panduan php pts 2014 (1)

Panduan Penyusunan Proposal

PROGRAM HIBAH

• PENINGKATAN MUTU PENGELOLAAN INSTITUSI DAN PEMBELAJARAN (PMPB)

• PENINGKATAN (PMBR)

Proses Seleksi tah

DIREKTORATDIREKTORAT

KEMENTERIAN


PROGRAM HIBAH PEMBINAAN(PHP-PTS):

PENINGKATAN MUTU PENGELOLAAN INSTITUSI DAN PEMBELAJARAN (PMPB)

PENINGKATAN MUTU PEMBELAJARAN DAN RELEVANSI

TAHUN ANGGARAN

2014

Proses Seleksi tahun 2013

DIREKTORAT KELEMBAGAAN DAN KERJASAMADIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

September 2013


PEMBINAAN PTS

PENINGKATAN MUTU PENGELOLAAN INSTITUSI DAN

DAN RELEVANSI

DAN KERJASAMA JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

DAN KEBUDAYAAN

Lampiran A. Administrasi Proposal hal. i

Daftar Isi

Daftar Isi

Kata Pengantar

Bagian I. Pedoman Umum

I. Latar Belakang ............................................................................................. 2

II. Tujuan Umum dan Deskripsi Program ................................................... 2

III. Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping ......................................... 3

IV. Persyaratan Umum Institusi Pengusul ................................................... 5

V. Penyusunan dan Proses Seleksi ............................................................... 6

VI. Kriteria Seleksi ............................................................................................. 7

VII. Pengelolaan Hibah ...................................................................................... 9

VIII. Jadwal Pemasukan Proposal ................................................................... 10

IX. Administrasi Hibah .................................................................................. 10

Bagian II. Program Peningkatan Mutu Pengelolaan Institusi dan Pembelajaran

A. Tujuan Program .......................................................................................... 12

B. Indikator Kinerja ......................................................................................... 12

C. Persyaratan Khusus Pengusul .................................................................. 13

D. Komponen Biaya ......................................................................................... 13

E. Format Proposal .......................................................................................... 15

Bagian III. Program Peningkatan Mutu Pembelajaran dan Relevansi

A. Tujuan Program .......................................................................................... 25

B. Indikator Kinerja ......................................................................................... 25

C. Persyaratan Khusus Pengusul .................................................................. 26

D. Komponen Biaya ......................................................................................... 26

E. Format Proposal .......................................................................................... 29

Bagian IV. Lampiran

A. Format Administrasi Proposal ................................................................... 39

B. Format Usulan Aktivitas ............................................................................. 43

C. Format Spesifikasi Rinci Pengadaan Barang dan Pekerjaan Sipil ........ 45

D. Format Spesifikasi Rinci Pengembangan Staf ......................................... 49

E. Format Pengembangan Program ............................................................... 52

F. Format TOR .................................................................................................. 53

G. Format Data Evaluasi Diri .......................................................................... 57

hal. ii

Kata Pengantar

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

dalam mendukung upaya meningkatkan daya saing bangsa melalui peningkatan

kualitas pendidikan tinggi telah mengupayakan berbagai inisiatif dan program.

Inisiatif dan program dimaksud tidak hanya ditujukan bagi Perguruan Tinggi Negeri

(PTN), tetapi juga bagi Perguruan Tinggi Swasta (PTS). Keberadaan PTS salah

satunya adalah membantu upaya peningkatan akses serta menaikkan Angka

Partisipasi Kasar (APK) pendidikan tinggi. Salah satu program yang khusus

ditargetkan bagi PTS adalah Program Hibah Pembinaan Perguruan Tinggi Swasta

(PHP-PTS) yang dikelola oleh Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama pada Tahun

Anggaran 2014. Program ini merupakan kelanjutan dan perbaikan dari Program

Hibah Kompetitif Percepatan Mutu Perguruan Tinggi Swasta Sehat yang telah

dilaksanakan oleh Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama sejak Tahun Anggaran

2008. Untuk tahun 2014, PHP-PTS ditawarkan dalam 2 skema yaitu (1) Program

Peningkatan Mutu Pengelolaan Institusi dan Pembelajaran (PMPB) dan (2) Program

Peningkatan Mutu Pembelajaran dan Relevansi (PMBR). Hal ini dilakukan untuk

memudahkan penetapan prioritas pengembangan yang tergantung pada kemajuan

perguruan tinggi yang berbeda-beda.

Dari evaluasi atas implementasi berbagai program hibah di lingkungan Ditjen

Dikti selama ini, peran perencanaan yang baik dengan melibatkan seluruh pihak

yang berkepentingan sangat menentukan keberhasilan dan keberlanjutan program.

Perencanaan yang didasarkan pada evaluasi diri serta selaras dengan rencana

strategis institusi menjamin relevansi program yang diusulkan dengan visi dan misi

institusi. Selain itu peran dan dukungan pimpinan institusi pada seluruh tingkat dan

tim monitoring dan evaluasi internal sangat penting dalam memastikan keberhasilan

implementasi program.

PHP-PTS diharapkan akan mendorong setiap institusi untuk menyusun rencana

penyelenggaraan PTS yang didasarkan pada evaluasi diri yang didukung informasi

yang akurat, mengacu ke masa depan, dengan memberdayakan setiap

jurusan/program studi beserta sumberdayanya sebagai upaya menuju PTS yang

lebih sehat. Rencana yang disusun hendaknya berorientasi pada peningkatan mutu

dan layanan pendidikan tinggi dengan output yang realistis dan terukur.

Diharapkan melalui PHP-PTS ini mutu PTS dapat terus ditingkatkan. Untuk

memudahkan tim penyusun proposal dalam memahami panduan, maka panduan

penyusunan proposal PHP-PTS ini dibagi ke dalam 4 bagian yaitu:

Bagian I. Panduan Umum,

Bagian II. Program Peningkatan Mutu Pengelolaan Institusi dan Pembelajaran

Bagian III. Program Peningkatan Mutu Pembelajaran dan Relevansi.

Bagian IV. Lampiran

hal. iii

Saya sangat mengharapkan partisipasi aktif dari setiap PTS untuk mengikuti

PHP-PTS ini. Atas perhatian dan kerjasamanya saya menyampaikan terima kasih.

Akhirnya, disampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan kepada tim yang

telah menyusun dan merumuskan panduan penyusunan proposal ini dengan

memperhatikan dan mempertimbangkan kendala-kendala dan temuan-temuan pada

implementasi tahun-tahun sebelumnya serta masukan dari pemangku kebijakan

terkait.

Jakarta, September 2013

Plt. Direktur Kelembagaan dan Kerjasama,

Direktur Jenderal Pendidikan Menengah

Achmad Jazidie

NIP.19590219 198610 1 001

Draft Panduan Penyusunan Proposal

Lampiran A. Administrasi Proposal


PROGRAM HIBAH PEMBINAAN PTS

PEDOMAN UMUM

Penyusunan Proposal PHP-



PROGRAM HIBAH PEMBINAAN PTS(PHP-PTS):

BAGIAN I.

PEDOMAN UMUM

-PTS Tahun Anggaran 2013

hal. 1



Draft Panduan Penyusunan Proposal PHP-PTS Tahun Anggaran 2014

hal. 2

I. Latar Belakang

Saat ini, Ditjen Dikti mengelola sekitar 3.200 institusi yang berbentuk Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Politeknik, dan Akademi, baik yang diselenggarakan oleh Pemerintah maupun oleh masyarakat. Sejalan dengan kebijakan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) di atas dan dalam rangka peningkatan kapasitas institusi, Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama mengadakan program hibah untuk perguruan tinggi swasta. Program hibah ini tidak bersifat kompetisi, namun tetap berdasarkan pada evaluasi atas rencana dan kebutuhan masing-masing PTS yang diwujudkan dalam bentuk proposal. Dana diberikan dalam bentuk blok dengan besaran dana disesuaikan dengan usulan dan pagu anggaran yang ada. Dana hibah tersebut digunakan oleh PTS sesuai dengan usulan anggaran yang telah disetujui dan dilaksanakan dengan mengikuti peraturan perundang-undangan yang ada secara transparan dan akuntabel. Pertanggungjawaban penggunaan dana dilakukan melalui post audit sesuai dengan tertib administrasi anggaran negara yang baku. Program hibah ini diberi nama “Program Hibah Pembinaan PTS” disingkat menjadi PHP-PTS, yang diberikan khusus kepada PTS di seluruh Indonesia. Sebagaimana program hibah yang diluncurkan sebelumnya oleh Ditjen Dikti, PHP-PTS akan menempatkan perguruan tinggi bukan hanya sebagai unit pengusul dan pelaksana, namun juga sebagai pihak yang bertanggung jawab langsung terhadap pelaksanaan dan hasil kegiatan yang didanai oleh PHP-PTS.

PHP-PTS merupakan kelanjutan dan perbaikan dari Program Hibah Kompetitif Percepatan Mutu Perguruan Tinggi Swasta Sehat yang telah dilaksanakan oleh Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama sejak Tahun Anggaran 2008. PHP-PTS tahun 2014 merupakan penyempurnaan dari PHP-PTS tahun 2010-2013 dengan menawarkan dua skema pengembangan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perguruan tinggi untuk melaksanakannya, yaitu (1) Program Peningkatan Mutu Pengelolaan Institusi dan Pembelajaran (PMPB) dan (2) Program Peningkatan Mutu Pembelajaran dan Relevansi (PMBR).

Program hibah ini dimaksudkan untuk mendorong terwujudnya institusi yang mandiri, sehat, dikelola dengan prinsip-prinsip tata kelola yang baik (good university governance), berorientasi pada peningkatan mutu, transparan dan akuntabel. Melalui program ini diharapkan akan terjadi peningkatan mutu PTS sehingga mampu menghasilkan luaran yang bermutu dan berdaya saing tinggi.

II. Tujuan Umum dan Deskripsi Program

A. Tujuan Umum Program

PHP-PTS merupakan hibah pengembangan institusi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas kelembagaan dan pengelolaan institusi serta mutu pembelajaran dan relevansi perguruan tinggi, sehingga dapat berkontribusi dalam meningkatkan kinerja perguruan tinggi.


hal. 3

B. Sasaran

Perguruan Tinggi Swasta di bawah binaan Ditjen Dikti yang memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh Ditjen Dikti.

C. Deskripsi Program

Program Hibah Pembinaan Perguruan Tinggi Swasta (PHP-PTS) tahun 2014 yang dikelola oleh Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama merupakan penyempurnaan dari PHP-PTS tahun-tahun sebelumnya.

PHP-PTS tidak bersifat kompetisi, namun tetap berdasarkan pada evaluasi atas rencana dan kebutuhan masing-masing PTS yang diwujudkan dalam bentuk proposal. Dana diberikan dalam bentuk blok dengan besaran dana disesuaikan dengan usulan dan pagu anggaran yang ada. Dana hibah tersebut digunakan oleh PTS sesuai dengan usulan anggaran yang telah disetujui dan dilakukan dengan mengikuti peraturan perundang-undangan yang ada secara transparan dan akuntabel.

Pada tahun 2014, PHP-PTS menyediakan 2 skema pengembangan yaitu: 1. PHP-PTSPeningkatan Mutu Pengelolaan Institusi dan Pembelajaran (PMPB) 2. PHP-PTS Peningkatan Mutu Pembelajaran dan Relevansi (PMBR) Masing-masing perguruan tinggi hanya bisa mengajukan satu skema hibah. Deskripsi masing-masing program hibah adalah sebagai berikut:

i. PHP-PTS Peningkatan Mutu Pengelolaan dan Pembelajaran

Program ini diarahkan untuk memfasilitasi perguruan tinggi dalam memperbaiki mutu perencanaan pengembangan perguruan tinggi, mutu manajemen perguruan tinggi, memperbaiki layanan pendidikan untuk peningkatan status akreditasi program studi dan peningkatan efisiensi internal dan produktivitas perguruan tinggi.

ii. PHP-PTS Peningkatan Mutu Pembelajaran dan Relevansi

Program ini ditujukan untuk membantu perguruan tinggi dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas penyelenggaraan program pendidikan, meningkatkan relevansi dan kualitas program akademik yang diselenggarakan, termasuk

peningkatan status akreditasi terutama pada program studi yang diajukan.

III. Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping

Institusi diharapkan mengajukan proposal yang mencakup program pengembangan sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi institusi yang didasarkan pada hasil evaluasi diri. Untuk PHP-PTS ini, satu institusi hanya dapat mengajukan satu proposal dan satu skema, dengan sasaran institusi sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya.


hal. 4

Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yang kuat serta mencerminkan kebutuhan dan kemampuan institusi untuk mengelolanya dengan penuh tanggung-jawab. Pertimbangan dan rasionalitas anggaran akan dijadikan sebagai salah satu pertimbangan dalam penilaian proposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai batas atas (maksimal) nilai hibah yang mungkin akan diterima.

A. Pagu Dana Hibah

Besarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan institusi yang tercermin dari kompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal. Besarnya pagu hibah maksimum ditetapkan berdasarkan skema dan jenis institusi, sebagai berikut:

� Pagu maksimum per tahun untuk PHP-PTS Program Peningkatan Mutu Pengelolaan Institusi dan Pembelajaran:

a. Universitas : Rp. 2 Milyar b. Institut : Rp. 1 Milyar c. Sekolah Tinggi : Rp. 1 Milyar d. Politeknik : Rp. 1 Milyar e. Akademi : Rp. 500 Juta

� Pagu maksimum per tahun PHP-PTS Program Peningkatan Mutu Pembelajaran dan Relevansi:

a. Universitas : Rp. 2.5 Milyar b. Institut : Rp. 1.5 Milyar c. Sekolah Tinggi : Rp. 1.5 Milyar d. Politeknik : Rp. 1.5 Milyar e. Akademi : Rp. 750 Juta

Dana yang akan diberikan didasarkan atas kelayakan usulan, jumlah mahasiswa aktif serta status dosen yang ada pada PTS pengusul.

