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1 CURSO INTERNACIONAL “GESTIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS” Pauta Desarrollo de los Talleres de Programación de Proyectos. Santiago, Chile junio de 2007

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1

CURSO INTERNACIONAL

“GESTIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS”

Pauta Desarrollo de los Talleres de Programación de

Proyectos.

Santiago, Chile junio de 2007

2

Contenido

Página. INTRODUCCIÓN. 4 1. TALLER N° 1: ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO. 5 2. TALLER N° 2: PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN. 7 3. TALLER N° 3: CURVAS DE USO DE RECURSOS: NIVELACIÓN Y OPTIMIZACIÓN. 9 4. TALLER N° 4: ACELERACIÓN DE MALLAS. 12 5. TALLER N° 5: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA 21 EJECUCIÓN DEL PROYECTO 6. TALLER N° 6: DISEÑO DEL SISTEMA DE 23 INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 7. TALLER 7: EL GERENTE Y LA TOMA DE DECISIONES 26 (Se entrega en clases) 8. TALLER N° 8: LICITACIONES Y CONTRATACIONES- 26 ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA 9. TALLER 9: LICITACIONES Y CONTRATACIONES – 28 APERTURA Y ADJUDICACIÓN. PAUTA PARA LA ENTREGA DEL INFORME FINAL DEL 29 TRABAJO EN GRUPO.

3

Materiales Complementarios.

MANUAL DE MS PROJECT.

4

Introducción.

El contenido principal de este documento son las pautas de desarrollo de los

Talleres del curso internacional de Gestión de la Ejecución de Proyectos.

Se trata de nueve Talleres a desarrollar entre los días martes y viernes de la

primera semana del programa (el primer día se realizará una encuesta,

ejercicios y la conformación de los grupos de trabajo) , y lunes a jueves de la

segunda semana (el viernes de la segunda semana está dedicado a las

presentaciones de trabajos en grupos).

En forma adicional a los Talleres, se entrega material complementario que

debe ser considerado como trabajo de refuerzo y de preparación previa a los

Talleres. Dentro de este material se incluye un resumen de instrucciones

relativas al uso del MsProject. Se recomienda que estos materiales sean

analizados en forma previa a cada Taller, en horarios fuera de los

considerados para las clases.

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1. TALLER Nº 1

ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y DEFINICION DEL ALCANCE PROYECTO

1. Antecedentes

Una de las tareas iniciales que debe abordar el equipo responsable de la

planificación de la ejecución de un proyecto consiste en estudiar muy bien los

antecedentes de éste. Esta etapa, conocida como “Definición del Proyecto”

tiene por objetivo:

a) Recopilar toda la información necesaria para una buena planificación de la

ejecución.

b) Dejar claramente establecido que se desea lograr con el proyecto, de modo

que la ejecución no vaya a comprometer el objetivo final perseguido.

c) Determinar cuáles son los productos a entregar, su cantidad y calidad, y

cuándo se requieren (metas), a fin de verificar, una vez completada la

programación de la ejecución, si será factible cumplir con lo solicitado.

d) Establecer criterios verificables y controlables para medir el logro de los

objetivos y de las metas.

e) Identificar los supuestos efectuados en las etapas anteriores para verificar

su cumplimiento y evitar el riesgo asociado al desconocimiento.

f) Identificar posibles deficiencias del proyecto, ya que es la última

oportunidad de subsanarlas sin que afecten la ejecución o la operación.

g) Conocer a los involucrados en el proyecto y establecer el rol que juegan,

con el propósito de incorporar a la planificación actividades que permitan

satisfacer en la mejor forma posible las expectativas de todos ellos.

h) Diseñar una organización que permita hacerse cargo de las tareas relativas

a la ejecución del proyecto

2. Ejercicio

En este ejercicio, cada grupo recibirá los antecedentes de un proyecto y

asumirá que se le ha encomendado materializar el proyecto a través de una

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licitación pública. Para ello es necesario que estudie detalladamente la

documentación disponible y prepare un informe que incluya:

a) Una breve descripción del proyecto, indicando sus principales

características, localización, objetivo, metas y criterios para verificar el

cumplimiento de éstas. Identificar componentes y respectivas

actividades.

b) Un listado de los supuestos efectuados en los antecedentes, proponiendo

como podría verificarse su cumplimiento.

c) Las deficiencias del proyecto, en cuanto a antecedentes que faltan para

realizar la programación de actividades y asegurar una fluida ejecución.

