KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00

PROSEDUR KUALITI TERAS TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018

PENGURUSAN PEPERIKSAAN MUKA SURAT : 1/18

IPGM-PPK-PT-07

PENGURUSAN PEPERIKSAAN

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

Jawatan: KETUA JABATAN JABATAN PEPERIKSAAN DAN PENGANUGERAHAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan- Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM

Januari 2018

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan peperiksaan, pemprosesan dan

pengesahan keputusan pentaksiran dijalankan secara teratur dan sistematik mengikut

keperluan KPM dan MQA.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh semua pegawai dan pensyarah yang terlibat dengan

pengendalian peperiksaan bertulis serta pemprosesan keputusan peperiksaan pra

perkhidmatan, Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) termasuk Program

Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) dan Program Diploma

Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Diploma Perguruan Malaysia (PDPM) yang

dikendalikan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) 2010.

P.U.(A) 388.

3.2 Tatacara Senat.

3.3 Manual Kualiti (IPGM-PPK-MK-01).

3.4 Panduan dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah Institut Pendidikan

Guru.

3.5 Manual Prosedur Peperiksaan Pendidikan Guru (Kuatkuasa Jun 2012).

3.6 Code Of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition (2017).

3.7 Arahan Keselamatan.

Januari 2018

4.0 DEFINISI

4.1 Istilah

4.1.1 Calon merujuk kepada pelajar Institut Pendidikan Guru yang

menduduki peperiksaan.

4.1.2 Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan dan Penganugerahan

Merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan untuk menyediakan

maklumat dan membuat verifikasi keputusan peperiksaan sebelum

diperaku dan disahkan dalam mesyuarat Senat.

4.1.3 Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan

Guru

Merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan di IPG untuk

mengesahkan dan memperakui semua keputusan peperiksaan dan

pentaksiran di IPG masing-masing sebelum dikemukakan kepada

Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan dan Penganugerahan.

Keahlian ahli mesyuarat JKPPIPG terdiri daripada Pengarah,

Timbalan Pengarah, Setiausaha Akademik, semua Ketua Jabatan,

Ketua Unit Praktikum dan Ketua Unit Kokurikulum, Ketua Unit

Peperiksaan dan Penilaian, Ketua Unit Kaunseling, dan Urusetia

Peperiksaan.

4.1.4 Pemantau merujuk kepada seseorang yang dilantik oleh Pengarah

IPG untuk menjalankan pemantauan di pusat-pusat peperiksaan.

4.1.5 Ketua Pengawas merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik

untuk mengendalikan pentadbiran peperiksaan yang dijalankan.

4.1.6 Penolong Ketua Pengawas merujuk kepada seseorang yang dilantik

untuk membantu mengendalikan pentadbiran peperiksaan yang

dijalankan.

4.1.7 Pengawas merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk

mengawas peperiksaan yang dijalankan.

4.1.8 Peperiksaan semester merujuk kepada peperiksaan yang dijalankan

pada setiap semester/pengajian.

Januari 2018

4.1.9 Peperiksaan khas merujuk kepada peperiksaan yang diambil oleh

seseorang calon yang tidak menduduki peperiksaan asal disebabkan

tidak hadir bersebab.

4.1.10 Peperiksaan ulangan merujuk kepada peperiksaan yang dijalankan

untuk calon yang gagal dalam peperiksaan asal atau calon yang tidak

dibenarkan menduduki peperiksaan asal yang telah diputuskan oleh

Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru

dan pihak berkuasa tatatertib.

4.1.11 Ketua Pemeriksa merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik

menjadi ketua bagi pemeriksaan skrip jawapan calon.

4.1.12 Pemeriksa merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk

memeriksa skrip jawapan calon.

4.1.13 Lampiran merujuk kepada borang atau surat yang disimpan oleh

pensyarah untuk tujuan rujukan.

Januari 2018

4.2 Singkatan

PA IPGM : Pengurusan Atasan IPGM (Rektor dan Timbalan

Rektor)

PA IPG : Pengurusan Atasan IPG (Pengarah dan Timbalan

Pengarah)

BIKP : Borang Induk Keputusan Peperiksaan

APJW : Akuan Penerimaan Jadual Waktu

JM : Jadual Markah

BKC : Borang Kehadiran Calon

BKKP : Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan

e-BKKP Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan dalam Talian

IPGM

IPG

JPP

:

:

:

Institut Pendidikan Guru Malaysia

Institut Pendidikan Guru

Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan

JHEP : Jabatan Hal Ehwal Pelajar

JKPPIPG : Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut

Pendidikan Guru

KJ

KJA

:

