panduan-simaya

8/17/2019 Panduan-siMAYA

1/25

Administrasi Perkantoran MayasiMAYA

Dirgantara Manurung

Pranata Komputer

Direktorat e Government


2/25

Seputar siMAYA

• Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan

kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja

• Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik

•

Landasan Kebijakan• UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik)

• PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi

Elektronik)

•

Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang TataNaskah Dinas

• SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem

Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada

instansi pemerintah


3/25

Konvensional siMAYA

! Bekerja harus dikantor

!

Proses Disposisi lama! Memakan banyak cost seperti

kertas, tinta dll

! Butuh Storage untuk

penyimpanan dokumen/arsip

! Arsip fisik dapat rusak

! Kebergantungan fasilitas

kantor

! Efisisien, Efektif bekerja

dimana saja! Disposisi bersifat real time

! Hemat pembiayaan atk

! Penyimpanan bersifat

elektronik

! Teknologi mobile aplikasi

Transisi Perubahan Budaya


4/25

VISI siMAYA


5/25

Grand Design siMAYA

BKN siMAYA

NPWP eKTP

G o v t

S e r v i c e B u s

- Verifikasi user- Biodata

- User account- Profile

Citizent Tracking SystemMelalui Inter-relasi identitas

Update data PNS

NIP

NIKNPWP

ArNas

KodeSurat

Existing/OnlineDirencanakan

Keterangan :


6/25

Statistik Pengguna siMAYA

0

20

40

60

80

100

120

Category 1

Kementerian

Provinsi

Kabupaten

Kota

Lembaga Dll

Kementerian

Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll

16 15 107 35 9

Total : 182 Instansi Pemerintah


7/25

Fitur siMAYA

! Managemen Surat Masuk

! Managemen Surat Keluar

!

Disposisi Surat

! Kalender Kegiatan

!

Lini Masa

! Penyimpanan Berkas


8/25

Klasifikasi Pengguna

! 4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di

siMAYA :

1. Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja

2. Tata Usaha / Administrasi Surat

3. Pengguna Biasa

4. Admin / Lokal Admin


9/25

PIMPINAN Fungsi Pimpinan :

! Menerima SuratMasuk

! Men disposisi Surat

! Tanda Tangan Surat


10/25

TATA USAHA Fungsi

TataUsaha :

! Scan SuratMasuk Fisik

! Menerima dan

Menggagendakan Surat Masuk! Mengirim dan Menggagendakan

Surat Keluar


11/25

PENGGUNA

BIASA

Fungsi PenggunaBiasa :

! MenerimaDisposisi

! Mengirim Disposisi

! Membuat Konsep Surat

! Memeriksa Konsep Surat


12/25

LOKAL ADMINFungsi Lokal Admin :

! MembuatStrukturOrganisasi

! Membuat Nama Jabatan

! Membuat Pengguna

! Mengatur Pengguna


13/25

Korelasi Antar Pengguna

Scan Surat

Administrasi

Surat

Disposisi Surat

Approval Surat

Penerima Disposisi

Konseptor Surat

Tata Usaha

Pimpinan

PenggunaBiasa


14/25


15/25

SURAT MASUK

! Surat Masuk terbagi menjadi:

1. Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang

dikonversikan menjadi elektronik

2. Surat Masuk siMAYA adalah surat yang

diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA


16/25

Alur Surat Masuk

Tata Usaha

Pimpinan

PejabatPejabat

- Scan Surat- Administrasi Surat

- Disposisi Surat


17/25

Alur Kerja Surat

Masuk ManualSurat Masuk Fisik

Scan Surat

(ext .pdf)

AdministrasiInput

surat (.pdf) kesiMAYA

Surat MasukPimpinan

Pimpinan DisposisiSurat

Disposisi Masuk


18/25

Ket : Surat Keluar dikirim melaluisiMAYA

Surat MasuksiMAYA

Penomoran Agenda Surat

Surat MasukPimpinan

DisposisiSurat

DisposisiMasuk kePenerima

Alur Kerja Surat

Masuk antarsiMAYA


19/25

dminis

asi Surat eluar


20/25


21/25

Alur Surat Keluar

Staff /Pejabat

• PembuatKonsep

Pejabat

•

Pemeriksa berjenjang

Pimpinan

•

ApprovalSuratl

TataUsaha


22/25

SURAT KELUAR siMAYA

GUBERNUR

TATA USAHAGUBERNUR

TATA USAHADINAS A

TATA USAHASEKRETARIAT

DAERAH

TATA USAHADINAS B

TATA USAHADINAS C


23/25

PembuatanKonsep Surat

PemeriksaanKonsep

PemeriksaanKonsep oleh

Pimpinan

AdministrasiSurat

Cetak/PrintSurat

Pengirimansecara Manual

ALUR SURAT

KELUAR MANUAL


24/25

PembuatanKonsep Surat

PemeriksaanKonsep

ApprovalKonsep oleh

Pimpinan

Penomoran/ Administrasi

Surat

Surat dikirim

ALUR SURATKELUAR siMAYA


25/25

TERIMA KASIH

!

Mulai Menggunakan siMAYA

! Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi

!

Mari bergabung di FB siMAYA! Bantuan, kontak kami via:

" Email : [email protected] (08118899700)

[email protected] (081310072233)

panduan-simaya

Documents