Asimismo, se deberán identificar, si es que existen, falencias que puedan

comprometer la operación del proyecto.

d) Los involucrados en el proyecto y el rol que juegan. Señalar cuáles son

(probablemente) sus expectativas y qué condiciones deberían darse para

que consideren exitoso el proyecto.

e) Un diseño de la organización del equipo a cargo de la ejecución del

proyecto.

f) Identificar relaciones de precedencia entre actividades.

g) Preparación del resumen de no más de 4 páginas (solo medio magnético,

documento en WORD).

h) Preparación de láminas explicativas (POWER POINT).

i) Revisión.

Meta: el grupo deberá entregar un resumen ejecutivo de no más de cuatro páginas

del perfil de proyecto analizado.

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TALLER Nº 2

PROGRAMACION DE LA EJECUCIÓN

1. Antecedentes

La programación de la ejecución de una obra no es tarea sencilla. Es necesario

estimar los recursos requeridos por numerosas y variadas actividades, así

como el tiempo necesario para su ejecución, y coordinarlas de modo de

optimizar el uso de los recursos para así lograr las metas propuestas. Por ello

se han desarrollado y aplicado distintas técnicas orientadas a simplificar la

tarea y a hacer más precisas las predicciones de tiempo y costo de ejecución.

Asimismo, existen en el mercado numerosos programas que facilitan

enormemente la programación de las actividades a desarrollar durante la

ejecución de un proyecto.

2. Ejercicio

El objetivo del presente taller es practicar la desagregación de un proyecto en

actividades y familiarizar a los participantes con el manejo del programa

MSProject. Para ello el trabajo a realizar constará de tres etapas:

a) En la primera parte del taller, el grupo deberá preparar un listado de

las actividades a realizar para la ejecución del proyecto. Estás deberán

clasificarse en dos grandes categorías: (1) Proceso de licitación y

contratación y (2) Ejecución del proyecto (La necesidad de establecer

subcategorías, macroactividades, actividades y subactividades queda a

criterio de cada equipo). A cada actividad se le asignará un nombre y

una duración (en días laborables) y se establecerá su relación con otras

actividades.

8

b) En la segunda parte, el grupo se dividirá en dos, y cada subgrupo (por

separado) preparará una Malla de Actividades y una Carta Gantt del

proyecto. En el desarrollo de esta tarea, cada equipo debe:

? b1. Dar un nombre al proyecto y un nombre al archivo.

? b2. Definir una fecha de iniciación para el proyecto (01-01-2008).

? b3. Introducir a MsProject las actividades definidas en la primera parte

del taller, sin indicar todavía precedencias.

? b4 Reflejar la estructura del proyecto subordinando las actividades

inferiores a las superiores con bloques de sangría.

? b5 Asignar duración a las actividades (en días laborables y sólo a las de

nivel inferior).

? b6 Establecer las relaciones entre las actividades (juegue con diferentes

formas de encadenar las act ividades).

? b7 Verificar duración del proyecto. Identificar y resaltar la ruta crítica.

? b9 Modificar escalas de pantalla de la Carta Gantt.

? b9 Desplegar la Tabla de Programación (“Schedule”) para observar las

holguras.

? b10 Modificar el calendario del proyecto, incorporando días no

laborables (en Chile) y ver su efecto sobre la Carta Gantt y la duración

del proyecto.

c) Cada grupo preparará una presentación en Power Point de su trabajo.

d) Preparar documento de no más de cuatro páginas que contenga:

descripción de actividades, duraciones, relaciones entre actividades

(precedencias) y Carta Gantt final identificando la ruta crítica. (sólo en

medio magnético WORD).

Meta: el grupo debe finalizar el documento de avance que contenga lo señalado

en el punto d y las respectivas láminas en Power Point.

IMPORTANTE: ? No olvide salvar su trabajo cada 10 minutos (sin línea base).