:

Ketua Jabatan

Ketua Jabatan Akademik

KP : Ketua Pemeriksa

KPw : Ketua Pengawas Peperiksaan

KUK : Ketua Unit Kokurikulum

KUPP : Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian

KUPr : Ketua Unit Praktikum

P : Pemeriksa

PKPw : Penolong Ketua Pengawas

SUA : Setiausaha Akademik

TDMP : Tidak Dibenarkan Menduduki Peperiksaan

THB : Tidak Hadir Bersebab

THTS : Tidak Hadir Tanpa Sebab

Januari 2018

1. Mendapatkan maklumat program, bidang dan kursus yang ditawarkan mengikut semester semasa daripada SUA.

2. Menerima enrolmen terkini daripada HEP.

3. Mendapatkan maklumat pensyarah yang mengajar daripada Ketua Jabatan

4, Berbincang dengan Pengerusi (Tarikh, masa dan tempat).

5. Mengkaji dan menyediakan Pelan Risiko.

1. Menyemak pendaftaran kursus. 2. Menyemak status penghantaran

e- BKKP. 3. Menganalisis pencapaian kerja

kursus pelajar dalam Sistem iTEMS. 4. Pengesahan keputusan peperiksaan

oleh ahli mesyuarat.

1. Menyemak dan mengemaskini maklumat program, bidang dan kursus ke dalam Sistem iTEMS.

2. Melengkapkan pendaftaran kursus. 3. Memasukkan dan menyemak markah

peperiksaan. 4. Menghantar BKKP kepada Unit

Peperiksaan dan Penilaian. 5. Membentangkan laporan keputusan

kerja kursus serta analisis kehadiran dan kes-kes tatatertib (jika ada).

6. Membentangkan keputusan peperiksaan mengikut program semester.

7. Pemulangan skrip ke Unit Peperiksaan dan Penilaian.

1. Mencetak Slip Pendaftaran Kursus. 2. Mesyuarat JKPPIPG. 3. Melaksanakan pelan risiko jika ada.

5.0 RINGKASAN PROSES PENDAFTARAN KURSUS, KERJA PENDAFTARAN e-BKKP PROSES PENDAFTARAN KELAYAKAN MENDUDUKI PEPERIKSAAN, DAN PROSES PENGESAHAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA)

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA 6.1 Pendaftaran Kursus

Tanggungjawab SUA KUPP KUPP PELAJAR KUPP/ KJ

Tidak

Ya

Output Surat/Memo Sistem dalam talian Memo/Makluman dalam talian Analisis pendaftaran Sistem dalam talian Sistem dalam talian

Pelajar melengkapkan pendaftaran kursus.

Mendapatkan maklumat program, bidang dan kursus yang ditawarkan mengikut semester semasa daripada PPA

Menyemak dan mengemaskini maklumat program, bidang dan

kursus ke dalam Sistem iTEMS

Menyemak dan mengesahkan pendaftaran kursus oleh pelajar

Mula

Memaklumkan kepada pelajar tarikh mula dan tamat pendaftaran kursus

Tamat

Menyemak status pendaftaran kursus pelajar

Ya

Januari 2018

Tanggungjawab KUPP KJA KoKu KuPr Ketua Pemeriksa Pemeriksa KJA KoKu KuPr Ketua Pemeriksa/ Pemeriksa Ketua Jabatan Akademik/ Penyelaras

Tidak

Ya

Output Memo e BKKP e BKKP e BKKP BKKP LAM PT-07-01 BKKP LAM PT-07-01

Pengesahan markah oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit Koku/ KuPr.

Mendapatkan maklumat pensyarah yang mengajar daripada Ketua Jabatan.

Memasukkan maklumat pensyarah ke dalam e-BKKP Sistem iTEMS.

Mula

Ketua Pemeriksa dan Pemeriksa memasukkan dan menyemak markah.

Ketua Pemeriksa/Pemeriksa mencetak BKKP.

Ketua Jabatan/ Penyelaras Peperiksaan Jabatan/ Unit menghantar BKKP yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan ke Unit Peperiksaan dan Penilaian

Tamat

6.2 Borang Kerja Kursus Dan Peperiksaan ( e-BKKP)

Januari 2018

6.3 Kelayakan Menduduki Peperiksaan

Tanggungjawab KUPP KUPP KJ AKADEMIK KU KOKU KJ AKADEMIK KU KOKU KJ HEP

Output Surat/ Memo Analisis KK Analisis Kehadiran Laporan tatatertib Minit mesyuarat

KJ Akademik/ KU Kokurikulum melaporkan dan membentangkan analisis kehadiran yang ditawarkan mengikut program semester.

