panduan pelatihan pengembangan perpustakaan desa
DESCRIPTION
Panduan Fasilitasi Pelatihan Pengembangan Perpustakaan Desa Program PerpuseruTRANSCRIPT
PANDUAN FASILITASI PELATIHAN STRATEGI PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Program PerpuSeru Coca –Cola Foundation Indonesia
Oktober 2014
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 1
DAFTAR ISI Kontributor ............................................................................................................................................. 2
A. Pengantar ........................................................................................................................................ 3
B. Peserta Pelatihan ............................................................................................................................. 4
C. Metode Pelatihan ............................................................................................................................ 4
D. Fasilitator Pelatihan ......................................................................................................................... 4
E. Tujuan Pelatihan .............................................................................................................................. 4
F. Resume Materi Pelatihan ................................................................................................................. 5
G. Durasi dan Agenda Pelatihan untuk Perpustakaan ........................................................................... 6
Sesi 1. Pembukaan, Penjelasan Tujuan Pelatihan ..................................................................................... 8
Sesi 2. Overview Program PerpuSeru ....................................................................................................... 9
Sesi 3. Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi ................. 11
Sesi 4. Pelibatan Masyarakat ................................................................................................................. 14
Sesi 5. Merumuskan Tujuan Advokasi .................................................................................................... 17
Sesi 6. Identifikasi Sasaran Advokasi ...................................................................................................... 18
Sesi 7. Membuat Pesan Advokasi ........................................................................................................... 19
Sesi 8. Promosi ...................................................................................................................................... 21
Sesi 9. Lobi ............................................................................................................................................ 23
Sesi 10. Menyusun Rencana Kerja .......................................................................................................... 25
Sesi 11. Dokumentasi Kegiatan .............................................................................................................. 27
Sesi 12. Keterampilan dan Metode Fasilitasi .......................................................................................... 30
Lampiran 1 : Contoh- contoh Permainan ............................................................................................... 32
Lampiran 2 : Cerita Ibu Siti .................................................................................................................... 33
Lampiran 3: Contoh-contoh Lagu .......................................................................................................... 35
Daftar Pustaka ..................................................................................................................................... 366
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 2
Kontributor 1. Erlyn Sulistyaningsih
2. Hastin Atas Asih
3. Triyono
4. Dwi Budiarto
5. Retno Darmanti
6. Endah Sulvitasari
7. Akhmad Mukhsin
8. Niklah Dina Nomida
9. Setyo Untoro
10. M. Romli Ridwan
11. Dewi Saparini
12. Yulianto Dewata
13. Nanda Sirajulmunir, SOLIDARITAS
14. Drs. Sudarto, M.Si Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
15. Ahmad Muslim, S.Pd Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
16. Dedi Mulyadi, Kantor Perpustakaan Daerah Kab. Sukabumi
17. Khoirul Mizan Kantor Perpustakaan Daerah Kab. Jepara
18. M. Rizal Halimi, SE Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Tabalong
19. Kusairi, SIP Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kab. Pamekasan
20. Andi Winano, S.Kom Kantor Arsip, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kota Lubuk Linggau
21. Heryanti, S.Pd Kantor Perpustakaan Daerah Kab. Gunung Kidul
22. Tutik Endriyani, A.Md Kantor Perpustakaan dan Arsip Kab. Lumajang
23. Lalu Nasrun, S.IP Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Lombok Timur
24. Lisa Agustina, S.Pd Library Supporter Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Daerah Kab.
Kotawaringin Barat
25. Dwiyanto, S.STP, M.Si, Kantor Pengelola Data Elektronik Kab. Sragen
Penyusun Masnur Esterida Cornelia Hutauruk
Penyunting Masnur Esterida Cornelia Hutauruk Nanda Sirajulmunir
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 3
Panduan Pelatihan Pengembangan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi
Program PerpuSeru, Coca-Cola Foundation Indonesia
A. Pengantar Coca-Cola Foundation Indonesia, didukung oleh Bill & Melinda Gates Foundation melaksanakan program
PerpuSeru sejak November 2011 yang bertujuan untuk menjadikan perpustakaan sebagai pusat belajar
dan berkegiatan masyarakat berbasis teknologi informasi dan komunikasi, dengan harapan dapat
memberi dampak pada peningkatan kualitas hidup masyarakat. Pada Fase Program yang pertama,
PerpuSeru bermitra dengan 34 perpustakaan di 16 provinsi di seluruh Indonesia, yang terdiri dari 28
perpustakaan kabupaten, satu perpustakaan provinsi, tiga perpustakaan kelurahan, dan juga dua Taman
Bacaan Masyarakat.
Saat ini Program PerpuSeru sedang berencana untuk memperluas area binaan ke 76 perpustakaan desa
di 19 perpustakaan kabupaten yang menjadi telah menjadi mitra program PerpuSeru, dengan
memberikan pedampingan kepada perpustakaan kabupaten untuk melakukan pelatihan dan mentoring
ke perpustakaan di tingkat desa terkait advokasi, bagaimana meningkatkan akses dan penggunaan
layanan komputer dan internet oleh masyarakat, dan bagaimana memfasilitasi kebutuhan masyarakat
melalui kegiatan yang melibatkan masyarakat/ community engagement.
Salah satu komponen penting untuk menjamin kualitas pelaksanaan training dan mentoring ini adalah
adanya panduan training dan mentoring yang jelas dan praktis untuk digunakan oleh fasilitator yang
akan dilatih sebagai pelatih pengembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
CCFI melalui program PerpuSeru telah mengembangkan beberapa panduan pelatihan pada fase 1, dan
banyak pembelajaran yang didapat dari proses pelatihan yang telah dilakukan. CCFI juga telah
memfasilitasi lokakarya bersama dengan 34 mitranya di seluruh Indonesia untuk mengidentifikasi
strategi-strategi sukses pengembangan perpustakaan dengan menggunakan metode Positive Deviance
(Penyimpangan Positif). Dari hasil lokakarya, kami berhasil mengidentifikasi strategi-strategi sukses yang
positif, unik, dan dapat dilakukan oleh kebanyakan perpustakaan.
