panduan pengurusan biasiswa sekolah yayasan …eyayasan2.yp.org.my/bsmyp/document/... ·...

46
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YAYASAN PAHANG SECARA ATAS TALIAN BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM) BIASISWA SEKOLAH RENDAH (BSR)

Upload: others

Post on 27-Feb-2020

81 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YAYASAN PAHANG SECARA ATAS TALIAN BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM)

BIASISWA SEKOLAH RENDAH (BSR)

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

ISI KANDUNGAN

Muka Surat

PENGENALAN Bab 1

1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 2 1.2 Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang 2 1.3 Objektif BSM / BSR 2 1.4 Kriteria kelayakan pemohon Biasiswa Sekolah YP 3-4 1.5 Dokumen wajib yang perlu dilampirkan 5 1.6 Kadar Biasiswa Sekolah YP 5-6 1.7 Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP 6-7

PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP Bab 2

2.1 Tatacara permohonan 9-11

PROSES KERJA DAN CARTA ALIR Bab 3

3.1 Proses kerja permohonan Biasiswa Sekolah YP 13 3.2 Carta alir proses permohonan Biasiswa Sekolah YP 14-15 3.3 Proses kerja semakan permohonan Biasiswa Sekolah YP 16 3.4 Carta alir proses semakan permohonan Biasiswa Sekolah YP 17 3.5 Tatacara bayaran Biasiswa Sekolah YP 18 3.5 Proses kerja semakan bayaran Biasiswa Sekolah YP 19-20 3.7 Carta alir proses kerja pembayaran Biasiswa Sekolah YP 20-21 3.8 Penggunaan wang Biasiswa Sekolah YP 22 3.9 Proses kerja pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang 23

3.10 Carta alir proses pertukaran murid ke sekolah dalam negeri 23 Pahang

3.11 Penarikan semula Biasiswa Sekolah YP 24 3.12 Proses kerja penarikan semula Biasiswa Sekolah YP 2 5 3.13 Carta alir proses penarikan Biasiswa Sekolah YP 25

PEREKODAN DAN PEMFAILAN Bab 4

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

PEMANTAUAN

Muka Surat

Bab 5

5.1 Tatacara pemantauan Biasiswa Sekolah YP

29

5.2 Proses kerja pemantauan oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP 29

5.3 Carta alir pemantauan pengurusan Biasiswa Sekolah YP 30

PERTUKARAN GURU BIASISWA Bab 6

6.1 Tatacara serah tugas

32

6.2 Proses kerja pertukaran guru biasiswa 32

6.3 Carta alir pertukaran guru biasiswa 33

LAMPIRAN

A Permohonan mengeluarkan wang biasiswa 34

B Penggantian kad ATM 35

C Instrumen pemantauan Biasiswa Sekolah YP 36-38

D Nota serah tugas 39-42

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

BAB 1

PENGENALAN

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

2

1.1 SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG

Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983

oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar

Riayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama

penubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan,

kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam

kalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri

ini.

Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus

kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yang

bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YP

menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi

murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja

dan masyarakat minoriti orang asli.

1.2 BIASISWA SEKOLAH YAYASAN PAHANG

Biasiswa Sekolah Menengah (BSM) telah ditubuhkan pada tahun 1983 manakala

Biasiswa Sekolah Rendah (BSR) ditubuhkan pada tahun 2002 untuk

menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid dalam negeri Pahang untuk

kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan anak Pahang tercicir dalam

menerima pendidikan.

1.3 OBJEKTIF BSM / BSR

Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara

efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan

Negeri Pahang.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

3

1.4 KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON BIASISWA SEKOLAH YP

1.4.1 Kriteria kelayakan BSM adalah seperti berikut:

i. Warganegara Malaysia.

ii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia.

iii. Pemohon/ibu/bapa lahir di negeri Pahang.

iv. Jika pemohon/ibu/bapa lahir di luar negeri Pahang, mestilah bermastautin di Pahang lebih dari 10 tahun.

v. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah di bawah tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain.

vi. Keutamaan diberikan kepada Pemohon yang terdiri daripada anak yatim atau berasal daripada keluarga kurang berkemampuan yang mendapat bantuan kebajikan masyarakat atau ibu bapa atau penjaga uzur, cacat, Orang Kelainan Upaya (OKU) atau ibu tunggal atau Peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT) diberi keutamaan.

vii. Murid yang cemerlang akademik dan kokurikulum.

viii. Pemohon mestilah sedang belajar di Sekolah Menengah Kebangsaan/Sekolah Berasrama Penuh/Kolej Vokasional/Sekolah Teknik/Sekolah Menengah Agama/Sekolah Menengah Agama Negeri/Sekolah Menengah Agama Rakyat/Sekolah Agama Bantuan Kerajaan dalam Negeri Pahang sahaja.

ix. Pendapatan kasar isi rumah (gaji pokok dan elaun tetap) tertakluk kepada pemilihan semasa tahun tersebut.

x. Murid yang pernah digantung/dibuang boleh dipertimbangkan permohonan semula pada tingkatan 4 jika berkelakuan baik.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

