PENDEKATAN BARU DALAM PELAKSANAAN AMALAN

SISTEM PERSEKITARAN BERKUALITI (QES/5S)

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1.0 PENGENALAN

Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada

awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh

mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat

di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat

memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.

Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an

dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-

nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S

malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan

daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) dan MAMPU.

2.0 LAPORAN INOVASI

2.1 Tujuan Projek Inovasi

Sejak akhir-akhir ini, kebanyakan jabatan dan agensi Kerajaan berlumba-lumba untuk

melaksana dan mendapatkan pensijilan QES/5S. Walau bagaimanapun, pendekatan

pelaksanaan QES/5S yang dibawa yang lebih mementingkan kepada kecantikan dan

mengabaikan fungsi dan peranan sebenar QES/5S. Hasil lawatan ke beberapa

jabatan Kerajaan dan syarikat swasta mendapati amalan QES/5S yang dilakukan

telah melibatkan pertambahan kos yang banyak untuk hiasan. Malahan penampalan

maklumat di dinding-dinding dan papan kenyataan lebih mirip kepada apa yang telah

dibuat di tadika-tadika.

Pendekatan baru dalam pelaksanaan 5S perlu dibuat untuk memastikan imej

korporat di jabatan dan agensi Kerajaan dapat dijaga. Oleh itu, pihak pengurusan JPA

telah bersetuju satu kelainan dibuat dalam pelaksanaan 5s di JPA dengan membawa

pendekatan baru iaitu ”imej korporat” dan memberi fokus terhadap fungsi

bukannya kepada kecantikan.

Keperluan JPA mempraktikkan Amalan 5S merupakan satu usaha untuk menzahirkan

JPA mempunyai sumber manusia jauhari yang berupaya mempamerkan kecekapan

dan keberkesanan mewujudkan identiti korporat dalam aspek pengurusan

persekitaran kerja yang berkualiti. Keupayaan ini akan memaparkan imej korporat

JPA yang sentiasa diperkasa menerusi keupayaannya dalam proses penambahbaikan

secara berterusan untuk:

o Merangsang persekitaran kerja yang bersih, kemas dan selamat untuk

keberkesanan operasi;

o Penjimatan, pengurangan dan mengelakkan pembaziran; dan

o Menjana semangat kerja berpasukan dalam organisasi.

Dalam konteks Perkhidmatan Awam, Amalan 5S ini merupakan salah satu bentuk

pelaburan jangka panjang JPA untuk memastikan JPA terus teguh (resilient)

menghadapi cabaran-cabaran persekitaran dan ekspektasi pelanggan, dipercayai

(build trust), menggembirakan pelanggan (delighting customers) serta mempunyai

reputasi sebagai sebuah organisasi contoh atau model kepada agensi-agensi

kerajaan yang lain.

2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi

Pelaksanaan Amalan 5S di JPA bermula daripada keputusan Mesyuarat Pasukan

Petugas Kualiti dan Produktiviti JPA (sekarang Pasukan Petugas Inovasi) Bil. 4/2008

pada 19 Disember 2008 yang telah memutuskan bahawa JPA perlu melaksanakan

Sistem Persekitaran Berkualiti QES/5S bagi memastikan persekitaran kerja yang

bersih, kemas dan selamat.

Selaras dengan keputusan tersebut, pelbagai lawatan penandaarasan telah dilakukan

ke jabatan-jabatan Kerajaan dan syarikat swasta. Hasil lawatan mendapati

pendekatan pelaksanaan QES/5S yang dibawa lebih mementingkan kepada

kecantikan dan kekemasan dan mengabaikan fungsi dan peranan sebenar QES/5S.

Hasil lawatan ke beberapa jabatan Kerajaan dan syarikat swasta mendapati amalan

5S yang dilakukan telah melibatkan pertambahan kos yang banyak untuk hiasan dan

lebih mirip kepada konsep tadika.

Pendekatan baru dalam pelaksanaan 5S perlu dibuat untuk memastikan imej

korporat di jabatan dan agensi Kerajaan dapat dijaga. Oleh itu, pihak pengurusan JPA

telah bersetuju satu kelainan dibuat dalam pelaksanaan 5s di JPA dengan membawa

pendekatan baru iaitu ”imej korporat” dan memberi fokus terhadap fungsi

bukannya kepada kecantikan.