Pembelajaran dari fase 1 program dan hasil lokakarya tersebut di atas akan digunakan sebagai bahan
rujukan untuk memperkaya dan mempertajam pesan-pesan yang ingin disampaikan melalui training dan
mentoring. Panduan ini dikembangkan dengan melibatkan pihak-pihak yang berkompeten dalam
pengembangan perpustakaan, yaitu Perpustakaan Nasional dan perwakilan perpustakaan yang mejadi
mitra program PerpuSeru.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 4
B. Peserta Pelatihan Pelatihan ini akan melibatkan pihak-pihak yang terlibat aktif dan mendukung kegiatan pengembangan
perpustakaan. Pelatihan ini akan mengikutsertakan staf managerial dan staf fungsional perpustakaan,
anggota LAG (Library Advisory Group) dan anggota Library Supporter (Pendukung Perpustakaan). Setiap
pelatihan akan dikuti sekitar 15 sampai 20 orang peserta guna memaksimalkan partisipasi peserta dalam
setiap proses pelatihan guna meningkatkan pemahaman peserta akan materi yang disampaikan di
pelatihan.
C. Metode Pelatihan Pelatihan ini menerapkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa yang menekankan pentingnya
pelibatan dan partisipasi aktif peserta dalam pelatihan. Fasilitator akan memandu sesi dengan variasi
metode-metode pelatihan seperti presentasi, diskusi, story telling (bercerita), simulasi, pemutaran film,
dan permainan yang disesuaikan dengan topik dan tujuan dari setiap sesi dalam pelatihan.
D. Fasilitator Pelatihan Pelatihan ini akan difasilitasi oleh mereka yang sudah mengikuti Pelatihan untuk Fasilitator
pengembangan perpustakaan yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Mempunyai kepedulian dan kecintaan akan pengembangan perpustakaan 2. Mempunyai pengalaman dalam program/ community development 3. Punya passion untuk community/intituzionalised development program 4. Mempunyai keterampilan dan pengetahuan fasilitasi. 5. Bersedia mengikuti Pelatihan untuk Fasilitator 6. Berkomitmen untuk memfasilitasi pelatihan dan mentoring untuk perpustakaan. 7. Diutamakan yang Berpengalaman dalam pengembangan perpustakaan, khususnya dalam
menjalankan advokasi dan kemitraan, memfasilitasi kegiatan pelibatan masyarakat, dan meningkatkan layanan komputer dan internet.
8. Mempunyai pengetahun komputer dan internet dasar
E. Tujuan Pelatihan 1. Meningkatkan pengetahuan peserta tentang pentingnya pengembangan perpustakaan berbasis
teknologi informasi
2. Meningkatkan pengetahuan peserta tentang strategi-strategi pengembangan perpustakaan
berbasis teknologi informasi, yaitu :
a) Strategi pelibatan masyarakat
b) Strategi peningkatan layanan komputer dan internet
c) Strategi advokasi
3. Meningkatkan pengetahuan peserta tentang pentingnya dokumentasi kegiatan perpustakaan
4. Meningkatkan pengetahuan peserta terkait keterampilan dasar dan variasi metode fasilitasi
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 5
F. Resume Materi Pelatihan
Ringkasan materi pelatihan disajikan sebagai berikut:
Sesi 1: Pembukaan Perkenalan Penjelasan Tujuan Pelatihan Menyepakati Ground Rules/ Tata tertib pelatihan
Sesi 2: Overview Program PerpuSeru Tujuan Program
Area Program
Pola Kemitraan dalam Program PerpuSeru
Sesi 3: Strategi Pengembangan Perpustakaan berbasis teknologi informasi
Strategi Pelibatan Masyarakat/ Community Engagement Strategi Peningkatan Layanan Komputer dan Internet
o Pentingnya layanan komputer dan internet di perpustakaan o Jenis layanan teknologi terkait komputer dan internet di perpustakaan yang
mengadress kebutuhan masyarakat o Bagaimana menarik minat masyarakat untuk memanfaatkan layanan komputer dan
internet di perpustakaan Strategi Advokasi
o Tujuan o Siapa yang melakukan advokasi o Advocacy tools: Marketing/Promosi, Lobi
Sesi 4: Community Engagement Langkah 1 : Identifikasi permasalahan di masyarakat( tiga kelompok sasaran dan tiga focus
area) Langkah 2 : Menentukan jenis kegiatan community engagement yang memanfaatkan
komputer dan internet (di 3 fokus area, Kesehatan, Pendidikan, Ekonomi) Langkah 3 : Menentukan sasaran kegiatan, spesifik berdasarkan masalah dan jenis kegiatan. Langkah 4 : Identifikasi sumber daya & kebutuhan perpustakaan
Sesi 5 – 7: Advokasi Langkah 1 : Merumuskan Tujuan Advokasi berdasarkan Kebutuhan perpustakaan untuk
memfasilitasi pelibatan masyarakat Langkah 2 : Menentukan mitra/ sasaran advokasi Langkah 3 : Mengemas pesan advokasi
Sesi 8 – 9: Advocacy Tools/ Alat Pendukung Strategi-strategi pengembangan perpustakaan Promosi Lobi
Sesi 10: Menyusun Rencana Kerja Rencana Kegiatan Pelibatan Masyarakat/ Community Engagement Rencana Peningkatan Layanan Komputer dan Internet Rencana Advokasi
Rencana promosi Rencana lobi Rencana kemitraan
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 6
Sesi 11: Dokumentasi Kegiatan Pentingnya Pencatatan proses dan hasil kegiatan Pentingnya melakukan evaluasi untuk program-program di perpustakaan. Bentuk-bentuk dokumentasi kegiatan Alur Pelaporan
Sesi 12: Keterampilan dan Metode – metode Fasilitasi Pembelajaran orang dewasa Keterampilan fasilitasi dasar Metode- metode fasilitasi
Sesi 13: Mentoring Mengapa perlu Mentoring Mekanisme Mentoring
Penutup Post- test Evaluasi Pelatihan Closing