4

1.4.2 Kriteria kelayakan BSR adalah seperti berikut:

i. Warganegara Malaysia.

ii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia.

iii. Anak Negeri Pahang Darul Makmur yang ditakrifkan sebagai: Pemohon

atau ibu atau bapa mesti dilahirkan di Negeri Pahang Darul Makmur.

iv. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah bawah

tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan

lain.

v. Keutamaan diberikan kepada Pemohon yang terdiri daripada anak

yatim atau berasal daripada keluarga kurang berkemampuan yang

mendapat bantuan kebajikan masyarakat atau ibu bapa atau penjaga

uzur, cacat, Orang Kelainan Upaya (OKU) atau ibu tunggal atau

Peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT) diberi

keutamaan.

vi. Murid yang berpotensi dalam akademik atau kokurikulum.

vii. Pemohon sedang belajar di Tahun 3 bagi tahun semasa di Sekolah

Kebangsaan / Sekolah Jenis Kebangsaan (Cina) / Sekolah Jenis

Kebangsaan (Tamil) dan Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK)

dalam Negeri Pahang Darul Makmur.

viii. Pendapatan kasar isi rumah (gaji pokok dan elaun tetap) tertakluk

kepada pemilihan semasa tahun tersebut.

ix. Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

5

1.5 DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANG

PERMOHONAN

Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan

benar semasa membuat permohonan.

i. Salinan kad pengenalan/MyKid pemohon.

ii. Salinan sijil lahir pemohon.

iii. Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga.

iv. Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim (jika berkaitan).

v. Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah (jika berkaitan).

vi. Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga (jika berkaitan).

vii. Jika pemohon, ibu dan bapa TIDAK DILAHIRKAN di Pahang, surat pengesahan bermastautin wajib dilampirkan.

viii. Salinan slip gaji/penyata pendapatan terkini ibu dan bapa atau penjaga yang disahkan oleh majikan. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampung wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji.

ix. Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PT3/SMA/SPM bagi permohonan BSM.

1.6 KADAR BIASISWA SEKOLAH YP

1.6.1 Kadar BSM bagi murid baharu Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 pada tahun

semasa adalah sebanyak RM600 setahun. Murid akan dibayar penuh pada

tahun pertama permohonan. Manakala pada tahun berikutnya,

pembayaran akan dibuat dua kali setahun.

Jadual 1 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 1 BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN

i. Tingkatan 1 (baharu) RM600 RM600 ii. Tingkatan 2 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 iii. Tingkatan 3 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 iv. Tingkatan 4 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 v. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

Jadual 2 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 4

BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN

i. Tingkatan 4 (baharu) RM600 RM600 ii. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

6

1.6.2 Kadar BSM bagi murid baharu Tingkatan 6 Rendah pada tahun semasa

adalah sebanyak RM300. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran

akan dibuat dua kali setahun.

Jadual 3 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 6 Rendah

BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN

i. Tingkatan 6 Rendah (baharu) RM300 RM300 ii. Tingkatan 6 Atas (sedia ada) RM300 RM300 RM600

1.6.3 Kadar BSR bagi murid Tahun 4, 5 dan 6 pada tahun semasa adalah sebanyak RM300 setahun.

1.7 JAWATANKUASA BIASISWA SEKOLAH YP

Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSM / BSR perlu diputuskan

dalam mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan

yang dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan

untuk tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di

setiap peringkat dan peranannya adalah seperti berikut:

1.7.1 Jawatankuasa Biasiswa Sekolah Yayasan Pahang

Pengerusi : Ketua Pegawai Eksekutif Timbalan Pengerusi : Ketua Pegawai Operasi Setiausaha 1 : Pengurus Capaian Pendidikan Setiausaha 2 : Penolong Pengurus Capaian Pendidikan Ahli Jawatankuasa : Pengurus Teknologi Maklumat

Juruaudit Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun

Peranan Jawatankuasa Biasiswa Sekolah Yayasan Pahang:

i) Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu

mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa. ii) Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan. iii) Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang/JAIP. iv) Menyelia sistem atas talian BSM / BSR.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

7

1.7.2 Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP Peringkat Jabatan Pendidikan Negeri

Pahang (JPN Pahang) Pengerusi : Timbalan Pengarah Pendidikan

Sektor Pembangunan Murid Timbalan Pengerusi : Ketua Penolong Pengarah Kanan

Hal Ehwal Murid Setiausaha : Penolong Pengarah Hal Ehwal Murid Ahli Jawatankuasa : Penolong Pegawai Pendidikan

Hal Ehwal Murid PPD

Peranan Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP Peringkat JPN Pahang:

i. Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa. ii. Pemantauan pengurusan BSM / BSR di peringkat sekolah.

