pengurusan kokurikulum

12
PENGENALAN SISTEM FAIL.

Upload: elly-elyana

Post on 20-Jun-2015

2.174 views

Category:

Education


9 download

TRANSCRIPT

Page 1: Pengurusan kokurikulum

PENGENALAN SISTEM FAIL.

Page 2: Pengurusan kokurikulum

Apakah Sistem Fail?

Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki.

Fail ini perlu di beri nama atau tajuk dan kadang hal diberi nombor panggilan supaya mudah di susun atau dirujuk di kemudian hari.

Seorang setiausaha atau pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail dengan baik.

Page 3: Pengurusan kokurikulum

Definisi Sistem Fail.

• Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu

rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir.

• Satu proses klasifikasi,penyusunan,penyimpanan dan pelupusan rekod supaya mudah diperolehi

dengan cepat apabila di kehendaki.

• Menambah kecekapan pentadbiran dan pengurusan sesebuah persatuan.

Page 4: Pengurusan kokurikulum

Ciri-ciri sesuatu Fail

• Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila

diperlukan• Sistem fail itu tidak kompleks, mudah

dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan

• Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi

Page 5: Pengurusan kokurikulum

Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan

organisasi.

Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum

Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan

daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi

Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum

Page 6: Pengurusan kokurikulum

Pengkelasan Fail

Fail boleh dikelaskan berdasarkan;• Abjad• Perkara• Angka• Tempat dan kawasan

Menggunakan kod;• Nombor• Ringkasan

Page 7: Pengurusan kokurikulum

Pengelasan dan nombor fail. Tahap pertama:

01. Kurikulum02. Kokurikulum03. Hal Ehwal Pelajar04. Kewangan05. Asrama

Kokurikulum – SRKBT/02

Page 8: Pengurusan kokurikulum

Tahap kedua

Nombor Perkara

02/01 JawatanKuasa Kokurikulum

02/02 Sukan dan permainan

02/03 Unit Berunifom

02/04 Kelab dan Persatuan

• Kokurikulum/Unit Berunifom –

SRKBT/02/03/

Page 9: Pengurusan kokurikulum

Tahap Ketiga

Nombor Perkara

01 Persekutuan Pengakap

02 Pandu Puteri

03 Puteri Islam

04 Bulan Sabit Merah

SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri

Page 10: Pengurusan kokurikulum

• Tahap keempat

Nombor Perkara

01 Mesyuarat

02 Maklumat Ahli

03 Perlembagaan

04 Perancangan tahunan

SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat

Page 11: Pengurusan kokurikulum

Peringkat Keselamatan Fail

JENIS FUNGSI WARNA

RAHSIA BESAR •Keselamatan Negara

Kuning berpalang merah (depan & belakang)

RAHSIA •Tender•Kewangan

Merah Jambu berpalang Depan / Belakang

SULIT •Laporan sulit•Soalan

Hijau

TERHAD •Fail peribadi•Dokumen

Putih

BIASA •Terbuka •Harian

Putih

Page 12: Pengurusan kokurikulum

SEKIAN, TERIMA KASIH.