Pengurusan KualitiMajlis Perbandaran Seberang Perai

KHIDMAT PENGURUSAN

UNDANG - UNDANG

PERKHIDMATAN KESIHATAN

KEJURUTERAAN

BANGUNAN

PERANCANG BANDAR

PERBENDAHARAAN

PENILAIAN & PENGURUSAN HARTA

KEMASYARAKATAN

PELESENAN

PERKHIDMATAN PERBANDARAN

DIREKTORAT PENGUATKUASAAN

PESURUHJAYA BANGUNAN

KORPORAT & PERHUBUNGAN ANTARABANGSA

LANDSKAP

UNIT PELANCONGAN, SENI & WARISAN

UNIT STRATEGIC SURVEILLANCE

UNIT BUTTERWORTH BARU

SETIAUSAHAPERBANDARAN

YANG DIPERTUA

UNIT AUDIT DALAM

24 AHLI MAJLIS

TEKNOLOGI, INFORMASI & KOMUNIKASI

PENGURUSAN KRISIS

UNIT OSC

MPSP mempunyai 17jabatan dan 5 unit yangmendokong erat visidan misi MPSP

CARTA ORGANISASI MPSP

2

“Seberang Perai Resilient,Inklusif,Hijau, Kompetitif dan BandarPintar Dipacu Teknologi”

3

Sistem Pengurusan berteraskan kualiti dilaksanakan dengan matlamat utama yang berorientasikan pelanggan, di manasetiap aspek pelaksanaan aktiviti mengambil kira kepentingan Stakeholders MPSP. Adalah menjadi keutamaan MPSP untukmemenuhi ekspektasi pelanggan yang juga warga Seberang Perai yang sentiasa mahu agar MPSP memberikanperkhidmatan cepat, berkesan, tepat, mudah dan telus.

Di samping itu, MPSP turut mementingkan aspek penjagaan alam sekitar dalam usaha untuk membantu mencegahpencemaran alam yang menjadi salah satu penyebab kepada pemanasan global. ‘Tagline’ baru MPSP yang digubal “Seberang Perai Aspirasi Bandar Masa Hadapan” merupakan komitmen MPSP untuk merealisasikan Seberang Peraisebagai Bandar Rendah Karbon menjelang 2022 berpaksikan Bidang Keberhasilan Utama (NKRA) yang memberi fokuskepada Seberang Perai yang Resilient, Inklusif, Hijau, Kompetitif dan Bandar Pintar Dipacu Teknologi”

Dalam melaksanakan tugas memberi perkhidmatan dan menyediakan kemudahan infrastruktur kepada komuniti, MPSPturut menitikberatkan soal keselamatan warga kerja MPSP dan orang awam sama ada semasa pelaksanaan kerja olehpihak MPSP sendiri atau oleh kontraktor yang dilantik.

Sistem Pengurusan Berteraskan Kualiti yang dilaksanakan mendokong erat hala tuju MPSP seperti mana yang digariskandalam Pelan Strategi Seberang Perai 2018-2022 untuk MPSP terus bergerak ke depan mewujudkan International &Intelligent City berdasarkan objektif pelaksanaan sistem-sistem Kualiti yang mempunyai sasaran berikut:

1. Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 (QMS) Dipersijilkan oleh SIRIM QAS International Sdn Bhdpada 17 Disember 1999 bagi versi ISO 9002:1994 (Ditukar kepada ISO 9001:2015 dan dipersijilkan pada 18 November 2016)

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan proses pemberian perkhidmatan, di mana proses kerja jabatan disusunatur secara sistematik dan dilaksanakan dengan penambahbaikan berterusan menggunakan kecekapan teknologiterkini untuk mempercepatkan perkhidmatan kepada pelanggan. Proses kerja disemak dari semasa ke semasa untukmengenalpasti risiko yang boleh menjadi penghalang kepada keupayaan MPSP mencapai objektif Kualiti yang telahditetapkan dalam perkhidmatan yang diberikan.

2. Sistem Pengurusan Alam Sekitar ISO 14001:2004 (EMS) Dipersijilkan oleh SIRIM QAS International SdnBhd pada 14 Jun 2006. Ditukar kepada ISO 14001:2015 pada 18 November 2016

