pelatihan ahli supervisi terowongan

TSE – 09 = SISTEM MANAJEMEN MUTU

PELATIHANAHLI SUPERVISI TEROWONGAN

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUMBADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIAPUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Sistem Manajemen Mutu

ii


i

KATA PENGANTAR

Usaha dibidang Jasa Konstruksi merupakan salah satu bidang usaha yang telahberkembang pesat di Indonesia, baik dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagaibadan usaha skala kecil, menengah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitaspelayanannya. Pada kenyataannya saat ini bahwa mutu produk, ketepatan waktupenyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya relatif masih rendah dari yangdiharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah ketersediaantenaga ahli / trampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalanserta penguasaan teknologi.

Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhanterhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan.Untuk memenuhi kebutuhan terhadap produk sesuai kualitas standar tersebut, perludilakukan berbagai upaya, mulai dari peningkatan kualitas SDM, standar mutu, metodekerja dan lain-lain.

Salah satu upaya untuk memperoleh produk konstruksi dengan kualitas yang diinginkanadalah dengan cara meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang menggelutiperencanaan baik untuk bidang pekerjaan jalan dan jembatan, pekerjaan sumber daya airmaupun untuk pekerjaan dibidang bangunan gedung.

Kegiatan inventarisasi dan analisa jabatan kerja dibidang sumber daya air, telahmenghasilkan sekitar 130 (seratus Tiga Puluh) Jabatan Kerja, dimana Jabatan Kerja AhliSupervisi Terowongan (Tunnel Supervision Engineer) merupakan salah satu jabatankerja yang diprioritaskan untuk disusun materi pelatihannya mengingat kebutuhan yangsangat mendesak dalam pembinaan tenaga kerja yang berkiprah dalam perhitunganpekerjaan konstruksi bidang sumber daya air.

Materi pelatihan pada Jabatan Kerja Ahli Supervisi Terowongan (Tunnel SupervisionEngineer) ini terdiri dari 12 (dua belas) modul yang merupakan satu kesatuan yang utuhyang diperlukan dalam melatih tenaga kerja yang menggeluti Ahli SupervisiTerowongan (Tunnel Supervision Engineer).

Namun penulis menyadari bahwa materi pelatihan ini masih banyak kekurangankhususnya untuk modul Sistem Manajemen Mutu pekerjaan konstruksi Sumber DayaAir.

Untuk itu dengan segala kerendahan hati, kami mengharapkan kritik, saran danmasukkan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini.

Jakarta, Desember 2005

Tim Penyusun


ii

LEMBAR TUJUAN

Judul Pelatihan : Ahli Supervisi Terowongan (Tunnel Supervision Engineer)

TUJUAN PELATIHANA. Tujuan Umum Pelatihan

Mampu melaksanakan supervisi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan metode kerja,

gambar teknik dan spesifikasi teknik yang tertuang dalam dokumen kontrak kontraktor

maupun konsultan supervisi dan ketentuan administrasi proyek.

B. Tujuan Khusus PelatihanSetelah mengikuti pelatihan mampu:

1. Menguasai dokumen kontrak kontraktor dan konsultan supervisi

2. Melakukan pertemuan awal konstruksi

3. Melakukan pemeriksaan kesesuaian antara gambar desain dengan kondisi

lapangan

4. Melaksanakan pemeriksaan kesiapan kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan

5. Mensupervisi pelaksanaan pekerjaan sesuai dokumen kontrak dan metode

pelaksanaan

6. Mengikuti rapat koordinasi bulanan

7. Melakukan pengendalian mutu, dimensi dan waktu

8. Melakukan pengukuran bersama untuk pembayaran

9. Memverifikasi dokumen pembayaran

10. Melakukan evaluasi kinerja kontraktor, pelaporan dan penyerahan pekerjaan


iii

NOMOR MODUL : TSE – 09JUDUL MODUL : SISTEM MANAJEMEN MUTU

Tujuan Instruksional Umum (TIU)Setelah selesai mengikuti modul ini, peserta mampu :

Menjelaskan dan menerapkan sistem manajemen mutu pelaksanaan konstruksi sesuai

ketentuan spesifikasi yang tertuang dalam dokumen kontrak.

Tujuan Instruksional Khusus (TIK)Setelah modul ini diajarkan peserta mampu :

1. Menjelaskan dan memahami kebijakan, peraturan dan perundang-undangan Sistem

Manajemen Mutu

2. Menjelaskan manfaat Sistem Manajemen Mutu pada pekerjaan supervisi terowongan

3. Melakukan perencanaan Sistem Manajemen Mutu untuk pekerjaan Supervisi

Terowongan

4. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam rangka pemeliharaan dan pengendalian

mutu pada pekerjaan Supervisi Terowongan


iv

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... i

LEMBAR TUJUAN.........................................................................................................ii

NOMOR MODUL ......................................................................................................... iii

DAFTAR ISI ................................................................................................................. iv

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL ....................................................vii

DAFTAR MODUL ....................................................................................................... viii

PANDUAN PEMBELAJARAN ...................................................................................... ix

MATERI SERAHAN .....................................................................................................xii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................. 1-1

1.1 Definisi ....................................................................................................1-1

1.2 Kebijakan Jasa Konstruksi Nasional ........................................................ 1-1

1.2.1 Undang-undang Jasa Konstruksi ................................................1-2

1.2.2 Peraturan Pemerintah ..................................................................1-3

1.2.3 Keputusan Menteri .......................................................................1-3

1.2.4 Penjelasan ...................................................................................1-3

BAB II MANFAAT DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU........................ 2-1

2.1 Kebutuhan Sistem Jaminan Mutu bidang Sumber Daya Air .....................2-1

2.2 Manfaat Sistem Manajemen Mutu ............................................................ 2-2

2.3 Prinsip Manajemen Mutu..........................................................................2-2

2.3.1 Fokus Pelanggan .........................................................................2-2

2.3.2 Kepemimpinan ............................................................................2-3

2.3.3 Karyawan yang Terlibat ............................................................... 2-3

2.3.4 Pendekatan Proses......................................................................2-3

2.3.5 Pendekatan Sistem pada Manajemen .........................................2-4

2.3.6 Perbaikan berkesinambungan...................................................... 2-4

2.3.7 Pendekatan fakta untuk membuat keputusan............................... 2-4

2.3.8 Hubungan pemasok yang saling menguntungkan........................ 2-5

BAB III PERENCANAAN PENERAPAN SISTEM MUTU ............................................3-1

3.1 Umum .....................................................................................................3-1

3.2 Landasan Hukum ...................................................................................3-1

3.2.1 Rencana Mutu .............................................................................3-1


v

3.3 Pengembangan Sistem Manajemen Mutu ..............................................3-4

3.3.1 Seri standar ISO 9000 .................................................................3-4

3.3.2 Aplikasi Standar di Bidang Konstruksi .........................................3-5

3.3.3 Tanggung jawab Manajemen ...................................................... 3-7

3.3.4 Sistem Mutu ................................................................................3-8

3.4 Penunjukan Wakil Manajemen ............................................................... 3-12

3.5 Pembentukan Tim ISO ...........................................................................3-12

3.6 Struktur Organisasi ................................................................................ 3-13

3.6.1 Bagan Struktur Organisasi ......................................................... 3-13

3.6.2 Wewenang dan Tanggung ......................................................... 3-14

3.7 Membangun Sistem Manajemen Mutu ................................................... 3-14

3.7.1 Pelatihan pemahaman SMM bagi manajemen dan karyawan .....3-14

3.7.2 Menyusun dokumen SMM........................................................... 3-15

3.7.3 Sosialisasi dokumen SMM .......................................................... 3-19

3.7.4 Penerapan Dokumen ..................................................................3-20

3.7.5 Pengendalian rekaman ............................................................... 3-21

3.8 Audit mutu internal SMM ........................................................................3-21

3.8.1 Pelatihan audit mutu internal....................................................... 3-22

3.8.2 Pelaksanaan audit mutu internal ................................................. 3-23

3.8.3 Tindakan koreksi audit internal.................................................... 3-23

3.9 Tinjauan Manajemen ..............................................................................3-23

3.10 Sertifikasi ISO 9001:2000 .......................................................................3-24

3.10.1 Memilih lembaga sertifikat........................................................... 3-24

3.10.2 Proses sertifikasi .........................................................................3-27

BAB IV PENERAPAN SISTEM JAMINAN MUTU ....................................................... 4-1

4.1 Umum.......................................................................................................4-1

4.2 Manual mutu ............................................................................................ 4-2

4.2.1 Visi dan misi ................................................................................4-2

4.2.2 Kebijakan mutu ...........................................................................4-2

4.2.3 Sasaran mutu...............................................................................4-2

4.2.4 Peta proses bisnis........................................................................4-3

4.3 Dokumentasi berdasarkan interaksi proses bisnis Badan Usaha..............4-3

4.3.1 Pengendalian dokumen .............................................................. 4-4

4.3.2 Pengendalian rekaman ................................................................ 4-4

4.4 Tanggung jawab manajemen ...................................................................4-4


vi

4.5 Manajemen Sumber Daya ........................................................................4-4

4.5.1 Pengelolaan Sumber Daya .......................................................... 4-4

4.5.2 Pengelolaan Sumber Daya Manusia dan Pelatihan .....................4-5

4.5.3 Penyediaan Peralatan..................................................................4-5

4.5.4 Pengelolaan Lingkungan.............................................................. 4-5

4.6 Realisasi Pelaksanaan Proyek .................................................................4-5

4.6.1 Informasi Proyek ..........................................................................4-5

4.6.2 Prakualifikasi Tender dan Kontrak................................................4-6

4.6.3 Rencana Mutu Kontrak ................................................................ 4-7

BAB V PENGENDALIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ...........................................5-1

5.1 Proses pengadaan ...................................................................................5-1

5.2 Pelaksanaan proyek .................................................................................5-2

5.3 Pengendalian Proyek ...............................................................................5-3

5.4 Penyerahan proyek ..................................................................................5-3

5.5 Kalibrasi alat ukur .....................................................................................5-4

5.6 Proses desain pengembangan ................................................................ 5-5

5.7 Analisis dan Evaluasi Proyek....................................................................5-5

5.8 Penanganan Produk Cacat ......................................................................5-6

5.9 Pengendalian Proses ...............................................................................5-6

5.10 Supervisi Konstruksi, Inspeksi dan Tes ...................................................5-8

5.11 Pengendalian Produk Tidak Sesuai ......................................................... 5-9

5.12 Tindakan Koreksi .................................................................................... 5-12

BAB VI PEMELIHARAAN SISTEM MUTU ..................................................................6-1

6.1 Umum .....................................................................................................6-1

6.2 Pemeliharaan Sistem Mutu .....................................................................6-1

6.3 Audit Mutu Internal .................................................................................6-2

6.4 Pelatihan (Training) .................................................................................6-2

6.5 Tinjauan Manajemen ...............................................................................6-3

DAFTAR PUSTAKA

RANGKUMAN


vii

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN

AHLI SUPERVISI TEROWONGAN (TUNNEL SUPERVISION ENGINEER)

1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Supervisi Terowongan

(Tunnel Supervision Engineer) Pekerjaan Sumber Daya Air dibakukan dalam Standar

Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-

unit kompetensi, elemen kompetensi, dan kriteria unjuk kerja, sehingga dalam

Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pekerjaan Sumber Daya Air, unit-unit

kompetensi tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan.

2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit

Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan

kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen

Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus

pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut.

1. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan

Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul

pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) dibawah ini yang harus menjadi

bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Supervisi Terowongan.


viii

DAFTAR MODUL

NO. KODE JUDUL

1. TSE – 01 Etika Profesi, Etos Kerja, UUJK dan UU SDA

2. TSE – 02 Sistem Manajemen K3 dan RKL, RPL

3. TSE – 03 Dokumen Kontrak

4. TSE – 04 Survei dan Investigasi

5. TSE – 05 Kriteria dan Perhitungan Desain

6. TSE – 06 Pengetahuan Gambar Konstruksi

7. TSE – 07 Perhitungan Harga Satuan

8. TSE – 08 Tahapan dan Metode Pelaksanaan

9. TSE – 09 Manajemen Mutu

10. TSE – 10 Manajemen Konstruksi

11. TSE – 11 Administrasi Teknik

12. TSE – 12 Pemeliharaan Terowongan


ix

PANDUAN PEMBELAJARANA. BATASAN

Seri / Judul TSE – 09 : Sistem Manajemen Mutu1. Deskripsi Tentang mutu hasil pelaksanaan pekerjaan

konstruksi merupakan cerminan dari

profesionalisme pelaku-pelaku jasa konstruksi.

UU No. 18 tahun 1999, tentang : Jasa Konstruksi

memberikan amanat dan mandat kepada semua

pihak yang terlibat penanganan jasa konstruksi

untuk merencanakan , melaksanakan sistem

manajemen serta menerapkan dan mengendalikan

serta memelihara Sistem Manajemen Mutu pada

pekerjaan Supervisi Terowongan

2. Tempat

kegiatan

Di dalam ruang kelas, lengkap dengan fasilitasnya.

3. Waktu 4 jam pelajaran (1 JP = 45 menit)


x

B. PROSES PEMBELAJARANKegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung

1. Ceramah : Pembukaan Menjelaskan penting

produk yang bermutu untukpekerjaan konstruksi

Menjelaskan TIU dan TIKmodul ini

Waktu = 10 menit

Menguikuti penjelasan TIU & TIKdengan tekun dan aktif

Mengajukan pertanyan apabilakurang jelas

OHTNo.1-7

2. Ceramah : Bab 1 Pendahuluan Definisi Kebijakan jasa konstruksi Perundang-undangan pada

pekerjaan jasa konstruksi Peraturan dan keputusan

pemerintah

Waktu = 20 menit

Mengikuti penjelasan instrukturdengan tekun dan aktif

Mencatat hal-hal yang perlu Mengajukan pertanyaan bila

perlu

OHTNo.8-10

3. Ceramah : Bab 2 Manfaat danPenerapan SMM Kebutuhan Sistem Jaminan

Mutu. Manfaat SMM Prinsip Manajemen Mutu

Waktu = 30 menit



perlu

OHTNo.11-14

4. Ceramah : Bab 3 PerencanaanPenerapan SMM Landasan Hukum Rencana Mutu Pengembangan SMM Struktur Organisasi Membangun SMM Audit Mutu Internal SMM Tinjauan Manajemen Sertifikasi ISO 9001:2000

Waktu = 30 menit



perlu

OHTNo.15-21

5. Ceramah : Bab 4 PenerapanSistem Manajemen Mutu Kebijakan, sasaran,

tinjauan dan pengelolaanSistem Manajemen Mutu

Waktu : 30 menit



perlu

OHT

No.22-26


xi

Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung6. Ceramah : Bab 5 Pengendalian

Sistem Manajemen Mutu Pengendalian proses

konstruksi

Waktu = 30 menit



perlu

OHTNo.27

7. Ceramah : Bab 6Pemeliharaan Sistem Mutu Pengertian umum Pemeliharaan sistem mutu Audit mutu internal Pelatihan Tinjauan manajemen

Waktu = 30 menit



perlu

OHTNo.28


xii

MATERI SERAHAN


1-1

BAB IPENDAHULUAN

Sistem Manajemen Mutu merupakan bagian awal keberhasilan peningkatan kinerja

didalam menghadapi era globalisasi yang ditentukan oleh kemampuan dalam mengelola

jasa konstruksi untuk mewujudkan kualitas produk hasil pekerjaan konstruksi sesuai

harapan.

1.1 DefinisiSistem Manajemen Mutu (Quality Management System ) adalah bagian sistem

manajemen organisasi yang memfokuskan perhatian (mengarahkan dan

mengendalikan) pada pencapaian hasil berkaitan dengan sasaran mutu dalam

rangka memenuhi persyaratan pelanggan / penerima manfaat.

1.2 Kebijakan Jasa Konstruksi NasionalPerkembangan industri jasa pelaksana konstruksi dan konsultan konstruksi di

Indonesia pada decade terakhir mengalami perubahan signifikan akibat krisis

moneter, sementara itu desakan gelombang globalisasi pada jasa konstruksi tidak

dapat dibendung lagi. Para pengusaha nasional harus kreatif dan proaktif

menghadapi masuknya pelaku bisnis jasa konstruksi dan investor asing yang ikut

dalam mengembangkan usaha tersebut.

Selain proyek konstruksi yang berasal dari pemerintah dan swasta nasional,

diperkirakan pihak asing akan meningkatkan investasinya dalam berbagai proyek

yang membutuhkan jasa pelaksana konstruksi dan konsultan konstruksi yang

memiliki keunggulan dan tenaga professional yang handal. Oleh karena itu apabila

para pelaku bisnis jasa konstruksi nasional tidak segera membenahi dan

memperbaiki kinerja manajemen Badan Usaha agar mampu menghasilkan hasil

yang efisien, maka para pelaku jasa konstruksi nasional akan kesulitan

mendapatkan proyek-proyek yang ditenderkan oleh investor asing.

Investor akan menanamkan modalnya untuk membangun berbagai infrastruktur,

dan proyek-proyek pendukungnya membutuhkan peran jasa pelaksana konstruksi

dan konsultan konstruksi yang berkualitas dan kredibel. Kemampuan bersaing

untuk mendapatkan proyek-proyek pada era pasar bebas sangat mutlak, oleh

karena itu Badan Usaha jasa konstruksi nasional harus berusaha menerapkan

Sistem Manajemen Mutu secara konsisten, dan selalu melakukan perbaikan dan


1-2

berkesinambungan secara konsisten untuk meningkatkan kinerja manajemen yang

efisien serta mampu memenuhi kepuasan pengguna jasanya berdasarkan standar

internasional yakni ISO 9001 : 2000 yang merupakan anonim dari Internasional

Organization for Standardization yang bertanggungjawab menghimpun standarisasi

di dunia. Badan ISO memiliki Komite Teknik (Technical Committee) TC 176 yang

bertanggungjawab terhadap pengembangan Standar Manajemen Mutu ISO 9000

dan pada sekarang ini Badan Usaha telah berhasil menerapkan dan melaksanakan

ISO 9001 : 2000. Badan Usaha yang memiliki sertifikat SNI 19-9001 : 2001 ISO

9001 : 2000 berarti Badan Usaha bersaing secara internasional yang

merencanakan untuk menerapkan dan memperoleh sertifikat SNI 19-9001 : 2000

ISO 9001 : 2000 sebagai pengakuan penerapan Standar Manajemen Mutu. Hal itu

dapat dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu yang sudah diakreditasi oleh

Komite Akreditasi Nasional (KAN).

1.2.1 Undang-Undang Jasa KonstruksiPemerintah Republik Indonesia menyediakan perangkat peraturan dan

undang-undang sebagai pedoman penyelenggaraan jasa konstruksi nasional.

Hal itu diupayakan agar dapat mewadahi perkembangan globalisasi jasa

konstruksi dengan undang-undang Nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa

Konstruksi yang secara efektif diterapkan sejak 7 Mei 2000.

Tujuan Undang-undang Jasa Konstruksi tersebut adalah memberikan arah

pertumbuhan dan perkembangan jasa konstruksi untuk mewujudkan struktur

usaha yang kokoh, andal, berdaya saing tinggi dengan hasil pekerjaan

konstruksi yang bermutu tingkat internasional.

