lampiraneseminar.dbp.gov.my/kualiti/kumpulan pengembangan/arahan... · web viewmenyemak teks...

37
S B BIDANG/SENARAI TUGAS DAN SENARAI SEMAK URUS SETIA (US)/JK INDUK (JKI)/ JK PELAKSANA (JKP)/JK KECIL (JKK) 1 Nama Kegiatan : .................................................................................................................................. ................... 2 Tarikh : ................................................. 3. Masa : ..................................................... ........ 4. Tempat : .................................................................................................................................. ................... 5. Pengurus Projek (PPr) : ................................................. 6. Pegawai Projek (PP) : ............................. .... 7. Catatan Lain : .................................................................................................................................. ................... BIL . PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang) BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER- UNTUKAN (RM) SENARAI SEMAK CATATAN PERKARA TINDAKAN S B 1. URUS SETIA Keahlian : BIDANG TUGAS URUS SETIA URUS SETIA 1. Kertas Awalan/Kertas Kabinet Nota : *Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan) 1 LAMPIRAN 1 No. Siri : DBP/ISO/02/03

Upload: vunhan

Post on 19-Jul-2019

244 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

S B

BIDANG/SENARAI TUGAS DAN SENARAI SEMAKURUS SETIA (US)/JK INDUK (JKI)/ JK PELAKSANA (JKP)/JK KECIL (JKK)

1 Nama Kegiatan : .....................................................................................................................................................

2 Tarikh : ................................................. 3. Masa : .............................................................

4. Tempat : .....................................................................................................................................................

5. Pengurus Projek (PPr) : ................................................. 6. Pegawai Projek (PP) : .................................

7. Catatan Lain : .....................................................................................................................................................

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

1. URUS SETIA

Keahlian :

· Ketua Urus Setia

· Setiausaha

* Penolong Setiausaha

· Ahli

BIDANG TUGAS URUS SETIA

· Menyediakan kertas awalan/kertas kabinet.

· Menguruskan pelantikan semua JK.

· Mesyuarat JKI, JKP, Panel Penilai/Hakim.

· Menyelaraskan kerja semua JK.; dan bertanggungjawab kepada Pengerusi JKI dan/atau JKP.

URUS SETIA

1. Kertas Awalan/Kertas Kabinet

2. Penubuhan/Pelantikan Jawatankuasa · Urus Setia · JK Induk · JK Pelaksana· JK Produksi/Tenaga Produksi* Pengarah Persidangan/

Seminar/Konvensyen/ Kolokium/Kongres

· JKK Kecil

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

1

LAMPIRAN 1

No. Siri : DBP/ISO/02/03

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS URUS SETIA

1. Menyediakan kertas awalan dan/atau kertas kabinet.

2. *Menguruskan pelantikan dan panggilan mesyuarat semua JK.

3. Menguruskan mesyuarat JKI/JKP.

4. Menguruskan tempahan bagi tempat dan kemudahan, makan minum semasa kegiatan (seperti bilik penginapan, tempat perasmian/jamuan/acara lain/ persembahan/pementasan dll.)

5. Menguruskan pengesahan jumlah tempahan bilik penginapan/tempat/ kemudahan/jamuan kepada pihak berkenaan.

6. * Menguruskan pelantikan pengerusi sesi/penyampai ucap utama/ucap jasa/pemidato/ tokoh/pakar/ pembentang/panel penilai/hakim/ karyawan produksi.

7. * Menguruskan tamu kehormat - perasmian/penutupan serta undangan khas yang lain.

8. Menguruskan mesyuarat panel penilai/ hakim :

- Memberikan taklimat tatacara kerja- Mendapatkan keputusan,

pengesahan dan laporan.

