Tajuk 2Fungsi Pengurusan

Pengenalan Kepada Pengurusan

Definisi Pengurusan• Satu proses yang berterusan.• Satu proses merancang, mengorganisasi,

memimpin dan mengawal usaha kesemua ahli organisasi, memimpin dan mengawal sumber manusia dan sumber bukan manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

Fungsi Pengurusan

Fungsi Pengurusan

Perancangan Proses penentuan matlamat dan tindakan di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi

Pengorganisasian Proses mengatur sumber dan kegiatan organisasi untuk melaksanakan sesuatu rancangan demi mencapai matlamat organisasi

Kepimpinan Proses mempengaruhi staf untuk berusaha demi mencapai matlamat organisasi

Pengawalan Proses memantau operasi organisasi, merekod hasil operasi sebenar, membandingkan hasil operasi sebenar dengan standard yang ditetapkan supaya tindakan pembetulan dapat diambil segera apabila diperlukan

Penstafan Proses mendapatkan dan mengekalkan tenaga kerja dalam bentuk kuantiti dan kualiti yang diperlukan

Peranan PengurusKomunikator • Sebagai pemantau untuk meneliti perubahan persekitaran demi

mencari maklumat penting untuk kegunaan organisasi• Sebagai perantara –penyampai - untuk menyampaikan matlamat dan

arahan daripada pihak atasan kepada pekerja bawahan• Sebagai jurucakap bagi pihak organisasi untuk menyampaikan

maklumat organisasi kepada pihak luarPendorong • Memberi galakan kepada pekerja bawahan untuk menyempurnakan

tugas mereka• Memimpin pekerja ke arah pencapaian matlamat organisasi• Membimbing pekerja mengenai hal-hal kerja dan bukan kerja• Memberi motivasi, nasihat kepada pekerja.

PenyelesaiMasalah

• Sebagai perunding konflik dalam menyelesaikan masalah hubungan antara pekerja atau masalah dalam kerja

• Membuat keputusan tentang alternatif terbaik untuk menyelesaikan masalah

• Mengagihkan sumber dan pembaziran sumber organisasiUsahawan • Menjana idea baru untuk membawa pembaharuan kepada perniagaan

• Mengembleng faktor pengeluaran supaya faktor digunakan cekap• Bijak mengambilk peluang dalam persekitaran untuk perkembangan

perniagaan

Kecekapan dan KeberkesananKecekapan Keberkesanan

• Bermaksud melakukan sesuatu kerja dengan betul

• Bermaksud melakukan sesuatu kerja yang betul

• Pengurus akan menentukan cara sumber digunakan untuk mencapai matlamat

• Pengurus akan menentukan matlamat yang ingin dicapai

• Dengan itu, pengurus yang cekap akan menggunakan sumber dengan cekap demi mencapai matlamat

• Dengan itu, pengurus yang berkesan akan membuat keputusan yang tepat melalui pelbagai alternatif penyelesaian

• Kecekapan boleh dipertingkatkan melalui latihan, kawalan dan cara lain

• Keberkesanan boleh dipertingkatkan jika setiap pihak mengetahui matlamat dengan jelas

Tahap Pengurusan

Tahap Pengurusan

Aspek Pengurusan Atasan Pengurusan Pertengahan

Pengurusan Bawahn

Bidang tugas Perancangan strategi jangka panjang

Perancangan taktikal jangka sederhana pendek

Perancangan operasi harian

Tanggung- jawab

- Bertanggungjawab atas perjalanan seluruh organisasi dengan menetapkan objektif, misi, dasar organisasi dan lain-lain.

- Melaksanakan polisi, dasar dan strategi yang telah ditetapkan oleh pengurusan atasan- Menyelia dan menyelaraskan aktiviti pengurusan bawahan.

- Melaksanakan mtlamat yg ditetapkan oleh pengurusan pertengahan- Menyelia dan menyelaraskan aktiviti pekerja bawahan.

Kemahiran pengurusan

Memerlukan kemahiran konsep supaya dapat berfikir secara abstrak dan melihat organisasi secara keseluruhan utk perancangan jangka panjang.

Memerlukan kemahiran manusia supaya dapat berinteraksi, menyuarakan pendapat dan arahan antara pengurusan atasan dan pengurusan bawahan.

