pengurusan aset alih (baru)
TRANSCRIPT
1
HARTA YANG MEMPUNYAI NILAI DAN BOLEH HARTA YANG MEMPUNYAI NILAI DAN BOLEH DIJUAL ATAU DIPINDAH MILIKDIJUAL ATAU DIPINDAH MILIK
ORANG YANG MEMPUNYAI KEMAHIRAN, ORANG YANG MEMPUNYAI KEMAHIRAN, MUTU DAN KEGUNAAN YANG BERNILAI MUTU DAN KEGUNAAN YANG BERNILAI SERTA BOLEH DIMANFAATKAN OLEH SERTA BOLEH DIMANFAATKAN OLEH INDIVIDU/ORGANISASIINDIVIDU/ORGANISASI
DEFINISI HARTA ATAU ASET
2
PROSES MENJAGA, MENGAWAL, PROSES MENJAGA, MENGAWAL, MEMELIHARA, MENGENDALI DAN MEMELIHARA, MENGENDALI DAN MENYENGGARA HARTA BERBENTUK FIZIKAL MENYENGGARA HARTA BERBENTUK FIZIKAL YANG MEMPUNYAI NILAI DAN DIPEROLEHI YANG MEMPUNYAI NILAI DAN DIPEROLEHI SAMA ADA UNTUK DIGUNAKAN TERUS ATAU SAMA ADA UNTUK DIGUNAKAN TERUS ATAU BAGI MASA AKAN DATANG DALAM BAGI MASA AKAN DATANG DALAM PENGELUARAN BARANG SIAP ATAU PENGELUARAN BARANG SIAP ATAU PERKHIDMATANPERKHIDMATAN
PROSES PENGENDALIAN HARTA AWAM PROSES PENGENDALIAN HARTA AWAM BERMULA DARI PERINGKAT PEROLEHAN BERMULA DARI PERINGKAT PEROLEHAN HINGGA PELUPUSANHINGGA PELUPUSAN
SAMBUNGAN
3
TUJUAN ASET DIPEROLEHI IALAH UNTUK TUJUAN ASET DIPEROLEHI IALAH UNTUK MEMBERI PERKHIDMATANMEMBERI PERKHIDMATAN
SEMUA ASET AKAN HAUS DAN NILAI AKAN SEMUA ASET AKAN HAUS DAN NILAI AKAN BERKURANGANBERKURANGAN
APABILA KEROSAKAN DITEMUI IANYA TERLALU APABILA KEROSAKAN DITEMUI IANYA TERLALU LEWAT UNTUK DIPULIHKANLEWAT UNTUK DIPULIHKAN
KOS BERTERUSAN BAGI ASET BIASANYA JAUH KOS BERTERUSAN BAGI ASET BIASANYA JAUH MELEBIHI DARI KOS ASALMELEBIHI DARI KOS ASAL
PRINSIP PENGURUSAN ASET
4
PEROLEHANPEROLEHAN PENDAFTARANPENDAFTARAN PEMERIKSAANPEMERIKSAAN PENYENGGARAANPENYENGGARAAN PELUPUSAN & HAPUSKIRAPELUPUSAN & HAPUSKIRA KEHILANGANKEHILANGAN PENGURUSAN STORPENGURUSAN STOR
ASPEK PENGURUSAN ASET
5
KEDUDUKAN STOR DALAM KEDUDUKAN STOR DALAM ORGANISASIORGANISASI
PENGGUNAPENGGUNA
PENGGUNAPENGGUNA
PENGGUNAPENGGUNA
PENGGUNAPENGGUNA
PPEERROOLLEEHHAANN
(( ))
STORSTOR
6
PPEERROOLLEEHHAANN
KEDUDUKAN STOR KEDUDUKAN STOR DALAM ORGANISASIDALAM ORGANISASI
STORSTOR
PENGGUNAPENGGUNA
PENGGUNAPENGGUNA
PENGGUNAPENGGUNA
PENGGUNAPENGGUNA
7
1. TETAP:
a) TANAH -
DI BAWAH BIDANG KUASA
PENGARAH TANAH DAN GALIAN
(KPTG)
b) BANGUNAN –
DI BAWAH BIDANG KUASA JABATAN
KERJA RAYA (JKR)
KATEGORI ASET KERAJAAN
8
Sambungan:
2. ASET BERALIH:
a) HARTA MODAL
b) INVENTORI
c) BEKALAN PEJABAT
d) STOK DALAM STOR
9
PEKELILING PEKELILING PERBENDAHARAAN PERBENDAHARAAN BIL 5 TAHUN 2007BIL 5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSAN TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
10
Pekeliling Perbendaharaan ini Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk memperkemas bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih KerajaanPengurusan Aset Alih Kerajaan
Tarikh Kuatkuasa mulai 2 hb Tarikh Kuatkuasa mulai 2 hb Mac 2007Mac 2007
TUJUAN
11
- Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari borang lama KEW.312 dan KEW 313 kepada borang baru dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh enam (6) bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.
- Semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar Harta Modal ( KEW PA 4)dan Senarai Daftar Inventori (KEW PA 5) yang baru.
PERLAKSANAAN (TPA)
12
- Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor.
13
(a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;(b) PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; (c) PP Bil. 2 Tahun 1991; (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; (e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;(g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan Stor dan Aset sahaja;
PEMBATALAN :
14
(h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja;(i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1)JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan (j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/ PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.
15
TATACARA PENGURUSAN ASET TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)ALIH KERAJAAN (TPA)
16
PERANAN DAN TANGGUNGJAWABPEGAWAI PENGAWAL
a.a. Mewujudkan Unit Pengurusan AsetMewujudkan Unit Pengurusan Aset
b.b. Melantik :Melantik :
i.i. Pegawai Aset di Peringkat Kementerian /Pegawai Aset di Peringkat Kementerian /Jabatan /PTJ (termasuk sekolah harian)Jabatan /PTJ (termasuk sekolah harian)
ii.ii. Pegawai-pegawai menjalankan Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas Asetpemeriksaan ke atas Aset
iii.iii. Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset danpelupusan aset dan
iv.iv. Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan asetkehilangan aset
17
c.c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)Aset Kerajaan (JKPAK)
d.d.Mengemukakan laporan tahunan ke Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya iaitu :berikutnya iaitu :
i.i. Laporan Harta Modal dan InventoriLaporan Harta Modal dan Inventoriii.ii. Laporan Pemeriksaan Harta Modal Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan dan InventoriInventoriiii.iii. Laporan Pelupusan Aset Alih Laporan Pelupusan Aset Alih KerajaanKerajaaniv.iv. Laporan Tindakan Laporan Tindakan Surcaj/TatatertibSurcaj/Tatatertib
e.e. Memastikan semua aset alih Kerajaan Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.ditetapkan.
18
1.1. Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan saperti berikut:saperti berikut:
PengerusiPengerusi -- Timb. KSU Kementerian Timb. KSU Kementerian ( Peringkat Kementerian )( Peringkat Kementerian )
-- Timb. Ketua Pengarah Timb. Ketua Pengarah ( Peringkat Ibu ( Peringkat Ibu
Pejabat )Pejabat )-- Pengarah ( Jab. Pengarah ( Jab.
Persekutuan / Negeri )Persekutuan / Negeri )
SetiausahaSetiausaha :: Pegawai Aset Pegawai Aset Kementerian / JabatanKementerian / Jabatan
Ahli-AhliAhli-Ahli ++ Semua Ketua Semua Ketua Bahagian/UnitBahagian/Unit
++ Ketua Audit DalamKetua Audit Dalam++ Pegawai-pegawai lain yang Pegawai-pegawai lain yang
sesuai.sesuai.
J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIHKERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)
19
2.2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut :Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut :
i.i. Kedudukan semasa Aset Alih Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/JabatanKementerian/Jabatan
ii.ii. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih KerajaanKerajaan
iii.iii. Laporan Tindakan PelupusanLaporan Tindakan Pelupusaniv.iv. Laporan Tindakan Surcaj / TatatertibLaporan Tindakan Surcaj / Tatatertibv.v. Masalah-masalah berkaitan dengan Masalah-masalah berkaitan dengan
pengurusan aset alihpengurusan aset alih
3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, 3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan.aspek pengurusan aset alih kerajaan.
