pengurusan peperiksaan & penilaian pmm-pk-plsp-02 pengurusan peperiksa… · bank soalan...

PMM-PK-PLSP-02

NO. KELUARAN 04

TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi, AMP

JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah

TARIKH 03 Jun 2013 04 Jun 2013

PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur Pengurusan Peperiksaan & Penilaian

No. Prosedur

PMM-PK-PLSP-02

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No

Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

1 Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan

- 00 01 Julai 2011

2 Menggantikan perkataan : a) Lampiran 5 – 7 : Tandatangan

Penyelaras Peperiksaan Jabatan di ubah kepada Tandatangan Pegawai Peperiksaan

- 00 01 Julai 2011

2 Memansuhkan : a) Statistik Taburan Skor Pencapaian

Pelajar b) Penyediaan soalan selaras dari panel

luar

- -

00

01 Julai 2011

PK-PLSP-02 Pengurusan Peperiksaan

& Penilaian ISO 9001:2008

Keluaran 04

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan proses pengurusan

peperiksaan dan penilaian dapat dilaksanakan mengikut perancangan yang

ditetapkan dan memenuhi keperluan sasaran kerja seperti berikut :

a. Menyiapkan kertas peperiksaan satu (1) minggu sebelum peperiksaan

akhir bermula.

b. Memproses keputusan penilaian dalam tempoh dua (2) minggu selepas

peperiksaan berakhir.

c. Menyiapkan Sijil/Diploma bagi pelajar yang telah menamatkan pengajian

selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum majlis konvokesyen.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Unit Peperiksaan bagi tujuan penyediaan kertas

peperiksaan, penyediaan jadual waktu peperiksaan, perlaksanaan penilaian,

pemprosesan keputusan penilaian dan pengurusan persijilan.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti : 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.5, 8.2.3,

8.2.4 , 8.3

3.2 Standard SPK ISO 9001:2008

3.3 PMM-PK-PLSP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar

3.4 PMM-PK-PLSP-04 Proses Pembelajaran dan Pengajaran

3.5 PMM-PK-PLSP-05 Pengurusan Kokurikulum

3.6 PMM-PK-PLSP-06 Perancangan dan Pelaksanaan Latihan Industri

3.7 Panduan Penggubalan dan Penyemakan Deraf Soalan Politeknik KPT

3.8 Garis Panduan Pengurusan Bank Item Dan Peraturan Pemarkahan

Politeknik

3.9 Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPT

3.10 Akta Rahsia Rasmi 1995



Keluaran 04

Pindaan 00


4.0 DEFINISI

KUPep Ketua Unit Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik untuk

mengetuai urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik.

Ppep Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik bagi

membantu KUPep melaksanakan urusan dan aktiviti

peperiksaan di Politeknik.

Bank Soalan Simpanan soalan dan perturan pemarkahan yang dikumpul

dan diselaras di semua Politeknik KPT bagi setiap kursus

untuk kegunaan peperiksaan akhir semester.

Bilik Kebal/ Kabinet

Berkunci

Tempat yang selamat untuk menyimpan bank soalan dan

lain-lain dokumentasi yang berkaitan di Unit Peperiksaan.

Bilik Cetak Terkawal Tempat yang dikawal untuk menempatkan fasiliti bagi

mencetak kertas soalan peperiksaan dan dokumen

berkaitan di Unit Peperiksaan.

Peperiksaan Akhir

Semester

Suatu peperiksaan formal yang diadakan pada setiap akhir

semester.

Jadual Waktu

Peperiksaan

Dokumen yang menunjukkan tarikh, tempat, masa dan

kursus berlangsungnya peperiksaan akhir semester.

Penyelaras Jadual

Waktu Peperiksaan

Akhir Semester

Bahagian Penilaian dan Peperiksaan yang

bertanggungjawab untuk membentuk dan menyelaraskan

Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester.

Ketua Pengawas

Peperiksaan

Seorang pegawai Politeknik gred DH41 dan ke atas yang

dilantik oleh KUPep bagi mengetuai perjalanan

peperiksaan.

Pengawas Peperiksaan Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi

perjalanan peperiksaan.



