panduan php-pts 2010

5/12/2018 Panduan Php-pts 2010 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/panduan-php-pts-2010 1/47

PAANDUAAN PEENYUSSUNANN PROOPOSAAL

PRROGGRAMM HIIBAHHPPEMBBINAAANN PTSS(PPHP--PTSS)

TAHUUN ANNGGARRAN

2200001100DIREKTTORAT KEELEMBAGGAANDIREKKTORAT JEENDERALL PENDIDDIKAN TINNGGIKEMMENTERIIAN PENDDIDIKAN NNASIONAAL20110



C:\Users\DRustam\AppData\Local\Temp\PanduanPHP-PTS2010.docx(171Kb)Last

saved:Rabu,31Maret2010

Panduan Penyusunan Proposal PHP-PTS Tahun Anggaran 2010

Daftar Isi

Daftar Isi .............................................................................................................. ii

Kata Pengantar .................................................................................................. iv

I. Latar Belakang ............................................................................................. 1

II. Tujuan dan Deskripsi Program................................................................... 2

A. Tujuan Program .......................................................................................... 2

B. Sasaran .......................................................................................................... 2

C. Perguruan Tinggi Pengusul....................................................................... 2

D. Indikator Kinerja ......................................................................................... 2

III. Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping ............................................ 3

A. Pagu Dana Hibah ........................................................................................ 3

B. Dana Pendamping dari Institusi Pengusul ............................................. 3



IV. Persyaratan Institusi Pengusul .................................................................. 4

A. Persyaratan Umum ..................................................................................... 4

B. Persyaratan Khusus .................................................................................... 5

V. Penyusunan dan Proses Review Proposal ............................................... 5

A. Penyusunan Proposal ................................................................................. 5

B. Proses Review Proposal ............................................................................... 5

VI. Kriteria Review ............................................................................................. 6

1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%) ............................................... 6

2. Kualitas laporan evaluasi diri (25%) ................................................................. 7

3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (35%) ...................................... 7

4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan(20%) ...................................................................................................................... 7

VII. Komponen Pembiayaan .............................................................................. 7

A. Pengadaan barang dan jasa ....................................................................... 8

B. Pekerjaan sipil (civil works) ........................................................................ 8

C. Pengembangan staf non-gelar dalam negeri .......................................... 8



D. Pengembangan Program ............................................................................ 8

E. Hibah Khusus MS IPTEKS......................................................................... 8

F. Manajemen Program .................................................................................. 9

VIII.Format Proposal .......................................................................................... 9

IX. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan ........................................................... 12

Daftar Isi





Panduan Penyusunan ProposalPHP-PTS Tahun Anggaran 2010

X. Jadwal Pemasukan Proposal .................................................................... 13

XI. Administrasi Hibah .................................................................................... 13

Lampiran Panduan ........................................................................................... 14

A. Format Sampul Depan ............................................................................. 14

B. Halaman Identifikasi dan Pengesahan .................................................. 15

C. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping ........................................... 16

D. Format Usulan Aktivitas .......................................................................... 17

E. Tabel sumberdaya yang dibutuhkan ..................................................... 19

F. Tabel RAB Dana Pendamping ................................................................ 20

G. Contoh Laporan Buku Kas Umum ......................................................... 21

H. Contoh Laporan Keuangan (Triwulan) ..........................................

....... 22



I.Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Triwulan)................ 23

J.Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan Laporan Akhir ..... 24

K.Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan Tiap SubKegiatan ...................................................................................................... 25

Daftar Isi






Kata Pengantar

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional dalammendukung upaya meningkatkan daya saing bangsa melalui peningkatan

kualitas pendidikan tinggi telah mengupayakan berbagai inisiatif danprogram. Inisiatif dan program dimaksud tidak hanya ditujukan bagiPerguruan Tinggi Negeri (PTN), tetapi juga bagi Perguruan Tinggi Swasta(PTS). Keberadaan PTS salah satunya adalah membantu upaya peningkatanAngka Partisipasi Kasar (APK) perguruan tinggi. Salah satu program yangkhusus ditargetkan bagi PTS adalah berupa Program Hibah PembinaanPerguruan Tinggi Swasta (PHP-PTS) yang dikelola oleh DirektoratKelembagaan pada Tahun Anggaran 2010. Program ini merupakan kelanjutandan perbaikan dari Program Hibah Kompetitif Percepatan Mutu PerguruanTinggi Swasta Sehat yang telah dilaksanakan oleh Direktorat Kelembagaansejak Tahun Anggaran 2008.

Dari evaluasi atas implementasi berbagai program hibah di lingkungan

Ditjen Dikti selama ini, peran dan dukungan pimpinan perguruan tinggi padaseluruh tingkat sangat penting dalam mencapai keberhasilan pengusulanproposal maupun implementasinya. Komunikasi yang baik antara berbagailapis pimpinan dan tim penyusun proposal juga sangat penting. Pengelolaanprogram hendaknya dirancang dan dilaksanakan dengan baik denganmembentuk organisasi pelaksanaan kegiatan seperti yang dicantumkan dalamPanduan Penyusunan Proposal PHP-PTS Tahun Anggaran 2010. Disampingitu, perlu diberdayakan dan difungsikan dengan baik Tim Monitoring danEvaluasi Internal yang akan bekerja sama dengan pengelola program dalammelaksanakan program kegiatan ini. Untuk pengelola program serta timmonitoring dan evaluasi internal, harus disediakan dana yang sesuai dengankebutuhan, dan merupakan bagian dari dana pendamping yang harus

dialokasikan oleh masing-masing PTS pengusul.