3. * Pelantikan dan penerimaan pelantikan: pengerusi sesi/ penyampai ucap utama/ucap jasa/pemidato/tokoh/penulis/ pakar pembentang/panel penilai/ hakim/karyawan produksi

4. Urusan Mesyuarat : · JK Induk · JK Pelaksana · Panel Penilai/Hakim 5. Urusan :

· Taklimat Tatacara Kerja· Keputusan Pengesahan, Laporan Panel

6. Undangan Tamu Kehormat – Perasmian/Penutupan dan Undangan Khas

7. Isi Kandungan bahan hebahan/ teks ucapan/draf buku cenderamata

8. Urusan Bahan Promosi (Gegantung/Sepanduk/Panji-panji/Poster dll.)

9. Jadual Perjalanan/Acara Kegiatan Keseluruhan

10. Hal Kewangan dan Bekalan, Tempahan, Kawalan Perbelanjaan

11. Urusan cadangan peruntukan tambahan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

2

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

12. Peserta dan penyertaan : - Pelawaan dan Pengesahan - Senarai Peserta Kepada JKK

13. Hebahan keputusan:- Maklum Keputusan kepada Pemenang

- Hebahan Media

14. Hubungi pemenang dan sahkan Kehadiran

15. Urusan Pidato/Ucap Jasa/Ucap Utama

16. Urusan Hadiah/Anugerah/ Watikah/Sijil

17. Selaras kerja semua JKK

18. Urusan bahan promosi (Gegantung/Sepanduk/Panji-panji/Poster dll.)

19. * Kenal pasti dan pengesahan penginapan/tempat acara

20. Penghantaran bahan/ cenderamata/hadiah ikhlas

21. Laporan/ulasan pascakegiatan

9. Menyediakan isi kandungan bahan hebahan/teks ucapan dan draf buku cenderamata.

10. Menyediakan jadual perjalanan/acara kegiatan keseluruhan.

11. Menguruskan hal kewangan dan bekalan, penempahan dan mengawal perbelanjaan kegiatan.

12. *Mengemukakan cadangan peruntukan tambahan kepada pihak pengurusan.

13. Menguruskan penyertaan kegiatan dan menyerahkan senarai nama peserta kepada JKK yang berkaitan.

14. Menempah peralatan untuk kegiatan (seperti beg/folder, tag nama, alat tulis dll).

15. *Menguruskan hebahan/ pengumuman keputusan:· Memaklumkan keputusan kepada

pemenang· Menghebahkan keputusan melalui

media

16. *Menghubungi dan mengesahkan kehadiran pemenang/penerima.

17. *Menguruskan pidato/ucap jasa/ucap utama.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

3

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

18. *Menguruskan hadiah/anugerah/watikah/ sijil.

19. Menyelaraskan kerja semua JK/JKK.

20. Mengeluarkan surat/sijil penghargaan kepada semua pihak yang terlibat.

21. Menguruskan penghantaran bahan/ cenderamata/hadiah ikhlas ke tempat acara.

22. Menyediakan laporan pascakegiatan untuk dikemukakan kepada JKI dan pengurusan.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

4

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

2. JK INDUK

Keahlian :

· Penaung

. Penasihat

· Pengerusi

* Pengerusi Bersama

* Timbalan Pengerusi

· Setiausaha

* Setiausaha Bersama

* Penolong Setiausaha

· Ahli

BIDANG TUGAS JK INDUK

*JK Induk berfungsi sebagai badan penasihat berkaitan perancangan dan pelaksanaan, serta penyalur resolusi; ketetapan dan pelan tindakan di peringkat kebangsaan, supaya setiap rancangan yang digariskan dalam kegiatan (seperti kongres) dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

· Memberi nasihat dan memantau tugas Urus Setia, JKP, semua JKK.

· Bertindak sebagai penyelaras bagi keseluruhan pelaksanaan kegiatan.

· Bertanggungjawab menentukan konsep dan meluluskan kertas konsep kegiatan/kertas konsep produksi/kertas konsep persembahan yang disediakan oleh Urus Setia/JKK berkaitan.

· Memastikan kerja-kerja pelaksanaan seperti jadual.

· Bertanggungjawab mendapatkan laporan dan rumusan daripada Urus Setia untuk tindakan susulan.

· Perwakilan luar terdiri daripada perwakilan (individu/agensi pelaksana), badan-badan luar DBP yang bekerjasama menjayakan/ melaksanakan kegiatan.

JK INDUK

1. Tubuh JKP.

2. Pelantikan pengerusi, tetapkan tugas dan tanggungjawab.

3. Tetapkan tamu kehormat:

- perasmian

- penutupan

- acara lain

4. Undangan khas.

5. *Penetapan penyampai ucap utama/ucap jasa/tokoh/pakar/ pembentang kertas kerja/Panel Penilai/Hakim.