G. Durasi dan Agenda Pelatihan untuk Perpustakaan Pelatihan ini dilakukan selama empat hari dengan durasi sekitar 5-6 jam setiap harinya. Fasilitator
diharapkan melakukan kesepakatan dengan peserta terkait waktu pelaksanaan pelatihan. Rincian jadual
pelatihan dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Hari Sesi Durasi Waktu
Hari 1 Registrasi peserta 30 menit 8.30 – 9.00
Sesi 1 Pembukaan : Perkenalan, Penjelasan Tujuan Pelatihan, dan Menyepakati Ground Rules
60 menit 9.00 – 10.00
Coffee break 15 menit 10.00 – 10.15
Overview Program PerpuSeru 45 menit 10.15 – 11.00
Strategi Pengembangan Perpustakaaan berbasis teknologi informasi & komunikasi
120 menit 11.00 -12.00
ISHOMA 60 menit 12.00 – 13.00
Strategi Pengembangan Perpustakaaan berbasis teknologi informasi & komunikasi (lanjutan)
60 menit 13.00 – 14.00
Kegiatan Pelibatan Masyarakat 120 menit 14.00 – 15.00
Wrap up 15 menit 15.00 – 15.15
Hari 2 Energizer & Review 30 menit 8.30 – 9.00
Kegiatan Pelibatan Masyarakat (lanjutan) 60 menit 09.00 – 10.00
Merumuskan Tujuan Advokasi 30 menit 10.00 -10.30
Coffee Break 15 menit 10.30 – 10.45
Identifikasi sasaran advokasi 60 menit 10.45 – 11.45
ISHOMA 75 menit 11.45 – 13.00
Membuat Pesan Advokasi 90 menit 13.00 – 14.30
Wrap up 15 menit 14.30 – 14.45
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 7
Hari Sesi Durasi Waktu
Hari 3 Energizer & Review 30 menit 08.30 – 9.00
Promosi 120 menit 09.00 – 11.00
Lobi 120 menit 11.00 – 12.00
ISHOMA 60 menit 12.00 – 13.00
Lobi (Lanjutan) 45 menit 13.00 – 14.00
Menyusun Rencana Kerja 60 menit 14.00 – 15.00
Wrap up 15 menit 15.00 – 15.15
Hari 4 Energizer & Review 30 menit 8.30 – 9.00
Dokumentasi Kegiatan 120 menit 09.00 – 11.00
Keterampilan dan metode-metode fasilitasi 120 menit 11.00 – 12.00
ISHOMA 60 menit 12.00 – 13.00
Keterampilan dan metode-metode fasilitasi (lanjutan)
60 menit 13.00 – 14.00
Post - test 30 menit 14.00 – 14.30
Evaluasi Pelatihan 15 menit 14.30 – 14.45
Penutupan 30 menit 14.45 – 15.15
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 8
Sesi 1. Pembukaan, Penjelasan Tujuan Pelatihan Tujuan Sesi
1. Peserta dapat saling mengenal satu dengan yang lain
2. Peserta memahami tujuan pelatihan
Waktu Sesi ini disampaikan selama 60 menit
Pokok Bahasan Perkenalan melalui dinamika kelompok
Penjelasan tujuan pelatihan, materi pelatihan, dan durasi pelatihan
Menyepakati Ground Rules/ Tata tertib pelatihan
Alat dan Bahan
Slide Presentasi Sesi 1, Pembukaan dan Tujuan Pelatihan
Flipchart untuk menulis “GROUND RULES” pelatihan.
Spidol permanen
Masking tape
Langkah – Langkah 1. Fasilitator memandu permainan dinamika kelompok untuk membuat peserta berbaur. Pada
akhir permainan peserta telah terbagi dalam kelompok yang terdiri dari 5-6 orang peserta.
2. Di dalam kelompok, minta peserta untuk saling berkenalan. Misalnya dengan mengenalkan
nama, institusi, tanggal lahir, dan jenis buku yang sering dibaca. Setelah itu minta perwakilan
setiap kelompok untuk memperkenalkan anggota kelompoknya di kelompok besar.
3. Presentasikan Tujuan Pelatihan, durasi pelatihan, metode, dan agenda/materi pelatihan
4. Diskusikan dan sepakati ground rules pelatihan bersama-sama dengan peserta
5. Akhiri sesi dengan memotivasi peserta untuk terlibat aktif dalam pelatihan, baik dengan
menyampaikan pendapat dan berpartisipasi dalam setiap proses belajar selama pelatihan
berlangsung.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 9
Sesi 2. Overview Program PerpuSeru Tujuan Sesi
1. Peserta memahami Tujuan dari Program Perpuseru
2. Peserta memahami strategi-strategi pengembangan perpustakaan untuk menjadi pusat belajar
masyarakat berbasis teknologi informasi.
3. Peserta memahami peran dan tanggung jawab sebagai fasilitator pengembangan perpustakaan
4. Peserta memahami pola kemitraan dalam pengembangan program PerpuSeru
Waktu Sesi ini disampaikan selama 90 menit
Pokok Bahasan Tujuan Program PerpuSeru
Area program PerpuSeru
Strategi Program PerpuSeru
Peran Fasilitator
Pola Kemitraan untuk Program PerpuSeru
Alat dan Bahan
Kartu-kartu dengan beragam warna untuk menulis kondisi perpustakaan saat ini dan impian
perpustakaan dalam waktu 5 tahun ke depan (dapat dibuat dalam beragam bentuk seperti
bentuk hati, buah, atau bunga)
Video Profil Program PerpuSeru
Slide presentasi “Overview Program Perpuseru”
Langkah – Langkah 1. Sampaikan judul sesi kepada peserta dan kerangka materi yang akan didiskusikan.
2. Bagikan 1 kertas warna kepada peserta, dan minta peserta untuk menuliskan apa yang mereka
pikirkan mengenai kondisi perpustakaan mereka saat ini. Setelah selesai, minta peserta
menempelkannya di dinding, untuk kemudian dibacakan oleh fasilitator.
3. Bagikan 1 kertas warna lagi kepada peserta, dan minta mereka untuk menuliskan apa yang
mereka harapkan atau impikan tentang perpustakaan pada lima tahun yang akan datang.
Setelah selesai, minta peserta menempelkannya di dinding, untuk kemudian dibacakan oleh
fasilitator.
4. Fasilitator memberi penekanan bahwa dapat mencapai impian tersebut dengan bekerja keras
dan bekerja sama dalam memaksimalkan fasilitasi kebutuhan masyarakat melalui kegiatan
community engagement. meningkatkan kualitas dan pemanfaatan layanan komputer dan
internet, serta giat melakukan advokasi.