Dana hibah dapat digunakan untuk:

1. Membiayai pelatihan tak bergelar bagi tenaga akademik dan non akademik, untuk peningkatan tata kelola atau peningkatan pembelajaran. Pelatihan dapat dilaksanakan dengan mengirimkan ke institusi lain atau in-house training.

2. Pengadaan sarana dan prasarana untuk penunjang kegiatan akademik, antara lain: peralatan laboratorium, perpustakaan, sarana perkuliahan dan praktikum, peralatan pendukung kebun percobaan.

3. Perbaikan/renovasi atau pembangunan baru ruangan kuliah, laboratorium dan perpustakaan.

4. Pengembangan sistem pengelolaan institusi dan pengembangan kurikulum sesuai dengan skema yang diusulkan.

Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen. Komponen biaya untuk masing-masing skema secara rinci disajikan pada panduan masing-masing skema pengembangan.


hal. 5

B. Dana Pendamping dari Institusi Pengusul

Institusi pengusul wajib menyediakan dana pendamping minimal 10% dari dana yang diajukan untuk mendapat pendanaan dari Ditjen Dikti, dan harus mencukupi serta dialokasikan. Dana pendamping tersebut dapat dipergunakan untuk kebutuhan:

1. pembuatan modul perkuliahan, 2. lokakarya dan seminar yang terkait dengan skema yang diusulkan tetapi tidak

eligible didanai dengan komponen biaya dari Dikti, misalnya sosialisasi sistem yang telah dikembangkan atau promosi,

3. pengelolaan kegiatan, baik di tingkat institusi maupun di tingkat unit internal termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas,

4. monitoring dan evaluasi internal, 5. operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diperoleh melalui kegiatan ini.

Dana pendamping tersebut disediakan dan dihitung sesuai dengan termin pembayaran dana seperti tertuang dalam kontrak, dan akan dijadikan sebagai salah satu prasyarat untuk realisasi kontrak dengan Ditjen Dikti. Kesanggupan PTS untuk menyediakan dana pendamping dinyatakan dalam surat pernyataan bermeterai cukup yang ditandatangani oleh pimpinan PTS dan Ketua Yayasan (Lampiran Apada halaman 41). Apabila PTS menyatakan komitmen untuk menyediakan dana pendamping lebih besar dari dana pendamping minimum sebagaimana tersebut di atas, maka hal itu akan memberikan nilai tambah. Dana pendamping minimal 10% dari dana yang disetujui disetorkan ke rekening PTS.

PTS penerima hibah ini harus memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan nomor rekening resmi PTS penerima hibah bukan atas nama pribadi.

IV. Persyaratan Umum Institusi Pengusul

PTS yang dapat mengajukan proposal adalah institusi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut:

• Kepatuhan PTS pada peraturan dan perundangan serta kebijakan Pemerintah yang ditandai oleh: i. Yayasan atau badan hukum nirlaba (pemilik atau pengelola PTS) harus

telah disahkan oleh Kemkumham. ii. Pemenuhan atas persyaratan minimal penyelenggaraan institusi,

khususnya menyangkut izin operasional institusi dan Program Studi yang diselenggarakan dari Ditjen Dikti Kemdikbud.

iii. Bagi PTS yang memiliki program studi yang belum terakreditasi BAN-PT dan atau sudah habis masa akreditasinya harus sudah mengusulkan proses akreditasi program studi ke BAN-PT sebelum 1 September 2013.

iv. Tidak menyelenggarakan program yang bertentangan dengan kebijakan Ditjen Dikti seperti “kelas jauh”, ijazah palsu, dan menyelenggarakan program tanpa izin, dll.

v. Tidak sedang dikenakan sanksi oleh Ditjen Dikti (termasuk yang terkait dengan penyimpangan dalam pelaksanaan hibah sebelumnya).

vi. Tidak sedang dalam proses pengajuan perubahan bentuk perguruan tinggi


hal. 6

dan perubahan badan hukum nirlaba/yayasan. vii. Tidak sedang memiliki masalah internal dengan yayasan dan tidak dalam

sengketa hukum. viii. Tidak sedang menjalankan program hibah pengembangan kualitas

pendidikan dari Ditjen Dikti Kemdikbud.

• Bersedia mengikuti sistem dan prosedur pengelolaan dan pertanggung-jawaban keuangan sesuai UU Nomor 1 Tahun 2004 dan Nomor 17 Tahun 2003 serta pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan Pemerintah sesuai dengan Perpres 54 Tahun 2010 dan perubahannya (Perpres Nomor 70 Tahun 2012). Untuk Provinsi Papua dan Papua Barat mengacu pada Perpres Nomor 84 Tahun 2012. Kesediaan ini harus dinyatakan secara tertulis dalam surat pernyataan yang ditandatangani oleh pimpinan PTS dan yayasan pada saat tanda tangan kontrak.

Selain harus memenuhi persyaratan umum, institusi juga harus memenuhi persyaratan khusus yang disampaikan pada panduan penulisan proposal masing-masing skema pengembangan.

V. Evaluasi dan Proses Seleksi Proposal

A. Evaluasi Proposal

Evaluasi proposal dititikberatkan pada kemampuan PTS dalam melakukan evaluasi diri di tingkat institusi dan merancang rencana program pengembangan untuk 3 tahun. Proposal yang memenuhi persyaratan akan dievaluasi secara peer review. Masing-masing proposal akan dievaluasi secara terpisah oleh 2 orang reviewer. Berdasarkan kriteria penilaian yang dijelaskan di bagian lain panduan ini, kedua reviewer mengevaluasi dan menyampaikan rekomendasi tentang mutu dan kelayakan proposal tersebut.

B. Proses Seleksi Proposal

Kopertis akan dilibatkan dalam pemberian surat konfirmasi yang menyatakan bahwa PTS pengusul memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh Ditjen Dikti Kemdikbud. Secara umum proses seleksi proposal (lihat Gambar 1) dilakukan dalam 5 tahap.

1. Review proposal oleh Tim Reviewer DPT Dikti. Proposal dari setiap PTS akan ditelaah oleh tim reviewer dan juga akan dilakukan deteksi plagiarism terhadap softcopy proposal tersebut.

2. Jika diperlukan dilakukan verifikasi lapangan. Dari hasil review dan verifikasi lapangan kemudian akan diberikan rekomendasi sebagai berikut: i. Proposal disetujui tanpa perbaikan ii. Proposal disetujui dan perlu perbaikan iii. Proposal ditolak

3. Konfirmasi pemenuhan persyaratan 4. Penetapan penerima hibah oleh Ditjen Dikti Kemdikbud 5. Finalisasi program dan anggaran. 6. Penandatanganan kontrak.


hal. 7

7. Pelaksanaan PHP-PTS.

Gambar 1. Proses Review Proposal

VI. Kriteria Seleksi

Proposal yang diajukan difokuskan pada evaluasi diri institusi dan rencana program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diri. Proposal yang sebagian atau seluruh isinya terindikasi plagiat akan didiskualifikasi dari penilaian.

Satu PTS hanya mengusulkan satu Proposal. Didasari atas pemikiran ini, maka proposal dievaluasi dengan menggunakan kriteria berikut ini.

A. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%)

Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposal secara keseluruhan dan kemampuan institusi untuk merencanakan dan menjalankan program peningkatan mutu dan layanan pendidikan tinggi, kejelasan arah

PTS Pengusul Proposal

Verifikasi Lapangan (Visitasi)

Konfirmasi Pemenuhan Persyaratan

Tanda Tangan Kontrak

C

A

Disetujui tanpa perbaikan

B

Disetujui dengan

perbaikan

Pelaksanaan PHP-PTS

Tidak Disetujui

Ditjen Dikti Dit. Kelembagaan dan Kerjasama

Penetapan Penerima Hibah oleh Ditjen Dikti

Review oleh Ditjen Dikti Dit. Kelembagaan dan Kerjasama

Finalisasi Program & Dana


hal. 8

pengembangan institusi yang dinyatakan dalam pernyataan visi dan misi institusi, serta program pengembangan yang sejalan dengan renstra institusi. Kualitas kepemimpinan dan komitmen institusi juga dinilai dari kesesuaian skema yang dipilih dengan kondisi dan kemajuan perguruan tinggi serta kemampuan institusi untuk memanfaatkan dan memelihara hasil dari hibah yang telah diperoleh sebelumnya. Keaslian proposal juga merupakan bagian penilaian aspek kepemimpinan dan komitmen institusi.

Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya yang terkait dengan proposal yang diajukan, antara lain, dari: komitmen institusi dalam mengembangkan tata kelola yang baik (good governance) dan memelihara good practices yang telah dan akan dikembangkan di tingkat institusi.

B. Kualitas evaluasi diri (25%)

Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri PTS secara keseluruhan. Laporan evaluasi diri ditelaah dari 3 aspek yaitu cakupan aspek yang dievaluasi, kelengkapan analisis yang didukung oleh data/informasi yang andal dan memadai, serta ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri sesuai dengan program pengembangan yang diajukan.

C. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (35%)

Penilaian pada aspek ini mencakup ketepatan program dengan hasil evaluasi diri, baik rencana program pengembangan global (3 tahun) maupun program yang diusulkan pada tahun 2014; koherensi program tahun 2014 dengan rencana program pengembangan global; mutu program pengembangan secara keseluruhan dan relevansinya dengan sasaran peningkatan mutu yang ditetapkan serta kesesuaian cakupan program yang diusulkan dengan tujuan masing-masing skema hibah. Penilaian aspek ini juga mencakup kejelasan permasalahan yang akan diselesaikan, tujuan yang akan dicapai serta mekanisme dan rancangan; koherensi antara mekanisme dan rancangan dengan tujuan, sumberdaya yang diperlukan, penjadwalan dan indikator kinerja yang ditetapkan juga merupakan aspek penilaian pada kriteria ini.

D. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan

(20%)

Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan program pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB), mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practices yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan program. Termasuk dalam kriteria ini adalah kelayakan jumlah mahasiswa yang akan menerima manfaat dari hibah. Kejelasan organisasi pelaksana program yang terintegrasi dengan struktur yang ada merupakan salah satu aspek yang akan ditelaah.


hal. 9

VII. Pengelolaan Hibah

Di tingkat Ditjen Dikti, program hibah ini dikelola oleh Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama. Di PTS, program hibah dikelola dan dikoordinasi oleh pejabat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang relevan yang ada di PTS tersebut. Pengelolaan program hendaknya dirancang dan dilaksanakan dengan benar baik secara administratif maupun substantif. Organisasi pengelolaan program hendaknya memanfaatkan struktur yang ada dengan memperhatikan unit-unit yang diperlukan untuk melaksanakan program. Disamping itu, perlu diberdayakan dan difungsikan dengan baik Tim Monitoring dan Evaluasi Internal yang akan memantau dan mengevaluasi pengelolaan program serta melaporkannya pada pimpinan institusi agar pelaksanaan program berjalan dengan baik dan benar, transparan dan akuntabel sesuai dengan kaidah tata kelola yang baik. Agar pengelolaan program serta monitoring dan evaluasi internal dapat berjalan dengan baik, institusi harus menyediakan dana sesuai dengan kebutuhan, dan merupakan bagian dari dana pendamping yang harus dialokasikan oleh masing-masing PTS pengusul. Sistem pengelolaan hibah di PTS harus mencakup paling tidak 4 (empat) fungsi berikut:

1. Pengelolaan Keuangan: Dalam rangka menuju sistem yang akuntabel, sistem pengelolaan keuangan harus dilakukan oleh pihak yang kompeten dan bertugas mengelola keuangan institusi. Laporan keuangan, khususnya yang terkait dengan dana hibah, harus memenuhi SAI dan bersifat auditable.

2. Pengelolaan Pengadaan Barang: Dalam pengadaan barang dan jasa, institusi diharuskan untuk menetapkan dan menjalankan sistem pengadaan barang sesuaidengan peraturan yang berlaku, Perpres Nomor 54 Tahun 2010 dan perubahannya (Nomor 70 Tahun 2012). Khusus untuk provinsi Papua dan Papua Barat mengacu pada Perpres Nomor 84 Tahun 2012).

3. Pengelolaan Program Pengembangan: Salah satu ciri utama program hibah paradigma baru adalah berfokus pada program/kegiatan pengembangan. Program/Kegiatan ini tentu saja akan dilaksanakan terkait dengan kegiatan peningkatan mutu program akademik dan/atau mutu manajemen institusi.

4. Monitoring dan Evaluasi: Institusi diharuskan untuk mengembangkan sistem monitoring dan evaluasi internal sebagai bagian dari sistem penjaminan mutu internal institusi tersebut. Laporan hasil monitoring dan evaluasi internal merupakan asupan bagi pimpinan institusi dan landasan bagi evaluasi eksternal oleh Ditjen Dikti.


hal. 10

VIII. Jadwal Pemasukan Proposal

Usulan PHP-PTS untuk kegiatan Tahun Anggaran 2014 akan diproses sesuai dengan jadwal berikut:

No Kegiatan Tanggal

1 Undangan pemasukan Proposal 18 Sept 2013

2 Batas waktu pemasukan Proposal 11 Nop 2013 (pukul 17:00 WIB) 3 Seleksi Proposal 18 Nop – 30 Nop 2013 4 Verifikasi lapangan 18 Feb – 1 Mar 2014 5 Pengumuman Hasil Seleksi 11 Mar 2014 6 Perbaikan Proposal 14 Mar – 11 Apr 2014

7 Workshop Implementasi dan Penandatangan Kontrak

Apr 2014

8 Laporan kemajuan per 30 September 6 Okt 2014 9 Monitoring dan Evaluasi 20 Okt – 3 Nop 2014

10 Laporan akhir PHP-PTS Tahun 2014 22 Des 2014

IX. Administrasi Hibah

Proposal yang diajukan dicetak dalam kertas ukuran A4 dengan font standar ukuran 12 pt, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Proposal dibuat rangkap 3 (tiga), dijilid dengan warna halaman sampul:

PMPB: Biru

PMBR: Kuning

Proposal dan softcopy yang direkam pada 1 CD (dengan format PDF) disampaikan ke alamat di bawah ini:

Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi – Kemdikbud Komplek DIKBUD, Gedung D lantai 6. Jl. Pintu Satu – Senayan, Jakarta Pusat 10270 Telepon: +62(21)57946163 Fax: +62(21)57946162 Email: [email protected]

paling lambat pada tanggal:

1. 11 Nopember 2013 pukul 17.00 WIB bagi perguruan tinggi yang mengantarkan proposal secara langsung.

