pengurusan perpustakaan - ipbl.edu.my 8 5 18/ipgm_ppk_pt_08/ipgm...januari 2018 1.0 objektif 1.1...

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00

PROSEDUR KUALITI TERAS TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018

PENGURUSAN PERPUSTAKAAN MUKA SURAT : 1/13

IPGM-PPK-PT-08

Januari 2018

PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN

Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM

Januari 2018

1.0 OBJEKTIF

1.1 Prosedur ini bertujuan memastikan semua bahan perpustakaan yang diperoleh

oleh Perpustakaan IPG, didokumen, diurus dan diselenggarakan dengan teratur

supaya mudah dikesan, dipinjam dan dipulangkan mengikut kaedah yang

ditetapkan supaya dapat memenuhi keperluan pelajar.

1.2 Prosedur ini bertujuan memastikan perkhidmatan perpustakaan yang

disediakan memenuhi keperluan Perpustakaan IPG.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini digunakan bagi pengurusan perpustakaan yang berkaitan dengan

cadangan perolehan bahan perpustakaan, sistem pengkelasan dan

pengkatalogan bahan perpustakaan, pemprosesan bahan perpustakaan dan

sirkulasi di Perpustakaan Institut Pendidikan Guru (IPG).

2.2 Prosedur ini juga digunakan bagi pengurusan perkhidmatan perpustakaan yang

berkaitan dengan penilaian perkhidmatan perpustakaan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti (IPGM-PPK-MK-01).

3.2 Terbitan tempatan (Panduan).

3.3 Piawaian Pusat Sumber Maktab Perguruan Versi 2004.

3.4 Dewey Decimal Classification (DDC) Scheme.

3.5 Sistem Pengkelasan Islam Ziaudin Sardar.

3.6 Anglo-American Cataloguing Rules II.

3.7 Library of Congress Subject Headings.

3.8 Sears List Of Subject Headings.

3.9 Panduan Perpustakaan Institut Pendidikan Guru masing-masing.

3.10 Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan semasa.

3.11 Akta Institusi-institusi Pelajaran 1976 (Akta 174).

3.12 Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986 (Akta 331).

3.13 Terbitan Antarabangsa (Panduan).

3.14 Code of Practice for Program Accreditation (COPPA) 2nd Edition 2017.

3.15 Dasar Pelupusan Sumber Perpustakaan (terbitan Perpustakaan Negara

Malaysia).

3.16 Dasar Koleksi Khas (terbitan Perpustakaan Negara Malaysia).



NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00

PROSEDUR KUALITI TERAS PENGURUSAN

TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018


IPGM-PPK-PT-08

Januari 2018

4.0 DEFINISI

4.1 Istilah

4.1.1 Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran Institut Pendidikan Guru

Malaysia (MPPIPGM)

Jawatankuasa tertinggi pada peringkat IPGM yang dipengerusikan oleh

Rektor/Timbalan Rektor dan ahli-ahlinya terdiri daripada semua

Pengarah, Ketua Pusat dan Ketua Sektor.

4.1.2 Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP)

Jawatankuasa tertinggi pada peringkat Institut Pendidikan Guru Kampus

yang dipengerusikan oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah dan ahli-ahlinya

terdiri daripada semua Ketua Jabatan, Ketua Unit Kokurikulum, Ketua

Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian,

Ketua Unit Praktikum, Ketua Pusat Sumber dan Ketua Unit Khidmat

Pengurusan yang bertanggungjawab meluluskan atau menolak urusan

cadangan perolehan buku yang dikemukakan oleh ahli.

4.1.3 Pustakawan IPGM

Pegawai profesional Perpustakaan Negara Malaysia yang ditempatkan di

Sektor Khidmat Pengurusan IPGM yang bertanggungjawab tentang

penyelarasan perolehan bahan dan pembangunan koleksi perpustakaan,

perancangan dan pelaksanaan program atau aktiviti berkaitan

pengurusan perpustakaan IPGK serta pemantauan terhadap pengurusan

dan perkhidmatan perpustakaan.

4.1.4 Ketua Pusat Sumber

Pegawai yang bertanggungjawab tentang dasar, perancangan,

pembangunan dan kewangan Perpustakaan Institut Pendidikan Guru

Kampus (IPGK).

4.1.5 Pustakawan

Pegawai profesional Perpustakaan Negara Malaysia yang

bertanggungjawab tentang pengurusan koleksi, pengendalian dan



NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




IPGM-PPK-PT-08

Januari 2018

pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di Perpustakaan Institut

Pendidikan Guru Kampus (IPGK).

4.1.6 Penolong Pustakawan

Pegawai Perpustakaan Negara Malaysia yang bertanggungjawab

membantu pengurusan koleksi, pengendalian dan pelaksanaan

perkhidmatan aktiviti perpustakaan di Perpustakaan Institut Pendidikan

Guru Kampus (IPGK).