5. Putar video profil tentang program PerpuSeru untuk memberikan gambaran singkat mengenai
tujuan dan strategi program.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 10
6. Presentasikan dan diskusikan slide-slide mengenai “Program Perpuseru” yang mencakup:
a. Tujuan Program PerpuSeru
b. Area program PerpuSeru
c. Strategi Program PerpuSeru
d. Peran Fasilitator
e. Pola Kemitraan untuk Program PerpuSeru
7. Berikan penekanan bahwa
a. Perpuseru bukan milik CCFI namun milik bersama
b. Coca-Cola Foundation Indonesia tidak memberikan bantuan secara finansial ataupun
fisik, namun lebih kepada peningkatan dan pengembangan kapasitas staf perpustakaan
beserta mitra-mitra pendukung perpustakaan
c. Perpustakaan adalah milik masyarakat dan kita punya visi untuk menjadikan
“Perpustakaan sebagai pusat pembelajaran masyarakat yang berbasis teknologi
informasi.
d. CCFI bermitra dengan pemerintah di tingkat pusat dan daerah dalam program
pengembangan perpustakaan ini. Di tingkat pusat bermitra dengan Perpustakaan
Nasional, PT TELKOM, Kementerian Koperasi dan UKM, dan Kemendagri, dan
mendorong Perpustakaan Daerah untuk membangun kemitraan di tingkat lokal baik ke
unit SKPD lain maupun ke pihak swasta.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 11
Sesi 3. Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis Teknologi
Informasi dan Komunikasi Tujuan Sesi
1. Peserta memahami strategi-strategi pengembangan perpustakaan untuk menjadi pusat belajar
masyarakat berbasis teknologi informasi.
Waktu Sesi ini disampaikan selama 120 menit
Pokok Bahasan Strategi Pelibatan Masyarakat/ Community Engagement
Strategi Peningkatan Layanan Komputer dan Internet
o Pentingnya layanan komputer dan internet di perpustakaan
o Jenis layanan teknologi terkait komputer dan internet di perpustakaan yang mengadress
kebutuhan masyarakat
o Bagaimana menarik minat masyarakat untuk memanfaatkan layanan komputer dan
internet di perpustakaan
Strategi Advokasi
o Tujuan
o Siapa yang melakukan advokasi
Advocacy tools: Marketing/Promosi, Lobby
Alat dan Bahan 1. Slide Presentasi Sesi 3
2. Video “Corning”, yang menggambarkan perkembangan & pemanfaatan teknologi
3. Video “Perpustakaan Sragen”
4. Flipchart
5. Spidol permanen
6. Metaplan
7. Masking tape
Langkah – Langkah
A. Pengantar
1. Lakukan brainstorming untuk mengidentifikasi strategi apa saja yang dibutuhkan untuk
mengembangkan perpustakaan menjadi pusat belajar masyarakat yang berbasis teknologi
informasi. Proses brainstorming dapat dilakukan dengan mempersilahkan peserta untuk
menyampaikan pendapat secara verbal, atau dengan menuliskannya di dalam metaplan,
kemudian ditempel, dan didiskusikan bersama.
2. Presentasikan dan diskusikan strategi-strategi pengembangan perpustakaan untuk menjadi
community learning centre berbasis teknologi informasi. Beri penekanan akan 3 strategi utama
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 12
yang didapat dari hasil lokakarya untuk mengidentifikasi strategi penyimpang positif dengan
pendekatan penyimpang positif, yaitu :
a. Strategi memfasilitasi kegiatan pelibatan masyarakat/community engagement untuk
memfasilitasi kebutuhan masyarakat.
b. Strategi peningkatan akses layanan komputer dan internet
c. Strategi advokasi dan membangun kemitraan
B. Strategi memfasilitasi kegiatan Pelibatan Masyarakat/ community engagement untuk
mengaddress kebutuhan masyarakat.
1. Presentasikan dan diskusikan definisi community engagement dan sampaikan bahwa kita akan
mendiskusikan secara rinci bagaimana melakukan community engagement di perpustakaan
pada sesi berikutnya.
C. Strategi peningkatan kualitas dan pemanfaatan layanan komputer dan internet
1. Sampaikan kepada peserta, bahwa saat ini penetrasi internet di Indonesia masih rendah, sekitar
23 %, dan sebagian besar penggunanya adalah mereka yang tinggal di daerah perkotaan.
Komputer dan internet membantu kita untuk dapat mengakses informasi apa saja tanpa
batasan waktu dan tempat, dengan kata lain merupakan peluang untuk setiap orang
memajukan hidupnya dengan mengakses komputer dan internet. Sebagai salah satu layanan
publik yang dapat menjangkau kalangan masyarakat manapun, perpustakaan dapat
menyediakan layanan ini sebagai kontribusi untuk peningkatan kualitas hidup masyarakat.
2. Putarkan video “Corning”, kemudian lakukan debrief dengan menanyakan:
a. Apa yang mereka rasakan dengan melihat tayangan tadi?
b. Bagaimana kita harus beradaptasi terhadap kemajuan teknologi?
c. Bagaimana perpustakaan menggunakan teknologi informasi tanpa bermaksud
menggantikan buku? Layanan apa saja terkait komputer dan internet yang sudah
disediakan perpustakaan selama ini?
3. Putarkan video Perpustakaan Sragen, kemudian minta peserta untuk bekerja di dalam
kelompok untuk mendiskusikan :
a. Bagaimana layanan komputer dan internet dapat membantu masyarakat di wilayahnya
meningkatkan kualitas hidupnya?
b. Apa yang harus dilakukan oleh perpustakaan untuk meningkatkan kualitas layanan
komputer dan internet untuk masyarakat.
c. Bagaimana cara menarik minat masyarakat untuk memanfaatkan layanan komputer dan
internet di perpustakaan(Hasil diskusi ditulis di dalam flipchart untuk dipresentasikan di
kelas besar)
4. Rangkum diskusi dengan menyampaikan dan menekankan :
a. Layanan komputer dan internet bukan untuk menggantikan buku, namun untuk
melengkapi informasi yang belum didapat dari buku.
b. Layanan komputer dan internet sangat penting untuk membantu masyarakat
mengakses informasi tanpa batas.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 13
c. Perpustakaan dapat memfasilitasi kegiatan-kegiatan untuk masyarakat dengan
memaksimalkan penggunaan komputer dan internet
D. Strategi advokasi dan membangun kemitraan
1. Sampaikan definisi advokasi melalui slide presentasi.
2. Diskusikan apakah advokasi itu mudah atau sulit, tuliskan di dalam flipchart dengan tulisan
“Mudah” dan “Sulit”
3. Diskusikan Keuntungan dan Potensi Resiko dari Advokasi, lakukan brainstorming dan tuliskan
jawaban peserta di flipchart, kemudian tampilkan slide contoh keuntungan dan potensi resiko
dari advokasi
4. Diskusikan slide tips-tips advokasi
5. Presentasikan Langkah-langkah advokasi dan sampaikan bahwa langkah-langkah ini akan
didiskusikan pada sesi-sesi selanjutnya.