4.4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan hasil mesyuarat hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada hendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa PengurusanJ/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Kewangan dan Akaun
( JPKA)( JPKA)
20
Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian / Jabatan di bawah kawalannya Kementerian / Jabatan di bawah kawalannya meliputi :-meliputi :-
Bab ABab A :: PenerimaanPenerimaanBab BBab B :: PendaftaranPendaftaranBab CBab C :: Penggunaan, Penyimpanan Penggunaan, Penyimpanan
dan dan PemeriksaanPemeriksaanBab DBab D :: PenyelenggaraanPenyelenggaraanBab EBab E :: PelupusanPelupusanBab FBab F :: Kehilangan dan Hapus KiraKehilangan dan Hapus Kira
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
UNIT PENGURUSAN ASET
21
2.2. Menguruskan perlantikan Pegawai Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.Jawatankuasa Penyiasat.
3.3. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat J/Kuasa J/Kuasa Pengurusan Aset Kerajaan Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) (JKPAK) Kementerian/JabatanKementerian/Jabatan
4.4. Menguruskan Pelupusan aset alih Menguruskan Pelupusan aset alih Kerajaan.Kerajaan.
5.5. Menguruskan Kehilangan dan Menguruskan Kehilangan dan hapuskirahapuskira
6.6. Menyelaras penyediaan Laporan Menyelaras penyediaan Laporan berikut:-berikut:-
a.a. Harta Modal dan InventoriHarta Modal dan Inventorib.b. Pemeriksaan Harta Modal Pemeriksaan Harta Modal
dan Inventoridan Inventoric.c. Pelupusan Aset Alih KerajaanPelupusan Aset Alih Kerajaand.d. Tindakan Surcaj / TatatertibTindakan Surcaj / Tatatertib
22
Berkuatkuasa mulai dari tarikh Berkuatkuasa mulai dari tarikh pekeliling ini. pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian / memastikan setiap Kementerian / Jabatan dibawahJabatan dibawahkawalannya menguruskan aset alih kawalannya menguruskan aset alih kerajaan mengikut tatacara di dalam kerajaan mengikut tatacara di dalam pekeliling ini melainkan jika terdapat pekeliling ini melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleharahan lain yang dikeluarkan olehPerbendaharaan.Perbendaharaan.
PENGUATKUASA
23
TATACARA PENGURUSAN ASET TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)ALIH KERAJAAN (TPA)
24
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modaladalah tatacara bagi menguruskan Harta Modaldan Inventori meliputi:-dan Inventori meliputi:-
Bab ABab A - - PenerimaanPenerimaanBab BBab B - - PendaftaranPendaftaranBab CBab C - - Penggunaan/Penyimpanan dan Penggunaan/Penyimpanan dan
Pemeriksaan PemeriksaanBab DBab D - - PenyelenggaraanPenyelenggaraanBab EBab E - - PelupusanPelupusanBab FBab F - - Kehilangan dan HapuskiraKehilangan dan Hapuskira
PENGENALANPENGENALAN
25
1.1. ASETASET bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan
atau Dibawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang atau Dibawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang
disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui
sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses
perundangan.perundangan.
2. ASET ALIH2. ASET ALIH bermaksud aset yang boleh dipindahkan bermaksud aset yang boleh dipindahkan
dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset
yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.bangunan.
DEFINISI ASET:DEFINISI ASET:
26
i. HARTA MODAL
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau
(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.
Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.
3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :
27
ii. INVENTORI
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan
penyelenggaraan berjadual.
(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
28
(i) Loji/Jentera Berat;
(ii) Kenderaan; dan
(iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/ Dapur/Sukan.
4. Kategori Harta Modal :-4. Kategori Harta Modal :-
29
5. Kategori bagi Inventori
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:-
(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/ Penyiaran/Perubatan/Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:-
(ii) Perabot;
(iii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan
(iv) Pinggan Mangkuk
30
6. Bekalan Pejabat6. Bekalan Pejabat
Harta benda/barang tak luak yang Harta benda/barang tak luak yang terlalu rendah nilainya serta tidak terlalu rendah nilainya serta tidak ekonomik untuk dikesan satu ekonomik untuk dikesan satu persatu.persatu.
Contoh :Contoh :
Stapler,puncher,gunting,pisau,tray,Stapler,puncher,gunting,pisau,tray,pensil/pen,alat pengasah dll.pensil/pen,alat pengasah dll.
31
Stok Dalam StorStok Dalam Stor
Item stok yang disimpan di dalam Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor jabatan untuk diedarkan sesebuah stor jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari semasa ke semasa kepada pengguna dari semasa ke semasa mengikut keperluannya.mengikut keperluannya.
Contoh :Contoh : Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis, Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis,
hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.
32
“ “ Pegawai Penerima”Pegawai Penerima” ialah pegawai yang ialah pegawai yang dibertanggungjawab untuk menerima dibertanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehidan mengesahkan aset yang diperolehi
“ “ Pegawai Bertauliah”Pegawai Bertauliah” ialah pegawai ialah pegawai yang memiliki yang memiliki
kepakaran dalam bidang tertentu.kepakaran dalam bidang tertentu.
BAB A - BAB A - PENERIMAANPENERIMAAN
33
(a) Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan;
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
OBJEKTIF PENERIMAAN
34
A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.spesifikasi yang ditetapkan.
B.B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.
C.C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:-semasa menerima aset:- i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalahbagi memastikan aset yang diterima adalah
betul.betul.
PERATURAN PENERIMAANPERATURAN PENERIMAAN
35
ii.ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.
iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta
maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang atau diuji”atau diuji”
iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau peselisihan.kerosakan atau peselisihan.
v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
36
vi. vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa
aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada
pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian pembelianpembelian
vii.vii.Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset
yang diterima disertakan manual penggunaan yang diterima disertakan manual penggunaan
dan penyelenggaraan jika ada.dan penyelenggaraan jika ada.
37
KEW.PA1BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN(Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)
Nama Pembekal :……………………………..Alamat Pembekal :……………………………..
……………………………..……………………………..
No. Telefon : ………………………………No. Faks : ………………………………
PerselisihanDiterimaDipesanTarikhNo.
CatatanPerihal
Kerosakan
KuantitiNama AsetNota HantarBil.
Pegawai Penerima Ketua Jabatan
Tandatangan: Tandatangan:
Nama: Nama:
Jawatan: Jawatan:
Tarikh: Tarikh:
38
OBJEKTIFOBJEKTIF
Pendaftaran aset adalah bertujuan untukPendaftaran aset adalah bertujuan untuk
a. a. Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskinitepat dan kemaskini
b. b. Memudahkan pengesanan dan Memudahkan pengesanan dan pemantauanpemantauan
c. c. Membolehkan keadaan aset diketahuiMembolehkan keadaan aset diketahuid. d. Memudahkan penyelenggaraan , Memudahkan penyelenggaraan ,
pelupusan dan penggantian asetpelupusan dan penggantian aset
BAB B - PENDAFTARAN
39
TEMPOH PENDAFTARANTEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaanminggu dari tarikh pengesahan penerimaan
PENDAFTARAN ASET HADIAHPENDAFTARAN ASET HADIAH
Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekodberkenaan bagi tujuan rekod
40
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAKPENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika 4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya. menggunakannya.
4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan 4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuktanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tertentu sahajaaset berkenaan bagi maksud tertentu sahaja..
41
PUNCA MAKLUMATPUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:- 1.1. Aset yang dibeli:-Aset yang dibeli:-
a.a. Pesanan Rasmi KerajaanPesanan Rasmi Kerajaanb.b. Nota SerahanNota Serahanc.c. InvoisInvoisd.d. Dokumen KontrakDokumen Kontrake.e. Kad JaminanKad Jaminanf.f. Manual PenggunaManual Penggunag.g. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
42
2.2. Aset yang disewa beli :-Aset yang disewa beli :-
a.a. Surat Ikatan PerjanjianSurat Ikatan Perjanjianb.b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitanDokumen-dokumen lain yang berkaitan
3.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:-Aset yang diterima daripada sumber lain:-
a.a. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahanSalinan daftar jika aset diterima secara pindahanb.b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut Surat kelulusan menerima hadiah mengikut
peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan maklumat lengkap aset berkaitan (P.P. 3/1998)c.c. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamahberikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah
43
Aset yang belum berdaftar:-Aset yang belum berdaftar:-
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah berasaskan berasaskan maklumat di maklumat di fizikal aset fizikal aset berkenaan atau sumber-berkenaan atau sumber-sumber lain yang sumber lain yang berkaitanberkaitan
44
DOKUMEN PENDAFTARANDOKUMEN PENDAFTARAN
1. 1. Bagi memudahkan urusan merekod dan Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan adalah seperti berikut :adalah seperti berikut :
a. Daftar Harta Modal a. Daftar Harta Modal KEW. PA-2b. Daftar Inventori b. Daftar Inventori KEW. PA-3
2. 2. Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :
a.a. Format yang sama hendaklah diguna pakaiFormat yang sama hendaklah diguna pakaib.b. Daftar hendaklah dicetakDaftar hendaklah dicetakc.c. Ditandatangani oleh Ketua JabatanDitandatangani oleh Ketua Jabatan
45
URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH
1. Pendaftaran
(a) Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset diKementerian/Jabatan/PTJ dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3;
(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan;
46
(c) Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan seperti berikut:-
(i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat.