Diterbitkannya Undang-undang Jasa Konstruksi menyangkut pertimbangan-

pertimbangan sebagai berikut :

- Kebutuhan untuk mencapai tujuan pembangunan nasional dengan

mewujudkan masyarakat adil dan makmur yang merata secara material

maupun spiritual.

- Jasa Konstruksi merupakan kegiatan yang mencakup ekonomi, sosial dan

budaya yang memiliki peran penting dalam pencapaian tujuan

pembangunan nasional.

- Isi berbagai peraturan perundangan yang sudah ada belum berorientasi

terhadap kepentingan pengembangan jasa konstruksi yang mengakibatkan

iklim usaha yang lamban bagi dukungan daya saing jasa konstruksi yang

optimal.


1-3

Azas yang diterapkan dalam undang-undang Jasa Konstruksi (UUJK)

tersebut adalah kejujuran, keadilan, manfaat, keserasian, keseimbangan,

kemandirian, keterbukaan, kemitraan, keamanan dan keselamatan.

1.2.2 Peraturan PemerintahUntuk menjabarkan pernyataan-pernyataan yang tertuang dalam pasal-pasal

UU JK tersebut diterbitkan Peraturan Pemerintah PP 28/2000, PP 29/2000,

PP 30/2000. Keppres No. 80/2003 tentang pedoman Pelaksanaan

pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengatur tatacara pelaksanaan

pengadaan barang/jasa yang sumber pembiayaannya dari APBN/APBD.

1.2.3 Keputusan MenteriUntuk mensinkronisasi proses pengadaan jasa konstruksi dengan undang-

undang yang telah mengaturnya serta guna mewujudkan struktur usaha jasa

konstruksi yang kokoh, andal, berdaya saing tinggi dan hasil pekerjaan yang

berkualitas sesuai Kepmen Kimpraswil yang terkait yakni Kepmen.396/2000

tentang IUJK, Kepmen.339/2003 tentang Petunjuk Pengadaan Jasa

Konstruksi, Kepmen 362/2004 tentang Standar Manajemen Mutu di

lingkungan Dep Kimpraswil.

1.2.4 PenjelasanSistem Manajemen Mutu sebagai upaya untuk memberikan petunjuk

pengembangan dan penerapannya secara mudah dan praktis bagi Badan

Usaha yang memerlukann

Sistem Manajemen Mutu merupakan persyaratan secara konsisten terutama

bagi Badan Usaha yang memiliki katagori kualifikasi besar dengan memiliki

sertifikat ISO 9001 : 2000 (SNI 19-9001 : 2001).

Penjelasan ini didasarkan atas alur pemahaman seperti berikut :

- Memahami kebutuhan Sistem Manajemen Mutu bagi Badan Usaha jasa

konstruksi, manfaat penerapan Sistem Manajemen Mutu dan memahami 8

(delapan) prinsip Manajemen Mutu.

- Memberikan panduan dalam membuat perencanaan penerapan Sistem

Manajemen Mutu bagi Badan Usaha yang menginginkan menerapkan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 (SNI 19-9001 : 2001). Direksi

Badan Usaha menunjuk wakil manajemen yang bertanggungjawab dalam

upaya membangun kondisi dan penerapan sistem manajemen mutu yang


1-4

diperkuat oleh Tim ISO yang membantu dalam tahapan proses

membangun sistem dan menyusun dokumentasi sistem manajemen mutu

sesuai kebutuhan. Selanjutnya menyiapkan perangkat audit internal

dengan menunjuk audit panel yang bertanggungjawab pada semua

kegiatan yang menyangkut keperluan audit onternal dan perbaikan Sistem

manajemen Mutu.

- Kemampuan untuk memelihara kesesuaian penerapan sistem manajemen

mutu terhadap kebutuhan kegiatan dan upaya untuk meningkatkan

kehandalan. Kondisi sitem manajemen mutu yang terpelihara secara

konsisten memerlukan komitmen manajemen yang kuat termasuk

penyelenggaraan rapat tinjauan manajemen yang secara efektif oleh

Direksi Badan Usaha.

- Proses penerapan sistem manajemen mutu sangat terkait dengan

penyediaan sumber daya terutama pengelolaan sumber daya keuangan,

pengelolaan sumber daya manusia serta kebutuhan pelatihan, penyediaan

peralatan dan pengelolaan lingkungan.

- Menjelaskan perbedaan penerapan pada penyedia jasa konsultan

perencanaan/ pengawasan dan jasa pelaksana konstruksi dapat lebih

berkonsentrasi sesuai jenis usahanya untuk mendapatkan sertifikat ISO

9001 : 2000. Hal yang menjadi penting dalam pembuatan Prosedur dan

Instruksi Kerja adalah esensi penggunaannya dapat memenuhi

persyaratkan standar ISO 9001 : 2000.


2-1

BAB IIMANFAAT DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Untuk memberikan gambaran dan panduan para pelaku jasa konstruksi membangun

SDM dan merubah sikap perilaku ke arah yang konsisten.

2.1 Kebutuhan Sistem Jaminan Mutu – Bidang Sumber Daya AirPenerapan Sistem Jaminan Mutu (Quality Assurance) merupakan kebutuhan mutlak

agar mampu bersaing memenangkan tender-tender di pasar bebas. Menghadapi

masuknya pelaku jasa konstruksi asing. Pemerintah menetapkan kebijakan di bidang

jasa konstruksi dengan demikian Badan Usaha jasa konstruksi nasional mampu dan

sanggup menghadapi persaingan tender dengan skala besar, untuk itu Pemerintah

menetapkan peraturan-peraturan tender pengadaan jasa dengan persyaratan

penerapan Sistem Manajemen Mutu.

Upaya untuk memahami dan menerapkan sistem manajemen mutu sangat penting,

dengan semakin ketatnya tingkat persaingan di bidang jasa konstruksi, maka

kebutuhan untuk menampilkan jaminan mutu kepada pengguna jasa konstruksi

merupakan persyaratan mutlak disamping untuk peningkatan kinerja.

Sumberdaya manusia yang kompeten dan sanggup bekerja secara profesional sangat

diperlukan untuk membangun dan menerapkan sistem manajemen mutu secara

efektif sebagai salah satu upaya menyiapkan diri memasuki era persaingan pasar

bebas. Pengguna Jasa Konstruksi semakin menuntut mutu pelayanan yang tinggi,

mutu produk, kecepatan dan ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan proyek, juga

meminta penerapan sistem manajemen mutu secara konsisten dalam proyek yang

sedang dikerjakan.

Badan Usaha yang telah menerapkan sistem manajemen mutu akan mendapatkan

pengakuan secara internasional berupa sertifikat penerapan sistem manajemen mutu

ISO 9001 : 2000 sesuai ruang lingkup yang diterapkannya. Perlu dipahami bahwa

penguasaan quality assurance yang berbasis ISO 9001 : 2000 harus dipunyai oleh

para Penyedia Jasa Konstruksi.


2-2

2.2 Manfaat Sistem Manajemen MutuBadan Usaha Jasa Konstruksi yang telah menerapkan sistem manajemen mutu

secara baik dan benar akan mendapatkan manfaat yang sangat besar seperti berikut :

a. Mempunyai perencanaan proyek yang bermutu baik.

b. Mempunyai pengendalian proyek yang bermutu baik.

c. Mempunyai jaminan mutu atas proyek yang dikerjakannya.

d. Dapat meningkatkan mutu kinerja proyek yang dikerjakannya.

e. Mempunyai standarkeja yang jelas bagi personil maupun manajemen.

f. Dapat meningkatkan kepercayaan pengguna jasa atas mutu pelayanannya.

g. Dapat memperluas lingkup pasar yang dikerjakannya.

2.3 Prinsip Manajemen Mutu

Prinsip Manajemen Mutu yang terdiri dari 8 (delapan) merupakan metode bagaimana

cara memimpin, mengatur dan mengendalikan suatu organisasi atau badan Usaha.

Dengan prinsip-prinsip manajemen dapat dioperasikan secara konsisten, sistematik

dan trasparan. Keberhasilan dalam meningkatkan keuntungan dan pengembangan

pasar dapat dihasilkan dengan menerapkan dan memelihara suatu sistem manajemen

mutu yang dirancang untuk memenuhi persyaratan dari semua pihak yang

berkepentingan, dan secara terus menerus meningkatkan kinerjanya. Kedelapan

prinsip manajemen dikenal dan diuraikan dalam penjelasan seri ISO, dan perlu

dipahami oleh seluruh Badan Usaha.

Dibawah ini akan diuraikan 8 (delapan) Prinsip Manajemen Mutu dalam seri ISO

9000:2000 sebagai berikut :

2.3.1 Fokus Pelanggan

Kehidupan Badan Usaha tergantung pada pelanggannya, oleh karena itu harus

memahami harapan dan kebutuhan pelanggan. Badan Usaha harus

merencanakan dan memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencoba untuk

melebihi harapan kebutuhan saat ini dan yang akan datang. Prinsip ini terkait

dengan klausul-klausul ISO 9001 : 2000 dengan tujuan untuk mengatur sistem

mutu, kebijakan, sasaran, perencanaan, kesadaran, produksi atau proyek dan

penyediaan jasa, monitoring kepuasan pelanggan dan peningkatan yang

berkelanjutan dan telah diakomodasikan dengan mempunyai klausul tersendiri.


2-3

2.3.2 Kepemimpinan

Direktur Badan Usaha harus menetapkan suatu kebijakan mutu dan sasaran

mutu untuk memberi arahan dan target serta harus menciptakan suatu

lingkungan yang harmonis dengan melibatkan staf dan karyawan dalam

mencapai sasaran mutu. Prinsip ini terkait di dalam standar ISO 9001 : 2000

klausul-klausul untuk komitmen, fokus pelanggan, kebijakan mutu, sasaran

mutu, tanggung-jawab manajemen, wakil manajemen, komunikasi internal dan

tinjauan manajemen.

2.3.3 Karyawan yang Terlibat

Badan Usaha harus mampu melibatkan semua karyawan untuk meningkatkan

kepedulian karyawan terhadap pencapaian mutu dan kepuasan pelanggan, dan

menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan mampu memenuhi persyaratan

pelanggan. Orang-orang yang berada pada semua tingkat perlu dilibatkan dalam

memenuhi kebutuhannya dan dapat menerapkan kemampuan yang berguna

untuk kepentingan perusahaan, karyawan, rekan sekerja dan pelanggan.

Komunikasi antar pihak harus dicatat, dan proses pekerjaan atau jasa harus

dikerjakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Terkait dengan standar ISO

9001 : 2000 menjelaskan komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran mutu,

tanggung-jawab dan wewenang, kesadaran kemampuan/wewenang dan

pelatihan, komunikasi internal dan lingkungan pekerjaan.

2.3.4 Pendekatan ProsesBadan Usaha harus mampu menciptakan kondisi yang akan dicapai akan lebih

efisien jika aktivitas dan sumber daya yang terkait diatur sebagai sebuah proses.

Yang dipusatkan pada pengendalian masukan kedalam proses dan pencegahan

ketidaksesuaian atau kesalahan dalam pekerjaan.

Sistem manajemen mutu diterapkan berdasarkan pendekatan proses yang

diawali dengan indentifikasi dan penetapan kriteria yang akan menjadi kendali

setiap tahapan proses. Keberhasilan pencapaian mutu sangat bergantung pada

konsistensi menjalankan proses yang telah ditetapkan untuk menghasilkan

untuk menghasilkan produk yang bermutu dan memenuhi persyaratan

pelanggan. Klausul-klausul yang terkait dengan prinsip pendekatan proses

diantaranya adalah Perencanaan sistem manajemen mutu, realisasi produk,

perbaikan berkelanjutan, pengendalian produk yang tidak sesuai (cacat),

tindakan koreksi dan tindakan pencegahan.


2-4

2.3.5 Pendekatan sistem pada manajemen

Badan Usaha harus merencanakan cara memenuhi peryaratan pelanggan.

Rencana meliputi semua aktivitas yang berkaitan dengan mutu dari hubungan

awal pelanggan hingga serah terima pekerjaan dan monitoring kepuasan

pelanggan. Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang

berhubungan sebagai sebuah sistem yang berperan untuk mencapai sasaran

yang efektif dan efisien. Klausul-klausul ISO 9001 : 2000 yang menggambarkan

pendekatan sistem untuk manajemen yang diuraikan di atas terdapat pada pasal

persyaratan umum, persyaratan dokumentasi, manual mutu, pengendalian

dokumen dan arsip, komunikasi internal, tinjauan ulang manajemen,

perencanaan realisasi produk, identifikasi dan mampu telusur, pemeliharaan

produk dan perbaikan berkesinambungan.

2.3.6 Perbaikan berkesinambungan

Badan Usaha harus mampu mengarahkan semua kayawan yang terlibat.

Pemimpin dan karyawan harus belajar dari kesalahan dan permasalahan serta

secara terus-menerus meningkatkan sistem yang telah dibangun. Peningkatan

yang berkesinambungan keseluruhan kinerja Badan Usaha merupakan bagian

sasaran utama.

Perbaikan berkesinambungan yang telah diuraikan di atas telah dijelaskan

dalam persyaratan ISO 9001 : 2000 pada pasal persyaratan umum, persyaratan

dokumentasi, komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran hasil mutu, wakil

manajemen, pengawasan intern, analisa data, tidakan pencegahan, tindakan

koreksi dan tindakan perbaikan.

2.3.7 Pendekatan fakta untuk membuat keputusan

Badan Usaha harus mampu membangun paradigma dalam diri karyawannya.

Setiap keputusan yang efektif harus berdasarkan analisis data dan informasi

serta sistem yang dikumpulkan dalam suatu data yang tidak bias dan bermakna,

sehingga jalur komunikasi yang jelas adalah penting. Klausul-klausul ISO 9001 :

2000 yang menyertai sasaran mutu, sistem manajemen mutu, perencanaan,

wakil manajemen, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat

pengukur dan monitoring, kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan

yang berkesinambungan.


2-5

2.3.8 Hubungan Pemasok yang saling menguntungkan

Badan Usaha harus mampu membangun lingkungan usaha yang saling

menguntungkan. Hubungan Badan Usaha dan pemasok tergantung pada

hubungan satu sama lain yang saling menguntungkan, dan akan menghasilkan

keuntungan bagi semua pihak, seperti peningkatan mutu, stabilitas dan

konsistensi yang ditingkatkan.

Hubungan dimulai dengan komunikasi yang jelas dan dibangun berdasarkan

konsistensi tujuan dan kepercayaan. Klausul-klausul ISO 9001 : 2000 yang

terkait dengan prinsip ini terdapat dalam pasal persyaratan umum, sasaran

mutu, perencanaan, sistem manajemen mutu, pembelian, penyediaan produk

monitoring dan dan pengukuran produk dan proses analisa data, tindakan

pencegahan dan koreksi serta peningkatan yang berkesinambungan.


3-1

BAB IIIPERENCANAAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

3.1 UmumDalam Perencanaan Penerapan Sistem Manajemen Mutu, hal yang paling penting

untuk ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan sistem

manajemen mutu pada Badan Usaha. Tanpa adanya komitmen yang jelas dan tegas

maka kecil kemungkinan pelaksanaan dan penerapan sistem manajemen mutu akan

berjalan dan tercapai baik sesuai dengan yang direncanakan. Komitmen adalah power

yang utama untuk menggerakan mesin manajemen dalam menerapkan sistem

manajemen mutu. Tanpa komitmen dari manajemen puncak yang didukung oleh

seluruh karyawan maka sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan secara

maksimal. Manajemen puncak harus memberi bukti komitmennya pada penyusunan

dan implementasi sistem manajemen mutu serta perbaikan berkesinambungan dan

keefektifannya dengan cara melakukan hal-hal seperti berikut :

- Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya pemenuhan dan

pelaksanaan persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan.

- Menetapkan kebijakan mutu Badan Usaha serta menjalankannya.

- Memastikan penetapan sasaran mutu yang dijalankan secara konsisten.

- Melakukan tinjauan manajemen secara berkala.

- Memastikan tersedianya sumber daya.

3.2 Landasan Hukumsesuai Keputusan Menteri Kimpraswil RI Nomor = 362/KPTS/M/2004, huruf F,

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Konstruksi, butir 5 Rencana Mutu, ditetapkan

sebagai berikut :

3.2.1 Rencana Mutua. Rencana Mutu berisi rencana pelaksanaan kegiatan proyek dalam

rangka penjaminan mutu konstruksi yang dihasilkan.

b. Rencana Mutu harus mengidentifiksi :

1) Pejabat yang membuat, memeriksa dan mengesahkan Rencana

Mutu

2) Riwayat perubahan Rencana Mutu

3) Daftar distribusi Rencana Mutu

4) Lingkup penerapan Rencana Mutu, dan

5) Referensi atau acuan yang digunakan dalam Rencana Mutu


3-2

c. Di lingkungan Departemen Kimpraswil terdapat dua jenis Rencana Mutu

yaitu : 1) Rencana Mutu Proyek (RMP) dan 2) Rencana Mutu Kontrak

(RMK). penjelasan lebih rinci dari Rencana Mutu diuraikan dalam Bab V,

huruf B dalam Pedoman Mutu ini sebagai berikut :

1. Ketentuan Rencana MutuRencana Mutu minimal harus memenuhi hal-hal sebagai berikut :

a. Rencana Mutu harus sesuai dengan Sasaran Mutu (quality

objective) dan sejalan dengan persyaratan proses lain dari sistem

manajemen mutu konstruksi.

b. Rencana Mutu harus berisikan persyaratan teknis, administrasi,

keuangan maupun ketentuan lain seperti yang dipersyaratkan

dalam Perencanaan Program.

c. Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan sumber daya manusia

dan sumber daya lainnya dalam rangka memenuhi mutu

konstruksi yang diinginkan.

d. Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan dokumen system

manajemen mutu konstruksi (meliputi : PedomanMutu, Manual

Mutu, Prosedur Mutu petunjuk teknis, instruksi keja dan daftar

periksa /simak) dalam rangka mencapai kesesuaian mutu

konstruksi yang diinginkan.

e. Rencana mutu harus mencakup aktvitasverifikasi, validasi,

pemantauan, inspeksi dan pengujian yang diperlukan beserta

kritiera penerimaannya.

f. Rencana Mutu harus mencakup catatan mutu (qualtu records)

yang dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa perencanaan

kegiatan memenuhi persyaratan mutu konstruksi yang telah

dtetapkan.

2. Penanggung Jawaba. Wakil Manajemen Tingkat Departemen Bertanggung jaab atas

penetapan standar dan atau forat Rencana Mutu Pryek (RMP)

dan Rencana Mutu Kontrak (RMK).

b. Direktorat Jenderal bertanggungjawab atas sosialisasi standar an

atau format Rencana Mutu Proyek (RMP) dan Rencana Mutu

Kontrak (RMK) kepada jajaran dan unit yang terkait dengan

penjaminan mutu konstruksi.


3-3

c. Atasan Langsung bertanggung jawab atas pengesahan dan

pemantauan pelaksanaan Rencana Mutu Proyek (RMP).

d. Unit Pelaksana sebagai Pengguna Barang / Jasa bertanggung

jawab atas :

1) Penetapan Rencana Mutu Proyek (RMP)

2) Penjaminan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan Rencana

Mutu Proyek (RMP) yang telah ditetapkan.