Catatan: Sampaikan bahwa pelatihan ini akan membahas bagaimana melakukan ketiga strategi-strategi
tersebut. Pelatihan ini lebih menekankan pada hal praktis untuk mengimplementasikan strategi-
strategi tersebut.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 14
Sesi 4. Pelibatan Masyarakat Tujuan Sesi
1. Peserta memahami pentingnya melakukan pelibatan masyarakat untuk memfasilitasi kebutuhan
masyarakat
2. Peserta memahami langkah-langkah melakukan pelibatan masyarakat
3. Peserta dapat mengidentifikasi kebutuhan masyarakat dan membuat perencanaan kegiatan
pelibatan masyarakat
Waktu Sesi ini disampaikan selama 120 menit
Pokok Bahasan Pentingnya perpustakaan memfasilitasi pelibatan masyarakat
Langkah-langkah melakukan pelibatan masyarakat
Alat dan Bahan
Slide presentasi sesi 4, Pelibatan Masyarakat/ Community Engagement
Flipchart
Masking tape
Spidol permanen
Langkah – Langkah
A. Pengantar Pelibatan Masyarakat/ Community Engagement
1. Sampaikan pengantar sesi dengan menyampaikan, “ Perpustakaan berperan penting sebagai
pusat kegiatan dan belajar masyarakat. Setiap masyarakat mempunyai masalah dan
kebutuhannya masing-masing, dan akan sangat baik jika perpustakaan peka akan kondisi
masyarakat dan dapat memfasilitasi kegiatan-kegiatan yang dapat memfasilitasi kebutuhan
masyarakat, kegiatan itulah yang dinamakan Pelibatan Masyarakat/ community engagement.
2. Sampaikan cerita tentang “Gambaran Perpustakaan Bojong Kenyot” (Cerita dapat dilihat pada
bagian lampiran)
3. Lakukan debriefing/refleksi dengan menanyakan:
a. Apa yang ditemukan oleh ibu Siti di masyarakat masalah tingginya biaya komunikasi
untuk menghubungi anggota keluarga yang menjadi TKI di luar negeri.
b. Apa saja yang dilakukan oleh Ibu Siti dan staf perpustakaannya dibawah ini adalah
jawaban yang diharapkan dari peserta
i. Mengidentifikasi permasalahan di masyarakat
ii. Menentukan jenis kegiatan untuk membantu mengatasi permasalahan di
masyarakat.
iii. Menentukan sasaran kegiatan
iv. Mengidentifikasi sumber daya dan kebutuhan perpustakaan untuk memfasilitasi
kegiatan untuk masyarakat
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 15
v. Mengidentifikasi mitra-mitra potensial untuk diajak bekerjasama
vi. Membangun kerjasama dan berbagi peran dengan mitra-mitra
vii. Mendekati pengambil kebijakan dan penentu anggaran untuk memberikan
kenaikan anggaran untuk kegiatan yang dilakukan untuk mengatasi masalah
yang dihadapi di masyarakat.
c. Beri penekanan bahwa strategi yang dilakukan oleh ibu siti di perpustakaannya adalah:
i. Melakukan kegiatan community engagement dengan memaksimalkan teknologi
informasi dan komunikasi
ii. Melakukan advokasi kepada pemerintah dan sektor swasta untuk mendapatkan
dukungan
4. Sampaikan bahwa saat ini kita akan mendiskusikan Pelibatan Masyarakat. Lakukan
Brainstorming dengan menanyakan “apa yang dimaksud dengan pelibatan masyarakat?, tulis
jawaban peserta di flipchart. Simpulkan pendapat peserta dengan menampilkan slide definisi
pelibatan masyarakat. .
5. Review kembali cerita Ibu Siti, untuk mendiskusikan langkah-langkah melakukan kegiatan
community engagement
a. Langkah 1 : Identifikasi permasalahan di masyarakat
b. Langkah 2 : Menentukan jenis kegiatan yang memanfaatkan komputer dan internet
c. Langkah 3 : Menentukan sasaran kegiatan
d. Langkah 4 : Menyusun Rencana Kegiatan
B. Langkah 1: Identifikasi Permasalahan di Masyarakat
1. Presentasikan dan diskusikan:
a. Definisi masalah
b. Syarat untuk merumuskan masalah
i. Benar-benar terjadi di masyarakat
ii. Spesifik
iii. Jelas siapa yang mengalami masalahnya
iv. Disertai dengan data pendukung
2. Bagi peserta dalam kelompok yang terdiri dari 5-6 orang. Masing-masing kelompok
mendiskusikan masalah yang paling banyak ditemui di masyarakat dan diminta menuliskan
masalah pada kartu-kartu yang telah disediakan. Diskusi Masalah difokuskan pada tiga
kelompok sasaran program yaitu pemuda, perempuan, dan pengusaha mikro dengan fokus area
pada isu pendidikan, ekonomi, dan kesehatan.
3. Setiap kelompok di minta untuk mempresentasikan di kelompok besar.
4. Lakukan proses memprioritaskan masalah dengan mengacu pada kriteria
a. Penting dan Mendesak,
b. Berdampak Positif, dan
c. Bisa Difasilitasi oleh Perpustakaan.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 16
C. Langkah 2: Menentukan Jenis Kegiatan
Setelah peserta mengidentifikasi prioritas masalah, minta peserta untuk mendiskusikan jenis
kegiatan untuk mengatasi masalah tersebut yang bisa difasilitasi oleh perpustakaan, Minta peserta
untuk menuliskannya dalam matriks seperti dibawah ini:
Kelompok Masalah Jenis Kegiatan
Perempuan Tingginya angka kelahiran Seminar Family Planning (KB)
Pemuda
Pengusaha Mikro
D. Langkah 3: Menentukan sasaran kegiatan
Setelah peserta menentukan jenis kegiatan yang bisa difasilitasi oleh perpustakaan, minta mereka
untuk menentukan sasaran kegiatan yang spesik, baik dari segi jumlah maupun karakteristik peserta.