(ii) Pendaftaran di peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.
(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.
47
(d) Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara perkara berikut:-
(i) Penambahan/ penggantian/penaiktarafan aset;
(ii) Pemeriksaan aset;
(iii) Pelupusan; dan
(iv) Hapus kira.
48
2. Pelabelan Aset
(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat.
49
ii Kod Kementerian/Jabatan/Pejabat
==Berasaskan sistem fail yangdikeluarkan oleh UnitPemodenan Tadbiran danPerancangan PengurusanMalaysia (MAMPU)
iiii Kod Jabatan/Bahagian
iiiiii Kod Kumpulan Aset sama ada:Harta ModalInventori
==
== (H)(H)
(I)(I)
iviv Tahun Pembelian
vv Nombor Siri == Diwujudkan secaraberturutan
(b) Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran. Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:-
50
Contoh melabelkan aset Harta Modaladalah seperti di bawah:-
Kementerian PelajaranSek.Men.Keb.Taman Molek JB
Harta ModalTahun Pembelian
Nombor Siri
KPM / JEA 1067 153 / H / 07 / 1
51
Contoh melabelkan aset Inventoriadalah seperti di bawah:-
Kementerian PelajaranSek.Men.Keb.Taman Molek JB
Inventori Tahun Pembelian
Nombor Siri
KPM / JEA 1067 153 / I / 07 / 1
52
Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6.
Penyimpanan Daftar
(a) KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci;
(b) Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci; dan
(c) Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi.
53
Senarai Aset Di Lokasi
(a) Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan.
(b) Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
(c) Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
54
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI
Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
55
PENJELASAN CARA PENGISIAN
1. LAPORAN PENERIMAAN KEW. PA-1
1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. A KEW. PA-2
1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. B KEW. PA-2
3.1. BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
4. DAFTAR INVENTORI KEW. PA-3
5. SENARAI DAFTAR HARTA MODAL KEW. PA-4
6. SENARAI DAFTAR INVENTORI KEW. PA-5
7. DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN DAN INVENTORI KEW. PA-6
8. SENARAI ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-79. LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI KEW. PA-8
56
KEW PA-1
BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN(Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)
Nama Pembekal : _______________________________________Alamat Pembekal : _______________________________________ _______________________________________
No. Telefon : _______________________________________No Faks : _______________________________________
Bil Nota Hantaran Nama Aset
Kuantiti Perihal Kerosakan
Catatan
No. Tarikh Dipesan
Diterima
Perselisihan
Pegawai Penerima Ketua Jabatan Tandatangan : _____________________________ Tandatangan : __________________________Nama : _____________________________ Nama : __________________________Jawatan : _____________________________ Jawatan : __________________________Tarikh : _____________________________ Tarikh : __________________________
57
KEW. PA2
(No Siri Pendaftaran : KPM/ JEA 1067 153/H/07/1 )
DAFTAR HARTA MODAL Kementerian/Jabatan : KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIABahagian : SEK.MEN.KEB. TAMAN MOLEK , PASIR GUDANG, JOHOR
BAHAGIAN AKod Nasional
Kategori PERALATAN PEJABAT PERALATAN PEJABAT
Sub Kategori MESINMESIN
Jenis/Jenama/Model MESIN PENCETAK DIGITAL-RISO-RZ 330MMESIN PENCETAK DIGITAL-RISO-RZ 330M
Buatan JEPUNJEPUN Harga Perolehan Asal RM 3989.00RM 3989.00
Jenis Dan No. Enjin 7902155879021558 Tarikh Diterima 10/4/200710/4/2007
No Casis/Siri Pembuat No Pesanan Rasmi Kerajaan PK 75572234 1/4/2007PK 75572234 1/4/2007
No Pendaftaan (Bagi Kenderaan) Tempoh Jaminan kearajaan dan tarikhTempoh jaminan 2010-3 Tahun2010-3 Tahun
KOMPONEN / AKSESORI
KABINET KAYU BERODA
Nama Pembekal Dan Alamat : SYARIKAT AKRIZ SDN.BHD KL
………………………………. Tandatangan Ketua JabatanNama : Jawatan :Tarikh : 10/4/2007Cop : PENEMPATAN
Lokasi PEJABATPEJABAT
Tarikh 10/4/200710/4/2007
Nama Pegawai SANI B. MOHDSANI B. MOHD
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh 5/4/085/4/08
Status Aset DIGUNAKANDIGUNAKAN
Nama Pemeriksa ISA B. ABUISA B. ABU
Tandatangan
PENEMPATAN
Rujukan Kelulusan
Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
58
KEW. PA2
DAFTAR HARTA MODALBUTIR-BUTIR PENAMBAHAN,PENGGANTIAN DAN NAIK TARAF
BAHAGIAN B
BIL Tarikh
Butiran Tempoh Jaminan
Kos (RM) Nama Dan Tandatangan
59
Kod Nasional
Kategori PERABUTPERABUT
Sub Kategori RAKRAK
Jenis KAYU BERTINGKATKAYU BERTINGKAT
Kuantiti 2 2 Harga Perolehan Asal RM595.00/ 1 BUAHRM595.00/ 1 BUAH
Unit Pengukuran BUAHBUAH Tarikh Diterima 2/8/20072/8/2007
Tempoh Jaminan No Pesanan Rasmi Kerajaan
CJB 262478/29/7/2007CJB 262478/29/7/2007
Nama Pembekal Dan AlamatKEDAI PERABUT BANDAR SELATAN111 JALAN INDAH 4/2TAMAN BUKIT INDAH80100 JOHOR BAHRU
…………………………………. Tandatangan Ketua JabatanNama : Jawatan :Tarikh :2/8/2007Cop :
PENEMPATAN
Kuantiti 11 11
No Siri Pendaftaran
11 22
Lokasi PEJABATPEJABAT MAKMALMAKMAL
Tarikh 10/8/0710/8/07 10/8/0710/8/07
Nama Pegawai SANI BIN MOHDSANI BIN MOHD MUSA BIN MUSA BIN ALIALI
TandatanganPEMERIKSAAN
Tarikh 25/7/0825/7/08
Status Aset DIGUNAKANDIGUNAKAN
Nama Pemeriksa ISA BIN ABUISA BIN ABU
Tandatangan
PENEMPATAN
Rujukan Kelulusan
Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
KEW. PA3
(No Siri Pendaftaran : KPM/JEA 1067 153/I/07/1-2)
DAFTAR INVENTORI Kementerian/Jabatan :Bahagian :
BAHAGIAN A
60
KEW. PA-4
BILNOMBOR SIRI
PENDAFTARANNAMA ASET
TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL
(RM)
1.1. KPM/ JEA 1067 153/H/07/1
MESIN PENCETAK MESIN PENCETAK DIGITAL RISO RZ 330 DIGITAL RISO RZ 330 MM
1/4/20071/4/2007 3989.003989.00
JUMLAH
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL
61
KEW. PA-5SENARAI DAFTAR INVENTORI
BILNOMBOR SIRI PENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHANHARGA PEROLEHAN ASAL
(RM)
11 KP-M/JEA KP-M/JEA 1067 1067 153/I/07/1-2153/I/07/1-2
RAK KAYU BERTINGKATRAK KAYU BERTINGKAT 29/7/200729/7/2007 1190/ 2 BUAH1190/ 2 BUAH
JUMLAH
62
KEW. PA-6
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Jenis : Pegawai Pengeluar
Catatan
Jenama dan Model :
No Siri Pembuat :
No Siri Pendaftaran :
Bil Nama Peminjam
Tarikh Tandatangan Peminjam
Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan
DikeluarkanJangka
DipulangkanTandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh
63
BIL KETERANGAN ASET KUANTITI
11 MESIN PENCETAK DIGITAL RISOMESIN PENCETAK DIGITAL RISO 1 UNIT1 UNIT
(a) Disediakan oleh : (b) Disahkan oleh :
……………………….. ………………………
Tandatangan TandatanganNama : ________________________ Nama : ________________________Jawatan : ________________________ Jawatan : ________________________
Tarikh : ________________________ Tarikh : ________________________
Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Asetb) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab
ke atas aset berkenaan contohnya : i) Lokasi bilik Setiausaha Bahagian – disahkan oleh Setiausaha Bahagian ii) Lokasi bilik mesyuarat – disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat.c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab
KEW..PA-7SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
BAHAGIAN : SEK.MEN.KEB TAMAN MOLEK PASIR GUDANG, JOHORLOKASI : PEJABAT
64
…………………………………………………………Tandatangan Pegawai PengawalNama : _____________________________________Jawatan : _____________________________________Tarikh : _____________________________________* laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun
semasa.
