PELAKSANAAN DDMS

PERINGKAT KEMENTERIAN

1

KANDUNGAN

PENDAHULUAN

Latar belakang Projek DDMS

Objektif

Faedah Projek

PRA-SYARAT PELAKSANAAN DDMS

Penyediaan Pra-syarat

Tempoh Penyediaan Pra-syarat

KEPUTUSAN MESYUARAT DDMS

PENUTUP

2

PENDAHULUAN

3

LATAR BELAKANG PROJEK

DDMS

Projek Digital Document Management System (DDMS) merupakan salah satu projek di bawah Entry Points Projects, e-Government iaitu pelaksanaan Kerajaan Tanpa Kertas (Paperless Government).

Projek DDMS berada di bawah Communications, Content and Infrastructure (CCI)

merupakan di antara 12 National Key Economic Areas (NKEA) dalam Program Transformasi Ekonomi (ETP) - dilancarkan pada 25 Oktober 2010

4

Perolehan Projek DDMS adalah secara PFI (private finance

initiative)

Syarikat D.G.Kom Sdn Bhd telah ditauliahkan pada 13 April

2012 untuk melaksanakan projek DDMS Sektor Awam.

Projek DDMS menggunapakai pendekatan ‘Software as a

Service (SaaS)’ dengan mengggunakan ‘off the shelf

software’ yang dibuat pengubahsuaian berdasarkan

keperluan spesifikasi pengurusan rekod kerajaan.

5

OBJEKTIF

Menggantikan paper records kepada digital records

Menghapuskan penggunaan kertas secara berperingkat

Membolehkan dokumen digital dan bukan digital ditawan

(captured), disimpan, diselenggara dan digunakan

secara elektronik

Membolehkan semua pekeliling kerajaan seperti

penghantaran bahan pembentangan, pekeliling-

pekeliling dalaman dan surat antara agensi/jabatan

dibuat secara elektronik

6

FAEDAH PROJEK

Mempertingkatkan capaian, kepantasan dan ketelusan

dalam penyampaian perkhidmatan kerajaan;

Mewujudkan kawalan sistematik ke atas pengurusan

dokumen dan rekod di Sektor Awam;

Menjamin pemeliharaan institutional memory

Mengurangkan penggunaan kertas (paperless) dalam

urusan harian kerajaan; dan

Menyokong pelaksanaan ICT Hijau (green ICT)

7

PERANAN ANM & MAMPU &

KEMENTERIAN

MAMPU

Sebagai pemilik projek

Membangunkan aplikasi DDMS

Memastikan ia digunapakai di kementerian

ARKIB NEGARA MALAYSIA

Membantu Kementerian/agensi membangunkan Klasifikasi Fail (KF) dan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

Memastikan DDMS mematuhi standard ISO 16175

Kementerian/agensi

Memastikan KF dan JPR disediakan

Memastikan DDMS dipakai di kementerian

8

PRA-SYARAT PELAKSANAAN

DDMS

9

PENYEDIAAN PRA-SYARAT

Mengikut MS 2223:

Klasifikasi Fail berdasarkan fungsi

Jadual Pelupusan Rekod

In electronic records systems, the decisions about capture and classification, access and disposition status are usually made at the point of creation of the record…

MS 2223 Part 2 Clause 4.1

Determining what records should be captured and how long they should be kept…Any records created or captured need to have a retention period assigned, so it is clear how long they should be maintained

MS 2223 Part 2 Clause 4.2.4.2

10

11

KEPUTUSAN MESYUARAT

DDMS

PENDEKATAN PROJEK

20,000 pengguna dari 25 kementerian/agensi

Kementerian tidak perlu bayar dalam tempoh masa kontrak

Setiap kementerian diberi sebuah mesin pengimbas oleh pihak vendor

Latihan disediakan oleh pihak vendor

MAMPU dengan kerjasama ANM akan mengendalikan sesi ‘engagement’/change management’

12

ADDENDUM KONTRAK

Lanjutan kontrak selama setahun sehingga Oktober

2015

Pembayaran dibuat untuk DDMS yang telah diguna di

dua agensi perintis iaitu PEMANDU dan MAMPU

Kadar bayaran

Jadual perlaksanaan

13

KAEDAH BAYARAN

PENGGUNAAN DDMS Pay per use per month

14

Bil Perkara Kiraan

1. Managed services –

Pay per use per month

= RM70 per user per month

(tidak akur)

= RM85 per user per month

(akur)

= 154 pengguna x 12 bulan x RM85.00

= RM157,080.00 setahun (jika kiraan berdasarkan 154 lesen sedia ada)

= 250 pengguna x 12 bulan x RM85.00

= RM255,000.00 setahun (jika kiraan berdasarkan pengguna

keseluruhan)

= 350 pengguna x 12 bulan x RM85.00

= RM357,000 setahun (jika kiraan berdasarkan kakitangan N17 ke

atas)

JADUAL PERLUASAN

15

16

BIL KEMENTERIAN PENGGUNA TARIKH

FAMILIARIZATION LIVE

1 KBS Kementerian Belia dan Sukan 370 9-13/02/15 16-02-15

2 KSM Kementerian Sumber Manusia 296 16-24/02/15 02-03-15

3 MOSTI Kementerian Sains Teknologi dan Inovasi 510

4 MOT Kementerian Pengangkutan Malaysia 320 25/02-13/03/15 16-03-15

5 KETTHA Kementerian Tenaga Teknologi Hijau dan Air 246 4-27/03/15 30-03-15

6 KPDNKK Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan 594

7 KPM (SPT) Kementerian Pelajaran Malaysia Sektor Pengajian Tinggi 638 11/03-10/04/15

13-04-15

8 JPM Jabatan Perdana Menteri 414 05-05-15

9 KPKT Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan 1206 20/03-29/05/15 01-06-15

10 KKMM Kementerian Komunikasi dan Multimedia Malaysia 501

11 KPM (SP) Kementerian Pelajaran Malaysia Sektor Pelajaran 4729 3/04-5/06/15 08-06-15

12 (KWP) Kementerian Wilayah Persekutuan 200 11/05-12/06/15 15-06-15

13 (NRE) Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar 519

14 KDN Kementerian Dalam Negeri 1980 18/05-19/06/15 22-06-15

15 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia 3402 1/06-3/07/15 06-07-15

16 KKR Kementerian Kerjaraya 575 25/06-10/07/15 13-07-15

17 MOTAC Kementerian Pelancongan dan Kebudayaan 402

18 MOF Kementerian Kewangan 1658 3-24/07/15 27-07-15

19 MOD Kementerian Pertahanan Malaysia 2667 22/07-14/08/15 17-08-15

20 RURALINK Kementerian Kemajuan Kawasan Luar Bandar dan Wilayah 493 11-21/08/15 24-08-15

21 MPIC Kementerian Perusahaan Perladangan dan Komoditi 226

22 KLN Kementerian Luar Negeri 720 18-28/08/15 01-09-15

23 (KPWKM) Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat 261

24 MITI Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri 874 26/08-11/09/15 14-09-15

25 MOA Kementerian Pertanian Malaysia 676

JUMLAH KESELURUHAN

24477

PENUTUP

Kejayaan pelaksanaan DDMS bergantung kepada

beberapa faktor.

Memahami proses-proses pengurusan rekod (MS 2223)

Aplikasi yang akur pada MS ISO 16175

Komitmen pengurusan tertinggi

Ketersediaan KF dan JPR kementerian/jabatan

17

18

TERIMA KASIH