Sistem ini selari dengan usaha-usaha Pihak Berkuasa bukan sahaja di peringkat negeri dan persekutuan, malah diperingkat antarabangsa dalam usaha untuk mengurangkan pencemaran dan meningkatkan usaha mewujudkanpersekitaran yang hijau, bersih dan sihat. MPSP mengambil inisiatif dengan melaksanakan sistem ini bagimenggalakkan kakitangan serta komuniti Seberang Perai meningkatkan akitiviti-aktiviti penjagaan alam sekitar. Sertamengurangkan pencemaran. Program-program yang dilaksanakan melalui sistem ini contohnya:-

a) Mempromosi dan menggalakkan program kitar semula di kawasan perindustrian dan komuniti setempatuntuk mengurangkan indeks pembuangan sampah;

b) Mengurangkan pencemaran asap hitam bagi semua kenderaan MPSP c) Mengurangkan penggunaan kertas, air dan elektrik;d) Mengambil langkah-langkah mengawal leachate di tapak pelupusan sampah ;e) Mengambil langkah-langkah mengawal keciciran sampah dan tumpahan leachate semasa proses kerja kutipan

sampah;f) Mengambil langkah-langkah mengawal pembuangan sisa toksid di tapak pelupusan sampah;g) Melaksanakan pengasingan sisa di punca termasuk kepada peniaga-peniaga makanan;h) Menjalankan usaha pasar awam dan pasar malam bebas sampah serta turut melaksanakan pengasingan di

punca;

3. Sistem Pengurusan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan OHSAS 18001:2007 (OSHMS) Dipersijilkanpada 28 Ogos 2013 . Ditukar kepada ISO 45001:2018 dan dipersijilkan pada 18 Januari 2019

Sistem ini bertujuan meminimakan risiko berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan dan memastikanpelaksanaan prosedur kerja selamat . Ianya memastikan keselamatan dan kesihatan pekerjaan terutamanya wargakerja MPSP terjaga, kerana kakitangan adalah aset yang tak ternilai bagi MPSP. Tidak ketinggalan juga MPSPmengambil kira aspek keselamatan orang awam dan kontraktor yang berada dalam kawasan bangunan MPSP serta dikawasan pelaksanaan kerja oleh kakitangan/kontraktor MPSP.

Melalui sistem ini program-program kesedaran telah diwujudkan di kalangan kakitangan dan pihak-pihak/kontraktor-kontraktor yang melaksanakan kerja bagi MPSP. Penambahbaikan dari sistem ini, MPSP telahmenyediakan dan menambahbaik keperluan peralatan keselamatan bagi pelaksaan aktiviti-aktiviti yang berisikoseperti kakitangan penyelenggaran pembersihan dan landskap, Unit Skuad Khas dan lain-lain kakitangan yangbertugas di lapangan.

MPSP juga akan memastikan kontraktor-kontraktor yang melaksanakan kerja untuk MPSP dan bagi pihak MPSPmemberikan keutamaan dalam aspek pengurusan kerja dan pemberian perkhidmatan yang berkualiti, mementingkanpemeliharaan alam sekitar dan penjagaan keselamatan kakitangan serta orang ramai ketika melaksanakan kerja-kerjabagi pihak MPSP.

4. Sistem Pengurusan Tenaga ISO 50001:2011 (EnMS) Dipersijilkan oleh SIRIM QAS International Sdn Bhdpada 15 Ogos 2014

MPSP mensasarkan pengurangan penggunaan tenaga sebagai mendokong usaha antarabangsa menangani masalahperubahan cuaca dunia . Konsep Go Green dan Green Inisiative diaplikasi melalui pelaksanaan sistem ini di MPSP yangmensasarkan pengurangan penggunaan tenaga. Pelepasan haba daripada penggunaan tenaga elektrik yang tinggisecara tak langsung memberi kesan kepada alam sekitar. Justeru, selari dengan pelaksanaan Sistem Pengurusan AlamSekitar, sistem ini juga dilaksanakan dalam usaha mengurangkan penggunaan tenaga serta menggalakan aktivitiGreen/hijau di kalangan kakitangan dan komuniti setempat.

5. Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti 5S (QEMS) Dipersijilkan oleh Perbadanan ProduktivitiMalaysia (MPC) pada 3 Disember 2014

Objektif pelaksanaan 5S di MPSP adalah :Peningkatan Kualiti Kerja Dan PerkhidmatanPeningkatan ProduktivitiPenjimatan KosPeningkatan Semangat Kerja BerpasukanPeningkatan Kepuasan Hati Pelanggan

MPSP mensasarkan untuk meningkatkan tahap motivasi bekerja di kalangan kakitangan. Keselesaan persekitarankerja serta sistem kerja yang teratur mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta meningkatkan daya usahakakitangan. Sistem ini sebenarnya adalah asas kepada semua sistem kualiti yang ada, di mana ianya menyediakankeperluan asas ke arah pemberian perkhidmatan yang efisyen.

