PENGELUARAN HAKMILIK SEMENTARA

(QT) DALAM TEMPOH SATU HARI

Projek inovasi yang dipelopori oleh Pejabat Daerah dan Tanah Maran

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

KANDUNGAN

PENGENALAN1

LATAR BELAKANG PROJEK2

CADANGAN PENYELESAIAN3

PENUTUP4

2

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

PENGENALAN

• Diperkenalkan oleh Pejabat Daerah Dan Tanah Maran melalui

projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif (KIK)

• Mempunyai nilai inovasi yang tinggi dan memberi impak yang besar

dalam usaha peningkatan tahap penyampaian perkhidmatan

Pejabat Daerah Dan Tanah di negeri Pahang

• Diinspirasikan daripada projek proses pendaftaran pindahmilik

tanah (PMT) dan gadaian dalam tempoh 1 hari yang telah

dimulakan semenjak April 2010

3

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

PENGENALAN

Ketidakcekapan

Proses Kerja

Sedia Ada yang

bertindih antara

beberapa unit di

PDT dan berulang-

ulang

Punca Kelewatan

Pengeluaran Suratan Hakmilik

Sementara

Kelemahan

Pemantauan

terhadap satu-

satu permohonan

dan kehilangan

fail

4

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

PENGENALAN

Menyusun semula proses-proses kerja

dalam proses pengeluaran suratan hakmilik

Mempertingkatkan tahap kecekapan dan

keberkesanan proses

Mengurangkan tempoh masa daripada sekitar

2-3 tahun kepada hanya dalam tempoh 1 hari

daripada tarikh bayaran notis 5A

PENGHASILAN

PROJEK INOVASI

BERIMPAK TINGGI

5

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

Piawaian Semasa/100 fail

30 Minit

14 Hari

30 Minit

30 Minit

7 Hari

5 Minit

10 Minit

30 Hari

7 Hari

10 Minit

30 Minit

14 Hari

30 Minit

30 Minit

27 Hari

5 Minit

178 Hari

280 Hari

142 Hari

10 Minit

Unit Pelan (Charting Kelulusan)

Unit Pelupusan (Penyediaan 5A)- Penghantaran Notis 5A

Unit Kerja Luar (S.O)– Daftar No.PT, Daftar PU– Draf pelan QT

Unit Pendaftaran– Awalan,Kemasukan,Pendaftaran

Unit Hasil(Kemaskini SHTB)

Unit Pendaftaran- Isihan & Penghantar Notis- Serah QT

Unit Pelupusan(Rekod no.hakmilik RA)

Unit Pelupusan (Kelulusan MMK)- Rekod Kelulusan dlm RA- Penilaian premium (bangunan)

Unit Hasil (Terima Bayaran)

Unit Pelupusan (Catit Bayaran )

Mula

600 hari

5 minit

PROSEDUR PENGELUARAN HAKMILIK (SEBELUM PELAKSANAAN INOVASI)

6

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

LATAR BELAKANG PROJEK

• Data menunjukkan kelewatan yang berlaku dalam proses

pengeluaran suratan hakmilik sementara tersebut dengan purata

tempoh masa selama 600 hari atau hampir 2 tahun

• Berikut adalah beberapa punca yang dikenalpasti menyumbang

kepada berlakunya kelewatan tersebut:-

1

Proses kerja yang tidak

cekap

Fail permohonan perlu

bergerak ke beberapa

unit

Beban tugas Pegawai

Penempatan

2 3

7

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

LATAR BELAKANG PROJEK

1

Persepsi masyarakat

terhadap pentadbiran

tanah kerana

mengambil masa yang

lama untuk

mengeluarkan suratan

hakmilik selepas

pelanggan membuat

bayaran Notis 5A

2

Pemohon tanah yang

telah diluluskan

permohonan tanah

tidak dapat

mengusahakan atau

memasuki tanah

tersebut selagi hakmilik

tidak dikeluarkan

3

Hasil tidak dapat dikutip

dengan cekap pada

tahun semasa

• Kelewatan pengeluaran suratan hakmilik sementara akan

mengakibatkan masalah-masalah berikut:-

8

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

CADANGAN PENYELESAIAN

Proses kerja sediada

telah dikaji semula

dengan menggunakan

pendekatan “Business

Process

Reengineering” (BPR)

Proses kerja yang

berulang-ulang telah

dikenalpasti dan

disusun semula

supaya aliran proses

kerja tersebut

bergerak dalam satu

aliran sesuai dengan

pendekatan “One

Piece Flow”

Proses kerja yang

melibatkan Unit Kerja

Luar seperti tempahan

nombor PT & PU dan

draf pelan QT

dilaksanakan dahulu

sebelum notis 5A

dikeluarkan bukan

seperti amalan

sekarang iaitu proses

tersebut dilaksanakan

selepas bayaran 5A

dibuat oleh pemohon

• Bagi menangani masalah kelewatan proses pengeluaran suratan

hakmilik tersebut, beberapa langkah telah diambil seperti

berikut:-

9

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

Sasaran

30 Minit

2 Hari

3 Hari

5 Minit

1 Jam

5 Minit

1 Hari

7 Hari

10 Minit

1 jam

5 minit

Mula

CARTA ALIR PROSEDUR PENGELUARAN HAKMILIK

(SELEPAS PELAKSANAAN INOVASI)

Penghantar Notis – Slip Penerimaan

Unit Pelupusan - MMK - Rekod RA

Unit Hasil (Bayaran 5A)

Unit Pelupusan (5A)

Unit Pendaftaran – Kemasukan– Pendaftaran

Unit Hasil (Cukai)

Unit Pendaftaran (DHDK)

Unit Pelupusan (RA /SDP Ukur)

Unit Kerja Luar (PU)

Unit Kerja Luar– Tempahan No.PT & PU– Draf Pelan QT – Tanda Kelulusan Pada Pelan

10

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

CARTA ALIR SEBELUM

Penghantar Notis – Slip Penerimaan

Unit Pelupusan - MMK - Rekod RA

Unit Hasil (Bayaran 5A)

Unit Pelupusan (5A)

Unit Kerja Luar– Tempahan No.PT & PU– Draf Pelan QT – Tanda Kelulusan Pada Pelan

Unit Pendaftaran – Kemasukan– Pendaftaran

Unit Hasil (Cukai)

Unit Pendaftaran (DHDK)

Unit Pelupusan (RA/SDP Ukur)

Unit Kerja Luar (PU)

CARTA ALIR SELEPAS

PERBEZAAN CARTA ALIR

600

hari

1 hari

SAHAJA

11

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

PENUTUP

• Kesimpulannya, proses kerja yang perlu dilaksanakan oleh PDT dalam pengeluaran suratan hakmilik sementara tetap sama kerana perkara tersebut telah termaktub di dalam Kanun Tanah Negara (KTN) dan Arahan Pentadbiran Tanah Pahang (APTN)

• Bagaimanapun, proses kerja tersebut telah disusun semula mengikut keutamaan supaya produk akhir kepada pelanggan iaitu suratan hakmilik dapat dikeluarkan segera tanpa pelanggan menunggu dalam tempoh yang lama selepas bayaran 5A dibuat

• Pendekatan yang dilaksanakan ini bersesuaian dengan konsep 1Malaysia – Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan. Ia juga menunjukan PDT di negeri Pahang telah menggerakkan usaha untuk memberi fokus kepada kepuasan pelanggan

12