? Todos los integrantes del equipo deben tener su turno al teclado (y mouse).

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TALLER Nº 3

CURVAS DE USO DE RECURSOS: NIVELACION Y OPTIMIZACION

1. Antecedentes

Los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto no siempre están

disponibles en la cantidad requerida para ejecutar las actividades según

desearíamos. Quizás no existen, en el área en que se desarrollará el proyecto,

suficientes trabajadores con la calificación deseada. O bien, la maquinaria

disponible debe ser compartida con otros proyectos que están siendo

ejecutados en paralelo. Asimismo, los requerimientos de dinero para pagar los

insumos y recursos pueden exceder la disponibilidad de caja.

Para prevenir que este tipo de restricciones nos tome por sorpresa y demoren

la ejecución del proyecto, es necesario determinar que recursos requerimos,

en que cantidad y cuándo. Asimismo, debemos asegurarnos de que los

recursos sean utilizados en la mejor forma posible, evitando movilizar y

desmovilizar repetida e innecesariamente un recurso.

Un instrumento muy útil para lograr el propósito de planificar

adecuadamente el uso de maquinaria, trabajadores, técnicos, profesionales,

financiamiento e insumos son las curvas (histogramas) de uso de recursos.

2. Ejercicio

El objetivo del presente taller es practicar la preparación de histogramas de

uso de recursos en un proyecto utilizando el programa MSProject. Para ello el

trabajo a realizar constará de tres etapas:

a) Aprovechando la desagregación del proyecto realizada en el taller anterior,

el grupo asignará a las actividades para la ejecución del proyecto (sin

10

incluir licitación y contratación) el número de trabajadores no calificados

que se estima requerirá cada una.

b) En la segunda parte, el grupo se dividirá en dos, y cada subgrupo (por

separado) utilizará el programa MSProject para:

? Definir el recurso “Trabajadores no Calificados” en la hoja de recursos

(sin ingresar ningún dato adicional).

? Asignar este recurso a las actividades programadas en la malla que se

preparó en el taller anterior.

? Estudiar el histograma resultante y guardar copia

(NOMBRE_ARCHIVO_1).

? Establecer en la Hoja de Recursos una capacidad máxima de

“Trabajadores no Calificados” igual al 80% del pico mayor del

histograma.

? Estudiar el histograma resultante y guardar copia

(NOMBRE_ARCHIVO_2).

? Manualmente (no utilizar nivelación automática de recursos) intentar,

aprovechando las holguras disponibles, solucionar la sobreasignación

del recurso “Trabajadores no Calificados”.

? Estudiar el histograma resultante y guardar copia

(NOMBRE_ARCHIVO_3).

? Analizar si es necesario y posible efectuar una optimización del uso de

“Trabajadores no Calificados”. Si es así realizarla; si no, justificar

porqué.

? Si se optimizó el uso del recurso “Trabajadores no Calificados”, guardar

copia (NOMBRE_ARCHIVO_4).

? Abra el archivo NOMBRE_ARCHIVO_2 y utilice la opción de

redistribución automática de recursos. Luego estudie el resultado y

trate de determinar que hizo el programa. Guarde la nueva

programación (NOMBRE_ARCHIVO_5).

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c) Ingresar en la hoja de recursos todos los recursos y los respectivos costos

según datos del enunciado del proyecto. Guardar en un archivo aparte.

d) Preparar documento que contenga: Listado de recursos, costos y los

resultados (histogramas) de cada uno de los ejercicios realizados hasta el

punto 5. (sólo en medio magnético WORD).

e) Por último, con base en los archivos guardados, cada subgrupo preparará

una presentación en Power Point de su trabajo.

f) Revisión

Meta: el grupo debe finalizar un documento de avance que contenga todos los

ejercicios realizados en el Taller 3

IMPORTANTE: ? No olvide salvar cada versión de su trabajo con un nuevo nombre. Se sugiere

que al completar una tarea y después de guardar el archivo, antes de hacer

ningún cambio se salve una copia de la programación con el nuevo nombre

que tendrá el archivo al terminar la próxima tarea. Luego podrán trabajar

tranquilos sobre éste sin arriesgarse a perder lo avanzado.