Minta peserta untuk menuliskan hasil diskusi dalam matriks seperti di bawah ini:
E. Langkah 4: Menyusun Rencana Kegiatan
Setelah peserta selesai mendiskusikan jenis kegiatan dan sasaran kegiatan, langkah berikutnya
adalah menyusun rencana kegiatan pelibatan masyarakat dengan menggunakan matriks di bawah
ini
F. Langkah 5: Rangkum Sesi
Rangkum sesi dengan memotivasi peserta untuk berkomitmen menindaklanjuti rencana kegiatan
community engagement yang telah disepakati.
Kelompok Masalah Jenis Kegiatan Sasaran Kegiatan
Perempuan Tingginya angka kelahiran
Seminar Family Planning (KB) Kader PKK
Pemuda
Pengusaha Mikro
Jenis Kegiatan Sasaran Waktu Tempat Biaya &
Sumbernya Penanggung
Jawab
Seminar Family Planning (KB)
Kader PKK 3 Desember 2014
Aula Perpusda Rp. 2.000.000 Dari CSR Perusahaan Swasta
Kusairi
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 17
Sesi 5. Merumuskan Tujuan Advokasi Tujuan Sesi
1. Peserta dapat memahami cara merumuskan tujuan advokasi
2. Peserta dapat merumuskan tujuan advokasi berdasarkan kebutuhan perpustakaan
Waktu Sesi ini disampaikan selama 30 menit
Pokok Bahasan Identifikasi kebutuhan perpustakaan dalam memfasilitasi kegiatan untuk mengatasi
permasalahan di masyarakat
Perumusan tujuan advokasi berdasarkan kebutuhan perpustakaan
Alat dan Bahan
Slide presentasi sesi 5, Merumuskan Tujuan Advokasi
Flipchart
Masking tape
Spidol permanen
Langkah – Langkah 1. Review kembali rencana kerja pelibatan masyarakat yang telah didiskusikan pada sesi
sebelumnya.
2. Sampaikan kepada peserta bahwa mereka akan mengidentifikasi apa yang menjadi kebutuhan
perpustakaan untuk mengatasi masalah di masyarakat. Minta peserta untuk bekerja di dalam
kelompok untuk mendiskusikan:
a. Apa yang dibutuhkan perpustakaan dalam memfasilitasi kegiatan untuk mengatasi
permasalahan di masyarakat
3. Tanyakan kepada peserta, apa yang harus dilakukan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan
tersebut? Melakukan advokasi, kemudian review kembali langkah-langkah melakukan
advokasi sebagai berikut:
a. Merumuskan tujuan advokasi
b. Mengidentifikasi sasaran advokasi
c. Mengemas pesan advokasi
d. Menyusun rencana kerja advokasi
4. Rumuskan Tujuan Advokasi bersama peserta berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan
perpustakaan; tujuan advokasi dapat diarahkan ke :
a. Membutuhkan kenaikan anggaran dari pembuat keputusan
b. Mendapatkan dukungan dari SKPD lain
5. Beri penekanan bahwa tujuan tersebut dirumuskan untuk mendukung kualitas layanan
perpustakaan yang berdampak pada peningkatan kualitas hidup masyarakat.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 18
Sesi 6. Identifikasi Sasaran Advokasi Tujuan Sesi
1. Peserta memahami pentingnya Kemitraan (partnership) dalam advokasi
2. Peserta dapat mengidentifikasi sasaran advokasi dalam kegiatan advokasi.
Waktu Sesi ini disampaikan selama 60 menit
Pokok Bahasan Definisi sasaran advokasi dan stakeholder
Definisi kemitraan dan pentingnya kemitraan untuk kegiatan advokasi di perpust
Keuntungan dari kemitraan
Identifikasi sasaran advokasi
Alat dan Bahan
Slide presentasi Sesi 6, Identifikasi Sasaran Advokasi
Flipchart
Spidol permanen
Masking Tape
Langkah – Langkah 1. Review kembali langkah advokasi yang sudah diselesaikan yaitu merumuskan tujuan advokasi,
dan sekarang kita sampai di tahapan “Identifikasi sasaran advokasi”.
2. Presentasikan dan diskusikan defenisi sasaran advokasi.
3. Diskusikan apa yang dimaksud dengan kemitraan/partnership dan pentingnya kemitraan dalam
kegiatan advokasi perpustakaan.
4. Lakukan brainstorming mengenai:
a. Keuntungan apa yang bisa didapat perpustakaan dari mitra-mitra nya
b. Keuntungan apa yang bisa ditawarkan perpustakaan kepada mitra-mitranya
Catatan: Lakukan brainstorming, tulis pendapat peserta di flipchart, kemudian tampilkan slide
terkait dua point tersebut di atas.
5. Sampaikan kepada peserta “Bahwa dalam proses identifikasi sasaran advokasi, penting untuk
mempertimbangkan keuntungan apa yang didapat perpustakaan dari pihak-pihak tersebut
dan keuntungan apa yang ditawarkan perpustakaan kepada pihak tersebut”.
6. Berdasarkan rumusan tujuan advokasi minta peserta untuk bekerja di dalam kelompok untuk
mengidentifikasi sasaran advokasi.
7. Review kembali sasaran advokasi yang telah teridentifikasi dan sampaikan bahwa sasaran
tersebut akan menjadi salah satu acuan dalam mengemas pesan advokasi dan menyusun
rencana kerja advokasi.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 19
Sesi 7. Membuat Pesan Advokasi Tujuan Sesi
1. Peserta memahami cara membuat pesan advokasi berdasarkan rumusan tujuan advokasi dan
sasaran advokasi
2. Peserta dapat membuat pesan advokasi untuk perpustakaan mereka.
Waktu Sesi ini disampaikan selama 90 menit
Pokok Bahasan Apa itu pesan advokasi
Tips membuat pesan advokasi
Matriks pesan advokasi
Alat dan Bahan
Slide Presentasi Sesi 7, Membuat Pesan Advokasi
Flipchart
Spidol permanen
Masking tape
Langkah – Langkah 1. Review kembali tahapan advokasi yang sudah dilakukan
2. Brainstorming seperti apa gambaran pesan advokasi tampilkan slide alat pembuat pesan
3. Diskusikan tips-tips membuat pesan advokasi
4. Diskusikan matriks membuat pesan utama advokasi dan berikan contoh matriksnya
tampilkan slide
5. Minta peserta bekerja dalam kelompok untuk mengemas pesan advokasi mengacu pada
rumusan tujuan advokasi dan sasaran advokasi. Gunakan matriks di bawah ini dalam mengemas
pesan advokasi.