2. 4 Nopember 2013 cap pos bagi perguruan tinggi yang mengirimkan proposal melalui pos.

Informasi mengenai program hibah ini dapat dilihat pada situs www.dikti.go.id


Panduan Penyusun


PROGRAM PENINGKATAN MUTU PENGELOLAAN INSTITUSI DAN

PEMBELAJARAN



PROGRAM HIBAH PEMBINAAN PTS(PHP-PTS):

BAGIAN II.


PEMBELAJARAN

(PMPB)


hal. 11

an Proposal




hal. 12

A. Tujuan Program

Program Peningkatan Mutu Pengelolaan Institusi dan Pembelajaran (PMPB) bertujuan untuk memfasilitasi dan mendorong perguruan tinggi untuk meningkatkan mutu pengelolaan institusi dengan mengedepankan prinsip Good University Governance (GuG) dan meningkatkan mutu pembelajaran. Secara khusus PMPB ditujukan untuk:

1. Mutu Pengelolaan Institusi Meningkatkan kesehatan organisasi dan manajemen internal, melalui partisipasi seluruh komponen masyarakat akademik yang ada pada unit bersangkutan dalam rangka mencapai tujuan institusi. Partisipasi tersebut akan memupuk rasa memiliki, menyamakan visi, serta mendorong tumbuhnya kontrol internal. Pada dasarnya keinginan untuk memperbaiki dan meningkatkan kesehatan organisasi dipicu oleh kebutuhan untuk meningkatkan kinerja organisasi yang harus timbul dari dalam organisasi itu sendiri. Kegiatan yang diusulkan diharapkan dapat memfasilitasi dan merangsang percepatan peningkatan kapasitas institusional (institutional capacity building) dalam rangka mendukung peningkatan mutu dan otonomi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan tindak lanjut kegiatan pendidikan. Dengan demikian pada akhir program diharapkan sudah tercipta budaya kerja dan pola manajemen internal yang baik untuk dapat terus dipelihara dan ditingkatkan. Dalam konteks tersebut, kegiatan yang diusulkan harus diarahkan untuk dapat meningkatkan kemampuan dalam perencanaan institusi,memperbaiki sistem pengelolaan perguruan tinggi, memperbaiki mutu manajemen perguruan tinggi yang mencakup sistem manajemen penyelenggaraan kegiatan akedemik dan sistem penjaminan mutu internal, serta memperbaiki layanan pendidikan mencakup perbaikan layanan perpustakaan, layanan laboratorium bahasa, laboratorium komputer dan unit-unit pelaksana teknis untuk mendukung pelaksanaan pendidikan.

2. Mutu Pembelajaran Meningkatkan efisiensi internal institusi, khususnya mutu proses pembelajaran dalam penyelenggaraan program pendidikan untuk mencapai tujuan organisasi, melalui pemanfaatan sumber daya secara hemat dan bertanggung jawab. Beberapa peningkatan yang diharapkan adalah peningkatan kualitas proses akademik melalui penyelesaian program akademik yang tepat waktu, masa studi yang sesuai dengan kurikulum, pengurangan jumlah drop-out,optimalisasi pemanfaatan sumberdaya, baik yang menyangkut sumberdaya manusia, rasio dosen mahasiswa, sumberdaya fisik (tingkat utilisasi ruangan dan peralatan), sumberdaya uang (penekanan unit cost), dsb.

B. Indikator Kinerja

Keberhasilan PTS dalam melaksanakan PHP-PTS skema PMPB akan diukur menggunakan indikator kinerja seperti berikut: 1. Peningkatan pengelolaan institusi:

a. Renstra yang sudah diperbaiki dan disahkan oleh Senat, b. Statuta yang sudah diperbaiki dan disahkan oleh Senat,


hal. 13

c. Berfungsinya sistem informasi dan sistem pangkalan data di tingkat institusi, d. Peningkatan layanan pendidikan yang lebih baik, antara lain: peningkatan

kunjungan perpustakaan, pemanfaatan laboratorium bahasa atau laboratorium komputer (shift per minggu), waktu yang diperlukan untuk proses KRS dan KHS,

2. Peningkatan status akreditasi program studi atau persiapan peningkatan status akreditasi, minimal untuk satu program studi,

3. Peningkatan mutu dan efisiensi program studi: a. Penurunan rata-rata masa studi lulusan, b. Peningkatan rasio jumlah lulusan terhadap input, c. Pemenuhan penyelenggaraan kurikulum sesuai standar, d. Peningkatan IPK lulusan, e. Pemendekan masa tugas akhir.

Di samping indikator kinerja tersebut, Pengusul dapat menambahkan indikator lainnya yang sesuai dengan program yang diusulkan. Indikator kinerja harus disampaikan dengan menyebutkan baseline indikator dan target indikator selama tiga tahun usulan program.

C. Persyaratan Khusus Institusi Pengusul

Selain harus memenuhi persyaratan umum sebagaimana disampaikan pada panduan umum, pengusul PHP-PTS skema PMPB harus memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. PTS yang belum pernah mendapatkan dana PHP-PTS, atau 2. PTS yang belum pernah mendapatkan dana hibah PHK yang diluncurkan oleh

Dikti, atau 3. PTS yang sudah mendapatkan PHP-PTS maksimal dua kali berturut-turut. 4. PTS yang berada di bawah binaan kementerian lain tidak dapat mengusulkan

skema hibah ini.

D. Komponen Biaya

Bagian ini menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen pembiayaan. Terkait dengan program ini, komponen investasi yang dibutuhkan akan berhubungan dengan keperluan penyelenggaraan program/kegiatan akademik. Komponen biaya yang diajukan harus dapat dilihat kaitannya dengan program pengembangan yang diusulkan dan disertai dengan argumentasi dan justifikasi yang kuat tentang pemanfaatan dana yang diusulkan. Selain itu, setiap institusi pengusul disarankan untuk mempertimbangkan kemampuan institusi dalam kapasitas pelaksanaan program dan menyediakan dana pendamping, serta tidak mengajukan dana hanya berdasarkan pagu maksimum yang ditetapkan.

Perlu ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan


hal. 14

dan investasi, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin unit pengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan rutin seperti honor atau tambahan gaji bagi staf atau karyawan institusi sama sekali tidak dapat dibenarkan. Pendanaan untuk pengelolaan program hibah bersumber pada dana pendamping yang disediakan oleh institusi. Standar harga dan tarif harus mengacu pada Standar Biaya Umum tahun 2014 yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan yang dapat diajukan.

A. Pembiayaan yang dapat didanai melalui PHP PTS Skema PMPB

1. Pengadaan barang Pengadaan barang mencakup pengadaan: (1) bahan pustaka, (2) peralatan laboratorium, (3) peralatan pendidikan dan teknologi informasi dan komunikasi, (4) software, (5) furniture kelas, laboratorium, perpustakaan, dan ruang layanan administrasi akademik dan (6) peralatan pendukung seperti pendingin ruang kelas/laboratorium, generator listrik, dll. Mengingat terbatasnya jumlah dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk investasi major, melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja. Dana untuk bahan pustaka hanya diperbolehkan untuk pembelian buku baru dan back issues journal. Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku. Pengadaan barang harus sesuai dengan ketentuan perundangan. Usulan pengadaan barang harus dilengkapi dengan rincian barang, jumlah unit, HPS, spesifikasi teknis, dan rencana pemanfaatan untuk kegiatan belajar mengajar yang dituangkan dalam mekanisme dan rancangan.

2. Pekerjaan sipil (civil works) Pekerjaan sipil yang dapat didanai mencakup pembangunan atau renovasi ruang kelas, perpustakaan dan laboratorium. Alokasi dana untuk pekerjaan sipil maksimal 50% dari dana yang yang diusulkan ke DIKTI. Usulan pekerjaan sipil harus dilengkapi dengan gambar perencanaan, rencana anggaran biaya, dan syarat-syarat teknis. Dana untuk pekerjaan sipil yang diajukan hanya untuk pendanaan fisik, bukan untuk pembiayaan konsultan perencana dan pengawas.

3. Pengembangan staf non-gelar dalam negeri Pengembangan staf dapat dilakukan dengan mengirimkan staf ke institusi penyedia training atau diselenggarakan di institusi sendiri (in-house training). Topik training hanya yang terkait langsung dengan peningkatan kualitas pengelolaan institusi dan peningkatan kualitas pelaksanaan proses belajar mengajar. Tidak diperkenankan adanya topik training yang sama pada kedua jenis training ini. Untuk pengiriman staf untuk mengikuti pelatihan di institusi penyedia training, biaya yang dapat diajukan mencakup biaya hidup bulanan (untuk masa pelatihan minimum 2 minggu) atau harian (untuk masa pelatihan maksimum 1 minggu), dan perjalanan pergi-pulang serta biaya pelatihan (at cost). Pengiriman staf untuk pelatihan harus dilengkapi dengan Term of Reference seperti pada Lampiran F, halaman 52. Biaya in-house training maksimal Rp20.000.000 untuk sekali penyelenggaraan pelatihan dengan peserta minimal 10 orang. Dana pelatihan internal tidak


hal. 15

dapat digunakan untuk honor dan perjalanan peserta. Penyelenggaraan in-house training harus dilengkapi dengan Term of Reference seperti pada Lampiran F, halaman 54. Dalam satu tahun maksimal menyelenggarakan in-house training sebanyak 5 kali.

4. Pengembangan program Pengembangan program dapat dilakukan untuk perbaikan renstra, statuta dan penjaminan mutu. Dana yang digunakan maksimal Rp.40 juta per sistem yang dikembangkan, termasuk untuk nara sumber untuk pendampingan. Pengembangan program harus dilengkapi dengan TOR seperti pada Lampiran F, halaman 55.

B. Pembiayaan yang dapat didanai dengan dana pendamping

1. Penyusunan Modul Penyusunan modul perkuliahan dan praktikum untuk meningkatkan mutu pembelajaran serta memanfaatkan investasi yang dilakukan. Satuan pembiayaan menyesuaikan dengan standar yang dimiliki institusi. Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping.

2. Lokakarya Lokakarya dan seminar untuk peningkatan kualitas pembelajaran, tata kelola institusi, pengembangan kebijakan, pengembangan standar, pemanfaatan sarana prasarana dan investasi yang telah dilakukan dapat diadakan dengan sumber pendanaan dari dana pendamping.

3. Manajemen Program Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping untuk mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk diantaranya: honorarium untuk pengurus inti pelaksana program, biaya monitoring dan evaluasi internal, operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diadakan melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas pokok dan fungsi staf untuk menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti data entry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang harus disediakan oleh setiap institusi pengusul minimal 10% dari dana yang diusulkan untuk diperoleh dari Ditjen Dikti. Dana pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya.

E. Format Proposal

Satu PTS hanya dapat menyampaikan satu proposal. Penulisan Proposal harus mengikuti struktur dan format berikut:

1. Halaman judul/cover Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A, halaman 39.

2. Halaman identifikasi dan pengesahan Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap institusi, nama dan alamat e-mail Ketua Pelaksana program di tingkat institusi, seperti


hal. 16

contoh pada Lampiran A, halaman 40.

3. Halaman pernyataan dana pendamping Halaman ini berisi pernyataan singkat dari pimpinan institusi bahwa institusi pengusul sanggup menyediakan dana pendamping, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan kesediaan untuk mengikuti aturan pemerintah yang terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh pada Lampiran A, halaman 41.

4. Fotocopy pengesahan Yayasan dan Badan Hukum nirlaba pengelola/penyelenggara PT dari Kemkumham

5. Laporan PDPT semester genap 2012/2013

6. Sertifikat Akreditasi program studi atau bukti pengajuan akreditasi BAN-PT

7. Surat Pernyataan Bermeterai yang ditandatangani Rektor/Direktur/Ketua bahwa tidak sedang menyelenggarakan kelas jauh, tidak mengeluarkan ijazah palsu, tidak sedang dalam konflik internal maupun eksternal

8. Daftar isi

9. Ringkasan eksekutif (maksimum 1 halaman) Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan strategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan institusi, dan kaitannya dengan rencana pengembangan institusi secara keseluruhan.

10. Bab 1: Rencana strategis pengembangan institusi (maksimum 4 halaman) Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis pengembangan institusi yang saat ini dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasi dimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, visi dan misi institusi, serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus institusi yang telah ditetapkan. Kemudian secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga pertengahan Tahun 2013. Dokumen Statuta dan Renstra institusi (yang resmi dan saat ini berlaku) harus disampaikan dalam dokumen terpisah.

11. Bab 2: Evaluasi diri di tingkat institusi (maksimum 30 halaman) Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat institusi yang merupakan landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Beberapa aspek yang perlu disajikan adalah:

a. Profil lingkungan eksternal.

Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal institusi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi institusi, khususnya terkait dengan program yang diajukan.

b. Evaluasi Tata Kelola dan Organisasi Perguruan Tinggi Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tata kelola yang saat ini diterapkan di Perguruan Tinggi dalam upaya untuk menemukenali (mengidentifikasi) persoalan yang dihadapi institusi menyangkut aspek tersebut. Evaluasi didasarkan atas suatu acuan normatif untuk menetapkan efektifitas dan efisiensi sistem tata kelola dan organisasi yang ada.

c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik


hal. 17

Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh institusi yang mencakup kegiatan:

• Pendidikan yang meliputi aspek input, proses, dan output, diantaranya sistem penerimaan mahasiswa baru dan mutu masukan, sistem pembelajaran dan mutu PBM yang dinyatakan dalam ratio lulusan terhadap masukan, akreditasi program studi, mutu dan relevansi lulusan, dll.

• Penelitian, memuat evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI, dana kerjasama, dll.

• Layanan pada masyarakat.

Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. Data minimum yang harus disediakan untuk mendukung evaluasi diri dapat dilihat pada Lampiran G halaman 56-67.

d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya

Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk mendukung program PTS dan sistem manajemen sumberdaya yang diterapkan di PTS. Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya manusia (staf akademik dan non-akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana. Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan dan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki institusi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik. Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan.

e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat institusi

Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat institusi, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan sumberdaya pelaksana Quality Assurance. Apabila institusi belum mempunyai unit penjaminan mutu, jelaskan bagaimana kegiatan penjaminan mutu tersebut dilaksanakan serta rencana pengembangan ke depan.

Dalam bab ini dijelaskan juga status akreditasi institusi dan distribusi akreditasi untuk semua program studi yang dikelola PT disertai evaluasi tentang upaya yang dilakukan PT dalam rangka meningkatkan level akreditasi tersebut.

f. Ringkasan evaluasi diri.

Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di institusi dan peluang serta tantangan yang dihadapi institusi. Bagian ini harus mencerminkan posisi


hal. 18

relatif institusi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan, khususnya yang terlait mutu pengelolaan institusi dan mutu pembelajaran.

g. Ringkasan strategi/solusi alternatif

Untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yang ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri dengan menggunakan tabel di bawah ini.

Tabel 2.1 Ringkasan evaluasi diri dan solusi alternatif

Gejala/Fenomena Masalah Akar Permasalahan Solusi

Alternatif

Solusi Terbaik

Melalui PHP-PTS No Uraian hal. Uraian hal.

1 2 3 4 5 6 7

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

…

Keterangan: - Kolom 2 diisi dengan gejala/fenomena masalah yang berhasil diidentifikasi - Kolom3 diisi dengan nomor halaman dimana gejala/fenomena masalah tersebut dijelaskan/

diuraikan atau nomor halaman dimana data pendukung (tabel) dari masalah tersebut berada. - Kolom 4 diisi dengan akar permasalahan yang berhasil diidentifikasi berdasarkan masalah-

masalah yang ada di kolom 2. - Kolom 5 diisi dengan nomor halaman dimana akar masalah tersebut dijelaskan/ diuraikan.

- Kolom 6 diisi dengan alternatif solusi untuk menyelesaikan akar masalah yang ada pada Kolom 5. - Kolom 7 diisi dengan solusi terbaik dari alternatif solusi yang akan dipilih untuk diusulkan ke

PHP-PTS yang selanjutnya dirinci pada Bab 3 dan 4.

h. Baseline dan target indikator kinerja. Proposal harus menyebutkan indikator kinerja selama tiga tahun usulan kegiatan. Tabel 2.2. Nilai baseline indikator kinerja dan target tahun 2014-2016

Indikator Kinerja Baseline ( 2013)

2014 2015 2016

Kesesuaian Renstra

Kesesuaian Statuta

Sistem Informasi


hal. 19

Indikator Kinerja Baseline ( 2013)

2014 2015 2016

Siatem Pangkalan Data

Kunjungan perpustakaan

Pemanfaatan lab bahasa

Kunjungan ke lab computer

Waktu penyelesaian KRS dan KHS

Status Akreditasi

Rata-rata Studi Lulusan

Rasio jumlah lulusan terhadap input

Rata-rata IPK Lulusan

Rata-rata penyelesaian tuga akhir

12. Bab 3: Rencana global program pengembangan untuk 3 tahun ke depan (maksimum 6 halaman) Program harus mencakup peningkatan mutu pengelolaan institusi dan peningkatan mutu pembelajaran. Rencana global program mencakup dua bagian penting, yaitu:

• Rasional atas pemilihan PHP-PTS PMPB dan unit internal/program studi yang dilibatkan (sesuai dengan hasil evaluasi diri). Bagian ini menjelaskan secara ringkas masalah utama yang dihadapi dan potensi yang ada di perguruan tinggi sehingga menjadi dasar untuk pengajuan PHP-PTS PMPB dan unit terkait.

• Deskripsi ringkas program pengembangan yang diajukan untuk 3 tahun ke depan. Deskripsi dimaksud memuat informasi ringkas tentang: judul kegiatan, penjelasan umum tentang tujuan dan rancangan umum kegiatan untuk tahun 2014, 2015 dan 2016 serta kaitannya dengan unit atau program studi yang dipilih. Deskripsikan program pengembangan yang akan diusulkan dengan menggunakan tabel berikut.

Tabel 2.3. Rencana global program pengembangan tahun 2014-2016

No. Judul

Kegiatan Tujuan

Luaran yang

diharapkan

Langkah-

langkah

yang

diperlukan

Sumberdaya

(komponen

biaya) yang

diperlukan

Unit

Terlibat

Jadwal

Indikator

Kinerja 2014 2015 2016

A. Peningkatan Mutu Pengelolaan Institusi

1 -

2

3

.....

B. Peningkatan Mutu Pembelajaran

1

2

3

...

13. Bab 4. Usulan program pengembangan tahun 2014 (maksimum 20 halaman). Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas tahun 2014. Setiap aktivitas yang diusulkan dapat melibatkan lebih dari satu unit dan/atau program studi, sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Program yang


hal. 20

diusulkan merupakan program institusi, bukan kompilasi dari aktivitas yang diusulkan oleh masing-masing unit internal terkait. Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. Contoh format untuk deskripsi masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran B, halaman 42.

14. Bab 5: Mekanisme pelaksanaan kegiatan PHP-PTS di Institusi (maksimum 5 halaman). Bagian ini berisi penjelasan tentang organisasi pelaksanaan kegiatan PHP-PTS sesuai Bab 4, baik di tingkat institusi maupun di tingkat unit internal yang dilibatkan, mekanisme koordinasi, serta mekanisme monitoring dan evaluasi internal. Pengelolaan program hendaknya dirancang dan dilaksanakan dengan benar baik secara administratif maupun substantif. Organisasi pengelolaan program hendaknya memanfaatkan struktur yang ada dengan memperhatikan unit-unit yang diperlukan untuk melaksanakan program. Disamping itu, perlu diberdayakan dan difungsikan dengan baik Tim Monitoring dan Evaluasi Internal yang akan memantau dan mengevaluasi pengelolaan program serta melaporkannya pada pimpinan institusi agar pelaksanaan program berjalan dengan baik dan benar, transparan dan akuntabel sesuai dengan kaidah tata kelola yang baik. Agar pengelolaan program serta monitoring dan evaluasi internal dapat berjalan dengan baik, institusi harus menyediakan dana sesuai dengan kebutuhan, dan merupakan bagian dari dana pendamping yang harus dialokasikan oleh masing-masing PTS pengusul. Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan PHP-PTS, serta sistem pengadaan barang yang terkait dengan pelaksanaan program PHP-PTS, juga harus dijelaskan di bagian ini. Diharapkan pengelolaan kegiatan PHP-PTS di tingkat institusi dikoordinasikan oleh pejabat di institusi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang relevan, sehingga pengelolaan kegiatan ini terintegrasi dengan struktur organisasi yang ada. Cakupan uraiannya adalah sebagai berikut: a. Organisasi pelaksanaan kegiatan

Bagian ini memuat struktur organisasi pelaksana program PHP-PTS pada institusi penerima hibah berikut uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing elemen organisasi. Organisasi ini harus dapat menunjukkan bahwa penanggung jawab program adalah Rektor/Direktur/Ketua. Rektor/Direktur/Ketua dapat menunjuk salah seorang wakilnya sebagai ketua pelaksana. Untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan, ketua pelaksana dapat dibantu masing-masing satu orang koordinator program pengembangan, koordinator keuangan dan koordinator pengadaan barang dan jasa. Jika program pengembangan yang akan dilaksanakan terdiri atas lebih dari satu kegiatan, maka koordinator program pengembangan dapat dibantu oleh masing-masing penanggung jawab kegiatan terkait. Jika program pengembangannya hanya satu kegiatan, maka penanggung jawab kegiatan dapat berperan sebagai koordinator program. Institusi penerima hibah PHP-PTS diwajibkan memiliki tim monitoring dan evaluasi internal sebagai perpanjangan tangan pimpinan institusi dalam mengawal implementasi program PHP-PTS. Oleh karena itu, posisi tim ini harus nampak pada struktur organisasi pelaksana program.


hal. 21

b. Mekanisme pelaksanaan kegiatan Pada bagian ini, uraikan bagaimana sistem koordinasi yang akan dilaksanakan oleh ketua pelaksana dan koordinator program pengembangan sehingga seluruh rencana kegiatan berikut kebutuhan sumberdayanya dapat terlaksana dengan baik, termasuk ketepatan waktu pelaksanaan dan ketercapaian tujuan program sesuai dengan target indikator kinerja.

c. Mekanisme pengelolaan keuangan Uraikan sistem pengelolaan keuangan yang akan diterapkan sehingga sejalan dengan kebutuhan implementasi program yang direncanakan. Pada bagian ini juga harus diinformasikan tata cara pengeloaan keuangan yang dapat dijamin keselarasannya dengan peraturan keuangan negara.

d. Sistem pengadaan barang Pengusul harus menguraikan tata cara pengadaan barang yang akan dilaksanakan mengacu pada Perpres Nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya (Perpres Nomor 70 tahun 2012). Untuk Provinsi Papua dan Papua Barat mengacu pada Perpres Nomor 84 tahun 2012. Kapasitas personalia, termasuk ada tidaknya personalia yang telah tersertifikasi, yang akan dilibatkan pada kegiatan pengadaan barang juga harus diuraikan. Pelaksanaan koordinasi dengan koordinator pelaksana program dan koordinator keuangan perlu dijelaskan pada bagian ini. Disamping itu, bagian ini juga harus memuat mekanisme penerimaan barang yang telah diadakan.

e. Mekanisme monitoring dan evaluasi internal Tata kerja tim monitoring dan evaluasi internal dalam mengawal pelaksanaan program PHP-PTS harus diuraikan pada bagian ini. Jika tim semacam ini belum ada, pengusul harus menginformasikan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk pembentukannya.

15. Bab 6: Rekapitulasi Anggaran Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total institusi yang didasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas yang diajukan dan RAB kegiatan PHP-PTS serta Rekapitulasi anggaran dana pendamping.


hal. 22

Tabel 2.4 Rencana Anggaran Belanja PHP-PTS Tahun Anggaran 2014

No Komponen Biaya /Rincian Belanja

Perhitungan Tahun 2014

Volume Harga Satuan

(Rp.) Jumlah

Biaya (Rp.)

1 Pengadaan Barang 0

A Pengadaan bahan pustaka 1 Paket 0

B Pengadaan alat laboratorium non-TIK ... Paket 0

C Pengadaan peralatan TIK dan Pendidikan (komputer, LCD, server, laptop, dll) 1 Paket 0

D Pengadaan Software aplikasi ... Paket 0

E Pengadaan Funiture kelas/laboratorium/perpustakaan/layanan administrasi akademik 1 Paket 0

F. Pengadaan Peralatan pendukung 1 Paket 0

2 Pekerjaan Sipil (Civil Work) 0

G Renovasi Kelas/Laboratorium ..../Perpustakaan 1 Paket 0

H Pembangunan Kelas/Laboratorium../Perpustakaan 1 Paket 0

3 Pengembangan Staf Non Gelar1 0

A Pelatihan/magang di luar institusi ... Paket B In-house training ... Paket

4 Pengembangan Program ... Paket TOTAL DANA PHP-PTS PMPB DIKTI 0

5 Dana Pendamping (Dana DRK) 0

A Pengembangan Modul ... Paket

0

B Lokakarya ... Paket

C Manajemen Program

- Honorarium Pengelola

0

- Honorarium Tim Pengadaan

0

- Honorarium Tim Penerima Barang

0

- Monitoring dan Evaluasi Internal PT

0

- Biaya Proses Pengadaan (Iklan)

0

- ATK

0

- Konsumsi Rapat

0

- Akomodasi dan Transportasi

0

- Transport lokal

0

TOTAL DANA DRK 0

TOTAL DANA PHP-PTS PMPB dan DRK

0

1Harus disertai TOR.


hal. 23

Formulir Keuangan 1: Rekapitulasi Rencana Anggaran Biaya Tahun 2014

Nama Hibah: Program Hibah Pembinaan PTS

Nama PT Pengusul Hibah: <Isikan nama PT pengusul>

No. Tahun/Aktivitas

Komponen Pembiayaan(Ribu Rp.) Total

Ba

ha

n

Pu

sta

ka

Pe

rala

tan

L

ab

.no

n-T

IK

Pe

rala

tan

P

en

did

ika

n

da

n T

IK

So

ftw

are

Fu

rnit

ure

Pe

rala

tan

P

en

du

ku

ng

Pe

ke

rja

an

S

ipil

Pe

ng

em

ba

ng

an

Sta

f T

ida

k

Be

rge

lar2

Pe

ng

em

ba

ng

an

Pro

gra

m

Ribu Rp.