? Todos los integrantes del equipo deben tener su turno al teclado (y mouse).

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TALLER Nº 4

ACELERACIÓN DE MALLAS

Este taller se propone para ser desarrollado por los

alumnos en forma independiente, fuera de las horas de

trabajo habitual. Idealmente en torno a la cuarta sesión

de trabajo (día jueves). Se incluyen datos separados

para cada uno de los grupos (Talleres para grupos A, B,

C, D, E y F de las páginas 15 a 20 de este documento).

1. Antecedentes

Con frecuencia se solicita al responsable de la programación de un proyecto que

la ejecución de éste concluya en una fecha anterior a la fecha de término

resultante de la programación a tiempo normal. En otros casos, durante la

ejecución de un proyecto ocurren atrasos que, de no ser recuperados, atrasarían

la fecha de término del proyecto. En cualquiera de estas situaciones es necesario

modificar el programa de ejecución a fin de acelerar el término del proyecto.

Sin embargo, el acelerar la ejecución de una actividad conlleva un aumento de su

costo, ya que será necesario asignarle recursos adicionales. Por ello, en caso de

tener que reducir el tiempo estimado de ejecución de un proyecto, o de ser

necesario acelerar la ejecución de un proyecto en marcha para recuperar atrasos,

se producirá necesariamente un incremento en el costo total del proyecto.

Deberemos pues preocuparnos de que dicho incremento sea el menor posible.

13

El diferencial de costo por disminuir cada día, se determina según la siguiente

ecuación:

Costo de duración mínima - Costo de duración normal

? ?C = ---------------------------------------------------------------------

Duración normal - Duración mínima

Ejemplo: En el siguiente ejemplo se trata de ir acelerando la malla en función de

los tiempos posibles de disminuir de acuerdo a lo señalado en la siguiente tabla,

teniendo en consideración el valor de los costos involucrados, por concepto de

disminuir en un día cada actividad.

Luego la tabla siguiente muestra los valores de costo de cada actividad a tiempo

normal y con aceleración, indicando en la última columna, el valor del costo

diferencial por concepto de acortamiento de la duración de la actividad.

Según las actividades indicadas en la tabla anterior, la red de actividades

(graficarla) tiene su ruta crítica en las actividades 1-2 y 2-5, si se van acortando

esas actividades (partiendo por la más barata que es la 1-2), se tienen las

siguientes variaciones de costos (nótese que para disminuir de 12 a 11 s tuvo que

acortar la duración de la actividad 4-5, ya que a esas alturas todas las rutas se

hacen críticas):

14

De acuerdo con lo anterior, no siempre disminuir días en la duración del

proyecto, va a significar mayores costos, en ocasiones, el costo total va a

disminuir, por lo tanto puede ser conveniente para el contratista finalizar antes

las obras. Lo anterior se visualiza mejor en el siguiente gráfico:

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TALLER Nº 4

ACELERACIÓN DE MALLAS GRUPO A

2. Ejercicio

En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible. El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 55 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

NORMAL MINIMO Código Actividad

Código predecesoras Duración Costo $ Duración Costo $

A-1 8 100 6 200 A-2 4 150 2 350 A-3 A-1 2 50 1 90 A-4 A-1 10 100 5 400 A-5 A-2 5 100 1 200 A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe:

? Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. ? Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del proyecto

(desde la normal a la mínima) la siguiente información: ? Duración total del proyecto. ? Costo directo, costo de administración y costo total del proyecto. ? Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. ? Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la actividad. ? Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

? Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4 ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO B

2. Ejercicio

En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 5 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo directo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

NORMAL MINIMO Código Actividad

Código predecesoras Duración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200 A-2 4 150 2 350 A-3 A-1 2 50 1 90 A-4 A-1 10 100 5 400 A-5 A-2 5 100 1 200 A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe:

? Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. ? Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del proyecto

(desde la normal a la mínima) la siguiente información: ? Duración total del proyecto. ? Costo directo, costo de administración y costo total del proyecto. ? Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. ? Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la actividad. ? Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

? Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4 ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO C

2. Ejercicio

En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible. El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 105 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