Matriks pesan advokasi untuk Pemerintah Daerah
Kebutuhan Masyarakat
Kegiatan yang difasilitasi
perpustakaan
Manfaat untuk masyarakat
Kebutuhan perpustakaan
Solusi Pengajuan/ Appeal
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 20
Matriks pesan advokasi untuk mitra
6. Setelah selesai minta setiap kelompok untuk mempresentasikan pesan yang sudah dibuat dan
beri kesempatan kelompok yang lain untuk memberikan umpan balik/feedback.
7. Review kembali pesan advokasi yang telah dibuat oleh masing-masing kelompok dan sampaikan
kepada peserta bahwa pesan tersebutlah yang akan disampaikan kepada sasaran advokasi.
Kebutuhan Masyarakat
Kegiatan yang difasilitasi
perpustakaan
Kebutuhan perpustakaan
Rencana Solusi
Pengajuan / Appeal
Manfaat untuk mitra
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 21
Sesi 8. Promosi Tujuan Sesi
1. Peserta memahami cara-cara melakukan advokasi yaitu Promosi, Membangun Kemitraan dan
Lobi
2. Peserta memahami pentingnya promosi untuk pengembangan perpustakaan
3. Peserta memahami bentuk-bentuk kegiatan promosi
4. Peserta dapat merancang kegiatan promosi perpustakaan
Waktu Sesi ini disampaikan selama 120 menit
Pokok Bahasan Cara-cara melakukan advokasi
Definisi Promosi dan pentingnya promosi untuk pengembangan perpustakaan
Bentuk-bentuk kegiatan promosi
Tips-tips melakukan promosi
Diskusi merancang promosi perpustakaan
Alat dan Bahan
Slide presentasi Sesi 8, Marketing/Promosi
Flipchart
Spidol Permanen
Masking tape
Langkah – Langkah 1. Diskusikan apa yang dimaksud dengan Kegiatan Advokasi tampilkan slide definisi Kegiatan
Advokasi.
2. Diskusikan apa saja alat-alat yang digunakan dalam kegiatan advokasi. Secara umum alat-alat
kegiatan advokasi dikategorikan menjadi tiga yaitu Marketing/ Promosi, Kemitraan & Koalisi,
dan Lobbying. Diskusikan definisi dari ketiga alat tersebut. Dan untuk sesi ini kita akan
membahas tools promosi.
3. Lakukan permainan sebagai analogi dari promosi
a. Bagi peserta ke dalam kelompok yang terdiri dari 4-5 orang
b. Setiap kelompok merupakan kelompok UKM yang mempunyai produk unggulan
tertentu
c. Setiap kelompok diberikan waktu untuk berdiskusi merancang promosi untuk menjual
produk mereka
d. Setiap kelompok dipersilahkan menyampaikan promosi mereka dengan caranya masing-
masing
4. Lakukan debrief dengan mendiskusikan:
a. Apa saja strategi promosi yang digunakan oleh setiap kelompok?
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 22
b. Kira-kira strategi mana yang akan berhasil dan mana yang tidak? Mengapa?
5. Diskusikan dan presentasikan:
a. Mengapa promosi itu penting untuk pengembangan perpustakaan?
b. Apa saja yang harus dipromosikan?
c. Bagaimana cara melakukan promosi yang efektif untuk perpustakaan?
d. Siapa saja yang harus terlibat dalam kegiatan promosi perpustakaan?
e. Tips-tips dalam melakukan promosi?
6. Diskusi strategi promosi untuk perpustakaan
a. Bagi peserta dalam kelompok yang beranggotakan 4 – 5 orang
b. Minta setiap kelompok untuk mendiskusikan strategi promosi untuk perpustakaan
mereka
c. Setiap kelompok melakukan presentasi di kelas besar.
7. Rangkum sesi dengan memberikan penekanan bahwa promosi merupakan peran dan tanggung
jawab baik pimpinan maupun staf perpustakaan, dan promosi sangat penting untuk
menginformasikan layanan perpustakaan untuk menarik minat masyarakat menggunakan
layanan perpustakaan yang bermanfaat dalam peningkatan kualitas hidupnya.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 23
Sesi 9. Lobi Tujuan Sesi
1. Peserta memahami lobby sebagai salah satu cara melakukan advokasi
2. Peserta memahami cara-cara melakukan lobby yang efektif untuk mencapai tujuan advokasi
Waktu Sesi ini disampaikan selama 120 menit
Pokok Bahasan Role Play Elevator Speech
Definisi Lobby serta pentingnya lobby dalam mencapai tujuan advokasi
Presentasi yang efektif
Role Play Mengambil Hati
Tip-tips melakukan lobby
Alat dan Bahan
Slide presentasi Sesi 9, Lobi
Video Elevator Speech
Flipchart
Spidol Permanen
Masking tape
Langkah – Langkah 1. Lakukan Roleplay “Elevator Speech”, yang bisa menjadi salah satu latihan melakukan presentasi
serta lobby. Minta peserta berpasang-pasangan; satu orang berperan sebagai Kepala
Perpustakaan dan satu orang berperan sebagai Bupati. Kepala Perpustakaan secara kebetulan
bertemu dengan Bupati dan mempunyai waktu sekitar dua menit untuk menyampaikan Pesan
Advokasi yang telah dirumuskan.
Elevator speech adalah mempresentasikan suatu pesan atau agenda dalam waktu yang cukup
singkat, sekitar 1-2 menit. Latihan ini membantu mengembangkan keterampilan bagaimana
membangun relasi, menarik minat, dan men”sari”kan pesan yang ingin kita sampaikan kepada
pihak pengambil keputusan, pembuat kebijakan, dan juga pihak yang dapat memberikan
dukungan.
2. Lakukan debrief “elevator speech” dengan menanyakan:
a. Apa yang berhasil dan apa yang tidak?
b. Apa yang menjadai tantangan dalam melakukan elevator speech?
c. Kapan elevator speech dapat digunakan?
d. Apa saja yang bisa disampaikan dalam waktu yang sangat terbatas?