KEW. PA-8
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN ………….KEMENTERIAN : _________________________________________________________
BILKEMENTERIAN / JABA TAN
DIBAWAHNYABILANGAN KEW.
PA-2
JUMLAH NILAI HARTA MODAL
(RM)
BILANGAN KEW.PA-3
JUMLAH NILAI INVENTORI (RM)
Jumlah
65
BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAANDAN PEMERIKSAAN
OBJEKTIFOBJEKTIF
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :-bagi tujuan :-
(a)(a) Mengurangkan pembaziran;Mengurangkan pembaziran;
(b) Menjimatkan kos;(b) Menjimatkan kos;
(c) Mencapai jangka hayat;(c) Mencapai jangka hayat;
(d) Mencegah penyalahgunaan; dan(d) Mencegah penyalahgunaan; dan
(e) Mengelakkan kehilangan.(e) Mengelakkan kehilangan.
66
1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan 1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-berikut :-
(a)(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;Bagi tujuan rasmi sahaja;
(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat (b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna;dalam manual/buku panduan pengguna;
(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan (c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;berkelayakan;
(d) Perlu direkodkan; dan(d) Perlu direkodkan; dan
(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang (e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang AduanKerosakan Aset KEW.PA-9.AduanKerosakan Aset KEW.PA-9.
67
KEW.PA-9
BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN
Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)
1. Jenis Aset :2. Keterangan Aset :3. Nombor Siri Pendaftaran :4. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) :5. Pengguna Terakhir :6.Tarikh Kerosakan :7. Perihal Kerosakan ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________
8. Syor Pegawai Aset ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________
Nama:…………………………………………………………………..Jawatan:……………………………………………………………….Tarikh:………………………………………………………………….
Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)Diluluskan / Tidak Diluluskan*
………………………………….TandatanganNama:……………………………………………Jawatan:…………………………………………Tarikh:…………………………………………..
Nota: * Potong mana yang berkenaan
68
PENGGUNAAN
- Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
- Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
69
KEW.PA-6
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
JenisJenis
PEGAWAI PENGELUARPEGAWAI PENGELUAR
CatatanCatatan
Jenama dan Jenama dan ModelModel
No. Siri No. Siri PembuatPembuat
No. Siri No. Siri PendaftaranPendaftaran
Bil.Bil.NamaNama
PemijamPemijamTarikhTarikh
TandatangTandatanganan
PeminjamPeminjam
Ketika Ketika DikeluarkanDikeluarkan
Ketika Ketika DipulangkanDipulangkan
DikeluarkDikeluarkanan
JangkaJangka
DipulangkDipulangkanan
TandatangTandatanganan
TarikTarikhh
TandatangTandatanganan
TarikTarikhh
70
1. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan
hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.
2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan
aset di bawah tanggungjawabnya.
3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah
sentiasa di bawah kawalan yang maksima.
PENYIMPANANPENYIMPANAN
71
1) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-(a) Fizikal;(b) Rekod; dan(c) Penempatan.
2) Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-
(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
PEMERIKSAANPEMERIKSAAN
72
3) Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
4) Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.
PEMERIKSAANPEMERIKSAAN
73
5) Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
6) Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA- 12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
7) Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
PEMERIKSAANPEMERIKSAAN
74
KEW. PA-10LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Kementerian / Jabatan : ____________________________________________ Bahagian : ______________________________
Bil No Siri Pendaftaran
Jenis Harta Modal
Lokasi Daftar ( KEW. PA-2) Keadaan Harta Modal
CatatanMengikut Rekod
Sebenar
Lengkap Kemaskini
Ya Tidak
Ya Tidak
Nota :
Lokasi : Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan.Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan.Keadaan Harta Modal : Nyatakan samaada sedang digunakan atau tidak digunakan.Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.
………………………………….………………………………….. (Tandatangan) (Tandatangan)…………………………………. ………………………………….(Nama Pegawai Pemeriksa 1) (Nama Pegawai Pemeriksa 2)…………………………………. ………………………………… (Jawatan) (Jawatan)…………………………………. ………………………………… (Tarikh Pemeriksaan) (Tarikh Pemeriksaan)
75
BilJenis
Inventori
Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan
Inventori
Catatan
Lengkap Kemaskini
Mengikut
Rekod
Sebenar
Mengikut
Rekod
Sebenar
Ya Tidak Ya Tidak
Nota :Lokasi : Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan.Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan.Keadaan Inventori : Nyatakan samaada sedang digunakan atau tidak digunakan.Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.
…………………………………. …………………………………..(Tandatangan) (Tandatangan)…………………………………. ………………………………….(Nama Pegawai Pemeriksa 1) (Nama Pegawai Pemeriksa 2)…………………………………. …………………………………(Jawatan) (Jawatan)…………………………………. …………………………………(Tarikh Pemeriksaan) (Tarikh Pemeriksaan)
KEW. PA-11
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
76
KEW. PA-12
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORITahun : ….................
Kementerian : ___________________________________________________ ___________________________________________________
___________________________________________________ ___________________________________________________
Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di ____________________________________________________
( Jabatan / Bahagian / PTJ )telah diperiksa pada ______________________
(tarikh pemeriksaan)
Tandatangan : ………………………………………….Nama Pegawai Pengawal : ………………………………………….Tarikh : ………………………………………….Cop Kementerian / Jabatan : ………………………………………….
77
BAB DBAB DPENYELENGGARAANPENYELENGGARAAN
78
Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-
(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;secara berterusan dan selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
(c) Meningkatkan keupayaan;(c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;
(f) Menjamin keselamatan pengguna;(f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; danproduktif; dan
(h) Memelihara imej Kerajaan.(h) Memelihara imej Kerajaan.
79
JENISJENISPENYELENGGARAANPENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-
(a) Penyelenggaraan Pencegahan ((a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive MaintenancePreventive Maintenance) ) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau menggantiuntuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dandapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan
(b) Penyelenggaraan Pemulihan ((b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective MaintenanceCorrective Maintenance)) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.standard yang ditetapkan.
80
MANUAL PENYELENGGARAANMANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
81
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkahberikut:-melaksanakan langkah-langkahberikut:-
(a)(a) Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan KEW.PA-13.Penyelenggaraan KEW.PA-13.
(b)(b) Merancang PenyelenggaraanMerancang Penyelenggaraan
(c) (c) Melaksanakan Program Penyelenggaraan Melaksanakan Program Penyelenggaraan
(d) (d) Merekodkan Penyelenggaraan Merekodkan Penyelenggaraan
(e) (e) Menilai Program Penyelenggaraan Menilai Program Penyelenggaraan
(f) (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swastaswasta
PANDUAN PENYELENGGARAANPANDUAN PENYELENGGARAAN
82
STOK BEKALAN PEJABATSTOK BEKALAN PEJABAT
Maklumat dalam Daftar Stok Bekala Pejabat Maklumat dalam Daftar Stok Bekala Pejabat (KEW 314) hendaklah dipindahkan ke Kad (KEW 314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW 300 J3) dan Kad Petak (KEW Kawalan Stok (KEW 300 J3) dan Kad Petak (KEW 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor.Tatacara Pengurusan Stor.
83
Bekalan Bekalan PejabatPejabat
Harta benda/barang tak luak yang terlalu Harta benda/barang tak luak yang terlalu rendah nilainya serta tidak ekonomi untuk rendah nilainya serta tidak ekonomi untuk dikesan satu persatu.dikesan satu persatu.