6. Pastikan konsep persembahan.

7. *Sahkan anggaran/ perbelanjaan dan cadang tambahan.

8. Cadangan kepada pengurusan berdasarkan laporan pascakegiatan.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

5

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JK INDUK

1. Mengambil tindakan yang sesuai berdasarkan kertas awalan kegiatan yang diluluskan oleh pengurusan.

2. Menubuhkan JK Pelaksana serta melantik pengerusi dan menetapkan tugas dan tanggungjawabnya.

3. Menetapkan tamu kehormat perasmian dan penutupan, serta undangan khas yang lain (jika berkaitan).

4. Menamakan dan mengesahkan penyampai ucap utama/ ucap jasa/tokoh/pakar/pembentang/panel penilai/hakim.

5. Memastikan konsep persembahan dilaksanakan seperti yang diluluskan oleh pihak pengurusan (jika berkaitan).

6. Mengesahkan anggaran perbelanjaan dan mencadangkan tambahan peruntukan (jika perlu).

7. Mengemukakan cadangan tindakan yang sesuai kepada pihak pengurusan berdasarkan laporan pascakegiatan.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

6

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

3. JK PELAKSANA

Keahlian :

· Pengerusi

(*Bagi kongres/ persidangan/ simposium/ seminar/kolokium Pengerusi JKP juga berfungsi sebagai Pengarahl).

· *Timbalan Pengerusi

· Setiausaha

· *Penolong Setiausaha

· Ahli

(*Wakil/badan agensi luar Dewan Bahasa dan Pustaka yang bekerjasama melaksanakan kegiatan, serta semua pengerusi JKK).

BIDANG TUGAS JK PELAKSANA

· JKP berfungsi sebagai nadi penggerak kerja-kerja sebelum, semasa dan selepas kegiatan, mengikut jadual dan perancangan telah ditetapkan. JKP dianggotai oleh semua pengerusi JKK, serta Pengerusi/Ketua Urus Setia/*Pengarah kegiatan.

SENARAI TUGAS JK PELAKSANA

1. Menubuhkan JKK dan menetapkan tugas dan tanggungjawab setiap anggota jawatankuasanya.

2. Menyediakan perancangan kerja dan anggaran perbelanjaan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

3. Menyelaraskan dan memantau persiapan dan pelaksanaan kegiatan mengikut jadual.

4. Melaporkan kemajuan pelaksanaan kepada JKI.

5. Mengadakan penilaian pascakegiatan dan mengemukakannnya kepada JKI.

JK PELAKSANA

1. Tubuh JKK dan tetapkan tugas dan tanggungjawab AJK.

2. Sedia perancangan kerja.

3. Sedia anggaran perbelanjaan dan serah kepada Urus Setia.

4. Selaras dan pantau persiapan dan pelaksanaan kegiatan.

5. Laporkan kemajuan kepada JKI.

6. Penilaian dan laporan pascakegiatan untuk JKI.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

7

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

4. JK KECIL (JKK)

Keahlian :· Pengerusi

· *Setiasuaha

· *Penolong Setiausaha

· Ahli

BIDANG TUGAS JK KECIL (JKK)

· JKK dibentuk berdasarkan keperluan/bentuk kegiatan yang dilaksanakan JKK bertanggungjawab kepada JK Pelaksana; dan melaksanakan tugas yang diputuskan oleh JKI/JKP.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

8

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL KEWANGAN/TAJAAN (JIKA PERLU)

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Mengenal pasti dan menghubungi pihak yang berpotensi menjadi penaja.

3. Menghantar surat rasmi permohonan penajaan.

4. Membuat tindakan susulan untuk mendapatkan pengesahan penajaan.

5. Menyenaraikan nama pihak yang telah bersetuju secara rasmi untuk menjadi penaja dan menyerahkannya kepada JK berkaitan.

6. Menyerahkan senarai penaja yang telah bersetuju kepada Urus Setia dan/atau JKK Penerbitan untuk rakaman terima kasih dalam apa jua bentuk yang telah dipersetujui.

