembekal/Staf yang menjadi mangsa kelewatan pembayaran.

Page 12: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

ISU - ISU

• 5. Memecahkecilkan Perolehan

-Perolehan bawah RM 1,000.00

Akibat:-

Perolehan bawah RM 1,000.00

:-Aktiviti memecahkecilkan perolehan merupakan suatu kesalahan dalam peraturan kewangan kerajaan.

• 6. Mencampuraduk Projek Perundingan / seminar / projek-projek khas dalam Tabung Induk / Tabung Operasi Pusat Kecemerlangan

Akibat:-

-Sumber Pendapatan /terimaan/Perbelanjaan bercampur aduk dalam satu tabung.

-Kegagalan mengenalpasti transaksi kewangan & Pelaporan gagal dibuat / kurang tepat

:-Aktiviti tersebut merupakan suatu kesalahan dan pelanggaran terhadap garis panduan tabung dan mengundang kepada teguran audit.

-

Page 13: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

ISU - ISU

• 6. Invois/bill ditujukan terus ke Pejabat Bendahari oleh

Pembekal

Akibat:-

a) Pengesanan bil/invois terpaksa dilakukan terlebih dahulu oleh PihakPejabat Bendahari dan seterusnya diberi ke PTJ yang berkenaan untuktindakan selanjutnya.

:-Aktiviti ini memanjangkan tempoh proses bayaran secara

keseluruhannya

Page 14: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

ISU - ISU

• 7. Sistem belum matang

• 8. Perbelanjaan melebihi peruntukan

• 9. Kurang mahir dengan sistem

• 10. Terlalu lewat kemukakan permohonan pendahuluan

• 11. Tidak buat pelarasan pendahuluan

Page 15: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

• Kandungan SPP. Bil 7/2006

Tarikhbekalan/perkhidmatan

lengkap diterima.

0 hari 7 hari 14 hari9 hari

E-form dan dokumensokongan diterima di

Pejabat Bendahari

Daftar/Mohon bayaran diPTJ (e- form)

TarikhCek Siap

Proses Penyemakan danPengesahan Bayaran di PTJ/

Fakulti/RA/COE

Proses Pembayaran & Penyediaan Cek di Pejabat

Bendahari

Page 16: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

1. Perjalanan :Tugas Rasmi (Dalam Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003- Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006 (Perbatuan)- Pekeliling Pentadbiran Bil. 7/2007 (Perbatuan)- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2010- Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 10/2010- Pekeliling Perkhidmatan Bil 1/2012 (Klausa Elaun Perjalanan Kenderaan)

Tugas Rasmi (Luar Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003- Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil. 1 Tahun 2009

2. Perjalanan:Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005- Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 10/2010

Page 17: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri)- Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005

3. Saguhati/Honorarium - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1995- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1996- Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005- Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2008

4. Pendahuluan StafPerjalanan- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 - Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 1998Pelbagai - Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 tahun 1990

Page 18: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

• Elaun Makan

• Sewa Hotel

• Elaun Lodging

• Elaun Harian

• Perbatuan

• Tambang Gantian

• Tambang Pengangkutan Awam cth. teksi

• Pelbagai cth. dobi,parking,cas panggilan telefon

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

Page 19: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

1.Perjalanan:-Tugas Rasmi (Dalam Negeri)

Gred Elaun Makan Hotel Lodging

Peninsular Malaysia

Sabah, Labuan & Sarawak

Peninsular Malaysia

Sabah, Labuan & Sarawak

Peninsular Malaysia

Sabah, Labuan & Sarawak

Utama/Khas A keatas

115.00 165.00 300.00 300.00 80.00 85.00

Utama/Khas B dan C

100.00 130.00 300.00 300.00 75.00 80.00

53 to 54 85.00 115.00 300.00 300.00 70.00 75.00

45 to 52 60.00 80.00 180.00 200.00 60.00 70.00

41 to 44 45.00 65.00 160.00 170.00 55.00 60.00

27 to 4017 to 26

40.0040.00

55.0055.00

140.00130.00

160.00150.00

45.0040.00

50.0045.00

1 to 16 35.00 50.00 120.00 140.00 35.00 40.00

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

Page 20: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

1.Perjalanan:-Tugas Rasmi (Luar Negeri)