3) Sosialisasi Rencana Mutu proyek (RMP) kepada pejabat inti

Unit Pelaksana / Proyek /Bagpro.

4) Pengesahan Rencana Mutu Kontrak RMK) yang disusun dan

diajukan oleh Penyedia Barang / Jasa.

e. Penyedia Barang / Jasa bertanggung jawab atas :

1) Pembuatan Rencana Mutu Kontrak (RMK) untuk disetujui/

disahkan Pengguna Jasa.

2) Sosialisasi Rencana Mutu Kontrak (RMK) kepada seluruh

jajaran pelaksana pekerjaan.

3. Rencana Mutu Proyeka. Rencana Mutu Proyejk (RMP) adalah doukmen system

manajemen mutu konstruksi yang disusun oleh

unitlaksanasebagai penggunabarang / jasa dalam

rangkamenjakin mutu konstruksi bidang Kimpraswil.

b. Dokumen Rencana Mutu (RMP) digunakan sebagai panduan

pelaksanaan pemantauan dan peninjauan terhadap pelaksanaan

kegiatan proyek dibandingkan dengan ketentuan dan persyaratan

yang telah ditetapkan sebelumnya dalam perencanaan program.

c. Rencana Mutu Proyek (RMP) minimal mencakup :

1) Kebijakan proyek

2) Informasi proyek

3) Struktur Organisasi Proyek

4) Lingkup kegiatan proyek

5) Jadwal pelaksanaan kegiatan

6) Daftar Peralatan Kerja

7) Bagan alir pelaksanaan kegiatan

8) Sistem Manajemen Mutu Proyek

9) Daftar Simak


3-4

4. Rencana Mutu Kontraka. Rencana Mutu Kontrak (RMK) adalah system manajemen mutu

konstruksi yang disusun oleh penyedia barang / jasa untuk setiap

kontrak pekerjaan

b. Dokumen Rencana Mutu Kontrak (RMK) digunakan untuk

menjamin, bahwa spesifikasi teknis yang melekat pada kontrak

antara penyedia Barang / Jasa dengan Departemen Kimpraswil

yang diwakili oleh unit Pelaksana sebagai Pengguna Barang /

Jasa yang dipenuhi sebagaimana mestinya.

c. Rencana Mutu Kontrak (RMK) minimal mencakup :

1) Informasi pengguna dan penyedia jasa

2) Bagan organisasi pelaksanaan pekerjaan termasuk organisasi

Pengguna Barang / Jasa dan Penyedia Barang / Jasa serta

konsultan pengawas bila ada ;

3) Uraian tugas dan tanggung jawab pelaksanaan pekerjaan

4) Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan

5) Prosedur Instruksi Kerja

6) Bagan alir kegiatan pokok

7) Gambar Kerja (shop drawing) – khusus proyek fisik

8) Dafar bahan

9) Daftar peralatan

10) Jadwal kegiatan dan jadwal

11) Lembar kerja

12) Daftar simak

3.3 Pengembangan Sistem Manajemen Mutu3.3.1 Seri Standar – ISO 9000

Seri Standar ISO 9000 adalah Standard Internasional yang diterbitkan oleh

The International Organization for Standard, yang berkedudukan di Geneva

– Switzerland sebagai Pedoman Umum yang mengatur secara sistematis

pencapaian Mutu yang diinginkan dari produk-produk yang akan dihasilkan

(Barang ataupun Jasa / pelayanan) melalui proses Quality Management dan

Quality Assurance System.


3-5

Keluarga Seri Standard ISO – 9000 dapat digambarkan sebagai berikut :

Dari keluarga ISO 9000 tersebut diatas, maka ISO – 9001, ISO – 9002 dan

ISO – 9003 merupakan Standard yang didasarkan pada hubungan

Kontraktual antara Pemberi Tugas dengan Pemberi Barang / Jasa.

Maksudnya adalah bahwa tingkat kualitas yang dijamin adalah tingkat

kualitas yang telah sama – sama disepakati melalui kontrak.

Di Indonesia Seri Standard ISO – 9000 (visi 1994) tersebut telah diadopsi

menjadi Seri Standard SNI, misalnya : SNI 19 – 9000 – 1, SNI 19 – 9001,

SNI 19 – 9004 -1.

3.3.2 Aplikasi Standard di Bidang KonstruksiSeri Standard ISO 9000 pada mulanya adalah di – develope untuk industri

manufaktur (manufacturing industry), maka jika kemudian akan diterapkan

pada industri konstruksi perlu dilakukan penyesuaian , lebih spesifik lagi

disesuaikan dengan sistem operasi & prosedur (operating system &

procedures) diperusahaan yang bersangkutan.

Non ContractualSituations

ContractualSituations

QualityAssurance

Models

ISO 9001

ISO 9002

ISO 9003

Definition of Concept

ISO 8402

Selection and Use of theStandard

ISO 9000 -1

Quality ManagementQuality System Elements

ISO 9004 - 1


3-6

Sistem Manajemen Mutu sedapat mungkin dikembangkan dari sistem

operasi & prosedur yang telah ada dan diberlakukan diperusahaan yang

bersangkutan (existing operating system & procedures)

Tambahan prosedur dan dokumentasi biasanya terkait dengan Pengendalian

Dokumen dan Review, dan ditambahkan untuk melengkapi dan memenuhi

persyaratan standar ISO 9000 yang belum dimiliki oleh perusahaan. Standar

ISO 9000 tidak me-rekomendasi-kan untuk meng-create sistem operasi &

prosedur yang sama sekali baru, karena hal ini akan menimbulkan hambatan

dalam penerapan dilapangan.

Dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu untuk pelaksanaan Konstruksi

direkomendasikan sistem kualitas ISO-9001 maka yang sangat diperlukan

adalah penerapan 20 elemen sesuai dan mengacu Keputusan Menteri

Permukiman dan Prasarana Wilayah RI Nomor : 362/KPTS/M/2004 tentang :

Sistem Manajemen Mutu Konstruksi Departemen Permukiman dan

Prasarana Wilayah.

Adapaun 20 elemen ISO-9001 sebagai berikut :

ELEMEN-ELEMEN SISTIM KUALITAS ISO 9001

NO. ELEMENISO -

9001

Uraian rinci pada

Dokumen Prosedur Mutu

(PM)

1. Tanggung Jawab Manajemen 4.1 PM-01

2. Sistem Kualitas 4.2 PM-02

3. Tinjauan Ulang Kontrak 4.3 PM-03

4. Pengendalian Desain 4.4 PM-04

5. Pengendalian Data dan Dokumen 4.5 PM-05

6. Pembelian 4.6 PM-06

7.Pengendalian Produk yang dipasok

pelanggan4.7 PM-07

8.Identifikasi dan Kemampuan Penelusuran

Produk4.8 PM-08

9. Pengendalian Proses 4.9 PM-09

10. Inspeksi dan Pengujian 4.10 PM-10

11.Pengendalian dan Inspeksi Pengukuran

dan Peralatan Uji4.11 PM-11


3-7

12. Status Inspeksi dan Pengujian 4.12 PM-12

13. Pengendalian Produk NonKonformans 4.13 PM-13

14. Tindakan Pencegahan dan Korektif 4.14 PM-14

15.

Penanganan, Penyimpanan,

Pengepakan, Pemeliharaan/Pengawetan

dan Penyerahan

4.15 PM-15

16. Pengendalian Catatan Kualitas 4.16 PM-16

17. Audit Kualitas Internal 4.17 PM-17

18. Pelatihan 4.18 PM-18

19. Pelayanan 4.19 PM-19

20. Teknik Statistik 4.20 PM-20

KETERANGAN :

3.3.3 Tanggung Jawab Manajemen (Management Responsibility)Perencanaan dan implementasi Manajemen Mutu dimulai dari Tanggung

Jawab Manajemen (Management Responsibility) yang dalam hal ini adalah

Kebijakan Mutu (Quality Policy).

Komitmen dan keterlibatan dari Top Manajemen adalah sangat penting

dalam memacu perusahaan untuk mencapai mutu produk / jasa yang sesuai

dengan persyaratan yang ditetapkan.

a. Kebijakan MutuSebagai landasan dimulainya kegiatan penerapan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001, maka langkah awalnya adalah diterbitkannya Kebijakan

Mutu yang ditandatangani Pimpinan Perusahaan sebagai manifestasi

komitmen dari Top Manajemen dan seluruh jajarannya untuk

menerapkan sistem manajemen mutu.

b. OrganisasiDalam upaya mencapai tujuan (objectives) yanga telah ditetapkan oleh

perusahaan maka diperlukan organisasi yang mencakup :

1) Bagan Organisasi yang mencerminkan alur wewenang (authority)

dan tanggung jawab (responsibility)

2) Uraian Tugas (job descriptions) yang berisi tugas-tugas, wewenang

dan tanggung jawab untuk jabatan / tugas tertentu.


3-8

Kejelasan (Clarity) akan tugas yang diberikan dan dipercayakan

kepada seseorang merupakan tiang utama bagi keberhasilan

pelaksanaan tugas itu nantinya. Dengan kejelasan atas tugas

seseorang, maka akan mudahlah bagi si pengemban tugas untuk

menyiapkan dirinya guna melaksanakan tugas-tugasnya sesuai

dengan lingkup, tanggung jawab dan wewenangnya.

Adalah mutlak bagi seorang pejabat (jabatan apapun dan pada level

manapun yang diserahkan kepadanya) untuk mengenali, memahami

dan mampu melaksanakan dengan baik fungsi, lingkup tugas dan

bagaimana dia akan melaksanakannya, disamping mengenali fungsi,

lingkup tugas pejabat lain. Dan juga tidak boleh dilupakan Sasaran

Kerja Individu (SKI) dan Sasaran Kerja Kelompok (SKK) serta target

yang harus dicapai.

Informasi mengenai hal-hal tersebut tadi antara lain terdapat pada

Uraian Tugas dan Jabatan (Job descriptions), serta pada prosedur

(procedures) dan petunjuk kerja (work instruction) yang ada.

c. Tinjauan Manajemen (Management Review)Standard menyebutkan bahwa Rapat Tinjauan Manajemen

diselenggarakan secara berkala, dipimpin oleh Top Manajemen sesuai

dengan stratanya yang tujuannya untuk melihat kesesuaian dan

keefektifan penerapan prosedur/ instruksi kerja dalam memenuhi

standard.

3.3.4 Sistem Mutu (Quality System)Sistem Manajemen Mutu dalam suatu perusahaan mewajibkan manajemen

untuk menetapkan standard & prosedur operasional yang diberlakukan

diseluruh perusahaan. Untuk memastikan bahwa standard & prosedur

dipergunakan dan diikuti maka harus di-dokumentasi-kan.

Secara hierarchies maka dokumen sistem mutu (Quality System) adalah

sebagai berikut :

a. Manual Mutu (Quality Manual)Manual Mutu berisi ringkasan dari sistem mutu perusahaan, dan harus

dapat menyajikan gambaran yang jelas mengenai Sistem Mutu yang

diterapkan diperusahaan.

Manual Mutu tersebut terdiri dari :


3-9

Informasi mengenai perusahaan dan lingkup bisnisnya

Kebijaksanaan mengenai pengendalian atas manual & prosedur

perusahaan

Kebijakan Mutu dari perusahaan yang ditandatangani oleh Pimpinan

Perusahaan (Top Manajement)

Struktur Organisasi perusahaan dan typical organisasi lapangan

Uraian Tugas (Job descriptions) dari personil kunci (key personel)

Manajemen Representatif (Quality System Manager)

Review atas Sistem Mutu yaitu Manajemen, Review & Audit Mutu

Internal

b. Prosedur Mutu (Quality Procedures)Perusahaan harus menetapkan prosedur-prosedur yang akan dibuat,

yaitu yang terkait langsung dan berpengaruh pada mutu produk/jasa.

Cara yang baik untuk memulai adalah dengan membuat flow chart dari

kegiatan-kegiatan perusahaan dan mengidentifikasi kegiatan kunci (key

activities).

Idealnya prosedur-prosedur ini dibuat oleh personil yang ditugaskan

pada masing-masing kegiatan (person in charge) sehingga akan

menghasilkan prosedur-prosedur yang real dan applicable.

Prosedur-prosedur tersebut meliputi :1) Maksud & tujuan dan lingkup kegiatan yang akan dibuat prosedurnya

2) Segmen-segmen dari kegiatan, guna menunjukkan bagaimana

kegiatan tersebut harus dilaksanakan.

3) Personil yang bertanggung jawab dalam kegiatan tersebut (person in

charge)

4) Personil yang bertanggung jawab atas inspeksi & tes

5) Referensi sebagai tambahan literatur seperti produk hukum yang

terkait, standar dsb.

6) Check list atau form-form dari setiap kegiatan, termasuk contoh form

harus dilampirkan pada prosedur.

7) Tindakan yang harus dilakukan jika timbul non-conformance selama

pelaksanaan pekerjaan.


3-10

c. Rencana Mutu Kontrak (RMK) (Contract Quality Plan)Dokumen Rencana Mutu kontrak berisikan strategi perusahaan untuk

mencapai mutu hasil kerja yang sesuai persyaratan seperti yang

ditetapkan didalam spesifikasi teknis, dan menyajikan gambaran secara

ringkas (summary) dari pekerjaan yang informative.

Dokumen ini harus disiapkan oleh Kepala Proyek (Project Manager)

setelah dinyatakan sebagai pemenang tender untuk pekerjaan yang

bersangkutan.

Dokumen Sistem Mutu untuk Kontraktor

Manual&

ProsedurMutu

PerusahaanProsedur

MutuProyek

ProsedurMutu

Kantor

RencanaMutu

Kontrak

Manual&

ProsedurMutu

Perusahaan

ProsedurMutu

Desain

ProsedurMutu

Kantor

ProsedurMutu

Konstruksi

RencanaMutu

Kontrak

RencanaMutu

Kontrak


3-11

Dokumen Sistem Mutu untuk Kontraktor rancang – bangun (design &

built).

Dalam Dokumen Rencana Mutu Kontrak tersebut tercantum secara rinci

mengenai hal-hal sebagai berikut :

1) Bagan Alur (Flow Chart) kegiatan pelaksanaan pekerjaan

2) Penetapan Prosedur dan instruksi kerja yang akan dipergunakan

sesuai dengan alur kegiatan tersebut diatas.

3) Penetapan pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh sub-kontraktor.

4) Rencana Inspeksi dan Test yang meliputi : kegiatan yang perlu

diperiksa mutu pekerjaannya sebelum kemudian dilanjutkan keproses

selanjutnya, type dan frekuensi inspeksi dan jenis recordnya.

5) Kriteria keberterimaan (acceptance criteria) atas kegiatan tersebut

diatas dan toleransi penerimaan yang diijinkan

6) Daftar peralatan pokok yang akan dipergunakan

d. Instruksi KerjaMenurut Kepmen Kipraswil No. 362/KPTS/M/2004, yang dimaksud

dengan instruksi kerja seperti tertuang dalam Bab I Umum, huruf F :

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Konstruksi, butir : 6 Instruksi

Kerja sebagai berikut :

a. Instruksi kerja berisi cara atau petunjuk teknis dari suatu aktivitas

atau kegiatan yang berkaitan dengan penjaminan mutu konstruksi

pada tingkat Unit Pelaksana di lingkungan Departemen Kimpraswil.

b. Instruksi Kerja minimal mencakup :

1) Pejabat yang membuat memeriksa dan mengesahkan instruksi

kerja,

2) Riwayat perubahan instruksi kerja

3) Daftar distribusi instruksi kerja

4) Lingkup penerapan instruksi kerja

5) Referensi atau acuan yang digunakan dalam instruksi kerja

6) Tahapan proses, aktivitas atau kegiatan sesuai instruksi kerja

7) Daftar lampiran berupa format catatan mutu yang merupakan

pencatatan dari pelaksanaan kegiatan sesuai instruksi kerja.

8) Alur kerja dari aktivitas

9) Daftar peralatan yang dipergunakan

10) Daftar rincian kegiatan atau aktivitas


3-12

11) Daftar simak atau dafatr periksa

Format pembuatan Instruksi Kerja dapat diikuti sebagai berikut :INSTRUKSI KERJA Tgl. Edisi Pertama : No. Kopi :

No. Edisi : Tgl. Revisi :No. Dokumen : Halaman Ke :

ALAT BAHAN LOKASI PEKERJAAN

No. LANGKAH PEKERJAAN KRITERIABERTERIMA

STATUSBAIK TDK.

Quality Sistem Manager menyimpan daftar seluruh Rekaman Mutu dan

mengetahui dimana dan siapa yang memegang Perusahaan

menetapkan masa berlakunya rekaman tersebut dan menginstruksikan

kepada petugas pengendali dokumen (PPD) di site agar setelah proyek

selesai maka semua rekaman mutu diserahkan kepada PPD perusahaan

untuk didokumentasikan.

3.4 Penunjukan Wakil ManajemenAdanya komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran manajemen untuk

menerapkan sistem manajemen mutu dibuktikan dengan menunjuk seorang wakil

manajemen. Direksi memberi wewenang kepada wakil manajemen untuk

mengelola, memantau, mengevaluasi dan mengkoordinasikan sistem manajemen

mutu di lapangan. Dengan tujuan untuk meningkatkan operasi dan perbaikan yang

efektif dan efisien penerapan sistem manajemen mutu guna target dan sasarannya

tercapai.

3.5 Pembentukan Tim ISOTahapan persiapan penerapan sistem manajemen mutu adalah pembentukan tim

ISO, hal ini penting dilakukan karena sistem manajemen mutu merupakan suatu

sistem manajemen mutu yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak

seperti Direksi sampai level yang paling bawah dalam struktur organisasi.

Pembentukan Tim ISO terdiri dari :


3-13

a. Seorang Wakil Manajemen

Seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasi pelaksanaan Audit Mutu

Internal Badan Usaha.

b. Seorang pusat pengendali dokumen yang bertugas mengendalikan seluruh

dokumen mutu Badan Usaha dalam menerapkan sistem manajemen mutu mulai

dari mendistribusikan, menyimpan, memelihara, menarik dokumen,

menghancurkan dan memastikan dokumen mutu yang beredar adalah dokumen

teknisi atau paling mutakhir.

c. Personil wakil dari tiap-tiap bagian yang bertugas membuat dan membangun

SMM di lingkungan bagiannya serta dapat dilibatkan sebagai calon auditor

internal yang akan mengaudit kondisi penerapan SMM di internal Badan Usaha.

3.6 Struktur organisasi3.6.1 Bagan struktur organisasi

Struktur organisasi merupakan salah satu dokumen utama bagi kelengkapan

administrasi Badan Usaha. Struktur organisasi diperlukan sebagai pedoman

untuk melakukan pembagian tugas, kewajiban dan wewenang dalam

menjalankan kegiatan Badan Usaha. Struktur organisasi secara visual

digambarkan dalam bentk bagan yang disusun bagi kebutuhan koordinasi

penyelenggaraan kegiatan Basan Usaha dan dirancang berdasarkan kondisi

operasional pembagian tugas kepada setiap personil Badan Usaha.