Majlis pelancaran QES/5S JPA telah disempurnakan oleh YBhg. Tan Sri Ismail Adam,

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam pada 14 Januari 2009. Sebaik sahaja

dilancarkan, pelbagai program dan aktiviti telah diatur sebagai persediaan JPA untuk

mendapat pensijilan QES/5S daripada MPC. Aktiviti-aktiviti QES/5S yang dirancang

mengambil kira kitaran P.D.C.A (Plan, Do, Check, Act) iaitu meliputi perancangan,

penggubalan garis panduan, pelaksanaan aktiviti kesedaran dan pengukuhan serta

pemantauan melalui audit dalaman dan audit silang.

Hasil perancangan dan pelaksanaan program persediaan pensijilan QES/5S yang

teratur, JPA Putrajaya telah dianugerahkan persijilan QES/5S pada 17 Mac 2010.

Seterusnya diikuti oleh Cawangan Pengurusan Kompetensi, Bahagian Perkhidmatan

di Bangunan Sapura Mines pada 24 September 2010.

Pada Tahun 2011, semua bahagian di JPA memperoleh pensijilan amalan QES/5S

daripada MPC. Persijilan tahun kedua telah dilaksanakan di JPA Putrajaya dan JPA

Cawangan Pengurusan Kompetensi, Bahagian Perkhidmatan di Bangunan Sapura

Mines manakala perluasan pensijilan telah dibuat ke JPA Cyberjaya dan seluruh

INTAN.

2.3 Hala Tuju Amalan 5S JPA

Pelaksanaan Amalan QES/5S JPA mempunyai matlamat dan hala tuju yang jelas. Hala

tuju pelaksanaan Amalan QES/5S di JPA sebagaimana yang telah ditetapkan oleh

Jawatankuasa Pemandu QES/5S JPA adalah seperti berikut:

i. Polisi Amalan 5S JPA

“Sistem Persekitaran Berkualiti (QES/5S) JPA bertujuan membentuk budaya

persekitaran berkualiti, dengan mengutamakan kebersihan, kekemasan dan

keselamatan, sesuai dengan tahapnya sebagai peneraju perubahan dalam

penyampaian perkhidmatan terbaik kepada pelanggan”.

ii. Slogan Amalan 5S JPA

‘JPA Peneraju Imej Korporat Perkhidmatan Awam’

iii. Logo Amalan 5S

iv. Wawasan Amalan 5S JPA

JPA mencapai prestasi cemerlang dalam penyampaian perkhidmatan

berteraskan persekitaran kerja yang berkualiti menerusi Amalan 5S yang

cekap dan berkesan selaras dengan imej JPA Peneraju Perubahan

Perkhidmatan Awam.

v. Misi Amalan 5S JPA

Mencapai pengiktirafan tertinggi dalam mewujudkan pengurusan

persekitaran berkualiti di tempat kerja;

Mencapai tahap tertinggi dalam kecekapan dan keberkesanan

pengurusan operasi di tempat kerja;

Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan pengurusan keselamatan

dan kesihatan pekerja di tempat kerja;

Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan mengenalpasti,

mengurangkan dan menghapuskan pembaziran di tempat kerja; dan

Mencapai tahap tertinggi dalam amalan semangat bekerjasama secara

berkumpulan di tempat kerja.

vi. Objektif Amalan 5S JPA

Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi mencapai

ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:

Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat;

Pengurusan operasi organisasi menjadi mudah, cekap dan selamat;

Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan;

Penggunaan kaedah dan piawaian urusan kerja yang jelas;

Penggunaan ruang kerja yang optimum;

Peluang mengurangkan rungutan pelanggan;

Peningkatan semangat kerja berpasukan;

Peningkatan kecekapan sistem penyampaian; dan

Peningkatan imej korporat organisasi.

vii. Pendekatan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA

Pendekatan pelaksanaan Amalan 5S di JPA memfokuskan kepada fasa-fasa

berikut:

Komitmen kepimpinan pengurusan

Komitmen pengurusan yang jitu dan konsisten meliputi penglibatan

dalam merancang, melaksana, memantau dan mengkaji semula

pelaksanaan Amalan 5S dari semasa ke semasa bagi mewujudkan

suasana kerja yang berkualiti dan produktif.

Kesedaran amalan terbaik 5S

Mempelbagaikan program kesedaran dan pendedahan mengenai

pelaksanaan Sistem Amalan 5S menerusi latihan yang berjadual.

Melatih anggota organisasi

Mengadakan program dan aktiviti berbentuk pengkayaan ilmu dan

pengalaman kepada seluruh warga JPA secara berjadual.

Penyertaan menyeluruh

Penglibatan seluruh warga JPA dalam melaksanakan Sistem Amalan

5S yang konsisten dan mengekalkan keseragaman dan ruang kerja

yang kondusif, selamat dan ceria. Pendekatan PDCA digunakan dalam

pelaksanaan program.

2.4 Pendekatan Baru Dalam Pelaksanaan Amalan 5S

JPA telah memperkenalkan beberapa inovasi dan pendekatan baru dalam

pelaksanaan Amalan QES/5S JPA. Antara pendekatan baru yang telah diperkenalkan

ialah:

i. Konsep Imej Korporat

Berdasarkan slogan ”JPA Peneraju Imej Korporat Perkhidmatan Awam”, JPA

telah mengambil inisiatif dengan memperkenalkan konsep imej korporat

dalam pelaksanaan Amalan QES/5S. Pendekatan baru dalam pelaksanaan

QES/5S ini diambil untuk memastikan imej korporat di jabatan dan agensi

Kerajaan dapat dijaga. Pendekatan baru ”imej korporat” ini memberi fokus

terhadap fungsi sesuatu perkara itu dibuat bukannya hanya semata-mata

bersifat dekoratif untuk kecantikan. Di samping itu, pendekatan imej

korporat juga akan dapat memastikan aspek-aspek dekoratif berkonsepkan

tadika tidak lagi diamalkan dalam pelaksanaan QES/5S di Jabatan dan Agensi

Kerajaan.

MENGGAMIT

IMEJ KORPORAT JPA

BERSIH KEMAS SELAMAT

ii. Pembentukan Jawatankuasa Yang Berkesan

JPA telah mewujudkan beberapa jawatankuasa penting dalam pelaksanaan

QES/5S iaitu Jawatankuasa Pemandu QES/5S JPA, Jawatankuasa Pemandu

QES/5S Bahagian, Jawatankuasa Penyelaras Induk, Jawatankuasa Penyelaras

Bahagian, Fasilitator dan Ketua Kumpulan. Pewujudan jawatankuasa-

jawatankuasa ini dapat memastikan pelaksanaan program-program QES/5S di

JPA lebih tersusun dan teratur. Maklumat terperinci mengenai peranan dan

tugas jawatankuasa adalah seperti di dalam Garis Panduan Amalan QES/5S

JPA yang disertakan.

iii. Pewujudan Garis Panduan QES/5S Yang Terperinci

JPA telah mengeluarkan satu Garis Panduan lengkap mengenai pelaksanaan

QES/5S di JPA untuk dijadikan panduan oleh penggerak utama QES/5S JPA

dan juga seluruh warga. Tujuan Panduan Sistem Persekitaran Berkualiti

(QES/5S) dikeluarkan ialah untuk:

memberi panduan asas pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti di

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA) dengan menggunakan

teknik Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal);

menerangkan keperluan Sistem Persekitaran Berkualiti (QES/5S) di

JPA sebagai usaha penambahbaikan secara berterusan ke atas sistem,

proses dan sumber manusia dengan penggunaan kosnya yang cekap

dan berkesan;

menerangkan keperluan Sistem Persekitaran Berkualiti (QES/5S) di

JPA yang memberi keutamaan kepada penghasilan persekitaran yang

bersih, kemas dan selamat sebagai nilai tambah kepada imej korporat

JPA; dan

menerangkan keperluan Sistem Persekitaran Berkualiti (QES/5S)

kepada semua peringkat organisasi JPA tentang pematuhan piawaian

dan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa dan bersangkutan secara

konsisten serta memenuhi keperluan pelanggan.

iv. Pewujudan Sudut QES di Portal JPA

JPA telah membangunkan satu Sudut QES/5S di Portal JPA. Tujuan utama

Sudut QES/5S ini dibangunkan ialah sebagai salah satu platform utama

perkongsian ilmu mengenai pelaksanaan QES/5S di JPA. Semua maklumat

utama mengenai pelaksanaan program dan aktiviti QES/5S JPA boleh didapati

daripada Sudut QES/5S ini.

v. Pemantauan Melalui Pelaksanaan Inspektorat Dalaman

Pemantauan adalah merupakan salah satu aspek yang sangat penting untuk

memastikan pelaksanaan QES/5S berjalan dengan baik dan berkesan. Salah

satu aktiviti yang diperkenalkan untuk memantau pelaksanaan QES/5S di JPA

ialah melalui inspektorat dalaman yang dibuat selepas waktu pejabat. Inisiatif

ini diperkenalkan untuk memastikan warga sentiasa mengemas dan

mengamalkan QES/5S sebelum meninggalkan pejabat. Dalam hal ini, tiga

jenis tag akan digunakan semasa aktiviti inspektorat dilakukan iaitu:

Hijau : Boleh Dicontohi

Merah : Perlu Penambahbaikan Segera

Kuning : Perlu Penambahbaikan

PEMANTAUAN SELEPAS WAKTU KERJA

SILA AMALKAN 5S

PERLUKAN PENAMBAHBAIKAN DI SINI

URUS SETIA INDUK

PELAKSANAAN QES/5S JPA

vi. Pendekatan Audit Yang Harmoni

Pada peringkat awal pelaksanaan QES/5S JPA, didapati ramai dari kalangan

warga berasa tertekan dengan pelaksanaan QES/5S di JPA khususnya semasa

aktiviti audit dalaman dilaksanakan. Situasi ini berlaku kerana pendekatan

audit pada masa tersebut adalah lebih kepada mencari kesalahan yang

dilakukan oleh warga. Berdasarkan situasi ini, JPA telah memperkenalkan

pendekatan audit harmoni dalam pelaksanaan QES/5S di JPA. Pelaksanaan

audit yang dilakukan bukan memberi fokus untuk mencari kesalahan yang

dilakukan oleh warga tetapi lebih kepada memberi cadangan

penambahbaikan.

2.5 Proses sebelum dan selepas

Pelaksanaan QES/5S di JPA memberikan impak yang sangat besar terhadap

pewujudan persekitaran kerja yang kondusif kepada warga. Berikut adalah keadaan

sebelum dan selepas pelaksanaan QES/5S di JPA:

RUANG KERJA INDIVIDU

SEBELUM SELEPAS

LACI / PEDESTRAL

SEBELUM SELEPAS

RUANG KERJA PEJABAT

SEBELUM SELEPAS

BILIK FAIL

SEBELUM SELEPAS

RUANG KERJA GUNASAMA / TEMPAT PENGELUARAN

SELEPASSEBELUM

PENYERAGAMAN FOLDER / FAIL

SELEPASSEBELUM

2.6 Impak Pelaksanaan QES/5S Kepada JPA

Pelaksanaan QES/5S di JPA telah memberi impak yang sangat positif terhadap warga,

dan persekitaran kerja. Antara impak pelaksanaan QES/5S JPA ialah:

Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;

Capaian fail boleh dibuat dalam masa kurang dari 30 saat;

Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;

Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja

untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan;

Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan

prestasi kerja yang lebih baik;

Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;

Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan

Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej

organisasi.

Satu kajian telah dilaksanakan untuk melihat persepsi warga terhadap pelaksanaan

QES/5S JPA. Hasil kajian adalah seperti berikut:

PERSEPSI WARGA JPA TERHADAP IMPAK PELAKSANAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI

91.6 92.9 91.3 93.3 96.3 95.9

8.4 7.1 8.7 6.7 3.7 4.10

20

40

60

80

100

120

PENINGKATAN PRODUKTIVITI

PENINGKATAN KUALITI

PENJIMATAN KOS KEBERKESANAN SISTEM

PENYAMPAIAN

JAMINAN KESELAMATAN

PENINGKATAN MORAL

YA TIDAK

2.7 Pengiktirafan Yang Telah Diterima

Pelaksanaan QES/5S JPA telah memperoleh pengiktirafan tertinggi di peringkat

kebangsaan dengan menjadi Johan Konvensyen Sistem Persekitaran Berkualiti

(QES/5S) Peringkat Kebangsaan pada tahun 2011. Konvensyen ini dianjurkan oleh

Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

Di samping itu juga, JPA telah menerima lawatan penandaarasan dari pelbagai

Jabatan dan agensi setiap tahun. Pada tahun 2011 sahaja, JPA telah menerima

sebanyak 16 lawatan penandaarasan QES/5S daripada Jabatan dan Agensi luar.

3.0 PENUTUP

Secara keseluruhan, kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan persekitaran

berkualiti menjadikan JPA sebuah organisasi yang mempunyai persekitaran tempat

kerja yang bersih, tersusun dan bersistematik serta selamat. Melalui Amalan 5S,

warga JPA secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi

menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat

berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

Disediakan oleh:

Nama Pegawai/Unit Terlibat : Wan Baharudin Wan Mahmood/ Sektor Pengurusan

Inovasi, Bahagian Khidmat Pengurusan JPA.

Tel. : 03-8885 3036

Emel : baha.mahmood@jpa.gov.my