Berbincang dengan PA IPG (Tarikh, masa dan tempat)

Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat.

Mula

KJ Akademik/ KU Kokurikulum melaporkan dan membentangkan kesempurnaaan kerja kursus yang ditawarkan mengikut program semester.

KJ HEP melaporkan kes-kes tatatertib (jika ada).

Tamat

Januari 2018

6.4 Pengesahan Keputusan Peperiksaan

Tanggungjawab KUPP KUPP KUPP AHLI MESYUARAT JKPPIPG

Output Surat/Memo Analisis Keputusan Minit mesyuarat

Berbincang dengan PA IPG (Tarikh, masa dan tempat)

Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat

Mula

KUPP melaporkan dan membentangkan keputusan peperiksaan setiap kursus yang ditawarkan mengikut program semester.

Pengesahan keputusan peperiksaan oleh ahli mesyuarat.

Tamat

Januari 2018

6.5 Pengurusan Jadual Waktu Peperiksaan/Pelantikan Pemantau, Ketua Pengawas Dan Pengawas

Tanggungjawab JPP KUPP KUPP KUPP KUPP KJA/KU KUPP KUPP/PP KUPP/PP/PO /PELAJAR

Tidak

Ya

Output Emel KUPP Surat Rektor Memo/ emel Sistem dalam talian Memo drp pengarah/ emel Memo pengarah /portal

Menerima Draf Jadual Waktu Peperiksaan daripada IPGM

Menyemak draf jadual waktu peperiksaan dengan kursus program dan inden calon peperiksaan

Memastikan senarai kursus dan inden sesuai dengan Draf Jadual Waktu

Mula

Tamat

Menyemak dan dan menyusun Jadual Waktu Peperiksaan mengikut kursus/program pengajian yang terlibat di IPGK

Terima Jadual Waktu muktamad daripada IPGM

Mengedar satu salinan jadual pengawasan kepada Ketua Jabatan Akademik/Unit

Mendapatkan pencalonan pengawas daripada KJA/KU

Menyediakan Jadual Pengawasan Pemantau/Ketua Pengawas/Pengawas

Mengedar satu salinan jadual waktu peperiksaan dan mempamerkan di papan kenyataan dan portal IPGK

Januari 2018

Tanggungjawab JPP/KUPP KUPP KUPP KUPP PP KUPP

Tidak

Tidak

Ya

Output Memo Lampiran senarai penghantaran Inden Jadual waktu peperiksaan Surat, Borang Penerimaan APJW

6.6 Penerimaan Kertas Soalan/Bahan Peperiksaan

Memastikan bahan dokumen peperiksaan yang diterima betul

Menerima kertas/bahan peperiksaan daripada Percetakan IPGM

Memastikan bungkusan/kotak dan bilangannya berkeadaan baik dan akur dengan surat/slip penghantaran

Menyusun sampul-sampul kertas soalan dalam bilik kebal

Mula

Membuka dan menyemak bungkusan/kotak berkenaan dalam bilik kebal

Memaklumkan penerimaan bahan/dokumen peperiksaan kepada Pengarah / Timbalan Pengarah IPGK

Tamat

Januari 2018

Tanggungjawab KUPP KUPP KPw

Tidak

Ya

Output Memo/ Emel Analisa Kehadiran Memo tidak hadir Bahan ringkas taklimat Borang laporan ketua pengawas

Mengedar dan memaklumkan taklimat peperiksaan kepada Ketua Pengawas

Mula

.KPw memberi taklimat pengawasan kepada pengawas 30 min sebelum peperiksaan bermula

6.7 Taklimat Peperiksaan KPw /KPw Kepada PKPw

semua KPw hadir taklimat

Taklimat pengawasan oleh KUPP

Tamat

Januari 2018

Tanggungjawab KUPP KUPP/PP PELAJAR/CALON

Tidak

Ya

Output Memo/ Portal Analisis Kehadiran/ tidak hadir slip tidak boleh dicetak Sistem atas talian

Mengedar dan memaklumkan taklimat peperiksaan kepada calon

Mula

Cetak slip Kelayakan menduduki peperiksaan

Merekod kehadiran calon mengikut kumpulan

Taklimat pelaksanaan peperiksaan kepada calon

Tamat

6.8 Taklimat Peperiksaan Calon

Januari 2018

Tanggungjawab KUPP/PP KUPP/PP KUPP/PP KPw KPw KPw KUPP/PP KUPP

Tidak

Ya

Tidak

Output Beg Sulit / Bekas / Bakul Bukti / Rekod pengambilan Jadual Peperiksaan Buku / Rekod penerimaan bahan Rekod bahan masuk bilik kebal