Kata Pengantar






PHP-PTS diharapkan akan mendorong setiap perguruan tinggi untukmenyusun rencana penyelengaraan PTS yang didasarkan pada evaluasi diriyang didukung informasi yang akurat, mengacu ke masa depan, denganmemberdayakan setiap jurusan/program studi beserta sumberdayanya sebagai

upaya menuju PTS yang lebih sehat. Diharapkan melalui PHP-PTS ini munculpemetaan PTS yang bermanfaat dalam menentukan PTS yang berhak untukmendapatkan hibah.

Saya sangat mengharapkan partisipasi aktif dari setiap PTS untukmengikuti PHP-PTS ini. Atas perhatian dan kerjasamanya saya menyampaikanterima kasih. Akhirnya, disampaikan ucapan terima kasih dan penghargaankepada tim yang telah menyusun dan merumuskan panduan penyusunanproposal ini dengan memperhatikan dan mempertimbangkan kendala-kendaladan temuan-temuan pada implementasi di tahun-tahun sebelumnya sertamasukan dari pemangku kebijakan terkait.

Jakarta, 1 Februari 2010

Direktur Kelembagaan

HendarmanNIP. 19610630 1986031 002

Kata Pengantar






I. Latar BelakangDitjen Dikti telah menetapkan strategi pendanaan perguruan tinggi yangsecara sistematis dan bertahap mengarah pada sistem hibah blok yangmemberikan otonomi lebih besar kepada perguruan tinggi untuk mengelola

dan memanfaatkan dana tersebut dengan tuntutan akuntabilitas yang lebihbesar pada perguruan tinggi. Hibah blok yang dimaksud dialokasikan antaralain melalui skema kompetisi.

Sejak diluncurkan pertama kali pada tahun 1995 penerapan konseppendanaan bersaing telah mengalami evolusi sesuai dengan berjalannya waktu.Pada awal penerapannya, pendanaan diarahkan pada unit terkecil diperguruan tinggi yang menyelenggarakan program studi. Pilihan inidimaksudkan agar perbaikan mutu dapat lebih mudah untuk diamati dandiukur. Evaluasi terhadap hasil dan penyelenggaraan program hibah kompetisiyang sudah diselenggarakan selama ini menunjukkan bahwa sudah tepatsaatnya untuk memperluas sasaran program hingga pada tingkat institusi.Program hibah kompetisi yang dijelaskan di atas disebut dengan PHK-I yaitu

Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi.

Saat ini, Ditjen Dikti mengelola sekitar 2.800 perguruan tinggi yangberbentuk Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Politeknik, dan Akademi, baikyang diselenggarakan oleh Pemerintah maupun oleh masyarakat. Merekainilah yang akan menjadi sasaran dari program hibah ini.

Sejalan dengan kebijakan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti)diatas Direktorat Kelembagaan mengadakan program hibah yang salingsinergis dengan program hibah kompetisi berbasis institusi yang dijelaskan diatas. Program hibah dari Direktorat Kelembagaan ini tidak bersifat kompetisi,namun tetap berdasarkan kebutuhan masing-masing PTS yang diwujudkan

dalam bentuk proposal. Pemberian dana tetap bersifat blok. Program hibah inidiberi nama Program Hibah Pembinaan PTS disingkat menjadi PHP-PTS,yang diberikan kepada khusus kepada PTS di seluruh Indonesia. PHP-PTS inimerupakan program sinergis dengan PHK-I, karena diperuntukkan terutamabagi PTS yang belum mampu berkompetisi di tingkat nasional melalui PHK-Isecara sehat.

Program hibah ini dimaksudkan untuk mendorong terwujudnya perguruantinggi yang berkualitas, dikelola secara otonom dalam lingkungan organisasiyang sehat, sehingga mampu menghasilkan luaran yang bermutu dan berdayasaing tinggi. Program hibah ini diharapkan sekaligus juga dapatmemberdayakan manajemen perguruan tinggi untuk menerapkan prinsipprinsipotonomi yang secara bersamaan menjamin adanya akuntabilitas.

Latar Belakang hal. 1






II. Tujuan dan Deskripsi ProgramA.Tujuan Program

PHP-PTS merupakan hibah pengembangan institusi yang ditujukan untukmeningkatkan mutu dan relevansi PTS agar dapat berkontribusi dalammeningkatkan manajemen internalnya serta pada waktunya nanti dapatmeningkatkan kapasitas institusi agar mampu berkompetisi secara nasional.

Secara khusus program ini bertujuan untuk :

.Peningkatan kemampuan dalam perencanaan pengembangan institusi.

.Peningkatan kemampuan dalam melakukan evaluasi diri.

.Peningkatan kemampuan dalam pengelolaan pendidikan (input, proses,output).

B. SasaranPerguruan Tinggi Swasta dibawah binaan Ditjen Dikti yang memenuhipersyaratan tertentu. Persyaratan yang diberlakukan ditentukan Ditjen Dikti.