Keluaran 04

Pindaan 00


Fail Kehadiran

Peperiksaan Akhir

Fail yang mengandungi senarai nama pelajar, penyata

kedatangan, tatatertib peperiksaan dan borang laporan kes

meniru.

Dokumen Keluar / Masuk

Kertas Soalan/Jawapan

Dokumen yang mengandungi maklumat peperiksaan serta

ruangan untuk ditandatangani oleh Ketua Pengawas dan

Pemeriksa Kertas apabila mengambil dan mengembalikan

kertas soalan, skrip jawapan pelajar dan skema jawapan.

Pemeriksa Skrip

Jawapan

Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi

markah kepada skrip jawapan pelajar.

Lembaran Markah Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan

pelajar.

Slip Keputusan

Peperiksaan

Maklumat keputusan penilaian setiap pelajar yang

mengandungi gred, nilai mata dan status keputusan yang

diperolehi.

Semester Akhir Sesi pengajian terakhir pelajar di Politeknik Merlimau.

Penilaian Khas Penilaian yang diadakan untuk pelajar-pelajar semester

akhir dan kepada program pelajar yang akan menjalani

Latihan Industri pada semester akhir yang memenuhi syarat

yang ditetapkan di luar sesi pengajian sebenar.



Keluaran 04

Pindaan 00


Peperiksaan Akhir Khas Peperiksaan yang diadakan di luar tempoh peperiksaan

akhir untuk pelajar yang tidak menghadiri peperiksaan akhir

dengan sebab-sebab tertentu dan diluluskan oleh

Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik.

Pelajar Lulus Pelajar yang layak meneruskan pengajian ke semester

berikutnya.

Sijil Pengiktirafan yang dianugerahkan kepada graduan di

peringkat diploma atau sijil.

Daftar Sijil Dokumen yang mengandungi maklumat graduan dan sijil

yang dikeluarkan.

Jawatankuasa

Peperiksaan Politeknik

Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab mengenai

perjalanan proses penilaian dan peperiksaan serta

membuat keputusan penilaian dan Latihan Industri.



Keluaran 04

Pindaan 00


5.0 PROSEDUR KERJA

5.1 PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN

1. PENYEDIAAN SOALAN UNTUK BANK SOALAN

Tanggungjawab Tindakan

PENGGUBALAN SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR

1. Rujuk Garis panduan Pengurusan Bank Item Dan

Peraturan Pemarkahan Politeknik yang sedang

berkuatkuasa.



Keluaran 04

Pindaan 00


5.2 PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN


KUPep 1. Menerima deraf jadual waktu peperiksaan akhir semester

yang disediakan oleh Bahagian Peperiksaan dan

Penilaian mengikut Takwim Aktiviti Pentaksiran.

PPJ 2. Mengedarkan salinan deraf kepada PPJ.

3. Menyemak deraf dan memberi komen (jika ada).

4. Menyediakan komen yang bersesuaian seterusnya

menyerahkan kembali kepada KUPep.

KUPep 5. Menghantar komen kepada Bahagian Pentaksiran dan

Persijilan .

6. Menerima jadual waktu peperiksaan akhir semester yang

muktamad dari Bahagian Pentaksiran dan Persijilan.

7. Mengedarkan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester

yang muktamad kepada PPJ.

PPJ 8. Menggunakan jadual waktu tersebut untuk membina

Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester Jabatan dan

Jadual Pengawasan Peperiksaan.

KUPep 9. Memaparkan di laman sesawang selewat-lewatnya satu

(1) minggu sebelum peperiksaan akhir semester

bermula.



Keluaran 04

Pindaan 00


5.3 PROSES PENILAIAN

1. PEPERIKSAAN AKHIR SEMESTER


KUPep 1. Menerima salinan surat tidak layak menduduki

peperiksaan akhir semester / dimansuhkan markah

penilaian kerja kursus daripada Ketua Jabatan (Rujuk

PMM-PK-PLSP-04)

KUPep dan PPJ 2. Memastikan bilik/dewan peperiksaan disusun sebelum

peperiksaan akhir semester bermula.

Ketua Pengawas dan

Pengawas Peperiksaan

3. Melaksanakan pengawasan peperiksaan (Rujuk

Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian

Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa).