Pemimpin Badan Usaha dapat menetapkan struktur organisasi dengan

fungsi-fungsi organisasi yang mengacu pada sistem instruksional atau

sistem koordinasi sesuai dengan maksud dan tujuan penyelenggaraan

organisasi.

Menentukan besar kecilnya struktur organisasi Badan Usaha terlebih dahulu

harus mengidentifikasi kebutuhan fungsi dalam organisasi dan penetapan

kriteria kompetensi yang diperlukan dalam struktur organisasi tersebut.

Secara umum Badan Usaha Jasa Konstruksi memiliki struktur organisasi

induk Badan Usaha yang sifatnya secara permanen dan struktur organisasi

proyek yang sifatnya temporer memenuhi kebutuhan pelaksanaan proyek.

Bentuk bagan struktur organisasi harus dapat menjelaskan secara visual

tingkat dan luasan kewenangan masing-masing unit.


3-14

3.6.2 Wewenang dan Tanggung jawabDidalam persyaratan standar, wewenang dan tanggung jawab masing-

masing fungsi dalam struktur organisasi harus ditetapkan sesuai pembagian

yang jelas dan diupayakan tidak terjadi penugasan yang tumpah tindih

antara satu fungsi dan fungsi yang lainnya sehingga terjadi kesenjangan

kewenangan atau dobel kewenangan yang dapat menimbulkan konflik

kepentingan di antara fungsi-fungsi tersebut.

Pemimpin Badan Usaha harus berani memberikan wewenang yang sesuai

dengan tingkatan atau eselon yang diberikan kepada seseorang itu tanggung

jawab setiap personil dalam organisasi harus ditetapkan sebagai panduan

dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kebutuhan Badan Usaha. Uraian

wewenang dan tanggung jawab harus dijelaskan secara rinci untuk

memenuhi kesesuaian persyaratan SMM.

3.7 Membangun SMM3.7.1 Pelatihan pemahaman SMM bagi manajemen dan karyawan

Pelatihan SMM ISO 9001:2000 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran

mutu bagi Direksi dan memberikan pemahaman persyaratan kepada Tim

ISO. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatoihan kesadaran mutu (quality

awareness) bagi Direksi dan Tim ISO sehingga dapat memberikan

pemahaman mengenai :

a. Sejarah SMM

b. Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan

manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan sistem

manajemen mutu dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajeemn

(WM).

c. Penjelasan delapan (8) prinsip manajemen mutu yakni fokus pelanggan,

kepemimpinan, keterlibatan karyawan, pendekatan proses, pendekatan

sistem terhadap manajemen, peningkatan berkelanjutan, pendekatan

faktual dalam mengambil keputusan dan hubungan pemasok yang saling

menguntungkan.

d. Manfaat SMM ISO 9001:2000 bagi Badan Usaha

e. Pengertian umum klasul-klasul yang terdapat dalam SMM ISO

9001:2000

f. Faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMM ISO

9001:2000


3-15

g. Penjelasan mengenai sertifikat SMM

h. Metoda dan teknik pemeliharaan SMM

i. Metoda evaluasi peningkatan penerapan SMM

Sedangkan pelatihan pemahaman SMM ISO 9001:2000 bagi tim ISO dan

personil inti Badan Usaha memberikan pemahaman mengenai :

a. Sejarah SMM

b. Pengertian mutu bagi penyedia jasa konstruksi (konsultan atau

kontraktor), jaminan mutu bagi pengguna jasa dan biaya mutu bagi jasa

konstruksi

c. Pengertian sistem mutu bagi penyedia jasa, pengendalian mutu dan

proses inspeksi proyek

d. Penjelasan 8 prinsip manajemen mutu (lihat di atas).

e. Penggambaran peta proses bisnis dan interaksinya

f. Pemahaman klausul-klausul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2000

dan keterkaitan dengan proses kerja yang ada di tiap bagian.

g. Penjelasan mengenai alasan dasar mendokumentasikan SMM

h. Cara dan metode serta persyaratan dalam membuat dan

mendokumentasikan SMM

i. Penjelasan bagaimana cara dan metode penulisan manual mutu,

prosedur kerja, instruksi kerja dan rekaman sesuai dengan persyaratan

SMM

j. Metoda pembuatan format prosedur yang sederhana, efisien dan mudah

untuk digunakan dengan mengacu persyaratan SMM

k. Penjelasan mengenai metode pengendalian dokumen sistem mutu yang

dimulai dengan penjelasan cara membuat, mendistribusikan,

menyimpan, merevisi, memelihara dan menghancurkannya.

l. Penjelasan mengenai penjelasan cara mengendalikan rekaman kerja,

dimulai dengan bagaimana menyimpan, memelihara dan menentukan

masa simpan serta aturan penghancurannya.

3.7.2 Menyusun dokumen SMMDokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu, dokumen harus

tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap orang

yang memerlukannya. Tanpa adanya dokumen yang teratur dan rapih,

penerapan sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan dengan baik


3-16

dan tidak dapat dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis

untuk perbaikan berkelanjutan (continual improvement) memerlukan

dokumentasi sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun dengan

baik sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di Badan Usaha.

Susunan dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan hirarki, dimana

masing-masing dokumen harus ditetapkan tingkatnya sesuai tingkatan-

tingkatan yang diperlukan pada kegiatan Badan Usaha. Dokumen yang lebih

rendah levelnya mengandung penjelasan klausul-klausul dokumen yang

lebih tinggi dan isinya tidak boleh bertentangan.

Penyusunan dokumen sistem mutu (DSM) dilakukan oleh Tim ISO dengan

dibantu oleh masing-masing personil inti dari bagian terkait meliputi :

a. Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu (SMM) level 1

yang menggambarkan kegiatan bisnis Badan Usaha secara umum

dalam penerapannya memenuhi persyaratanSMM, termasuk kebijakan

mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Direksi Badan Usaha.

b. Prosedur adalah dokumen SMM level 2 yang menjelaskan langkah-

langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang

terkait dengan penerapan SMM Badan Usaha

Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap

pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan

bisnis Badan Usaha.

c. Instruksi kerja adalah dokumen SMM level 3 yang sifatnya untuk

memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang

harus dilakukan oleh satu (1) orang atau satu unit yang terlibat atau yang

fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Badan Usaha.

Instruksi kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari atau

mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.

d. Rekaman adalah bukti kerja (evidence) yang merupakan bagian dari

dokumen SMM dapat dikatakan sebagai dokumen level 4. rekaman

dapat berupa arsip surat menyurat, formulir-formulir isian, daftar periksa,

hasil uji coba dan test, buku laporan dan lain-lain sebagainya yang harus

diatur dan dikendalikan secara tersendiri.

Dokumen sistem mutu harus diterapkan oleh semua jajaran Badan Usaha

yang terkait secara konsisten. Penyelenggaraan dokumentasi SMM Badan

Usaha agar efektif memenuhi persyaratan SMM dan diatur sesuai hirarki

level dokumentasi SMM menurut ketentuan dalam tabel sebagai berikut :


3-17

Semua dokumen Badan Usaha internal maupun dokumen eksternal harus

ditetapkan levelnya sesuai dengan ketentuan hirarki lebel dokumentasi

SMM. Tujuannya untuk menjaga penggunaan dokumentasi agar dapat

dikendalikan dan pengaturan keseluruhan dokumen tersebut diatur dalam

prosedur pengendalian dokumen dan prosedur pengendalian rekaman.

Manual mutu : manajemen Badan Usaha harus menetapkan dokumentasi

manual mutu sebagai pedoman penerapan SMM Badan Usaha dan harus

diterapkan dan dipelihara oleh semua jajaran yang terkait sesuai ketentuan

persyaratan SMM.

Prosedur : Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan dan dipelihara

untuk mengendalikan semua proses yang mengacu pada persyaratan SMM.

Prosedur pengendalian yang diperlukan untuk menjamin kepuasan operasi.

Tabel dokumentasi berdasarkan level dan jenis dokumen sistem mutuLevel Dokumen Persyaratan Dokumen Badan Usaha

1. Kebijakan mutuSasaran mutuManual mutu

Visi dan misiKebijakan mutuSasaran mutuManual mutu

2. Prosedur Akte pendirian Badan UsahaPeraturan Badan UsahaSurat Keputusan DireksiProsedur-prosedur kerja

3. Instruksi kerja Surat edaran direksiPetunjuk pelaksanaanSpesifikasi teknisGambar kerjaPeraturan standar produkPeraturan dan perundang-undangan terkaitInstruksi kerja

4. Rekaman Arsip surat menyuratBerita acaraGambar hasil kerjaDaftar periksaLaporan hasil uji dan testLaporan proyek

Instruksi kerja : instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang

pembuatannya dilakukan oleh masing-masing bagian dan bersifat teknis.

Uraian kegiatan pengendalian dokumen seperti dijelaskan di bawah ini :

a. Penerbitan dan persetujuanProsedur pengendalian dokumen menjelaskan metodologi penerbitan

semua dokumen terkendali yang berlaku di berbagai lokasi atau

pengguna tergantung apakah dapat diterapkan prosedur tersebut. Daftar

dokumen yang disetujui dibuatkan distribusinya. Prosedur juga


3-18

menjelaskan wewenang, dimana dokumen harus disetujui sebelum

diterbitkan.

b. Peninjauan ulang dan persetujuan ulangProsedur pengendalian dokumen menjelaskan wewenang peninjauan

ulang sesuai dengan isi dokumen dan hanya setelah peninjauan ulang

dokumen-dokumen itu disetujui. Merevisi isi dokumen perlu jika

perbaikan sistem atau dalam praktek dilakukan amandemen dan

pembaharuan. Versi pembaruan ini kemudian segera ditinjau ulang.

Perubahan-perubahan yang terjadi disahkan ulang oleh pejabat yang

berwenang.

c. Identifikasi status perubahan dan revisiSemua dokumen penting untuk SMM pada Badan Usaha harus

diidentifikasi dengan sistem penomoran yang unik. Dilakukan antara lain

rincian dalam prosedur untuk pengendalian dokumen. Ini menjamin

bahwa semua perubahan dokumen disiapkan, ditinjau ulang,

diperbaharui dan kemudian disyahkan oleh otoritas yang sama dan telah

diadakan persetujuan dan peninjauan ulang sesuai aslinya. Perubahan-

perubahan dalam dokumen yang direvisi dan dibuat sesuai dengan

prosedur dokumen dan perubahan data. Semuanya direkam dalam

rekaman data amandemen.

d. PengendalianSemua dokumen dalam lingkup SMM dikendalikan sesuai dengan

prosedur. Dan untuk pengendalian dokumen tersebut harus diterbitkan

dalam format ”salinan terkendali”. Semua salinan terkendali dari

dokumen harus dapat didistribusikan ke divisi/ bagian terkait dan tercatat.

Kepastian bahwa hanya dokumen terbaru yang digunakan meruakan

jaminan dengan menempatkan salinan terkini dari dokumen itu dapat

diterapkan dalam versi yang terbaru, dokumen itu tentunya disetujui.

Untuk identifikasi status bahwa terbitan terbaru dokumen yang

digunakan, maka daftar dari dokumen induk itu harus dipelihara WM. WM

harus dapat menunjukkan status terbitan khusus yang terbaru lengkap

dengan tanggal terbit.

e. KodifikasiProsedur pengendalian dokumen menjelaskan bahwa dokumen yang

relevan SMM mudah diidentifikasi. Semua dokumen level 1, 2, 3 dan 4

dalam lingkup SMM dicetak untuk menjamin bahwa dokumen itu jelas


3-19

dan resmi. Semua dokumen level 4 dapat dicetak dengan komputer atau

tulisan tangan dan harus dapat dipastikan bahwa rekaman dapat dibaca.

f. Dokumen externalProsedur pengendalian dokumen menjamin bahwa semua dokumen

eksternal yang diperlukan oleh Badan Usaha harus dikendalikan dan

mudah diperoleh ketika akan dipakai.

g. Dokumen usang (obsolete)

Prosedur untuk pengendalian dokumen menjamin bahwa hanya

dokumen versi terakhir yang diterbitkan dari dokumen-dokumen yang

relevan dapat diperoleh di semua tempat pemakaian. Dokumen yang

telah usang ditarik dan dimusnahkan untuk mencegah pemakaian yang

tidak diinginkan. Wakil Manajemen harus menyimpan salinan lama dan

ditandai dengan tulisan ”obsulete copy” atau ”superseded” untuk

referensi ke depan.

3.7.3 Sosialisasi dokumen SMMSuatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM adalah

untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan sasaran

yang hendak dicapai untuk menerapkan SMM secara sempurna. Strategi

meliputi suatu program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber

daya yang diperlukan, tanggung jawab dan wewenang personil, cara

meninjau ulang poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan. Untuk itu harus

menyediakan suatu kerangka kemajuan yang berkelanjutan.

Dengan begitu kita dapat mempertimbangkan pengembangan proyek dan

kebijakan yang dapat dilakukan di area lain pada waktu-waktu selanjutnya.

Implementasi penh dan perekaman semua aktivitas dalam sistem perlu

direncanakan. Manajemen harus menentukan level keterlibatan para personil

dalam operasi sehari-hari mulai dari tahapan penerapan sistem hingga

penentuan jumlah personil manajemen yang harus didelegasikan. Juga

ditentukan ukuran Badan Usaha, lokasi, kompleksitas dan sifat proses yang

digunakan akan memiliki suatu pengaruh terhadap pengambilan keputusan.

Setiap Badan Usaha harus mengembangkan sebuah rencana yang

menggambarkan komitmen terhadap waktu yang dibutuhkan untuk mencapai

sasaran. Mengembangkan sebuah rencana implementasi sesuai isi

dokumen SMM yang telah disusun dalam organisasi pada level yang

relevan. Rencana harus disosialisasikan ke seluruh organisasi kemajuan


3-20

apakah hasilnya sesuai dengan rencana yang dilakukan sedikitnya dua

minggu sekali. Dan status pembaharuan harus dikomunikasikan dalam

organisasi.

SMM terdiri dari suatu kerangka sebagai pedoman Badan Usaha untuk

mengendalikan aktivitas bisnis dengan suatu penekanan pada pengukuran

pencegahan dan peningkatan aktivitas yang bisa berpengaruh. Pada

umumnya ini melibatkan pendekatan yang tertib mulai dari tinjauan ulang

penerbitan dokumen Badan Usaha, pengembangan suatu kebijakan mutu,

pencapaian sasaran hasil, rencana, strategi dan proses pekerjaan. Juga

untuk memastikan ketersediaan sumber daya untuk mencapai implementasi

penuh. Direksi harus mengkomunikasikan pentingnya memenuhi pelanggan

seperti pelaksanaan aturan dan persyaratan sesuai dengan undang-undang

serta melakukan tinjauan ulang kinerja manajemen.

Direksi harus memastikan bahwa Badan Usaha mempunyai sumber daya

yang cukup untuk mencapai komitmennya. Direksi juga terlibat dalam

melakukan tinjauan ulang dan peningkatan SMM untuk meningkatkan

kinerja. Klausul 6.2.2 memerlukan kemampuan yang diperlukan bagi setiap

yang terkait dengan SMM Badan Usaha. Persyaratan kemampuan personil

ditinjau ulang untuk memastikan apakah penempatannya tepat dan sesuai.

3.7.4 Penerapan DokumenDokumen sistem manajemen mutu yang sah dan telah disosialisasikan ke

seluruh bagian dan lingkup Badan Usaha harus diterapkan oleh segenap

personil yang terlibat secara konsisten dan benar. Hal itu dilakukan untuk

membuktikan bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan oleh Badan

Usaha. Jika penerapannya masih menemui kendala maka dokumentasi

tersebut dapat dilakukan revisi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Hal

tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen yang antara lain

berisi penetapan pengendalian yang diperlukan untuk :

a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan

b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang

dokumen

c. Memastikan perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan dokumen

d. Memastikan versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah

tersedia di tempat pemakaian

e. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali


3-21

f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan

pendistribusian dapat dikendalikan

g. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja

lengkap dengan penjelasan identifikasi sesuai dokumen tersebut, apabila

disimpan untuk tujuan tertentu.

3.7.5 Pengendalian RekamanBadan Usaha yang telah menetapkan prosedur pengendalian rekaman harus

dapat memelihara semua rekaman yang terkait dengan SMM Badan Usaha.

Tujuannya untuk memberikan bukti kesesuaian persyaratan dan

beroperasinya SMM secara efektif. Rekaman harus mudah dibaca, siap

ditunjukan dan mudah untuk diambil. Prosedur pengendalian rekaman juga

berisi tentang identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa

simpan dan penghancuran rekaman.

Rekaman-rekaman yang menjadi alat untuk menunjukan operasi yang

efektif, wajib dibuat, guna pelaksanaan peraturan badan sertifikat dan

perbaikan pelanggan jika perlukan.

3.8 Audit Mutu Internal SMMAudit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh

Badan Usaha untuk meninjau kesesuaian dan efektivitas penerapan SMM. Direksi

hendaknya memastikan penetapan proses audit internal yang efektif dan efisien

untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses audit mutu internal

berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri dari proses atau kegiatan

manapun yang ditunjuk dalam SMM. Proses audit mutu internal dengan

menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan yang

ada telah dipenuhi, karena audit mutu internal menilai kefektifan dan efisiensi Badan

Usaha.

Penting bagi Badan Usaha untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan

sesuai tanggapan hasil audit mutu internal. Perencanaan audit mutu internal

hekdaknya fleksibel agar memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan

temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relavan dari bidang yang

diaudit dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya dipertimbangkan dalam

pengembangan rencana audit mutu internal. Contoh subjek untuk dipertimbangkan

dipertimbangkan dalam audit mutu internal mencakup :

Penerapan proses secara efektif dan efisien


3-22

Peluang perbaikan yang berkesinambungan

Kemampuan suatu sistem proses

Penggunaan teknik statistik secara efektif dan efisien

Penggunaan teknologi informasi

Analisis data biaya mutu

Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien

Hasil dan harapan kinerja proses dan produk

Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja

Kegiatan perbaikan

Hubungan dengan pihak yang berkepentingan

Pelaporan audit mutu internal mencakup bukti kinerja yang sangat berguna untuk

memberikan peluang pengakuan oleh Direksi dan memotivasi personil Badan

Usaha.

Badan Usaha harus melakukan audit mutu internal pada selang waktu terencana

untuk menentukan apakah SMM.

a. Memenuhi pengaturan yang direncanakan pada persyaratan standar dan

persyaratan SMM yang ditetapkan organisasi.

b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif

Program audit mutu internal harus direncanakan dengan mempertimbangkan status

serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya.

Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan

pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidak berpihakan proses

audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri.

Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan audit, pelaporan

hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang

terdokumentasi.

3.8.1 Pelatihan Audit Mutu InternalPelatihan audit mutu internal ditujukan bagi tim audit mutu internal yang

merupakan personil yang telah dilatih mengenai pelaksanaan SMM ISO

9001:2000. Pelatihan bertujuan untuk dapat memberikan pemahaman

mengenai :

Penjelasan audit mutu internal yang sesuai dengan SMM ISO 9001:2000

dan ISO 19011:2002

Cara dan metode melakukan audit mutu internal

Pendelegasian tugas dan tanggung jawab koordinator tim audit dan

auditor


3-23

Cara menyusun jadwal audit, rencana audit dan pembuatan check list

audit.

Cara melakukan pelaporan audit mutu internal

Simulasi pelaksanaan audit mutu internal

3.8.2 Pelaksanaan audit mutu internalSebelum melakukan audit mutu internal (AMI) dipastikan bahwa seluruh

dokumen sistem mutu telah dibuat dan diterapkan. Pelaksanaan audit mutu

internal dilakukan berdasarkan jadwal dan rencana audit yang dibuat

sebelumnya.

Setelah melakukan audit mutu internal. Tim audit harus membuat laporan

hasil auditnya itu sebagai bahan kontrol penerapan SMM ISO 9001:2000 di

Badan Usaha yang disampaikan kepada WM untuk dilaporkan kepada

Direksi.

3.8.3 Tindakan Koreksi Audit InternalSetelah selesai melaksanakan audit mutu internal, Direksi Badan Usaha

bersama-sama Tim Audit Mutu Internal dan Wakil Manajemen (WM) akan

melakukan kajian terhadap hasil pelaksanaan audit mutu internal. Tujuannya

untuk melakukan perencanaan tindakan perbaikan terhadap hasil temuan

audit dan menentukan tindakan-tindakan yang efektif dan efisien dalam

menyelesaikan temuan audit mutu internal masing-masing bagian.

3.9 Tinjauan ManajemenBadan Usaha harus melakukan tinjauan manajemen untuk memastikan

pelaksanaan SMM berjalan dengan efektif. Hal-hal yang menjadikan masukan

dalam pelaksanaan tinjauan manajemen ini adalah seperti berikut :

Hasil audit

Feed back dari pelanggan

Kinerja dari proses dan produk

Status tindakan koreksi dan pencegahan

Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

Perubahan-perubahan terencana yang dapat berakibat terhadap SMM

Rekomendasi untuk perbaikan


3-24

Dalam pelaksanaan tinjauan manajemen harus diputuskan perbaikan terhadap

efektivitas pelaksanaan SMM dan proses-proses, perbaikan Badan Usaha yang

diberikan kepada pelanggan serta kebutuhan sumber daya yang diperlukan.

3.10 Sertifikasi ISO 9001:20003.10.1 Memilih Lembaga Sertifikat

Perlu diketauhi bahwa sistem akreditasi dan sertifikasi ISO 9001 merupakan

pengakuan atas konsistensi standar sistem manajemen mutu ISO

9001:2000. Tanggung jawab dan wewenang pemberian akreditasi dan

sertifikasi secara internasional dilakukan oleh suatu badan dunia yaitu

International Accreditation Forrum (IAF). IAF merupakan badan dunia

federasi badan akreditasi nasional lebih dari 30 negara di dunia, diantaranya

KAN (Indonesia) menjadi anggotanya. Di tingkat regional Asia Pasifik

terdapat pula federasi badan akreditasi yaitu Pasific Accreditation

Corporation (PAC) yang anggotanya antara lain CNAB (China), CNACR

(China), DSM (Malaysia), JAB (Jepang), KAN (Indonesia), JAS-ANZ

(Australia-Selandia Baru), KAB (Korea Selatan), SAC (Singapura), SCC

(Kanada) dan NAC (Thailand).

Badan akreditasi di Indonesia adalah Komite Akreditasi Nasional (KAN) yang

mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk menyelenggarakan sistem

akreditasi dan sertifikasi di negara Republik Indonesia. Tugasnya adalah

memberikan akreditasi kepada semua lembaga sertifikasi dan laboratorium

uji yang telah lulus asesmen sesuai persyaratan standar di seluruh wilayah

Indonesia.

Sistem akreditasi KAN telah diakui oleh IAF dan PAC, karena telah dilakukan

peninjauan terhadap pemenuhan kesesuaian sistem yang diterapkan oleh

KAN. KAN telah menandatangani nota perjanjian IAF dan PAC. Sesuai

ketentuan World Trade Organization (WHO) bahwa negara-negara yang

menyepakati perdagangan bebas harus menandatangani nota perjanjian

saling pengakuan terhadap penggunaan standar-standar internasional

termasuk ketentuan-ketentuannya.

Untuk memenuhi maksud tersebut, KAN telah menandatangani nota

perjanjian saling pengakuan sebagai anggota IAF dan PAC untuk sistem

manajemen mutu (membe of IAD and PAC multilateral recognation

agreement for Quality Management System) pada Agustus 2000.


3-25

Dalam nota yang tertuang dalam perjanjian saling pengakuan tersebut

dikatakan, bahwa sertifikat yang diterbitkan oleh lembaga sertifkasi yang

terkreditasi oleh badan akreditasi anggota IAF dan PAC adalah akivalen dan

diakui di semua negara anggota.

Oleh karena itu, para pelaku bisnis di Indonesia tidak perlu kawatir untuk

memilih lembaga sertifikasi nasional, sertifikat yang diterbitkan sudah diakui

secara internasional. Terutama bagi para pelaku industri jasa konstruksi

yang pasarnya hanya di dalam negeri, tentu lebih baik menggunakan

lembaga sertifikasi nasional sebagai nasionalis yang bangga dengan

kemampuan bangsanya sendiri.

Untuk memilih lembaga sertifikasi sistem manajemen mutu (SMM),

parameter yang harus diketahui adalah, bahwa manajemen dan

pengoperasiannya lembaga sertifikasi harus memenuhi ketentuan-ketentuan

yang diatur dalam standar internasional aramete lembaga sertifikasi yang

harus diperhatikan dijelaskan sebagai berikut :

1. Lembaga sertifikasi harus imparsial yaitu harus terbuka terhadap semua

kepentingan dan lembaga bukan merupakan bagian kepentingan pihak

tertentu, misalnya kepentingan partai tertentu atau bisnis tertentu yang

menyebabkan bagian kepentingannya.

2. Lembaga sertifikasi harus memiliki tanggungjawab atas keseluruhan

proses sertifikasi dan memberikan jaminan, bahwa implementasi sistem

manajemen mutu benar-benar dilaksanakan oleh kliennya, maka

lembaga sertifikasi harus turut menyelesaikan permasalaan yang terkait

dengan klien tersebut.

3. Lembaga sertifikasi harus mempunyai manajemen yang profesional.

Semua personil yang terlibat dalam lembaga sertifikasi harus memiliki

kompetensi dan keterampilan untuk mengelola dan mengoperasikan

sistem lembaga sertifikasi. Para auditor harus terampil melakukan audit

secara langsung dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan bisnis

yang diaudit. Auditor yang mengaudit industri jasa konstruksi harus

mempunyai pengetahuan dan pengalaman di bidang jasa konstruksi.

4. Lembaga sertifikasi harus memiliki legalitas hukum, tentunya lembaga

sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus berbadan hukum mengikuti

peraturan hukum di Indonesia. Lembaga sertifikasi yang beroperasi di

wilayah Indonesia harus mendapatkan pengawasan dari instansi

pemerintah yang berwewenang.


3-26

5. Lembaga sertifikasi maupun personilnya harus independen, personil

yang melaksanakan proses audit yang menentukan keputusan sertifikasi

harus terpisah. Tim audit yang memeriksa penerapan sistem manajemen

mutu di Badan Usaha hanya memberikan rekomendasi dan tidak diberi

kewenangan memutuskan lulus sertifikat. Keputusan lulus tidaknya suatu

badan usaha memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 dilakukan oleh Tim

tersendiri.

6. Lembaga sertifikat maupun personilnya harus menjaga kerahasian

Badan Usaha yang menjadi kliennya. Setiap personil, baik staf maupun

para auditor yang terkait harus mematuhi kode etik yang telah

ditandatangani.

7. Lembaga sertifikat harus menerapkan sistem manajemen mutu sesuai

standar internasional yang relevan dengan membuat dokumen manual

mutu, prosedur dan seterusnya berdasarkan standar untuk lembaga

sertifikasi sistem mutu.

8. Lembaga sertifikasi harus diakreditasi secara resmi oleh badan akreditasi

yang berwewenang di setiap negara. Sesuai Nota Perjanjian saling

pengakuran IAF dan PAC lembaga sertifikasi sertifikasi yang beroperasi

di Indonesia harus diakreditasi oleh KAN

Hal ini perlu diwaspadai, kita sebagai bangsa yang besar harus bangga

dengan kemampuan bangsa sendiri dan harus cinta terhadap produk negeri

sendiri.

Badan akreditasi akan memberikan izin kepada lembaga sertifikasi untuk

melaksanakan asesmen dan sertifikasi berdasarkan ruang lingkup akreditasi

yang ditetapkan sesuai kemampuan dan kompetensi para auditor yang ada

di lembaga sertifikat tersebut.

Latar belakang pengalaman auditor sangat mempengaruhi hasil audit,

apabila auditor tidak memiliki latar belakang pengalaman dan kompetensi

yang sesuai dengan proses bisnis Badan Usaha yang diaudit, maka hasil

audit tidak mempunyai bobot dan bagi Badan Usaha yang bersangkutan

tidak akan memperoleh manfaat atas penerapan sistem manajemen pada

Badan Usaha itu sendiri. Bagi Badan Usaha jasa konstruksi hendaknya

memilih lembaga sertifikasi yang memiliki ruang lingkup akreditasi bidang

konstruksi dan meminta auditor yang ditugasi mengerti dan mempunyai latar

belakang di bidang jasa konstruksi.


3-27

3.10.2 Proses SertifikasiBadan Usaha yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001 harus

mempelajari prosedur dan tata cara yang diatur oleh lembaga sertifikasi.

Selama membangun sistem manajemen mutu Badan Usaha harus sudah

membuat program dan mengatur jadual sertifikasi sesuai kemampuan Badan

Usaha.

Tahapan-tahapan dalam program sertifikasi meliputi :

1. Mengajukan permohonan ke lembaga sertifikat sistem mutu

2. Audit dokumen sistem mutu (adequacy audit)

3. Pre-assessment (apabila diperlukan)

4. intial assessment

5. Keputusan sertifikat

6. Penyerahan sertifikat

7. Survaillen setiap 6 bulan

Tujuan survailen adalah untuk membuktikan bahwa penerapan sistem

manajemen mutu telah dilakukan secara berkesinambungan, disamping itu

dapat dilakukan peninjauan terhadap implikasi perubahan-perubahan yang

dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu pada Badan Usaha untuk

memastikan, bahwa semua persyaratan telah dipenuhi dengan baik. Untuk

mendapatkan gambaran yang optimal terhadap kesesuaian penerapan

system manajemen mutu, maka survailen dilakukan setiap 6 bulan.

Periode waktu 6 bulan adalah yang efektif untuk membuktikan kesesuaian

penerapan sistem manajemen mutu. Apabila ditetapkan audit periode 1

tahun pada umumnya kondisi penerapan sistem manajemen mutu. Apabila

ditetapkan audit periode 1 tahun pada umumnya kondisi penerapan sistem

manajemen mutu tidak konsisten dan tidak terjadi perbaikan yang

berkelanjutan pada Badan Usaha yang bersangkutan.

Periode waktu 6 bulan adalah waktu yang efektif untuk menyaksikan

penerapan sistem manajemen mutu, kalau kurang dari 3 bulan menjadikan

audit terlalu menyibukkan dan menyebabkan hanya mengurusi dokumen

sistem mutu saja tanpa melakukan pekerjaan inti.


4-1

BAB IVPENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 UmumBadan Usaha yang telah membangun sistem manajemen mutu dan menyelesaikan

dokumen sistem manajemen mutu, maka tahapan selanjutnya adalah menerapkan

perangkat sistem manajemen tersebut.

Badan Usaha harus mempertimbangkan prinsip-prinsip manajemen mutu, atas dasar

prinsip tersebut hendaknya mampu memperagakan kepemimpinan untuk :

a. Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan sesuai kondisi sekarang dan yang

akan datang termasuk melaksanakan persyaratan yang ada.

b. Mempromosikan kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk meningkatkan kesadaran,

motivasi dan pelibatan karyawan dalam Badan Usaha.

c. Menetapkan perbaikan berkesinambungan sebagai upaya peningkatan kinerja.

d. Merencanakan dan mengelola perubahan berdasarkan penerapan sistem

manajemen mutu.

e. Menyusun dan mengkomunikasikan kerangka kerja untuk mencapai kepuasan

pihak yang berkepentingan.

Direksi harus memastikan proses operasi sebagai jaringan yang efektif dan efisien dan

menganalisis serta mengoptimalkan interaksi proses realisasi produk dan proses

pendukung.

Pertimbangan diberikan untuk :

- Memastikan bahwa urutan dan interaksi proses di desain untuk pencapaian

hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.

- Memastikan masukan (input), kegiatan dan keluaran (output) proses ditentukan

secara jelas dan terkendali.

- Memantua masukan dan keluaran untuk memverifikasi masing-masing proses

saling berkaitan dan beropersi secara efektif dan efisien.

- Mengidentifikasi pelaksana proses dan memberikan tanggungjawab serta

wewenang kepada manajemen dan personil yang terkait dengan sistem

manajemen mutu.

- Mengelola tiap proses untuk mencapai sasaran

- Kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan


4-2

4.2 Manual mutuBadan Usaha yang menerapkan sistem manajemen mutu harus menetapkan,

menerapkan dan memlihara dokomen manual mutu yang selanjutnya dijadikan sebagai

panduan penerapan sistem manajemen mutu.

4.2.1 Visi dan MisiVisi adalah harapan yang akan dicapai oleh Badan Usaha pada masa yang

akan datang disesuaikan dengan kemampuan dan sumber daya yang ada, dan

Misi adalah langkah-langkah yang dilakukan oleh Badan Usaha dalam upaya

pencapaian visi yang diharapkan.

4.2.2 Kebijakan MutuSuatu pernyataan terdokumentasi yang ditetapkan oleh Direksi dalam rangka

penerapan sistem manajemen mutu dan dibuat sebagai suatu slogan untuk

selalu mengingatkan dan memelihara konsistensi penerapan sistem

manajemen mutu dan selalu berupaya melakukan perbaikan kinerja yang

berintikan :

a. Sebagai komitmen untuk memenuhi persyaratan dan upaya memperbaiki

keefektifan sistem manajemen mutu.

b. Sebagai kerangka dalam menetapkan dan mencapai sasaran mutu

c. Dipahami dan selalu ditinjau agar sesuai faktor-faktor yang harus

diperhatikan dalam menentukan sisitem manajemen mutu seperti berikut :

d. Komitmen terhadap pencapai mutu produk produk . jasa

e. Komitmen untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

f. Komitmen untuk mencapai kepuasan pelanggan

g. Komitmen untuk meningkatkan kemampuan Badan Usaha secara

berkelanjutan.

h. Komitmen untuk mentaati peraturan dan perundang-undangan yang

berlaku.

4.2.3 Sasaran MutuSasaran Mutu merupakan persyaratan untuk menilai kinerja sistem manajemen

mutu secara keseluruhan untuk mempermudah mengukur dan memonitor

kinerja masing-masing unit untuk dapat mengambil tindakan yang efektif

menuju perbaikan yang berkelanjutan.

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam membuat sasaran mutu adalah :

- Sederhana dan mudah dimengerti

- Dapat diaplikasikan sesuai dengan kemampuan


4-3

- Alasan yang jelas diterapkannya sasaran

- Waktu pencapaian jelas / ditentukan.

4.2.4 Peta Proses BisnisUpaya menggambarkan pendekatan proses untuk menetapkan urutan dan

interaksi proses-proses yang berlangsung di Badan Usaha sebagai ketentuan

persyaratan sistem manajemen mutu. Landasan awal langkah-langkah bisnis

jasa konstruksi merupakan persyaratan pengguna jasa yang dituangkan dalam

dokumen KAK (kerangka acuan kerja) spesifikasi teknis dan kontrak kerja

pelaksanaan proyek konstruksi.

Pada gambar berikut tampak diagram rangkaian proses bisnis jasa konstruksi :

PengelolaanFinansial

PengelolaanSDM

PenyediaanPeralatan

InformasiProyek Prakualifikasi Tender

PelaksanaanProyek

PersiapanProyek

PenyerahanProduk

PengadaanTenaga Ahli

PembinaanSubkonsultan SMM

KEPUASAN

PELANGGAN

PERSYARATAN

PELANGGAN

4.3 Dokumentasi Berdasarkan Interaksi Proses Bisnis Badan UsahaDari peta bisnis dapat ditentukan jenis proses yang memerlukan dokumen yang

mengatur tahapan-tahapan pekerjaan tersebut.

Kebutuhan dokumen prosedur dan instruksi kerja Badan Usaha harus diperhatikan hal-

hal sebagai berikut :

a. Besar-kecil suatu Badan Usaha dan level kebutuhannya

Pertimbangan perlu atau tidaknya ada prosedur dan instruksi kerja

b. Kompleksitas proses

Harus dipertimbangkan adanya prosedur yang mengatur tahapan proses yamg

memiliki level kerumitan yang tinggi atau banyak persyaratan yang harus dipenuhi.

c. Kompetensi karyawan

Apabila pekerjaan memerlukan persyaratan kompetensi dan keterampilan

karyawan, maka dibuatkan dokumen prosedur atau instruksi kerja yang sesuai agar

karyawan baru dapat segera beradaptasi prosedur dan aturan pekerjaan tersebut.


4-4

4.3.1 Pengendalian DokumenDokumen yang ditetapkan dan digunakan dalam penerapan sistem

manajemen mutu harus dikendalikan dan untuk mengatur pengendalian

semua dokumen yang terkait harus ditetapkan prosedur pengendalian

dokumen.

4.3.2 Pengendalian RekamanDokumen bukti kesesuaian terhadap persyarata dan penerapan sistem

manajemen yang efektif untuk keperluan identifikasi, penyimpanan,

perlindungan, masa simpan.

4.4 Tanggung Jawab ManajemenTanggung jawab manajemen merupakan persyaratan yang harus dilakukan oleh

Direksi Badan Usaha. Persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 lebih

bersifat top down, prakarsa dan komitmen terhadap penerapan sistem manajemen

mutu harus ditetapkan oleh Direksi .

a. Menetapkan komitmen yang harus dipahami oleh semua karyawan terhadap sistem

manajemen mutu ISO 9001:2000 yang diterapkan oleh Badan Usaha.

b. Memastikan persyaratan pelanggan selalu dipenuhi

c. Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah dipahami oleh karyawan

d. Menetapkan struktur organisasi Badan Usaha termasuk tanggung jawab dan

wewenang masing-masing fungsi pada Badan Usaha.

e. Menunjuk seorang wakil manajemen yang memiliki tugas dan wewenang untuk

memastikan sistem manajemen mutu telah diterapkan.

f. Menjamin terjadinya komunikasi internal untuk meningkatkan keefektifan sistem

manajemen mutu Badan Usaha.

g. Menyelenggarakan rapat manajemen untuk meninjau keefektifan penerapan sistem

manajemen mutu yang dilaksanakan secara periodik.

4.5 Manajemen Sumber DayaSumber daya penting bagi penerapan strategi pencapaian target penyelesaian proyek

dan proses pencapaian sasaran mutu proyek.

4.5.1 Pengelolaan Sumber DayaSumber daya sangat penting bagi penerapan sistem manajemen mutu dan

pencapaian sasaran mutu Badan Usaha. Penyediaan sumber daya yang efektif,

efisien dan tepat waktu dalam upaya penerapan sistem manajemen mutu yang

meliputi penyediaan tenaga, prasarana, lingkungan kerja, informasi, pemasok,

mitra dan keuangan.


4-5

4.5.2 Pengelolaan Sumber Daya Manusia dan PelatihanUpaya meningkatkan efektifitas pencapaian tujuan perbaikan kinerja Badan

Usaha, dan personil yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu

harus sudah diseleksi sesuai kompetensi.

4.5.3 Penyediaan PeralatanBadan Usaha harus menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana

yang diperlukan untuk realisasi jasa konstruksi sambil mempertimbangkan

kebutuhan dan harapan pelanggan guna mencapai kesesuaian pada

persyaratan mutu jasa.

4.5.4 Pengelolaan LingkunganBadan Usaha harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang

diperlukan untuk mencapai kesuaian pada persyaratan produk/jasa yang

diminta. Kemampuan manajemen di lapangan menata seluruh material,

peralatan kerja, keselamatan dan kesehatan para pekerja dengan memasang

rambu-rambu peringatan dan pentingnya pemakaian K3, keamanan material

dan peralatan, menjaga lingkungan kerja dengan menghargai dan mematuhi

peraturan lingkungan yang berlaku selama pembangunan proyek.

4.6 Realisasi Pelaksanaan ProyekRealisasi Pelaksanaan Proyek dapat diartikan sebagai penerapan dari proses bisnis,

baik untuk bisnis jasa pelaksana konstruksi maupun jasa konsultan konstruksi. Untuk

pekerjaan-pekerjaan proyek yang didanai oleh pemerintah mengacu pada Keppres 80

tahun 2003 tentang pengadaan barang dan jasa bagi pemerintah. Dari urutan interaksi

proses bisnis jasa konstruksi harus dirujukan dengan ketentuan persyaratan standar

ISO 9001:2000 agar proses-proses tersebut secara keseluruhan dapat memenuhi

ketentuan persyaratan.

4.6.1 Informasi ProyekManajer proyek pada jasa pelaksana konstruksi atau Team Leader pada jasa

konsultan konstruksi harus mengelola dan menetapkan metoda untuk

mendapatkan informasi proyek yang paling efektif dilakukan pada Badan Usaha

untuk mendapatkan proyek-proyek yang diminati oleh Direksi dan pihak yang

berkepentingan lainnya. Proses mendapatkan informasi proyek merupakan

bagian dari proses marketing Badan Usaha, pihak yang terkait dengan

marketing tersebut harus dianalisis sedemikian rupa, sehingga Badan Usaha

memperoleh bentuk yang paling efektif untuk meraih pasar proyek jasa

konstruksi, baik pelaksanaan maupun perencanaan dan pengawasan.


4-6

Menjadikan informasi proyek menjadi potensi perolehan proyek memerlukan

strategi tersendiri bagi Manajer Marketing dan memerlukan penanganan

dengan ciri-ciri tersendiri terhadap perilaku calon pengguna jasa. Hal ini mutlak

diperlukan untuk proses pengambilan keputusan didasarkan fakta-fakta yang

didapat dari pengalaman-pengalaman yang telah lalu. Proses mendapatkan

informasi proyek merupakan bagian sangat terkait untuk memenuhi persyaratan

proses berkaitan dengan pelanggan (7.2).

4.6.2 Prakualifikasi, Tender dan KontrakRantai proses bisnis utama setelah mendapatkan informasi proyek yang

diminati adalah mengikuti proses prakualifikasi, tender dan kontrak pelaksanaan

proyek sebagaimana persyaratan mengikuti pelelangan proyek. Dalam Keppres

80 tahun 2003 tentang pengadaan barang dan jasa bagi pemerintah telah

adanya persyaratan prakualifikasi bagi pengadaan jasa konsultan dan pasca

kualifikasi bagi jasa pelaksana konstruksi. Ketentuan-ketentuan yang mengatur

proses prakualifikasi, tender dan kontrak untuk mendapatkan proyek tersebut

harus memenuhi persyaratan proses berkaitan dengan pelanggan (7.2)

diantaranya yaitu :

a. Menetapkan persyaratan yang dispesifikasikan oleh pengguna jasa,

biasanya dituangkan dalam kerangka acuan kerja (KAK) atau term of

reference (TOR) yang terdiri dari persyaratan administratif dan spesifikasi

teknis produk memenuhi standar tertentu, termasuk persyaratan kesediaan

waktu penyelesaian proyek.

b. Menetapkan persyaratan terkait lainnya yang mempengaruhi pelaksanaan

proyek, tetapi tidak tercantum dalam KAK atau TOR. Badan Usaha harus

menetapkan tambahan persyaratan tersebut agar pemenuhan kebutuhan

untuk penyelesaian proyek dapat ditetapkan dalam kontrak.

c. Menetapkan persyaratan yang terkait dengan peraturan dan perundangan

yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proyek, diantaranya peraturan jam

kerja proyek, retribusi daerah yang dapat mempengaruhi harga material dan

peraturan-peraturan lainnya sesuai kondisi daerah setempat.

d. Menetapkan persyaratan-persyaratan yang ditetapkan oleh Badan Usaha

secara internal, misalnya kriteria pengadaan tenaga ahli dan tenaga

terampil, persyaratan administratif yang terkait dengan peraturan internal

Badan Usaha.

Kesemua persyaratan diatas harus ditetapkan dan dikaji ulang terhadap

kemampuan Badan Usaha untuk memenangkan tender dan mampu


4-7

melaksanakan proyek hingga selesai memenuhi semua persyaratan tersebut,

sebelum Direksi Badan Usaha menandatangani kontrak.

Apabila terjadi perbedaan intepretasi persyaratan kontrak harus dijelaskan

dengan pengguna jasa dan apabila dikemudian hari terjadi perubahan-

perubahan persyaratan spesifikasi teknis produk, baik yang diminta oleh

pengguna jasa maupun karena hal lain, maka badan usaha harus

mengantisipasi kejadian tersebut dengan melakukan kesepakatan yang harus

dituangkan dalam kontrak.

4.6.3 Rencana Mutu KontrakRencana mutu kontrak harus disiapkan sesuai dengan persyaratan dan

spesifikasi teknis yang telah ditetapkan pengguna jasa selaras dengan sistem

dokumentasi untuk memenuhi persyaratan SMM. RMK sekurang-kurangnya

harus memuat informasi proyek, metoda kerja proyek, jadual penyediaan

sumber daya keuangan dan sebagainya. RMK harus didukung oleh dokumen

sistem manajemen mutu proyek yang cukup dan harus disimpan serta mudah

diperoleh jika diperlukan. Persyaratan RMK di setiap proyek harus sinkron

dengan kegiatan pelaksanaan proyek nantinya. Apabila terjadi ketidak sesuaian

proses yang telah ditetapkan dalam RMK, maka dikemudian hari harus adanya

tindakan perbaikan (revisi) RMK tersebut.

Mengawali pelaksanaan proyek, Badan Usaha harus membuat RMK yang

konsisten dengan proses kerja pelaksanaan proyek. Persyaratan SMM

mencakup Rencana Mutu Kontrak yaitu klausul Perencanaan Realisasi Produk

(7.1).

Rencana mutu kontrak mencakup :

a. Informasi proyek sasaran mutu proyek, peta lokasi proyek, organisasi

pelaksanaan proyek

b. Metoda kerja proyek, persyaratan mutu produk, diagram alir proses proyek,

jadual pelaksanaan, jadual pengadaan tenaga, jadual pengadaan peralatan,

jadwal penerimaan material, daftar prosedur dan instruksi kerja

c. Kegiatan verifikasi, uji dan test karekteristik keberterimaan produk, jadual

tes dan inspeksi.

d. Sumber daya yang diperlukan untuk mendukung kelancaran proyek seperti

halnya : rencana penyediaan keuangan dalam bentuk rencana arus kas

(cash flow), perencanaan sumber daya manusia (tenaga ahli), perencanaan

sumber daya peralatan dan sebagainya.


5-1

BAB VPENGENDALIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Pengendalian merupakan bagian yang utama, agar proyek dapat diselesaikan dengan

mutu yang dapat dipertanggung jawabkan sesuai rencana.

5.1 Proses PengadaanProses pengadaan tidak dapat dipisahkan dalam pelaksanaan proyek jasa

konstruksi sebagai kontribusi yang saling menguntungkan antara pihak pemasok

dengan Badan Usaha yang melaksanakan proyek.

Persyaratan standar yang harus diperhatikan adalah klausul proses pengadaan,

informasi pengadaan dan verifikasi produk yang diadakan.

Ada beberapa jenis proses pengadaan jasa konstruksi khususnya jasa pelaksana

konstruksi yaitu :

1. Pengadaan jasa sub kontraktor, pemasok yang mampu mengerjakan sebagian

atau yang sama dengan pekerjaan main kontraktor atau pekerjaan lain yang

tidak dapat dikerjakan oleh kontraktor utama.

2. Pengadaan material (supplier) adalah pemasok yang mampu mengadakan

(mensuplai) satu atau beberapa jenis material atau peralatan yang diperlukan

dalam pelaksanaan proyek pengadaan peralatan sewa dapat digolongkan

termasuk dalam jenis ini.

3. Penyedia tenaga kerja (mandor), pemasok yang mampu mengadakan beberapa

orang terampil maupun non terampil yang diperlukan bagi pelaksanaan proyek

Badan usaha harus mengatur semua kebutuhan pengadaan tersebut dan harus

mengevaluasi dan menyeleksi terlebih dahulu pemasok atas dasar kemampuan

untuk memasok sesuai kriteria seleksi, evaluasi dan evaluasi ulang yang telah

ditetapkan. Dengan demikian pemasok yang digunakan selama pelaksanaan proyek

harus dijamin kemampuannya. Melaksanakan seleksi pemasok harus konsisten

sesuai kriteria yang telah ditetapkan dan pemasok yang lolos seleksi harus dicatat

dalam daftar pemasok terseleksi yang meliputi :

1. Untuk jasa sub kontrator daftar sub kontraktor terseleksi

2. Untuk jasa material daftar pemasok material terseleksi

3. Untuk penyedia tenaga daftar mandor terseleksi

Penugasan kepada pemasok harus didasarkan daftar pemasok terseleksi dan

setelah penugasan harus dievaluasi ulang kinerjanya.

Manajer logistik dan atau manajer proyek harus memastikan bahwa proses

pengadaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan kontrak. Proses pengadaan


5-2

pemasok meliputi pemasok jasa sub konsultan/ sub kontraktor, pemasok material

dan penyedia tenaga kerja.

Untuk jasa konsultan perencana atau pengawas maka harus disesuaikan dengan

kondisi dan tahapannya.

5.2 Pelaksanaan ProyekPelaksanaan proyek didasarkan pada seluruh perencanaan dan dokumentasi yang

telah dipersiapkan oleh Kepala Proyek dan atau manajemen. Sedangkan bagi

konsultan konstruksi disiapkan oleh team leader dan atau manajemen yang

mengatur pelaksanaan proyek konsultan.

Kepala atau team leader proyek hendaknya memastikan validasi peragaan produk

bahwa mereka memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dan pihak lain yang

berkepentingan. Kegiatan validasi mencakup pemodelan, simulasi dan percobaan,

serta tinjauan yang melibatkan pelanggan (owner) atau pihak yang lain yang

berkepentingan.

Hal-hal yang dipertimbangkan hendaknya mencakup :

Kebijakan dan sasaran mutu Badan Usaha serta proyek

Kemampuan atau kualifikasi peralatan proyek

Kondisi operasi bagi proyek

Penggunaan atau aplikasi pelaksanaan proyek

Pembongkaran atas pekerjaan yang tidak sesuai

Dampak lingkungan dari pelaksanaan proyek

Dampak pemakaian sumber daya alam termasuk bahan dan energi di

lingkungan proyek

Validasi proses hendaknya dilakukan pada selang waktu yang sesuai untuk

memastikan reaksi tepat waktu pada perubahan yang berdampak terhadap proses.

Pada validasi proses fokus perhatian pada :

Untuk proyek bernilai tinggi dan kritis bagi keselamatan

Bila ketidaksempurnaan pada pelaksanaan proyek hanya akan nyata pada uji

fungsi

Yang tidak dapat diperbaiki

Bila verifikasi hasil pelaksanaan proyek tidak mungkin dilakukan


5-3

5.3 Pengendalian ProyekPengendalian proyek merupakan bagian yang utama agar proyek dapat

diselesaikan dengan waktu yang tepat, biaya yang kompetitif dengan mutu yang

dapat dipertanggung jawabkan memenuhi persyaratan pelanggan. Tentunya Direksi

Badan Usaha harus mendapat keuntungan yang optimal dalam pelaksanaan proyek

tersebut.

Badan Usaha harus memiliki mekanisme pengendalian yang efektif hingga level

proyek. Tanpa adanya mekanisme pengendalian yang efektif hingga level proyek.

Tanpa adanya mekanisme pengendalian yang baik, maka Badan Usaha tidak akan

sehat dalam menjalankan proses bisnisnya.

Proses pengendalian produksi dan penyediaan jasa merupakan persyaratan standar

dikatakan bahwa keadaan terkendali harus mencakup :

Uraian karekteristik produk

Prosedur dan instruksi kerja

Penggunaan peralatan yang sesuai

Peralatan ukur yang dikalibrasi

Pelaksanaan pengukuran dan pemantauan

Penyerahan dan pemeliharaan proyek

5.4 Penyerahan ProyekPenyerahan proyek dilakukan setelah mengevaluasi semua rekaman terutama yang

sangat berpengaruh pada mutu proyek dan tinjauan lapangan untuk mengevaluasi

kondisi fisik. Setelah kedua belah pihak menyetujui, maka dibuat Berita Acara

penyerahan. Penyerahan dapat dilakukan secara 2 (dua) tahap yaitu penyerahan

perama, dilanjutkan masa pemeliharaan, penyerahan tahap kedua.

Apabila proyek telah selesai 10% msks Badan Usaha harus mengajukan usulan

penyerahan tertulis hasil proyek tersebut untuk diserahkan kepada pengguna jasa.

Atas usulan tersebut pengguna jasa akan melakukan penilaian atas hasil kerjanya.

Badan Usaha masih berkewajiban untuk memelihara dan melakukan tindakan

perbaikan apabila terjadi produk cacat yang ditemukan oleh pihak pengguna jasa

atau pihak Badan Usaha.

Badan Usaha harus memelihara hasil pekerjaannya selama masa yang ditetapkan

dalam kontrak sehingga kondisinya tetap seperti pada saat penyerahan pekerjaan.

Masa pemeliharaan antara 3-6 bulan.


5-4

Badan Usaha harus melakukan validasi proses produksi. Apabila diveririfikasi

tahapan produksi tidak dapat dilakukan, maka validasi harus dapat menampilkan

kemampuan proses tersebut.

5.5 Kalibrasi alat ukurAkurasi hasil pengukuran di lapangan merupakan data faktual untuk pengambilan

keputusan. Untuk memperoleh data akurat, alat ukur yang dipakai harus dikalibrasi

berdasarkan ketentuan yang berlaku. Pada alat ukur umumnya tercantum label

kalibrasi yang menyatakan masa berlakunya kalibrasi. Jika masa kalibrasi telah

kadaluarsa, maka harus dikalibrasi ulang, karena sangat mempengaruhi hasil

pengukuran.

Apabila diperlukan untuk memastikan keabsahan hasil ukur, alat ukur harus :

a. Dikalibrasi atau diverifikasi pada selang waktu tertentu atau sebelum dipakai

terhadap kalibrator yang telah di standarisasi ke standar pengukuran nasional

maupun internasional, bila kalibrator tidak ada dasar yang dipakai untuk

dikalibrasi atau verifikasi harus direkam.

b. Distel atau disetel ulang secukupnya

c. Diidentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasinya ditetapkan

d. Dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil pengukurannya tidak sah.

e. Dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penanganan, perawatan

dan penyimpanan

Badan Usaha harus memeriksa dan merekam (menyimpan) keabsahan hasil

pengukuran sebelumnya bila peralatan ditemukan tidak memenuhi persyaratan.

Badan Usaha harus melakukan tindakan yang sesuai pada peralatan dan produk

manapun yang terpengaruh. Rekaman hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara/

diarsipkan.

Dalam pelaksanaan proyek jasa konstruksi, hal yang penting adalah menetapkan

dimensi ukuran sebagaimana yang dipersyaratkan. Badan Usaha dalam hal ini harus

mengidentifikasi semua jenis pengukuran yang dilakukan selama pelaksanaan

proyek yaitu diantaranya :

Pengukuran panjang

Pengukuran sudut

Pengukuran beda tinggi

Pengukuran berat

Pengukuran tekanan

Pengukuran temperatur


5-5

5.6 Proses Desain dan Pengembangan (bagi Jasa Konsultansi Perencanaan)Proses desain dan pengembangan menjadi persyaratan bagi Badan Usaha

mendapatkan proyek dengan lingkup layanan perencanaan pekerjaan konstruksi.

Sebagaimana yang telah diatur, bahwa lingkup layanan jasa perencanaan pekerjaan

konsruksi terdiri dari :

Survei

Perencanaan umum, studi makro dan studi mikro

Studi kelayakan proyek, infra struktur irigasi, jalan dan jembatan, sanitasi, air

minum, kawasan pertambangan, kawasan industri dan produksi dan

sebagainya.

Perencanaan teknik, operasi dan pemeliharaan

Penelitian

Dalam menerapkan persyaratan standar ISO 9001:2000 Badan Usaha jasa

perencanan pekeraan konstruksi harus mengadopsi klausul desain dan

perencanaan secara utuh dan tidak dapat diusulkan pengesampingan.

Memenuhi kesesuaian semua persyaratan desain dan pengembangan tersebut

yaitu dengan pengembangan 7 unsur persyaratan yaitu :

Perencanaan desain dan pengembangan

Masukan desain dan pengembangan

Keluaran desain dan pengembangan

Tinjauan desain dan pengembangan

Verifikasi desain dan pengembangan

Validasi desain dan pengembangan

Pengendalian perubahan desain dan pengembangan

5.7 Analisis dan Evaluasi ProyekData analisis monitoring kemajuan proyek penting untuk pengambilan keputusan

berdasarkan data fakta. Direksi hendaknya memastikan pengukuran, pengumpulan

dan validasi data yang efektif dan efisien untuk memastikan kinerja Badan Usaha

dan kepuasan pihak yang berkepentingan.

Kegiatan tersebut hendaknya mencakup tinjauan dari validitas dan tujuan

pengukuran serta pemakaian data untuk memastikan keperluan Badan Usaha.

Contoh pengukuran kinerja proses Badan Usaha mencakup :

Pengukuran dan evaluasi produk (laporan, gambar dan laporan hasil

pengawasan)

Kemampuan kinerja Badan Usaha


5-6

Pencapaian sasaran proyek

Kepuasan pelanggan (bohir) dan pihak lain yang berkepentingan

Badan Usaha hendaknya terus menerus memantau tindakan perbaikan kinerja dan

merekam implementasinya, karena dapat memberikan data untuk perbaikan di

kemudian hari.

5.8 Penanganan Produk CacatBadan Usaha harus memastikan bahwa produk cacat atau hasil produk yang tidak

sesuai dengan persyaratan kontrak perlu diidentifikasi dan dikendalikan untuk

mencegah penyerahan produk yang tidak dikehendaki. Prosedur terdokumentasi

untuk mengendalikan produk cacat harus ditetapkan :

Badan Usaha harus menangani hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan cara

sebagai berikut :

Melakukan tindakan perbaikan untuk menghilangkan produk cacat yang

ditemukan

Mengijinkan pemakaian, pelepasan atau penerimaan melalui konsensi melalui

kewenangan yang relevan dan jika perlu oleh bohir/ pelanggan

Melakukan tindakan untuk mencegah pemakaian yang tidak disengaja

Rekaman produk cacat dan tindakanya termasuk konsensi harus disimpan. Apabila

produk cacat yang telah diperbaiki harus dilakukan verifikasi ulang untuk

memperlihatkan kesesuaian terhadap persyaratan kontrak.

Apabila produk cacat ditemukan setelah penyerahan atau setelah dipakai, maka

Badan Usaha harus melakukan tindakan yang tepat dan efektif untuk

mengidentifikasi produk cacat tersebut.

5.9 Pengendalian ProsesPelaksanaan pekerjaan dimulai segera setelah site office selesai disiapkan dan ijin

dimulainya pekerjaan diterima. Pengendalian proses konstruksi berhubungan erat

dengan proses dimana mutu konstruksi termonitor, sehingga hasil akhir sesuai

dengan spesifikasi teknis kontrak.

Dalam hal ini maka acuannya adalah kalusul ISO 9001 berikut ini :

Elemen 4.9. Pengendalian Proses

Pemasok harus mengidentifikasikan dan merencanakan proses-proses produksi,

pemasangan dan pelayanan yang langsung mempengaruhi mutu dan harus

memastikan bahwa proses-proses ini telah dilaksanakan pada kondisi terkendali.


5-7

Kondisi terkendali yang dimaksud mencakup :

1) Prosedur terdokumentasi yang menetapkan cara produksi, pemasangan dan

pelayanan (dimana ketiadaan prosedur dapat mempengaruhi mutu), kemudian

pemakaian alat produksi, pemasangan dan pelayanan, serta lingkungan kerja

yang sesuai, adalah memenuhi standard/prosedur dan quality plan.

2) Pemantauan dan pengendalian parameter proses dan karakteristik produk

selama berlangsungnya kegiatan produksi dan pemasangan.

3) Pengesahan proses dan peralatan jika dianggap layak.

4) Kriteria kecakapannya kerja, yang harus direncanakan dengan cara praktis dan

jelas (misal : standard tertulis, contoh yang representatif atau ilustrasi).

Seperti yang pada umumnya terjadi sebuah proyek memiliki beberapa sub-

kontraktor yang melaksanakan berbagai pekerjaan dibawah koordinasi main-

kontraktor.

Petugas lapangan dari main-kontraktor seperti Project Engineer dan pengawas

lapangan akan seringkali terlibat dengan aktif dalam melakukan supervisi dan

inspeksi atas pekerjaan baik yang dilaksanakan oleh main-kontraktor maupun sub-

kontraktor.

Prosedur yang mengatur siapa, kapan, dan bagaimana melaksanakan supervisi dan

inspeksi atas pekerjaan-pekerjaan tersebut harus sudah dimiliki oleh kontraktor.

Pada proyek-proyek konstruksi, type pekerjaan yang kegiatan supervisi dan

inspeksinya dilakukan oleh main-kontraktor meliputi : pekerjaan struktural,

arsitektural, M & E dan pekerjaan eksternal.

Pada kondisi normal maka Project Engineer dan Pengawas Utama bertanggung-

jawab langsung atas kemajuan dan mutu pekerjaan.

Setiap kasus yang berkaitan dengan cacat, miss informasi atau ketidak sesuaian

yang ter-identifikasi oleh main-kontraktor atau sub-kontraktor, apabila mungkin

diputuskan dan diselesaikan sebelum dimulainya bagian pekerjaan yang

bersangkutan. Beberapa kasus diselesaikan oleh Manajer Proyek, Manajer

Konstruksi dan level manajemen di kantor pusat bersama dengan konsultan

perencananya.


5-8

Pengawas Lapangan melakukan supervisi atas pekerjaan yang dilaksanakan oleh

sub-kontraktor dan kemudian Project Engineer melakukan inspeksi atas pekerjaan

tersebut.

Kegiatan-kegiatan supervisi, pengawasan dan inspeksi ini dilakukan dengan

menggunakan daftar simak (check list) yang terantum di dalam Rencana Mutu

(Quality Plan) dan Prosedur serta Instruksi Kerja (work instruction) untuk masing-

masing jenis pekerjaan.

5.10 Supervisi Konstruksi, Inspeksi & TesPetugas proyek bertanggung jawab untuk melakukan supervisi pada pekerjaan-

pekerjaan yang dilaksanakan oleh Sub-kontraktor, maupun dikerjakan sendiri

(swakelola).

Agar supaya kegiatan supervisi dapat dilaksanakan dengan efektive, kiranya sangat

penting bahwa pekerja-pekerja dari para sub-kontraktor yang terlibat dalam

pekerjaan ini mengetahui dan memahami apa-apa yang dipersyaratkan oleh

standard.

Suatu sub-kontraktor, misal untuk pekerjaan pemasangan keramik (tiling) akan

tergantung pada hasil inspeksi Project Engineer atau arsitek/pengawas pekerjaan

arsitektural atas pemasangan keramik dinding/lantai pada proyek tersebut yang

pertama kali diselesaikannya.

Supervisor akan memberitahukan pada sub-kontraktor tersebut akan cacat

(deficiencies) yang telah dibuatnya dalam pemasangan keramik tadi dikaitkan

dengan kriteria keberterimaan (acceptance criteria) yang disyaratkan oleh standard.

Hal ini akan menempatkan suatu benchmark mengenai standard mutu yang dapat

diterima dari pekerjaan pemasangan keramik (tiling work), untuk itu sub-kontraktor

melakukan upaya yang memadai untuk menyelesaikan / memperbaiki pekerjaan

yang cacat dan meningkatkan kinerjanya pada pekerjaan pemasangan berikutnya.

Standard ISO 9002 yang berkenaan dengan inspeksi dan tes adalah elemen (4.10)

Inspection & Testing dan (4.11) Inspection, Measuring & Test Equipment serta

(4.12) Inspection & Test Status.

Secara umum prosedur-prosedur tersebut meliputi :

Receiving inspection & test

Contoh :

Pada pekerjaan structural, Project Engineer atau Pengawas Lapangan harus

mem – verifikasi bahwa besi beton, dan beton ready mix sesuai dan memenuhi


5-9

persyaratan melalui inspeksi & test yang benar sebelum mereka dipergunakan

didalam pekerjaan konstruksi.

In – Process inspection & test

Contoh :

Meliputi pelaksanaan pekerjaan beton, seperti kegiatan-kegiatan verifikasi

bahwa kekuatan kubus

Final inspection & test

Contoh :

Pada inspeksi akhir Project Engineer atau Pengawas lapangan harus konform

bahwa struktural elemen seperti balok,kolom,slab atau dinding benar-benar telah

memenuhi spesifikasi serta setiap pekerjaan arsitektural dan M & E dapat

dilaksanakan tanpa kesulitan.

Status dari suatu kegiatan inspeksi & tes yang dilakukan pada in-process atau

completed works harus ter-identifikasi dengan memadai dan benar, misalnya

dengan cara : membuat catatan yang didokumentasikan atau diberi stiker pada

peralatan yang telah di-kalibrasi dimana tercatat waktu dan masa berlaku

(validitas) kalibrasi dari peralatan tersebut.

Semua catatan inspeksi & tes harus di-dokumentasikan,disimpan dan dipelihara

untuk ebagai bukti bahwa seluruh pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan

telah melalui tahap inspeksi & tes dan dinyatakan diterima serta memenuhi

spesifikasi.

5.11 Pengendalian Produk Tidak SesuaiSalah satu bentuk ketidaksesuaian yang sering dijumpai adalah ketidaksesuaian

pada produk atau layanan, baik produk antara maupun produk akhir. Adanya

ketidaksesuan sangat tidak dikehendaki oleh siapapn,hanya permasalahannya

criteria yang digunakan untuk menyatakan suatu produk sebagai sesuai atau tidak

sesuai itu kadang-kadang berbeda. Sehingga terjadi satu pihak menyatakan sebagai

tidak sesuai, sedangkan pihak lain menyatakan masih sesuai.

Apa makna sesungguhnya dari ketidaksesuaian atau non-conformity tersebut?

Menurut Standard ISO 9002, non-conformity diartikan sebagai : non-fulfilment of a

requirement (tidak terpenuhinya suatu persyaratan). Sedang requirement

(persyaratan) itu sendiri didefinisikan sebagai kebutuhan atau harapan yang

dinyatakan/berlaku.


5-10

Jadi ketidaksesuaian (non-conformity) adalah : tidak dipenuhinya suatu kebutuhan

atau harapan,baik yang dinyatakan maupun yang lazimnya berlaku.

Untuk menyatakan suatu produk itu sesuai atau tidak sesuai,tentunya ada suatu

acuan atau tolok ukur yang berisikan persyaratan atau kesepakatan yang harus

dipenuhi.

Dalam Rencana Inspeksi dan Tes (Inspection and Test Plan) maka acuan atau tolok

ukur tersebut dinyatakan sebagai kriteria keberterimaan (acceptance criteria). Jadi

sebelum sesuatu dinyatakan sesuai atau tidak sesuai, ada suatu kegiatan

pembandingan antara kenyataan dengan kriteria,dimana kenyataan diperoleh dari

hasil inspeksi atau pengujian yang telah dilakukan.

Alur kegiatan tersebut adalah sebagai berikut :

1) Ada persyaratan atau ketentuan yang harus dipenuhi

2) Ada kegiatan atau suatu proses pekerjaan untuk memenuhi persyaratan yang

telah disepakati

3) Ada inspeksi atau pengujian atau pengukuran untuk mengetahui hasil dari

kegiatan tersebut pada butir 2) diatas

4) Ada proses pembandingan antara kenyataan yang ada dengan persyaratan

atau ketentuan

5) Ada kesimpulan (hanya ada dua kemungkinan) : sesuai (OK) dan tidak sesuai

(alternatif tidak lanjut : dowa grade,use as it,repair,rework,dan atau reject )

6) Menyatakan kesimpulan tersebut untuk di dokumentasikan,walaupun hasilnya

tidak sesuai.

7) Jika kesimpulannya menyatakan tidak sesuai,maka perlu dilakukan tindak

lanjut (melakukan kembali kegiatan butir 5 s/d 6 sampai hasilnya sesuai )

Kadang kala kegiatan butir 3 s/d 6 tersebut perlu tenggang waktu,maka perlu

diputuskan apakah perlu dinyatakan sebagai hold point,dalam artian kegiatan

berikutnya harus menunggu hasil inspeksi dan pengujian yang menyatakan sudah

OK.

Masih seringkali dijumpai dalam pelaksanaan dilapangan bahwa kegiatan butir 4 s/d

6 belum dilaksanakan seperti yang seharusnya.


5-11

Contoh :

Dalam pembelian besi beton persyaratannya adalah harus disertai dengan mill-

sheet (lembar hasil laboratorium tentang besi beton tersebut). Petuga penerima

barang hanya mengechek bahwa besi beton yang dikirim sudah disertai mill-sheet

(titik sampai disitu). Ini adalah suatu kesalahan besar karena butir 5, 6 atau 7 belum

dilakukan. Mill-sheet yang diterima bersamaan dengan pengiriman besi beton, baru

merupakan manifestasi butir 3 (inspeksi dan pengujian atas sifat-sifat besi beton

tersebut).

Yang masih harus dilakukan adalah butir 4 (membandingkan apakah hasil pengujian

yang dinyatakan dalam mill-sheet tersebut sesuai dengan spesifikasi teknis yang

telah ditetapkan dan disepakati.

Kemudian menyatakan hasilnya (butir 5) dengan OK atau tidak OK, dan

membubuhkan paraf pada lembar mill-sheet tersebut (butir 6). Baru lengkaplah

kegiatan inspeksi dan pengujian dilakukan.

Kegiatan butir 5 dan 6 inilah yang masih seringkali diabaikan. Pada umumnya baru

butir 1,2 dan 3 saja,bahkan masih ada dijumpai bahwa butir 1 (persyaratan atau

ketentuan yang harus dipenuhi) saja, tidak jelas atau bahkan tidak tahu,artinya tolok

ukurnya apa,pokoknya sesuai-sesuai dengan apa?

Kendati demikian proses pengukuran masih juga bisa menimbulkan kesalahan

(dalam batas-batas yang masih bisa diterima), maka dalam membandingkan (butir4)

tidak harus kaku dan perlu toleransi.

Kriteria keberterimaan dan toleransi merupakan dua hal yang saling

berkaitan,dimana kriteria keberterimaan merupakan suatu hal yang bersifat harus

bisa diukur sedangkan toleransi diberikan mengingat adanya “kesalahan” dalam

pengukuran,baik berupa bawaan dari alatnya, atau kesalahan yang dilakukan oleh

sipengukur (misal : paralaks,dsb)

Kriteria keberterimaan dan toleransi,biasanya diterapkan pada dua hal yaitu :

1) Hasil produk, baik yang diterima untuk digunakan dalam proses (input) maupun

yang dihasilkan (output) untuk diserahkan pada pelanggan atau untuk proses

berikutnya.

2) Parameter proses,guna menjamin tercapainya spesifikasi yang ditetapkan dari

hasil produksinya.


5-12

Pada dasarnya toleransi adalah “kemudahan“ atau “kelonggaran” yang diberikan

oleh penentu spesifikasi teknis, untuk meng-akomodasi kemungkinan adanya :

1) Kesalahan dalam pengukuran,baik oleh karena peralatannya maupun

sipetugas pengukurnya

2) Tingkat kesulitan dalam pelaksanaan, dalam memperoleh hasil kerja yang

tepat

3) Kesulitan dalam pengendalian parameter suatu proses

Adalah hal yang sangat merugikan dan bahkan mempersulit diri sendiri jika tidak

mencantumkan toleransi pada kriteria keberterimaan.

Jika kriteria keberterimaan dinyatakan dengan angka,dan didahului dengan

keterangan “minimum” atau “maksimum” , maka tidak ada lagi toleransi alias

toleransi-nya NOL, kecuali bila mau dimasukkan kemungkinan kesalahan alat.

Jika kriteria keberterimaan dinyatakan dengan angka,dan tidak didahului dengan

keterangan “minimum” atau “maksimum”, maka perlu diklarifikasi berapa

toleransinya atau supaya menyebutkan toleransinya.

Bagaimana jika dispesifikasi teknik tidak dinyatakan toleransinya ?

Silahkan dicari pada standard,peraturan atau apapun yang diberlakukan,kalau

belum juga ditemui cobalah konsultasikan dengan konsultan pengawas atau bila

perlu minta kesepakatan pemberi tugas/konsultan pengawas.

5.12 Tindakan Koreksi Dan PencegahanHakekat dari Tindakan Koreksi dan Pencegahan ini adalah :

1) Jika ditemukan adanya suatu penyimpangan atau ketidaksesuaian (baik sistem

maupun produk) maka harus dilakukan upaya untuk mengenali penyebabnya

2) Jika penyebabnya sudah diketahui maka harus dilakukan tindakan koreksi untuk

menghilangkan penyebab tersebut

3) Menggunakan informasi dan pengalaman yang dimiliki, diupayakan untuk

mengenali potensi penyebab penyimpangan atau ketidaksesuaian (yang telah

dan mungkin terjadi)

4) Kemudian dilakukan upaya untuk mencegah agar potensi tersebut tidak

meningkat menjadi terjadi betulan


5-13

Semua itu untuk menghindari terjadinya penyimpangan atau ketidakssuaian yang

serupa, baik terjadi ditempat yang sama,oleh pelaku yang sama, maupun ditempat

lain, oleh pelaku yang lain. Kadangkala dilakukan tindakan koreksi/pencegahan itu

telah dilakukan, tetapi kemudian penyimpangan atau ketidaksesuaian tadi muncul

lagi, kalau tidak ditempat sama mungkin ditempat lain, atau kalau tidak oleh pelaku

yang sama mungkin oleh pelaku yang lain.

Indikasi ini menunjukkan bahwa tindakkan koreksi/pencegahan yang telah dilakukan

belum efektif.

Jika demikian maka ini berarti bahwa peran review atau tinjauan yang telah

dilakukan secara berkala,dalam wujud Rapat Tinjauan Manajemen (Management

Review) belum atau bahkan tidak efektif.

Berkenaan dengan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan,ada beberapa istilah

yang kiranya perlu dipahami dengan baik, sebagai pra-syarat agar dapat dilakukan

tindakan yang sesuai dan efektif, sebagai berikut :

1) Akibat ketidaksesuain atau wujud ketidaksesuaian, yaitu fenomena atau gejala

yang teramati oleh kita, berupa penyimpangan atas sesuatu dari apa yang

diharapkan atau apa yang dipersyaratkan/diinginkan

2) Penyebab ketidaksesuaian, yaitu yang secara langsung mengakibatkan

ketidaksesuaian atau perbedaan dari apa yang diharapkan dengan apa yang

ditemui

3) Penyebab potensial dari ketidaksesuaian,yaitu sesuatu yang memiliki potensi

atau kecenderungan munculnya suatu penyebab,yang nanti bila hal itu

berlangsung, maka akan memicu terjadinya ketidaksesuaian

Dalam standard dinyatakan bahwa tujuan dari tindakan koreksi adalah menjaga

agar ketidaksesuaian tidak terjadi lagi, dimana langkah-langkah tindakkan tadi

sebagai berikut :

1) Identifikasi atas berbagai ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan

2) Menemukan penyebab ketidaksesuaian

3) Evaluasi atas kebutuhan akan tindakkan untuk menjamin tidak berulangnya

kembali ketidaksesuaian

4) Pencatatan (record) atas tindakkan yang dilakukan


5-14

5) Peninjauan (review) bahwa tindakkan koreksi yang dilakukan adalah efektif dan

terdokumentasi (recorded)

Pengidentifikasian ini merupakan pengakuan akan adanya indikasi

ketidaksesuaian.Mengakui kesalahan yang dilakukan adalah suatu hal yang berat,

kecuali bagi yang sudah terlatih dan memiliki kesadaran yang tinggi. Mengabaikan

ketidaksesuaian kecil atau menganggap kecil ketidaksesuaian yang ditemui, akan

menghilangkan kepekaan akan ketidaksesuaian.

Melakukan kesalahan atau ketidaksesuaian itu manusiawi (to err is human), tetapi

tidak mengakui adanya kesalahan atau ketidaksesuaian itu suatu hal yang tidak

dapat dibenarkan.

Dengan adanya pengakuan yang dinyatakan secara tertulis pada Non-Conformance

record, maka dapat dilakukan kegiatan menemukan penyebab dari ketidaksesuaian.

Pengetahuan yan mendalam dan detail serta pengalaman dan perhatian (atensi)

yang sungguh-sungguh atas suatu proes/kegiatan dimana terjadi ketidaksesuaian

sangat mendukun upaya menemukan penyebab ini.