C.Perguruan Tinggi PengusulPerguruan tinggi pengusul mengirimkan proposal kepada Ditjen Dikti. DitjenDikti akan memeriksa kelengkapan administrasi dari proposal yang diajukan

PTS. Selanjutnya Ditjen Dikti akan berkonsultasi dengan Kopertis untukverifikasi kelayakan PTS pengusul dan meminta rekomendasi sebelumpenetapan persetujuan.

D.Indikator KinerjaKeberhasilan PTS dalam melaksanakan PHP-PTS akan diukur menggunakanindikator kinerja utama berikut:

1.Pembuatan Laporan Evaluasi Diri Institusi2.SOP (Standard Operation Procedure) penyelenggaraan program pendidikan

(input, proses, output)Tujuan dan Deskripsi Programhal. 2






III. Besaran Dana Hibah dan Dana PendampingPerguruan tinggi diharapkan mengajukan proposal yang mencakup programpengembangan sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi perguruan

tinggi yang didasari oleh hasil evaluasi diri. Untuk PHP-PTS ini, satuperguruan tinggi hanya dapat mengajukan satu proposal, dengan persyaratansebagaimana telah dijelaskan sebelumnya.

Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yangkuat serta mencerminkan kebutuhan dan kemampuan perguruan tinggi untukmengelolanya dengan penuh tanggung-jawab. Pertimbangan dan rasionalitasanggaran akan dijadikan sebagai salah satu pertimbangan dalam penilaianproposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai batas atas(maksimal). Program yang lebih sederhana, sasaran penerima manfaat yanglebih sedikit, atau institusi yang lebih kecil, tentu memerlukan pendanaandalam jumlah yang lebih kecil.

A.Pagu Dana HibahBesarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan institusi yang tercermin darikompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal.Besarnya dana hibah maksimum ditetapkan berdasarkan jenis perguruantinggi, sebagai berikut:

a.Universitas: 2 milyar rupiah.b.Institut: 1 milyar rupiah.c.

Sekolah Tinggi: 1 milyar rupiah.d. Politeknik: 500 juta rupiah.e.Akademi: 500 juta rupiah.Dana hibah dapat digunakan untuk membiayai: pelatihan tak bergelar bagitenaga nonakademik, layanan teknis dari tenaga ahli baik individu maupunfirma, sarana dan prasarana untuk pengelolaan perguruan tinggi, pengadaaninfrastruktur Teknologi Informasi dan Komunikasi, dan lokakarya internal.

Dana yang akan disetujui didasarkan atas kelayakan usulan dan jumlahmahasiswa aktif yang ada pada PTS pengusul.

B.

Dana Pendamping dari Institusi PengusulPerguruan Tinggi pengusul wajib menyediakan dana pendampingminimal 10% dari dana yang diajukan untuk mendapat pendanaan dari Ditjen



Dikti dan harus mencukupi (serta dialokasikan) untuk kebutuhan:

1.Pengelolaan kegiatan, baik di tingkat institusi maupun di tingkat unitinternal termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas.2.Monitoring dan evaluasi internal.

3.Operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diperoleh melalui kegiatanini.Besaran Dana Hibah dan Dana Pendampinghal. 3






Dana pendamping tersebut disediakan dan dihitung sesuai dengan terminpembayaran dana seperti tertuang dalam kontrak, dan akan dijadikan sebagaisalah satu prasyarat untuk realisasi kontrak dengan pihak Ditjen Dikti.

Kesanggupan PTS untuk menyediakan dana pendamping dinyatakan dalamsurat pernyataan bermeterai cukup yang ditandatangani oleh pimpinan PTSdan ketua yayasan. Apabila PTS menyatakan komitmen untuk menyediakandana pendamping lebih besar dari dana pendamping minimum sebagaimanatersebut di atas, maka hal itu akan memberikan nilai tambah.

PTS penerima hibah ini harus memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)dan nomor rekening resmi PTS penerima hibah bukan atas nama pribadi.

IV. Persyaratan Institusi PengusulUntuk dapat mengajukan proposal PHP-PTS, perguruan tinggi harusmemenuhi persyaratan kelayakan berikut ini.

A.Persyaratan UmumPTS yang dapat mengajukan proposal adalah institusi yang memenuhipersyaratan kelayakan sebagai berikut:

.Kepatuhan PTS pada peraturan dan perundangan serta kebijakanPemerintah yang ditandai oleh:

oPemenuhan atas persyaratan minimal penyelenggaraan perguruantinggi, khususnya menyangkut izin operasional perguruan tinggi dan

Program Studi yang diselenggarakan.oSecara tertib dan lengkap menyampaikan Laporan EPSBED kepadaDitjen Dikti yang meliputi seluruh Program Studi yang diselenggarakanPTS tersebut.oTidak menyelenggarakan program yang bertentangan dengan kebijakanDitjen Dikti seperti kelas jauh, ijazah palsu, dan menyelenggarakanprogram tanpa izin, dll.oTidak sedang dikenakan sanksi oleh Ditjen Dikti (termasuk yang terkaitdengan penyimpangan dalam pelaksanaan hibah sebelumnya).o

Tidak sedang memiliki masalah internal dengan yayasan..Bersedia mengikuti sistem dan prosedur pengelolaan dan pertanggungjawaban



keuangan sesuai UU No. 1 Tahun 2004 dan No. 17 Tahun 2003serta pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan Pemerintah sesuai denganKeppres 80 Tahun 2003 beserta perubahannya. Kesediaan ini harusdinyatakan secara tertulis dalam surat pernyataan yang ditandatangani olehpimpinan PTS dan yayasan pada saat tanda tangan kontrak.