1.7.3 Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP Peringkat Sekolah

Pengerusi : Pengetua / Guru Besar (PGB) Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

(PK HEM) Setiausaha : Guru Biasiswa Ahli Jawatankuasa : Penolong Kanan Pentadbiran

Penolong Kanan Kokurikulum Guru Bimbingan dan Kaunseling Guru Kelas Tahun 3 / Tingkatan 1, 4 & 6 Rendah YDP PIBG / Wakil (bukan guru)

Pengerusi JKKK / Wakil

Peranan Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP Peringkat Sekolah:

i. Kenalpasti dan menyenarai pendek murid yang layak dahulu sebelum merujuk kepada sistem atas talian untuk memohon BSM / BSR.

ii. Wajib menyerahkan Borang permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga) dan Senarai Murid Memohon Biasiswa kepada YP.

iii. Sekiranya jawatankuasa mendapati terdapat keraguan maklumat pada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan.

iv. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM) bagi penyediaan data permohonan baharu secara atas talian.

v. Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian. (Murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/ berhenti sekolah/ bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4.1 (viii) & 1.4.2 (vii) / meninggal dunia/ bertukar ke MRSM/MTD/IPT (bagi pemohon BSM )).

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

8

BAB 2

PERMOHONAN

BIASISWA

SEKOLAH YP

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

9

2.1 TATACARA PERMOHONAN

Biasiswa Sekolah YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria

yang telah ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan Biasiswa Sekolah

YP, setiap peringkat perlu memainkan peranan tertentu seperti berikut:

2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/Penjaga

i) Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSM

1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 dengan lengkap (Borang yang tidak

lengkap diisi akan dikembalikan kepada pemohon).

ii) Borang permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan

kepada pihak sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen

yang telah disahkan benar.

iii) Menandatangani Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan

ibubapa / penjaga) dan hantar kepada sekolah.

2.1.2 Tanggungjawab Murid

Murid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada Guru Biasiswa Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun semasa.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

10

2.1.3 Tanggungjawab Sekolah

2.1.3.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)

i) Memastikan setiap murid yang memohon BSM menepati

kriteria yang telah ditetapkan.

ii) Memastikan Borang Permohonan BSM 4.0 (surat akuan

ibubapa / penjaga) beserta salinan dokumen-dokumen wajib

disemak sebelum dihantar ke YP.

iii) Mencetak dan menandatangani Senarai Murid Memohon

Biasiswa sebelum dihantar ke YP.

iv) Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi

tujuan penawaran BSM.

v) Mengagihkan surat tawaran baharu BSM kepada murid

yang berjaya.

vi) Memastikan Senarai Penerimaan Bayaran disemak dan

ditandatangani oleh murid. Senarai yang telah lengkap

ditandatangani perlu dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.

vii) Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian.

(Murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar

Pahang/kes disiplin / menerima tawaran biasiswa lain

/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain

daripada perkara 1.4.1 (viii) / meninggal dunia).

viii) Pentadbir sistem atas talian BSM di bawah tanggungjawab PK

HEM.

ix) Permohonan rayuan BSM perlu dibuat terus kepada YP.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

11

2.1.3.2 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)

i) Memastikan setiap murid yang memohon BSR menepati

kriteria yang telah ditetapkan.

ii) Memastikan Borang Permohonan BSR 4.0 (surat akuan

ibubapa / penjaga) beserta salinan dokumen-dokumen wajib

disemak sebelum dihantar ke YP.

iii) Mencetak dan menandatangani Senarai Murid Memohon

Biasiswa sebelum dihantar ke YP.

iv) Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi

tujuan penawaran BSR.

v) Mengagihkan surat tawaran baharu BSR kepada murid yang

berjaya.

vi) Menyemak dan mengesahkan maklumat murid yang terdapat di

dalam salinan baucar pembayaran BSR.

vii) Pihak sekolah boleh membuat pemotongan segala

pembayaran persekolahan atau yuran yang perlu

dijelaskan oleh murid.

viii) Memastikan Senarai Penerimaan Bayaran disemak dan

ditandatangani oleh murid. Senarai yang telah lengkap perlu

dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.

ix) Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian. (Murid

bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar

Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/berhenti

sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4.1 (vii) /

meninggal dunia).

x) Pentadbir sistem atas talian BSR di bawah tanggungjawab PK

HEM.

xi) Permohonan rayuan BSR perlu dibuat terus kepada YP.

2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/JAIP/PPD

i) JPN Pahang/JAIP/PPD perlu memastikan semua sekolah di bawah pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah ditetapkan.

ii) Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah. iii) Jika berlaku sebarang ketidakakuran kepada Panduan Pengurusan

Biasiswa Sekolah YP, pihak JPN Pahang/JAIP/PPD boleh mengambil tindakan sewajarnya.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

12

BAB 3 PROSES KERJA

DAN

CARTA ALIR

BIASISWA

SEKOLAH YP

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

13

3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP

BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1 Menerima surat siaran permohonan baharu daripada YP.

PGB

2

Mengenal pasti dan menyenarai pendek murid yang layak dahulu sebelum merujuk kepada sistem atas talian untuk memohon BSM dan BSR.

2 Hari Guru Biasiswa

3 Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 kepada murid yang layak.

3 hari Guru Biasiswa

4

Mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 dan mendapatkan salinan dokumen yang telah disahkan.

7 hari Murid/Ibu Bapa

5

Memasukkan data dan mengemas kini maklumat murid berdasarkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian.

