pemprosesan bahan perpustakaan di bahagian perancangan
TRANSCRIPT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 1/13
PROSEDUR MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN
DI BAHAGIAN PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
PK.PPAS(O)03
NAMA T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SITI SALIHA BT MOHD SAID Penolong Pegawai Perpustakaan
08/01/2015
DISEMAK OLEH
SUZLIANA BT ABD HAMID Wakil Pengurusan
08/01/2015
DILULUSKAN OLEH
MASTURA BT HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
08/01/2015
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 2/13
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
08/01/2015 Keseluruhan Penambahbaikan aliran kerja Pengarah
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 3/13
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
4 - 5
5
6 - 8
9 - 11
12
13
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 4/13
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan bahan yang diterima
diberi nombor perolehan secara sistematik dan betul.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai di Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Koleksi
(KOL) PPAS semasa bahan perpustakaan diberi nombor perolehan.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 7.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-Proses
Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk
Seksyen 8.2.4 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk
4. DEFINISI
4.1 BAHAN
Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus, direktori,
atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta, poster dan brosur,
Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-ROM, Blu Ray,
kaset, gambar, filem dan slaid.
Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal, laporan tahunan,
indeks, abstrak warta kerajaan dan akta.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 5/13
4.2 PROSES
Kaedah bagi memproses bahan-bahan perpustakaan di Bahagian
Pembangunan Koleksi meliputi bahan monograf dan bahan media bagi
tujuan menetapkan nombor identifikasi.
4.3 SENARAI PESANAN
Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang, penerbit,
tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN, kuantiti bahan yang
dipesan, nama pembekal, sumber pesanan, nombor pesanan, tarikh
pesanan dan syarat pembekalan bahan.
4.4 KOD BAR
Jalur nombor yang ditampal pada setiap bahan sebagai nombor
perolehan. Bagi setiap nombor perolehan baru, kod barnya mempunyai
nombor berturutan.
5. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi
PMP - Bahagian Perkhidmatan Maklumat & Penyelidikan
DOK - Bahagian Pendokumentasian
PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan
PP - Pembantu Perpustakaan
PT - Pembantu Tadbir
PAP - Pembantu Am Pejabat
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 6/13
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. MEMASUKKAN PENEMPATAN BAHAN KE DALAM SISTEM
PERPUSTAKAAN
1. Agih dan tulis Kod Bar Nombor Perolehan pada setiap belakang
Slip Aliran Kerja (bahagian Barcode).
2. Masukkan ke dalam Sistem Smart Item Distribution. (Rujuk
Manual Penggunaan Sistem Smart Item Distribution).
PP
B. MENJANA KOD BAR
3. Terima Invois dan Nota Hantaran daripada PP.
4. Semak dan pastikan butiran pada Invois dan Nota Hantaran sama
pada Slip Aliran Kerja.
5. Jana Kod Bar Nombor Perolehan (Rujuk AK/PPAS/05).
PT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 7/13
TINDAKAN T/JAWAB
C. MENAMPAL KOD BAR
6. Padankan Slip Aliran Kerja dengan Kod Bar Nombor Perolehan
7. Buat pemeriksaan bahan. Rujuk tindakan Pemeriksaan Fizikal
Bahan PK.PPAS(O)02.
8. Cop ‘Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor’ pada tepi
buku.
9. Tampal Kod Bar Nombor Perolehan. (Lampiran 1)
Buku
a. Di muka surat 21 setiap buku, termasuk buku tulisan jawi.
b. Di muka surat 7 jika buku kurang dari 21 muka surat,
termasuk buku tulisan jawi.
c. Di muka surat berikutnya yang terdapat ruangan kosong jika
didapati muka surat 7 dan 21 dipenuhi maklumat
d. Di muka surat hitungan 7 dan 21 bagi buku berset (muka surat
berturutan)
e. Di sudut atas sebelah kiri, belakang kulit buku.
PAP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 8/13
TINDAKAN T/JAWAB
Bahan Pandang Dengar
a. Di sudut atas sebelah kanan permukaan depan sarung bahan
b. Di sudut atas sebelah kiri permukaan belakang sarung bahan
c. Di atas permukaan depan bahan
Majalah
a. Di sudut atas sebelah kiri muka depan majalah.
b. Di muka surat 21 atau di muka surat 7 jika majalah kurang dari
21 muka surat.
10. Uruskan penghantaran bahan:
a. Buku dan bahan media - DOK
b. Majalah - PMP
PAP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 9/13
7. CARTA ALIRAN KERJA
A. MEMASUKKAN PENEMPATAN BAHAN KE DALAM SISTEM PERPUSTAKAAN
TINDAKAN T/JAWAB
PP - Agih dan tulis kod bar pada belakang slip aliran kerja
- Masukkan ke dalam Sistem Smart
Item Distribution
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 10/13
B. MENJANA KOD BAR
TINDAKAN T/JAWAB
PT - Terima invois & nota hantaran
- Semak & pastikan butiran yang
diperlukan sama pada slip aliran kerja
- Butiran sama?
- Jana kod bar
- Kepilkan slip aliran kerja dengan kod bar
Pulangkan kepada pembekal
Ya
MULA
TAMAT
Tidak
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 11/13
C. MENAMPAL KOD BAR
TINDAKAN T/JAWAB
PAP - Padankan slip aliran kerja dengan kod bar
- Periksa fizikal bahan
- Memenuhi spesifikasi?
- Cop dan tampal kod bar
- Hantar bahan i) Buku - DOK
ii) Majalah - PMP
-
Pulangkan kepada
pembekal Ya
MULA
Tidak
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 12/13
8. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
8.1
Modul pemerosesan kod bar
KOL
Sepanjang masa
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
MEMPROSES BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PEMBANGUNAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 13/13
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1
Kod Bar
Lampiran 1