PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2 TAHUN 1991

Semua Ketua Setiausaha Kementerian,

Semua Ketua Jabatan Persekutuan,

Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri,

Semua Ketua Badan Berkanun.

PENGGUNAAN BORANG-BORANG BARU BAGI PENGURUSAN

HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Pekeliling ini adalah untuk mempertingkatkan lagi pengurusan harta

modal, inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan borang-borang baru di

Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan.

2. LATARBELAKANG

2.1 Pada masa ini segala pengawalan stok dari segi penerimaan,penyimpanan,

pengeluaran dan pinjaman, dinyatakan di dalam Panduan Perbendaharaan-

Tatacara Pengurusan Stor (TPS) berserta dengan borang-borang yang perlu

digunakan. Bagi stok bekalan pejabat dan inventori tidak ada borang tertentu

yang dinyatakan di dalam TPS. Walau bagaimanapun untuk bekalan pejabat,

Buku Stok (Am 84 Pin. 10/66) telah digunakan untuk merekodkan segala

penerimaan dan pengeluaran bekalan pejabat. Sementara itu tidak ada borang

khusus yang disediakan untuk merekodkan inventori. Borang yang digunakan

pada masa ini berbeza di antara Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan. Bagi loji

dan mesin-mesin pejabat, daftar yang digunakan ialah Daftar Loji (JKR 124 Pin.

1/82). Apa yang terdapat di dalam TPS ialah Daftar Loji dan Alat-alat (KEW 300-

Y) yang digunakan untuk merekodkan penggunaan alat-alat di sesuatu tempat

kerja, worksyop atau tempat-tempat yang seumpamanya.

2.2 Bagi menyeragamkan penggunaan Daftar Harta Modal, Inventori dan

Bekalan Pejabat dan Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori, yang mana

merupakan tambahan kepada TPS, beberapa borang baru telah disediakan atau

borang lama diubahsuai untuk memudahkan sesuatu harta modal, inventori dan

bekalan pejabat itu dikesan.

2.3 Pada masa ini rekod-rekod berkaitan dengan pengurusan harta modal,

inventori dan bekalan pejabat oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan

dikendalikan dengan menggunakan lima (5) jenis borang utama iaitu:

(i) Daftar Loji (Borang Daftar Loji-JKR 124 Pin. 1/82).

(ii) Daftar Loji dan Alat-alat (Kew 300-Y).

(iii) Buku Rekod/Daftar Perabot dan Kelengkapan (bukan piawai).

(iv) Buku Daftar/Stok Alatulis (Am 84 Pin. 10/66).

(v) Daftar Pinjaman (Kew 300-B).

2.4 Diperhatikan bahawa pengurusan rekod-rekod tersebut di atas telah

menimbulkan beberapa kelemahan terutama sekali dari segi penggunaan

borang-borang yang tidak seragam di antara Kementerian/Jabatan/Agensi

Kerajaan. Ketidakseragaman ini menyebabkan maklumat-maklumat yang perlu

disimpan berbeza dan seterusnya mengakibatkan pengawalan dan pengesanan

ke atas harta modal, inventori dan bekalan pejabat kurang cekap dan tidak

berkesan.

2.5 Asas penyediaan borang baru adalah seperti berikut:

(i) Keperluan merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal, inventori dan

bekalan pejabat. Pihak pengurusan perlu memastikan semua data berkaitan

dicatatkan mulai dari tarikh perolehan. Sekiranya rekod-rekod tersebut tidak

dikemaskinikan, adalah sukar untuk mana-mana pihak mengawasi penggunaan

aset terutama apabila ia melibatkan keputusan untuk tindakan penyenggaraan

atau gantian.

(ii) Merekodkan lokasi harta modal, inventori dan bekalan pejabat. Usaha ini

akan memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan

pergerakan sesuatu harta modal, inventori dan bekalan pejabat.