14 hari Guru Biasiswa

6

PGB/PK HEM membuat pengesahan ke

dalam sistem dengan menggunakan id

pengguna dan kata laluan PGB/PK HEM.

3 hari PGB/ PK HEM

7 Mencetak Borang Permohonan BSM / BSR

4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga). 2 hari Guru Biasiswa

8

Mengedarkan Borang Permohonan BSM /

BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga)

kepada ibubapa/penjaga untuk mendapatkan

tandatangan ibubapa / penjaga.

7 hari Guru Biasiswa

9

Mengumpul dan menyemak Borang

Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan

ibubapa / penjaga) bersama dokumen yang

telah disahkan benar untuk dihantar ke YP.

3 hari Guru Biasiswa

10

Mencetak Senarai Murid Memohon BSM /

BSR dan ditandangani oleh Guru Biasiswa

serta disahkan oleh PGB / PK HEM

seterusnya dihantar ke YP bersama Borang

Permohonan BSM / BSR 4.0 .

1 hari Guru Biasiswa / PGB/PK HEM

11 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

14

Kembalikan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 untuk pembetulan

A

Nota: Senarai Murid Memohon dan Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa /

penjaga) yang telah lengkap beserta salinan dokumen yang telah disahkan benar perlu dihantar

ke YP tanpa menunggu keseluruhan borang permohonan.

3.2 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP

MULA

PGB

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Murid / Ibu Bapa

Guru Biasiswa

PGB/ PK HEM

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Menerima surat siaran permohonan baharu daripada YP. Mengenal pasti murid yang layak memohon. Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 kepada murid yang layak. Mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 dan mendapatkan salinan dokumen yang telah disahkan. Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP menyemak Borang BSM 1.0/2.0 atau BSR YP 1.0/2.0. Memasukkan data dan mengemas kini maklumat murid berdasarkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian. PGB/PK HEM membuat pengesahan ke dalam sistem dengan menggunakan id pengguna dan kata laluan PGB/PK HEM. Mencetak Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga). Mengedarkan Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga) kepada ibubapa/penjaga untuk mendapatkan tandatangan ibubapa / penjaga.

Lengkap Tidak

Lengkap

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

15

A

TAMAT

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa / PGB/PK HEM

Guru Biasiswa

Mengumpul dan menyemak Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga) bersama dokumen yang telah disahkan benar untuk dihantar ke YP. Mencetak Senarai Murid Memohon BSM / BSR dan ditandangani oleh Guru Biasiswa serta disahkan oleh PGB / PK HEM seterusnya dihantar ke YP bersama Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga). Rekod dan pemfailan.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

16

3.3 PROSES KERJA SEMAKAN PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP

BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1 Menyemak status permohonan.

1 bulan selepas

tarikh tutup permohonan

Guru Biasiswa

2 Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM / BSR.

7 hari Guru Biasiswa

3 Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM / BSR kepada YP.

7 hari

Guru Biasiswa

4 Mengedar surat tawaran baharu BSM / BSR kepada murid yang setuju terima.

7 hari Guru Biasiswa

5 Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN). (Bagi penerima BSM sahaja)

30 hari dari tarikh surat

tawaran

Murid

6 Rekod dan pemfailan.

Guru Biasiswa

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

17

MULA

TAMAT

3.4 CARTA ALIR PROSES SEMAKAN PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP

Guru Biasiswa Menyemak status permohonan

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Mencetak dan mengedar Surat Setuju

Terima tawaran BSM / BSR.

Menghantar Surat Setuju Terima

tawaran BSM / BSR kepada YP.

Guru Biasiswa

Murid

Mengedar surat tawaran baharu BSM / BSR kepada murid yang setuju terima. Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN). (Bagi penerima BSM sahaja)

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

18

3.5 TATACARA BAYARAN BIASISWA SEKOLAH YP

3.5.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)

i) Pembayaran BSM dikreditkan ke akaun murid melalui akaun Bank

Simpanan Nasional (BSN).

ii) Sekiranya terdapat ralat terhadap maklumat murid, nombor akaun murid

berkenaan tidak dapat dijana secara berkelompok, maka murid perlu

membuka akaun secara manual (tidak berkelompok) di BSN yang

berdekatan.

iii) Penerima yang telah dijana akaun secara berkelompok, mereka perlu ke

BSN untuk mengaktifkan akaun, mendapatkan kad akaun dan kad ATM

dengan membawa surat tawaran baharu BSM, kad pengenalan asal dan

salinan kad pengenalan.

iv) Bagi pembukaan akaun secara tidak berkelompok, murid perlu

membawa surat tawaran, kad pengenalan asal dan salinan kad

pengenalan untuk membuka akaun secara manual. Sekiranya murid

tidak membawa surat tawaran, BSN akan mengenakan bayaran RM50

(kadar biasa) untuk pembukaan akaun baharu.

v) Pihak sekolah membuat semakan senarai murid berjaya secara atas

talian dan mencetak senarai penerimaan bayaran serta mendapatkan

tandatangan murid sebagai tanda akuan terima.