4.1.7 Pembantu Pustakawan Kanan

Staf yang bertanggungjawab membantu pengurusan koleksi,

pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di

Perpustakaan Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK).

4.1.8 Pembantu Pustakawan

Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan dan

perkhidmatan Perpustakaan.

4.1.9 Pembantu Tadbir


perkhidmatan Perpustakaan

4.1.10 Pembantu Operasi


perkhidmatan Perpustakaan



NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




IPGM-PPK-PT-08

Januari 2018

4.2 Singkatan

MPPIPGM : Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran Institut

Pendidikan Guru Malaysia

MPPP : Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran

PUSM : Pustakawan Institut Pendidikan Guru Malaysia

KPS : Ketua Pusat Sumber

PUS : Pustakawan

PPUS : Penolong Pustakawan

PPK : Pembantu Pustakawan Kanan

PP : Pembantu Pustakawan

PT : Pembantu Tadbir

PO : Pembantu Operasi



NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




IPGM-PPK-PT-08

Januari 2018

D

P A

C 1. Melaksanakan pemantauan dan memastikan salinan dokumen terkini digunakan di jabatan/unit sebelum audit dalaman dilaksanakan.

2. Menyemak dan memastikan perolehan dilakukan mengikut tatacara kewangan kerajaan.

3. Menyemak dokumen pemprosesan bahan perpustakaan yang telah dilengkapkan.

4. Menilai risiko. 5. Menyemak dan menilai dapatan Audit Dalaman

ISO. 6. Menyemak dan menilai dapatan Audit SIRIM.

1. Mengambil tindakan Pelan Pengurusan Risiko sekiranya ada.

2. Memastikan penilaian perkhidmatan perpustakaan yang dijalankan dibentang dalam MPPP IPGK dan dihantar ke IPGM untuk tindakan penambahbaikan perkhidmatan.

5.0 RINGKASAN PROSES

PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA)

1. Merancang perolehan bahan perpustakaan. 2. Mengenal pasti jumlah permohonan perolehan bahan

perpustakaan. 3. Merancang peningkatan perkhidmatan perpustakaan. 4. Mengenal pasti dan menyediakan pelan pengurusan risiko.

1. Menerima permohonan perolehan bahan perpustakaan dari

pensyarah. 2. Mengenal pasti status bahan perpustakaan dalam pasaran. 3. Membuat perolehan dan pemprosesan bahan perpustakaan

berdasarkan tatacara mengikut standard perpustakaan. 4. Melaksanakan kutipan data dalam kajian penilaian

perkhidmatan perpustakaan.

5. Mengkaji risiko.



NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




IPGM-PPK-PT-08

Januari 2018

TANGGUNG JAWAB

OUTPUT

LAM-PT-08-01

Kertas Cadangan Perolehan

Bahan Perpustakaan

Borang

permohonan perolehan/ pesanan tempatan

(LAM-PT-08-02)

6.0 PROSES KERJA 6.1 Perolehan Bahan Perpustakaan (SEKIRANYA MEMPUNYAI PERUNTUKAN SAHAJA)

KPS

PUS

KPS PUS

PPUS PPK PPT PT

KPS

KPS PP

PT

Menerima borang cadangan pesanan bahan perpustakaan daripada IPGM/pensyarah

Menyemak dan menyenaraikan judul bahan perpustakaan dan mendapatkan harga yang hendak dibeli dari pembekal

Mula

Tamat

Kemukakan dalam MPPP/MPPIPGM

Mengisi borang permohonan perolehan dan menyerahkan kepada bahagian kewangan untuk

penyediaan pesanan kerajaan

TIDAK LULUS

LULUS

Januari 2018

TANGGUNG JAWAB

OUTPUT

Buku daftar perolehan

bahan perpustakaan

LAM -PT- 08-03

Sistem ILMU

Sistem ILMU

Sistem ILMU Salinan keras

Sistem ILMU

Sistem ILMU

6.2 Penerimaan Dan Pemprosesan Bahan Perpustakaan

KPS PUS

PPUS PPK

PPP

PP PT PO

PUS PPUS PPK

PP PT PO

Mengecap hak milik institut pada muka surat judul atau muka surat verso dan mana-mana surat mengikut polisi Perpustakaan IPG

.

Merekodkan bahan perpustakaan yang telah disemak ke dalam buku rekod perolehan.

Menginput data katalog awalan ke dalam templat modul katalog

bahan perpustakaan

Memeriksa keadaan fizikal bahan perpustakaan

Mencatat nombor perolehan pada muka surat judul.