Ketua Pengawas dan

Pengawas Peperiksaan

Penyelaras Moderasi

Jabatan

4. Mengutip dan mengendalikan skrip jawapan pelajar

berpandukan kepada Arahan-arahan Peperiksaan dan

Kaedah Penilaian Politeknik KPTM yang sedang

berkuatkuasa.

5. Melaksanakan moderasi pemeriksaan skrip jawapan

(Rujuk Garis Panduan Moderasi Pemeriksaan Skrip

jawapan)

Pemeriksa Skrip

Jawapan

6. Memeriksa skrip jawapan sesuatu kursus (Rujuk Arahan-

arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Politeknik

KPTM yang sedang berkuatkuasa).

2. PENILAIAN KERJA KURSUS


Rujuk PMM-PK-PLSP-04



Keluaran 04

Pindaan 00


3. PEPERIKSAAN AKHIR KHAS


KJ/PPJ

1. Menyerahkan senarai nama pelajar yang akan

menduduki Peperiksaan Akhir Khas kepada KUpep

untuk diambil tindakan.

PPJ 2. Melaksanakan peperiksaan pada masa dan tarikh

yang sesuai bagi pelajar dan dipersetujui oleh

Pegawai Peperiksaan. (Rujuk Arahan-arahan

Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPTM

yang sedang berkuatkuasa).

4. PENILAIAN KHAS


KUPep

3. Menyerahkan senarai nama pelajar yang akan

menduduki Penilaian Khas kepada Ketua

Jabatan/PPJ untuk diambil tindakan.

P PPJ dan Pensyarah Kursus 4. Melaksanakan penilaian yang ditetapkan (Rujuk

Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian

Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa).

Pensyarah Kursus 5. Menyerahkan markah penilaian kepada PPJ pada

tarikh yang ditetapkan oleh KUPep.

5. PENILAIAN KOKURIKULUM





Keluaran 04

Pindaan 00


6. PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI





Keluaran 04

Pindaan 00


5.4 PEMPROSESAN PEPERIKSAAN


PPJ

1. Menerima dan memproses markah penilaian pelajar.

PPJ

2. Menyediakan lembaran markah untuk semakan

Penasihat Akademik.

PA 3. Menyemak lembaran markah.

PPJ

KUPep

Pengarah

PPJ

Ppep

PA

KJ

PA

4. Membuat salinan lembaran markah secukupnya dan

menyerahkan kepada KUPep.

5. Menguruskan persediaan untuk Mesyuarat

Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Merlimau.

6. Membawa semua salinan lembaran markah ke

mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik

Merlimau.

7. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa

Peperiksaan Politeknik Merlimau.

8. Menerima lembaran markah yang telah diputuskan

dalam mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik

Merlimau daripada KUPep.

9. Mencetak semula lembaran markah jika perlu.

10. Mendapatkan tandatangan Pengerusi dan dua (2) orang

Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Merlimau

pada lembaran markah yang telah diputuskan dalam

mesyuarat.

11. Mencetak slip keputusan pelajar.

12. Menyemak dan memastikan butiran di dalam slip

keputusan adalah tepat.

13. Menandatangani slip keputusan.

14. Menyerahkan slip keputusan kepada pelajar mengikut

tarikh yang ditetapkan berdasarkan Takwim Aktiviti

Peperiksaan semasa.



Keluaran 04

Pindaan 00



PPJ

15. Menyediakan statistik pencapaian 90% kadar kelulusan

bagi setiap program (Lampiran 1) dan statistik

pencapaian PNM ≥ 3.00 bagi setiap program (Lampiran

2).

Ppep 16. Mengeluarkan keputusan peperiksaan pada tarikh yang

ditetapkan seperti Takwim Aktiviti Peperiksaan di laman

sesawang.

KUPep / PPJ

PELAJAR SEMESTER AKHIR

17. Menyediakan senarai graduan mengikut program untuk

mendapat kelulusan Lembaga Peperiksaan dan

Penganugerahan Sijil/ Diploma Politeknik KPT.

18. Membuat pindaan dan mengemaskini keputusan

peperiksaan berpandukan keputusan Lembaga

Peperiksaan dan Penganugerahan Sijil/ Diploma

Politeknik KPTM.

19. Menyediakan senarai pelajar yang menjalani Penilaian

Khas.



