PANDUAN Untuk OPERATOR UNIT (membuat permintaan barang ke

logistik ITS) di sistem ERP ODOO yg baru (PAPERLESS)

buka web erp.logistik.its.ac.id (atau buka web logistik.its.ac.id lalu klik menu APLIKASI

ERP), lalu klik SIGN IN (di pojok kanan atas)

1. login dgn username password anda yang baru

(username password di Odoo yg lama TIDAK SAMA dgn username password di sistem Odoo baru ini)

Jika belum punya akun, hubungi WA grup HELPDESK OPRATOR PAPERLES.

Dan apabila lupa password silakan dicoba klik RESET PASSWORD, maka instruksi reset password

akan dikirimkan ke email anda.

Apabila kesulitan, silakan hubungi kami melalui grup WA HELPDESK OPRATOR PAPERLES !

PENGUMUMAN BARU =

1. Kolom CUSTOMER diisi RBA Unit yg mau dipake belanja (misal RBA

Operasional Unit, RBA Pengembangan Unit, S1, S2, atau yg mana?)

2. TIDAK PERLU lagi meng attach scan surat resmi / transfer alokasi

3. NAMUN, setelah membuat permintaan barang baru, SEND BY EMAIL

nya DITUJUKAN ke pimpinan yg berwenang KLIK APPROVAL !

4. Ada Kolom Baru “TRANSFER ALOKASI” yg Wajib DIISI = MENULISKAN:

"SubProgram, Kegiatan & MAK mana yg mau dipotong" --> cek saldo

jangan kurang! KOORDINASIKAN dengan BPP Unit Anda !)

5. contoh: "Subprogram= 2.13 Penganggaran berbasis kinerja. Kegiatan=

kebutuhan sehari-hari & operasional. MAK= 525112.5521.39"

Akun akan dibagikan langsung ke email panjenengan. Sehingga segera cek inbox email, cari email

seperti ini

Klik tombol Accept Invitation, lalu anda bisa memasukkan password utk akun anda.. setelah

berhasil, anda bisa SIGN IN menggunakan username = alamat email anda DAN password = password

baru yang anda tadi ketikkan

Apabila kesulitan, silakan hubungi kami melalui grup WA HELPDESK OPRATOR PAPERLES!

2. jangan lupa, utk keamanan, ganti password anda. klik di pojok kanan atas, lalu pilih PREFERENCES

klik tulisan CHANGE PASSWORD , trus masukkan password baru dan klik tombol change password.

3. klik menu Permintaan Barang (Sales)

4. klik menu Product terlebih dahulu untuk melihat DAFTAR PRODUK yg tersedia, berikut HARGA,

dan JUMLAH STOK yg tersisa.

On Hand = jumlah barang

di gudang logistik ITS.

Forecasted = jumlah

barang yg masih bisa

dipesan (jumlah barang

digudang DIKURANGI

barang yg sudah dipesan

unit kerja lain)..

Jika jumlah stok On Hand

masih banyak, tapi

jumlah stok Forecasted =

0, maka produk tsb

SUDAH HABIS DIPESAN

unit kerja lain.

5. menu Pengajuan Permohonan (Quotation) berisi daftar pengajuan permohonan permintaan

barang anda, yg MASIH MENUNGGU untuk disetujui.

Monggo JAPRI pimpinan anda utk segera melakukan KLIK APPROVAL (sekarang paperless, kami

tidak lagi menerima permintaan yg pake surat. Semua WAJIB di KLIK APPROVE pimpinan anda!)

A. Klik tombol CREATE utk membuat permintaan barang baru.

B. Pilih customer = RBA unit kerja anda sendiri. jika unit kerja anda belum ada di daftar

customer, hubungi kami melalui grup WA HelpDesk Oprator Paperles.

Contoh: Departemen Sistem Informasi punya beberapa RBA: S1 Sistem Informasi, S2 Sistem

Informasi, dll. pilih di kolom customer ini, RBA yang akan digunakan utk pembayaran transfer alokasi

C. ISI kolom TRANSFER ALOKASI = MAK yg mana yg mau dipotong utk TRANSFER ALOKASI

(pastikan saldonya cukup – koordinasi dgn BPP anda !).

contoh: "Subprogram= 2.13 Penganggaran berbasis kinerja. Kegiatan= kebutuhan sehari-hari &

operasional rutin perkantoran. MAK= 525112.5521.39"

contoh: "Subprogram= 1.22 Mendorong diadakannya kelas berbahasa inggris. Kegiatan= kuliah

penyegaran di UPT Bahasa&Budaya ITS. MAK= 525112.5521.39"

Koordinasikan dgn BPP anda, untuk bisa dilihatkan dari SIM RBA.