7. Menguruskan surat terima kasih kepada penaja selepas kegiatan selesai.

8. Bekerjasama dengan JK/JKK yang berkaitan.

9. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

JK KEWANGAN/TAJAAN

1. Pelantikan AJK

2. Senarai cadangan penaja

3. Surat kepada penaja

4. Kunjungan kepada penaja

5. Pengesahan tajaan

6. Surat penghargaan kepada penaja

7. Sedia laporan/ulasan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

9

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASAPUBLISITI/PROMOSI

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan perancangan dan anggaran perbelanjaan.

3. Menyediakan kit media dan cenderamata untuk pihak media.

4. Mendapatkan bahan hebahan daripada Urus Setia untuk tujuan edaran dan siaran serta liputan dalam media massa.

5. *Menguruskan sesi sidang akhbar.

6. Menguruskan penyediaan dan mendapatkan kelulusan pemasangan (jika berkaitan) bahan promosi seperti sepanduk, gegantung, panji-panji, poster dan lain-lain.

7. Bekerjasama dengan JK/JKK yang berkaitan.

8. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

JK PUBLISITI/PROMOSI

1. Pelantikan AJK

2. Poster/Sepanduk/Gegantung

3. Kelulusan pemasangan

4. Bahan hebahan

5. Siaran Akhbar/Media

6. Siaran Media Elektronik

7. Laman Web

8. Kit Media/Cenderamata untuk Pihak Media

9. Sidang Akhbar/Media

10. Selaras dengan JK/JKK lain

11. Laporan Pasca Kegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

10

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL PENYERTAAN DAN PENDAFTARAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menguruskan hal kewangan yang berkaitan kegiatan.

3. Mendapatkan senarai penyertaan dan mengklasifikasikan peserta.

4. Menguruskan pendaftaran peserta.

5. Menguruskan pengagihan bahan kegiatan.

6. Menyerahkan senarai peserta berdaftar kepada Urus Setia.

7. Bekerjasama dengan JK/JKK untuk memastikan kelancaran perjalanan acara.

8. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

JK PENYERTAAN DAN PENDAFTARAN

1. Pelantikan AJK

2. Penyediaan dan pengiriman surat dan brosur

3. Borang penyertaan

4. Senarai penyertaan

5. Surat kepada peserta

6. Pengangkutan

7. Penginapan

8. Borang pendaftaran

9. Beg/Bahan seminar

10. Sijil Penyertaan

11. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

11

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL KERTAS KERJA

1. Melantik ahli jawatankuasa (AJK) dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan urusan kertas kerja.

3. Menguruskan hal kewangan dan bekalan, penempahan dan mengawal perbelanjaan kegiatan.

4. Bekerjasama dengan semua JK untuk memastikan kelancaran perjalanan acara.

5. Menyediakan jadual kerja yang bermula daripada penerimaan kertas kerja sehingga siap untuk diedarkan.

6. Memastikan kertas kerja disemak, disunting, diformatkan sebelum diperbanyakkan.

7. Menyerahkan bahan abstrak dan/atau kertas kerja kepada JKK Penerbitan (jika perlu) dan memastikan abstrak/kertas kerja tersebut diterima daripada JKK Penerbitan pada tarikh yang ditetapkan.

8. Memastikan kertas kerja dan/atau bahan lain diedarkan kepada peserta kegiatan.

9. Menyediakan laporan pascakegiatan untuk dikemukakan kepada Urus Setia.

JK KERTAS KERJA DAN BAHAN SEMINAR

1. Pelantikan AJK

2. Pelantikan pembentang kertas kerja

3. Penerbitan abstrak

4. Pencetakan kertas kerja

5. Borang Keizinan – Izin Terbit, Izin Terjemah/Biodata

6. Beg/Bahan, dll.

7. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

12

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL SESI PEMBENTANGAN DAN PELAPORAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan.

3. Menguruskan pelantikan pengerusi/pelapor; dan menyelaraskan pelantikan pengacara serta penyampai cenderamata dengan JKK Pengurusan Acara.