Antara hasil pelaksanaan 5S ini, pengurusan fail lebih mudah dan cepat. Sesebuah fail yang disimpan boleh dikesandalam masa tidak lebih 30 saat. Selain daripada itu, setiap aktiviti kerja di MPSP mempunyai Standard OperatingProcedure (SOP) bagi memudahkan pengurusan dan kakitangan sendiri melaksanakan tugas secara standard, cepat dantepat serta memudahkan kerja pemantauan. Permasalahan yang berlaku boleh dikesan asal atau puncanya dari prosesyang mana. Justeru, penambahbaikan segera boleh diambil bagi mengatasi masalah yang berlaku dan mengelakkanianya berulang.

6. Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat ISO/IEC 27001:2013 (ISMS) . MPSP mendapt persijilan ISMSini pada 25 Mac 2016. Sistem ini dilaksanakan dengan objektif untuk memelihara keselamatanmaklumat dalam aspek

a. Kerahsiaan (Confidentiality): Melindungi /memelihara/menyekat maklumat daripada pendedahan yang tidak dibenarkan

b. Ketepatan Dan Kelengkapan Maklumat (Integrity)

c. Ketersediaan (Availability)Memastikan maklumat yang diperlukan dalam proses pemberian perkhidmatan sentiasa ada dan boleh diguna serta perkhidmatan dapat diberikan kepada pengguna setiap kali apabila diperlukan

7. Sistem Pengurusan Anti-Suapan (Anti-Bribery) ISO 37001:2016 (ABMS)

MPSP mendapat persijilan ini pada 20 Oktober 2017 dan MPSP merupakan organisasi pertama di Malaysiamendapat persijilan ini daripada SIRIM QAS International Sdn Bhd. Sistem ini menekankan aspek integriti dalampengurusan dan pemberian perkhidmatan. Kawalan ke atas semua warga kerja dibuat seawal proses pengambilan.Kawalan adalah secara komprehensif sama ada kawalan kewangan dan bukan kewangan. Ianya mementingkanprinsip ketelusan dalam melaksanakan kerja.

Struktur Jawatankuasa Pemandu Kualiti

YANG DIPERTUA (PENGERUSI)

SETIAUSAHA PERBANDARAN (PENGURUS KUALITI)

PENGARAH

KEJURUTERAAN

PENGARAH BANGUNAN

PENGARAH

KHIDMAT PENGURUSAN

PENGARAH PENILAIAN &

PENGURUSAN HARTA

PENGARAH UNDANG-UNDANG

PENGARAH

PERBENDAHARAAN

PENGARAH

PERANCANG BANDAR

PENGARAH PELESENAN

PENGARAH

KEMASYARAKATAN

KETUA UNIT OSC

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

WAKIL PENGURUSAN

KUALITI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PENGARAH PERKHIDMATAN PERBANDARAN

PEMBANTU

WAKIL PENG.URUSAN

KUALITI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PENGARAH PERKHIDMATAN

KESIHATAN

PENGARAH PESURUHJAYA

BANGUNAN (COB)

PENGARAH DIREKTORAT

PENGUATKUASAAN

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PENGERUSI AUDIT

KUALITI DALAMAN

AUDITOR KUALITI

DALAMAN

PENGARAH LANDSKAP

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PENGARAH KORPORAT & PERHUBNGAN

ANTARABANGSA

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PENGARAH TEKNOLOGI, INFORMASI & KOMUNIKASI

KETUA JABATAN PENGURUSAN KRISIS

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PEGAWAI KUALITI & AHLI-AHLI

PENGURUSAN KUALITI MPSP

11

MPSP membuat perancangan hala tuju Seberang Perai yang didokumenkan untukmembolehkan penduduk mengetahui apa yang akan dilaksanakan oleh MPSP dalam memacupembangunan di Seberang Perai. Sumber-sumber informasi berkenaan ekspektasi dankeutamaan yang perlu diberi fokus oleh MPSP diperolehi melalui sesi soal selidik bajet dan soalselidik penduduk secara rawak yang dijalankan oleh MPSP serta informasi langsung daripadapelbagai medium yang disediakan oleh MPSP untuk memberi ruang kepadapenduduk/stakeholders memberi pandangan, cadangan, komen dan sebagainya.

Hasil daripada informasi yang diperolehi serta digembelingkan, MPSP merangka Pelan StrategiSeberang Perai untuk tempoh beberapa tahun. Diawal perancangan ianya dibuat untuk tempohsepuluh tahun dan bermula 2011, Pelan Strategi digubal untuk tempoh lima tahun bagimemudahkan semakan , penambahbaikan dan pembaharuan dilaksanakan mengikutperubahan arus semasa dan ekspektasi penduduk/stakeholders.