Contoh :Contoh :
Stapler, puncher, gunting, pisau, tray, Stapler, puncher, gunting, pisau, tray, pensil/pen, alat pengasah dll. pensil/pen, alat pengasah dll.
84
Stok Dalam StorStok Dalam Stor
Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari semasa ke semasa mengikut keperluannya.semasa ke semasa mengikut keperluannya.
Contoh :Contoh :
Alat ganti kenderaan/mesin, Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis,hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.alatulis,hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.
85
AT 1 LAMPIRAN J-3 Kew 300 – J3
(Panduan 85)KAD KAWALAN STOK (3)
Keluaran Keluaran TahunanTahunan
19-19- 19-19- 1919--
Harga Harga KeluaraKeluaran Seunitn Seunit
Paras StokParas Stok UnitUnit UnitUnit Kuantiti Pesanan: Kuantiti Pesanan: (Ekonomi/Tetap)(Ekonomi/Tetap)
RMRM MaksimaMaksima No Vokeb:No Vokeb:
KK Unit Unit TerimaaTerimaa
n/ n/ KeluaraKeluara
nn
MemesanMemesan No Kod:No Kod:
MinimaMinima Tempat :Tempat :
Pembelian Pembelian TahunanTahunan
19-19- 19-19- 1919--
PertamaPertama KeduaKedua KetigaKetiga KeempatKeempat
RMRM KeluaraKeluaran Suku n Suku Tahun Tahun
SemasaSemasa
RMRM RMRM RMRM RMRM
KK
TarikhTarikh
No No RujukanRujukan
Tempat Tempat Hantaran/ Hantaran/ No No Pesanan Pesanan KerajaanKerajaan
TerimaanTerimaan keluarankeluaran Baki StokBaki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum Pesanan yang dibuat tetapi belum diterimaditerima
KK HargaHarga KK RMRM KK RMRM TarikTarikh h
No No RujukanRujukan
KuantiKuantititi
Kuantiti Kuantiti DiterimDiterimaaSeunitSeunit JumlaJumla
hh
23/12/23/12/0707
ATAT DITERIN DITERIN DRP B/S DRP B/S AT M/S 1AT M/S 1
5050 9.009.00 450.0450.000
5050 450.0450.000
23/12/23/12/0707
KEW 300 KEW 300 J4J4
5050 450.0450.00 0
-- --
2/1/082/1/08 INV 3005INV 3005 P 2265P 2265 150 150 9.509.50 1425.001425.00 150150 1425.01425.000
2/1/082/1/08 KEW 300 J 4KEW 300 J 4 151500
1425.01425.000
-- --
Item Stor KERTAS PHOTOSTAT PUTIH SAIZ A4 80 GSM Kumpulan: : AlatulisItem Stor KERTAS PHOTOSTAT PUTIH SAIZ A4 80 GSM Kumpulan: : AlatulisGerakan : Cepat No Lejar: No Kad: NO B 660349Gerakan : Cepat No Lejar: No Kad: NO B 660349
[Lampiran J-3]
86
[Lampiran J-4] LAMPIRAN J-4 KEW 300 – J4
(Panduan 92) KAD PETAK
Nombor Kod AT 1 Lokasi ..STOR PEJABATPerihal Barang KERTAS PHOTOSTAT PUTIH SAIZ A4 80 GSM Kumpulan ALATULIS
Nombor Rujukan ........................................
No GarisanNo GarisanNo BTB No BTB
atau BPPBatau BPPB TerimaTerima KeluarKeluar BakiBaki
Tarikh dan Tarikh dan tandatangatandatanga
n n PenyelenggPenyelengg
ara Storara Stor
11KEW J3KEW J3
B660349B6603495050 5050 23/12/0723/12/07
22 1/081/08 1010 4040 1/1/081/1/08
33 2/082/08 3030 1010 2/1/082/1/08
44KEWJ3KEWJ3
B660349B660349 150150 160160 2/1/082/1/08
55 22/0822/08 1010 150150 15/1/0815/1/08
66
77
88
99
1010
1111
1212
1313
1414
Baki dipindahkan ke hadapanBaki dipindahkan ke hadapan
87
1. Perlantikan Pemverifikasi Stok1. Perlantikan Pemverifikasi Stok
Dilantik oleh Pegawai Pengawal yang terdiri Dilantik oleh Pegawai Pengawal yang terdiri daripada pegawai-pegawai yang bukan bekerja daripada pegawai-pegawai yang bukan bekerja dalam organisasi stor.dalam organisasi stor.
Tempoh perlantikan 2 tahun (TPS 187,188)Tempoh perlantikan 2 tahun (TPS 187,188)
VERIFIKASI STOK SPP KPPM BIL 4/2003
88
2. 2. Tugas-tugas Pemverifikasi StokTugas-tugas Pemverifikasi Stok - Membuat lawatan ke stor secara mengejut- Membuat lawatan ke stor secara mengejut berasaskan kepada rancangan Verifikasi berasaskan kepada rancangan Verifikasi Stok fizikal yang disediakan (TPS 189-193)Stok fizikal yang disediakan (TPS 189-193)
3. Pertimbangan Pegawai Pengawal ke atas 3. Pertimbangan Pegawai Pengawal ke atas Laporan Verifikasi Stok.Laporan Verifikasi Stok.
- Pegawai Pengawal hendaklah memberi- Pegawai Pengawal hendaklah memberi pertimbangan yang sewajarnya kepada syor-pertimbangan yang sewajarnya kepada syor-
syorsyor dalam Laporan Verifikasi Stok. (TPS 194-196)dalam Laporan Verifikasi Stok. (TPS 194-196)
89
Pengkelasan Barang-BarangPengkelasan Barang-Barang
a)a) Tidak Menarik - diverifikasi tiap-tiap dua tahun Tidak Menarik - diverifikasi tiap-tiap dua tahun
sekali.sekali.
b) Menarik - diverifikasi setahun sekali b) Menarik - diverifikasi setahun sekali
(Perabut,pakaian dan alat kelengkapan)(Perabut,pakaian dan alat kelengkapan)
c)c) Sangat menarik – diverifikasi 2 kali setahunSangat menarik – diverifikasi 2 kali setahun
(dadah,perkakas elektrik & kain)(dadah,perkakas elektrik & kain)
90
Pengiraan StokPengiraan Stok
1. Tanggungjawab Pegawai Penjaga Stor1. Tanggungjawab Pegawai Penjaga Stor
- Pegawai Penjaga Stor bertanggungjawab - Pegawai Penjaga Stor bertanggungjawab menjagamenjaga
keselamatan stor dan barang-barang di bawahkeselamatan stor dan barang-barang di bawah
kawalannya.kawalannya.
- Satu rancangan pusingan pengiraan stok yang- Satu rancangan pusingan pengiraan stok yang
formal yang dijalankan terus menerus sepanjangformal yang dijalankan terus menerus sepanjang
tahun dan barang-barang tersebut diperiksa tahun dan barang-barang tersebut diperiksa secarasecara
fizikal sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.fizikal sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.
91
Laporan Tahunan Pengurusan Laporan Tahunan Pengurusan StorStor
- Hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pelajaran Hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pelajaran sebelum 15 Februari tahun berikutnya.sebelum 15 Februari tahun berikutnya.
- Lampiran N (Kew 300N) – Penyata Kadar PusinganLampiran N (Kew 300N) – Penyata Kadar Pusingan Stok/InventoriStok/Inventori
- Lampiran S (Kew 300S) – Senarai Verifikasi StokLampiran S (Kew 300S) – Senarai Verifikasi Stok- Lampiran T (Kew 300 T) – Sijil Verifikasi StokLampiran T (Kew 300 T) – Sijil Verifikasi Stok- Lampiran U (Kew 300U) – Laporan Verifikasi StokLampiran U (Kew 300U) – Laporan Verifikasi Stok- Lampiran W (Kew 300W) – Sijil TahunanLampiran W (Kew 300W) – Sijil Tahunan
Pemeriksaan StokPemeriksaan Stok / Inventori / Inventori
92
KEW 300-NKEW 300-N
LAMPIRAN NLAMPIRAN N
(Panduan 121)(Panduan 121)
KADAR PUSINGAN STOKKADAR PUSINGAN STOK
PENYATA KADAR PUSINGAN STOKPENYATA KADAR PUSINGAN STOK
PADA 31hb Disember 20 .....PADA 31hb Disember 20 .....
