PENGURUSAN DAN

PEMBUATAN KEPUTUSAN

FEM 3201

KULIAH 11:

KOMUNIKASI

Komunikasi

• proses pemindahan atau penghantaran maklumat dari sumber kepada penerima.

• memberi dan menerima buah fikiran dan perasaan melalui saluran tertentu.

• satu proses interaksi antara individu.

• melibatkan aktiviti mengumpul, menyusun

dan menyampaikan maklumat kepada

penerima menggunakan saluran-saluran

tertentu.

• menyampaikan sesuatu makna ke dalam

minda individu yang lain melalui

komunikasi secara lisan atau perkataan

dan tanpakata.

Kepentingan

• menggalakkan tingkah laku pengurusan yang berorientasikan masa hadapan.

• memudahkan keputusan dan penyelesaian masalah samada masalah personal atau berkumpulan.

• mendidik / menambahkan pengetahuan secara menggalakkan interaksi

• memudahkan aktiviti pengurusan (perancangan dan pelaksanaan).

PROSES KOMUNIKASI

• Sumber

• Penerima

• Maklumat

• Saluran (media)

• Maklumbalas

• Rintangan

Sumber

• orang yang menyampaikan maklumat atau

utusan.

• faktor boleh mempengaruhi sumber dan

penerima

• kemahiran berkomunikasi, sikap,

pengetahuan, status kedudukannya dalam

masyarakat dan budaya.

• Kemahiran berkomunikasi

• keupayaan untuk menyampai dan menerima

maklumat.

• kemahiran bercakap, menulis, mendengar,

membaca dan berfikir atau menilai.

• mempengaruhi keupayaannya untuk

berkomunikasi secara lisan dan tanpakata.

• Sikap

• sumber terhadap penerima atau sikap penerima

terhadap sumber, sikap terhadap isu atau

subjek dan sikap terhadap diri sendiri.

mempengaruhi cara maklumat disampaikan dan

diterima.

• Tahap pengetahuan

• Pengetahuan terhadap sesuatu isu

menentukan kebolehan membicarakan isu

tersebut.

• perlu tingkatkan pengetahuan terhadap

subjek yang hendak disampaikan supaya

utusan dapat disampaikan dengan

berkesan.

status sosial

• Kedudukan individu dalam sistem sosial

– peranan-peranan di rumah, tempat kerja atau masyarakat

– boleh mempengaruhi cara berkomunikasi

– cuba sesuaikan diri berkomunikasi mengikut persekitaran atau kedudukan masing-masing.

faktor budaya

• lebih selesa berkomunikasi dalam persekitaran/ masyarakat yang telah dikenali/latarbelakang nilai budaya yang sama berbanding dengan budaya asing

penerima• individu atau kumpulan yang menerima maklumat

termasuk individu yang terlibat tidak secara langsung. eg., orang yang memasang telinga

• Peranan utama – menumpukan sepenuh perhatian dan cuba memahami

maklumat yang disampaikan.

– penerima percaya dan yakin dengan maklumat dan bersedia untuk mengambil sesuatu tindakan jika betul2 memahami kandungan utusan

– sumber boleh memastikan maklumat yang disampaikan adalah jelas dan berfaedah, tetapi tidak dapat mengawal reaksi penerima terhadap maklumat tersebut.

• boleh mengubah maklumat

• didapati dalam masa dua minggu individu

akan lupa kira 75%-80% akan apa yang

telah didengar atau dibaca.

• dapat dipertingkatkan melalui pengurusan

sumber dengan cekap.

• Contoh: kerap membaca, membuat

ulangkaji atau memperbanyakan

perbincangan.

Masalah utama penerima atau pendengar

(i).Merasakan tajuk perbincangan tidak penting, tidak menarik,

lalu malas untuk memberi perhatian

(ii).Tidak bersetuju dengan idea atau maklumat yang

disampaikan

(iii).Lebih menumpukan kepada sifat peribadi penyampai

daripada maklumat yang disampaikan Maklumat tidak

difahami dan tidak dapat diterima

(vi).Fikiran melayang ke tempat lain atau sering berkhayal dan

berpura-pura mendengar.

-- kemampuan penerima : boleh menerima lebih banyak

perkataan seminit (400 perkataan ) berbanding

kemampuan untuk bercakap (125 perkataan seminit).

Maklumat

• utusan atau idea yang hendak

disampaikan oleh penyampai kepada

penerima.

• setiap maklumat perlu mempunyai tiga

bahagian utama : • tujuan

• kandungan

• pengelolaan

• Tujuan

– jelas

• proses pengumpulan maklumat mudah

• keberkesanan proses komunikasi boleh diukur

• Kandungan

– bahan yang hendak disampaikan

– mesti bedasarkan kepada tujuan.

• Pengelolaan

– merupakan cara maklumat hendak disampaikan

– termasuk penyusunan dan pengolahan bahan-bahan yang telah dikumpul.