4. Mendapatkan biodata pembentang untuk kegunaan pengerusi sesi.

5. Menyediakan format pelaporan dan jadual tugas pelapor.

6. Menguruskan hal kewangan dan bekalan, penempahan dan mengawal perbelanjaan kegiatan.

7. Bekerjasama dengan semua JK/JKK untuk memastikan kelancaran perjalanan acara.

8. Memastikan peralatan dan kemudahan yang diperlukan disediakan.

9. Memastikan kehadiran pelapor.

JK SESI PEMBENTANGAN DAN PELAPORAN

1. Pelantikan AJK

2. Pelantikan Pengerusi Sesi

3. Biodata Pengerusi dan Pembentang

4. Pelantikan Pengacara Sesi

5. Pelantikan Pelapor

6. Format Pelaporan

7. Jadual Tugas Pelapor

8. Khidmat penterjemahan/ Interpretasi, jika perlu

9. Kaset/Perakam

10. Borang Pelaporan

11. Minuman (air) pengerusi/ pembentang

12. Jurugambar/Juruvideo

13. Rumusan/Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

13

S B

BIL. PERINCIAN JK (Nama JK/JKK, Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

10. Menyediakan draf awal rumusan untuk dibentangkan dalam sesi rumusan.

11. Mengemaskinikan draf awal rumusan.

12. Menyelaraskan penyampaian cenderamata/hadiah.

13. Menyediakan laporan pascakegiatan untuk dikemukakan kepada Urus Setia.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

14

S BNota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

15

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL PENGURUSAN ACARA

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan pengurusan acara.

3. Menguruskan hal kewangan dan bekalan, penempahan dan mengawal perbelanjaan kegiatan.

4. Menyediakan atur cara kegiatan dan/atau pentadbiran kegiatan.

5. Menyelaraskan pelaksanaan acara dan bekerjasama dengan semua JK/JKK untuk memastikan kelancaran perjalanan acara.

6. Mengenal pasti dan melantik pengacara/pembaca doa dan karyawan lain yang berkaitan.

7. Menyemak teks pengacara dan/atau pembaca doa.

8. Bekerjasama dengan semua JK/JKK berkaitan untuk memastikan kelancaran perjalanan majlis.

9. Mendapatkan senarai terkini orang kenamaan yang hadir daripada JKK Undangan, Sambutan dan Protokol untuk kegunaan pihak yang memerlukan.

10. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

JK PENGURUSAN ACARA

1. Pelantikan AJK

2. Pelantikan Pengacara

3. Pelantikan Pembaca Doa

4. Teks Pengacara

5. Teks Pembaca Doa

6. Senarai Nama Orang Kenamaan

7. Senarai Penerima Anugerah/Hadiah

8. Atur cara kegiatan/pentadbiran

9. Selaras pelaksanaan acara

10. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

16

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL PRODUKSI/PERSEMBAHAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan persembahan.

3. Menyediakan skrip acara persembahan yang sesuai untuk kegiatan.

4. Mengenal pasti serta menghubungi pihak yang akan terlibat dengan acara persembahan.

5. Menguruskan undangan/pelantikan individu/kumpulan persembahan dan petugas persembahan/Tenaga Produksi (seperti Penerbit Eksekutif, Penerbit, Pengarah, Pengarah Teknik, Pengarah Bunyi, Pengarah Muzik, Pengurus Produksi, Pembantu Produksi, Pengurus Pentas, Penolong Pengurus Pentas, Pengurus Latihan dan Kebajikan, Pengurus Prop dan Peralatan, Pereka Set Grafik, Pereka Kostum, Pereka Set, Pereka Cahaya, Jurutera Bunyi, Jurulatih Lakon, Penyelaras Audio, Koreografer, Penata Rias dan Rambut, Pembuat Set dan Krew (yang berkaitan)).

6. Memastikan persediaan untuk persembahan dibuat lebih awal.

JK PRODUKSI/PERSEMBAHAN

1. Pelantikan AJK

2. Konsep dan Tema

3. Skrip acara persembahan

4. Petugas persembahan

5. Tenaga Produksi

6. Tugas dan jadual

7. Atur cara

8. Raptai

9. Peralatan

10. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

17

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

7. Memastikan latihan persembahan dan raptai diadakan (jika perlu).

8. Memastikan keperluan untuk persembahan ditempah lebih awal.

9. Bekerjasama dengan JKK: Jamuan, Tempat dan Kemudahan dan Pengurusan Acara untuk kelancaran persembahan.

10. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

18

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA UNDANGAN, SAMBUTAN DAN PROTOKOL

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran.