(a) (a) Nilai stok pada akhir tahun lalu ................................... Nilai stok pada akhir tahun lalu ................................... = RM ..............................................= RM ..............................................
(b) (b) Nilai terimaan bagi tahun semasa ................................Nilai terimaan bagi tahun semasa ................................ = = RM ..............................................RM ..............................................
(c) Nilai keluaran bagi tahun semasa ................................(c) Nilai keluaran bagi tahun semasa ................................ = = RM ...............................................RM ...............................................
(d) Nilai stok pada hujung tahunini (a+b-c) .....................(d) Nilai stok pada hujung tahunini (a+b-c) ..................... = = RM ...............................................RM ...............................................
(e) Kadar Pusingan : c/ (e) Kadar Pusingan : c/ .............................................. = = RM ...............................................RM ...............................................
Keterangan :Keterangan :
Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok bagi tahun semasa.bagi tahun semasa.
A+d2
93
KEW 300-NKEW 300-NLAMPIRAN NLAMPIRAN N
(Panduan 121)(Panduan 121)KADAR PUSINGAN STOKKADAR PUSINGAN STOK
PENYATA KADAR PUSINGAN STOKPENYATA KADAR PUSINGAN STOKPADA 31hb Disember 20 .....PADA 31hb Disember 20 .....
(a) (a) Nilai stok pada akhir tahun lalu ...................................Nilai stok pada akhir tahun lalu ................................... = RM 700,000= RM 700,000(b) (b) Nilai terimaan bagi suku tahun pertama.......................Nilai terimaan bagi suku tahun pertama....................... = = RM 200,000RM 200,000(c) Jumlah nilai stok pada akhir suku tahun pertama (a+b)(c) Jumlah nilai stok pada akhir suku tahun pertama (a+b) = RM 900,000= RM 900,000(d) Nilai keluaran sehingga akhir suku tahun pertama(d) Nilai keluaran sehingga akhir suku tahun pertama = = RM 500,000RM 500,000(e) Nilai baki stok pada akhir sukutahun pertama (c-d)(e) Nilai baki stok pada akhir sukutahun pertama (c-d) = RM 400,000= RM 400,000(f) Nilai keluaran tahunan yang diramalkan ini diperolehi(f) Nilai keluaran tahunan yang diramalkan ini diperolehi dengan mendarabkan keluaran sehingga akhir sukutahundengan mendarabkan keluaran sehingga akhir sukutahun pertama i.e (d) dengan empat (4) ; (RM 500,000 x 4)pertama i.e (d) dengan empat (4) ; (RM 500,000 x 4) = RM 2,000,000= RM 2,000,000(g) Kadar pusingan : ini diperileh dengan membahagikan nilai (g) Kadar pusingan : ini diperileh dengan membahagikan nilai keluaran tahunan yang diramalkan i.e (f) dengan nilai stok pada keluaran tahunan yang diramalkan i.e (f) dengan nilai stok pada akhir sukutahun pertama (e)akhir sukutahun pertama (e) = = RM 2,000,000RM 2,000,000 RM 400,000RM 400,000
kadar Pusingan kadar Pusingan = 5= 5
Keterangan :Keterangan : Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah
dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok bagi tahun semasa.stok bagi tahun semasa.
CONTOH
94
KEW 300-SKEW 300-S
LAMPIRAN SLAMPIRAN S
(Panduan 192)(Panduan 192)
SENARAI VERIFIKASI STOKSENARAI VERIFIKASI STOK
Disediakan oleh pemverifikasi stok yang dilantik pada ...................................... Untuk memeriksa barang-barang Disediakan oleh pemverifikasi stok yang dilantik pada ...................................... Untuk memeriksa barang-barang di..........................di..........................
Tandatangan : .......................................Tandatangan : ....................................... Tandatangan Tandatangan : ................................. : .................................
Nama : .......................................Nama : ....................................... Nama Nama : .................................: .................................
Jawatan Jawatan : .......................................: ....................................... Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar : ...................Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar : ...................Jawatan Jawatan : .................................: .................................
Folio Folio LejarLejar
Perihal Perihal BarangBarang
Stok Stok SebenarSebenar
Stok Stok Mengikut Mengikut
RekodRekod
LebihanLebihan Nilai Nilai LebihanLebihan
KekurangKekuranganan
Nilai Nilai KekurangKekurang
anan
CatitanCatitan
95
KEW 300-TKEW 300-T
LAMPIRAN TLAMPIRAN T(Panduan 199)(Panduan 199)
SIJIL VERIFIKASI STOKSIJIL VERIFIKASI STOK
Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ....................................... Barang-barang di Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ....................................... Barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut :bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut :
(i) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada (i) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada ....................................................................................(ii) Barang-barang Menarik diverifikasi pada (ii) Barang-barang Menarik diverifikasi pada ....................................................................................(iii) Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada(iii) Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada ....................................................................................
Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) disertakan dalam tiga salinanTiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) disertakan dalam tiga salinan
Tarikh : ..............................Tarikh : .............................. ..................................................................................Ketua Jabatan / BahagianKetua Jabatan / Bahagian
* Potong yang mana tidak berkenaan.* Potong yang mana tidak berkenaan.
96
LAMPIRAN U-1LAMPIRAN U-1
(Panduan 200)(Panduan 200)
LAPORAN VERIFIKASI STOKLAPORAN VERIFIKASI STOK
LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOKLAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK
Tandatangan : .......................................................Tandatangan : .......................................................
Kementerian / Jabatan : ......................................................Kementerian / Jabatan : ......................................................
No No KodKod
Perihal Perihal BarangBarang
Tarikh Tarikh PeriksPeriksaa
UniUnitt
KuantiKuantititi
NilaNilaii
Sebab-Sebab-sebabsebab
Syor-syor Syor-syor Pegawai Pegawai PengawalPengawal
Ulasan Ketua Ulasan Ketua Setiausaha Setiausaha PerbendaharaaPerbendaharaan/ Pegawai n/ Pegawai KewanganKewangan
CatitaCatitann
A. Stok LebihA. Stok Lebih
B. Stok KurangB. Stok Kurang
C. Stok Tak C. Stok Tak Boleh Boleh
GunaGuna
D. Stok UsangD. Stok Usang
KEW 300 UKEW 300 U
97
KEW 300-WKEW 300-W
LAMPIRAN WLAMPIRAN W(Panduan 221,239)(Panduan 221,239)
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK / INVENTORISIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK / INVENTORI
Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ................................... Semua barang-Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ................................... Semua barang-barang dalam stok / inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasikan mengikut kehendak-barang dalam stok / inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasikan mengikut kehendak-kehendak Panduan 187,198 dan 238 tidak terdapat sebarang perselisihan / laporan Verifikasi Stok kehendak Panduan 187,198 dan 238 tidak terdapat sebarang perselisihan / laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) dilampirkan dalam tiga salinan *(Kew 300 U1) dilampirkan dalam tiga salinan *
Tarikh : ..............................Tarikh : ..................................................................................................................
Ketua Jabatan / Ketua Jabatan / BahagianBahagian
* Potong mana yang tidak berkenaan* Potong mana yang tidak berkenaan
98
TATACARA ASET ALIHKERAJAAN
PELUPUSAN - BAB E
99
““Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:-Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:-
(a)(a) Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan;diguna atau tidak diperlukan;
(b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;(b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;
(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
(d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke (d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
DIFINISI PELUPUSAN
OBJEKTIF
100
Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-
(a) Tidak Ekonomi Dibaiki;(a) Tidak Ekonomi Dibaiki;(b) Usang/(b) Usang/obseleteobselete;;(c)(c) Rosak dan tidak boleh digunakan; Rosak dan tidak boleh digunakan;(d) Luput tempoh penggunaan;(d) Luput tempoh penggunaan;(e) Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;(e) Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;(f) Tiada alat ganti;(f) Tiada alat ganti;(g) Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;(g) Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;((h) Disyor selepas pemeriksaan aset;h) Disyor selepas pemeriksaan aset;(i) Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;(i) Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;(j) Perubahan teknologi; dan(j) Perubahan teknologi; dan(k) Melebihi keperluan.(k) Melebihi keperluan.