Persyaratan Institusi Pengusul

hal. 4






B.Persyaratan KhususPengusul PHP-PTS ini harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1.Memiliki ijin pendirian dan penyelenggaraan dari Ditjen DiktiKemendiknas;2.Memiliki statuta;3.Memiliki Rencana Induk Pengembangan dan atau Rencana StrategisPengembangan;4.Tidak sedang dalam sengketa;5.Telah menyerahkan laporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri

(EPSBED) Tahun Ajaran 2008/2009 sesuai dengan SK-034/Dikti/2002;6.Telah mewisuda minimal satu kali, dibuktikan dengan Surat PernyataanPimpinan Perguruan Tinggi;7.Diprioritaskan untuk PTS yang belum pernah mendapatkan hibahpengembangan institusi di lingkungan Ditjen Dikti pada tahun 2008-2009.V. Penyusunan dan Proses Review ProposalA.Penyusunan ProposalEvaluasi Proposal dititikberatkan pada kemampuan PTS dalam melakukanevaluasi diri di tingkat perguruan tinggi dan merancang rencana program

pengembangan untuk 1 tahun. Proposal yang memenuhi persyaratan pengusulakan dievaluasi oleh peer reviewer. Masing-masing proposal akan dievaluasisecara terpisah oleh 2 reviewer. Berdasarkan kriteria penilaian yang dijelaskandi bagian lain panduan ini, kedua reviewer mengevaluasi dan menyampaikanrekomendasi tentang mutu dan kelayakan proposal tersebut. Proposal yangkurang layak akan diminta untuk dilakukan revisi.

B.Proses Review ProposalSetelah Kopertis memberikan rekomendasi terhadap PTS yang diajukanoleh Ditjen Dikti, selanjutnya dilakukan proses review proposal. Secara umumproses review proposal (lihat Gambar 1) dilakukan dalam 5 tahap yaitu

1.Rekomendasi oleh masing-masing Kopertis.2.



Review proposal oleh Tim Reviewer DPT Dikti. Proposal dari setiap PTS akanditelaah oleh tim reviewer, kemudian akan diberikan rekomendasi sebagaiberikut:i) Proposal langsung disetujui pendanaannya.ii) Proposal disetujui pendanaannya setelah dilakukan revisi kecil.iii) Proposal disetujui pendanaannya setelah dilakukan pendampingan danrevisi besar.

3.Persetujuan jumlah dana untuk setiap proposal.4.Penandatangan kontrak.5.Pelaksanaan PHP-PTS.Penyusunan dan Proses Review Proposalhal. 5






PTS Pengusul ProposalRekomendasi KopertisReview oleh Ditjen Dikti

Direktorat KelembagaanPersetujuan JumlahDanaTanda Tangan KontrakABRevisi KecilCRevisi BesarPendampinganPelaksanaan PHP-PTSTanpa RevisiDitjen Dikti

Dit. KelembagaanGambar 1. Proses Review Proposal

VI. Kriteria ReviewProposal yang diajukan difokuskan pada laporan evaluasi diri institusi danrencana program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diritersebut. Satu PTS hanya mengusulkan satu Proposal. Didasari atas pemikiranini maka Proposal dievaluasi dengan menggunakan 3 kriteria berikut:

1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%)Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposalsecara keseluruhan dan kemampuan institusi untuk merencanakan dan

menjalankan program peningkatan mutu dan layanan pendidikan tinggi,kejelasan arah pengembangan institusi yang dinyatakan dalam pernyataan visidan misi institusi, serta program pengembangan yang tercantum dalam renstraperguruan tinggi.

Kriteria Review hal. 6






Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnyayang terkait dengan proposal yang diajukan akan ditelaah, antara lain, dari:komitmen institusi dalam mengembangkan dan memelihara good practices yangtelah dan akan dikembangkan di tingkat institusi.

2. Kualitas laporan evaluasi diri (25%)Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri PTS secarakeseluruhan. Laporan evaluasi diri ditelaah dari 3 aspek yaitu cakupan aspekyang dievaluasi, ketajaman analisis yang didukung oleh data/informasi yangandal dan memadai, serta ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri sesuaidengan program pengembangan yang diajukan.

3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (35%)Untuk aktivitas yang diusulkan harus disusun secara sistematis danterprogram menuju sasaran peningkatan kapasitas institusi yang telahditetapkan. Kriteria ini akan digunakan untuk menelaah kejelasan dankoherensi aktivitas yang diajukan.

4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan(20%)Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaanprogram pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB),mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practices yangdihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumberdaya untuk mendukungpelaksanaan program. Termasuk dalam kriteria ini adalah kelayakan jumlahmahasiswa yang akan menerima manfaat dari hibah. Kejelasan organisasipelaksana program yang terintegrasi dengan struktur yang ada merupakansalah satu aspek yang akan ditelaah.