3. Menyenaraikan orang kenamaan dan undangan lain.

4. Menyediakan teks sisipan dan menguruskan pengiriman kad undangan.

5. Menghubungi para undangan khas untuk mengesahkan kehadiran dan mengemaskinikan senarai kehadiran orang kenamaan berdasarkan pengesahan yang diterima.

6. Memastikan kedudukan orang kenamaan dan undangan menurut protokol.

7. Memastikan penyambut tetamu diberikan taklimat tentang tugas masing-masing dan berada di tempat majlis lebih awal daripada waktu majlis bermula/ditutup.

8. Menyambut tetamu dan mengiringi tetamu khas ke tempat duduk.

9. Menguruskan pengagihan buku cenderamata dan edaran lain.

JK UNDANGAN, SAMBUTAN DAN PROTOKOL

1. Pelantikan AJK

2. Tamu Kenamaan

3. Senarai Orang Kenamaan dan Jemputan/Peserta

4. Teks Sisipan Kad Undangan

5. Kiriman Kad/Surat Undangan

6. Pengesahan Kehadiran

7. Penyambut Tetamu

8. Jadual Tugas Penyambut Tetamu

9. Susun Atur Kerusi dan Kedudukan Tamu Kenamaan

10. Kedudukan Tetamu/Pemenang/ Penerima/Panel

11. Maklumat Atur Cara Majlis

12. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

19

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

10. Memastikan senarai terkini orang kenamaan tersedia untuk dimanfaatkan.

11. Bekerjasama dengan JK yang berkaitan.

12. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

20

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECILPENERBITAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menguruskan hal kewangan dan bekalan, penempahan dan mengawal perbelanjaan kegiatan.

3. Menyediakan anggaran perbelanjaan.

4. Menyediakan jadual perancangan penerbitan.

5. Menguruskan penerbitan bahan-bahan yang diperlukan untuk kegiatan seperti yang dikehendaki.

6. Menyediakan konsep penerbitan serta dami untuk dikemukakan kepada JK berkenaan.

7. Bekerjasama dengan semua JK/JKK untuk memastikan kelancaran perjalanan acara.

8. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

JK PENERBITAN

1. Pelantikan AJK

2. Buku Cenderamata

3. *Brosur/Bahan hebahan

4. *Kad undangan

5. *Buku Khas

6. *Antologi Puisi

7. *Buku Prosiding

8. *Abstrak Kertas Kerja

9. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

21

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL PAMERAN DAN DOKUMENTASI

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan.

3. Mengenal pasti konsep pameran yang bersesuaian dengan tema kegiatan.

4. Menyediakan bahan-bahan pameran yang berkaitan dengan tema.

5. Melantik petugas pameran dan menyediakan jadual tugas untuk setiap petrugas.

6. Menguruskan pemasangan bahan pameran siap dilaksanakan sehari sebelum kegiatan berlangsung.

7. Memastikan bahan pameran didokumenkan dengan baik sebaik sahaja kegiatan tamat.

8. Menguruskan tempahan jurufoto dan/atau juruvideo.

JK PAMERAN DAN DOKUMENTASI

1. Pelantikan AJK

2. Konsep Pameran

3. Bahan Pameran

4. Petugas

5. Jadual Kerja

6. Pengangkutan Bahan

7. Peralatan Pameran

8. Khidmat Juru foto/Juru video

9. Penyimpanan di PDM

10. Keselamatan Bahan

11. Sistem MCP (Multi-camera Production)

12. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

22

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

9. Memastikan kegiatan difotokan/divideokan untuk dokumentasi.

10. Memastikan gambar/pita video disimpan di Pusat Dokumentasi Melayu untuk tindakan selanjutnya.

11. Bekerjasama dengan JK/JKK yang berkaitan.

12. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

23

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL PERSIAPAN TEMPAT DAN KEMUDAHAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan persiapan tempat dan kemudahan.