NORMAL MINIMO Código Actividad

Código predecesoras Duración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200 A-2 4 150 2 350 A-3 A-1 2 50 1 90 A-4 A-1 10 100 5 400 A-5 A-2 5 100 1 200 A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe:

? Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. ? Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del proyecto

(desde la normal a la mínima) la siguiente información: ? Duración total del proyecto. ? Costo directo, costo de administración y costo total del proyecto. ? Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. ? Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la actividad. ? Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

? Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4 ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO D

2. Ejercicio

En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible. El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 55 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo directo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

NORMAL MINIMO Código Actividad

Código predecesoras Duración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200 A-2 4 150 2 350 A-3 A-1 6 150 4 300 A-4 A-1 7 100 4 220 A-5 A-2 8 100 4 200 A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe:

? Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. ? Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del proyecto

(desde la normal a la mínima) la siguiente información: ? Duración total del proyecto. ? Costo directo, costo de administración y costo total del proyecto. ? Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. ? Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la actividad. ? Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

? Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4 ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO E

2. Ejercicio

En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 5 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo directo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

NORMAL MINIMO Código Actividad

Código predecesoras Duración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200 A-2 4 150 2 350 A-3 A-1 6 150 4 300 A-4 A-1 7 100 4 220 A-5 A-2 8 100 4 200 A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe:

? Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. ? Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del proyecto

(desde la normal a la mínima) la siguiente información: ? Duración total del proyecto. ? Costo directo, costo de administración y costo total del proyecto. ? Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. ? Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la actividad. ? Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

? Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4 ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO F

4. Ejercicio

En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 105 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo directo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

NORMAL MINIMO Código Actividad

Código predecesoras Duración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200 A-2 4 150 2 350 A-3 A-1 6 150 4 300 A-4 A-1 7 100 4 220 A-5 A-2 8 100 4 200 A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe:

? Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. ? Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del proyecto

(desde la normal a la mínima) la siguiente información: ? Duración total del proyecto. ? Costo directo, costo de administración y costo total del proyecto. ? Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. ? Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la actividad. ? Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

? Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

5. Presentación de resultados

? Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de

su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 5

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN

1. ANTECEDENTES

Una tarea fundamental al tener un programa de trabajo para un proyecto, es

realizar un control de éste para saber si se ha ido cumpliendo. Para poder realizar

control de un programa de actividades, es necesario actualizarlo, colocando todos

los avances que han ocurrido hasta la fecha de control para cada actividad.

El MS Project tiene un buen sistema de control. Se puede controlar avance, mano

de obra, costos y otros. En este Taller nos ocuparemos principalmente del control

del avance.

2. EJERCICIO

a) Guarde la programación realizada durante la primera semana como línea de

base del proyecto.

b) Cree una columna para actualizar el avance del programa de actividades

A. Indicadores de Avance Físico y Financiero

Como punto de partida del análisis de estado de las actividades de su proyecto (y

por tanto de los componentes y del proyecto mismo), usted debe conocer el valor

de los indicadores básicos de seguimiento que se plantean en la tabla adjunta.

Asigne un avance del 100% a todas las actividades que debiesen estar terminadas

antes de la fecha de control. Para las actividades que debiesen estar ejecutándose

a la fecha de control considere los porcentajes de avance de la lista siguiente. Para

las actividades finales (las que se inician en una fecha posterior a la fecha de

22

control) ingrese un avance de 0%. Si su proyecto a la fecha de control tiene más

actividades en ejecución que las que aparecen en la tabla, considere que esas

restantes actividades en ejecución tienen indicadores de 0%.

Tabla A

Indicadores de Avance del Proyecto Fecha de Control: hoy

Actividad Indice de Avance Físico (IAF)1

Indice de Cumplimiento de

Costos (ICC)2 Análisis

Avance Físico Real

1 100% 110% 2 100% 65% 3 100% 75% 4 100% 85% 5 100% 100% 6 100% 85% 7 100% 90% 8 100% 105% 9 90% 70%

10 100% 110% 11 100% 100% 12 95% 60% 13 90% 75% 14 100% 90% 15 65% 115% 16 75% 98% 17 0% 100% 18 0% 120%

1 IAF = Obra ejecutada/Obra total = AFR / AFP = Avance Físico Real / Avance Físico Presupuestado 2 ICC = Costo incurrido/Presupuesto inicial

c) Ingrese los avances de cada una de las actividades. Para las desviaciones de

costos, considere que si las actividades están condicionadas por el esfuerzo,

alterar porcentualmente los costos equivale a alterar porcentualmente las

duraciones.

