PEMELIHARAAN DAN

PEMULIHARAAN REKOD –

PELAN TINDAKAN

BENCANA

a. Kenapa perlu pelihara dan pulihara rekod?

PEMELIHARAAN

•Penjagaan dan pengendalian rekod dan arkib dengan baik bagi mengelakkan daripada sebarang kerosakan fizikal,susut nilai & kehilangan.

PEMULIHARAAN

•Proses baik pulih terhadap rekod dan arkib yang telah rosak agar segala maklumat yang terkandung di dalamnya dapat dipelihara

PEMELIHARAAN

•Melibatkan Peringkat Jabatan

•Pemeliharaan pencegahan

•minor repair/pembaikan kecil

PEMULIHARAAN

•Melibatkan Peringkat Jabatan & ANM.

•Pemuliharaan

•major repair untuk simpanan kekal

d. Apakah yang perlu dipelihara dan dipulihara?

PEMELIHARAAN

FAIL

Hendaklah mematuhi kaedah yang telah digariskan dalam Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 5/07 (Bhg. VIII)

PEMBAIKAN KECIL

•Bahan Pelekat – Tepung Ubi Kayu

• Lampiran Surat Tertanggal

•Rekod Basah – Kertas Serap/Kipas Angin

BILIK REKOD

•Khusus untuk Rekod Awam – Bukan Stor

•Piawaian Bilik Rekod

Pelbagai istilah/panggilan - Bilik

Pendaftaran Fail/Ruang Penyimpanan

Rekod/Bilik Fail/Bilik Registri

8

BILIK FAIL / BILIK REGISTRI

Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya penggunaan, penyelenggaraan, pengawalan terhadap rekod-rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap

Bilik sementara menunggu tindakan pelupusan diambil ke atasnya samada musnah atau simpan

Tidak boleh disamatakrif dengan stor

• Tinggi dari punca air/banjir 1

• Tinggi atas bangunan 2

• Dekat Ibu Pejabat & kawasan terkawal &

• berpagar 3

• Jauh dari punca kebakaran spt.

• Gudang,kawasan berlalang,stesen

• minyak,depot gas dll

4

1. LOKASI

KEPERLUAN BILIK REKOD

2. BAHAN BINAAN;

- Kekuatan lantai (Floor Loading) – 1500 kg 1 mp

- Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu

rintangan api – tahan kebakaran 4 jam

- Pintu keluar dan pintu masuk

- Tidak banyak tingkap

- Tanda kawasan larangan

- Bangunan kayu tidak digalakkan

- Kemudahan elektrik yang baik

3. PERALATAN;

- Jenis rak yang bersesuaian

- Meja dan kerusi

- Mesin Perincih (Shredder)

- Trolley

- Tangga

- Kotak rekod / fail

- Pencuci Hampagas (Vaccum Cleaner)

- Alat pemadam api

- Telefon dll.

Pengesan Asap

Alat Pemadam Kebakaran

Gelung Pancutan

Loceng Amaran

Latihan Kebakaran

4. Jauhi API

5. ELAKKAN AIR

- Elakkan tangki air di bumbung

- Elakkan paip air melalui bilik rekod

6. KAWALAN KELEMBAPAN

- Pendingin udara

- Alat “dehumidifier”

- Silica gel

DEHUMIDIFIER

7. KAWALAN SUHU;

- Pendingin udara

- Kipas

- Peredaran udara

- Tingkap

BENTUK REKOD

SUHU

Kertas

Gambar (hitam putih)

Gambar (berwarna)

Mikrofilem

Pita Video

Rekod Elektronik

18C-22C

18C-20C

<18C

15C-18C

15C-18C

10C

8. PENCEROBOHAN

Kawalan 24 Jam

Kunci

Kawasan Terhad

Pagar Keselamatan yang Berduri

Perkara 8.8 Panduan Pengurusan Pejabat 2007

Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah mengenal pasti

Rekod Penting (Vital Records) dan membuat perancangan untuk memelihara rekod tersebut. Salinan keselamatan (backup copies) bagi rekod-rekod yang telah dikenalpasti sebagai Rekod Penting hendaklah dibuat dan disimpan di lokasi berasingan. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Program Rekod Penting Jabatan.

Rekod penting ditafsirkan sebagai

rekod-rekod yang mengandungi maklumat kekal bagi

meneruskan fungsi dan aktiviti sesebuah organisasi

Contoh perjanjian, geran tanah, rekod-rekod polisi dan undang-undang berkaitan

22

Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-rekod tersebut lebih awal Menyediakan inventori lengkap dengan maklumat tentang

siri,lokasi dan nama pegawai yang bertanggungjawab

Membuat salinan pendua samada dalam bentuk mikrofilem atau digital

Menentukan tempat yang selamat daripada sebarang bencana/kelalaian manusia dan sebagainya.

