pemeliharaan dan pemuliharaan rekod pelan … tindakan bencana.pdf · - alat pemadam api - telefon...
TRANSCRIPT
PEMELIHARAAN
•Penjagaan dan pengendalian rekod dan arkib dengan baik bagi mengelakkan daripada sebarang kerosakan fizikal,susut nilai & kehilangan.
PEMULIHARAAN
•Proses baik pulih terhadap rekod dan arkib yang telah rosak agar segala maklumat yang terkandung di dalamnya dapat dipelihara
PEMELIHARAAN
•Melibatkan Peringkat Jabatan
•Pemeliharaan pencegahan
•minor repair/pembaikan kecil
PEMULIHARAAN
•Melibatkan Peringkat Jabatan & ANM.
•Pemuliharaan
•major repair untuk simpanan kekal
PEMELIHARAAN
FAIL
Hendaklah mematuhi kaedah yang telah digariskan dalam Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5/07 (Bhg. VIII)
PEMBAIKAN KECIL
•Bahan Pelekat – Tepung Ubi Kayu
• Lampiran Surat Tertanggal
•Rekod Basah – Kertas Serap/Kipas Angin
BILIK REKOD
•Khusus untuk Rekod Awam – Bukan Stor
•Piawaian Bilik Rekod
Pelbagai istilah/panggilan - Bilik
Pendaftaran Fail/Ruang Penyimpanan
Rekod/Bilik Fail/Bilik Registri
8
BILIK FAIL / BILIK REGISTRI
Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya penggunaan, penyelenggaraan, pengawalan terhadap rekod-rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap
Bilik sementara menunggu tindakan pelupusan diambil ke atasnya samada musnah atau simpan
Tidak boleh disamatakrif dengan stor
• Tinggi dari punca air/banjir 1
• Tinggi atas bangunan 2
• Dekat Ibu Pejabat & kawasan terkawal &
• berpagar 3
• Jauh dari punca kebakaran spt.
• Gudang,kawasan berlalang,stesen
• minyak,depot gas dll
4
1. LOKASI
KEPERLUAN BILIK REKOD
2. BAHAN BINAAN;
- Kekuatan lantai (Floor Loading) – 1500 kg 1 mp
- Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu
rintangan api – tahan kebakaran 4 jam
- Pintu keluar dan pintu masuk
- Tidak banyak tingkap
- Tanda kawasan larangan
- Bangunan kayu tidak digalakkan
- Kemudahan elektrik yang baik
3. PERALATAN;
- Jenis rak yang bersesuaian
- Meja dan kerusi
- Mesin Perincih (Shredder)
- Trolley
- Tangga
- Kotak rekod / fail
- Pencuci Hampagas (Vaccum Cleaner)
- Alat pemadam api
- Telefon dll.
BENTUK REKOD
SUHU
Kertas
Gambar (hitam putih)
Gambar (berwarna)
Mikrofilem
Pita Video
Rekod Elektronik
18C-22C
18C-20C
<18C
15C-18C
15C-18C
10C
Perkara 8.8 Panduan Pengurusan Pejabat 2007
Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah mengenal pasti
Rekod Penting (Vital Records) dan membuat perancangan untuk memelihara rekod tersebut. Salinan keselamatan (backup copies) bagi rekod-rekod yang telah dikenalpasti sebagai Rekod Penting hendaklah dibuat dan disimpan di lokasi berasingan. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Program Rekod Penting Jabatan.
Rekod penting ditafsirkan sebagai
rekod-rekod yang mengandungi maklumat kekal bagi
meneruskan fungsi dan aktiviti sesebuah organisasi
Contoh perjanjian, geran tanah, rekod-rekod polisi dan undang-undang berkaitan
22
Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-rekod tersebut lebih awal Menyediakan inventori lengkap dengan maklumat tentang
siri,lokasi dan nama pegawai yang bertanggungjawab
Membuat salinan pendua samada dalam bentuk mikrofilem atau digital
Menentukan tempat yang selamat daripada sebarang bencana/kelalaian manusia dan sebagainya.
23
Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan Pelan Tindakan Bencana (PTB) yang meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana. Jabatan dan Agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan PTB bagi pemuliharaan Rekod Awam.
Bencana Semulajadi
•Tsunami
•Ribut
•Banjir
•Faktor Biologi
•Gempa
•Tanah Runtuh
•Kebakaran
Bencana Akibat Perbuatan
Manusia
• Peperangan
• Api
• Vandalisme
• Pencerobohan Maklumat
• Dan Lain-lain
Tindakan
Pemulihan Persediaan
Peralatan /
Kemudahan
Tenaga dan
Kepakaran
Kemusnahan
Rekod/Hartabenda
Bencana Semulajadi
•Tsunami
•Ribut
•Banjir
•Faktor Biologi
•Gempa
•Tanah Runtuh
•Kebakaran
Bencana Akibat Perbuatan
Manusia
• Peperangan
• Api
• Vandalisme
• Pencerobohan Maklumat
• Dan Lain-lain
Pemeriksaan Peralatan dan Kemudahan
Berjadual/Berkala
Bantuan dari Bomba dan Penyelamat dan Pembekal
Latihan Menghadapi Bencana
Berjadual
Berkumpulan
Kesedaran
Mengenalpasti kelemahan-kelemahan pelan kontigensi
ATM
03-26921333
JPS
03-42552613
Indah Water
03-27801100
GAS
03-92067800
JKR
03-26919011
Telekom
03-77279393 Hospital
Kuala Lumpur
03-26155555
TNB
03-
22965566 PDRM
03-
22626222
Jabatan
Kimia 03-
79853000
DBKL
03-26179931
Bomba dan
Penyelamat
03-88880036
Pasukan
Gerakan Am
03-90862222
Pejabat Pegawai
Keselamatan
Kerajaan
03-88881255
Majlis Keselamatan
Negara
03-88881997
Direktori
Bencana
Pasukan Bertindak
Menghubungi pihak-pihak berkaitan
Alatan menyelamat yang sesuai
Bertindak mengikut arahan
Pemeriksaan tempat dengan berhati-hati
Perlindungan kepada rekod-rekod
PENGAWALAN
Kawasan Larangan
Perkhidmatan Kaunter/Tingkap
Bilik Kebal
Jauh dari orang awam
Larangan makan, minum, merokok
Patuhi peraturan
PENGAWALAN;
- Penggunaan bahan kimia / racun
- Penggunaan ubat gegat
- Pengwasapan (fumigation)
- Pembersihan bahan dan bilik
- Kontrak pembasmian berkala
PENGAWALAN; - Penjagaan dan pemeliharaan dengan baik - Elakkan tindakbalas kimia di dalamnya - Arkib Negara Malaysia: - Pengenyahan asid - Gunakan kertas tiada asid dlm pembaikan semula