23

d) Actualice el avance del proyecto y determine el impacto de las cifras

anteriores en el desarrollo del proyecto. GUARDAR EL ARCHIVO CON UN

NUEVO NOMBRE.

e) ¿Estamos todavía dentro del programa?. Considere que estamos 100 días

antes del fin previsto. Analizar si el grado de avance permite proyectar un

retraso en la fecha término del proyecto, supuesto que desde hoy en

adelante no se produzcan nuevos retrasos, es decir, que los retrasos sean

sólo los detectados a la fecha

f) Si no estamos dentro del programa intente tomar acciones que permitan

recuperar el programa original acelerando la malla, para ello suponga que

las actividades más baratas de acortar, son aquellas que involucran

subcontratos, las que se podrían acortar un 30% en tiempo con un

incremento de costos del 20%.

g) Determine el impacto de la aceleración anterior en los costos totales del

proyecto.

h) Preparar documento que describa el análisis de seguimiento y las medidas

correctivas considerando los puntos anteriores de la “c” a la “g”. (sólo en

medio magnético WORD).

i) Preparar láminas explicativas (POWER POINT).

j) Revisión

24

TALLER Nº 6

DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO GERENCIAL DEL PROYECTO.

1.-ANTECEDENTES

En el Taller anterior se trabajó básicamente con el avance físico, a partir de una

tala de datos que sólo consideraba esa variable, además de la variable de costos.

El seguimiento gerencial del proyecto debe abarcar otras variables, para poder

monitorearlas y controlarlas, se trabajará en el diseño de un sistema de

información y seguimiento gerencial del proyecto.

2.-EJERCICIO

a) Considerando el siguiente esquema. Defina los informes relevantes para su

proyecto, indicando la periodicidad requerida para cada uno de ellos.

25

b) Defina los indicadores que deberían estar contenidos en cada uno de los

informes definidos en la parte ( a ) . Determine la periodicidad requerida

para la medición de cada uno de ellos, las fuentes de información necesarias

y estime los tiempos y costos necesarios para obtener dicha información. De

ser necesario, discutan en el grupo algunos supuestos para poder hacer las

estimaciones anteriores (en particular los tiempos y costos de obtención de

información).

c) Construyan un cuadro resumen que muestre para cada informe los

indicadores necesarios, y para cada uno de estos la periodicidad de

medición, las fuentes de información, y los tiempos y costos

necesarios para obtener dicha información.

d) En el Taller 5 se entregó información de avance tanto físico como de costos,

en general bastante por debajo de lo esperado. Una de las posibles causas de

los desfases es el no cumplimiento de los supuestos (de la matriz del marco

lógico) para esas actividades. Tomando en cuenta lo anterior, defina los

supuestos relevantes de ser monitoreados dentro del sistema de información

Ambito de responsabilidad directa

Elementos referenciales, bajo observación

¿RESPONABLE

S DE

INFORMACIÓN

Verificación Supuesto Indicador

Fin

Propósito

Componente

Actividades

Concepto

26

gerencial. Defina, si es posible, indicadores de medición de esos

supuestos, así como la periodicidad de recolección de la

información, las fuentes de información, y los posibles costos y

tiempo de obtención de la información.

e) Analice cualitativamente, si el detalle diseñado para los indicadores de la

parte ( b ) y los supuestos de la parte ( d ), muestra un sistema de

información gerencial técnicamente factible de llevar a cabo, y

económicamente viable.

f) Preparar documento que describa el diseño del sistema (sólo en medio

magnético WORD).

g) Preparar láminas explicativas (POWER POINT).

h) Revisión.

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TALLER Nº 7

EL GERENTE Y LA TOMA DE DECISIONES (este Taller se distribuirá durante la clase).

TALLER Nº 8

LICITACIONES Y CONTRATACIONES – Elaboración de Términos de

Referencia. Laboratorio de simulación de concurso: elaboración de bases y de método de

evaluación de las propuestas.