Gred Elaun Makan Hotel Lodging

Kadar/Hari Kadar/Hari

Utama/Khas Akeatas

370.00 Actual (Standard Suite) Appendix 1

Utama/Khas B dan C 340.00 Actual (Standard Room) Appendix 1

53 to 54 320.00 Actual (Standard Room) Appendix 1

45 to 52 270.00 Actual (Standard Room) Appendix 1

1 to 44 Appendix 1 Actual (Standard Room) Appendix 1

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

Page 21: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

Appendix 1Berdasarkan Appendix A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun2003 & Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 2009

Category Elaun Makan (RM)Pendahuluan /Sewa Hotel

(RM) Lelaun Lojing (RM)

I 175 400 100

II 195 440 120

III 215 480 140

IV 235 520 160

V 255 560 180

Category I

Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu

Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam

Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka

Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania

Cambodia India Mynmar Philippines Tonga

Category II

Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu

Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland Zimbabwe

Botswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan

Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand

Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia

Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda

Guinea Malta South Africa Uruguay

Page 22: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

Samb. Appendix 1Category III

Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia Sudan

Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan

Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway Turkmenistan

Australia Cuba Ireland Lebanon Qatar Ukraine

Austria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan

Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia

Bahrain Kasakstan Moldova Spain

Category IV

Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela

Bosnia-Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen

Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia

Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria

Category V

Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates

Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom

Finland Italy St. Lucia Turkey USA

Japan Macau Mexico

Page 23: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

2.Menghadiri Kursus/Seminar(Dalam Negeri)-KursusGred Elaun Makan Hotel Lodging

Peninsular Malaysia

Sabah, Labuan & Sarawak

Peninsular Malaysia

Sabah, Labuan & Sarawak

Peninsular Malaysia

Sabah, Labuan & Sarawak

Utama/Khas A keatas

90.00 120.00 300.00 300.00 80.00 85.00

Utama/Khas B dan C

90.00 120.00 300.00 300.00 75.00 80.00

53 to 54 70.00 90.00 300.00 300.00 70.00 75.00

45 to 52 60.00 80.00 145.00 160.00 60.00 70.00

41 to 44 45.00 65.00 130.00 140.00 55.00 60.00

17 to 40 40.00 55.00 80.00 100.00 35.00 40.00

1 to 16 35.00 50.00 65.00 80.00 30.00 35.00

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

Page 24: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

2.1 Menghadiri Kursus/Seminar(Luar Negeri)

Gred Elaun Makan Hotel Lodging

Rate/day Rate/day

Utama/Khas Akeatas

300.00 Actual (Standard Room) Appendix 2

Utama/Khas B dan C 270.00 Actual (Standard Room) Appendix 2

53 to 54 240.00 Actual (Standard Room) Appendix 2

45 to 52 200.00 Actual (Standard Room) Appendix 2

1 to 44 Appendix 2 Appendix 2 Appendix 2

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

Page 25: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

Appendix 2Berdasarkan Appendix C,Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005

Category Meal Allowance (RM) Advance /Hotel Rental (RM) Lodging Allowance (RM)

I 100 200 100

II 120 300 120

III 140 400 140

IV 160 500 160

V 180 600 180

Category I

Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu

Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam

Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka

Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania

Cambodia India Mynmar Philippines Tonga

Category II

Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu

Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland Zimbabwe

Botswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan

Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand

Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia

Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda

Guinea Malta South Africa Uruguay

Page 26: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

Category III

Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia Sudan

Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan

Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway Turkmenistan

Australia Cuba Ireland Lebanon Qatar Ukraine

Austria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan

Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia

Bahrain Kasakstan Moldova Spain

Category IV

Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela

Bosnia-Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen

Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia

Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria

Category V

Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates

Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom

Finland Italy St. Lucia Turkey USA

Japan Macau Mexico

Con’t Appendix 2

Page 27: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

Page 28: PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE