PENGURUSAN KEWANGANUNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

oleh:ROSNANI ABDUL RAZAKTimbalan Bendahari Kanan

Jabatan Dasar & Kewangan Ibu PejabatCA (MIA), MAcc(UiTM), BAcc(UiTM), DIA (ITM)

1

STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT BENDAHARI

HJ MAZLAN HASHIM BENDAHARI

TIMBALANBENDAHARI

KANAN

JABATANBELANJAWAN

UNIVERSITI

KETUA TIMBALAN

BENDAHARI

JABATANKEWANGAN KORPORAT

KETUA TIMBALAN

BENDAHARI

JABATANPENGURUSANPEROLEHAN

DAN ASET

TIMBALANBENDAHARI

KANAN

JABATANPENGURUSANKEWANGAN

PELAJAR

TIMBALAN BENDAHARI

KANAN

JABATANPENGURUSANAKAUN DAN

SISTEM KEWANGAN

TIMBALAN BENDAHARI

KANAN

JABATANGAJI DAN

KEWANGAN STAF

TIMBALAN BENDAHARI

KANAN

JABATANDASAR DAN KEWANGAN IBU PEJABAT

TIMBALAN BENDAHARI

JABATANPENGURUSAN

AKAUN AMANAH

KETUATIMBALAN

BENDAHARI

JABATANPENGURUSAN KEWANGAN

PEMBANGUNAN DAN FASILITI

KewanganKampusCawangan

(W54/W52/W48/W44)

NAIB CANSELOR

2

Carta Organisasi | Unit Kewangan Zon 1

Telah dikemaskini pada 23 Disember 2020

BENDAHARI (VK7)

MAZLAN HASHIM

TIMBALAN BENDAHARI KANAN (W52)

ROSNANI ABDUL RAZAK

PENOLONG BENDAHARI KANAN (W44)

NOOR SHAREENA AMAN

PENOLONG AKAUNTAN KANAN (W32)

NOOR HIDAYAH RUGANI

PENOLONG AKAUNTAN TERTINGGI (W36)

MARINI ABDUL GHANI

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN KANAN (W22)

MOHD ZULHUSNI ABD HALIM

PENOLONG AKAUNTAN KANAN (W32)

RAZIFAH MUKTI

PENOLONG AKAUNTAN (W29)

NORAZREEN ABDUL KADIR

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN (W19)

MOHAMAD SHEQAL FIRDAUS

3

BIL PUSAT KOS KETUA PUSAT KOS PEGAWAI TANGGUNGJAWAB

1. Pejabat Naib Canselor YBhg. Prof. Emeritus Datuk Ir. Dr. Mohd Azraai Kassim Naib Canselor

Dr Wan Ismahanini Ismail Timbalan Pendaftar

2. Jabatan Komunikasi Korporat En. Zulkipli Abu Bakar Pengarah Kanan

En. Zulkipli Abu Bakar Pengarah Kanan

3. Bahagian Hal Ehwal Akademik (BHEA) YBhg. Prof. Dr. Hajah Roziah Mohd Janor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

Pn. Hajah Nor Hashimah Haji Rahmat Ketua Timbalan Pendaftar

4. Pejabat Hal Ehwal Pelajar YBhg. Prof. Dr. Azizan Abdullah Timbalan Naib Canselor

En. Armyn Fahmy Mohd Fahmy Timbalan Pendaftar Kanan

5. Bahagian Transformasi Universiti Prof. Madya Dr. Ahmad Taufek Abdul Rahman Pengarah

Prof. Madya Dr. Ahmad Taufek Abdul Rahman Pengarah

6. Pejabat TNC, Jaringan Industri, Masyarakat & Alumni (ICAN)

YBhg. Prof. Dato' Dr Rahmat Mohamad Timbalan Naib Canselor

YM. Raja Mohamad Fikri Raja Azman Timbalan Pendaftar

7. Pejabat Pendaftar Pendaftar Pn. Noriah Mohamed Ali Ketua Timbalan Pendaftar

8. Pejabat Bendahari Tn. Haji Mazlan Hashim Bendahari

Pn. Rosnani Abd. Razak Timbalan Bendahari Kanan

9. Pejabat Penasihat Undang-Undang Prof. Madya Dr. Haidar Dziyauddin Penasihat Undang-Undang

En. Shairwan Mohd Sani Saundarrajan Pegawai Eksekutif

10. PALAPES Tn. Mejar Hj. Ismail Bin Ahmad Penolong Pendaftar

Tn. Mejar Hj. Ismail Bin Ahmad Penolong Pendaftar

11. Unit Integriti En. Ridzuan Ahmad, Ketua En. Ridzuan Ahmad, Ketua

12. Institut Pemikiran & Kepimpinan Melayu (IMPAK)

Prof. Madya Dr. Amer Shakir Zainol Pengarah

En. Qamarul Anuar Mohamad Penolong Pendaftar Kanan

13. Pejabat Mengubah Destini Anak Bangsa Prof. Madya Dr. Aini Jaapar Pengarah

Prof. Madya Dr. Aini Jaapar Pengarah

14. Akademi Kepolisan UiTM - PDRM YBhg. Ts. Dr. Mohammad Noor Jalil Pengarah

En. Mohamad Zahid Ahmad Penolong Pendaftar Kanan

15. Kursi Institusi Raja-Raja Melayu YBhg. Prof. Dr. Shamrahayu Ab Aziz Penasihat Undang-Undang

En. Wan Ahmad Rahiman Wan Abd. Rahim Timbalan Pendaftar

16. Unit Pengurusan Risiko YBhg. Dr. Mohd Nizal Haniff Pengarah

Pn. Adilla Hayati Mohd Satali Penolong Pendaftar

17. Bahagian Hal Ehwal Islam Tn. Haji Hanafi Hj. Hamdani Pengarah

Ustazah Hajah Norrihah Mohd Nadzir Timbalan Pengarah 1

Senarai PTJ di Unit Kewangan Zon 1

4

KEPIMPINAN & GOVERNAN

PENGURUSAN SUMBER

PENGUKURAN DAN AMALAN TERBAIK

SISTEM DAN PROSIDUR

PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

PELANGGAN:STAKEHOLDERS, PELAJAR, STAF, PEMBEKAL,

ORANG AWAM

PUSAT TANGGUNGJAWABFAKULTI, JABATAN, BAHAGIAN, UiTM NEGERI,

PUSAT & UNIT

SISTEM

§ FAIS§ FINEPORTAL§ EP PLUS

PIAWAIAN DAN UNDANG-UNDANG

§ AKTA I73 (AKTA UiTM)§ AKTA ACARA KEWANGAN 1957§ AKTA AUDIT 1957§ ARAHAN PERBENDAHARAAN§ PEKELILING PERBENDAHARAAN§ PEKELILING NAIB CANSELOR§ PEKELILING BENDAHARI§ STANDARD PERAKAUNAN (MASB,

MFRS, MPERS, MPSAS) § ISO 9001:2018§ AUDIT KUALITI

PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

§ BELANJAWAN• PEROLEHAN• BAYARAN• PENERIMAAN• AKAUN DAN SISTEM• GAJI DAN KEWANGAN STAF• PENDAHULUAN DAN TUNTUTAN• KEWANGAN PELAJAR• HARTA BENDA• KEWANGAN ZON• KEWANGAN UiTM NEGERI• AKAUN AMANAH, PENYELIDIKAN &

PERUNDINGAN

5

PENGUKURANPRESTASI

§ KEMENTERIAN§ LEMBAGA PENGARAH§ AUDIT NEGARA§ AUDIT DALAM§ AUDIT ISO § PENSIJILAN ISO

PENCAPAIAN§ SIJIL AUDIT BERSIH 20

TAHUN BERTURUT-TURUT

§ AI (5 BINTANG* -CEMERLANG)

§ PEJABAT BERINTEGRITI

GOVERNAN

§ STRATEGIK§ EKSEKUTIF§ PENGURUSAN§ OPERASI

KERANGKA PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

KENAPA PENTINGNYAPENGURUSAN KEWANGAN?

Sumber-sumber (manusia, wang, bahan-bahan dan methodologi)

adalah terhad;Permintaan terhadap sumber-sumber tersebut tidak terhad;

Terdapat alternatif dalam memperolehi dan menggunakan sumber-sumber tersebut.

6

2607 penjawat awam terbabitkes rasuah (2015-2019)

Tangkapan 2020 (Jan-Nov) : 970 orang

Jika sabit kesalahan boleh dihukum penjara maksimum 20 tahun dan didenda tidak kurang lima kali nilai suapan jika suapan dapat dinilai atau RM10,000 mana yang lebih tinggi.

Siasatan tuntutan palsu: ketua unit agensi kerajaan diremanSPRM Kedah tahan lapan individu kemuka tuntutan palsuSuami isteri direman buat tuntutan palsu RM211,646Pengarah, penjawat awam, antara ditahan SPRM

7

01

02

03

LEGALITIü Pengurusan kewangan mestilah mematuhi

semua undang-undang dan peraturan yang digubal untuknya.

AKAUNTABILITIü Bermaksud memikul amanah untuk

menjalankan aktiviti yang ditentukan secarabertanggungjawab ke atas kejayaan ataukegagalannya. INTEGRITI

ü Telus dan tulus dalam melaksanakantanggungjawab yang diamanahkan.

PRINSIP-PRINSIP UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

4

LEGALITI

* Akta 173 Universiti Teknologi MARA 1976* Akta Acara Kewangan 1957* Arahan Perbendaharaan (AP)* Pekeliling / Surat Pekeliling Perbendaharaan (PP/SPP)* Pekeliling Universiti (NC, HEA, HEP, Bendahari, Pendaftar dll)* Peraturan Kewangan dan Perakaunan UiTM* Keputusan-keputusan Mesyuarat Pengurusan UiTM yang

berkaitan (LPU,MEU,JTK, dll).

9

AKAUNTABILITI

Bermaksud memikulamanah untuk menjalankan

aktiviti yang ditentukansecara bertanggungjawabke atas kejayaan ataupun

kegagalannya.

UNSUR-UNSUR PENTING DALAM AKAUNTABILITI

Amanah (Integrity)

Ketelusan (Transparency)

Mematuhi semua undang-undang dan peraturan

Menggunakan sumber-sumber dengan cekap dan berkesan

11

12

1. KW PENGURUSAN

2. KW PENYELIDIKAN

4. KW AMANAH DISATUKAN

3. KW PEMBANGUNAN

6. KW PFI

7. KW PINJAMAN DISATUKAN

-KW AMANAH AM -KW PERUNDINGAN -KW PENDAPATAN

-KW PINJAMAN KOMPUTER -KW PINJAMAN KENDERAAN

5. KW ENDOWMEN

KUMPULAN WANG UNIVERSITI

13

Penerimaan AkaundanSistem

Gaji danKemudahanStaf

Bayaran

KewanganPelajar

Perolehan

PengurusanHartaBelanjawan

4

5

6

3 7

2

8

1PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN KEWANGAN UNIVERSITI

14

Urus kewangan kerajaan berkesan tingkat akauntabiliti

Isu pengurusan kewangan kerajaan sentiasa mendapat perhatian pengurusan tertinggi perkhidmatan awam, ahli politik, ahli akademik dan wartawan. Ia juga dibahaskan dalam laporan Ketua Audit Negara.Kementerian, jabatan dan agensi kerajaan yang terbabit hendaklah mengambil tindakan pembetulan ke atas teguran dinyatakan dalam laporan itu. Walaupun setiap tahun teguran dibuat Ketua Audit Negara berhubung pengurusan kewangan kerajaan, isu ini masih berlaku.

Justeru, beberapa strategi perlu dilakukan Ketua Jabatan, termasuk pembangunan dan peningkatan pengetahuan serta kemahiran pegawai.

15

16

STRUKTUR KUASA DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM

PEGAWAI PENGAWAL

KUASA UNIVERSITI

Naib Canselor adalah PegawaiPengawal dan bertanggungjawabkepada Lembaga atas semua urusankewangan Universiti.

17

* Bendahari adalah Pengawal Kewanganatau Ketua Jabatan Kewangan dalamUniversiti yang bertanggungjawabkepada Naib Canselor dalam pengurusankewangan Universiti.

* Pegawai Perakaunan ialah seorangpegawai yang ada urusan berkenaandengan wang awam/ Universiti ataubarang-barang awam/ UniversitiSeksyen 3, Akta Prosedur Kewangan1957 (disemak 1972)

18

* Semua Pegawai Universiti yang dipertanggungjawabkan dan juga yang ditugaskan memungut, menerima atau membelanjakan wang awam/ Universiti, menerima barang, jagaan dan pelupusan adalah tertakluk kepada semua peraturan yang berkaitan di bawah Akta, Statut dan Perlembagaan.

19

KAWALAN DALAMAN

* Universiti mempunyai sistem kawalandalaman yang berkesan untuk mengawal danmemantau permatuhan kepada semua polisi,peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan.

* Peranan Audit Dalam / Garis Panduan / Peraturan/Pekeliling/Piagam Pelanggan/ KPI, dll.

20

TINDAKAN UNTUK KAWALAN DALAMAN

Kesahihan

Pemeriksaan dokumen

Ketepatan

Ketepatan amaun dan pengkelasan akaun

Kesempurnaan

Memastikan semua transaksi direkodkan

Penyelenggaraan

Memantau rekod perakaunan

Keselamatan Fizikal

Access Code/ ID, dll.

21

KITARAN PENGURUSAN KEWANGAN

BAJET

PEROLEHAN PERAKAUNAN

PEMBAYARAN

22

MENGAPA BAJET PENTING??

• Merancang keperluan serta mengurusagihan sumber dengan cekap danberkesan.

- penyediaan, pengurusan danpemantauan.

23

ISU-ISU BAJET* KAWALAN PERUNTUKAN

- peruntukan diterima, dibelanja dan diakaunkan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.- perbelanjaan tidak melebihi jumlah peruntukan yang dibenarkan- dibelanja mengikut apa yang dirancang.

* TAMBAHAN PERUNTUKAN *

24

PENGURUSAN PEROLEHANn Satu proses untuk memperolehi input-input

yang diperlukan dengan cekap pada kos yang menguntungkan untuk output berkualiti bagimemenuhi keperluan pelanggan,

n Konsep pengurusan perolehan yang cekapberasaskan;- (Konsep 6B- Betul)-kualiti yang betul - pembekal yang betul-kuantiti yang betul - tempat yang betul-masa yang betul - harga yang betul

25

PEMBAYARAN

* Ketua PTJ dan Pegawai Pembayaradalah bertanggungjawab untukmemastikan apa yang dibayar adalah sahihdan berpatutan serta hendaklah berpuashati apa yang dibayar tidak melebihi wangyang diperuntukkan.

* Penyemak Pelulus

26

PERATURAN AM

Ketua PTJ bertanggungjawab untukmemastikan semua bekalan /

perkhidmatan / kerja yang diterimaatau tanggungan lain yang telah

dilakukan dibayar dengan SEGERA atau dalam tempoh yang telah

ditetapkan. ( 14 hari)

27

BAYARAN STAF/PELAJAR* Gaji dan elaun-elaun (lebih masa dll)* Tuntutan perjalanan (luar / dalam negeri)* Tuntutan perpindahan / pertukaran* Pendahuluan (diri/pelbagai)* Tuntutan bayaran balik (pelbagai / perjalanan)* Perkhidmatan dan perundingan* Biasiswa* Bayaran Skim Khidmat Pelajar (SKP)… Elaun Pelajar Praktikal (dah mansuh)

28

BAYARAN KEPADA AGENSI LUAR

Yuran pengajian / seminar / konferensi

Perkhidmatan (perubatan, perundingan dll)

Yuran keahlian profesional

Diwajibkan mengikut perundangan (KWSP, SOCSO & LHDN)

Lain-lain29

BAYARAN ANTARA PTJ

Perkhidmatan makmal

Perkhidmatan alatan

Sewaan

Dll.

30

ISU PENTING PEMBAYARANKesahihan Pembayaran

Kuasa

Peruntukan

Tempoh : 14 hari

Dokumen-dokumen Berkaitan ( Lengkap)

Pembayaran Yang Dibenarkan/Diluluskan

Perakuan / PengesahanAkauntabiliti Pegawai Menuntut & Yang Membuat Pembayaran. 31

JENIS PEROLEHAN

* KERJA

* BEKALAN

* PERKHIDMATAN

32

CARA-CARA PEROLEHANq BELI

-merupakan satu cara memperolehi hak penggunaan barangan sepanjang tempoh hayatnya.

q SEWA- menetapkan hak penggunaan barangan pada tempoh masa yang ditetapkan.

q PAJAK- memperolehi hak memiliki dan menggunakan tanah atau harta modal yang bernilai tinggi pada tempoh yang tertentu.

33

ISU ISU PEROLEHAN

* Penentuan spesifikasi –implikasi eg.Sewa Mesin Fotostat (kes ke MAU)

* Penyediaan dokumen SH/ Tender* VO (Variation Order)* Mengawal peti tawaran.* Penilaian (Analisa- Teknikal & Harga)* Pembelian tidak melalui proses sepatutnya* Memecahkecil Pesanan Belian

34

DEFINISI ASET* DEFINISI UMUMHarta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau dipindah milik, serta digunakan secara optimum.* DEFINISI - UiTMAdalah harta benda atau barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun yang kos perolehan asalnya bernilai RM 3,000 atau lebih seunit.

35

JENIS ASET

* ASET TETAPØ Bangunan Ø Tanah* ASET ALIH

Harta Modal – RM3,000 ke atas* INVENTORI

-Harta benda/barangan tak luak yang kos perolehan asalnya bernilai kurang RM 3,000

36

TATACARA TINDAKAN : KEHILANGAN

PEKELILING BENDAHARI BIL. 2/2009Arahan Mengenai Tatacara Melaporkan Kehilangan Wang/Harta Benda

* Ketua Jabatan melaporkan kehilangan kepada polis (AP315-a)* Kemuka Laporan Permulaan mengikut Lampiran ‘J’ (AP316) dengan

serta merta- 24 jam* Penyiasatan oleh Bahagian Keselamatan (dalam tempoh tidak lebih 4

bulan selepas tarikh terima Laporan Permulaan)* Kemuka Laporan Siasatan* Penyiasatan diperingkat Jabatan - Laporan Akhir mengikut

Lampiran ‘K’ (AP317) * Kemuka ke Mesyuarat Lembaga Pemeriksa Pelupusan untuk beri

pandangan – boleh hapuskira/belum boleh hapuskira* Boleh hapuskira – JKP (sekarang JTK)* Tidak boleh hapuskira – MEU (ganti /bayar gantirugi / surcaj /

tatatertib)37

38

PEJABAT BENDAHARI 2020-2025

PEOPLE

PROCESS

TECHNOLOGY

EDCATION

5.0

SUSTAINABLEFINANCIAL GROWTH

RELEVANT

REFERRED

RESPECT

KESIMPULAN

1. Strategi UiTM tahun 2020-2025 ialah untuk meningkatkanpenjanaan sumber dalaman serta pelaksanaan pengurusankos yang berkesan.

2. Inisiatif Jana dan Jimat akan tercapai dengan sokongan dankerjasama yang padu dari:

• Semua peringkat staf UiTM• Pelaksanaan Pekeliling Naib Canselor (Bajet)• Sifat berminda emas di semua peringkat - bersikap super

positive, high profiling, unlearn and relearn dan sentiasaterkehadapan serta istiqomah dalam perkara yang dilakukan.

39

KESIMPULAN..Samb

3. Konsep 4S – Sihat, Selesa, Selamat dan Syukur

4. Perbelanjaan mengambil kira konsep:• Dharuriyat – Must Have• Haji’at – Good to have (Priority)• Tahsiniyat – Nice To Have

5. Mengamalkan konsep guna sama dalam penggunaanperalatan dan kemudahan.

6. Berbelanja dengan penuh Akauntabiliti dan Integriti

40

TERIMAKASIH

41