JUSTIFIKASI PELUPUSANJUSTIFIKASI PELUPUSAN
101
KUASA MELULUSKUASA MELULUS
Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:-Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:-
1.1. PerbendaharaanPerbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; danatau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai (b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti berikut:-perolehan asal seperti berikut:-
(i) Hadiah;(i) Hadiah;(ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;(ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;(iii) Tukar Beli (iii) Tukar Beli (trade-in)(trade-in);;(iv) Tukar Barang (iv) Tukar Barang (barter-trade)(barter-trade); dan; dan(v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan(v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.dalam tatacara ini.
102
2.2. Kementerian/JabatanKementerian/Jabatan
(a) (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; danjumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
(b)(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
3.3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.
KUASA MELULUSKUASA MELULUS
103
UURRUUSS
SSEETTIIAA
PPEELLUUPPUUSSAANN
1.1. Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan.adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan.
2.2. Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti berikut:-berikut:-
(a)(a) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW. PA-15;mengikut KEW. PA-15; (b)(b) Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16;Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16; (c) (c) Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-KEW.PA-
17;17; (d) (d) Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur;lengkap dan teratur;
104
(e)(e) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus:-Kuasa Melulus:-
(i) (i) Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; danPerbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; dan (ii) (ii) Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang
diwakilkan kuasa.diwakilkan kuasa.
(f)(f) Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan;tindakan;
(g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;(g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;
(h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan;(h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan;
• Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurangkurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I sekurangkurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;
UURRUUSS
SSEETTIIAA
PPEELLUUPPUUSSAANN
105
UURRUUSS
SSEETTIIAA
PPEELLUUPPUUSSAANN
(j)(j) Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18;Aset KEW.PA-18;
(k)(k) Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;
(l)(l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dandan
(m)(m) Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.tahun berikutnya.
106
KEW. PA-15
No. RujukanTarikh :
Kepada :…………………………………………………………………………………………(Nama Pegawai yang dilantik)
LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSAPELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli LembagaPemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama ………………… (tahun) mulai dari ………………… hingga ……………….
2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW. PA-17) dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.
………………………………………(Tandatangan Pegawai Pengawal)Nama : …………………………………….Jawatan : …………………………………….
107
KEW. PA-16KERAJAAN MALAYSIA
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)ASET ALIH KERAJAAN
Kementerian/Jabatan :Alamat :No Siri Pendaftaran Aset :(KEW. PA-2/PA-3)No Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan (km)/ :Jenis,Jenama dan Model : Tempoh penggunaan (jam)No Chasis/Siri Pembuat : Tahap Penyampaian Perkhidmatan (%) :No Enjin : Jumlah Kos Penyelenggaraan Semasa :No Pendaftaran (kenderaan) : Nilai Semasa :Tarikh dibeli : Anggaran Nilai Selepas Dibaiki :Harga Perolehan Asal : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :
LAPORAN PEMERIKSAANButir-butir penambahbaikan yang perlu :•……………………………………………………………………………..•……………………………………………………………………………..•……………………………………………………………………………..
Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan atas sebab-sebab berikut :•…………………………………………………………………………….•…………………………………………………………………………….•…………………………………………………………………………….
……………………………………………. …………………………………… ( Tandatangan ) (Tandatangan)Nama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :Cop : Cop :
Ruangan inim hendaklah diisi jika PEP melebihi tempoh satu (1) tahun.Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM ………………………..
………………………………. (Tandatangan)Nama : ……………………………… Cop :Jawatan : ……………………………….Tarikh : ……………………………….
108
KEW. PA-17
LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAANKEMENTERIAN/JABATAN : _______________________________________________________________
BIL
JABATAN/
BAHAGIAN
KETERANGAN ASET
UNIT
KUANTITI
TARIKH PEMBELIA
N
TEMPOHDIGUNA
KAN/SIMPAN
AN
HARGA PEROLEHAN
ASALNILAI SEMASA
NYATAKAN KEADAAN
ASET DENGAN
JELAS
SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN
JUSTIFIKASI
SEUNIT
JUMLAH
SEUNIT
JUMLAH
(RM)
(RM) (RM)
(RM)
JUMLAH KESELURUHANTarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa : ……………………… Tandatangan ……………………………… (Pengerusi)Nama ………………………………
Tarikh Pemeriksaan .……………………………… Jawatan ………………………………Tempoh pemeriksaan ……………………………… Tandatangan ………………………………
Nama ……………………………………….Jawatan …………………………………….* (Ruangan boleh ditambah jika ahli LEmbaga Pemeriksa lebih daripada 2
orang)
109
KEW. PA-18
KEMENTERIAN/JABATAN : ________________________________________________________
SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN
Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.
Jenis Aset : ………………………………………Kuantiti : ……………………………………Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)Tarikh : ………………………………………Tempat : ………………………………………
……………………………… ……………………………… Tandatangan Tandatangan Nama : ……………………………. Nama : ……………………….. Jawatan : ……………………………. Jawatan : ……………………..
Cop : Cop :
*Pilih mana yang berkenaan
110
KEW. PA-19
KEMENTERIAN/JABATAN : ______________________________________________________
SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Merujuk surat kelulusan No. Rujukan …………………………………………. bertarikh ……………………….., saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut :
1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah Bilangan item ………………………………………………. dipindahkan/hadiah kepada ………………………………………………………………..
(Sura Akuan Terima disertakan)
2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual. Bilangan item ……………………………….. No Resit ……………………………… (salinan resit disertakan)
3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah Bilangan item : …………………………………………………………..
Cara dimusnahkan : ………………………………………………………….. (Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)
4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain. Bilangan item : ………………………………. Kaedah pelupusan : …………………………
(Dokumen berkaitan disertakan)
5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok. Bilangan item : ………………………………………………………..
(Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan )
Tandatangan Ketua Jabatan : ……………………………………Nama : ……………………………………Jawatan : ……………………………………Tarikh : ……………………………………Cop Jabatan/Bahagian : ……………………………………
111
BIL KEMENTERIAN/JABATANJUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM)
HASIL PELUPUSAN
(RM)
JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL ASET SECARA (RM)
JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN
Nota : Laporan ini hendaklah dihantar ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnyaTandatangan Pegawai Pengawal : ……………………………………………….. Cop Jabatan : Nama : ………………………………………………..Jawatan : ……………………………………………….Tarikh : ……………………………………………….
KEW. PA-20LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN : ……………………….KEMENTERIAN/JABATAN : …………………………………………………………………………………………………………………………
112
1.1. PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di KEMBARAN A Elektrikal dan Elektronik seperti di KEMBARAN A dan perkakasan komputer seperti di KEMBARAN B.dan perkakasan komputer seperti di KEMBARAN B.
2.2. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar yang mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan khusus dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.PEP.
3.3. PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
113
4 . Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2)pegawai yang 4 . Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2)pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan.dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan.
5.5. Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranyauntuk tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Kementerian/Jabatanmelebihi tempoh tersebut, Kementerian/Jabatan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasaperlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.yang baru di PEP.
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
114
Pelantikan Lembaga PemeriksaPelantikan Lembaga Pemeriksa
(a)(a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik LembagaPegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan ke atas asetyang hendak Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan ke atas asetyang hendak
dilupuskan.dilupuskan.
(b)(b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun.
Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada:-Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada:-
(i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai ( seorang pengerusi (i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai ( seorang pengerusi dan seorang ahli ) yang tidak terlibat secara langsung dalam dan seorang ahli ) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan;pengendalian aset berkenaan;
LEMBAGA PEMERIKSA
115
(ii)(ii) Pegawai mempunyai kepakaran memeriksaPegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu;aset, jika perlu;
(iii)(iii) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan ProfesionalPegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dandan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan
(iv)(iv) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.dilantik jika perlu.
PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA
116
(a)(a) Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan;kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan; (b)(b) Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan;tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan;
(c) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam (c) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;peralatanyang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;
(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;
(e)(e) Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; danMengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan
(f)(f) Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan.Urus Setia Pelupusan.
TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
117
Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.tarikh surat kelulusan.
1.1. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklahPermohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya
dibenarkan sekali sahaja.dibenarkan sekali sahaja.
2. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas 2. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah
terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan
mungkin tidak lagi sesuai.mungkin tidak lagi sesuai.
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
PERLANJUTAN TEMPOH
118
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Kerajaan.paling menguntungkan Kerajaan.