Mengkatalog, mengkelas dan mengedit bahan perpustakaan

TIDAK

ROSAK

Menyemak pesanan penghantaran (Delivery Order) serta invois dengan bahan perpustakaan yang diterima

Bahan menepati borang pesanan

Mula

TIDAK

YA

ROSAK (Hantar semula kepada pembekal untuk gantian)

PUS PP PT

Januari 2018

Bahan

perpustakaan yang diproses

Sistem ILMU

Sistem ILMU

PUS PP PT

PP PT PO

PUS

PPUS PPK PP

sambungan

Barcode dicetak dan dilekatkan di bahan perpustakaan.

Tattle tape/ strip dan slip tarikh pemulangan dilekatkan pada bahan perpustakaan

Semak bahan perpustakaan yang telah siap

diproses.

Tamat

Label (spine-label) dicetak dan dilekatkan pada tetulang bahan perpustakaan

Membuat salinan data pengkatalogan sama ada dalam bentuk salinan keras atau lembut

Release bahan perpustakaan yang telah siap diproses dan letakkan di rak.

PO

Januari 2018

TANGGUNG JAWAB

OUTPUT

Sistem ILMU

Sistem ILMU

6.3 Sirkulasi Bahan (Peminjaman)

PP PT PO

LULUS

TIDAK ROSAK

Imbas kod (barcode) pada bahan perpustakaan untuk urusan pinjaman

Mengecap tarikh pemulangan pada slip tarikh pulang dan mengimbas bahan perpustakaan pada alat reactivator and deactivator

Menyerahkan bahan perpustakaan

yang dipinjam kepada peminjam

Tamat

Mula

Mengimbas kad keahlian untuk menyemak status pinjaman.

Menerima bahan perpustakaan yang hendak dipinjam.

BAHAN PERPUSTAKAAN

ROSAK

TIDAK LULUS (BLACKLISTED)

Januari 2018

TANGGUNG JAWAB

OUTPUT

Sistem ILMU

Sistem ILMU

6.4 Sirkulasi Bahan (Pemulangan)

PP PT PO

Scan barcode pada bahan perpustakaan dan semak status pinjaman Bermasalah/ Tiada masalah

Lewat - Denda akan dikenakan, mencatatkan maklumat diri peminjam dan jumlah denda (rujuk panduan bayaran denda perpustakaan) yang dikenakan ke dalam rekod wang denda.

Hilang - pelajar menggantikan bahan perpustakaan itu dengan yang baharu dan sama berserta wang proses RM10.00 atau membayar dua kali ganda harga bahan perpustakaan berserta wang proses RM10.00 jika gagal menggantikan bukutersebut.

Mengimbas bahan perpustakaan pada alat reactivator and deactivator.

Tamat

Menerima bahan perpustakaan yang hendak dipulangkan.

Mula

YA

TIDAK

Januari 2018

TANGGUNG JAWAB

PUS

PPUS PPK PP

PUS

KPS

PUS PPUS PPK

PUSM

OUTPUT

LAM-PT-08-04

Laporan Penilaian

Perkhidmatan Perpustakaan

6.5 Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan

Mula

Menyediakan Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan (LAM-PT-08-06).

Membentangkan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada MPPP IPGK

Mengumpulkan borang penilaian yang telah dilengkapkan oleh pengguna.

.

Menghantar dapatan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada IPGM.

Tamat

Menganalisis borang penilaian dan menyediakan laporan untuk dibentangkan dalam mesyuarat MPPP/MPPIPGM.

Menganalisis borang penilaian dari semua Perpustakaan IPGK dan menyediakan laporan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran IPGM

Januari 2018

Bil. Rekod Lokasi Tempoh Lampiran

1. Borang Cadangan Pesanan

Bahan Perpustakaan Perpustakaan 3 tahun LAM-PT-08-01

2. Borang Pesanan Bahan

Perpustakaan Perpustakaan 3 tahun LAM-PT-08-02

3. Rekod Perolehan (Invois) Pejabat Am Ikut Peraturan

Perintah Am

4. Slip Kerja Pemprosesan

Bahan Perpustakaan Perpustakaan

Sekurang-

kurangnya 3

tahun

LAM-PT-08-03

5.

Rekod Pengurusan dan

Pentadbiran Perpustakaan

Berkomputer (Sistem

Automasi)

Perpustakaan

Kekal

Sepanjang

Masa

6. Borang Penilaian

Perkhidmatan Perpustakaan Perpustakaan 3 tahun LAM-PT-08-04

7. Borang Pelan Pengurusan

Risiko Perpustakaan 3 tahun -

7.0 REKOD KUALITI

pengurusan perpustakaan - ipbl.edu.my 8 5 18/ipgm_ppk_pt_08/ipgm...januari 2018 1.0 objektif 1.1...

Documents