3. Menguruskan hal kewangan dan bekalan, penempahan dan mengawal perbelanjaan kegiatan.

4. Menyediakan jadual kerja persiapan tempat dan kemudahan.

5. Menyelaraskan pelaksanaan kerja dan bekerjasama dengan semua JK/JKK untuk memastikan kelancaran perjalanan acara.

6. Menguruskan tempahan tempat dan kemudahan.

7. Memastikan susun atur tempat duduk untuk semua acara seperti yang ditetapkan.

8. Menempah bilik orang kenamaan (jika perlu).

9. Menguruskan segala kemudahan untuk kegiatan yang diperlukan.

10.Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

JK TEMPAT DAN KEMUDAHAN

1. Pelantikan AJK

2. Tempahan Tempat dan Kemudahan

3. Bilik Orang Kenamaan

4. Penginapan Pembentang/Urus Setia

5. Penginapan pemenang/penerima Hadiah/Anugerah/ Panel

6. Penginapan/bilik karyawan/Tenaga produksi

7. Bilik Gerakan Urus Setia

8. Bilik Solat

9. Sistem Siar Raya

10. Peralatan Komputer/LCD

11. MCP (Multi-Camera Production)

12. Tempahan Sistem Interpretasi Serentak (SIS), jika perlu

13. Borang Khas Penggunaan SIS

14. Tempahan Kenderaan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

24

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

15. Susun Atur Peralatan Sesi Kegiatan

16. Susun Atur Peralatan Majlis Perasmian/Penutupan

17. Alat Tulis

18. Latar Pentas

19. Hiasan/Bunga/Gegantung dll.

20. Rostrum 21. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

25

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL JAMUAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan.

3. Menguruskan hal kewangan dan bekalan, penempahan dan mengawal perbelanjaan kegiatan.

4. Bekerjasama dengan semua JK/JKK untuk memastikan kelancaran perjalanan acara.

5. Mencadangkan menu dan kaedah sajian untuk dikemukakan kepada JK/JKK berkenaan.

6. Memastikan jamuan disediakan mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

7. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakan kepada Urus Setia.

JK JAMUAN

1. Pelantikan AJK

2. Bilangan tamu/tetamu Perasmian/Penutupan, acara/

majlis dll.

3. Makan Minum Pembentang, dll.

4. Makan Minum - Perasmian/ Penutupan

5. Makan Minum - Sesi Kegiatan

6. Menu Jamuan

7. Kaedah Sajian

8. Surat Pesanan

9. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

26

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL PENGINAPAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan.

3. Mendapatkan keperluan penginapan daripada Urus Setia.

4. Menyediakan senarai individu yang menginap dan menyelaraskan dengan pihak berkaitan.

5. Menguruskan daftar masuk/keluar.

6. Menguruskan keperluan makanan dan minuman (seperti menguruskan kupon sarapan, makan tengah hari, dan lain-lain).

7. Memastikan penginapan disediakan mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

8. Menyediakan hal kewangan dan bekalan, penempahan dan mengawal perbelanjaan kegiatan.

9. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

JK PENGINAPAN

1. Pelantikan AJK

2. Spesifikasi keperluan

3. Kenal pasti hotel/penginapan

4. Dapatkan Sebut Harga

5. Dapatkan pengesahan

6. Tempahan bilik/kemudahan

7. Surat Pesanan

8. Pengesahan akhir

9. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

27

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL PENGANGKUTAN/LAWATAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan dan perancangan pengangkutan.

3. Membuat tempahan kenderaan untuk kegiatan/lawatan.

4. Mengenal pasti dan membuat tempahan tempat lawatan.

5. Mendapatkan maklumat penyertaan ke tempat lawatan daripada Urus setia.

6. Menetapkan petugas ke tempat lawatan dan menyediakan jadual petugas/perjalanan.

7. Membuat pemakluman tentang jadual keluar masuk kenderaan ke atau dari tempat kegiatan.

8. Menguruskan kenderaan untuk tamu kenamaan/tetamu/serta undangan khas (jika perlu), pasukan petugas dan peralatan kegiatan sebelum dan selepas.

