1

1.0 PENDAHULUAN

1.1 PENGENALAN

Peningkatan kadar pengangguran dalam kalangan graduan semakin membimbangkan, dengan

kekurangan peluang pekerjaan selain hubungan industri yang kurang mesra dalam penerimaan

graduan yang baru menamatkan pengajian mereka. Istilah fresh graduate merupakan satu istilah

yang sangat sinonim dengan graduan yang ingin mendapatkan pekerjaan setelah menghabiskan

pengajian mereka di institusi. Kesukaran ini sering diperdebatkan oleh masyarakat, golongan

professional dan pemain industri. Peningkatan graduan yang menganggur dikatakan berpunca

daripada permintaan industri yang ingin mendapatkan pekerja yang mahir selain permasalahan

kekurangan ilmu serta kemahiran yang dimiliki oleh graduan untuk memasuki alam kerjaya.

Disebabkan permasalahan ini, maka pihak Universiti Utara Malaysia (UUM) mengambil

satu inisiatif dengan mewajibkan semua pelajar tahun akhir untuk menjalani latihan industri di

semua organisasi yang berdaftar dengan UUM. Pusat Kerjasama Universiti-Industri (CUIC)

merupakan jabatan yang bertanggungjawab menjalinkan hubungan di antara universiti dengan

pemain industri dalam memberi latihan kepada para pelajar agar mempunyai ilmu serta kemahiran

sebelum menyertai alam kerjaya. Latihan industri bukan sahaja kursus untuk memenuhi syarat

pengijazahan tetapi lebih kepada mempersiapkan graduan dengan ilmu serta kemahiran untuk

menyertai alam kerjaya kelak.

2

Oleh itu, pelatih telah mengikuti kursus latihan industri selama empat (4) bulan di Pejabat

Pembangunan Pelajar dan Alumni (PPA), Kolej Undang-Undang, Kerajaan dan Pengajian

Antarabangsa, Universiti Utara Malaysia. Pemilihan PPA COLGIS adalah berdasarkan kepada

pendirian pelatih yang ingin memasuki bidang kerjaya dalam pentadbiran. Bahagian ini, pelatih

akan menjelaskan latar belakang organisasi pelatih serta peranan yang dijalankan oleh organisasi

pelatih. Sebelum itu, pelatih akan menerangkan secara ringkas terlebih dahulu mengenai Kolej

Undang-Undang, Kerajaan dan Pengajian Antarabangsa (COLGIS).

1.2 LATAR BELAKANG KOLEJ UNDANG-UNDANG, KERAJAAN DAN

PENGAJIAN ANTARABANGSA (UUM COLGIS)

Kolej Undang-Undang, Kerajaan dan Pengajian Antarabangsa (COLGIS) merupakan pejabat

utama atau nadi kepada empat pusat pengajian termasuk PPA COLGIS yang berfungsi ke atas

semua aktiviti pembangunan pelajar yang melibatkan empat pusat pengajian di bawah UUM

COLGIS. Seterusnya, pelatih akan menerangkan serba sedikit latar belakang UUM COLGIS.

Sebelum ini UUM COLGIS telah dikenali sebagai Fakulti Pengurusan Awam dan Undang-Undang

(FPAU), telah ditubuhkan pada 16 November 2003 yang terdiri daripada tiga jabatan iaitu Jabatan

Pengurusan Awam, Jabatan Pengurusan Pembangunan dan Jabatan Undang-undang. Sejak

penubuhannya, FPAU telah menawarkan tiga program akademik di peringkat sarjana muda

dengan kepujian. Mereka adalah Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Awam, Sarjana Muda

Pengurusan Pembangunan dan Sarjana Muda Undang-undang. Sejak 1990-an, Jabatan Pengurusan

Awam telah berjalan enam program di peringkat lepasan ijazah, iaitu Sarjana Pengurusan Awam

3

(Kursus), Sarjana Pentadbiran Awam, Sarjana Sastera (Sosiologi) dan Sarjana Sastera (Politik

Malaysia). Di peringkat PHD dengan penyelidikan, terdapat Ph.D pentadbiran dan Ph.D sosiologi.

Dari 1 Januari 2008 hingga 1 Julai 2011, Kolej UUM Pengajian Undang-undang, Kerajaan

dan Antarabangsa (COLGIS UUM) diketuai oleh seorang Penolong Naib Canselor dan dibantu

oleh tiga dekan, iaitu Dekan Akademik, Dekan Ghazali Shafie Graduate School of Government

dan Dekan Pembangunan Pelajar dan Alumni. Mereka lagi dibantu oleh Timbalan Dekan Hal

Ehwal Akademik dan Timbalan Dekan Ghazali Shafie Graduate School of Government (GSGSG),

di samping empat pengerusi program bagi Program Sarjana Muda. Prof Datuk Dr. Mohamed

Mustafa Ishak telah dilantik sebagai Naib Canselor UUM, pada 16 Jun 2010. Selepas

pelantikannya, dia mengubah kolej akademik ke dalam sistem sekolah, sesuai dengan kursus yang

ditawarkan oleh setiap kolej akademik. Oleh itu, empat (4) sekolah-sekolah telah ditubuhkan di

Kolej Pengajian Undang-undang, Kerajaan dan Antarabangsa, UUM (COLGIS UUM) iaitu

School of Government, Pusat Pengajian Undang-undang, Sekolah Pengajian Antarabangsa dan

Sekolah Pelancongan, Hospitaliti dan Alam Sekitar Pengurusan.

Sejak Julai 1, 2011, UUM COLGIS telah diketuai oleh seorang Penolong Naib Canselor,

empat (4) Dekan Sekolah, Dekan Ghazali Shafie Graduate School of Government dan Dekan

Pembangunan Pelajar dan Alumni. Mereka lagi dibantu oleh dua (2) orang Timbalan Dekan, iaitu

Timbalan Dekan Pembangunan Pelajar dan Alumni dan Timbalan Dekan Ghazali Shafie Graduate

School of Government. Bagi pentadbiran kolej, setiap sekolah mempunyai seorang Ketua Jabatan

diikuti oleh Penyelaras program. Ini penyelaras juga ditadbir oleh pihak pengurusan kolej melalui

Pengarah Institut Tadbir Urus, Inovasi dan Undang-undang (IGIL), Pengarah Institut Malaysia

4

Analisis Politik (MAPAN), Pengarah Institut Penyelidikan'S UUM bagi Indonesia, Thailand &

Singapura (ITS) dan Pengarah Pengurusan Strategik & Kualiti. (Sumber: Sejarah COLGIS).

1.3 LATAR BELAKANG ORGANISASI

Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni (PPA) merupakan salah satu jabatan yang diletakkan

bersama dengan kolej-kolej akademik yang terdapat di Universiti Utara Malaysia (UUM). Antara

kolej-kolej akademik yang terdapat di UUM adalah Kolej Sastera dan Sains (UUM CAS), Kolej

Perniagaan (UUM COB) dan Kolej Undang-Undang, Kerajaan dan Pengajian Antarabangsa

(UUM COLGIS). PPA juga dipecahkan kepada tiga (3) pejabat mengikut kolej-kolej akademik

antaranya PPA CAS, PPA COB dan PPA COLGIS. PPA bukan saja berusaha mencapai Petunjuk

Prestasi Utama (KPI) Pelan Strategik UUM 2011-2015 tetapi lebih daripada itu dengan matlamat

membentuk dan meningkatkan kemahiran pelajar. Kebolehpasaran graduan pada masa kini

bergantung sepenuhnya kepada ilmu pengetahuan, pengalaman dan kemahiran yang dimiliki

pelajar dalam meneroka alam kerjaya kelak.

Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, UUM COLGIS antara jabatan yang diberikan

tanggungjawab dalam membantu mengembangkan potensi dan menggalakkan minat pelajar

terhadap perkhidmatan yang ditawarkan dalam usaha membantu mereka mempunyai nilai tambah

dalam kebolehpasaran graduan. Antara perkhidmatan yang ditawarkan adalah program pertukaran

pelajar, latihan praktikum, program alumni dan aktiviti badan berpersatuan yang berperanan

memberi nilai tambah pada perkembangan diri individu. PPA COLGIS sentiasa menjalinkan

5

kerjasama dan hubungan strategik dengan jabatan lain di UUM COLGIS bagi memastikan

perkhidmatan yang disediakan sistematik dan berkesan.

Rajah 1.3: Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni

6

Rajah 1.3.1: Direktori pegawai

(Sumber: Staf direktori)

1.4 VISI

Menjadi pusat kecemerlangan pembangunan pelajar dan menjadi komponen penting dalam

mencapai objektif universiti untuk menjadi universiti pengurusan dan melahirkan pelajar yang

berilmu. Dicapai, mempunyai teladan, pintar dan bijak.

7

1.5 MISI

Membangun dan mengembangkan pembangunan pelajar dan sektor perkhidmatan secara

profesional, melalui kualiti yang tinggi, struktur yang cekap dan berkesan, proses, sistem dan

mekanisme.

1.6 OBJEKTIF

Bagi memupuk potensi pelajar dalam aspek mental, fizikal, dan rohani melalui aktiviti dan

program kurikulum dan bukan kurikulum mereka.

1.7 PIAGAM PELANGGAN

Dalam membentuk wawasan Universiti Utara Malaysia sebagai Eminent Management University,

kami di COLGIS dengan penuh tekad dan keazaman, bersumpah untuk memenuhi hak-hak

pelanggan kami seperti berikut:

1.7.1 UNTUK PELAJAR

Menyediakan pendidikan yang berkualiti dengan state-of-the-art teknologi untuk

mengukuhkan maruah diri dengan mengintegrasikan budaya timur dengan nilai globalisasi.

1.7.2 UNTUK KAKITANGAN

Berusaha untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan perkhidmatan yang

responsif kepada pelanggan kami.

8

Untuk memupuk pelajar dengan nilai-nilai yang kukuh moral dan etika dalam undang-

undang, pentadbiran awam, kajian antarabangsa dan pelancongan dan hospitaliti.

1.7.3 UNTUK NEGARA

Untuk memupuk rasa memuncak patriotisme di kalangan rakyat tempatan untuk

membolehkan mereka menjadi tenaga kerja yang berpengetahuan, beretika dan

bermotivasi untuk pembangunan negara.

Bagi memastikan layanan yang sama rata dalam perkhidmatan pendidikan kepada semua

individu tanpa mengira bangsa, jantina, umur, agama, kecacatan, negara asal, fahaman

politik atau kepercayaan atau status perkahwinan. (Sumber: Tentang kami)

1.8 RINGKASAN AKTIVITI YANG DIJALANKAN OLEH PELATIH

Pelatih akan menerangkan secara ringkas peranan yang telah diberikan oleh pihak PPA COLGIS

kepada pelatih sepanjang menjalani praktikum. Secara umumnya, pelatih telah diberi

tanggungjawab untuk membantu salah seorang Pembantu Tadbir dalam bidang tugasnya

menguruskan segala urusan berkaitan dengan program pertukaran pelajar. Pelatih juga telah

diberikan tanggungjawab sepenuhnya bersama dengan rakan pelatih untuk menguruskan

kehadiran tiga (3) buah universiti daripada Indonesia yang datang ke UUM untuk menyertai

program “Visiting Student” selama dua minggu. Tiga buah universiti tersebut ialah Universitas

Wijaya Kasuma, Surabaya, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim, Malang, dan

Universitas Pertahanan Nasional Veteran, Yogyakarta. Kami telah mengambil tugas merangka

9

aktiviti mereka sepanjang dua minggu berada di UUM. Segala surat berkaitan dengan permohonan

serta tempahan bilik penginapan, kenderaan, lawatan di uruskan sepenuhnya oleh pelatih.

Pelatih juga telah diberikan tugas untuk menguruskan jadual temuduga pelajar UUM

COLGIS yang membuat permohonan pertukaran pelajar ke luar negara. Pelatih juga

bertanggungjawab menghubungi setiap pelajar yang telah lulus temuduga untuk mengisi borang

permohonan ke universiti luar negara antaranya Maejo University, Thailand, Universiti Brunei

Darulsalam (UBD) dan lain-lain universiti yang belum dapat pengesahan untuk menerima

kehadiran pelajar UUM COLGIS ke universiti mereka.

Pelatih juga membantu kakitangan PPA COLGIS dari bidang tugas lain termasuk bahagian

praktikum dengan mendaftar nama pelajar yang telah melapor diri di organisasi ke dalam sistem

pelajar semasa awal kemasukan pelajar praktikum di organisasi masing-masing. Pelatih juga

membantu menjual buku log praktikum kepada pelajar. Semasa di pejabat, pelatih juga

melaksanakan berbagai tugasan antaranya mencetak dokumen yang berkaitan atas arahan

kakitangan, membantu kakitangan membuat salinan dokumen serta surat dengan mesin fotostat,

scan dokumen yang diminta dan mengemas stor pejabat. Selain itu, pelatih juga membantu

kakitangan bahagian pembangunan pelajar yang melibatkan persatuan pelajar dengan

menguruskan tempahan baju untuk Kursus Pengurusan Organisasi (KPO) serta mengikutinya

sebagai ahli jawatankuasa logistik dan teknikal. Pelatih juga terlibat dengan persediaan untuk

majlis anugerah dekan, majlis minggu suaikenal pelajar semester pertama UUM COLGIS sesi

2015/2016, kursus etika majlis.

10

Pelatih juga telah menguruskan kehadiran pelajar daripada Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Raja Haji (STISIPOL), Riau, Indonesia dengan gelegasi bertujuan membuat lawatan

akademik ke UUM. Pelatih diberikan tugas untuk membuat surat tempahan Mahkamah Mut, UUM

COLGIS untuk sesi taklimat bersama Ghazali Shafie Graduate School of Government (GSGSG)

serta Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni (PPA COLGIS). Pelatih juga telah membawa

rombongan delegasi melawat sekitar kampus dengan tumpuan lawatan ke Perpustakaan Sultanah

Bahiyah, dan Anjung Tamu. Selain itu, pelatih juga diberikan tanggungjawab untuk membuat

hampir keseluruhan buletin online buat PPA COLGIS setelah tamat seseuatu program, antaranya

kunjungan STISIPOL ke UUM, majlis anugerah dekan, program pelajar kelas pertama dan lain-

lain selama empat bulan pelatih di PPA COLGIS.

11

2.0 PERBINCANGAN

2.1 PENGENALAN

Bahagian ini secara amnya akan membincangkan secara teliti mengenai aktiviti yang dilaksanakan

oleh pelatih semasa berada di Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, UUM COLGIS.

Bahagian ini juga menerangkan perkaitan bidang tugas pelatih semasa menjalani latihan industri

dengan aspek-aspek teorikal. Selain daripada itu, pelatih turut menjelaskan cabaran semasa

menjalankan aktiviti, pengalaman dan pengajaran yang diperoleh oleh pelatih serta pendapat

pelatih sepanjang menjalani latihan industri. Sepanjang berada di PPA COLGIS pelatih telah

diberikan tugas untuk membantu Encik Azwan Hatmi, Pemabntu Tadbir yang bertanggungjawab

menguruskan program pertukaran pelajar selain membantu kakitangan lain di PPA COLGIS.

2.2 MENGENDALIKAN PROGRAM PERTUKARAN PELAJAR (ECHANGE

STUDENT)

Program pertukaran pelajar memberikan peluang kepada pelajar menjalani aktiviti pembelajaran

di universiti selain daripada universiti di mana mereka mendaftar. Pendedahan kepada persekitaran

yang berbeza ini dapat memperluas dan memperkayakan pengalaman pembelajaran mereka, di

samping meningkatkan jaringan persahabatan dengan pelajar daripada universiti lain. Antara

tujuan lain pelajar dihantar menyertai program pertukaran pelajar adalah untuk mempromosikan

sesebuah universiti di luar negara selain di tempat pelajar berkenaan belajar. Secara tidak langsung,

bukan sahaja dapat meningkatkan kehadiran pelajar luar negara melanjutkan pengajian mereka di

12

universiti tempatan tetapi lebih daripada itu meningkatkan pencapaian universiti dan mempromosi

budaya negara kita di mata masyarakat dunia. Tidak terkecuali dengan penglibatan aktif UUM

dalam program pertukaran pelajar ini.

Aktiviti program pertukaran pelajar dan pengiktirafan akademik yang seiring merupakan

antara syarat penting bagi seseorang pelajar yang dinamik dan terbuka. Aktiviti sebegini akan

membantu usaha-usaha pengantarabangsaan negara dan mengembangkan pasaran mobiliti.

Walaubagaimanapun, bagi seseorang pelajar itu boleh melibatkan diri dalam sebarang aktiviti

mobiliti, mereka perlu sumber kewangan dan sokongan untuk membolehkan mereka melanjutkan

pelajaran ke luar negara. Sememangnya amat penting sumber kewangan dalam membantu

pengajian mereka selama berada di universiti luar negara kerana perbezaan nilai mata wang boleh

membantutkan pengajian mereka selain menjejaskan prestasi akademik. Bagi negara maju seperti

Korea Selatan, Jepun, Singapura serta negara Eropah yang mempunyai taraf kehidupan yang tinggi

memerlukan sokongan kewangan yang tinggi.

Kebanyakan pelajar yang mengikuti program pertukaran pelajar memilih menyertai negara

yang mempunyai taraf kehidupan yang sama dengan Malaysia atau lebih sedikit agar mereka tidak

mengalami kekangan kewangan kelak. Sememangnya universiti ada menyediakan biasiswa

kepada para pelajar namun jumlah tersebut tidaklah terlalu besar dan sumber kewangan tersebut

hanya mampu menguruskan perjalanan mereka ke sana, urusan passport dan sebagainya. Boleh

dikatakan terdapat lebihan itu pun hanya untuk seketika sahaja. Pinjaman Perbadanan Tabung

Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN) yang diperolehi pelajar perlu diuruskan sebaik mungkin

13

apabila berada di sana. Namun begitu, sebaiknya perlu ada sokongan kewangan yang lain agar

sebarang permasalahan yang wujud dapat di atasi dengan sebaiknya.

Terdapat beberapa jenis program pertukaran pelajar iaitu inbound berkredit, inbound tidak

berkredit, outbound berkredit dan outbound tidak berkredit. Definisi kepada inbound berkredit

adalah kemasukan pelajar antarabangsa mahupun tempatan ke UUM untuk mengikuti program

pengajian selama satu semester pada kebiasaannya berdasarkan kesesuaian program pengajian di

UUM yang berkaitan dengan program pengajian mereka semasa di universiti negara mereka.

Keputusan mereka di UUM akan dihantar pulang ke universiti mereka untuk dimasukkan di dalam

keputusan pengajian mereka walaupun melanjutkan pengajian sepanjang satu semester di

Malaysia bagitu juga dengan pelajar tempatan daripada universiti lain yang mengikuti program

pengajian di UUM. Manakala, program inbound tidak berkredit pula merupakan kehadiran pelajar

daripada universiti luar negara yang datang ke UUM melebihi tiga (3) hari serta tidak melebihi

satu semester iaitu enam bulan. Namun di UUM, mereka layak mendapat 1 kredit daripada

universiti sekiranya universiti mereka di negara asal memohon sedemikian daripada UUM.

Outbound berkredit adalah permohonan pelajar kita (UUM) yang ingin mengikuti program

pengajian di universiti luar negara atau pun universiti tempatan selama enam bulan atau satu

semester bergantung kepada kelulusan universiti. Kebiasaanya permohonan ini akan diuruskan

oleh PPA ketiga-tiga kolej di UUM. Bermula dengan taklimat program pertukaran pelajar yang

diadakan bertujuan memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai program pertukaran pelajar.

Selepas itu, para pelajar boleh mengambil borang permohonan untuk di isi selengkapnya dengan

pilihan universiti yang dipohon dengan syarat mendapat pandangan daripada ketua jabatan pusat

14

pengajian atau dekan pusat pengajian berkaitan pemilihan subjek pelajar semasa mengikuti

program pengajian di universiti tersebut. Pandangan daripada ketua jabatan atau dekan penting

agar subjek yang dipelajari di universiti lain dapat di masukkan ke dalam keputusan semasa

mereka untuk menamatkan pengajian di UUM kelak dengan mencukupi mata jam kredit yang

perlu di ambil di UUM.

Rajah 2.2: Borang Pertukaran Pelajar

Manakala, outbound tidak berkredit bermaksud permohonan pelajar dari UUM yang akan

mengikuti program lawatan atau pertukaran pelajar ke universiti dalam negara atau luar negara

melebihi tiga hari dan tidak sampai satu semester. Kebanyakan program sebegini melibatkan pusat

15

pengajian serta badan persatuan pelajar yang mengadakan program selama seminggu atau dua

minggu ke universiti pilihan antaranya seminar yang berkaitan dengan kedua-dua buah universiti

atau negara, persembahan budaya serta lawatan ke tempat-tempat menarik.

Antara pengalaman pelatih dalam program pertukaran pelajar ini apabila diberikan

kepercayan untuk merangka jadual aktiviti daripada tiga (3) buah universiti dari Indonesia yang

mengikuti program “Visiting Students” di UUM selama dua (2) minggu bersama dengan seorang

lagi rakan praktikum. Antara universiti yang terlibat adalah Universitas Wijaya Kusuma,

Surabaya, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang, dan Universitas Pertahanan

Nasional Veteran, Yogyakarta. Kami perlu menguruskan penginapan mereka sepanjang di UUM

dengan rujukan daripada Pusat Penginapan Pelajar (SAC) yang akhirnya memberikan kami

kebenaran mendapatkan bilik penginapan di Dewan Penginapan Pelajar (DPP) Muamalat dan DPP

Yayasan Al-Bukhary. Kami juga perlu menguruskan pengangkutan mereka sebaik mendarat di

Lapangan Terbang Alor Setar mahupuan di Pulau Pinang. Perjalanan mereka dalam kampus

dengan menggunakan perkhidmatan bas kitara kampus perlu mendapat kelulusan daripada SAC

untuk mereka ke kuliah dan sebagainya.

16

Rajah 2.2.1: Lawatan ke Anjung Tamu, UUM oleh pelajar program “Visiting Student”

Selain itu, kami juga mendapatkan kerjasama daripada persatuan pelajar dengan

penglibatan Persatuan Undang-Undang, Persatuan Pengurusan Awam dan Persatuan Pengajian

Antarabangsa untuk membawa pelajar-pelajar tersebut memasuki kelas dengan persetujuan

daripada pensyarah yang mengajar. Persatuan yang terlibat juga diberikan peruntukan untuk

melaksanakan program kepada para pelajar berkenaan. Pelatih turut membuat surat untuk

permohonan kenderaan universiti untuk program lawatan sekitar negeri Kedah dengan melawat

Muzium Padi, Menara Alor Setar dan Pusat Sains. Antara perkara yang mencabar bagi pelatih

apabila keenganan pelajar tersebut untuk membuat pembayaran sewa bilik serta caj perkhidmatan

yang telah ditetapkan walaupun sudah dimaklumkan lebih awal jumlah yang perlu di bayar.

17

Rajah 2.2.2: Lawatan ke Pusat Budaya dan Seni, UUM oleh pelajar program “Visiting Student”

Malah ada sebahagian daripada mereka yang membuat pembayaran kepada SAC seolah-

olah tidak mempercayai kami yang menguruskan mereka sepanjang dua minggu di UUM. Kami

mengenakan bayaran pada harga yang berpatutan termasuk pengangkutan percuma menggunakan

kenderaan universiti itu pun masih dipersoalkan oleh mereka. Apa yang dapat dipelajari oleh

pelatih ialah bagaimana ingin menguruskan situasi atau program sebegini dengan lebih teratur dan

sistematik seperti apa yang dipelajari oleh pelatih dalam subjek GMJT 3013 - Pengorganisasian

Organisasi. Secara tidak langsung pelatih dapat mengaplikasikan apa yang dipelajari dengan

situasi sebenar dalam mengendalikan situasi berkenaan. Pelatih juga menguruskan pengambilan

kemasukan pelajar antarabangsa yang mengikuti program pertukaran pelajar di bawah UUM

COLGIS apabila perlu mengambil dua (2) orang pelajar dari Universiti Toyama, Jepun, tiga (3)

orang pelajar dari Universiti Malaysia Sabah (UMS) dan lapan (8) orang pelajar dari Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) selama satu semester.

18

Bidang tugas sebegini memberikan peluang kepada pelatih memahami pengorbanan

seorang penjawat awam dalam melaksanakan tugas di mana perlu mengorbankan masa demi

melaksanakan tanggungjawab di mana pelatih perlu mengambil kesemua pelajar tersebut pada

waktu malam. Pelatih juga diberikan tanggungjawab membuat kertas kerja untuk Program

Taklimat Mobilit Jom Ke Luar Negara yang di anjurkan oleh PPA COLGIS untuk pelajar UUM

COLGIS selain mendapat pengetahuan yang berguna untuk disampaikan kepada rakan-rakan yang

tidak berksempatan menghadirkan diri ke program berkenaan. Pelatih juga banyak belajar untuk

membuat surat-surat antaranya surat berkaitan permohonan menggunakan bilik, surat maklum

balas menyokong pelajar yang ingin mengikuti program mobiliti pelajar dan sebagainya. Pelatih

juga diberikan tanggungjawab untuk menguruskan perjalanan pelajar yang baru tiba di UUM

antaranya menguruskan pendafatran penginapan, menguruskan pembayaran insuran,

menguruskan pendaftaran subjek di pusat pengajian, menguruskan pembuatan kad matrik pelajar

serta proses membuat visa mereka di Pusat Hal Ehwal dan Kerjasama Antarabangsa (CIAC).

Pelatih juga dapat menimba ilmu dalam bidang pengurusan seperti apa yang dipelajari

pelatih semasa mengambil subjek BPMN 1013 – Pengantar Pengurusan untuk dipraktikakn.

Pelatih diberikan tugas untuk menguruskan permohonan pelajar yang berminat untuk mengikuti

program pertukaran pelajar ke luar negara. Bermula dengan proses pemberian borang

permohonana kepada kepada pelajar, menghubungi pelajar untuk menghadiri sesi temuduga yang

diadakan bertujuan memilih pelajar-pelajar yang benar berkelayakan untuk mengikuti program

berkenaan. Selain latar belakang akademik, penekana terhadap aspek mental dan kewangan pelajar

juga penting. Pelatih juga mengubungi pelajar yang telah mendapat tempat atau universiti pilihan

19

mereka bagi mendapatkan maklum balas segala butiran yang dimaklumkan oleh universiti yang

dipohon oleh pelajar.

2.3 MENGURUSKAN SISTEM REKOD FAIL DAN SURAT PROGRAM

PERTUKARAN PELAJAR

Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera.

Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepada

pelanggan. Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi dalam melaksanakan

fungsi-fungsi atau aktiviti-aktiviti utamanya. Pengurusan fail dan rekod adalah asas kepada

pengurusan pejabat sesebuah organisasi sama ada swasta ataupun awam. Pengurusan fail dan

rekod organisasi haruslah diuruskan dengan cekap untuk meningkatkan prestasi sesebuah

organisasi. Boleh dikatakan sesebuah organisasi boleh mundur sekiranya fail dan rekodnya tidak

diuruskan dengan baik dan cekap. Kecekapan perjalanan bidang tugas seseorang kakitangan

bergantung kepada sistem dan amalan fail yang digunakan dalam keadaan tersusun dan sistematik,

serta senang dirujuk apabila diperlukan dalam sebarang urusan yang berkaitan.

Fail dan rekod organisasi juga sebagai panduan utama perjalanan tugas di sesebuah

organisasi. Maka adalah penting bagi pelatih untuk mempelajari mengenai pengurusan fail dan

rekod di organisasi. Pelatih telah diberikan tugas untuk mengemaskini segala borang dan dokumen

yang berkaitan dengan program pertukaran pelajar sama ada berkredit mahupun tidak berkredit.

Proses meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan, dan pengawalan untuk tujuan pengesanan

apabila diperlukan. Pelatih perlu membuat sistem fail yang baru bagi memudahkan pencarian

20

dokumen serta borang berkaitan dengan lebih mudah dan cekap pada masa depan. Pelatih telah

menyusun setiap dokumen berkaitan program pertukaran pelajar mengikut sesi kemasukan,

berkredit dan tidak berkredit untuk pelajar tempatan ke luar negara serta pelajar luar negara yang

datang ke UUM.

Rajah 2.3: Pengurusan Sistem Rekod Fail Dan Dokumen Program Pertukaran Pelajar

Namun begitu, terdapat permasalahan yang agak ketara kerana tidak semua dokumen serta

borang terutama untuk item inbound dan outbound tidak berkredit tidak mempunyai simpanan

yang lengkap malah dokumen juga tidak ada untuk sesi yang terdahulu. Pengurusan fail penting

bagi sesebuah organisasi mengasingkan dokumen bertujuan memastikan dokumen yang berlainan

tidak dikumpulkan sekali bagi mengelakkan kesukaran mencari dokumen berkenaan serta

kelewatan dalam melaksanakan tugas melibatkan dokumen berkenaan seperti apa yang telah

21

dipelajari pelatih semasa mengambil subjek SBLM 1053 - Bahasa Melayu Pengurusan. Penekanan

terhadap aspek pengurusan dokumen dan fail amat penting dalam menilai sejauh mana kecekapan

seseorang kakitangan dalam melaksanakan tanggungjawabnya.

Antara isi kandungan dalam fail yang perlu dipatuhi pelatih untuk meletakkan dokumen

berkaitan mengikut isi kandungan yang ditetapkan bagi memastikan tidak berlaku kehilangan bagi

rujukan pada masa depan mengikut sesi kemasukan:

i. Dokumen-dokumen lain atau email

ii. Senarai pelajar Asis

iii. Pengambilan kursus atau keputusan peperiksaan atau transkrip

iv. Surat tawaran

v. Surat permohonan (CIAC/HEA)

vi. Borang permohonan atau passport atau gambar atau sijil

Menurut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

bahagian 7 , Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi

kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang

didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini membolehkan maklumat

yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail

mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang

ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. Di samping itu, kerajaan juga memberi penekanan kepada

integriti perkhidmatan awam. Teras kepada integriti adalah akauntabiliti dan ketelusan

22

perkhidmatan awam. Integriti hanya dapat dilahirkan melalui rekod yang lengkap, sahih, mudah

dicapai dan boleh digunakan.

Setelah mendapat nasihat dan tunjuk ajar Pembantu Tadbir, pelatih telah mempelajari

untuk menguruskan fail dengan cekap dan teratur. Berdasarkan pengalaman dalam aktiviti ini,

pelatih telah mendapat tahu mengenai prosedur pengurusan dan penyusunan fail dan rekod jabatan

kerajaan. Pelatih juga mendapat pengajaran mengenai tatacara pengurusan fail dan rekod melalui

Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 ( Panduan

Pengurusan Pejabat) bahagian 7. Panduan ini telah dirujuk oleh pelatih dalam menjalankan aktiviti

ini dan panduan ini telah dipraktikkan dalam aktiviti ini. Hal ini dipercayai akan membantu pelatih

dalam pengurusan fail dan rekod pada masa bekerja dengan organisasi lain nanti.

Segala surat keluar mesti direkodkan di dalam buku rekod surat keluar serta satu Salinan

mesti disimpan dalam fail sebagai rujukan pada masa hadapan sekiranya wujud permasalahan.

Pelatih juga perlu menitikberatkan berkenaan nombor rujukan surat agar sesuai dengan tajuk yang

dibuat. Pelatih selalu merujuk kepada buku panduan surat yang mana mengandungi semua nombor

rujukan surat sama ada untuk surat permohononan, surat kelulusan, surat makluman mestilah

mengandungi nombor rujukan surat yang betul. Adalah salah sekiranya pelatih membuat surat

dengan menggunakan nombor rujukan yang salah dan boleh dipersoalkan peranan serta

tanggungjawab yang dilaksanakan oleh pelatih. Pelatih banyak membuat surat kepada

permohonan menggunakan bilik penginapan pelajar, surat maklum balas, surat menggunakan bas

kitaran kampus serta faks surat berkenaan kepada mereka yang terlibat. Pelatih perlu mematuhi

23

segala tatacara yang telah ditetapkan oleh pengurusan dalam melaksanakan tugas pelatih sepanjang

berada menjalani latihan.

2.4 AKTIVITI YANG DIJALANAKAN PELATIH

2.4.1 BAHAGIAN PRAKTIKUM

Sepanjang pelatih menjalani latihan industri di PPA COLGIS, pelatih juga membantu bahagian

lain yang terdapat di PPA COLGIS. Antara bahagian lain yang pelatih bantu adalah bahagian

praktikum. Bahagian praktikum terbahagi kepada dua iaitu praktikum luar negara dan tempatan.

Pelajar boleh memohon diri kepada mana-mana organisasi luar negara tertakluk kepada kelulusan

daripada Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, COLGIS. Semua perbelanjaan untuk jenis

praktikum adalah dibiayai. Jenis kedua praktikum di luar negara menawarkan pelajar tempat untuk

praktikum di luar negara tetapi perbelanjaan adalah segala-galanya ke atas pelajar. Pilihan ketiga

adalah program khas di mana pelajar boleh mengikuti program praktikum yang ditawarkan oleh

UUM. Program khas ini ditaja sepenuhnya oleh UUM dengan kerjasama agensi luar. Lalu UUM

telah berjaya menghantar pelajar melakukan praktikum lebih sepuluh buah negara ke seluruh dunia

melalui program istimewa ini. Walau bagaimanapun pelajar boleh perlu memohon dan hanya

mereka lulus ujian pemilihan akan dipilih untuk program ini.

Bagi pelajar yang mengikuti praktikum dalam negara adalah di antara empat hingga enam

bulan. Proses penempatan akan diuruskan sepenuhnya oleh Pusat Kerjasama Universiti-Industri

(CUIC). Walau bagaimanapun, dalam keadaan tertentu, pelajar dibenarkan memilih tempat

24

mereka sendiri selepas berunding dengan penyelaras praktikum. Semua perbelanjaan yang dijaga

oleh para pelajar. Kedua-dua praktikum di luar negara dan tempatan membawa jam kredit sama

dan panjang. Bahagian praktikum di PPA COLGIS, merupakan bahagian yang diberikan

tanggungjawab untuk menguruskan pendaftaran pelajar yang bakal menjalani latihan industri

seperti mana yang sedang dilalui oleh pelatih sekarang. Selain mendaftarkan pelajar, bahagian

praktikum juga bertanggungjawab untuk memastikan bahawa pelajar melaporkan diri di mana-

mana organisasi seperti tarikh yang ditetapkan serta wajib menghantar borang lapor diri atau duty

report kepada PPA COLGIS sebagi bukti pelajar telah melapor diri di organisasi tersebut.

Pemilihan organisasi bukanlah dibawah tanggungjawab PPA COLGIS sebaliknya di

bawah CUIC sepenuhnya yang bertanggungjawab mencari organisasi yang sesuai dengan bidang

program pengajian pelajar berkenaan. Atau pilihan yang kedua, ialah pelajar mencari sendiri

organisasi yang ingin mereka menjalani latihan industri seterusnya melaporkan kepada CUIC

dengan menghantar surat confirmation form sebagai bukti pelajar sudah mendapat tempat di

organisasi tersebut. Kebiasaannya, CUIC tidak akan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap

sebarang permasalahan yang dihadapi oleh pelajar berkenaan sekiranya organisasi tersebut adalah

pilihan pelajar sendiri seperti jauh dari rumah dan sebagainya. Sekiranya pelajar menghadapi

permsalahan yang serius di organisasi, mereka boleh merujuk kepada Penyelaras Praktikum di

PPA COLGIS atau Dekan PPA COLGIS untuk mengadakan sesi perbincangan dan jalan

penyelesaian terhadap permasalahan.

25

Selepas seminggu pelajar melapor diri di organisasi yang dipilih, pelajar perlu menghantar

duty form kepada PPA COLGIS sebagai bukti pelajar telah melapor diri di organisasi tersebut.

Pelatih telah diberikan tugas untuk membantu memasukkan data pelajar yang telah melapor diri di

organisasi ke dalam sistem dan menanda pada borang tersebut tarikh dihantar ke pejabat. Borang

yang dihantar melalui pos serta mesin faks akan disimpan ke dalam fail yang telah disediakan

sebagai rujukan pada masa depan. Pelatih juga menyemak kembali borang duty form yang dihantar

untuk menyemak tarikh borang tersebut dihantar dan menanda pada borang tarikh duty form

dihantar dan di sinilah pelatih mengesan beberapa orang pelajar yang tidak menghantar borang

duty form seperti tarikh yang ditetapkan. Bagi pelajar yang menyertai Sukarelawan Polis Siswa

Siswi (SUKSIS) dan Pasukan Latihan Pegawai Simpanan (PALAPES) diberikan kelonggaran

menghantar lewat kerana terlibat dengan kursus pegawai serta majlis pentaulihan mereka.

Beberapa orang pelajar yang tidak menghantar borang telah dihubungi oleh pelatih untuk

mengetahui status sebenar mereka pada ketika ini. Dua orang pelajar yang dapat menghubungi

menyatakan bahawa mereka menangguhkan sesi praktikum pada semester ini namun tidak

mengambil tindakan susulan sedangkan mereka telah mendaftar untuk menjalani latihan

praktikum pada semester ini. Tindakan segera perlu di ambil sebelum Gred F diberikan kepada

pelajar sedangkan mereka tidak mengikuti latihan industri.

2.4.2 PEMBANGUNAN PELAJAR DAN BADAN BERPERSATUAN

Pelatih juga terlibat dengan program pelajar kelas pertama “Trails of Excellent to Putrajaya”,

yang diadakan di Putrajaya selama 1 hari bermula 19 Oktober 2015 sehingga 20 Oktober 2015.

26

Pelatih telah ditugaskan untuk mencari pelajar kelas pertama seramai 28 orang pelajar bagi

mengikuti program berkenaan. Selain menggunakan medium senarai nama dari pusat pengajian

bagi semua program pengajian yang berada dibawah UUM COLGIS, pelatih menggunakan media

sosial sebagai langkah proaktif menarik penyertaan peserta melalui facebook, whatsapp, dan

wechat. Kepada mereka yang berminat dan telah mendaftar, senarai tentatif program semasa

diberikan kepada para pelajar sebagai panduan untuk persediaan mereka.

Antara cabaran yang dihadapi pelatih ialah ketidakhadiran pelajar pada masa yang

sepatutnya semua pelajar berkumpul iaitu pada jam 6 petang, 19 Oktober 2015 serta kesilapan

perhubungan antara pemandu bas universiti dan kakitangan PPA COLGIS. Bas yang sepatutnya

berada di UUM COLGIS pada 6 petang tidak dihubungi lebih awal untuk membuat pengesahan

masa perjalanan bertolak. Apabila dihubungi pada jam 6 petang, pemandu kenderaan telah pulang

dan meminta untuk bertolak dari UUM ke Putrajaya pada jam 10.00 malam. Pelatih mengambil

ruang ini untuk menghubungi beberapa orang pelatih yang tidak hadir lagi untuk berkumpul dan

mereka menyatakan bahawa mereka tidak dapat pergi namun tidak membuat pembatalan bagi

memberi ruang kepada pelajar lain yang berminat lebih awal. Para yang hadir telah diberikan masa

untuk rehat, solat di surau serta makan di Dewan Penginapan Pelajar (DPP) MAS.

Program ini dijalankan dengan matlamat mendedahkan pelajar tentang isu kebolehpasaran

graduan dan suasana dalam alam pekerjaan. Program tersebut telah diiringi oleh Encik Muhammad

Hafiz Badarulzaman yang merupakan Penyelaras Praktikum, UUM COLGIS. Program ini telah

diadakan pada 9 dan 10 Oktober 2015 bertempat di Putrajaya dengan fokus lawatan di

Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) serta Istana Kehakiman. Lawatan ini telah dipecahkan

27

kepada dua sesi. Pada sesi pertama, taklimat telah diadakan di KPT. Para pelajar telah diberikan

penerangan mengenai kebolehpasaran graduan (graduate employability) berkaitan cabaran dan

persediaan pelajar untuk menyertai industri dan alam pekerjaan. Penekanan terhadap aspek

’extraordinary’ merupakan aspek penting yang perlu ada di dalam diri setiap orang pelajar bagi

membolehkan mereka mendapat pekerjaan. Sesi taklimat ini telah dikongsi oleh Puan Enson Binti

Din, Ketua Penolong Pengarah Kanan, Bahagian Pembangunan Mahasiswa dan Encik

Subramanian A/L Krishnasamy, Ketua Penolong Pengarah Kanan, Unit Perancangan dan

Hubungan Industri. Selain itu, para pelajar juga sempat bertemu dengan Menteri Pengajian Tinggi,

YB Dato’ Seri Idris Jusoh semasa berada di KPT.

Manakala pada sesi taklimat kedua di Istana Kehakiman, para pelajar turut didedahkan

dengan sistem perundangan negara pada masa kini. Selain itu, penerangan juga banyak berkaitan

tentang peluang pekerjaan sebagai Pegawai Tadbir Diplomatik (PTD) di mana-mana agensi di

Malaysia termasuklah Istana Kehakiman. Perkongsian pengalaman serta kehidupan pegawai

undang-undang yang berkhidmat sebagai Majistret turut disentuh. Sesi berkenaan telah

disampaikan oleh Tuan Lukman Hakim Bin Abu Bakar Sedik dan Tuan Muhammad Najib Bin

Ismail, Penolong Kanan Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia. PPA COLGIS

mengharapkan perkongsian yang diperolehi sepanjang program ini dapat meningkatkan keyakinan

pelajar dalam bidang akademik serta bersedia memperkukuhkan diri dengan nilai tambah dan

kemahiran insaniah untuk memasuki alam kerjaya kelak. Sepanjang program ini pelatih telah

diberikan tanggungjawab sebagai jurugambar sepenuhnya bermula dari awal program sehingga

tamat program.

28

Rajah 2.4.2: Program“Trails of Excellent to Putrajaya” di Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)

dan Istana Kehakiman, Putrajaya

2.4.3 TAKLIMAT PERTUKARAN PELAJAR (MOBILITI) “JOM KE LUAR

NEGARA”

Pelatih telah diberikan tanggungjawab untuk menyediakan kertas kertas mengenai Taklimat

Pertukaran Pelajar (Mobiliti) “Jom Ke Luar Negara”. Program ini bertujuan untuk menyalurkan

maklumat berkaitan program pertukaran pelajar selain memberi pendedahan kepada pelajar

mengenai kelebihan yang dimiliki. Majlis ini juga selaras dengan kehendak universiti untuk

menghantar lebih ramai pelajar tempatan ke universiti luar sama ada dalam negara atau luar negara

melalui program pertukaran pelajar selain menjalinkan kerjasama strategik antara dua buah

universiti. Taklimat tersebut telah disampaikan oleh Dr. Nurhaizal Azam Arif, Timbalan Dekan

PPA COLGIS, turut hadir sama dalam majlis ini adalah Puan Roshadah Yaacob, Penolong

Pendaftar PPA COLGIS dan kakitangan PPA COLGIS. Taklimat telah diadakan pada 6 Oktober

29

2015 di Dewan Kuliah Gugusan (DKG) 5/1. Pada sesi taklimat tersebut para pelajar telah diberikan

penerangan mengenai beberapa perubahan dalam sistem permohonan program pertukaran pelajar

serta kelebihan yang disediakan oleh pihak universiti terhadap para pelajar yang berminat.

Rajah 2.4.3: Taklimat Pertukaran Pelajar (Mobiliti) “Jom Ke Luar Negara”

Pada masa yang sama, perkongsian pengalaman oleh bekas pelajar mobiliti ke luar negara

telah disampaikan oleh Tan Sin Yee, pelajar Program Hospitaliti (BHM) yang mengikuti program

pertukaran pelajar ke Sejong University, South Korea, Chu Zhi Qing pelajar Program Pengajian

Perniagaan Antarabangsa (BIBM) ke Tsukuba University, Jepun, dan Saidatul Nadhrah Ismail

Pelajar Program Pengurusan Awam (BPM) ke Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY).

Diikuti oleh perkongsian pengalaman Nindi Utami pelajar dari UMY yang mengikuti program

30

pertukaran pelajar di Universiti Utara Malaysia pada semester ini. PPA COLGIS mengharapakan

perkongsian ini akan dapat meningkatkan keyakinan serta minat pelajar-pelajar dalam menyertai

program pertukaran mobiliti.

Program ini bukan sahaja bertujuan untuk memberikan niai tambah serta pengetahuan

kepada pelajar ianya juga bertujuan untuk Memenuhi Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UUM

COLGIS khasnya dan UUM amnya. Menggalakkan lebih ramai penyertaan pelajar dalam program

pertukaran pelajar sama ada dalam negara atau luar negara. Menjana pelajar yang lebih

beridealisma, proaktif dan kreatif merupakan dasar universiti yang cuba dicapai melalui program

ini. Memperluaskan lagi pandangan pelajar secara global dalam pelbagai isu yang berkaitan

dengan masyarakat, persekitaran, menjaga keamanan dan isu-isu global yang lain. Menggalakkan

dan mengukuhkan rantaian hubungan antara UUM dengan institusi-institusi dalam dan luar

negara.

Pelatih telah membuat 50 salinan universiti luar negara yang mempunyai Memorandum of

Understanding (MOU) dengan UUM untuk di edarkan kepada para pelajar yang hadir semasa

taklimat. Para pelajar yang berminat dengan program pertukaran pelajar bolehlah mendapatkan

borang permohonan di PPA COLGIS pada bila-bila masa. Namun begitu, program ini perlu di

mohon lebih awal kerana proses untuk mendaftarkan pelajar terpilih ke sesebuah universiti

mengambil masa yang lama kerana melibatkan urusan di kedutaan negara di mana universiti yang

telah di mohon oleh pelajar, pemilihan mata pelajaran di sana, sumber kewangan memerlukan

kepastian agar tiada permasalahan wujud di kemudian hari.

31

2.4.4 MAJLIS ANUGERAH DEKAN

Majlis anugerah dekan merupakan satu majlis yang diadakan bertujuan meraikan serta menghargai

pencapaian pelajar dalam bidang akademik. Ia juga sebagai pemangkin kepada motivasi pelajar

untuk berusaha lebih gigih lagi dan mencapai sasaran perbadi mereka seterusnya selain

meningkatkan bidang akademik di UUM secara amnya melalui pencapaian para pelajar. Hampir

setahun majlis anugerah dekan tidak di anjurkan oleh pusat pengajian kerana mengalami masalah

dari segi penganjuran akibat kekurangan dana. Maka, majlis ini telah diserahkan kepada PPA

COLGIS sepenuhnya kerana mempunyai kemampuan dari segi kewangan. Sememangnya diakui

PPA COLGIS mempunyai peruntukan termasuk untuk program persatuan pelajar, namun PPA

COLGIS tidak terlibat secara langsung dalam bidang akademik termasuk program. Antara pusat

pengajian yang terdapat di UUM COLGIS adalah School of Government (SOG), School of Law

(SOL), School of Tourism, Hospitality and Environmental Management (STHEM) dan School of

International Studies (SOIS).

Rajah 2.4.4: Majlis Anugerah Dekan, UUM COLGIS

32

Sepatutnya, pusat pengajian menjalankan peranan mereka seperti yang sudah termaktub

dalam bidang tugas mereka dan hanya perlu memohon dana daripada PPA COLGIS untuk

melaksanakan majlis tersebut. Apabila majlis ini diserahkan kepada PPA COLGIS, kesemua

empat pusat pengajian di bawah UUM COLGIS mesti memberikan kerjasama yang baik dalam

melicinkan majlis berkenaan. Segala data berkaitan keputusan akademik melibatkan pelajar hanya

pusat pengajian sahaja yang ada termasuk senarai nama pelajar yang telah praktikum. Oleh itu,

mereka perlu menyalurkan maklumat berapa ramai jumlah pelajar yang akan hadir apabila majlis

tersebut diadakan. Agak pelik, sekiranya PPA COLGIS perlu menguruskan semua dan pihak

pejabat telah memohon kepada semua pusat pengajian supaya menyediakan kesemua pelajar yang

layak menerima sijil pada majlis berkenaan.

Pihak PPA COLGIS hanya menguruskan pendaftaran pelajar yang hadir, surat pelepasan

kuliah kepada pelajar yang ada kelas pada masa majlis diadakan serta tempahan tempat dan

makanan. Setelah pendaftaran pelajar ditutup, PPA COLGIS telah menghantar senarai nama

pelajar yang hadir kepada pusat pengajian untuk diasingkan sijil yang akan diserahkan kepada

pelajar yang hadir dan bagi pelajar yang tidak hadir sijil mereka boleh dituntut di pejabat pusat

pengajian masing-masing. Sememangnya diakui kelewatan pihak pusat pengajian menghantar

senarai nama pelajar menyukarkan pihak PPA COLGIS di mana tempat pelatih menjalani

praktikum untuk membuat pendaftaran pelajar lebih awal, malah senarai nama yang dihantar tidak

menyenaraikan pelajar yang menjalani praktikum menyebabkan pelatih bersama kakitangan PPA

COLGIS menyemak kembali status pelajar berkenaan.

33

Kurangnya kerjasama yang diberikan daripada pusat pengajian menyebabkan PPA

COLGIS perlu bekerja keras bagi memastikan segala persiapan majlis berkenaan berjalan lancer.

Pelatih turut membuat nombor kecil untuk dilekatkan pada kerusi dan menanda setiap bahagian

tempat duduk dengan pusat pengajian masing-masing bagi memastikan pelajar duduk di kerusinya

dan bangun mengambil sijil yang disusun mengikut nama. Lagi merumitkan keadaan apabila

komputer yang terdapat di Auditorium SOIS tidak boleh menggunakan paindrive dan VCD untuk

kami pasang latar belakang majlis serta penyediaan lagu negaraku, lagu biru warna dan music latar

belakang semasa majlis penyampaian sijil berlangsung. Pelatih berada di hadapan pentas

sepanjang majlis berlangsung menjaga laptop, bermula dengan nyanyian lagu serta memainkan

musik latar belakang ketika Penolong Naib Canselor (PNC), UUM COLGIS dan dekan pusat

pengajian masing-masing untuk menyampaikan sijil kepada pelajar.

2.4.5 KURSUS ETIKA MAJLIS

Etika merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santun sama ada dalam kehidupan

harian, dalam perhubungan antara satu sama lain atau dalam majlis yang berbentuk formal atau

tidak formal. Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang

diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan

peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. kesempurnaan majlis yang

dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kreadibiliti dan keupayaan

sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis. Tujuan kursus etika majlis diadakan

bertujuan mencapai objektif universiti sebagai universiti pengurusan terkemuka dengan

34

penghasilan mahasiswa yang berketerampilan dan tidak kekok apabila menghadiri majlis-majlis

rasmi.

Apabila pendaftaran untuk kursus etika majlis dibuka, rakan pelatih mengambil

tanggungjawab menguruskan pendafatarn tersebut. Apabila rakan pelatih sibuk dengan tugasan

lain atau ketiadaannya di pejabat, maka pelatih mengambil tanggungjawab menguruskan

pendafatran pelajar yang ingin menyertai kursus berkenaan. Pelatih juga membantu kakitangan

pejabat membuat cetakan modul kursus etika majlis dan membawa pada hari kursus tersebut

diadakan. Kursus etika majlis telah diadakan di Edc Hotel UUM dan pelatih telah ditugaskan untuk

menjaga meja pendaftaran yang telah diasingkan nama pelajar mengikut laluan penginapan

masing-masing dan menyerahkan modul kepada pelajar yang hadir. Ketika majlis sedang

berlangsung, pelatih bersama kakitangan pejabt dan rakan pelatih telah mengasingkan sijil

mengikut nama abjad pelajar untuk diserahkan kepada pelajar setelah tamat program.

Rajah 2.4.5: Pendaftaran Peserta Kursus Etika Majlis

35

2.4.6 KURSUS PENGURUSAN ORGANISASI (KPO)

Kursus Pengurusan Organisasi (KPO) merupakan satu program yang diadakan setiap tahun oleh

PPA COLGIS untuk kesemua persatuan pelajar yang berada di bawah UUM COLGIS. Pelatih

telah mengambil inisiatif dengan merangka sendiri design baju t-shirt untuk kegunaan semasa

kursus diadakan. Pelatih juga mengambil tanggungjawab membuat tempahan baju tersebut dengan

kedai yang terletak di Alor Setar, Kedah setelah mendapat persetujuan dan kepercayaan kakitangan

PPA COLGIS. Pelatih juga perlu memastikan saiz baju yang dihantar oleh pelajar, dan kakitangan

yang terlibat mencukupi dengan jumlah yang telah diluluskan oleh Dekan PPA COLGIS. Tugas

lain pelatih adalah menguruskan bahagian logistik dan teknikal bertujuan memastikan

kelengkapan peralatan yang dibawa mencukupi serta tidak mengalami masalah seperti liquid

crystal display (LCD), laptop, public address system (PA SYSTEM), walkie talkie, printer dan

kamera. Pelatih perlu memasang LCD dan laptop di dalam dewan setiap sesi dijalankan serta

memastikan dewan sentiasa berada dalam keadaan baik. Selain itu, pelatih juga perlu memastikan

pelajar mencukupi semasa menaiki bas yang telah siap di label dengan bas A, B dan C. Pelatih

perlu memastikan pelajar menaiki bas yang sama semasa pergi dan balik termasuk berhenti di

Rehat dan Rawat (R&R) Gurun serta jumlahnya mencukupi seramai 35 orang pelajar bagi bas

jagaan pelatih iaitu bas B.

36

2.5 MENGHADIRI PROGRAM BERSAMA PPA COLGIS

Penglibatan jabatan dalam program yang dianjurkan oleh universiti merupakan sokongan padu

daripada semua jabatan dalam memacu pertumbuhan jalinan ikatan kekeluargaan antara

kakitangan jabatan dalam UUM selain memastikan kecermerlangan universiti dalam bidang

pengurusan berjaya. Banyak acara yang di anjurkan oleh universiti dengan penglibatan beberapa

jabatan yang berkaitan dalam usaha memastikan acara yang di anjurkan mencapai objektif serta

sasaran yang ditetapkan.

2.5.1 SAMBUTAN HARI RAYA AIDILFITRI PERINGKAT UUM DAN UUM COLGIS

Hari Raya Aidilfiti merupakan perayaan utama masyarakat islam khususnya bangsa Melayu yang

diraikan terbesar di Malaysia. Hari Raya Aidilfitri merupakan kemuncak kepada ibadat puasa di

bulan Ramadhan. Sepanjang bulan Ramadhan, umat Islam berpuasa pada siang hari dan

mengerjakan sembahyang terawih pada sebelah malamnya. Pada malam terakhir berpuasa, lampu

atau pelita dipasang untuk menerangi kawasan rumah merupakan signifikan kepada sambutan

perayaan di Malaysia. Sifat kesetiakawanan ditonjol melalui zakat fitrah yang wajib dikeluarkan

sebelum 1 Syawal tatkala Hari Raya Aidilfitri akan dirayakan bersama.

Hari Raya Aidilfitri disambut dengan penuh kesyukuran. Umat Islam saling bermaaf-

maafan, kunjung-mengunjung sesama mereka untuk mengeratkan ikatan silaturrahim. Rumah

terbuka yang dilakukan oleh individu, mempersilakan sesiapa sahaja datang ke rumah. Inilah

kemeriahan sambutan Hari Raya Aidilfitri di Malaysia berbanding dengan sambutan Hari Raya di

37

negara-negara lain. Antara acara yang disertai oleh pelatih adalah Jamuan Raya Aidilfitri peringkat

UUM yang diadakan bertujuan meraikan seluruh warga UUM. Selain kakitangan UUM, turut

diraikan sama dalam majlis yang cukup meriah ini adalah para pelajar antarabangsa yang sedang

mengikuti program pengajian mereka di sini selain pelajar tempatan. Majlis ini sememangnya

memberikan seribu makna kepada pelatih tentang hubungan antara manusia walaupun berbeza

agama, latar belakang kehidupan, jawatan, bangsa, warna kulit yang seharusnya bukan menjadi

penghalang kepada setiap insan untuk hidup bersama-sama.

Pada majlis ini pihak UUM COLGIS telah diberikan satu tapak untuk menyediakan satu

menu khas untuk dipersembahkan kepada hadirin yang hadir pada majlis tersebut. Semua pejabat

yang terdapat di UUM COLGIS telah memutuskan untuk membuat rojak bauh-buahan. Di sini

telah memperlihatkan satu ukhwah yang terbina dalam kalangan kakitangan. Sesuatu yang positif

ditampilkan setiap individu dalam memastikan kejayaan penglibatan UUM COLGIS dalam majlis

ini. Kerjasama sebelum majlis berlangsung dengan kehadiran sebahagian kakitangan untuk

menghias khemah supaya kelihatan berseri dan mampu menarik minat hadirin untuk datang ke

khemah UUM COLGIS.

Selain itu, sambutan turut diteruskan di peringkat kolej dengan sambutan yang diadakan di

laluan R&R UUM COLGIS dengan ucapan aluan oleh Penolong Naib Canselor (PNC) UUM

COLGIS. Terdapat dua aspek yang telah dipelajari oleh pelatih melalui aktiviti ini. Antaranya ialah

perhubungan awam dan pengucapan awam. Sesebuah organisasi perlu berkomunikasi dengan

pelbagai pihak yang berada di dalam dan juga luar organisasi dengan pelbagai tujuan. Menurut

Gayeski (1993), komunikasi dalam organisasi bertujuan mengurangkan ketidakpastian serta

38

meningkatkan koordinasi tindakan ahli-ahlinya bagi mencapai sasaran yang ditetapkan. Manakala,

komunikasi luar organisasi pula biasanya melibatkan awam atau para pelanggan untuk meraih

sokongan atau pembelian sesuatu produk dan perkhidmatan yang ditawarkan. Di sinilah

terletaknya peranan perhubungan awam dalam sesebuah organisasi iaitu untuk membantu

organisasi menyesuaikan dan mengadaptasi persekitaran melalui pemantauan pendapat awam,

perubahan sosial dan pemindahan budaya (Broom, 2009). Justeru, peranan seorang pengamal

perhubungan awam dalam sesebuah organisasi ialah,

“…berkomunikasi dengan semua publik dalaman dan luaran yang relevan untuk membangunkan

hubungan yang positif dan konsisten antara matlamat dengan organisasi dengan jangkaan

masyarakat” (Bahtiar et al. 2005).

Dalam konteks aktiviti di kaunter perkhidmatan PPA COLGIS, pelatih dikehendaki

berkomunikasi ataupun harus menguruskan perhubungan awam dengan cekap dan selaras dengan

matlamat PPA COLGIS. Pelatih harus melayan dengan baik dan menggunakan perkataan yang

sopan dengan pelanggan. Pelatih juga bertanggungjawab dalam memastikan sebarang pertanyaan

pelanggan serta mendapat jawapan dan layanan yang memuaskan. Oleh yang demikian, sekiranya

pelatih tidak mendapat jawab sebarang pertanyaan pelesen di kaunter perkhidmatan, maka pelatih

dikehendaki merujuk kepada kakitangan yang lain. Dalam hal ini, pelatih telah melaksanakan

tanggungjawabnya dalam pengurusan perhubungan awam dengan baik.

39

2.5.2 LAWATAN KERJA TIMBALAN PERDANA MENTERI MALAYSIA KE UUM

Pelatih turut terlibat bersama dengan kakitangan PPA COLGIS yang lain apabila ditugaskan

menjaga meja pendaftaran untuk peserta yang terdiri daripada pelajar dan kakitangan yang

berkhidmat dengan UUM. Pelatih juga menyerahkan kupon makanan kepada pelajar yang hadir.

Kedatangan Yang Amat Berhormat Dato' Seri Dr. Ahmad Zahid Hamidi adalah atas dasar lawatan

kerja dan menyaksikan Universiti Utara Malaysia (UUM) telah menandatangani Memorandum

Persefahaman (MoU) dengan Kementerian Dalam Negeri (KDN) di Dewan Mu'adzam Shah.

Memorandum tersebut telah ditandatangani oleh Naib Canselor, Prof. Dato' Seri Dr. Mohamed

Mustafa Ishak dan Ketua Setiausaha KDN, Dato' Seri Alwi Ibrahim.

Tujuan pemeteraian MOU itu adalah bagi mengadakan kerjasama dalam bidang

penyelidikan saintifik dan empirikal (kajian dari pengumpulan data) serta menerbitkan penulisan

tentang isu keselamatan dan ketenteraman awam di Malaysia khususnya dan di rantau Asia amnya.

Antara aktiviti yang dilaksanakan melalui MOU itu adalah penganjuran Seminar Keselamatan dan

Pengurusan Sempadan (SKPS) yang telah dirasmikan oleh Timbalan Perdana Menteri.

SKPS anjuran bersama Ghazali Shafie Graduate School of Government (GSGSG) UUM

COLGIS dan Institut Keselamatan Awam Malaysia (IPSOM) KDN itu melibatkan seramai 2000

peserta dari agensi kerajaan khususnya KDN, pemimpin masyarakat serta kakitangan dan pelajar

UUM. Sementara itu, Naib Canselor berkata, sebagai sebuah universiti awam yang ditubuhkan

dengan tumpuan dalam pengurusan, UUM bukan sahaja bergerak ke hadapan dalam bidang

akademik, tetapi turut terlibat dalam persediaan menjadi sebuah negara maju. Ujarnya, selain

40

mendidik dan menyediakan bimbingan modal insan untuk keperluan tenaga kerja dalam dan luar

negara, UUM turut bekerjasama dengan organisasi lain sama ada kerajaan atau swasta serta

memberi sumbangan kepada komuniti setempat khasnya di Wilayah Utara.

2.5.3 MENJAGA KHEMAH MILIK UUM COLGIS DI TAPAK PESTA KONVO, UUM

KE-28

Pihak UUM COLGIS telah mendapat satu tapak untuk pameran bertujuan mempromosi segala

aktiviti dan program yang terdapat di UUM COLGIS. Namun disini telah wujud permasalahan

ketara dari peringkat awal perbincangan antara pembuat keputusan di pihak atasan sehingga

menimbulkan kekeliruan kepada kakitangan serta pelatih dan yang menjadi mangsa keadaan

adalah pelajar persatuan yang terlibat. Bermula dari peringkat mendapat tapak sehingga hari di

mana promosi perlu dibuka selama seminggu amat jelas tujuan utama apa sebenarnya yang ingin

dipromosi oleh pihak UUM COLGIS. Semua pejabat di bawah UUM COLGIS perlu memberikan

kerjasama terutama pusat pengajian untuk mempromosikan program pengajian yang berada di

bawah pejabat mereka.

PPA COLGIS juga boleh mengiklan mengenai peranan yang dimainkan dalam membentuk

nilai tambah kepada para pelajar melalui program persatuan, program pertukaran pelajar,

praktikum dan program bersama alumni sebagai tambahan. Satu lagi permasalahan yang timbul

tujuan penglibatan persatuan pelajar dalam program ini. Perlu jelas penglibatan persatuan pelajar

sama ada memohon bantuan mereka untuk menjaga gerai yang diperolehi atau menjual barang

mereka sendiri. Tiada guna memberi peluang kepada pelajar berniaga sambil menjaga barang

41

promosi UUM COLGIS kerana ruang yang terhad. Apa yang terjadi barang pameran diketepikan

pelajar untuk berniaga tudung dan membuat lukisan inai dan perkara sebaliknya berlaku Dekan

PPA COLGIS datang marah kepada pelajar sedangkan mereka yang membuat keputusan

membenarkan pelajar berniaga walaupun ruang terhad.

Perlu diperjelaskan dengan teliti kepada pelajar ruang mana yang pelajar berniaga dan

sebahgian lagi mereka wajib menjaga barang promosi UUM COLGIS. Bagi pendapat pelatih

sepatutnya gerai tersebut dijaga sepenuhnya oleh kakitangan pejabat yang berada di bawah pelajar

dan dari awal lagi pastikan produk apa yang ingin dipromosikan oleh UUM COLGIS kepada orang

luar yang hadir. Kerana apa yang ada di gerai agak hambar dan sebaiknya menyerahkan kepada

pelajar untuk berniaga sepenuhnya sekiranya tiada produk untuk dipromosikan daripada hanya

membuatnya untuk menampkkan supaya tidak ditegur pihak atasan dan membebankan masa

kakitangan yang lain. Sebagai contoh UUM COB yang memanggil pelajar mereka berada di tapak

gerai mereka pada waktu malam.

2.6 MENGHADIRI MESYUARAT DI PPA COLGIS

Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, UUM COLGIS merupakan salah sebuah pejabat

kerajaan yang pastinya mempunyai mesyuarat bagi melicinkan pentadbirannya. Semasa pelatih

menjalani latihan praktikum, pelatih telah berpeluang untuk menghadiri beberapa mesyuarat yang

dilaksanakan oleh pihak PPA COLGIS. Sebelum pelatih menghuraikan dengan lebih panjang

berkenaan dengan mesyuarat, terlebih dahulu pelatih ingin memperkenalkan konsep dan definisi

mesyuarat. Mesyuarat ditafsirkan sebagai perjumpaan sekumpulan manusia. Mesyuarat

42

merupakan satu aktiviti yang berdasarkan kepada komunikasi dua hala antara individu dalam

situasi yang formal. Mesyuarat yang baik akan menentukan sesuatu keputusan dibuat dengan cepat

dan berkesan.

Menurut Barker (2002), (dipetik daripada Mazlan Ismail et.al. 2006: 160 di dalam bukunya

iaitu Pengurusan Pejabat) mentafsirkan mesyuarat sebagai sekumpulan manusia yang berfikir

dengan satu tujuan secara bersama-sama manakala Pohl (1990), (dipetik daripada Mazlan Ismail

et.al. 2006: 160 di dalam bukunya iaitu Pengurusan Pejabat) mendefinisikan mesyuarat sebagai

satu majlis perhimpunan ahli-ahli di dalam sesebuah organisasi untuk menjalankan pentadbiran

dan perniagaan. Sesi mesyuarat memberi tumpuan kepada susunan sesebuah program atau agenda.

Penjelasan ini lebih merujuk kepada mesyuarat rasmi yang berkaitan dengan cara menghadiri dan

mempengerusikannya.