Jika penyebab ketidakssuaian yang didapatkan tidak akurat karena keterburu-

buruan atau pengamatan yang kurang cermat maka ketidakesuaian akan berulang

kembali.

Dengan mengetahui penyebab yang paling mungkin,maka dapat ditetapkan tindak

lanjut yang harus diambil guna menghilangkan atau paling tidak me-minimize

penyebab ketidaksesuaian tadi. Perencanaan tindak lanjut akan sangat menunjang

keberhasilan penerapannya.


6-1

BAB VIPEMELIHARAAN SISTEM MUTU

6.1 UmumPada umumnya suatu perusahaan memutuskan untuk menerapkan Sistem

Manajemen Mutu karena termotivasi oleh tujuan yang berikut ini :

a. Tujuan Internal :

Sistem Manajemen Mutu diharapkan dapat merampingkan operasional

perusahaan,meningkatkan efisiensi dan mengurangi pegeluaran.

b. Tujuan Eskternal :

Untuk mempromosikan kepada pelanggan bahwa perusahaan telah memilki

kemampuan memberikan produk / service yang memenuhi persyaratan dari

aspek delivery,pembiayaan dan mutu hasil kerja.

6.2 Pemeliharaan Sistem MutuCara untuk memelihara (maintaining) efektifitas Sistem Manajemen Mutu adalah

melalui Audit Sistem Manajemen Mutu,dmana dalam memenuhi kebutuhan

pelanggannya dikenal sebagai :

a. First Party Audit

Audit ini juga dikenal sebagai Internal Quality Audit,yang diselenggarakan pada

internal perusahaan dengan tujuan untuk memastikan bahwa Sistem

Manajemen Mutu dilaksanakan secara konsisten dan terus menerus.

b. Second Party Audit

Suatu perusahaan yang berkeinginan untuk mendapatkan mutu produk yang

baik akan sangat peduli kepada performance dari sub-kontraktor /

pemasok.Audit ini dilakukan oleh perusahaan terhadap sub-kontraktor /

pemasok tersebut diatas.

Second party audit ini juga dikenal sebagai : Customer Audit

c. Third Party Audit

Audit yang dilaksanakan oleh Certification Body terhadap suatu perusahaan

dalam rangka setifikasi,misalnya Sertifikat ISO 9001.

Third party audit ini juga dikenal sebagai : Independent Audit


6-2

6.3 Audit Mutu InternalKegiatan ini dilaksanakan untuk menilai apakah manajemen mutu telah

dilaksanakan secara efektif dan konsisten sehingga hasil kerja-nya memenuhi

sistem mutu yang ditetapkan.

Pada akhir kegiatan audit ini akan diperoleh laporan yang berisikan

observation,bukti nyata (obvious evidence),dan elemen atau pasal yang berkenaan

(management Review).

6.4 Pelatihan (Training)Untuk bisa memiliki pengetahuan dan keterampilan,maka diperlukan pendidikan dan

pelatihan yang memadai sesuai dengan kapasitas yang dimiliki dan tuntutan yang

dihadapi.Kadar kebutuhan akan pendidikan dan pelatihan bagi setiap orang tidaklah

sama dan sangat spesifik.

Hal ini sangat disadari oleh para penyusun ISO 9000,sehingga mereka

mensyaratkan perusahaan untuk melakukan analisis kebutuhan pelatihan (Training

Needs Assesement) bagi seluruh sumber daya manusia yang ada di perusahaan

tersebut,dan menyediakan fasilitas bagi terselenggaranya pendidikan dan pelatihan

tersebut.

Pelatihan tidaklah selalu harus dilakukan secara formal,dengan instruktur yang

berdiri didepan kelas,dihapan sejumlah peserta pelatihan yang duduk dengan tertib

dalam ruangan.

Banyak cara yang dapat dilakukan guna memberikan pelatihan,bahkan setiap

saatpun bisa dilakukan pelatihan bagi sejawat ataupun bagi sub-ordinate.

Memahami kebutuhan staf atau sub-ordinate akan pelatihan,bukanlah hal yang

mudah dan bisa ditentukan sesaat.Analisis kebutuhan pelatihan akan menjadi baik

dan bermanfaat apabila sang atasan melakukan pengamatan secara terus menerus

dalam kegiatan kerjanya sehari-hari,sehingga dapat merasakan apa kekurangan

yang ditemui dari bawahannya tersebut.

Dari membaca hasil laporan atau memperhatikan hasil kerja bawahan,maka sang

atasan akan menemukan kelebihan dan kekurangan dari anak buahnya.Kelebihan

yang dimiliki haruslah tetap dibina sehingga menjadi kekuatan yang dapat

diandalkan,sedang kekurangannya dapat diatasi dengan memberikan pendidikan

dan pelatihan yang diperlukan.


6-3

Antara sebelum dan sesudah mengikuti pelatihan,seseorang mustinya harus terjadi

perubahan.Jika tidak demikian maka perlu dipertanyakan,apakah ada sesuatu yang

salah,pada orangnya,atau pada pelatihannya.Jika ada peserta yang berubah dan

ada yang tidak,itu merupakan hal yang lazim.

Jika semua peserta pelatihan tidak mengalami perubahan yang positif,maka

pelatihannya (mungkin metodenya,instrukturnya,atau ada sebab yang lainnya) perlu

di-evaluasi lebih lanjut.

Evaluasi keberhasilan suatu pelatihan, sangatlah ditentukan oleh banyak hal, dan

pemilihan peserta yang sesuai merupakan awal yang baik bagi suatu pelatihan.

Sepulang mereka kembali ketempat tugasnya, disanalah “pelatihan” yang

sebenarnya baru dimulai, dimana semua yang diberikan selama pelatihan oleh para

instruktur, ibaratnya hanya sebagai kunci pembuka rahasia.

Seseorang yang baru selesai mengikuti pendidikan atau pelatihan, pada umumnya

memiliki semangat dan gairah yang tinggi untuk mencoba menerapkan berbagai hal

yang telah diperolehnya selama pendidikan / pelatihan. Semangat dan gairah

tersebut memerlukan wadah atau lahan untuk menerapkan dan mengembangkan

pengetahuan dan ketrampilan barunya tadi, jika tidak demikian maka dikhawatirkan

akan terjadi de-motivasi pada diri mereka.

Penanganan pasca pelatihan ( post training treatment ) tidaklah kalah penting

disbanding pelatihan itu sendiri, dimana memberikan pelatihan tanpa memberi

pelakuan post – training yang memadai, hanyalah merupakan penghamburan dana

dan energi saja.

6.5 Tinjauan Manajemen (Management Review)Manajemen mengingatkan terpenuhinya tujuan mutu (Quality Objectives) melalui

penerapan Sistem Manajemen Mutu diseluruh jajaran perusahaan.Untuk itu Top

Manajemen harus melakuka review atas Sistem tersebut untuk meyakinkan bahwa

Sistem masih relevan dan di up-date sebagi operasional perusahaan.

Tinjauan Manajemen merupakan suatu evaluasi yang sistematis atas status &

kecukupan dari Sistem Manajemen Mutu termasuk Kebijakan Mutu-nya.Tetapi

bagaimanapun juga masih ada factor lain diluar Standard ISO 9001 yang harus

masuk pertimbangan pada Manajemen Review tersebut.Seperti misalnya quality


6-4

cost, yang sangat penting manakala seluruh jajaran perusahaan menerapkan

secara total Sistem Manajemen Mutu dan prinsip-prinsipnya.

a. Prosedur Manajemen Review

Pada Standard ISO 9001 versi 2000,lebih descriptif,seperti kutipan berikut.

Organisasi harus menerbitkan prosedur tingkat sistem untuk tujuan manajemen.

Manajemen Puncak pada setiap selang waktu yang ditetapkan harus meninjau

Sistem Manajemen Mutu untuk menjamin kesesuaian,kecukupan dan ke-

efektian yang berkelanjutan.

Tinjauan Manajemen tersebut harus meng-evaluasi berbagai kebutuhan akan

perubahan bagi sistem manajemen mutu organisasi,termasuk kebijakan mutu

dan sasaran mutu.

Tinjauan Manajemen tersebut harus meliputi tinjauan berkala atas kinerja saat

ini serta berbagai peluang peningkatan yang berkenaan dengan :

1) hasil dari Audit

2) umpan balik dari pelanggan

3) analisis kinerja dari berbagai proses dan keesuaian produk

4) status dari berbagai tindakan koreksidan tindakan pencegahan

5) berbagai tindak lanjut dari Tinjauan Manajemen yang lalu

6) perubahan keadaan situasi

Hasil dari Tinjauan Manajemen harus terdiri atas berbagai tindakan yang

berkenaan dengan :

1) Peningkatan atas Sistem Manajemen Mutu

2) Audit atas proses, produk dan atau layanan

3) Berbagai kebutuhan sumber daya

Hasil dari Tinjauan Manajemen harus di record

b. Action Plan

Tinjauan Manajemen hanya memberikan pengarahan secara umum atau

prinsip-prinsip saja,yang dicapai melalui konsensus diantara partisipan dalam

rangka menanggulangi issue yang timbul pada penerapan Sistem Manajemen

Mutu.

Staf manajemen ditugaska untuk mencabut action plan dan target waktu harus

di set untuk menyelesaikan action plan yang sudah disepakati.

Evaluasi atas implementasi dari action plan tersebut diatas dilakukan secara

periodik.


DAFTAR PUSTAKA

1. Unit Jaminan Mutu-Direktorat Sumber Daya Air, Program Penerapan Sistem Jaminan

Mutu (Quality Assurance) – Bidang Pengairan, Jakarta Desember 2000.

2. Vincent Gasperz, Manajemen Produksi Total PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta

1998

3. Badan Standarisasi Nasional, Bulan Mutu dan Konvensi Nasional Standarisasi 2000,

Pengenalan ISO 9000 : 2000, Jakarta November 2000

4. Keputusan Menteri Kimpraswil Nomor : 362/KPTS/M/2004, tentang : Sistem

Manajemen Mutu Konstruksi Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah

5. Vincent Gasperz, Statistical Process Control (Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

Dalam Manajemen Bisnis Total).

6. Fandy Ciptono dan Anastasia Diana Total Quality Manajemen Penerbit Andi Offset

Yogyakarta, 1995

7. Bill Creech, The Five Pillars of TQM (Lima Pilar TQM) Binarupa Aksara, 1996.

8. Djoko Kirmanto, Panduan Penerapan Manajemen Mutu ISO 9001:2000, PT. Elex

Media Komputindo, Jakarta, Maret 2005


RANGKUMAN

BAB I Sistem Manajemen Mutu merupakan bagian awal keberhasilan

peningkatan kinerja di dalam menghadapi era globalisasi yang ditentkan

oleh kemampuan dalam mengelola jasa konstruksi untuk mewujudkan

kualitas produk hasil pekerjaan kostruksi sesuai harapan.

Sistem Manajemen Mutu didefinisikan sebagai bagian system

manajemen organisasi yang memfokuskan perhatian (mengarahkan

dan mengendalikan) pada pencapaian hasil berkaitan dengan sasaran

mutu dalam rangka memenuhi persyaratan pelanggan / penerima

manfaat.

Didalam kebijakan jasa konstruksi nasional, kemampuan bersaing untuk

mendapatkan proyek-proyek pada era pasar bebas sangat mutlak, oleh

karena itu Badan Usaha jasa konstruksi harus menerapkan SMM

secara konsisten untuk meningkatkan kinerja manajemen yang efisien

serta mampu berdasarkan standar internasional ISO 9001:2000 dengan

undang-undang no.18 tahun 1999, tentang jasa konstruksi yang secara

efektif diterapkan sejak 7 Mei 2000 serta penjabaran yang tertuang

dalam pasal-pasal UUJK yang diterbitkan PP 28/2000, PP 29/2000, PP

30/2000 dan Keppres no.80/2003 serta Kepmen 396/2000, Kepmen

339/2003, dan Kepmen 362/2004.

BAB II Manfaat dan Penerapan SMM adalah untuk memberikan gambaran dan

panduan para pelaku jasa konstruksi membangun SDM dan merubah

sikap perilaku kea rah yang konsisten, meliputi :

1. Kebutuhan SMM

Penerapan Sistem Jaminan Mutu merupakan kebutuhan maupun

bersaing untuk memenangkan tender-tender si pasar bebas.

Kebutuhan untuk menampilkan jaminan mutu kepada pengguna jasa

konstruksi merupakan persyaratan untuk peningkatan kinerja.


2. Manfaat SMM

Badan Usaha Jasa Konstruksi yang telah menerapkan SMM secara

baik dan benar akan mendapatkan manfaat yang sangat besar

seperti berikut :

a. Mempunyai perencanaan proyek yang bermutu baik

b. Mempunyai pengendalian proyek yang bermutu baik

c. Mempunyai jaminan mutu atas proyek yang dikerjakannya

d. Dapat meningkatkan mutu kinerja proyek yang dikerjakannya

e. Mempunyai standard kerja yang jelas bagi personil maupun

manajemen.

f. Dapat meningkatkan kepercayaan pengguna jasa atas mutu

pelayanannya.

g. Dapat memperluas lingkup pasar yang dikerjakannya

3. Prinsip Manajemen Mutu

Prinsip manajemen mutu terdiri dari 8 (delapan) prinsip merupakan

metode cara memimpin, mengatur, dan mengendalikan Badan

Usaha yang meliputi :

a. Fokus pelanggan

b. Kepemimpinan

c. Karyawan yang terlibat

d. Pendekatan proses

e. Pendekatan system pada manajemen

f. Perbaikan berkesinambungan

g. Pendekatan factor untuk membuat keputusan

h. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan

BAB III Perencanaan Penerapan SMM menetapkan sebelum melangkah lebih

jauh dalam rencana menerapkan SMM pada Badan Usaha, yang

berlandaskan hukum sesuai Kepmen Kimpraswil RI

No.362/KPTS/M/2004, tentang dokumen SMM konstruksi yang

menetapkan Rencana utu sebagai berikut :

a. Rencana Mutu yang berisi rencana pelaksanaan proyek

b. Rencana Mutu yang mengidentifikasi


- Pejabat yang membuat, memeriksa, mengendalikan rencana

mutu.

- Riwayat perubahan rencana mutu

- Daftar distribusi rencana mutu

- Lingkup penerapan rencana mutu

- Referensi

c. Rencana Mutu dilingkungan Departemen Kimpraswil yang terdiri dari

dua jenis yaitu Rencana Mutu Proyek (RMK) dan Rencana Mutu

Kontrak (RMK).

Dalam pengembangan sistem manajemen mutu terdiri dari :

1. Seri standar ISO 9000 yang merupakan pedoman umum yang

mengatur secara sistematis pencapaian mutu yang diinginkan dari

produk-produk yang akan dihasilkan melalui proses Quality

Management dan Quality Assurance System.

2. Aplikasi standar di bidang konstruksi adalah dikembangkan untuk

industri manufaktur kemudian akan diterapkan pada industri

konstruksi dengan penyesuaian lebih spesifik dengan sistem operasi

dan prosedur perusahaan.

3. Tanggung jawab Manajemen

Dimana Perencanaan dan implementasi manajemen mutu dimulai

dari tanggung jawab manajemen yang dalam hal ini kebijakan mutu.

4. SMM dalam suatu preusan diwajibkan menetapkan estándar dan

prosedur operacional, dan secara hirarki dokumen sistem mutu

terdiri dari :

a. Manual Mutu

b. Prosedur Mutu

c. Rencana Mutu Kontrak

d. Instruksi Verja


Membangun SMM terdiri dari :

1. Pelatihan pemahaman SMM bagi manajemen dan karyawan.

Pelatihan SMM ISO 9001:2000 bertujuan untuk memberikan

kesadaran mutu dan memberikan pemahaman persyaratan lepada

Tim ISO.

2. Menyusun Dokumen SMM

Merupakan dasar penerapan SMM, dokumen harus tertulis dengan

jelas dan dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap orang yang

memerlukannya.

3. Sosialisasi Dokumen SMM

Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM

adalah mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan

sasaran yang hendak dicapai secara sempurna.

4. Penerapan Dokumen

Dokumen SMM yang sah harys diterapkan oleh segenap personal

yang terlibat secara consisten dan benar.

5. Pengendalian Rekaman

Tujuannya untuk memberikan bukti kesesuaian persyaratan dan

beroperasinya SMM secara efektif.

Audit. Mutu Internal

Merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh preusan

untuk meninjau kesesuaian efektifitas penerapan SMM yang terdiri dari :

1. Pelatihan audit mutu internal

2. Pelaksanaan audit. Internal

3. Tindakan koreksi audit. Internal

Tinjauan Manajemen

Badan Usaha harus melakukan tinjauan manajemen untuk memastikan

pelaksanaan SMM berjalan dengan efektif.


BAB IV Dalam penerapan SMM secara umum harus memastikan proses

operasi sebagai yang efektif, efisien dan menganalisis serta

mengoptimalkaninteraksi proses realisasi produk dan proses

pendukung.

Dalam manual mutu Badan Usaha yang menerapkan SMM harus

menetapkan, menerapkan dan memelihara dokumen manual sebagai

panduan penerapan SMM yang meliputi :

- Visi dan Misi

- Kebijakan Mutu

- Sasaran Mutu

- Peta proses Bisnis

Dari peta bisnis dapat ditentukan jenis proses yang memerlukan

dokumen yang mengatur tapan pekerjaan tersebut yang meliputi

Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Rekaman dengan suatu

tanggung jawab manajemen yang merupakan persyaratan yang harus

dilakukan oleh Badan Usaha.

Dalam manajemen sumber daya penting bagi penerapan strategi

pencapaian target penyelesaian proyek dan proses pencapaian sasaran

mutu proyek.

Manajemen Sumber Daya terdiri dari :

a. Pengelolaan sumber daya

b. Pengelolaan SDM dan Pelatihan

c. Penyediaan peralatan

d Pengelolaan Lingkungan

Dalam Realisasi proyek dapat diartikan sebagai penerapan dari proses

bisnis baik bisnis jasa pelaksana konstruksi maupun jasa consultan

konstruksi yang meliputi :

a. Informasi Proyek

b. Prakualifikasi, Tender dan Kontrak

c. Rencana Mutu Kontrak


BAB V Pengendalian merupakan bagian yang utama, agar proyek dapat

diselesaikan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai

rencana, meliputi :

a. Proses pengadaan

b. Pelaksanaan proyek

c. Pengendalian proyek

d. Penyerahan proyek

e. Kalibrasi alat ukur

f. Proses desain dan pengembangan

g. Analisis dan Evaluasi proyek

h. Penanganan produk CACAT

i. Pengendalian proses

j. Supervisi konstruksi, inspeksi dan tes

k. Pengendalian produk tidak sesuai

l. Tindakan koreksi dan pencegahan

BAB VI Pemeliharaan Sistem Mutu

Pada umumnya preusan memutuskan untuk menerapkan SMM karena

termotivasi oleh tujuan internal dan ekternal.

Pemeliharaan sitem mutu yaitu cara untuk memelihara efektifitas SMM

melalui audit. SMM dimana dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya,

sedangkan audit. Mutu dilaksanakan untuk menilai aplikasi manajemen

mutu telah dilaksanakan secara efektif dan consisten sesuai yang

ditetapkan.

pelatihan ahli supervisi terowongan

Documents