vi) Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan

sehingga tamat tempoh persekolahan di Tingkatan 5. Sekiranya murid

penerima BSM melanjutkan pelajaran ke Tingkatan 6 Rendah,

bayaran akan diteruskan selepas mendapat surat pemakluman

daripada pihak sekolah mengikut kadar yang telah ditetapkan.

vii) Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSM tidak

melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

19

3.5.2 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)

i) Pembayaran BSR akan dikreditkan ke akaun sekolah. Pihak sekolah

mesti membuat pembayaran dalam bulan Januari.

ii) Tatacara pengeluaran wang tunai daripada bank oleh pihak sekolah

mestilah selamat dan mematuhi peraturan kewangan semasa.

iii) Pihak sekolah membuat semakan senarai murid berjaya secara atas

talian dan mencetak senarai penerimaan bayaran serta mendapatkan

tandatangan murid sebagai tanda akuan terima.

iv) Pihak sekolah hendaklah memotong segala pembayaran persekolahan

atau yuran yang perlu dijelaskan oleh murid dan seterusnya

memaklumkan kepada ibu bapa/penjaga murid berkenaan. Baki

pembayaran hendaklah diserahkan kepada ibubapa/penjaga.

v) Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga

tamat persekolahan tahun 6.

vi) Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSR tidak

melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.

3.6 PROSES KERJA SEMAKAN BAYARAN BIASISWA SEKOLAH YP

3.6.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)

BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1

Menerima surat makluman daripada YP.

Guru Biasiswa

2

Mencetak Senarai Penerimaan Bayaran dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan.

7 hari Guru Biasiswa

3

Menghantar Senarai Penerimaan Bayaran yang lengkap ditandatangani oleh murid ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)

7 hari Guru Biasiswa

4 Rekod dan pemfailan.

Guru Biasiswa

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

20

TAMAT

3.6.2 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)

BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI

YANG MELULUSKAN

/ DIRUJUK 1

Menerima surat makluman daripada YP.

Guru Biasiswa

2

Mencetak Senarai Penerimaan Bayaran dan membuat semakan senarai murid berjaya secara atas talian.

7 hari Guru Biasiswa

3 Membuat pembayaran kepada murid dan mendapatkan tandatangan penerimaan.

7 hari Guru Biasiswa

4

Menghantar Senarai Penerimaan Bayaran yang lengkap ditandatangani oleh murid ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)

14 hari Guru Biasiswa

5 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

3.7 CARTA ALIR PROSES KERJA BAYARAN BIASISWA SEKOLAH YP

3.7.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Menerima surat makluman daripada YP.

Mencetak Senarai Penerimaan Bayaran dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan.

Menghantar Senarai Penerimaan Bayaran yang lengkap ditandatangani oleh murid ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)

Rekod dan pemfailan.

MULA

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

21

TAMAT

3.7.1 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Menerima surat makluman daripada YP

Mencetak Senarai Penerimaan Bayaran dan membuat semakan senarai murid berjaya secara atas talian.

Guru Biasiswa

Membuat pembayaran kepada murid dan mendapatkan tandatangan penerimaan.

Guru Biasiswa

Menghantar Senarai Penerimaan Bayaran yang lengkap ditandatangani oleh murid ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)

Guru Biasiswa Rekod dan pemfailan

MULA

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

22

3.8 PENGGUNAAN WANG BIASISWA SEKOLAH YP

3.8.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)

i) Sekolah perlu memastikan penerima BSM menggunakan wang biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja.

ii) Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat amaran perlu dikeluarkan oleh pihak sekolah dan tindakan penarikan semula BSM boleh dibuat.

iii) Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150 dalam tempoh 2 bulan dengan menggunakan kad ATM yang dibekalkan.

iv) Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan, murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang. (Lampiran A)

v) Jika murid kehilangan kad ATM, murid perlu mengisi Borang Pengesahan Kehilangan Kad ATM (Lampiran B) dan dibawa ke BSN untuk tujuan penggantian kad baharu.

3.8.2 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)

i) Sekolah perlu memastikan penerima BSR menggunakan wang biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja.

ii) Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat amaran perlu dikeluarkan oleh pihak sekolah dan tindakan penarikan semula BSR boleh diambil.

iii) Pihak sekolah hendaklah memotong segala pembayaran persekolahan atau yuran yang perlu dijelaskan oleh murid dan seterusnya memaklumkan kepada ibu bapa/penjaga murid berkenaan. Baki pembayaran hendaklah diserahkan kepada ibu bapa/penjaga.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

23

TAMAT

3.9 PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI

PAHANG

BIL PROSES KERJA TEMPOH

PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1 Menerima surat pertukaran murid.

PK HEM

2 Menyerahkan surat pertukaran

murid kepada Guru Biasiswa.

3 hari PK HEM

3

Menerima surat pertukaran murid

dan mengemas kini status murid

dalam sistem atas talian BSM/BSR.