(iii) Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi

memudahkan pihak pengurusan mencapai penggunaan yang optima serta

pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang cekap. Dengan

sumber-sumber yang terhad untuk memberi perkhidmatan kepada sektor awam,

pengawasan terhadap pergerakan aset dan pengurusannya akan membolehkan

maklumat-maklumat penting diperolehi mengenai penggunaan atau peruntukan

sumber-sumber di mana ianya diperlukan. Keadaan ini hanya boleh berlaku

sekiranya terdapat maklumat yang lengkap dan kemaskini.

2.6 Berdasarkan kepada prinsip-prinsip di atas dan keperluan untuk mengelak

dari berlakunya pembaziran di dalam penggunaan harta modal, inventori dan

bekalan pejabat, perubahan-perubahan yang sejajar terhadap prosedur-prosedur

sekarang dan borang-borang yang baru telah dibentuk.

3. PENGGUNAAN BORANG-BORANG BARU

3.1 Untuk memenuhi tujuan-tujuan seperti di perenggan 2.5 dan 2.6, empat (4)

borang baru telah diperkenalkan untuk menggantikan lima (5) borang lama.

Borang-borang berkenaan adalah seperti berikut:

Borang Baru Borang Lama

(a) Daftar Harta Modal (a) Daftar Loji (JKR 124 Pin.(Kew 312, 312A) 1/82); dan

Daftar Loji dan Alat-alat (Kew 300-Y)

(b) Daftar Inventori (b) Buku Rekod/Daftar Perabot (Kew 313) dan Kelengkapan

(Bukan Piawai)

(c) Daftar Stok Bekalan (c) Buku Daftar/Stok Alatulis Pejabat (Am 84 Pin. 10/66)

(Kew 314)

(d) Daftar Pergerakan Harta (d) Daftar Pinjaman Modal dan Inventori (Kew 300-

B) (Kew 315)

3.2 Format borang-borang baru di atas adalah seperti di Lampiran "A" dan

penjelasan terperinci borang-borang berkenaan adalah seperti di Lampiran "B".

3.3 Dengan terkeluarnya Pekeliling Perbendaharaan ini, maka borang baru

seperti Daftar Harta Modal (Kew 312, 312A) akan menggantikan borang Daftar

Loji dan Daftar Loji dan Alat-alat (Kew 200-Y) seperti terdapat di Lampiran "Y"

panduan 236 Arahan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, manakala

borang baru Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315) akan

menggantikan borang Daftar Pinjaman (Kew 300-B).

3.4 Perhatian Pegawai Pengawal adalah ditarik kepada Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 3/85 mengenai Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam

Pengurusan Stor di Kementerian/Jabatan Kerajaan dan Badan-badan Berkanun.

4. PELAKSANAAN

4.1 Pelaksanaan penggunaan borang-borang baru ini adalah seperti berikut.

(i) Bagi perolehan harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang baru, tarikh

penguatkuasaan borang-borang baru ini ialah 1hb Mei, 1991

(ii) Bagi harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang sedia ada, maklumat

mengenainya hendaklah dipindahkan daripada borang lama kepada borang baru

dengan secepat mungkin tetapi tidak melebihi satu tahun dari 1hb Mei, 1991.

(iii) Borang lama hendaklah disimpan untuk tujuan audit.

5. PESANAN BORANG

5.1 Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan hendaklah memesan borang-borang

baru ini daripada Jabatan Percetakan Negara.

5.2 Borang-borang 312, 312A dan 313 adalah di dalam bentuk kad dan

hendaklah disimpan di dalam fail kulit keras (2 ring hard-cover file) yang boleh

dipesan daripada pembekal-pembekal di bawah Kontrak Pusat manakala borang

314 dan 315 masih di dalam bentuk buku.

6. TARIKH KUATKUASA

6.1 Pekeliling Perbendaharaan ini berkuatkuasa mulai 1hb Mei, 1991.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA "

Saya yang menurut perintah.

(TAN SRI ZAIN AZRAAI),

Ketua Setiausaha,

Kementerian Kewangan Malaysia

9/02/91