VII. Komponen PembiayaanBagian ini akan menjelaskan kaidah umum masing-masing komponenpembiayaan. Perlu ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untukpengembangan dan investasi, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin unitpengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan rutin seperti honor atautambahan gaji bagi staf atau karyawan perguruan tinggi sama sekali tidakdapat dibenarkan. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusunanggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan yangdapat diajukan.

Komponen Pembiayaan hal. 7






A. Pengadaan barang dan jasaPengadaan barang mencakup pengadaan: (1) bahan pustaka, (2) peralatanlaboratorium, (3) peralatan ruang kelas, (4) furniture, (5) peralatan pendukungseperti pendingin ruang, generator listrik, dll. Mengingat terbatasnya jumlah

dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk investasi major,melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja.Pengadaan jasa meliputi jasa konsultansi tenaga ahli perorangan ataupengembangan sistem oleh pihak ketiga (perusahaan konsultan). Jasakonsultan yang dapat dibiayai terbatas pada jasa konsultan dalam negeri dantidak diperbolehkan berasal dari PTS pengusul.

Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu padaketentuan yang berlaku.

B. Pekerjaan sipil (civil works)Pekerjaan sipil yang dapat didanai mencakup renovasi ruang kelas ataulaboratorium, atau perbaikan bangunan (atap, lantai, partisi), tanpa menambah

luas lantai.

C. Pengembangan staf non-gelar dalam negeriPelatihan tak bergelar harus dilaksanakan oleh suatu institusi penyediapelatihan di luar institusi pelaksana hibah (bukan in house training). Biaya yangdapat diajukan mencakup biaya hidup bulanan atau harian, dan perjalananpergi-pulang serta biaya pelatihan (at cost).

D. Pengembangan ProgramPengembangan program untuk peningkatan kapasitas insitusi dapat diajukanmisalnya pengembangan sistem informasi dan pangkalan data yang

terintegrasi berbasis teknologi informatika dan komunikasi (TIK), lokakaryainternal dapat dilakukan untuk pelatihan manajemen, pengembangankurikulum dan sejenisnya yang tidak bersifat rutin. Dana maksimum yangdisediakan adalah Rp15.000.000 (lima belas juta rupiah) untuk tiaplokakarya/pelatihan internal yang dapat digunakan untuk honor danperjalanan narasumber/pembicara serta penyelenggaraan (tidak dapatdigunakan untuk honor dan perjalanan peserta). Jumlah kegiatan yang berupalokakarya atau pelatihan internal yang dapat diajukan maksimum 5 (lima)kegiatan per tahun.

E. Hibah Khusus MS IPTEKSJika dipandang perlu, hibah khusus untuk manajemen sumberdaya IPTEKS(MS IPTEKS) dapat diajukan dengan pagu maksimum Rp150 juta rupiah.

Hibah ini dapat digunakan untuk membentuk MS IPTEKS yaitu suatu unityang mengemban pengelolaan IPTEKS di PT yang berfungsi sebagai fasilitator,



Komponen Pembiayaan hal. 8






organisator dan pengembangan sumberdaya di PT. Kegiatan unit ini antara laindapat berupa pembuatan basisdata potensi PT, potensi mitra, networking,pameran bersama, sosialisasi internal, eksternal.

F.Manajemen ProgramKomponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping yang ditujukanuntuk mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasukdiantaranya: honorarium untuk pengurus inti pelaksana program, biayamonitoring dan evaluasi internal, operasi dan pemeliharaan peralatan yangakan diadakan melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugaspokok dan fungsi staf untuk menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti dataentry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang harus disediakan oleh setiapinstitusi pengusul minimal 10% dari dana yang diusulkan untuk diperoleh dariDitjen Dikti. Dana pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya.

VIII. Format ProposalSatu PTS hanya dapat menyampaikan satu proposal. Penulisan Proposal harusmengikuti struktur dan format berikut:

1.Halaman judul/coverMemuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A(halaman 14).

2.Halaman identifikasi dan pengesahanHalaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap

perguruan tinggi, nama dan alamat email Ketua Pelaksana program ditingkat perguruan tinggi, seperti contoh pada Lampiran B (halaman 15).

3.Halaman Pernyataan Dana PendampingHalaman ini berisi pernyataan singkat dari pimpinan perguruan tinggibahwa perguruan tinggi pengusul sanggup menyediakan danapendamping, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dankesediaan untuk mengikuti aturan pemerintah yang terkait denganpengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh padaLampiran C (halaman 16).

4.

Daftar isi5.Ringkasan eksekutif (maksimum 1 halaman)



Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri danstrategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan perguruan tinggi,dan kaitannya dengan rencana pengembangan perguruan tinggi secarakeseluruhan.

6.Bab 1: Rencana strategis pengembangan perguruan tinggi (maksimum 4

halaman)Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis

Format Proposalhal. 9






pengembangan perguruan tinggi yang saat ini dijalankan dan dijadikanlandasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasidimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, visi dan misi

perguruan tinggi, serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokusinstitusi yang telah ditetapkan. Kemudian secara ringkas tuliskan hasilevaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga akhir Tahun2009.

Dokumen Renstra perguruan tinggi (yang resmi dan saat ini berlaku) harusdisampaikan dalam dokumen terpisah.

