PENGURUSAN PENGURUSAN BUKU VOTBUKU VOT

PENGENALAN

Buku vot merupakan satu rekod kewangan yang perlu diselenggara oleh agensi mengikut kehendak AP 95. Buku vot mengandungi maklumat-maklumat kewangan berhubung dengan;

PeruntukanTanggunganPerbelanjaanBaki Peruntukan

TANGGUNGJAWABPEGAWAI PENGAWAL

PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN PERBELANJAAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.

ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

BUKU VOT

REKOD YANG DISELENGGARAKAN UNTUK MENCATAT SEGALA URUSNIAGA YANG BERKAITAN BAGI SESUATU MAKSUD PERBELANJAAN.

KAWALAN BUKU VOT AP-95 – TIAP-TIAP PEGAWAI

PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN PECAHAN KEPALA ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA

AMAUN YANG DIBENARKAN;SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH;BAKI MASIH ADA; DANTANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN.

PINDAH PERUNTUKANWARAN PERUNTUKAN KECIL

kawalan berpindah kepada pemegang waran tetapi

perlu ada pemantauan.

KUASA BERTULISkawalan masih pada Pegawai Pengawal.

PINDAH PERUNTUKAN(MBS)

DARI SATU OBJEK AMKESATU OBJEK AM P.PENGAWALDALAM AKTIVITI YANGSAMA.

DARI SATU AKTIVITI KESATU AKTIVITI YANG LAIN PEG.PENGAWALDALAM PROGRAM YANGSAMA

DI ANTARA PROGRAM

KELULUSANPERBENDAHARAAN

PENYELENGGARAANBUKU VOT

DISELENGGARAKAN UNTUK:VOT BEKALANVOT PEMBANGUNANVOT AMANAH

- DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN.

- DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.

KOD PERBELANJAAN OBJEK AM 10000 – EMOLUMEN (MEREKOD

BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP).

OBJEK SEBAGAI 11000 – 15000

OBJEK AM 20000 – PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN).

OBJEK SEBAGAI 21000 - 29000

OBJEK AM 30000 – ASET (MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET YANG DIBELI).

OBJEK SEBAGAI – 31000 – 38000 OBJEK AM 40000 – PEMBERIAN DAN KENAAN

BAYARAN TETAP. OBJEK SEBAGAI 41000 – 47000

OBJEK AM 50000 – PERBELANJAAN-PERBELANJAAN LAIN.

KEGUNAAN BUKU VOT

SEBAGAI REKOD URUSNIAGAWARAN PERUNTUKANWARAN PERUNTUKAN KECILWARAN TAMBAHANWARAN VIREMENTANGGUNGANBAYARAN TANGGUNGANBAYARAN TERUSBATAL PESANANBATAL BAUCERKREDIT PERBELANJAAN; DLL

SEBAGAI ALAT PENGURUSAN

- MERANCANG PERBELANJAAN- MERANCANG PENAMBAH / PENGURANGAN- PERUNTUKAN; ASAS PENYEDIAAN LAPORAN; ASAS PENYEDIAAN BUDGET

SEBAGAI ALAT KAWALAN

MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN;

MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL;

MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN;

MENGAWAL PENYELEWENGAN.

TANGGUNGJAWAB PEG. PENGAWAL

PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL;

TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS DARI JAN./ BEN. NEG.

TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN;

PASTIKAN BUKU VOT DISELANGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB;PASTIKAN BUKU VOT MANUAL DISELENGGARA IKUT P.P. 8/1987 ATAU MENGGUNAKAN KOMPUTER SEPERTIMANA SPP 11/1992

PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT LAT TEMPOH YANG DIPERLUKAN.ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KESEMASA.PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL

PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA

BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARAKAN DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA;PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA.PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;

PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.

SEMAK SAMADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;

PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;

GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.

TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT

DENGAN PENSIL

BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.

LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN;

PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU;

SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT;

CACATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN;

LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.

Tarikh Butir-butir TanggunganDibawa ke hadapan

VOT

PROG/AKT

OBJEK

Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tambahan RM ………

BAGAI Jumlah Peruntukan Tahun ini RM ………..

Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan RM ………..

KodSODO

(4)

No.Br./Ruj.Lain

(5)

Debit

(6)

Kredit

(7)

TanggunganDikenakan/(Dijelaskan

(8)

Tgn.BelumSelesai

(9)

Perb.Bersih

(10)

BakiMasihAda

(11)

Amaun yang diluluskan tahun ini

Tarikh AmaunJumlah

Hingga tarikhTARIKH Amaun

Jumlah

Hingga tarikh

Penyesuaian Buku Vot

Sebab sebab penyesuaian di lakukan: Sebarang bayaran yang tidak di benarkan dapat

di kesan Kesilapan mengakaunkan ke satu aktiviti yang

tidak berkaitan dapat di kesan. Laporan pengurusan keatas peruntukan adalah

tepat Dapat mengambarkan kedudukan perbelanjaan

wang kerajaan dengan tepat dan lengkap

Sebab sebab perbezaan

Kaedah catatan berbeza Catatan di buku vot yang tidak terdapat di

flimsi Catatan di flimsi tidak terdapat di buku vot

Format format Untuk Penyesuaian

Penyata Penyesuaian – Format ASenarai Baucer Belum di bayar oleh

Pejabat Pembayar – Format A1Senarai Catatan di Buku Vot yang tidak

terdapat di flimsi – Format A2Senarai Catatan di flimsi yang tidak

terdapat di Buku Vot – Format A3

Tatacara Penyesuaian Buku Vot Di laksanakan

Menyemak laporan Terperinci perbelanjaan dengan buku vot

Menyiasat catatan yang hanya terdapat di satu set rekod

Melapor sebarang bayaran yang tidak di benarkan

Menyedia penyata penyesuaian Merekod catatan pelarasan penyesuaian ke dalam

buku vot

Kategori Flimsi

C 230 – Vot Tertanggung C 231 - Vot Mengurus C 232 - Vot Pembangunan C 230 - Vot Amanah

Penyerahan Penyata Penyesuaian

Semua Penyata Penyesuaian dan dokumen sokongan hendaklah di tandatangani oleh Pewagai yang bertanggungjawab dan di kemukakan kepada Akauntan Negara dalam masa 2 minggu dari tarikh Flimsi di terima.

SEKIANTERIMA

KASIH