PASTIKAN SALDONYA CUKUP!

Mohon teliti mengisikan kolom ini, karena pelunasan tagihan akan dipotongkan pagu dari

Subprogram/Kegiatan/MAK yang anda tulis di kolom ini!

Jika kebingungan, silakan tanya kami melalui grup WA HelpDesk Oprator Paperles

BARU !

C. pilih produk nya, dan masukkan jumlah barang yg anda mau pesan, lalu klik tombol SAVE.

terakhir, klik tombol SEND BY EMAIL.

jika jumlah stok yg available KURANG dari jumlah yg anda minta, maka akan muncul pesan

peringatan. Lalu silakan sesuaikan jumlah nya sesuai jumlah stok yg available/tersedia.

JANGAN SAMPAI ANDA MEMESAN BARANG YANG TERNYATA DI LOGISTIK STOKNYA HABIS !

D. pastikan RECIPIENT = PIMPINAN/UNIT ANDA yg berwenang melakukan KLIK APPROVAL

DAN TIDAK PERLU LAGI klik attach a file foto/scan surat resmi permintaan barang unit kerja anda.

lalu klik SEND

CONTOH, jika di departemen anda, pimpinan yg berwenang untuk KLIK APPROVAL ada beberapa

(misal RBA S1 Sistem Informasi = Pak Edwin, RBA S2 Sistem Informasi = Pak Apol), PASTIKAN anda

memilih nama beliau di kolom recipient ini..

JIKA TIDAK TELITI / SALAH memilih (misal belanjanya untuk S1 Sistem Informasi kok malah minta

approval ke Pak Apol, padahal seharusnya Pak Edwin), maka permintaan anda pasti akan di REJECT

oleh beliau dan anda harus mengulang bikin permintaan baru lagi dari awal.

Selesai.

Jika permintaan barang sudah disetujui pimpinan, maka langsung saja silakan diambil barangnya

(janjian dulu/WA ke grup WA HELPDESK OPRATOR PAPERLES sebelum datang ke kantor logistik

supata tidak kecele)

BARU !

DULU = BISA LAMA BERHARI-HARI, HARUS BIKIN SURAT RESMI, SAMPAH KERTAS

SEKARANG = CEPAT 10 MENIT, PRAKTIS TINGGAL KLIK, PAPERLESS TANPA KERTAS

PROSEDUR LAMA = Unit Kerja Ingin Membeli Barang di Logistik ITS

- Unit Membuat Surat Resmi Permintaan Barang

- Bisa Jadi LAMA Harus Menunggu Tandatangan Pimpinan Unit Kerja

Operator Unit Kerja Entrikan Permintaan Barang ke ODOO

- Create New Sales Quotation dengan Menyertakan Scan Surat Resmi

- Menunggu Persetujuan Dari Staff Logistik

- Setelah Disetujui, Barang Baru Bisa Diambil / Diantar

- Tagihan / Invoice dikirimkan via email/wa (sering HILANG tidak terkirim)

Menerima Tagihan

- Berdasarkan Invoice, Unit Kerja Harus Membuat Surat Resmi Transfer Alokasi

- Bisa Jadi LAMA Harus Menunggu Tandatangan Pimpinan Unit Kerja

Operator Membuat Permintaan Baru di ODOO & Menulis Perintah Transfer Alokasi di ODOO

• Tidak perlu lagi menyertakan scan surat resmi Permintaan Barang & Transfer Alokasi

Pimpinan Unit KLIK APPROVAL jika

menyetujui, ATAU KLIK REJECT jika menolak

• AMAN: Hanya pimpinan unit tsb yg bisa menyetujui permintaan, cukup dgn KLIK

Barang langsung bisa diambil, history, invoice

& status pembayaranbisa dilihat pimpinan

Online di ODOO

• Selesai !

•Cepat, Praktis, Paperless