7.Bab 2: Laporan evaluasi diri di tingkat perguruan tinggi (maksimum30 halaman)Bagian ini berisi laporan evaluasi diri di tingkat institusi yang merupakanlandasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Beberapa

aspek yang perlu dianalisis antara lain:

a.Analisis lingkungan eksternal.Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal perguruantinggi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapiperguruan tinggi, khususnya terkait dengan program yang diajukan.b.Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi perguruan tinggiBagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tatakelola(governance) yang saat ini diterapkan di perguruan tinggi dalam upayauntuk menemukenali persoalan yang dihadapi institusi menyangkut

aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan normatif untukmenetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasiyang ada.c.Evaluasi kinerja dan manajemen program akademikBagian ini memuat hasil evaluasi penyelenggaraan program akademikoleh perguruan tinggi yang mencakup kegiatan pendidikan (seluruhjenjang pendidikan), penelitian, dan layanan pada masyarakat. Dalamhal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi diharapkan meliputiaspek input, proses, dan output. Untuk aspek pendidikan misalnyameliputi: sistem penerimaan mahasiswa baru dan mutu masukan,sistem pembelajaran dan mutu PBM yang dinyatakan dalam angkaefisiensi edukasi, akreditasi program studi, mutu dan relevansi lulusan,

dll. Untuk bidang penelitian dan layanan, evaluasi misalnyamenyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yangtelah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah,



paten/HaKI, dana kerjasama, dll.Dalam aspek manajemen program akademik, evaluasi diharapkanmencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan,penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan.Hasil evaluasi ini harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerjaprogram akademik yang diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensiinternal, mutu dan relevansi serta daya saing PTS.

Format Proposalhal. 10






d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdayaBagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untukmendukung program PTS dan sistem manajemen sumberdaya yang

diterapkan di PTS. Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdayamanusia (staf akademik dan nonakademik), keuangan, informasi,sarana dan prasarana.Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakandan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki perguruantinggi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik.Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap prosesmanajemen yang meliputi perencanaan, penyelanggaraan, pemantauandan Evaluasi, dan pengembangan.e.Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat institusi.Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu ditingkat perguruan tinggi, yang meliputi evaluasi sistem manajemen

mutu, kelembagaan, dan sumberdaya pelaksana Quality Assurance.Apabila perguruan tinggi belum mempunyai unit penjaminan mutu,jelaskan bagaimana kegiatan penjaminan mutu tersebut dilaksanakanserta rencana pengembangan ke depan. Dalam bab ini dijelaskan jugadistribusi akreditasi untuk semua program studi yang dikelola PT disertaievaluasi tentang upaya yang dilakukan PT dalam rangka meningkatkan levelakreditasi tersebut.f.Ringkasan hasil analisis dengan menggunakan metode yang sesuai.Bagian ini memuat ringkasan kesimpulan hasil evaluasi diri yangdilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensiyang ada di perguruan tinggi dan peluang serta tantangan yang

dihadapi perguruan tinggi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatifperguruan tinggi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategiyang diajukan.g.Ringkasan strategi/solusi alternatif untuk menyelesaikan persoalanyang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yangada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri.h. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan.8.Bab 5: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman).Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap aktivitas yangdiusulkan dapat melibatkan lebih dari satu unit dan/atau program studi,sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Program yang

diusulkan merupakan program perguruan tinggi, bukan kompilasi dariaktivitas yang diusulkan oleh masing-masing unit internal terkait.



Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagaiberikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme danrancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerjautama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unitterkait dan penanggung jawab kegiatan. Contoh format untuk deskripsi

Format Proposal

hal. 11






masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran D (halaman 17).

9.

Bab 6: Rekapitulasi AnggaranRekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total institusi yangdidasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas yang diajukan. Lihatcontoh pada Lampiran E (halaman 19). Rekapitulasi anggaran danapendamping disajikan sesuai Lampiran F (halaman 20).

10. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isilaporan evaluasi diri dan program pengembangan.Proposal Awal ditulis dalam Bahasa Indonesia, dicetak bolak-balik (kecualiuntuk halaman judul, identifikasi, pengesahan, dan daftar isi), menggunakanfont standar 12 point, dan spasi tunggal. Tidak ada batasan jumlah halamanuntuk berkas lampiran, namun sangat dianjurkan untuk melampirkan hanyainformasi penting dan terkait erat dengan proposal.

IX. Organisasi Pelaksanaan KegiatanDi tingkat Ditjen Dikti, program hibah ini dikelola oleh DirektoratKelembagaan. Di PTS, program hibah dikelola dan dikoordinasi oleh pejabatsesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang relevan yang ada di PTS tersebut.Sistem pengelolaan di PTS harus mencakup paling tidak 4 (empat) fungsiberikut:

1.Pengelolaan Keuangan: Dalam rangka menuju sistem yang akuntabel,sistem pengelolaan keuangan harus dilakukan oleh pihak yang kompetendan bertugas mengelola keuangan perguruan tinggi. Laporan keuangan,

khususnya yang terkait dengan dana hibah, harus memenuhi SAI danbersifat auditable.2.Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa: Perguruan tinggi diharuskanuntuk menetapkan dan menjalankan sistem (Kelembagaan, Manual & SOP,SDM) pengadaan barang dan jasa yang berlaku untuk seluruh kegiatanpengadaan di perguruan tinggi tersebut. Sistem tersebut harus mengacupada peraturan perundangan yang berlaku.3.Monitoring dan Evaluasi: Perguruan tinggi diharuskan untukmengembangkan sistem monitoring dan evaluasi internal sebagai bagiandari sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi tersebut. Laporanhasil monitoring dan evaluasi internal merupakan landasan bagi evaluasi

oleh Ditjen Dikti.4.Pengelolaan Program Pengembangan: Salah satu ciri utama program hibah



paradigma baru adalah berfokus pada program/kegiatan pengembangan.Program/Kegiatan ini tentu saja akan dilaksanakan terkait dengan kegiatanpeningkatan mutu program akademik dan/atau mutu manajemenperguruan tinggi.Organisasi Pelaksanaan Kegiatanhal. 12




C:\Users\DRustam\AppData\Local\Temp\PanduanPHP-PTS2010.docx(171

Kb)Lastsaved:Rabu,31Maret2010

X. Jadwal Pemasukan ProposalUsulan Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi untuk seleksi Tahun2010 akan diproses sesuai dengan jadwal berikut:

No Kegiatan Tanggal (Tahun 2010)123456789Undangan pemasukan ProposalPemasukan ProposalReview Proposal

Pengumuman Hasil ReviewPerbaikan ProposalPendampingan Perbaikan ProposalPemasukan Proposal yang telah diperbaikiReview Ulang ProposalKontrak dan Lokakarya pelaksanaan31 Maret21 April23-28 April30 April4-7 Mei4-7 Mei12 Mei

12-18 Mei19-21 Mei

XI. Administrasi HibahProposalyangdiajukandicetakdalamkertasukuranA4dengan

fontstandarukuran



12pt,denganformatsampuldepanseperti

padaLampiran1.Proposaldibuatrangkap3(tiga),dijiliddenganwarnahalaman

sampulhijau.Proposaldansoftcopyyangdirekampada1CD(denganformatPDF)

disampaikankealamatdibawahini:

Direktorat KelembagaanDirektorat Jenderal Pendidikan Tinggi KemendiknasKomplek DIKNAS, Gedung D lantai 6.Jl. Pintu Satu - Senayan

Jakarta Pusat 10002Telepon: +62(21)57946162, 57946163 Fax: +62(21) 57946162Email: [email protected]

pada tanggal seperti tersebut dalam tabel di atas paling lambat pukul 17.00WIB. Informasi mengenai program hibah ini dapat dilihat pada situshttp://dikti.go.id/ atau http://kelembagaan.dikti.go.id/

Jadwal Pemasukan Proposal hal. 13






LLLaaammmp

ppiiirrraaannn PPPaaannnddduuuaaannn

A. Format Sampul DepanPROPOSALPROGRAM HIBAHPEMBINAAN PTSTahun Anggaran 2010

LogoPTS(NamaPerguruanTinggi)

DirektoratKelembagaanDirektoratJenderalPendidikanTinggiDepartemenPendidikanNasional2010

Manajemen Program hal. 14






B. Halaman Identifikasi dan Pengesahan1.Nama Perguruan Tinggi : __________________________________

2.Alamat Perguruan Tinggi : __________________________________ __________________________________ __________________________________

3.Penanggung Jawab1 : __________________________________ 5.Ketua Pelaksana2N a m a : __________________________________ Alamat : __________________________________ Telepon Kantor : __________________________________ Telepon Cellular : __________________________________

Fax : __________________________________ e-mail : __________________________________ 6.Nama Yayasan : __________________________________ 7.Alamat Yayasan : __________________________________ __________________________________ __________________________________

< Tempat, tanggal..>

Penanggung Jawab,

< pemimpin perguruan tinggi >

( __________________________________ )

1 Penanggung jawab adalah Pemimpin PTS pengaju proposal.2 Ketua Pelaksana adalah ketua gugus tugas untuk implementasi hibah yang ditunjuk olehPemimpin PTS.

Administrasi Hibahhal. 15






C. Pernyataan Komitmen Dana PendampingPERNYATAAN KOMITMEN DANA PENDAMPINGUNTUK PROGRAM HIBAH PEMBINAAN PTSTAHUN ANGGARAN 2010

Saya sebagai Pimpinan dengan ini menyampaikanProposal PHP-PTS. Kami bersedia menyediakan dana pendamping sebesar......% dari total anggaran.

Dalam melaksanakan program pengembangan yang didanai oleh DirektoratJenderal Pendidikan Tinggi ini, kami bersedia memenuhi semua persyaratansebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan pemerintahyang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan.

Dengan ini kami juga menyatakan bahwa kami tidak pernah atau sedangdikenakan sanksi oleh Ditjen Dikti (termasuk yang terkait dengan

penyimpangan dalam pelaksanaan hibah sebelumnya).

Mengetahui Ketua Yayasan Rektor/Ketua/Direktur

() ()

Administrasi Hibah hal. 16






D. Format Usulan Aktivitas<Judul Aktivitas>

1.Latar BelakangPenjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasildiidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkandengan melaksanakan aktivitas ini. Dalam penjelasan ini harus disebutkansecara eksplisit pada unit dan/atau program studi mana masalah-masalahatau potensi tersebut teridentifikasi. Nomor halaman dalam laporanevaluasi diri di mana masalah atau potensi tersebut dibahas harusdicantumkan.