Keluaran 04

Pindaan 00


5.5 PENGURUSAN PERSIJILAN


Pengarah

1. Menyerahkan salinan senarai graduan kepada Ketua Unit

Hal Ehwal Pelajar dan KUPep selepas mendapat

kelulusan Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan

Sijil/Diploma Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi

Malaysia.

KUPep 2. Menerima senarai graduan yang perlu disediakan sijil.

Menyemak senarai graduan untuk memastikan butiran

yang betul.

PENYEDIAAN SIJIL

KUPep 3. Mencetak maklumat berikut ke dalam sijil

a. Nama graduan

b. Nombor Kad Pengenalan

c. Program yang telah diikuti

d. Tarikh Mesyuarat Lembaga

4. Menyemak ketepatan maklumat yang telah diisi dan

mengulangi tindakan 3 jika maklumat salah.

5. Menerima sijil yang telah ditandatangani oleh Pengarah.

6. Menerima sijil yang telah ditandatangani oleh Ketua.

7. Pengarah Jabatan Pengajian Politeknik , KPTM.

8. Mendaftarkan sijil ke dalam Buku Daftar Sijil.



Keluaran 04

Pindaan 00



KUPep/PPJ

PENYERAHAN SIJIL

9. Menyerah sijil kepada graduan di hari konvokesyen

dengan mana-mana cara berikut :

a. Graduan mengambil sendiri setelah menunjukkan

pengenalan diri dan menandatangani Buku Rekod

Daftar Sijil.

b. Graduan menghantar wakil untuk menuntut sijil setelah

wakilnya menunjukkan pengenalan diri, surat

kebenaran daripada graduan dan menandatangani

Buku Rekod Daftar Sijil.

10. Menyerahkan sijil kepada graduan di waktu-waktu lain

dengan mana-mana cara berikut :

a. Graduan mengambil sendiri setelah

menunjukkan pengenalan diri dan

menandatangani Buku Rekod Daftar Sijil.

b. Graduan menghantar wakil menuntutnya setelah

wakilnya menunjukkan pengenalan diri, surat

kebenaran dari graduan dan menandatangani

Buku Rekod Daftar Sijil.

c. Graduan memohon sijil dikirim melalui pos

dengan membuat pembayaran kos pengeposan

serta bukti bayaran.

11. Merekodkan semua pengeluaran sijil ke dalam Buku

Rekod Daftar Sijil



Keluaran 04

Pindaan 00


Bil Jenis Rekod Tempoh

Simpanan Lokasi Lampiran

1. Bank Soalan

Selagi bank

soalan bagi

kursus tersebut

digunakan

Bilik Kebal /

Kabinet berkunci

Unit Peperiksaan

2. Salinan asal kertas

soalan peperiksaan akhir 1 semester

Bilik Kebal /

Kabinet berkunci

Unit Peperiksaan

3. Takwim Aktiviti-Aktiviti

Peperiksaan 1 semester

Bilik Unit

Peperiksaan /

Pejabat Ketua

Jabatan

4.

Jadual Waktu

Peperiksaan Akhir

Semester

1 semester Unit Peperiksaan

5.

Jadual Waktu

Pengawasan

Peperiksaan

1 semester Unit Peperiksaan



Keluaran 04

Pindaan 00




6.

Salinan surat tidak layak

menduduki peperiksaan /

dimansuhkan penilaian

kerja kursus

1 semester Bilik Pegawai

Peperiksaan

7. Dokumen Keluar / Masuk

kertas Soalan / Jawapan 1 semester

Meja PPJ di Unit

Peperiksaan

8. Laporan Kes Meniru Sepanjang Tempoh Pengajian Pelajar

Bilik Pegawai

Peperiksaan

9. Kertas / Skrip Jawapan

pelajar 1 Semester Unit Peperiksaan

10. Borang Markah

Peperiksaan Akhir 1 Semester Unit Peperiksaan

11. Lembaran Markah Selama-lamanya Bilik Pegawai

Peperiksaan

12.

Statistik Pencapaian

90% kadar kelulusan

bagi setiap program

1 Tahun Bilik Pegawai

Peperiksaan 1



Keluaran 04

Pindaan 00




13.

Statistik Pencapaian

PNM ≥ 3.00 bagi

setiap program

1 Tahun Bilik Pegawai

Peperiksaan 2

14. Daftar Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai

Peperiksaan

15. Daftar Stok Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai

Peperiksaan

16.