Memerlukan kemahiran teknikal supaya dpt menggunakan kepakaran, pngalaman dan peralatan utk melakukan kerja yg khusus

Contoh Ketua pegawai eksekutif Pengurus pejabat Penyelia

Pendekatan dan Evolusi Pengurusan

Pendekatan dan Evolusi Pengurusan

1.

2. Pendekatan Gelagat Hawthorne (Elton Mayo)

Mary Parker Follet

Abraham Maslow

Douglas McGregor

Pergerakan Perhubungan Manusia

Pergerakan Perlakuan / Tingkah laku

Teori Organisasi Klasik

Teori Pengurusan SaintifikPendekatan Klasikal Fredick W. Taylor

Henry Gantt

Frank dan Lilian Gillbreth

Max Weber

Henri Fayol

James D. Money

Chester I. Barnard

3.

4.

5.

6.

Pendekatan Kuantitatif Teori sains pengurusanTeori pengurusan operasiTeori sistem pengurusan

maklumat

Pendekatan Sistem

Pendekatan Kontigensi / situasi

Teori pengurusan Jepun

Pendekatan Klasikal

Teori Pengurusan Saintifik Fredick W. Taylor• Memperkenalkan empat prinsip untuk meningkatkan

kecekapan pekerja seterusnya meningkatkan produktiviti:i) Kaedah terbaik dikenalpasti untuk setiap tugasii) Memilih dan melatih pekerja yang sesuaiiii) Kerjasama pekerja dan pengurusiv) Pembahagian tugas yang adil antara pekerja dan pengurus

• Memberi skim insentif upah kepada pekerja berasaskan kepada output yang dihasilkan

Henry Gantt• Menyarankan Carta Gantt, iaitu alat grafik yang boleh

diguna oleh pengurus untuk merancang , menjadual dan mengawal perjalanan tugas dan kos

• Memperkenalkan skim insentif kewangan bagi pekerja dan penyelia yang telah mencapai standard output yang ditetapkan

Frank dan Lilian Gilbreth• Penggunaan kaedah saintifik untuk menghapuskan

pergerakan yang tidak perlu untuk meningkatkan kecekapan pekerja

• Menyarankan pengurus harus memberi perhatian kepada pekerja dan memahami keperibadian dan keperluan mereka

Teori Organisasi Klasik Max Weber• Struktur birokrasi menjadikan organisasi cekap melalui:

- Pembahagian tenaga buruh- Hierarki autoriti- Sistem prosedur- Pemilihan kakitangan berdasarkan kelulusan teknikal- Pentadbir tertakluk kepada peraturan dan disiplin- Hubungan antara individu tidak bersifat peribadi

James D. Money• Organisasi tentera, agama dan perindustrian mempunyai

persamaan yg sepunya, iaitu semua memerlukan penyelarasan Chester I. Barnard• Menyarankan bahawa matlamat organisasi dan keperluan

individu yang seimbang dapat memastikan perjalanan organisasi yang lancar seterusnya mencapai matlamat

Henri Fayol• 14 prinsip pengurusanPengkhususan Pekerja melakukan tugas yang khusus masing-masing untuk

meningkatkan kecekapan

Autoriti Hak memberi arahan, membuat keputusan dan mengambil tindakan disebabkan kedudukan dlm organisasi

Disiplin Organisasi dan pekerja mematuhi peraturan dan perjanjian yang dibuat

Panduan perintah Setiap pekerja di bawah kawalan seorang ketua untuk mengelakkan kekeliruan

Panduan arahan Matlamat mesti ditentukan untuk setiap aktiviti yg hendak dilaksanakan

Mengutamakan kepentingan organisasi

Segala keputusan yang dibuat adalah untuk kepentingan umum dan bukannya kepentingan peribadi

Pembayaran upah Upah dibayar secara adil kepada pekerja dan pengurus

Pemusatan Pembuat keputusan terletak pada pengurusan atasan

Rantaian pemerintahan

Menggalakan komunikasi menegak dari atas ke bawah

Susunan / tertib Mengagihkan tugas kepada pekerja yang sesuai dan memastikan bahan mentah mencukupi dan senang didapati apabila diperlukan