2.RasionalJelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah

pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan ataumengembangkan potensi yang disampaikan pada latar belakang.3.TujuanUraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yangdiharapkan. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikatorkinerja yang terukur.

4.Mekanisme dan RancanganUraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas)yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk

mencapai tujuan yang ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiataninvestasi.

5.Sumberdaya yang dibutuhkanBerdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya besertasumber pendanaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas(selama 1 tahun)

6.Jadwal PelaksanaanTentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapanpelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme &

Rancangan.

Rencana Aktivitas Tahun 2010



01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12<sub-aktivitas a><sub-aktivitas b><sub-aktivitas n>

7.Indikator Keberhasilan Aktivitas

oIndikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan.oCantumkan kondisi awal tahun dan target indikator kinerja akhir tahununtuk aktivitas ini.Administrasi Hibahhal. 17






Indikator Kinerja Baseline Akhir Tahun 2010<indikator 1><indikator 2>

<indikator 3>

8.KeberlanjutanJelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibahselesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemenperlu disampaikan pada bagian ini.

9.Penanggungjawab Aktivitas<sebutkan nama penanggung jawab kegiatan>

Administrasi Hibah

hal. 18




E. Tabel sumberdaya yang dibutuhkanFormulir Keuangan 1: Rekapitulasi Rencana Anggaran Biaya Tahun 2010Nama Hibah: Program Hibah Pembinaan PTSNama PT Pengusul Hibah: <Isikan nama PT pengusul>

No. Tahun/AktivitasKomponen Pembiayaan (Ribu Rp.) Total<Komp.Biaya 1>1<Komp.Biaya 2><Komp.Biaya 3><Komp.Biaya 4>

<Komp.Biaya 5><Komp.Biaya 6><Komp.Biaya 7><Komp.Biaya 8> Ribu Rp.1 <aktivitas 1>2 <aktivitas 2> ...n <aktivitas n>Total Usulan Anggaran

Prosentase Usulan Anggaran % % % % % % % % 100%

1 Diisi dengan nama komponen pembiayaan seperti tertera dalam Bab VII (halaman 17)





F. Tabel RAB Dana PendampingFormulir Keuangan 2: Rekapitulasi Dana PendampingNama Hibah: Program Hibah Pembinaan PTSNama PT Pengusul Hibah: <Isikan nama PT pengusul>

No Kegiatan Manajemen Volume Satuan HargaSatuan Jumlah1 Komponen Manajemen 12 Komponen Manajemen 2 ...n Komponen ManajemennTotal Usulan Anggaran





G. Contoh Laporan Buku Kas Umum2BUKU KAS UMUMBulan : .. Tahun 2010Penerimaan Pengeluaran

Debet Kredit

Tanggal Uraian No. Bukti Jumlah Tanggal Uraian No. Bukti JumlahTransaksi 1 Transaksi 1Transaksi 2 Transaksi 2Transaksin Transaksi nJumlah dipindahkan .. Jumlah dipindahkan ..

Rektor/Ketua/Direktur Penanggungjawab Program

() ()

2 Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk PTS yangmenerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkansaja.





H. Contoh Laporan Keuangan (Triwulan)3LAPORAN KEUANGAN (TRIWULAN)Nama Perguruan Tinggi : ________________________________________ Judul Program : ________________________________________

Jumlah Bantuan : ________________________________________ Tahapan Bantuan : ________________________________________

BuktiUraian Transaksi Penerimaan (Rp) Pengeluaran (Rp) Saldo (Rp)Nomor TanggalRektor/Ketua/Direktur Penanggungjawab Program

() ()

3 Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk PTS yangmenerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan

saja.





I. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Triwulan)4LAPORAN REALISASI FISIK (TRIWULAN)Nama Perguruan Tinggi : ________________________________________ Judul Program : ________________________________________

Jumlah Bantuan : ________________________________________ Tahapan Bantuan : ________________________________________

No Jenis Kegiatan Satuan Volume Rencana Volume Realisasi Keterangan1. Program Ruang2. Pengadaan Unit3. Pembangunan Paket


() ()






J. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan Laporan Akhir5LAPORAN REALISASI FISIK DAN KEUANGAN(LAPORAN AKHIR)Nama Perguruan Tinggi

Judul ProgramJumlah BantuanTahapan Bantuan:::: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________

No Jenis Kegiatan Satuan Volume Jumlah (Rp)1. Program Ruang2. Pembangunan Unit3. Pengadaan Paket


() ()






K. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan Tiap Sub Kegiatan6LAPORAN REALISASI FISIK DAN KEUANGAN(LAPORAN AKHIR PER SUB KEGIATAN)Nama Perguruan Tinggi

Judul ProgramJumlah BantuanTahapan Bantuan:::: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________

Nama Sub Kegiatan Sub Kegiatan Sub Kegiatan Sub KegiatanNo Kegiatan Satuan Volume Jumlah Satuan Volume Jumlah Satuan Volume Jumlah Satuan Volume Jumlah1. Ruang Unit Paket Unit


() ()



panduan php-pts 2010

Documents