Analisis Pencapaian

Objektif Proses

Pengurusan Peperiksaan

1 Semester Bilik Pegawai

Peperiksaan 3

17.

Senarai semak kerja

penyediaan kertas

peperiksaan

1 Semester Unit Peperiksaan 4

18.

Senarai semak kerja

pemprosesan keputusan

peperiksaan

1 Semester Unit Peperiksaan 5

19. Senarai semak kerja

pengurusan persijilan 1 Tahun Unit Peperiksaan 6

PLSP-02(1) (06-06-13)

LAMPIRAN 1

STATISTIK PENCAPAIAN 90% KADAR KELULUSAN BAGI SETIAP PROGRAM

SESI PENGAJIAN : ______________

Jabatan :………………………………………..

BIL SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR

JUMLAH PELAJAR YANG LULUS

PERATUS KELULUSAN

CATATAN (*-tidak

mencapai 90%)

………..…………………………….. ………..………………………………

Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan

PLSP-02(2) (06-06-13)

LAMPIRAN 2

STATISTIK PENCAPAIAN PNM ≥ 3.00 BAGI SETIAP PROGRAM

SESI PENGAJIAN : ______________

Jabatan :………………………………………..

BIL SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR

JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI PNM

≥ 3.00

PERATUS PELAJAR

YANG MENCAPAI

PNM ≥ 3.00

CATATAN (* - kurang drp

25% pelajar yang mencapai PNM ≥ 3.00 )

………..…………………………….. ………..………………………………

Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan

PLSP-02(3) (06-06-13)

LAMPIRAN 3

ANALISIS PENCAPAIAN OBJEKTIF PROSEDUR KUALITI PROSES PENGURUSAN PEPERIKSAAN

BIL

OBJEKTIF

PROSEDUR KUALITI

PETUNJUK PRESTASI

PENGUKURAN MASA PENGUKURAN KUANTITI

CATATAN

Tarikh akhir

ditetapkan

Tarikh siap

Beza Masa Jumlah item patut disiapkan

Jumlah item telah disiapkan

Peratus

1

Menyiapkan kertas peperiksaan

Seminggu sebelum peperiksaan akhir bermula

2

Memproses keputusan peperiksaan

Dua minggu selepas peperiksaan berakhir

3 Menyiapkan sijil/diploma

Seminggu sebelum Majlis Konvokesyen

ULASAN PEGAWAI PEPERIKSAAN: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………... _______________________________________ _________ NAMA, TANDATANGAN & COP JAWATAN TARIKH

PLSP-02(4) (06-06-13)

LAMPIRAN 4

SENARAI SEMAK KERJA PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN

JABATAN : …………………………………………….. SESI : ……………………………………………...

BIL KOD

KURSUS BIL.

PELAJAR

JUMLAH KERTAS

PEPERIKSAAN SIAP

TARIKH SIAP

NAMA

T/TANGAN CATATAN

……………………………………. ………………….. Tandatangan Tarikh Pegawai Peperiksaan

LAMPIRAN 5

SENARAI SEMAK KERJA PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

JABATAN : …………………………………………….. SESI :……………………………………………….

BIL PROGRAM

/ SEKSYEN

BIL. PELAJAR

KEY-IN MARKAH

CETAK

TARIKH SIAP

NAMA

T/TANGAN

PB PA LEMBARAN SLIP

……………………………………. ………………….. Tandatangan Tarikh Pegawai Peperiksaan (tandakan √ di ruangan key-in dan cetak)

PLSP-02(5) (06-06-13)

LAMPIRAN 6

SENARAI SEMAK KERJA PENGURUSAN PERSIJILAN

JABATAN : …………………………………………….. LULUSAN : …………………………………………….

BIL. PROGRAM

/ SEKSYEN

BIL. LULUSAN

SEMAKAN TARIKH NAMA

T/TANGAN NAMA NO. K.P. NO. SIRI

……………………………………. ………………….. Tandatangan Tarikh Pegawai Peperiksaan (tandakan √ di ruangan semakan)

pengurusan peperiksaan & penilaian pmm-pk-plsp-02 pengurusan peperiksa… · bank soalan...

Documents