2.6.1 MESYUARAT PERBINCANGAN AKTIVITI PPA COLGIS

Bertarikh 17 Ogos 2015, pelatih telah mendapat email untuk menghadiri mesyuarat yang akan

diadakan di Bilik Mesyuarat PPA COLGIS. Antara perkara yang telah dibincangkan di dalam

mesyuarat tersebut ialah persediaan berkenaan dengan kemasukan pelajar baru ke UUM, yang

mana PPA COLGIS akan terlibat untuk satu slot pada 3 September 2015 di Dewan Tan Sri Othman

(DTSO) iaitu program Dekan-Dekan Pusat Pengajian bersama pelajar semester satu sesi

2015/2016 UUM COLGIS. Pelatih telah diminta untuk menyediakan slide untuk Dekan PPA

COLGIS berucap pada majlis tersebut. Pengumuman turut dibuat berkenaan kehadiran pelawat

43

dari Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Raja Haji (STISIPOL), Riau, Indonesia ke UUM

di mana pelatih perlu membuat surat mengadakan lawatan ke Anjung Tamu, UUM, Perpustakaan

Sultanah Bahiyah, UUM dan surat tempahan Mahkamah Mut, UUM COLGIS untuk sesi taklimat.

Selain itu, pelatih juga perlu pastikan cadar dan sarung bantal untuk pelajar dari Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) diambil lebih awal sebelum ketibaan mereka di UUM untuk

mengikuti program pertukaran pelajar selama satu semester di UUM.

2.6.2 MESYUARAT PENGURUSAN PEMBANGUNAN PELAJAR DAN ALUMNI,

UUM COLGIS BIL. 4/2015

Mesyuarat ini telah diadakan pada 1 September 2015 dengan dipengerusikan oleh Dekan PPA

COLGIS, DR. Rusdi Omar yang telah menekankan kehadiran kakitangan serta pelajar praktikum

ke pejabat lebih awal iaitu tidak melebihi jam 8.00 pagi iaitu waktu kemasukan ke pejabat. Dalam

mesyuarat ini juga Dekan telah memutuskan bahawa Cik Anith Raihana, Pegawai Eksekutif untuk

bersama Encik Azwan Hatmi, Pembantu Tadbir PPA COLGIS mengerakkan sama-sama kerja

dalam bidang program pertukaran pelajar kerana bahagian ini sememangnya diakui antara

bahagian yang sibuk dan banyak proses untuk mengendalikan kemasukan pelajar. Penekanan

terhadap merekod surat yang dihantar keluar juga penting sebagai rujukan pada masa depan

sekiranya berlaku kesilapan.

Selain itu, dalam mesyuarat ini juga turut dibincangkan mengenai persiapan untuk minggu

suaikenal dan slide sebagai peringatan kepada pelatih kerana pelatih bertanggungjawab

sepenuhnya menyediakan slide. Perbincangan diteruskan dengan perkembangan program

44

kebolehpasaran graduan yang dikendalikan oleh Timbalan Dekan PPA COLGIS, Dr. Nurhaizal

Azam Arif serta “COLGIS WEEK” yang dicadangkan untuk dilaksanakan pada bulan Oktober.

Mesyuarat turut menyentuh mengenai pelan strategik dan perancangan untuk pejabat PPA

COLGIS.

2.6.3 PERBINCANGAN PERSIAPAN MAJLIS ANUGERAH DEKAN UUM COLGIS

Mesyuarat ini diadakan dengan dipengerusikan oleh Puan Roshadah Yaacob, Penolong Pendaftar

PPA COLGIS yang turut dihadiri Timbalan Dekan PPA COLGIS, Dr. Nurhaizal Azam Arif untuk

membincangkan persiapan serta perjalanan untuk Majlis Anugerah Dekan yang akan diadakan di

Auditotium SOIS. Perbincangan berkisar bagaimana cara untuk memberikan sijil kepada pelajar

yang bakal menerima sijil mereka. Sama ada setiap orang akan mengambil sijil mereka atau

meminta wakil dari setiap program sahaja. Kedudukan para pelajar dalam auditorium turut

dibincangkan. Pelatih telah diminta untuk membuat nombor berdasarkan jumlah pelajar yang hadir

bagi setiap kolej untuk dilekatkan pada kerusi. Hasil daripada mesyuarat, pelatih mempelajari

sesuatu yang mana satu keputusan perlu disepakati apabila hasil perbincangan telah diputuskan

untuk berbuat demikian.

2.6.4 MESYUARAT LAMAN WEB JABATAN DAN VIDEO KORPORAT UUM

COLGIS

Mesyuarat ini telah dipengerusikan oleh Timbalan Dekan PPA COLGIS, Dr. Nurhaizal Azam Arif

yang ingin sistem penyampaian maklumat mengenai PPA COLGIS disampaikan secara berkesan

45

dan sesuatu maklumat yang ingin dihebohkan sampai kepada pelajar. Sesetengah daripada pelajar

yang mempunyai telefon pintar dan aplikasi moden seperti facebook, whatassp tetapi tidak

mengenai wujudnya laman sesawang PPA COLGIS dan banyak maklumat yang disampaikan.

Maka penambahbaikan terhadap laman web PPA COLGIS yang cuba ditukar oleh Timbalan

Dekan untuk menarik lebih ramai pelajar mengunjunginya. Namun begitu, kesukaran untuk

mencipta atau mengubah laman web PPA COLGIS kerana jenis software yang sama digunakan

oleh kesemua jabatan dalam UUM. Untuk mengubahnya memerlukan pembelian software yang

baru dan memerlukan perbelanjaan maka telah diputuskan untuk kekal dengan laman web sedia

ada.

2.6.5 MESYUARAT PENYELARASAN BENGKEL PELAN STRATEGIK BADAN

PELAJAR (KPO), UUM COLGIS

Mesyuarat telah dipengerusikan oleh Puan Roshadah Yaacob, Penolong Pandaftar PPA COLGIS.

Antara perkara yang disentuh dalam mesyuarat berkaitan dengan pembahagian tugas semua

kakitangan serta pelajar praktikum bagi tujuan mengendalikan Kursus Pengurusan Organisasi

(KPO) badan persatuan pelajar UUM COLGIS sesi 2015/2016 pada 19 hingga 21 November 2015

bertempat Bukit Merah Laketown Resort, Perak. Taklimat diberikan berdasarkan tugas yang telah

ditetapkan agar segala perjalanan program berjalan dengan lancar seperti yang telah dirancangkan.

Pelatih telah ditugaskan menguruskan bahagian kunci serta penginapan dengan pihak resort serta

pembahagian kunci kepada para pelajar dan kakitangan bagi mengelakkan permasalahan timbul.

46

3.0 KESIMPULAN

3.1 PENGENALAN

Kesimpulannya, usaha-usaha pihak universiti bagi mewajibkan praktikum untuk semua

mahasiswa merupakan langkah yang baik bagi melahirkan pada graduan yang berpengalaman

dalam bidang kerjaya sebelum menempuh alam pekerjaan yang sebenar. Langkah menjadikan

praktikum salah satu syarat wajib sebelum mahasiswa bergraduasi adalah untuk melatih

mahasiswa mengetahui tentang dunia pekerjaan yang lebih mencabar pada masa akan datang.

Selain mendedahkan para pelajar dengan dunia pekerjaan, praktikum juga secara tidak langsung

membantu para pelajar mempertingkatkan lagi pengetahuan mereka serta dapat memberi sedikit

sebanyak sumbangan kepada organisasi yang telah mereka berkhidmat.

Tugas-tugas yang telah diberikan kepada pelatih semasa menjalani latihan praktikum di

Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, UUM COLGIS merupakan tugas yang penting dalam

sesebuah organisasi. Sebagai seorang yang baru dalam menceburi alam pekerjaan, banyak perkara

yang telah pelatih pelajari sepanjang tempoh berada di PPA COLGIS di samping mengaplikasikan

teori yang telah dipelajari semasa pengajian. Hasilnya, pelatih telah dapat menyelesaikan segala

tugasan dan kerja yang diberikan dengan baik. Setiap tugas yang diberikan oleh penyelia sedikit

sebanyak akan membantu pelatih untuk lebih mengetahui fungsi dan tugas-tugas organisasi

tersebut.

47

Untuk meningkatkan lagi kecekapan pelatih semasa praktikum, pihak organisasi perlulah

memberikan tugas-tugas khas dan mencabar untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran

pelatih dalam bidang pekerjaan kelak. Sebagai contoh, untuk setiap tugasan atau kerja yang

diberikan boleh memberi sesuatu kelebihan. Pada masa yang sama, ia boleh meningkatkan

kemahiran dan keupayaan seseorang pelatih. Apabila pelatih diberikan tugasan yang sama setiap

hari, ia tidak dapat mempengaruhi pelatih untuk menjadi pekerja yang lebih efisien. Apabila

organisasi berhadapan dengan sesuatu tugasan yang besar atau kecil, kakitangan organisasi boleh

memperkenalkan kerja yang memerlukan daya pemikiran yang tinggi kepada pelatih. Hal ini

kerana, untuk memberikan pelatih berfikir luar dari kotak pemikirannya bagi menyiapkan sesuatu

tugasan tersebut. Sebagai contoh, tunjuk ajar kakitangan organisasi diperlukan bagi mengarahkan

pelatih untuk menyediakan satu dokumen tender bagi mana-mana projek.

Hasil sepanjang berlangsungnya praktikum ini, pelatih dapat melihat masalah-masalah

yang wujud di dalam organisasi. Salah satu masalah yang timbul yang dilihat pelatih adalah

sesetengah kakitangan masih kurang mahir untuk menggunakan komputer. Oleh itu, diharapkan

pihak pengurusan perlu mengadakan kursus khas pengendalian komputer yang merangkumi

pembelajaran Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point serta cara-cara melayari

Internet untuk tujuan email dan sebagainya. Masalah-masalah yang timbul ini tidak seharusnya

dipandang ringan oleh pengurusan organisasi kerana ianya dikuatiri akan menjejaskan kualiti dan

produktiviti kerja setiap kakitangan.