1 <aktivitas 1>

2 <aktivitas 2>

… ...

n <aktivitas n>

Total Usulan Anggaran

Prosentase Usulan Anggaran % % % % % % % %

% 100%

16. Lampiran a. Lampiran Pendukung Usulan Proposal

• Lampiran ini berisi rincian spesifikasi teknis setiap paket pengadaan, pekerjaan sipil, pengembangan staf yang disertai ToR untuk training di luar institusi dan in-house training, dan pengembangan program yang juga disertai ToR (Format pada Lampiran C sampai F).

b. Lampiran Pendukung Laporan Evaluasi Diri

• Data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi evaluasi diri, misalnya data mahasiswa, proses pembelajaran, tracer study, dosen, fasilitas akademik, dsb. Gunakan Format Lampiran G.

c. Renstra dan Statuta PT yang masih berlaku, dijilid terpisah.

Proposal ditulis dalam Bahasa Indonesia, dicetak bolak-balik (kecuali untuk halaman judul, identifikasi, pengesahan, dan daftar isi), menggunakan font standar 12 point, dan spasi tunggal. Tidak ada batasan jumlah halaman untuk berkas lampiran, namun sangat dianjurkan untuk melampirkan hanya informasi penting dan terkait erat dengan proposal.

2Dapat berupa in-house training maupun pelatihan yang diselenggarakan di luar PT penerima hibah PHP-PTS.



PROGRAM

PROGRAM PENINGKATAN MUTU PEMBELAJARAN DAN RELEVANSI


anduan Penyusunan Proposal

AM HIBAH PEMBINAAN

(PHP-PTS):

BAGIAN III.


(PMBR)


hal. 24


PEMBINAAN PTS



hal. 25

A. Tujuan Program

Program ini bertujuan membantu perguruan tinggi swasta untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas penyelenggaraan program pendidikan, meningkatkan relevansi dan kualitas program akademik yang diselenggarakan, termasuk peningkatan status akreditasi terutama pada program studi yang diajukan. Secara khusus PHP-PTS PMBR ditujukan untuk: 1. Peningkatan Mutu Pembelajaran.

Meningkatkan efisiensi internal institusi, khususnya mutu proses pembelajaran dalam penyelenggaraan program pendidikan untuk mencapai tujuan organisasi, melalui pemanfaatan sumber daya secara hemat dan bertanggung-jawab. Beberapa peningkatan yang diharapkan adalah peningkatan kualitas proses akademik melalui penyelesaian program akademik yang tepat waktu, masa studi yang sesuai dengan kurikulum, pengurangan jumlah drop-out, optimalisasi pemanfaatan sumberdaya, baik yang menyangkut sumberdaya manusia, rasio dosen mahasiswa, sumberdaya fisik (tingkat utilisasi ruangan dan peralatan), sumberdaya uang (penekanan unit cost), dsb.

2. Peningkatan Relevansi Meningkatkan relevansi yang mencakup peningkatan keterserapan lulusan, peningkatan kualitas lulusan, relevansi kompetensi lulusan dengan kebutuhan pasar. Relevansi adalah adanya kesesuaian antara program yang diselenggarakan dengan kebutuhan nasional maupun global. Kesuksesan peningkatan relevansi dapat diukur dari kemampuan institusi PTS untuk menghasilkan lulusan yang mampu bersaing di pasar kerja.

B. Indikator Kinerja

Terdapat tiga jenis indikator kinerja utama yang diprioritaskan pada program ini, yakni indikator yang dapat merepresentasikan peningkatan status akreditasi program studi, indikator yang dapat merepresetasikan peningkatan mutu dan efisiensi program studi dan indikator yang terkait dengan perbaikan relevansi dan kualitas program akademik. Seluruh indikator ini harus diukur pada tingkat perguruan tinggi. Cakupan ketiga jenis indikator ini sbb.:

1. Peningkatan status akreditasi program studi atau persiapan peningkatan status akreditasi prodi yang diusulkan

2. Peningkatan mutu dan efisiensi program studi: a. penurunan rata-rata masa studi lulusan, b. Peningkatan rasio jumlah lulusan terhadap input, c. Pemenuhan penyelengaraan kurikulum sesuai standard d. Peningkatan IPK lulusan e. Pemendekan masa tugas akhir.

3. Peningkatan relevansi dan kualitas program akademik yang diselenggarakan: a. Waktu tunggu lulusan untuk mendapat pekerjaan, b. Gaji pertama lulusan, c. Kesesuaian bidang pekerjaan dengan kompetensi.


hal. 26

C. Persyaratan Khusus Pengusul

Hibah ini hanya diperuntukkan bagi:

1. PTS yang memenuhi persyaratan umum sebagaimana disampaikan pada Panduan Umum;

2. PTS yang sudah pernah mendapatkan PHP-PTS selama 3 tahun berturut-turut atau

3. PTS yang pernah mendapatkan program PHK yang diluncurkan oleh DIKTI, atau

4. PTS yang belum pernah mendapatkan PHP-PTS atau PHK yang diluncurkan oleh DIKTI namun institusinya sudah terakreditasi BAN PT dengan nilai minimal B.

5. Bagi PTS yang berada di bawah binaan kementerian lain hanya dapat mengusulkan program pengembangan untuk program studi yang berada di bawah binaan Kemdikbud.

D. Komponen Biaya

Bagian ini menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen pembiayaan. Terkait dengan program ini, komponen investasi yang dibutuhkan akan berhubungan dengan keperluan penyelenggaraan program/kegiatan akademik. Komponen biaya yang diajukan harus dapat dilihat kaitannya dengan program pengembangan yang diusulkan dan disertai dengan argumentasi dan justifikasi yang kuat tentang pemanfaatan dana yang diusulkan. Selain itu, setiap institusi pengusul disarankan untuk mempertimbangkan kemampuan institusi dalam kapasitas pelaksanaan program dan menyediakan dana pendamping, serta tidak mengajukan dana hanya berdasarkan pagu maksimum yang ditetapkan.

Perlu ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan dan investasi, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin unit pengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan rutin seperti honor atau tambahan gaji bagi staf atau karyawan perguruan tinggi sama sekali tidak dapat dibenarkan. Pendanaan untuk pengelolaan program hibah bersumber pada dana pendamping yang disediakan oleh institusi. Standar harga dan tarif harus mengacu pada Standar Biaya Umum tahun 2014 yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan yang dapat diajukan.


hal. 27

A. Pembiayaan yang dapat didanai melalui PHP PTS Skema PMBR: 1. Pengadaan barang

Pengadaan barang mencakup pengadaan: (1) bahan pustaka, (2) peralatan laboratorium, (3) peralatan pendidikan dan teknologi informasi dan komunikasi, (4) software untuk mendukung proses pembelajaran, (5) furniture kelas, laboratorium, dan perpustakaan, dan (6) peralatan pendukung seperti pendingin ruang kelas/laboratorium, generator listrik, dll. Mengingat terbatasnya jumlah dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk investasi major serta tidak untuk penguatan manajemen institusi, melainkan untuk peningkatan kapasitas pelaksanaan proses belajar mengajar. Dana untuk bahan pustaka hanya diperbolehkan untuk pembelian buku baru dan back issues journal.

Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku. Pengadaan barang harus sesuai dengan ketentuan perundangan. Usulan pengadaan barang harus dilengkapi dengan rincian barang, jumlah unit, HPS, spesifikasi teknis, dan rencana pemanfaatan untuk kegiatan belajar mengajar yang dituangkan dalam mekanisme dan rancangan.

2. Pekerjaan sipil (civil works)

Pekerjaan sipil yang dapat didanai mencakup pembangunan atau renovasi ruang kelas, perpustakaan dan laboratorium. Alokasi dana untuk pekerjaan sipil maksimal 50% dari dana yang yang diusulkan ke DIKTI. Usulan pekerjaan sipil harus dilengkapi dengan gambar perencanaan, rencana anggaran biaya, dan syarat-syarat teknis. Dana untuk pekerjaan sipil yang diajukan hanya untuk pendanaan fisik, bukan untuk pembiayaan konsultan perencana dan pengawas.

3. Pengembangan staf non-gelar dalam negeri

Pengembangan staf dapat dilakukan dengan mengirimkan staf ke institusi penyedia training atau diselenggarakan di institusi sendiri (in-house training). Topik training hanya yang terkait langsung dengan peningkatan kualitas pelaksanaan proses belajar mengajar, bukan untuk peningkatan kualitas pengelolaan institusi. Tidak diperkenankan adanya topik training yang sama pada kedua jenis training ini. Untuk pengiriman staf untuk mengikuti pelatihan di institusi penyedia training, biaya yang dapat diajukan mencakup biaya hidup bulanan (untuk masa pelatihan minimum 2 minggu) atau harian (untuk masa pelatihan maksimum 1 minggu), dan perjalanan pergi-pulang serta biaya pelatihan (at cost) peserta. Jumlah staf yang dikirim untuk mengikuti pelatihan harus didasarkan pada justifikasi yang kuat sesuai dengan kepatutan dan kelayakan. Penyelenggaraan training di luar institusi harus dilengkapi dengan Term of Reference seperti pada Lampiran F, halaman 52.

Biaya in-house training maksimal Rp20.000.000 untuk sekali


hal. 28

penyelenggaraan pelatihan dengan peserta minimal 10 orang. Dana pelatihan internal tidak dapat digunakan untuk honor dan perjalanan peserta. Penyelenggaraan in-house training harus dilengkapi dengan Term of Reference seperti pada Lampiran F, halaman 54. Dalam satu tahun maksimal menyelenggarakan in-house training sebanyak 3 kali.

4. Pengembangan program

Bentuk pengembangan program yang dapat dibiayai hanya yang terkait dengan pengembangan kurikulum. Dana maksimal yang dapat diajukan untuk komponen ini adalah Rp 40.000.000 termasuk untuk pembiayaan nara sumber/tenaga ahli untuk pendampingan. Bila diajukan, komponen pembiayaan ini harus disertai Term of Referenceseperti pada Lampiran F, halaman 55.

II. Pembiayaan yang dapat didanai dengan dana pendamping

1. Penyusunan Modul

Penyusunan modul perkuliahan dan praktikum untuk meningkatkan mutu pembelajaran serta memanfaatkan investasi yang dilakukan. Satuan pembiayaan menyesuaikan dengan standar yang dimiliki perguruan tinggi. Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping.

2. Lokakarya

Lokakarya dan seminar untuk peningkatan kualitas pembelajaran, pengembangan kurikulum, pengembangan standar, pemanfaatan sarana-prasarana dan investasi yang telah dilakukan dapat diadakan dengan sumber pendanaan dari dana pendamping.

3. Manajemen Program

Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping untuk mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk diantaranya: honorarium untuk pengurus inti pelaksana program, biaya monitoring dan evaluasi internal, operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diadakan melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas pokok dan fungsi staf untuk menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti data-entry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang harus disediakan oleh setiap institusi pengusul minimal 10% dari dana yang diusulkan untuk diperoleh dari Ditjen Dikti. Dana pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya.


hal. 29

E. Format Proposal

Satu PTS hanya dapat menyampaikan satu proposal. Penulisan Proposal harus mengikuti struktur dan format berikut:

1. Halaman judul/cover

Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A, halaman 39.

2. Halaman identifikasi dan pengesahan

Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap perguruan tinggi, nama dan alamat e-mail Ketua Pelaksana program di tingkat perguruan tinggi, seperti contoh pada Lampiran A, halaman 40.

3. Halaman Pernyataan Dana Pendamping

Halaman ini berisi pernyataan singkat dari pimpinan perguruan tinggi bahwa perguruan tinggi pengusul sanggup menyediakan dana pendamping, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan kesediaan untuk mengikuti aturan pemerintah yang terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh pada Lampiran A, halaman 41.

4. Fotocopy pengesahan Yayasan dan Badan Hukum nirlaba pengelola/

penyelenggara PT dari Kemkumham

5. Laporan PDPT semester genap 2012/2013 6. Sertifikat Akreditasi program studi atau bukti pengajuan akreditasi

BAN-PT 7. Surat Pernyataan Bermeterai yang ditandatangani Rektor/Direktur/Ketua

bahwa tidak sedang menyelenggarakan kelas jauh, tidak mengeluarkan ijazah palsu, tidak sedang dalam konflik internal maupun eksternal

8. Daftar isi 9. Ringkasan eksekutif (maksimum 1 halaman)

Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan strategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan perguruan tinggi, dan kaitannya dengan rencana pengembangan perguruan tinggi secara keseluruhan.

10. Bab 1: Rencana strategis pengembangan perguruan tinggi (maksimum 4 halaman)

Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis pengembangan perguruan tinggi yang saat ini dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasi dimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, visi dan misi perguruan tinggi, serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus institusi yang telah ditetapkan. Kemudian secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga pertengahan Tahun 2013.

Dokumen Renstra perguruan tinggi (yang resmi dan saat ini berlaku) harus disampaikan dalam dokumen terpisah.


hal. 30

11. Bab 2: Evaluasi diri di tingkat perguruan tinggi (maksimum 30 halaman)

Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat institusi yang merupakan landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Beberapa aspek yang perlu disajikan antara lain:

a. Profil lingkungan eksternal.

Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal perguruan tinggi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi perguruan tinggi, khususnya terkait dengan program yang diajukan.

b. Evaluasi pelaksanaan, hasil dan dampak hibah yang pernah diperoleh sebelumnya

Jika perguruan tinggi sudah pernah memperoleh pendanaan dari Ditjen Dikti melalui program hibah kompetisi atau skema pendanaan lainnya, jelaskan bagaimana pelaksanaan program yang didanai hibah tersebut, hasil serta dampaknya; termasuk juga bila ada kesulitan yang dihadapi (lesson learnt) dari pelaksanaan hibah tersebut.

