pengurusan kokurikulum
TRANSCRIPT
PENGENALAN SISTEM FAIL.
Apakah Sistem Fail?
Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki.
Fail ini perlu di beri nama atau tajuk dan kadang hal diberi nombor panggilan supaya mudah di susun atau dirujuk di kemudian hari.
Seorang setiausaha atau pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail dengan baik.
Definisi Sistem Fail.
• Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu
rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir.
• Satu proses klasifikasi,penyusunan,penyimpanan dan pelupusan rekod supaya mudah diperolehi
dengan cepat apabila di kehendaki.
• Menambah kecekapan pentadbiran dan pengurusan sesebuah persatuan.
Ciri-ciri sesuatu Fail
• Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila
diperlukan• Sistem fail itu tidak kompleks, mudah
dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan
• Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi
Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan
organisasi.
Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum
Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan
daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi
Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum
Pengkelasan Fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan;• Abjad• Perkara• Angka• Tempat dan kawasan
Menggunakan kod;• Nombor• Ringkasan
Pengelasan dan nombor fail. Tahap pertama:
01. Kurikulum02. Kokurikulum03. Hal Ehwal Pelajar04. Kewangan05. Asrama
Kokurikulum – SRKBT/02
Tahap kedua
Nombor Perkara
02/01 JawatanKuasa Kokurikulum
02/02 Sukan dan permainan
02/03 Unit Berunifom
02/04 Kelab dan Persatuan
• Kokurikulum/Unit Berunifom –
SRKBT/02/03/
Tahap Ketiga
Nombor Perkara
01 Persekutuan Pengakap
02 Pandu Puteri
03 Puteri Islam
04 Bulan Sabit Merah
SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri
• Tahap keempat
Nombor Perkara
01 Mesyuarat
02 Maklumat Ahli
03 Perlembagaan
04 Perancangan tahunan
SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat
Peringkat Keselamatan Fail
JENIS FUNGSI WARNA
RAHSIA BESAR •Keselamatan Negara
Kuning berpalang merah (depan & belakang)
RAHSIA •Tender•Kewangan
Merah Jambu berpalang Depan / Belakang
SULIT •Laporan sulit•Soalan
Hijau
TERHAD •Fail peribadi•Dokumen
Putih
BIASA •Terbuka •Harian
Putih
SEKIAN, TERIMA KASIH.