23

Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan Pelan Tindakan Bencana (PTB) yang meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana. Jabatan dan Agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan PTB bagi pemuliharaan Rekod Awam.

Bencana Semulajadi

•Tsunami

•Ribut

•Banjir

•Faktor Biologi

•Gempa

•Tanah Runtuh

•Kebakaran

Bencana Akibat Perbuatan

Manusia

• Peperangan

• Api

• Vandalisme

• Pencerobohan Maklumat

• Dan Lain-lain

Tindakan

Pemulihan Persediaan

Peralatan /

Kemudahan

Tenaga dan

Kepakaran

Kemusnahan

Rekod/Hartabenda

Bencana Semulajadi

•Tsunami

•Ribut

•Banjir

•Faktor Biologi

•Gempa

•Tanah Runtuh

•Kebakaran

Bencana Akibat Perbuatan

Manusia

• Peperangan

• Api

• Vandalisme

• Pencerobohan Maklumat

• Dan Lain-lain

P

T

B

Selepas Bencana

Semasa Bencana Pemeliharaan

Rekod

Sebelum Bencana

Pemeriksaan Peralatan dan Kemudahan

Berjadual/Berkala

Bantuan dari Bomba dan Penyelamat dan Pembekal

Kemudahan & Peralatan

Alat Pemadam Api

Fire and Gas Extinguisher

Alat Penggera/Alarm

Topi

Glove

Latihan Menghadapi Bencana

Berjadual

Berkumpulan

Kesedaran

Mengenalpasti kelemahan-kelemahan pelan kontigensi

ATM

03-26921333

JPS

03-42552613

Indah Water

03-27801100

GAS

03-92067800

JKR

03-26919011

Telekom

03-77279393 Hospital

Kuala Lumpur

03-26155555

TNB

03-

22965566 PDRM

03-

22626222

Jabatan

Kimia 03-

79853000

DBKL

03-26179931

Bomba dan

Penyelamat

03-88880036

Pasukan

Gerakan Am

03-90862222

Pejabat Pegawai

Keselamatan

Kerajaan

03-88881255

Majlis Keselamatan

Negara

03-88881997

Direktori

Bencana

Salinan Keselamatan

Back-up Records

Mikrofilem

Lain-lain Medium

Pengagihan

Penyimpanan

Pasukan Bertindak

Menghubungi pihak-pihak berkaitan

Alatan menyelamat yang sesuai

Bertindak mengikut arahan

Pemeriksaan tempat dengan berhati-hati

Perlindungan kepada rekod-rekod

Analisa Kerosakan/Laporan

Kenalpasti Jenis Kerosakan

Kenalpasti Kaedah Pemulihan

Laporan

MUSUH-MUSUH REKOD

1. MANUSIA

2. BIOLOGIKAL

3. KIMIAWI

4. FIZIKAL

Cuai Kasar

Tidak simpan

dgn baik

Sabotaj Bakar Curi Jual

1. MANUSIA

PENGAWALAN

Kawasan Larangan

Perkhidmatan Kaunter/Tingkap

Bilik Kebal

Jauh dari orang awam

Larangan makan, minum, merokok

Patuhi peraturan

2. BIOLOGIKAL

antaranya…

Tikus Anai-anai

Silverfish/Gegat Lipas Bubuk

PENGAWALAN;

- Penggunaan bahan kimia / racun

- Penggunaan ubat gegat

- Pengwasapan (fumigation)

- Pembersihan bahan dan bilik

- Kontrak pembasmian berkala

3. KIMIAWI;

- Bahan kimia (asid) dalam kertas

- dakwat

Kertas (proses)

PENGAWALAN; - Penjagaan dan pemeliharaan dengan baik - Elakkan tindakbalas kimia di dalamnya - Arkib Negara Malaysia: - Pengenyahan asid - Gunakan kertas tiada asid dlm pembaikan semula

4. FIZIKAL;

- Cahaya

- Suhu Tinggi

- Kelembapan

- Habuk

- Bakteria

• Menguruskan Bilik Fail dan Bilik Rekod dengan baik

• Melaksanakan Program Rekod Penting bagi memastikan keselamatan & pemeliharaan rekod kerajaan

• Melaksanakan Pelan Tindakan Bencana bagi mengelakkan kemusnahan rekod

RUMUSAN