Daftar hibah kompetisi untuk peningkatan kualitas pendidikan (PHK, PHKI, TPSDP, I-MHERE, PKPD, PEDP) atau PHP-PTS dari Ditjen Dikti yang telah diterima dan unit penerimanya perlu disertakan.

c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik

Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh perguruan tinggi yang mencakup kegiatan:

• Pendidikan yang meliputi aspek input, proses, dan output, diantaranya sistem penerimaan mahasiswa baru dan mutu masukan, sistem pembelajaran dan mutu PBM yang dinyatakan dalam ratio lulusan terhadap masukan, akreditasi program studi, mutu dan relevansi lulusan, dll.

• Penelitian, memuat evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI, dana kerjasama, dll.

• Layanan pada masyarakat

Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan.

Data minimum yang harus disediakan untuk mendukung evaluasi diri dapat dilihat pada Lampiran G, halaman 56-67.

d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya

Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk mendukung program PTS dan sistem manajemen sumberdaya yang diterapkan di PTS. Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya manusia (staf akademik dan non-akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana.

Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan


hal. 31

dan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki perguruan tinggi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik.

Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelanggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan.

e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat institusi. Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat institusi, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan sumberdaya pelaksana Quality Assurance. Apabila perguruan tinggi belum mempunyai unit penjaminan mutu, jelaskan bagaimana kegiatan penjaminan mutu tersebut dilaksanakan serta rencana pengembangan ke depan.

Dalam bab ini dijelaskan juga status akreditasi institusi dan distribusi akreditasi untuk semua program studi yang dikelola PT disertai evaluasi tentang upaya yang dilakukan PT dalam rangka meningkatkan level akreditasi tersebut.

f. Ringkasan evaluasi diri. Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di perguruan tinggi dan peluang serta tantangan yang dihadapi perguruan tinggi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif perguruan tinggi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan, khususnya yang terkait peningkatan mutu pembelajaran dan relevansi.

g. Ringkasan strategi/solusi alternatif untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yang ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri menggunakan tabel berikut:

Tabel 3.1. Ringkasan evaluasi diri dan solusi alternatif


Alternatif

Solusi Terbaik


1 2 3 4 5 6 7

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.


hal. 32


Alternatif

Solusi Terbaik


1 2 3 4 5 6 7

…

Keterangan:

- Kolom 2 diisidengangejala/fenomenamasalah yang berhasildiidentifikasi

- Kolom3 diisi dengan nomor halaman dimana gejala/fenomena masalah tersebut dijelaskan/ diuraikan atau

nomor halaman dimana data pendukung (tabel) dari masalah tersebut berada.

- Kolom 4 diisi dengan akar permasalahan yang berhasil diidentifikasi berdasarkan masalah-masalah yang

ada di kolom 2.

- Kolom 5 diisidengan nomor halaman dimana akar masalah tersebut dijelaskan/diuraikan.

- Kolom 6 diisi dengan alternatif solusi untuk menyelesaikan akar masalah yang ada pada Kolom 5.

- Kolom 7 diisi dengan solusi terbaik dari alternatif solusi yang akan dipilih untuk diusulkan ke PHP-PTS

yang selanjutnya dirinci pada Bab 3 dan 4.

h. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan. Bagian ini diisi dengan menggunakan tabel berikut. Indikator kinerja dimaksud pada tabel ini adalah indikator pada tingkat institusi.

Tabel 3.2. Nilai baseline indikator kinerja dan target tahun 2014-2016

Indikator Kinerja Baseline

(2013) 2014 2015 2016

1. Status akreditasi prodi yang diusulkan

2. Mutu Pembelajaran

o Rata-rata masa studi lulusan

o Rasio jumlah lulusan terhadap input

o Pemenuhan penyelengaraan kurikulum sesuai standard

o Rata-rata IPK lulusan

o Masa tugas akhir

3. Relevansi program akademik yang diselenggarakan.

o Waktu tunggu lulusan untuk mendapat pekerjaan

o Gaji pertama lulusan

o Kesesuaian bidang pekerjaan dengan kompetensi

12. Bab 3. Rencana global program pengembangan untuk 3 tahun kedepan (maksimum 6 halaman)

Program harus mencakup peningkatan mutu pembelajaran dan peningkatan relevansi. Rencana global program mencakup dua bagian penting, yaitu:

• Rasional atas pemilihan PHP-PTS PMBR dan unit internal/program studi yang dilibatkan (sesuai dengan hasil evaluasi diri). Bagian ini menjelaskan secara ringkas masalah utama yang dihadapi dan potensi yang ada di perguruan tinggi sehingga menjadi dasar untuk pengajuan PHP-PTS PMBR dan unit terkait.

• Deskripsi ringkas program pengembangan yang diajukan untuk 3 tahun ke depan. Deskripsi dimaksud memuat informasi ringkas tentang: judul


hal. 33

kegiatan, penjelasan umum tentang tujuan dan rancangan umum kegiatan untuk tahun 2014, 2015 dan 2016 serta kaitannya dengan unit atau program studi yang dipilih. Deskripsikan program pengembangan yang akan diusulkan dengan menggunakan tabel berikut.

Tabel 3.3. Rencana global program pengembangan tahun 2014-2016

No. Judul

Kegiatan Tujuan

Luaran yang

diharapkan

Langkah-

langkah

yang

diperlukan

Sumberdaya

(komponen

biaya) yang

diperlukan

Unit

Terkait

Jadwal

Indikator

Kinerja 2014 2015 2016

A. Peningkatan Mutu Pembelajaran

1 -

2

3

.....

B. Peningkatan Relevansi

1

2

3

...

13. Bab 4: Usulan program pengembangan tahun 2014 (maksimum 20 halaman)

Bagian ini berisi detail usulan program dan rincian aktivitas untuk tahun 2014. Setiap aktivitas yang diusulkan dapat melibatkan lebih dari satu unit dan/atau program studi, sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Program yang diusulkan merupakan program perguruan tinggi, bukan kompilasi dari aktivitas yang diusulkan oleh masing-masing unit internal terkait. Khusus utnuk PHP PTS PMBR, program yang diusulkan, selain relevan dengan kesimpulan hasil evaluasi diri juga harus sejalan dengan peningkatan mutu pembelajaran dan peningkatan relevansi program studi.

Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. Contoh format untuk deskripsi masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran B, halaman 42.

14. Bab 5: Mekanisme pelaksanaan kegiatan PHP-PTS di Perguruan Tinggi (maksimum 5 halaman).

Bagian ini berisi penjelasan tentang organisasi pelaksanaan kegiatan PHP-PTS sesuai Bab 4, baik di tingkat institusi maupun di tingkat unit internal yang dilibatkan, mekanisme koordinasi, serta mekanisme monitoring dan evaluasi internal. Pengelolaan program hendaknya dirancang dan dilaksanakan dengan benar baik secara administratif maupun substantif. Organisasi pengelolaan program hendaknya memanfaatkan struktur yang ada dengan memperhatikan unit-unit yang diperlukan untuk melaksanakan program. Disamping itu, perlu diberdayakan dan difungsikan dengan baik Tim Monitoring dan Evaluasi Internal yang akan memantau dan mengevaluasi


hal. 34

pengelolaan program serta melaporkannya pada pimpinan institusi agar pelaksanaan program berjalan dengan baik dan benar, transparan dan akuntabel sesuai dengan kaidah tata kelola yang baik. Agar pengelolaan program serta monitoring dan evaluasi internal dapat berjalan dengan baik, institusi harus menyediakan dana sesuai dengan kebutuhan, dan merupakan bagian dari dana pendamping yang harus dialokasikan oleh masing-masing PTS pengusul.

Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan PHP-PTS, serta sistem pengadaan barang yang terkait dengan pelaksanaan program PHP-PTS, juga harus dijelaskan di bagian ini. Diharapkan pengelolaan kegiatan PHP-PTS di tingkat institusi dikoordinasikan oleh pejabat di institusi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang relevan, sehingga pengelolaan kegiatan ini terintegrasi dengan struktur organisasi yang ada. Cakupan uraiannya adalah sebagai berikut: a. Organisasi pelaksanaan kegiatan

Bagian ini memuat struktur organisasi pelaksana program PHP PTS pada institusi penerima hibah berikut uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing elemen organisasi. Organisasi ini harus dapat menunjukkan bahwa penanggung jawab program adalah Rektor/Direktur/Ketua. Rektor/Direktur/Ketua dapat menunjuk salah seorang wakilnya sebagai ketua pelaksana. Untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan, ketua pelaksana dapat dibantu masing-masing satu orang koordinator program pengembangan, koordinator keuangan dan koordinator pengadaan barang dan jasa. Jika program pengembangan yang akan dilaksanakan terdiri atas lebih dari satu kegiatan, maka koordinator program pengembangan dapat dibantu oleh masing-masing penanggung jawab kegiatan terkait. Jika program pengembangannya hanya satu kegiatan, maka penanggung jawab kegiatan dapat berperan sebagai koordinator program. Institusi penerima hibah PHP-PTS diwajibkan memiliki tim monitoring dan evaluasi internal sebagai perpanjangan tangan pimpinan institusi dalam mengawal implementasi program PHP-PTS. Oleh karena itu, posisi tim ini harus nampak pada struktur organisasi pelaksana program.

b. Mekanisme pelaksanaan kegiatan Pada bagian ini, uraikan bagaimana sistem koordinasi yang akan dilaksanakan oleh ketua pelaksana dan koordinator program pengembangan sehingga seluruh rencana kegiatan berikut kebutuhan sumberdayanya dapat terlaksana dengan baik, termasuk ketepatan waktu pelaksanaan dan ketercapaian tujuan program sesuai dengan target indikator kinerja.

c. Mekanisme pengelolaan keuangan Uraikan sistem pengelolaan keuangan yang akan diterapkan sehingga sejalan dengan kebutuhan implementasi program yang direncanakan. Pada bagian ini juga harus diinformasikan tata cara pengeloaan keuangan


hal. 35

yang dapat dijamin keselarasannya dengan peraturan keuangan negara.

d. Sistem pengadaan barang Pengusul harus menguraikan tata cara pengadaan barang dan jasa yang akan dilaksanakan yang sejalan dengan Perpres Nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya (Perpres Nomor 70 tahun 2012). Untuk Provinsi Papua dan Papua Barat mengacu pada Perpres Nomor 84 tahun 2012. Kapasitas personalia, termasuk ada tidaknya personalia yang telah tersertifikasi, yang akan dilibatkan pada kegiatan pengadaan barang juga harus diuraikan. Pelaksanaan koordinasi dengan koordinator pelaksana program dan koordinator keuangan perlu dijelaskan pada bagian ini. Disamping itu, bagian ini juga harus memuat mekanisme penerimaan barang dan jasa yang telah diadakan.

e. Mekanisme monitoring dan evaluasi internal Tata kerja tim monitoring dan evaluasi internal dalam mengawal pelaksanaan program PHP-PTS PMBR harus diuraikan pada bagian ini. Jika tim semacam ini belum ada, pengusul harus menginformasikan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk pembetukannya.

15. Bab 6: Rekapitulasi Anggaran

Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total institusi yang didasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas yang diajukan dan RAB kegiatan PHP-PTS serta Rekapitulasi anggaran dana pendamping. Gunakan tabel berikut sebagai referensi.


hal. 36

Tabel 3.4. Rekapitulasi usulan anggaran PHP-PTS PMBR dan dana pendamping

No Komponen Biaya /Rincian Belanja

Perhitungan Tahun 2014

Volume Harga Satuan

(Rp.) Jumlah

Biaya (Rp.)

1 Pengadaan Barang 0

A Pengadaan bahan pustaka 1 Paket 0

B Pengadaan alat laboratoriumnon non-TIK ... Paket 0

C Pengadaan peralatan TIK dan Pendidikan

(komputer, LCD, server, laptop, dll) 1 Paket 0

D Pengadaan software pembelajaran ... Paket 0

E Pengadaan funiture kelas/laboratorium

/perpustakaan 1 Paket 0

F. Pengadaan Peralatan pendukung 1 Paket 0

2 Pekerjaan Sipil (Civil Work) 0

G Renovasi Kelas/Laboratorium ....../Perpustakaan 1 Paket 0

H Pembangunan Kelas/Laboratorium ../Perpustakaan 1 Paket 0

3 Pengembangan Staf Non Gelar3 0

A Pelatihan/magang di luar institusi ... Paket

B In-house training ... Paket

4 Pengembangan Program4 ... Paket

TOTAL DANA PHP-PTS PMBR DIKTI 0

5 Dana Pendamping (Dana DRK)

A Pengembangan Modul ... Paket 0

B Lokakarya ... Paket

C Manajemen Program

- Honorarium Pengelola 0

- Honorarium Tim Pengadaan 0

- Honorarium Tim Penerima Barang 0

- Monitoring dan Evaluasi Internal PT 0

- Biaya Proses Pengadaan (Iklan) 0

- ATK 0

- Konsumsi Rapat 0

- Akomodasi dan Transportasi 0

- Transport lokal 0

TOTAL DANA DRK 0

TOTAL DANA PHP-PTSPMBR dan DRK 0

3Harus disertai TOR. 4 Harus disertai TOR


hal. 37

Formulir Keuangan 1: Rekapitulasi Rencana Anggaran Biaya Tahun 2014

Nama Hibah: Program Hibah Pembinaan PTS

Nama PT Pengusul Hibah: <Isikan nama PT pengusul>

No. Tahun/Aktivitas

Komponen Pembiayaan(Ribu Rp.) Total

Ba

ha

n

Pu

sta

ka

Pe

rala

tan

L

ab

.no

n-T

IK

Pe

rala

tan

P

en

did

ika

n

da

n T

IK

So

ftw

are

Fu

rnit

ure

Pe

rala

tan

P

en

du

ku

ng

Pe

ke

rja

an

S

ipil

Pe

ng

em

ba

ng

an

Sta

f T

ida

k

Be

rge

lar5

Pe

ng

em

ba

ng

an

Pro

gra

m

Ribu Rp.