3 hari Guru Biasiswa

4 Rekod dan pemfailan.

Guru Biasiswa

3.10 CARTA ALIR PROSES PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI

PAHANG

PK HEM

PK HEM

Guru Biasiswa

Menerima surat pertukaran murid Menyerahkan surat pertukaran murid kepada Guru Biasiswa Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM / BSR

Guru Biasiswa Rekod dan pemfailan

MULA

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

24

3.11 PENARIKAN SEMULA BIASISWA SEKOLAH YP

Pemberian Biasiswa Sekolah YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan. Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula boleh dilaksanakan sekiranya berlaku perkara-perkara berikut:

i) Murid yang digantung / dibuang sekolah / berhenti sekolah / meninggal

dunia.

ii) Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan atau bukan kerajaan.

iii) Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa / penjaga semasa permohonan Biasiswa Sekolah YP.

iv) Murid bertukar sekolah luar Pahang / berhenti sekolah / bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4.1 (viii) & 1.4.2 (vii) / bertukar ke MRSM/MTD/IPT (bagi penerima BSM).

v) Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di luar sekolah.

*Nota 1 :

Kaedah dan peraturan pemberian Biasiswa Sekolah YP akan dikaji dari semasa ke semasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik semula pemberian Biasiswa Sekolah YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa memberikan apa-apa alasan. *Nota 2 bagi penerima BSR:

Jika ada penarikan semula berdasarkan perkara 3.11 bayaran hendaklah dikembalikan kepada YP (Bahagian Operasi) dalam masa 14 hari dengan cek atas nama TABUNG PENDIDIKAN & KEBAJIKAN YAYASAN PAHANG.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

25

TAMAT

3.12 PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BIASISWA SEKOLAH YP

BIL

PROSES KERJA

TEMPOH

PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1

Menerima surat gantung/buang

sekolah/berhenti sekolah/bertukar

sekolah/meninggal dunia.

PK HEM

2 Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM / BSR.

7 hari PK HEM/ Guru Biasiswa

3 Mengembalikan bayaran penarikan semula kepada YP.

(Bagi penerima BSR sahaja)

14 hari PK HEM/

Guru Biasiswa

4 Menyimpan dokumen berkaitan

penarikan semula.

Guru Biasiswa

5 Rekod dan pemfailan.

Guru Biasiswa

3.13 CARTA ALIR PROSES PENARIKAN SEMULA BIASISWA SEKOLAH YP

PK HEM

PK HEM / Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

PK HEM / Guru Biasiswa

Menerima surat gantung / buang sekolah / berhenti sekolah / bertukar sekolah / meninggal dunia. Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM / BSR.

Mengembalikan bayaran penarikan semula kepada YP

(Bagi penerima BSR sahaja)

Menyimpan dokumen berkaitan

penarikan semula

Guru Biasiswa Rekod dan pemfailan

MULA

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

26

BAB 4 PEREKODAN

DAN PEMFAILAN

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

27

4.1 Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam

memastikan pengurusan BSM / BSR diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.

4.2 Senarai fail yang wajib disediakan:

4.2.1 Fail pengurusan:

i) Carta organisasi. ii) Minit mesyuarat. iii) Surat lantikan guru biasiswa BSM / BSR. iv) Nota Serah Tugas. v) Surat siaran daripada YP.

4.2.2 Fail permohonan:

i) Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0.

4.2.3 Fail keluar/masuk murid:

i) Surat pertukaran murid. ii) Surat gantung / buang sekolah. iii) Surat berhenti sekolah / sijil kematian.

4.2.4 Fail bayaran:

i) Salinan Senarai Penerimaan Bayaran BSM / BSR.

* Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP (Bahagian Operasi).

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

28

BAB 5 PEMANTAUAN

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

29

5.1 TATACARA PEMANTAUAN BIASISWA SEKOLAH YP

Pemantauan pengurusan BSM / BSR perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur pengurusan BSM / BSR dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa.

Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di (Lampiran C).

Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan seperti berikut :

i) Penyemakan fail-fail pengurusan BSM atau BSR seperti di perkara 4.2.

ii) Perbincangan dengan PK HEM dan Guru Biasiswa.

iii)Temu bual murid penerima BSM atau BSR.

Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP / JPN Pahang

/JAIP / PPD / Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas

pemantauan dijalankan.

5.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH / PPD / JPN PAHANG / JAIP / YP

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1 Menyediakan perancangan dan takwim bagi

melaksanakan program pemantauan.

Sekolah / PPD / JPN Pahang / JAIP / YP

2 Penetapan objektif pemantauan, Kriteria,

Justifikasi dan Pemilihan Lokasi.

3 Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan

dilaksanakan.

4 Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen.

(Lampiran C)

5 Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti.

6 Mengambil tindakan susulan.

7 Rekod dan pemfailan.

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

30

TAMAT

5.3 CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan

Sekolah / PPD / JPN

Pahang / JAIP / YP

Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan Pemilihan Lokasi

Sekolah / PPD / JPN

Pahang / JAIP / YP

Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan

Sekolah / PPD / JPN

Pahang / JAIP / YP

Melaksanakan pemantauan

menggunakan instrumen. (Lampiran C)

Sekolah / PPD / JPN

Pahang / JAIP / YP

Sekolah / PPD / JPN

Pahang / JAIP / YP Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti

Mengambil tindakan susulan Sekolah / PPD / JPN

Pahang / JAIP / YP

Rekod dan pemfailan Sekolah / PPD / JPN

Pahang / JAIP / YP

MULA

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

31

BAB 6

PERTUKARAN GURU

BIASISWA

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

32

6.1 TATACARA SERAH TUGAS

6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik.