Objetivos: Los alumnos se interiorizan en el desarrollo de términos de

referencia y métodos de evaluación, mediante una simulación de roles

Actividades:

a) Profesores asignan componentes o actividades a licitar a cada grupo.

b) Elaboración por grupos de una parte de los Términos de Referencia (TDR)

para llamar a presentar propuestas técnicas: el método de evaluación de

las propuestas .

El documento contendrá:

a. Objetivos.

b. Actividades a realizar por el adjudicatario

c. Definición de requisitos mínimos exigibles a las firmas

proponentes (entre ellos al menos se deben establecer requisitos

asociados a la experiencia)

d. Definición de requisitos mínimos exigibles al equipo de

profesionales que integren el equipo del proyecto.

e. Método de evaluación de las propuestas técnicas a recibir. Para ello

el grupo deberá:

i. Definir los criterios de evaluación (incluye a lo menos los dos

anteriores).

28

ii. Definir el método de cálculo de puntajes para cada uno de los

criterios

iii. Fijar los puntajes mínimos por criterio para calificar.

iv. Definir el método de ponderación de los criterios para

priorizar las propuestas.

f. En base a las definiciones anteriores se elaborará un cuadro de

evaluación que deberá formar parte de los Términos de Referencia y

de las bases.

g. Plazos máximos de las actividades y tareas. Fechas de entrega de

informes y/o productos.

h. Elaboración (breve) de Bases para propuesta económica:

• Presupuesto máximo disponible. Formas de pago y relación entre

pagos y entregas de informes y/o productos.

• Desglose exigido para los ítems de costo.

• Definición del método de adjudicación en relación a la propuesta

económica, siendo las alternativas: i ) adjudicar a la mejor propuesta

técnica si es que la propuesta económica respeta el presupuesto

máximo, ii) adjudicar a la propuesta económica de menor costo

siempre que cumpla los puntajes mínimos de la propuesta técnica, y iii)

ponderar la propuesta económica con la propuesta técnica.

c) Preparar láminas explicativas (POWER POINT)

d) Revisión

e) Entrega a los profesores del documento descrito en el punto b)

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TALLER Nº 9

LICITACIONES Y CONTRATACIONES – APERTURA Y ADJUDICACIÓN.

Laboratorio: Simulación de concurso y adjudicación.

Objetivos: Los alumnos se interiorizan en elaboración de propuestas, mediante

una simulación de roles

Actividades:

a. Los profesores seleccionan un TDR dentro de todos los TDRs elaborados.

b. Los alumnos de todos los grupos formulan propuestas para la licitación en

base a esos TDR. Se deberá considerar:

• Propuesta técnica:

• Oferta de plazos de entrega de las actividades y tareas

• Conformación del equipo del proyecto.

• Propuesta económica:

• Determinación del monto de la propuesta

c. Simulación de la entrega de propuestas y apertura

d. Simulación de la adjudicación.

e. Preparar documento que incluya los TDRs elaborados en el punto 2 y las

bases con el resto de las condiciones de la licitación (sólo en medio magnético

WORD).

f. Preparar las correspondientes láminas explicativas (POWER POINT).

g. Revisión.

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PAUTA PARA LA ENTREGA DEL INFORME FINAL DEL TRABAJO EN GRUPO:

Temas a abordar en el informe:

? Resumen de antecedentes de la formulación del proyecto (marco

lógico y antecedentes generales). ? Diseño organizacional de la unidad ejecutora a cargo del

proyecto. ? Análisis de los involucrados. ? Definición de relaciones entre actividades y Programación de las

actividades. ? Nivelación de recursos y solución de las sobreasignaciones. ? Optimización de la programación. ? Desarrollo del sistema de información gerencial del proyecto. ? Seguimiento del proyecto. ? Términos de referencia para la licitación de una de las

componentes o actividades. ? Consideraciones generales y recomendaciones para la ejecución.

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CURSO INTERNACIONAL

“GESTIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS”

CURSO INTERNACIONAL

“GESTIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS”

Manual de MsProject y otros materiales complementarios.

Manual de MsProject y otros materiales complementarios.

Santiago, Chile 2007