1 <aktivitas 1>

2 <aktivitas 2>

… ...

n <aktivitas n>

Total Usulan Anggaran

Prosentase Usulan Anggaran % % % % % % % %

% 100%

12. Lampiran a. Lampiran Pendukung Usulan Proposal

• Lampiran ini berisi rincian spesifikasi teknis setiap paket pengadaan, pekerjaan sipil, pengembangan staf yang disertai ToR untuk training di luar institusi dan in-house training, dan pengembangan program yang juga disertai ToR (Format pada Lampiran Csampai F).

b. Lampiran Pendukung Laporan Evaluasi Diri

• Data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi evaluasi diri, misalnya data mahasiswa, proses pembelajaran, tracer study, dosen, fasilitas akademik, dsb. Gunakan Format Lampiran G

c. Renstra dan Statuta PT yang masih berlaku, dijilid terpisah.

Proposal ditulis dalam Bahasa Indonesia, dicetak bolak-balik (kecuali untuk halaman judul, identifikasi, pengesahan, dan daftar isi), menggunakan font standar 12 point, dan spasi tunggal. Tidak ada batasan jumlah halaman untuk berkas lampiran, namun sangat dianjurkan untuk melampirkan hanya informasi penting dan terkait erat dengan proposal.

5Dapat berupa in-house training maupun pelatihan yang diselenggarakan di luar PT penerima hibah PHP-PTS.



PROGRAM HIBAHPEMBINAANPTS




(PHP-PTS):

BAGIAN IV.

LAMPIRAN


hal. 38




Lampiran A. Administrasi Proposal hal. 39


Format Sampul Depan

PROPOSAL PROGRAM HIBAH

P E M B I N A A N P T S SKEMA: ....................... Tahun Anggaran 2014

(Nama Institusi)

Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

2013



Halaman Identifikasi dan Pengesahan

1. Nama Institusi : ___________________________________

2. Alamat Institusi : ___________________________________

___________________________________

___________________________________

3. Penanggung Jawab1 : ___________________________________ 5. Ketua Pelaksana2 N a m a : ___________________________________ Alamat : ___________________________________ Telepon Kantor : ___________________________________ Telepon Cellular : ___________________________________ Fax : ___________________________________ e-mail : ___________________________________ 6. Nama Yayasan : ___________________________________

7. AlamatYayasan : ___________________________________

___________________________________

___________________________________

8. Skema Yang Diusulkan : ___________________________________

___________________________________

9. Pernah mendapat PHP-PTS Tahun

: 1)

2)

3)

4)

5)

6)

< Tempat, tanggal…………..>

Penanggung Jawab, < pemimpin institusi>

( __________________________________ )

1Penanggung jawab adalah Pemimpin PTS pengaju proposal. 2Ketua Pelaksana adalah ketua gugus tugas untuk implementasi hibah yang ditunjuk oleh Pemimpin PTS.



Pernyataan Komitmen Dana Pendamping

PERNYATAAN KOMITMEN DANA PENDAMPING UNTUK PROGRAM HIBAH PEMBINAAN PTS

TAHUN ANGGARAN 2014

Saya sebagai Pimpinan ………………………… dengan ini menyampaikan Proposal PHP-PTS. Kami bersedia menyediakan dana pendamping sebesar ......% dari total anggaran untuk keperluan pengelolaan dan pendukung kegiatan yang diusulkan.

Dalam melaksanakan program pengembangan yang didanai oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi ini, kami bersedia memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan pemerintah yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan.

Dengan ini kami juga menyatakan bahwa kami tidak pernah atau sedang dikenakan sanksi oleh Ditjen Dikti (termasuk yang terkait dengan penyimpangan dalam pelaksanaan hibah sebelumnya).

Mengetahui Ketua Yayasan Rektor/Ketua/Direktur

(Meterai Rp6.000,-)

(………………………) (………………………)



Surat Pernyataan Bermaterai

-------------------- KOP SURAT---------------------

Nomor : Tanggal:

Hal : Surat Pernyataan

Bersama ini kami sampaikan bahwa saat ini perguruan tinggi kami, _______________

______________ tidak sedang dan tidak akan pernah:

1. menyelenggarakan kelas jauh;

2. mengeluarkan ijazah palsu;

3. dalam konflik internal dengan yayasan dan tidak dalam sengketa hukum;

4. dalam proses pengajuan perubahan bentuk perguruan tinggi dan perubahan

badan hukum nirlaba/yayasan;

5. menjalankan program hibah pengembangan kualitas pendidikan lainnya dari

Ditjen Dikti Kemdikbud.

Demikian surat pernyataan ini kami buat dan apabila di kemudian hari perguruan

tinggi kami melaksanakan program yang bertentangan dengan bertentangan dengan

hal yang tersebut di atas, maka kami bersedia mengembalikan seluruh dana PHP-

PTS yang kami terima dan bersedia menerima sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.

Mengetahui Ketua Yayasan Rektor/Ketua/Direktur

(Meterai Rp6.000,-)

(………………………) (………………………)


Lampiran B. Format Usulan Aktivitas hal. 43

Lampiran B. Format Usulan Aktivitas

<Tuliskan Judul Aktivitas>

1. Latar Belakang Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil diidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan dengan melaksanakan aktivitas ini. Dalam penjelasan ini harus disebutkan secara eksplisit pada unit dan/atau program studi mana masalah-masalah atau potensi tersebut teridentifikasi. Nomor halaman dalam laporan evaluasi diri di mana masalah atau potensi tersebut dibahas harus dicantumkan.

2. Rasional Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan atau mengembangkan potensi yang disampaikan pada latar belakang.

3. Tujuan Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang diharapkan. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator kinerja yang terukur.

4. Mekanisme dan Rancangan Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk mencapai tujuan yang ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi.

5. Sumberdaya yang dibutuhkan Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya beserta sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas (selama 1 tahun).

No Sub aktivitas Komponen

Biaya*)

Ditjen Dikti (Rp)

Dana Pendamping (Rp)

*) Diisi dengan bahan pustaka, peralatan laboratorium, peralatan TIK, software, furniture, peralatan

pendukung, pekerjaan sipil, training di luar institusi, in-house training, modul, dan atau lokakarya.

6. Jadwal Pelaksanaan Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan pelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme dan Rancangan.

Rencana Aktivitas Tahun 2014

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

<sub-aktivitas a> <sub-aktivitas b> <sub-aktivitas n>

7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan.

o Cantumkan kondisi awal tahun dan target indikator kinerja akhir tahun untuk aktivitas ini.


Lampiran B. Format Usulan Aktivitas hal. 44

Indikator Kinerja Baseline Akhir Tahun 2014 Cara pengukuran indikator kinerja

<indikator 1>

<indikator 2>

<indikator 3>

8. Keberlanjutan Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini.

9. Penanggungjawab Aktivitas <sebutkan nama penanggung jawab kegiatan>


Lampiran C. Formulir Spesifikasi Rinci Pengadaan Barang dan Pekerjaan Sipil hal. 45

Lampiran C. Formulir Spesifikasi Rinci Pengadaan Barang dan Pekerjaan Sipil

Spesifikasi Rinci untuk Pengadaan Bahan Pustaka Tahun 2014

Metode Pengadaan:

Judul Buku Pengarang Penerbit ISBN Jumlah Perkiraan Biaya Perkiraan Total

Mata Kuliah Terkait per Unit Biaya (ribuan rupiah)

TOTAL



Spesifikasi Rinci untuk Peralatan laboratorium non-TIKTahun 2014

Paket 11: Metode Pengadaan:

Nama Peralatan Laboratorium non-TIK

Spesifikasi Teknis

Jumlah Harga Perkiraan Biaya Laboratorium

Satuan (ribuan rupiah) Terkait 1. ...

2. ...

n. ...

Total


Nama Peralatan Laboratorium non- TIK

Spesifikasi Teknis

Jumlah Harga Perkiraan Biaya Laboratorium

Satuan (ribuan rupiah) Terkait 1. ...

2. ...

n. ...

Total

1Jika jenis peralatannya berbeda (misalnya peralatan laboratorium Biologi dengan Teknik arsitektur)



Spesifikasi Rinci untuk Peralatan TIK dan Pendidikan Tahun 2014

Paket2: Metode Pengadaan:

Nama Peralatan Spesifikasi Teknis Jumlah Harga Satuan Perkiraan Biaya

Peruntukan*)

(ribuan rupiah) (ribuan rupiah)

1. ...

2. ...

n. ...

Total *)

Diisi dengan nama laboratorium, pembelajaran di kelas, atau layanan administrasi akademik.

Spesifikasi Rinci untuk Peralatan Pendukung Tahun 2014

Paket3:

Metode Pengadaan:

Nama Peralatan Spesifikasi Teknis Jumlah Harga Satuan Perkiraan Biaya

Peruntukan (ribuan rupiah) (ribuan rupiah)

1. ...

2. ...

n. ...

Total

2 paket peralatan TIK dan/atau pembelajaran yang sejenis. 3 paket peralatan pendukung yang sejenis.



Spesifikasi Rinci untuk Aplikasi Software Tahun 2014


Jenis Aplikasi Software

Peruntukan Spesifikasi Teknis

Jumlah Harga Satuan Perkiraan Biaya

(Manajemen/Pendidikan) (ribuan rupiah) (ribuan rupiah)

1. ...

2. ...

n. ...

Total


Jenis Aplikasi Software

Peruntukan Spesifikasi Teknis

Jumlah Harga Satuan Perkiraan Biaya

(Manajemen/Pendidikan) (ribuan rupiah) (ribuan rupiah)

1. ...

2. ...

n. ...

Total

4Jika jenis aplikasi software tidak serumpun



Spesifikasi Rinci Pengadaan Furniture Tahun 2014

Metode Pengadaan:

Jenis Furniture

Peruntukan Spesifikasi

Teknis Jumlah

Harga Satuan

Perkiraan Biaya

(Kelas/laboratorium/perpustakaan/ruang layanan administrasi akademik)

(ribuan rupiah)

1. ...

2. ...

n. ...

Total



Spesifikasi Rinci untuk Pekerjaan Sipil Tahun 2014

Paket 1: Renovasi Ruang Kelas dan Laboratorium Metode Pengadaan:

Fungsi Ruang (Ruang Kelas/ Laboratorium)

Luas Ruang (m2)

Jenis Pekerjaan (Renovasi)

Perkiraan Biaya per unit luasan (m

2),

ribuan rupiah

Perkiraan Total Biaya (ribuan rupiah)

*)

TOTAL

*) Lampirkangambar perencanaan, rencana anggaran biaya, dan syarat-syarat teknis

Paket 2: Pembangunan Ruang Kelas dan Laboratorium Metode Pengadaan:

Fungsi Ruang (Ruang Kelas/ Laboratorium)

Luas Ruang(m2)

Jenis Pekerjaan (Pembangunan Baru)

Perkiraan Biaya per unit luasan (m

2)

Perkiraan Total Biaya (ribuan rupiah)

*)

*)

Lampirkangambar perencanaan, rencana anggaran biaya, dan syarat-syarat teknis


Lampiran D. Formulir Spesifikasi Rinci Pengembangan Staf Dalam Negeri Tahun 2014 hal. 51

Lampiran D. Formulir Spesifikasi Rinci Pengembangan Staf Dalam Negeri Tahun 2014

a. Pelatihan di luar institusi

Judul Pelatihan Nama Calon Bidang Studi Institusi/Instansi

yang dituju Perkiraan lama studi

(hari/minggu/bln) Perkiraan Biaya (ribuan rupiah)

TOTAL

b. In-house training

Nama Pelatihan Jumlah Peserta Nara Sumber

(Asal institusi) Harga Satuan

Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah) 1. ...

2. ...

n. ...

Total


Lampiran E. Formulir Spesifikasi Rinci Pengembangan Program Tahun 2014 hal. 52

Lampiran E. Formulir Spesifikasi Rinci Pengembangan Program Tahun 2014

Judul Pengembangan Sistem*) Output yang diharapkan Perkiraan Biaya (ribuan rupiah)

*)Skema PMPB: untuk penyusunan renstra, statuta, sistem penjaminan mutu, sistem informasi dan sistem pangkalan data Skema PMBR: untuk penyusunan kurikulum


Lampiran F. Format TOR 53

Lampiran F. Format TOR

TOR Pelatihan/Magang Staf di Luar Institusi1

Nama Pelatihan: .........................................................

1. Latar belakang

Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman): o Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi

Diri dan latar belakang usulan kegiatan. o Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan.

2. Tujuan

Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh pengembangan staf tidak bergelar dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas.

3. Lingkup kegiatan

Jelaskan secara spesifik pengembangan staf tidak bergelar yang akan diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan staf tidak bergelar ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan/peningkatan PBM atau layanan akademik mahasiswa.

4. Keluaran

Jelaskan tentang rencana pemanfaatan kompetensi yang diperoleh (termasuk diseminasinya) oleh peserta pengembangan staf tidak bergelar untuk mendukung pelaksanaan tugas sehari-hari. Jelaskan pula ukuran keberhasilan dari kegiatan pelatihan dan/atau magang.

5. Penyelenggara pelatihan/magang

Sebutkan kriteria institusi penyelenggara pengembangan staf tidak bergelar dan justifikasi yang digunakan untuk memilih institusi terkait.