Menyediakan bahan dan peralatan peperiksaan

Menyerahkan bahan dan peralatan kepada KPw / Merekod penyerahan bahan

Mula

Menyemak dan memastikan kertas soalan adalah betul

Memberi taklimat ringkas kepada PKPw & pengawas

Tamat

6.9 Pengambilan Dan Pemulangan Bahan Peperiksaan

Memastikan perjalanan dan pelaksanaan peperiksaan berjalan lancar

Menghantar bahan dan peralatan peperiksaan ke UPP setelah tamat peperiksaan

Memastikan bahan dan peralatan peperiksaan mencukupi

Simpan skrip jawapan yang belum diperiksa di bilik kebal

Januari 2018

Tanggungjawab PKPw KPw KPw KPw/KUPP PKPw KPw Calon KPw

Tidak Ya

Output Bahan peperiksaan Sampul buku soalan Jadual Peperiksaan/ Inden Buku soalan

Jam

6.10 Memulakan Peperiksaan

Tamat

Memberi taklimat ringkas kepada calon Mengarahkan calon menyemak buku soalan

Mengumumkan peperiksaan bermula

Mula

Mengedarkan kertas jawapan dan bahan-bahan yang berkaitan ke setiap meja calon

Membuka sampul buku soalan di hadapan calon dan menandatangani sampul

Menyemak dan memastikan buku soalan cukup dan betul.

Buat salinan di UPP Berurusan dengan KUPP/PP

Mengedarkan buku soalan

Januari 2018

Tanggungjawab PKPw PKPw KPw KPw KPw PKPw KPw KUPP/PP

Tidak Ya

Output Slip kelayakan calon/Kad Pengenalan/ Kad Matrik/ BKC Sampul skrip Sampul skrip, BKC dan bahan- bahan peperiksaan

6.11 Mengawas Semasa Peperiksaan

Tamat

Memberi arahan berhenti menulis buku jawapan dan buku soalan akan dipungut

Mengira dan menyusun buku jawapan mengikut angka giliran seterusnya membungkus sampul buku jawapan

Mula

Menyemak butiran calon

Mengawasi calon menjawab soalan peperiksaan

Membuat pengumuman peperiksaan dari semasa ke semasa jika ada

Mengarahkan calon keluar dari dewan/bilik peperiksaan

Menyerahkan skrip dan bahan-bahan peperiksaan ke UPP

Januari 2018

7.0 REKOD KUALITI

Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan

Lampiran

1. Prosedur Kualiti Teras: Pengurusan Peperiksaan

Pejabat KUPP Sehingga dipinda

IPGM-PPK-PT-07

2. Akta Rahsia Rasmi 1972 Pejabat KUPP 1 Tahun -

3. BIKP Bilik Kebal Sepanjang Hayat

-

4. Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan (BKKP)

Pejabat KUPP 5 Tahun LAM-PT-07-01

5. Borang Kehadiran Calon Pejabat KUPP 5 Tahun LAM-PT-07-02

6. Jadual Markah Pejabat KUPP 1 Tahun LAM-PT-07-03

7. Buku Daftar Rekod Bilik Kebal

Bilik Kebal 3 Tahun

8. Jadual Pengawasan Peperiksaan

Pejabat KUPP 6 bulan

9. Jadual Waktu Peperiksaan Pejabat KUPP 6 bulan

10. Minit Mesyuarat JKPPIPG Pejabat KUPP 5 Tahun

11. Salinan Transkrip Akhir Pejabat KUPP/ JPP IPGM

Sepanjang Hayat

-

12. Skema Pemarkahan Bilik Kebal 5 tahun -

13. Sampel Skrip Jawapan Peperiksaan

Pejabat KUPP 5 tahun -

14. Surat Makluman Jadual Waktu Peperiksaan ke IPG

JPP & Pejabat KUPP

5 tahun -

15. Surat Makluman Kepada Calon Gagal Peperiksaan

Pejabat KUPP 5 tahun -

16. Surat Panggilan Mesyuarat JKPPIPG

Pejabat KUPP 5 tahun -

17. Surat Pelantikan Ketua Pengawas dan Pengawas Peperiksaan

Pejabat KUPP 5 tahun -

18. Borang Pelan Pengurusan Risiko

UPP 3 tahun -