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
KAEDAH PELUPUSAN
119
(a) Jualan secara:-(a) Jualan secara:- (i) Tender(i) Tender (ii) Sebut harga(ii) Sebut harga (iii) Lelong(iii) Lelong
(b)(b) Jualan SisaJualan Sisa
(c)(c) Tukar Barang Tukar Barang (Barter Trade)(Barter Trade)
(d)(d) Tukar Beli Tukar Beli (Trade In)(Trade In)
(e) Tukar Ganti ((e) Tukar Ganti (CannibalizeCannibalize))
KAEDAH PELUPUSAN
120
(g) Pindahan(g) Pindahan
(h) Hadiah(h) Hadiah
(i) Musnah secara:-(i) Musnah secara:- (i) Ditanam(i) Ditanam (ii) Dibakar(ii) Dibakar (iii) Dibuang(iii) Dibuang (iv) Ditenggelam(iv) Ditenggelam (j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
KAEDAH PELUPUSAN
121
PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan.
122
(a)(a) Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset hendaklah dipadamkan;Jabatan pada aset hendaklah dipadamkan;
(b)(b) Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/ pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/ Jabatan dibatalkan;Jabatan dibatalkan;
(c)(c) Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa; dankecuali pelupusan secara jualan sisa; dan
(d)(d) Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus adalah Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai.dikecualikan daripada semua jenis cukai.
TINDAKAN SEMASAMELAKSANAKAN PELUPUSAN
123
TATACARA ASET ALIHKEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
BAB F
124
KEHILANGANKEHILANGAN bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
TAFSIRAN KEHILANGAN
125
Hapus kiraHapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
TAFSIRAN HAPUSKIRA
126
Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan
TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL
127
Ketua Jabatan termasuk:
Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat
wilayah.
TAFSIRAN KETUA JABATAN
128
Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:-Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:-
(a) (a) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset;Kerajaan akibat kehilangan aset;(b) (b) Menyelaraskan rekod aset;Menyelaraskan rekod aset;(c) (c) Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab
terhadap kepentingan keselamatan aset terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dankerajaan; dan
(d) (d) Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.dikenakan ke atas kecuaian pegawai.
OBJEKTIF
129
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.
(b) Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal:
Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.
(c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
KUASA MELULUS PERINGKATANPERBENDAHARAAN
130
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan
(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
KUASA MELULUS PERINGKATPEGAWAI PENGAWAL
131
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3.
(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan.
(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.
(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.
URUS SETIA KEHILANGANURUS SETIA KEHILANGANDAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA
132
KEW. PA-28LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan ;-1.Keterangan Aset yang hilang
(a) Jenis Aset(b) Jenama dan Model© Kuantiti(d) Tarikh Perolehan(e)Harga Perolehan Asal
2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui.4. Cara bagaimana kehilangan berlaku.5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang.6. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.
Jika ya, nama dan jawatannya.7. sama ada seseorang pegawai difikirkan telah ditahan kerja.8. No Rujukan dan Tarikh Laporan Polis.9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.10.Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.11.Catatan :
………………………………….Tandatangan Ketua Jab tanNama :Jawatan : Tarikh :Cop Jabatan :
133
KEW. PA-29No Rujukan Fail :
Tarikh : Kepada: …………………………………………………………………………………………(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)
PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGANASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan ……………………………………………… (nama aset) di ………………………………………………….. (Kementerian/Jabatan/PTJ) mulai dari tarikh surat ini. ( No Rujukan Laporan Awal …………………………………………………….)
2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan
ini mestilah dikembalikan sebelum …………………………(tarikh).
Tandatangan : ………………………………………….Nama Pegawai Pengawal : ………………………………………….Kementerian/Jabatan : ………………………………………….
s.k Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia
134
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.
(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat.
(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.
URUS SETIA KEHILANGANURUS SETIA KEHILANGANDAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA
135
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan : 1. Keterangan aset yang hilang
(a) Jenis Aset(b) Jenama dan Model(c) Kuantiti(d) Tarikh Perolehan(e) Harga Perolehan Asal(f) Anggaran Nilai Semasa
2. Perihal Kehilangan(a) Tarikh diketahui(b) Tarikh sebenar berlaku(c) Tempat kejadian(d) Bagaimana kehilangan diketahui (e) Bagaimana kehilangan berlaku
3. Sama ada Laporan hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.
4. (a) Nama pegawai yang :(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia.(iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.
(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan :-(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan(ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas)(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)
136
(iv) Sama ada di tahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman. (v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan (vi ) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukuman. (Jika ada,berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
(vii) Maklumat lain, jika ada.
5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan
tersebut.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan.
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.
Tandatangan : ………………………………….. (Pengerusi)Nama : ………………………………….. Jawatan : …………………………………..Tarikh : …………………………………..
Tandatangan: ………………………………….. (Ahli)Nama : …………………………………..Jawatan : …………………………………..Tarikh : …………………………………..
Tandatangan: ………………………………….. (Ahli)Nama : …………………………………..Jawatan : …………………………………..Tarikh : …………………………………..
137
Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal : -
Syor :
Ulasan :
Tandatangan :Nama :Jawatan :Tarikh :Cop Kementerian/Jabatan :
138
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset.
(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.
(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.
(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.
(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke -Perbendaharaan tidak lewat dari
15 Mac tahun berikutnya.
URUS SETIA KEHLANGANURUS SETIA KEHLANGANDAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA
139
Bil Jenis Aset No Pendaftaran
Tandatangan Ketua Jabatan : …………………………………………………………….Nama : …………………………………………………………….Jawatan : …………………………………………………………….Tarikh : …………………………………………………………….Cop Kementerian/Jabatan :
KEW. PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN(diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil ……………………………. Bertarikh …………………………… Aset berikut telah dihapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.
140
KEW. PA-32
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAANTAHUN ……...................
KEMENTERIAN ………………………………………………………………………………………
Bil Ruj. Kelulusan
Perbendaharaan
Kementerian/
Jabatan
Jenis Aset
Punca Kehilangan
Nilai Perolehan Asal (RM)
Nilai Sema
sa (RM)
Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib
Amaun Surcaj (RM)
Tarikh Dikena
kan
Jenis Hukuman
Tarikh Dikenakan
JUMLAH
Tandatangan Pegawai Pengawal : …………………………………………………………….Nama : …………………………………………………………….Jawatan : …………………………………………………………….Tarikh : …………………………………………………………….
141
1. Melaporkan Kehilangan
(a)Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.
(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam
dari waktu kehilangan diketahui.
PROSES HAPUSKIRAPROSES HAPUSKIRA
142
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
(a)Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakanoleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat
143
(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan
(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantarkepada Ketua Setiausaha Kementerian,Akauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara.
144
3. Jawatankuasa Penyiasat(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA- 29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;
(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;
(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.
145
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
3. Jawatankuasa Penyiasat
146
4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat
1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan,
2. Memeriksa sendiri tempat kejadian,3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai
kehilangan,4 Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang,5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi,6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud,7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
147
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.
148
(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
149
(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:
(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau
(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
150
(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
151
(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan
untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan.
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
152
(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.
(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus
dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.
(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
TINDAKAN KEMENTERIAN/TINDAKAN KEMENTERIAN/JABATAN SELEPAS KELULUSANJABATAN SELEPAS KELULUSAN
153
PEMATUHANPEMATUHAN
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
154
ISU/MASALAH PENGURUSAN ISU/MASALAH PENGURUSAN ASET KERAJAANASET KERAJAAN
Tiada rekod/rekod yang ada tidak Tiada rekod/rekod yang ada tidak sempurnasempurna
Tiada sistem maklumat di jabatan atau Tiada sistem maklumat di jabatan atau secara bersepadu di peringkat secara bersepadu di peringkat kementerian atau agensi pusatkementerian atau agensi pusat
Penyimpanan rekod rumit kerana Penyimpanan rekod rumit kerana melibatkan banyak asetmelibatkan banyak aset
Pemeriksaan tidak pernah dibuat oleh Pemeriksaan tidak pernah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab atau pegawai yang bertanggungjawab atau pegawai pengawal.pegawai pengawal.
155
SambunganSambungan
Tahap penggunaan harta modal dan Tahap penggunaan harta modal dan inventori secara ekonomik tidak difahami inventori secara ekonomik tidak difahami dan diselaraskan.dan diselaraskan.
Penyelenggaraan ke atas harta modal Penyelenggaraan ke atas harta modal tidak dilaksanakan mengikut jadual atau tidak dilaksanakan mengikut jadual atau pun tidak dilaksanakan langsung.pun tidak dilaksanakan langsung.
156