6. Peserta

Jelaskan kualifikasi, kriteria seleksi, kesesuaian dengan tujuan pengembangan staf tidak bergelar.

7. Jadwal kegiatan

Susun jadwal kegiatan sesuai dengan Lingkup Kegiatan dan jadwal kegiatan yang lain.

1TOR Pengembangan Staf tidak bergelar yang dilakukan melalui pengiriman staf untuk pelatihan atau magang di institusi lain, perlu disusun TOR untuk masing-masing pelatihan.



8. Anggaran

Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yang diperbolehkan dalam Panduan PHP-PTS yang meliputi:

Komponen pembiayaan Volume Biaya Satuan Total Biaya

1. Biaya pelatihan staff non-gelar (at cost) ... OB

0

2. Biaya hidup ... OB

0

3. Biaya perjalanan ... OK 0

Total Biaya



TOR In-house Training2

Nama In-house training: .......................................

1. Latar belakang

Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman): o Permasalahan yang ingin diselesaikan melalui kegiatan pengembangan staf dengan

mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri dan latar belakang usulan kegiatan. o Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan.

2. Tujuan

Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan in-house training dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas.

3. Lingkup kegiatan

Jelaskan secara spesifik pengembangan staf yang akan diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan staf tidak bergelar melalui in-house training ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan/peningkatan PBM atau layanan akademik mahasiswa.

4. Keluaran

Jelaskan tentang hasil (peningkatan kompetensi) yang akan diperoleh dari kegiatan in-house training untuk mendukung pelaksanaan tugas akademik atau non-akademik sehari-hari. Jelaskan pula ukuran keberhasilan dari kegiatan yang diusulkan.

5. Nara Sumber

Sebutkan kompetensi dan persyaratan nara sumber untuk in-house training yang dimaksud dan justifikasi yang digunakan untuk memilih nara sumber.

6. Peserta

Jelaskan jumlah dan kualifikasi/persyaratan peserta disesuaikan dengan tujuan pengembangan staf. Jumlah peserta minimal 10 orang.

7. Jadwal kegiatan


8. Anggaran

Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yang diperbolehkan dalam Panduan PHP-PTS.

Komponen pembiayaaan Volume Biaya Satuan Total Biaya

Honorarium nara sumber/pembicara/instruktur ... OJ 0

Konsumsi in-house training [...orangx...hari] ... OH 0

Penggandaan materi ... paket 0

Biaya perjalanan narasumber/pembicara/instruktur ... OK 0

Penyusunan laporan 1 paket 0

Total

2TOR untuk in-house training harus dibuat untuk masing-masing rencana kegiatan in-house training.



TOR Pengembangan Program3

Nama Pengembangan Program: .......................................

1. Latar belakang

Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman): o Permasalahan yang ingin diselesaikan melalui kegiatan pengembangan program

dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri dan latar belakang usulan kegiatan. o Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan.

2. Tujuan

Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan pengembangan program dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas.

3. Lingkup kegiatan

Jelaskan secara spesifik pengembangan program yang akan diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk sistem yang akan dikembangkan.

4. Keluaran

Jelaskan tentang hasil pengembangan program (sistem) yang akan diperoleh untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan institusi yang lebih baik.

5. Nara Sumber/Tenaga ahli

Sebutkan kompetensi dan persyaratan nara sumber/tenaga ahli untuk pengembangan program yang dimaksud dan justifikasi yang digunakan untuk memilih nara sumber/tenaga ahli.

6. Pelaksana

Jelaskan jumlah tim pelaksana sesuai dengan tujuan pengembangan program.

7. Jadwal kegiatan


8. Anggaran

Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yang diperbolehkan dalam Panduan PHP-PTS.

Komponen pembiayaaan Volume Biaya Satuan Total Biaya

Honorarium nara sumber/tenaga ahli ... OJ 0

Honorarium tim pelaksana ... OK 0

Konsumsi [...orangx...hari] ... OH 0

Bahan habis pakai (ATK, penggandaan) ... paket 0

Biaya perjalanan narasumber/pembicara/instruktur ... OK 0

Penyusunan Laporan 1 paket 0

Total

3TOR untukpengembangan program harus dibuat untuk masing-masing rencana kegiatan pengembangan progran.


Lampiran G. Format Evaluasi Diri 57

Lampiran G. Format Evaluasi Diri

A. Mahasiswa

Tabel 1. Profil Penerimaan Mahasiswa Baru 3 Tahun Terakhir

No Prodi

2010/2011 2011/2012 2012/2013 Rerata Keketatan

Pendaftar Diterima Keketatan Pendaftar Diterima Keketatan Pendaftar Diterima Keketatan

1 2 3=1/2 4 5 6=4/5 7 8 9=7/8 10

1

2

3

dst

B. Akademik

Tabel 2. Profil Mahasiswa Aktif Tahun 2013

No Program Studi Jumlah Mahasiswa Aktif Tahun 2013

D3 D4 S1 Profesi

1

2

3

dst

TOTAL



Tabel 3. Rekapitulasi Mahasiswa mengundurkan Diri dan DO 3 tahun terakhir

No

Program Studi

Tahun Akademik

2010/2011 2011/2012 2012/2013

Undur Diri DO Undur Diri DO Undur Diri DO

1

2

3

dst

Rerata Kehadiran

Tabel 4. Rekapitulasi kehadiran dosen dalam pembelajaran 3 tahun terakhir

No Program Studi Kehadiran Dosen (%)

2010/2011 2011/2012 2012/2013

1

2

3

dst

Rerata Kehadiran



Tabel 5. Daftar Petunjuk Praktikum/Diktat/Hand-out/Modul yang dihasilkan Staf Akademik

No. Judul Prodi Penulis

Tahun Penerbitan

1 2 3 4

Petunjuk Praktikum

1

2

3

dst

Diktat/Hand out/Modul

1

2

3

dst

Tabel 6. Rerata Penyelenggaraan Praktikum/Praktek

No Prodi Jumlah Topik Praktikum direncanakan Jumlah Topik praktikum terselenggara

1

2

3

dst

Rerata

Tabel 7. Profil Distribusi Nilai Mata Kuliah per prodi Tahun 2010/2011 s/d 2012/2013

PRODI

2010/2011 2011/2012 2012/2013

% Distribusi ratarata nilai kuliah dan praktikum



A B C D E A B C D E A B C D E

1

2

Dst



Tabel 8. Profil IPK Mahasiswa Aktif Tahun 2012/2013

No Program Studi Rerata IPK Mahasiswa Aktif Tahun 2012/2013

D3 D4 S1 Profesi

1

2

3

dst

TOTAL

Tabel 9. Data Akreditasi Program Studi

No Program Studi Peringkat Akredtasi SK Akreditasi Masa berlaku Akreditasi

1

2

3

dst

C. Lulusan Tabel 10. Jumlah Lulusan tiga tahun terakhir

Tahun Lulus Jumlah Lulusan

D3 D4 S1 Profesi TOTAL

2010/2011

2011/2012

2012/2013

TOTAL



Tabel 11. Profil Lulusan Berdasarkan IPK dan Tahun Lulus

Tabel 12. Rerata masa studi lulusan S1 tiga tahun terakhir.

No Program Studi Rerata masa studi lulusan

Jumlah Lulusan Rerata Lama Studi (tahun) 2009/2010 2010/2011 2011/2013

1

2

3

Dst

Total Lulusan

Tabel 13. Rerata penyelesaian tugas akhir/skripsi lulusan tiga tahun terakhir

Program Studi Rerata penyelesaian tugas akhir/skripsi lulusan

Jumlah Lulusan

Rerata Lama penyelesaian tugas akhir/skripsi (bulan) 2009/2010 2010/2011 2011/2013

1

2

3

dst

Rerata

No Prodi

2010/2011 2011/2012 2012/2013

<2.5 2.5<IPK<3.0 >3.0 Jml Lulusan

Rerata IPK

<25 2.5<IPK<3 ≥3.0 Jml Lulusan

Rerata IPK

<2.5 2.5<IPK<3.0 ≥3.0 Jml Lulusan

Rerata IPK Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % Jml %

1

2

3

Dst



Tabel 14. Profil Waktu Tunggu Lulusan Mendapatkan Pekerjaan Pertama (bulan)

No Program Studi Rerata Waktu tunggu lulusan

Jumlah Lulusan Rerata waktu tunggu

(bulan) 2009/2010 2010/2011 2011/2012

1

2

3

dst

Total Lulusan

Tabel 15. Hasil penelusuran bidang pekerjaan lulusan sampai dengan tahun 2013

No Prodi

Sampel

Total Lulusan

Studi lanjut

Bidang Kerja

jml % Industri Jasa

Pendidik-an

Penelitian Perbankan Wira-usaha

Lainnya

jml % jml % jml % jml % jml % jml % jml % jml %

1

2

3

dst

Tabel 16. Profil produktivitas program studi selama 3 tahun terakhir

No

Program Studi

2010/2011 2011/2012 2012/2013

Jumlah Mhs baru

Total lulusan Produkti-vitas(%)

Jumlah Mhs baru


Jumlah Mhs baru


1 2 3=2/1 4 5 6=5/4 7 8 9=8/7

1 2 3 dst PERGURUAN TINGGI



D. Sumberdaya Manusia

Tabel 17. Profil Dosen Tetap berdasarkan jenjang pendidikan, usia dan jabatan fungsional

Prodi Jabatan

Kelompok Umur (tahun)

Jumlah < 31 31 - 40 41 - 50 51 - 60 > 60

S1 S2 S3 S1 S2 S3 S1 S2 S3 S1 S2 S3 S1 S2 S3

Prodi 1

Belum punya jabatan Ass. Ahli Lektor L. Kepala Guru Besar

Prodi 2


Prodi 3


dst

Belum punya jabatan Ass. Ahli Lektor L. Kepala Guru Besar TOTAL



Tabel 18. Profil Dosen Tidak Tetap berdasarkan jenjang pendidikan, usia dan jabatan fungsional

Prodi Jabatan

Kelompok Umur (tahun)

Jumlah < 31 31 - 40 41 - 50 51 - 60 > 60

S1 S2 S3 S1 S2 S3 S1 S2 S3 S1 S2 S3 S1 S2 S3

Prodi 1

Belum punya jabatan

Ass. Ahli

Lektor

L. Kepala

Guru Besar

Prodi 2

Belum punya jabatan

Ass. Ahli

Lektor

L. Kepala

Guru Besar

Prodi 3

Belum punya jabatan

Ass. Ahli

Lektor

L. Kepala

Guru Besar

dst

Belum punya jabatan

Ass. Ahli

Lektor

L. Kepala

Guru Besar

TOTAL



Tabel 19. Kegiatan peningkatan kompetensi dosen

No Kegiatan Peningkatan Kompetensi Jumlah yang ditugaskan pada

Jumlah 2011 2012 2013

1 Tanpa gelar 2 S-2/Sp-1 3 S-3/Sp-2

Total

E. PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

Tabel 20. Kegiatan penelitian tiga tahun terakhir

No. PROGRAM STUDI

Kegiatan Penelitian Dosen Tetap 3 Tahun Terakhir

2011 2012 2013

Jml Penelitian

Jml Dosen Aktif

Rerata per dosen

Jml Penelitian

Jml Dosen Aktif

Rerata per dosen

Jml Penelitian

Jml Dosen Aktif

Rerata per dosen

1

2

3

dst

TOTAL



Tabel 21. Dana penelitian tiga tahun terakhir

No Sumber Dana

Tahun

2011 2012 2013

Σ Judul Σ Dana (Rp) Σ Judul Σ Dana (Rp) Σ Judul Σ Dana (Rp)

I Dana Perguruan Tinggi

II Dana Nasional Kompetitif

a.

b.

c.

Dst

III Dana Kerjasama

a. Nasional

b. Internasional

JUMLAH

Tabel 22. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat tiga tahun terakhir

No. PROGRAM STUDI

Kegiatan Pengabdian Dosen Tetap 3 Tahun Terakhir

2011 2012 2013

Jml Penelitian

Jml Dosen Aktif

Rerata/ dosen

Jml Penelitian

Jml Dosen Aktif

Rerata/dosen

Jml Penelitian

Jml Dosen Aktif

Rerata/ dosen

1

2

3

Dst

TOTAL



Tabel 23. Dana pengabdian kepada masyarakat tiga tahun terakhir

No Sumber Dana

Tahun

2011 2012 2013

Σ Judul Σ Dana (Rp) Σ Judul Σ Dana (Rp) Σ Judul Σ Dana (Rp)

I Dana Perguruan Tinggi

II Dana Nasional Kompetitif

a.

b.

c.

d.

Dst

III Dana Kerjasama

a. Nasional

b. Internasional

JUMLAH

F. FASILITAS

Profil 24. Koleksi Referensi Perpustakaan

No. Jenis Referensi >2010 2000-2010 1991-1999 <1990 Total

Judul Copies Judul Copies Judul Copies Judul Copies Judul Copies

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Buku

2. Jurnal

3. Skripsi dan tugas akhir

Jumlah



Tabel 25. Profil Sarana Ruang Kelas

No Program Studi Jumlah Ruang

Kelas

Jumlah Penggunaan Fasilitas Pengajaran

yang terdapat pada ruang tersebut*

Shift/ hari Waktu/ shift

(menit) hari/ minggu Nama/Jenis Fasilitas Jumlah

Kondisi

Baik Rusak

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1

2

3

dst

Tabel 26. Profil Sarana Ruang Laboratorium

No

Program Studi Jumlah

Laboratorium

Jumlah Penggunaan Fasilitas Pengajaran

yang terdapat pada ruang tersebut*

Shift/ hari Waktu/ shift

(menit) hari/ minggu Nama/Jenis Fasilitas Jumlah

Kondisi

Baik Rusak

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1

2

3

dst

panduan php pts 2014 (1)

Documents