12Seberang Perai

Aspirasi Bandar Masa Hadapan

13

14

1. Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 (QMS)Persijilan QMS sejak 1999. Pada tahun ini telah ditukarkepada ISO 9001:2015

2. Sistem Pengurusan Alam Sekitar ISO 14001:2004 (EMS)Persijilan EMS sejak 2006. Pada tahun ini telah ditukarkepada ISO 14001:2015

3. Sistem Pengurusan Keselamatan Dan KesihatanPekerjaan OHSAS 18001:2007 (OSHMS)Persijilan Sejak 2013.

4. Sistem Pengurusan TenagaISO 50001:2011 (EnMS) Persijilan sejak 2014

5. Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti 5S (QEMS) . Persijilan Sejak 2014

6. Sistem Pengurusan Keselamatan MaklumatISO/IEC 27001:2013 (ISMS)Persijilan sejak 2016

7. Sistem Pengurusan Anti-Suapan/SogokanISO 37001:2016 (ABMS)Persijilan pada 20 Oktober 2017

15

PERJALANAN ISMS DI MPSP

16

2006Persijilan EMS

2013Persijilan OSHMS

2014Persijilan EnMS dan Persijilan 5S

2016Persijilan ISMS

2017

PERSIJILAN KUALITI MPSP DAN PENGIKTIRAFAN THE MALAYSIA BOOK OF RECORDS (MBR)

1999Persijilan QMS

2015The Malaysia Book Of Records

Persijilan ABMS

17

INTEGRASI SISTEM KUALITI MPSP2015 - Pelaksanaan Integrasi Sistem Pengurusan Kualiti (QMS), Alam Sekitar (EMS),

Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan (OSHMS) , Sistem Pengurusan Tenaga (EnMS).Integrasi dari segi dokumentasi dan pelaksanaan. Menjadi PBT pertamamengintegrasikan empat sistem serentak dalam pelaksanaan Sistem PengurusanBerteraskan Kualiti.

2016 - Integrasi QMS, EMS, OSHMS, EnMS, Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat(ISMS). Integrasi dari segi pelaksanaan dokumentasi, pelaksanaan, audit dalamandan audit luar. Juga menjadi PBT pertama mengintegrasikan lima sistem serentakdalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Berteraskan Kualiti dan pengauditan.

2017 - Melaksanakan pertukaran QMS dan EMS versi baru (ISO 9001:2015 dan ISO14001:2015) serta menjadi ORGANISASI pertama melaksanakan Sistem PengurusanAnti-Suapan/Sogokan ISO 37001:2016 (ABMS) . Ketiga- tiga sistem ini berkuatkuasapada 1 Mei 2017.

Integrasi dibuat ke atas enam sistem ( QMS, EMS, ISMS, OSHMS, ABMS dan EnMS)termasuk dari segi dokumentasi dan pelaksanaan serta pengauditan.

SKOP PERSIJILAN SISTEM PENGURUSAN BERINTEGRASI MPSP

Pengurusan Perkhidmatan Munisipal Seberang Perai merangkumi proses utama dan sokongan:- Kelulusan Dan Kawalan Pembangunan- Penilaian Harta Berkadar- Penyelenggaraan Pembersihan (Pengurusan Sisa Pepejal Dan Pembersihan Am)- Penyelenggaraan Landskap- Pelesenan- Penguatkuasaan- Perundangan

Untuk ISO 50001:2011 (EnMS) Skop Persijilan adalah:Operasi dan Penyelenggaraan Bangunan Ibu Pejabat MPSP, Perda

DOKUMENTASI INTEGRASIBIL NAMA PROSEDUR NO. DOKUMEN

1 Manual Sistem Pengurusan Berintegrasi : ISO 9001:2015 (QMS) ISO 14001:2015 (EMS) ISO/IEC 27001:2013 (ISMS) ISO 37001:2016 (ABMS) ISO 45001:2018 (OSHMS) ISO 50001:2011 (EnMS)

MANUAL/WP

2 Audit Dalaman PK – AD /WP 3 Kawalan Dokumen Dan Rekod PK-KDR / WP 4 Kawalan Ketidakpatuhan PK-KTP / WP 5 Komunikasi, Penyertaan Dan Perundingan PK-KM/WP

6 Kesedaran, Latihan Dan Kompetensi PK-LAT/KP 7 Objektif, Sasaran, Program Dan Pelan Tindakan PK-OSP/WP 8 Pemantauan Dan Pengukuran PK-PP/KP

9 Perolehan PK- / KP 10 Perundangan Dan Lain-Lain Keperluan PK – UU / UND 11 Tindakan Pembetulan PK-TP / WP 12 Pengurusan Risiko (kecuali EnMS) PK-PR/WP

13 Tindakan Menghadapi Kecemasan (EMS, OSHMS dan ISMS sahaja) PK-TK/WP

14 Pengurusan Insiden (EMS, OSHMS dan ISMS sahaja) PK-PI/WP

15 Tindakan Pencegahan (EnMS sahaja) PK-TPC/WP