• Susunan kandungan yang baik atau teratur memudahkan penyampaian dan penerimaan maklumat oleh pendengar.

• cara penyampaian bahan-bahan mestilah sesuai dengan keperluan penerima

Maklumbalas

– sebarang tindakan / tindakbalas yang diberi oleh

penerima kepada utusan yang disampaikan

• proses pemberian maklumbalas oleh

penerima (berlaku) = proses penyampaian

maklumat oleh sumber

• boleh diterima secara:

– bersemuka, atau

– melihat tindakan yang diambil oleh penerima

selepas maklumat disampaikan.

• Sumber menilai keberkesanan maklumat

yang disampaikan melalui gerakgeri

penerima semasa utusan disampaikan

– memberi tumpuan atau terlena tidur

Ciri-ciri maklumbalas yang berkesan

(i). boleh membantu menjelaskan maklumat dan bukan untuk menilai,

(ii). khusus kepada sesuatu proses

komunikasi dan bukan umum,

(iii). disampaikan bersesuaian dengan waktu dan tempat,

(iv). maklumbalas yang diberi tidaklah terlalu banyak atau membebankan mana-mana pihak untuk menerimanya

Saluran (media)

• merupakan bahantara di mana maklumat

disampaikan.

• bentuk saluran -- memberikan maklumat

atau maklumbalas

– perbincangan secara bersemuka,

– media elektronik (radio, telefon),

– media cetak (surat khabar, memo).

– harus tahu menggunakan saluran yang dipilih

dengan sebaik mungkin---tidak harus

menyalahgunakan saluran yang ada.

Rintangan• sesuatu yang menghalang sampainya maklumat kepada

sumber atau penerima.

• Kebiasaanya maklumat yang disampaikan atau maklumbalas yang diterima tidak kesemuanya dapat difahami dan ditafsirkan dengan tepat.

• disebabkan terdapat halangan

– faktor perbezaan umur atau generasi (muda dan tua),

– perbezaan status,

– perbezaan nilai,

– salah tafsiran komunikasi tanpakata,

– persekitaran fizikal (susunan ruang atau kesesakan),

– masalah teknikal (kebisingan).

Masalah teknikal

• sintektik

• semantik

• prakmatik

Kebisingan sintektik

• disebabkan wujudnya ketidaksamaan

struktur/makna antara maklumat yang

disampaikan dan diterima.

Contoh: anak yang telah jatuh dari pokok, disuruh

oleh ibunya terus memanjat.

Kebisingan semantik

• berpunca dari maklumat yang mempunyai makna yang kabur .. ada perkataan yang memberi pelbagai makna.

• pengaruh adat resam atau perbezaan daerah.

• Contoh: perkataan segan boleh

membawa maksud malu bagi

kebanyakan orang tetapi

memberi maksud malas bagi

orang utara.

Kebisingan prakmatik

• kebisingan yang bukan disebabkan oleh

sumber dalam maklumatnya. • Contoh: kebisingan dari penyaman udara,

kenderaan atau anak menangis.

Langkah mengatasi rintangan komunikasi

(i). Mengatur / mengawal penyaluran sesuatu

maklumat.

- Bahasa, perkataan-- jelas, tepat, teratur mudah /

disesuaikan dengan pihak yang hendak ditujukan.

(ii). Menggalakkan maklumbalas.

(iii). Mendengar secara aktif.

(iv). Mengawal emosi.

(v). Memahami isyarat tanpakata semasa berkomunikasi.

Komunikasi dan pembuatan keputusan

• 3 jenis pembuatan keputusan yang

ditentukan berdasarkan cara kita

berinteraksi atau memproses

maklumat semasa menyelesaikan

sesuatu masalah.

• Keputusan sebulat suara / persetujuan

• Keputusan menurut / penyesuaian

• Keputusan “de fakto

(i). Keputusan sebulat suara / persetujuan

• mendapat persetujuan daripada setiap ahli dalam

kumpulan

• memberi kepuasan yang tinggi kepada semua

pihak.

(ii). Keputusan menurut / penyesuaian

• Autoritarian - persetujuan tercapai atas desakan

idea orang yang lebih dominan.

• tidak mengambil kira pendapat ahli yang lain,

• menerima sahaja pandangan pihak yang lebih

berkuasa

• masalah ketidakpuasan.

(iii). Keputusan “de fakto”

• terpaksa dibuat atau tercetus mengikut

peristiwa dan masa. Tiada penglibatan ahli

yang berkesan.

• Terima sahaja apa yang berlaku atau

menyerah kepada keadaan

• Contoh: anda lewat bangun tidur - terus

ponteng kelas.

Rumusan

• Komunikasi amat penting dalam menjalani hidup seharian

• Tanpa komunikasi tiada berlaku pertukaran maklumat atau idea, persefahaman, aktiviti pertukaran sumber, kebudayan malah kehidupan bermasyarakat,

• Harus sedar akan kepentingannya dan cuba pertingkatkan keupayaan kita untuk berkomunikasi.