9. Bekerjasama dengan semua JKI/JP/JKK.

JK PENGANGKUTAN DAN LAWATAN

1. Pelantikan AJK

2. Tempahan Pengangkutan/Kenderaan

3. Jadual Perjalanan dan Tempat

4. Jadual petugas kenderaan/Lawatan

5. Kenderaan untuk tetamu, petugas, bahan/peralatan (sebelum dan selepas kegiatan)

6. Kenderaan untuk kecemasan/segera

7. Kenal pasti tempat lawatan

8. Jadual lawatan

9. Tempat letak kereta

10. Kebajikan pemandu

11. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

28

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

10. Memastikan sekurang-kurangnya sebuah kenderaan dan seorang pemandu sentiasa berada di tempat kegiatan untuk urusan kecemasan/keperluan mendadak.

11. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakan kepada JKI/Urus Setia.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

29

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL CENDERAMATA/HADIAH

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan.

3. Menyenaraikan jumlah orang kenamaan atau tetamu termasuk pengerusi sesi dan pembentang yang akan menerima cenderamata/hadiah.

4. Mengenal pasti jenis cenderamata/hadiah yang sesuai mengikut penerima.

5. Menempah/menyediakan cenderamata/ hadiah mengikut senarai yang disediakan.

6. Memastikan petugas ada lebih awal sebelum sesi penyampaian cenderamata/hadiah untuk taklimat dan pelaksanaan tugas.

7. Memastikan cenderamata/hadiah dibawa/ disediakan sebelum majlis berlangsung.

8. Memastikan penyampai dan petugas yang menyambut cenderamata/hadiah (jika perlu).

9. Menyediakan dulang/peralatan lain untuk sesi penyampaian cenderamata/hadiah.

10. Bekerjasama dengan JK/JK yang berkaitan.

11. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

JK CENDERAMATA/HADIAH

1. Pelantikan AJK

2. Senarai Orang Kenamaan, Pengerusi, Pembentang, Peserta

3. Jenis Cenderamata

4. Peralatan Penyampaian

5. Petugas (penyampaian)

6. Petugas (menyambut)

7. Pastikan Hadiah/Cenderamata dibawa

8. Taklimat petugas

9. Penyampai/penerima

10. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

30

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KECIL KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN

1. Melantik AJK dan menentukan tugas.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan dan menyerahknya kepada Urus Setia (jika perlu).

3. Mendapatkan maklumat tentang kehadiran tamu kehormat dan tetamu/ undangan lain.

4. Menguruskan penyediaan tempat letak kereta dan kebajikan pemandu serta memastikan keadaan tempat letak kereta selamat.

5. Menyelaraskan/menguruskan pergerakan kenderaan tamu kerhormat/tetamu kenamaan.

6. Menyelaraskan/menguruskan keperluan keselamatan/ kebajikan/rawatan kecemasan.

7. Memastikan keselamatan barang-barang kegiatan.

8. Menyediakan kemudahan/peralatan untuk memudahkan pergerakan tamu kehormat dan tetamu tertentu ke dan dari dewan acara.

JK KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN

1. Pelantikan AJK

2. Maklumat Tamu Kehormat

3. Pelantikan dan jadual petugas

4. Tempat letak kereta

5. Pelan kecemasan

6. Tempat simpanan bahan/ peralatan

7. *Kemudahan lif

8. *Kemudahan tangga bergerak

9. Tanda tempat kegiatan

10. Laporan pascakegiatan

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

31

S B

BIL. PERINCIAN JK

(Nama JK/JKK,

Penyandang)

BIDANG TUGAS/SENARAI TUGAS * PER-UNTUKAN

(RM)

SENARAI SEMAK CATATAN

PERKARA TINDAKAN

S B

9. Memastikan kemudahan lif dan tangga bergerak boleh berfungsi dan berada dalam keadaan selamat digunakan.

10. Melaksanakan pelan kecemasan (jika perlu).

11. Bekerjasama dengan JK/JKK yang berkaitan.

12. Menyediakan laporan pascakegiatan dan mengemukakannya kepada Urus Setia.

Nota :*Jika berkaitan dan mengikut keperluan. Sudah Belum (JK ditubuhkan mengikut keperluan. JKK boleh digabungkan mengikut kesesuaian kegiatan)

32