6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk:

i) Pengetua/Guru Besar.

ii) Fail Pejabat.

iii) Guru Biasiswa yang bertukar.

iv) Guru Biasiswa baharu yang mengambil alih tugas. (Disimpan dalam Fail Pengurusan BSM / BSR)

6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk (Lampiran D).

6.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA

BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1 Mendapat surat arahan bertukar/ surat lantikan PGB

Guru Biasiswa

2 Menyediakan Nota Serah Tugas.

3 hari Guru Biasiswa

3 Menerima dan menyemak Nota SerahTugas.

1 hari PK HEM

4

Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang baharu.

1 hari PK HEM

5 Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu dalam sistem atas talian BSM / BSR.

Serta merta PK HEM

6 Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima.

Serta merta Guru Biasiswa

7 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

33

TAMAT

6.3 CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA

Guru Biasiswa Mendapat surat arahan bertukar/ surat lantikan PGB

Guru Biasiswa

PK HEM

PK HEM

PK HEM

Menyediakan Nota Serah Tugas Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas

Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang baharu

Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu dalam sistem atas talian BSM / BSR

Guru Biasiswa

Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

MULA

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

34

Pengetua

Tarikh : ............................. PERMOHONAN MENGELUARKAN WANG BIASISWA

1. Nama :

2. Tingkatan :

3. No. Kad Pengenalan :

4. No. Biasiswa :

5. No. Akaun :

6. Jumlah yang diperlukan :

RM:

RINGGIT MALAYSIA :

7. Tujuan wang dikeluarkan :-

JUMLAH :

...................................... ........................................................ Tandatangan Murid Tandatangan Ibu/Bapa/Penjaga

Permohonan diluluskan/tidak diluluskan.

.................................................. ........................................

(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh

.................................................... .......................................... (Pengesahan Bank dan Cap Rasmi) Tarikh *Sila gunakan pen berdakwat biru sahaja

7.1 :

RM :

7.2 :

RM :

7.3 :

RM :

LAMPIRAN A

(Untuk kegunaan penerima BSM sahaja)

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

35

Pengurus Bank Simpanan Nasional Cawangan .....................................................

PENGGANTIAN KAD ATM

Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. Murid ini merupakan penerima BSM dan memohon penggantian Kad ATM;

1.1 Nama :

1.2 No.Kad Pengenalan :

1.3 Tingkatan :

1.4 No. Biasiswa :

1.5 No.Akaun :

1.6 No.Telefon Sekolah :

................................................... ........................................

(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh

LAMPIRAN B

(Untuk kegunaan penerima BSM sahaja)

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

36

INSTRUMEN PEMANTAUAN BIASISWA SEKOLAH YP

SEKOLAH :

PEGAWAI PEMANTAU :

TARIKH : HARI :

SKALA DISKRIPSI

0 Tiada 1 Ada tetapi tidak memuaskan 2 Ada tetapi tidak lengkap 3 Ada, berkeadaan baik dan lengkap 4 Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh

PERKARA ITEM

SKALA PEMANTAUAN

SEKOLAH

PEGAWAI

PEMANTAU

1. FAIL PENGURUSAN

1.1 Carta Organisasi

1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa.

1.3 Surat lantikan guru biasiswa

1.4 Nota Serah Tugas

1.5 Panduan Pengurusan Biasiswa Sekolah YP

1.6 Surat siaran dari YP

2. FAIL PERMOHONAN

2.1 Borang permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0

LAMPIRAN C

(Untuk kegunaan YP/ JPNP / JAIP/PPD/Sekolah sahaja)

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

37

PERKARA ITEM

SKALA PEMANTAUAN

SEKOLAH PEGAWAI

PEMANTAU

3. FAIL KELUAR/ MASUK MURID

3.1 Surat pertukaran murid

3.2 Surat gantung/buang sekolah

3.3 Surat berhenti sekolah/sijil kematian

4. FAIL PEMBAYARAN

4.1 Salinan Senarai Penerimaan Bayaran (Murid baharu dan sediada)

JUMLAH MARKAH

Rumusan:

Tandatangan Tandatangan Pihak Sekolah Pegawai Pemantau …………………………....... …………………………….................. Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh :

SKALA % DISKRIPSI

A 80 - 100 Cemerlang boleh dijadikan contoh

B 60 - 79 Baik dan lengkap

C 40 - 59 Sederhana perlu penambahbaikan

D 0 - 39 Lemah perlu dipantau semula

GRED SEKOLAH

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

38

FORMAT NOTA SERAH TUGAS

(NAMA SEKOLAH)

NOTA SERAH

TUGAS

OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN :

(NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS)

(NO. KAD PENGENALAN)

(JAWATAN)

(GRED)

KEPADA YANG MENERIMA:

PENGETUA/GURU BESAR

(NAMA SEKOLAH)

LAMPIRAN C

(Untuk kegunaan sekolah sahaja)

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

39

A. SENARAI DOKUMEN BIASISWA SEKOLAH YP

Kuantiti

1. Panduan Pengurusan Biasiswa Sekolah YP 1

2. Senarai fail

i. Fail pengurusan ii. Fail permohonan iii. Fail keluar/masuk murid iv. Fail bayaran

B. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

KEDUDUKAN SEKARANG

TINDAKAN SUSULAN YANG

DIPERLUKAN

C. KEWANGAN

*Nyatakan jika berkenaan

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

40

SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA

NOTA SERAH TUGAS

Bahagian A Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yang

memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh

(TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA)

bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas Biasiswa Sekolah YP.

Diserahkan oleh : Disemak oleh :

……………………..…. ……………………..….

Tandatangan Tandatangan Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua/Guru Besar :

*(GURU YANG BERTUKAR)

Bahagian B

Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetuju

mengambil alih tugas Guru Biasiwa Sekolah YP bermula tarikh …………………….. dan

telah menerima satu salinan Nota Serah Tugas.

Diterima oleh : Disemak oleh :

……………….………… ……………….…………

Tandatangan Tandatangan

Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua/Guru Besar: *(GURU YANG MENGAMBIL ALIH)

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

41

JAWATANKUASA KERJA PEMBINAAN PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

PENGERUSI : ENCIK AB RAZAK BIN ABU MUSA SAARI

BERSAMA KETUA PEGAWAI OPERASI YP

ENCIK MOHAMMAD ROSLI BIN ABDUL RAHMAN

TIMBALAN PENGARAH PENDIDIKAN

SEKTOR PEMBANGUNAN MURID JPN PAHANG

NAIB PENGERUSI : TUAN HAJI MUHAMAD IDRUS BIN RUDDIN

PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN

BAHAGIAN OPERASI YP

SETIAUSAHA : PUAN NOR AZEAN BINTI OTHMAN

PENGURUS UNIT BIASISWA & PROGRAM

CAPAIAN PENDIDIKAN

BAHAGIAN OPERASI YP

ENCIK ABD RAOF BIN HAJI RAMLI

PENOLONG PENGARAH

HAL EHWAL MURID JPN PAHANG

ENCIK HAIRUDIN BIN KADIR

PENOLONG PENGARAH

UNIT KOKURIKULUM & HAL EHWAL PELAJAR JAIP

AHLI : CIK NORMA ISNA HERNANNY BINTI MUSA PENOLONG PENGURUS

CAPAIAN PENDIDIKAN BAHAGIAN OPERASI YP

ENCIK MOHD ZULHAFNI BIN AHMAD

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

CAPAIAN PENDIDIKAN

BAHAGIAN OPERASI YP

PUAN ZUNAIDAH BINTI AHMAD

KETUA PEMBANTU TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

CAPAIAN PENDIDIKAN

BAHAGIAN OPERASI YP

ENCIK MOHD AZRUL BIN JAAFAR

KETUA PEMBANTU TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

CAPAIAN PENDIDIKAN

BAHAGIAN OPERASI YP

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

42

PUAN SHAZWANI AIMA BT OTHMAN

KETUA PEMBANTU TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

CAPAIAN PENDIDIKAN

BAHAGIAN OPERASI YP ENCIK MOHD HASRAF BIN ABDUL RAFAR

PEMBANTU TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

CAPAIAN PENDIDIKAN

BAHAGIAN OPERASI YP ENCIK MOHD HAFIZAN BIN MOHD NOR

PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH BENTONG

ENCIK KU YUSRI BIN KU BUDIN

PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH BERA

CIK NOOR AFIDA BINTI MOHAMED PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH CAMERON HIGHLANDS

ENCIK AHMAD RAHIMI BIN BAHAUDIN PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH JERANTUT

PUAN SURYA BINTI RAHMAT PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH KUANTAN

ENCIK MOHAMAD AZRI BIN NAZAR

PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH LIPIS

ENCIK AZLI BIN HAMID PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH MARAN

ENCIK MOHD HAFIZ BIN AB RAHMAN

PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH PEKAN

PUAN MAHERAN BINTI MANSOR

PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN

HAL EHWAL MURID DAERAH RAUB

ENCIK MOHD FAUZI BIN ABDUL RAHMAN PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN HAL EHWAL MURID DAERAH ROMPIN

PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP

43

ENCIK ZAMBRIE BIN MOHAMMED PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN HAL EHWAL MURID DAERAH TEMERLOH ENCIK FOUZI BIN SINGON

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

SMK SUNGAI SOI

ENCIK RAHMIN BIN MAHASAN

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

SMK TOK SIRA

ENCIK AZMI BIN MOHAMAD

GURU BESAR BUKIT SEKILAU

PUAN ZAHARIDAH BINI MANSOR

PENGETUA SMK SERI MAHKOTA

PEMBANGUN SISTEM : ENCIK FADILAH BIN ISMAIL

PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

BAHAGIAN PERHIDMATAN YP