Ekuiti / Keseimbangan

Pekerja dilayan secara adil dan saksama

Kestabilan personel Mengurangkan kadar pusing ganti pekerja

Inisiatif Menggalakkan pekerja menyempurnakan tugas masing-masing atas dorongan sendiri

Kekitaan / Espirit de corps

Menanam semangat kerjasama di kalangan pekerja untuk mewujudkan perpaduan organisasi

Pendekatan Gelagat

Pergerakan Perhubungan Manusia Hawthorne (Elton Mayo)• Kecekapan pekerja adalah disebabkan oleh faktor

sosial dan bukannya faktor fizikal seperti cahaya penyinaran, suhu dan lain-lain

• Aspek sosial seperti cara pengurus berinteraksi, memberi perhatia peribadi kepada pekerja dan pengikhtirafan kumpulan kerja di tempat kerja akan meningkatkan prestasi pekerja

Mary Parker Follet• Kecekapan pekerja dapat dipertingkatkan melalui

dorongan kepada pekerja, kepimpinan kuasa dan aktiviti

Pergerakan Perlakuan / Tingkah Laku Abraham Maslow – Hierarki Keperluan Maslow• Menyarankan bhawa pekerja sebenarnya mempunyai keperluan lain selain kewangan– Hierarki Keperluan Maslowi) Keperluan fisiologi• Keperluan paling asas untuk membiayai kehidupan manusia seperti makanan, udara,

pakaian dan lain-lainii) Keperluan Keselamatan• Bebas daripada ancaman bahaya kepada tubuh badan, nyawa dan kehilangan kerja,

makanan dan tempat perlindunganiii) Keperluan sosial• Keinginan individu untuk mendapatkan persahabatan dan penghargaan, pemberian

dan penerimaan kasih sayang sesama manusiaiv) Keperluan penghargaan• Keinginan untuk dihormati, dihargai dan disanjungi oleh orang lain untuk

mendapatkan kepuasan seperti kuasa, status dan keyakinan diriv) Keperluan pencapaian hasrat diri• Keinginan seseorang untuk menjadi apa yang mampu bagi memaksimumkan

potensinya dan mencapai sesuatu

Douglas McGregor• Menyarankan bahawa pengurus akan melayan pekerja

berdasarkan sifat seseorang pekerja tersebutTeori X Teori Y

Sifat pekerja• Tidak suka bekerja

• Tiada motivasi dan kurang bercita-cita

• Mengamalkan sikap tidak mengambil tahu perihal organisasi dan mementingkan diri sendiri

• Sentiasa mengelka daripada memikul tanggungjawab

• Perlu dikawal, diancam dan disuruh kerja

Sifat pekerja• Mempunyai minat terhadap

kerjanya dan kerjaya• Berinisiatif

• Berusaha untuk mencapai matlamat syarikat

• Menganggap tanggungjawab sebagai cabaran

• Diberi peluang membuat keputusan

Pendekatan Kuantitatifa) Teori sains pengurusan

Tumpuan kepada peningkatan keberkesanan pembuatan keputusan melalui penggunaan model matematik dan kaedah sains

b) Teori pengurusan operasi

Membantu pengurus menguruskan pengeluaran dan penghantaran barangan dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi melalui kaedah pengunjuran dan analisis inventori

c) Teori sistem pengurusan maklumat

Tumpuan kepada mereka bentuk dan mengurs maklumat melalui komputer untuk tujuan pembuatan keputusan

Pendekatan Sistem• Melihat sesebuah organisasi sebagai satu

sistem penuh yang saling bekerjasama untuk mencapai objektif

• Terbahagi kepada sistem fizikal (input, proses transformasi dan output) dan sistem abstrak (pendapat yang berkaitan)

• Menekankan keperluan organisasi untuk berinterasi dengan elemen dalaman dan luaran organisasi untuk memastikan kejayaa organisasi

Pendekatan Kontigensi / Situasi

• Keberkesanan pengurus, gaya, teknik dan fungsi bergantung kepada situasi yang tertentu kerana persekitaran yang dinamik

• Cara penyelesaian masalah berbeza mengikut situasi tertentu

Sekian, Terima Kasih

umieyukay93@gmail.com