3. Presentasikan dan diskusikan slide mengenai Lobi dan Presentasi yang Efektif;
a. Defenisi Lobby dan pentingnya lobi sebagai salah satu alat advokasi
b. Presentasi yang efektif adalah kombinasi dari ISI (content) dan CARA penyajiannya.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 24
c. Tips mempersiapkan presentasi yang efektif
d. Tips melakukan presentasi yang efektif.
4. Lakukan Roleplay “Mengambil Hati” yang merupakan suatu proses lobi kepada pengambil
kebijakan dan penentu anggaran. Peserta akan bekerja di dalam kelompok untuk
mempresentasikan “Pesan Advokasi” mereka kepada Bupati dan anggota DPRD dalam waktu 15
menit. Pada akhir ppresentasi Bupati dan DPRD akan memberikan keputusan terkait pengajuan
yang disampaikan oleh perpustakaan.
Untuk membuat role play menjadi lebih menarik, diakhir role play, Bupati dan anggota DPRD
dapat memberikan berapa hati yang ingin mereka berikan kepada setiap kelompok.
5. Diskusikan tips-tips melakukan presentasi dan lobi berdasarkan roleplay yang telah dilakukan.
6. Rangkum sesi dengan memberi penekanan akan pentingnya persiapan materi lobi serta cara
melobi melalui presentasi yang efektif.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 25
Sesi 10. Menyusun Rencana Kerja Tujuan Sesi
1. Peserta memahami langkah-langkah menyusun rencana kerja
2. Peserta dapat menyusun rencana kerja terkait strategi-strategi pengembangan perpustakaan.
Waktu Sesi ini disampaikan selama 60 menit
Pokok Bahasan Rencana Kegiatan Pelibatan Masyarakat/ Community Engagement
Rencana Peningkatan Kualitas Layanan Komputer dan Internet
Rencana Advokasi
Rencana promosi
Rencana lobi
Rencana kemitraan
Alat dan Bahan
Slide Sesi 10, Menyusun Rencana Kerja
Flipchart
Spidol Permanen
Masking tape
Langkah – Langkah 1. Review kembali strategi-strategi pengembangan perpustakaan yang telah didiskusikan dalam
sesi-sesi sebelumnya.
2. Minta peserta untuk berdiskusi di dalam kelompok untuk menyusun rencana kerja dengan
menggunakan matriks di bawah ini:
Rencana Kegiatan Community Engagement
Kegiatan Sasaran Waktu Tempat Biaya dan
Sumbernya Penanggung
Jawab
Rencana Peningkatan Layanan Komputer dan Internet
Kegiatan Waktu Biaya dan
Sumbernya Penanggung Jawab
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 26
Rencana Advokasi (Promosi, Lobi, dan Kemitraan)
Kegiatan Sasaran Waktu Tempat Biaya dan
Sumbernya Penanggung
Jawab
3. Minta setiap kelompok untuk mempresentasikan rencana kerja mereka, dan beri waktu untuk
diskusi diantara peserta untuk mendapatkan komentar dan feedback.
4. Review kembali hasil diskusi dan motivasi peserta berkomitmen merealisasikan setiap rencana
kerja yang sudah disusun bersama.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 27
Sesi 11. Dokumentasi Kegiatan Tujuan Sesi
1. Peserta memahami prinsip dan pentingnya pendokumentasian kegiatan 2. Peserta memahami jenis informasi yang penting didokumentasikan 3. Peserta memahami jenis informasi yang diperlukan program PerpuSeru sebagai bahan
pelaporan.
Waktu Sesi ini disampaikan selama 120 menit
Pokok Bahasan Prinsip dan pentingnya dokumentasi kegiatan
Jenis informasi yang penting didokumentasikan
Jenis informasi yang diperlukan program PerpuSeru sebagai bahan pelaporan
Sistem pelaporan program PerpuSeru
Alat dan Bahan
Slide presentasi sesi dokumentasi dan pelaporan
Metaplan
Flipchart
Spidol permanen
Langkah – Langkah 1. Fasilitator membagikan metaplan kepada peserta pealtihan, kemudian meminta peserta untuk
menuliskan 1 kata yang menggambarkan atau menjelaskan istilah “dokumentasi” selama 2
menit.
2. Fasilitator selanjutnya meminta peserta pelatihan, untuk menunjukkan metaplan yang telah
diisi, dan meminta peserta secara bergantian menyampaikannya kepada kelas pelatihan.
Fasilitator juga melakan klarifikasi apa yang dimaksud dengan kata – kata tersebut sehingga
memancing proses diskusi kelompok besar.
3. Fasilitator meminta perwakilan peserta (sekitar 1 – 3 orang peserta), untuk mencoba
mensarikan definisi “dokumentasi” dalam bentuk kalimat berdasarkan proses diskusi. Dan
fasilitator menuliskan definisi yang disampaikan oleh peserta di flipchart.
4. Selanjutnya fasilitator meringkas apa yang disampaikan oleh peserta pelatihan yang dilanjutkan
dengan menyampaikan definisi “dokumentasi” yang adai di slide presentasi. Fasilitator menutup
penjelasan definisi dengan mengkonfirmasi definisi yang disampaikan dan membuat
kesepakatan (mengkunci definisi) sehingga setiap peserta pelatihan memiliki pemahanan yang
sama.
5. Fasilitator menstimulasi peserta pelatihan, dengan “apa manfaat atau pentingnya ”
mendokumentasikan kegiatan berdasarkan definisi yang telah disepakati.
6. Fasilitator menstimulasi peserta untuk merefleksikan manfaat dokumentasi dengan lingkungan
kerja masing – masing peserta, dan menarik hubungan antara dokumentasi dan pelaporan.
Proses ini dapat dilakukan dengan cara kembali meminta 1 – 3 orang peserta untuk memberikan
pendapat, dan fasilitator menuliskannya di flipchart.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 28
7. Tahap akhir bagian ini adalah fasilitator menunjukan pentingnya dokumentasi di slide presentasi
dan membangung kesepahaman peserta pelatihan akan definisi dan pentingnya dokumentasi
serta relasinya dengan pelaporan (baik secara umum maupun khusus).
8. Tahap selanjutnya, fasilitator mengajukan “dengan demikian, karena pentingnya dokumentasi
maka hal apa saja yang penting untuk didokumentasikan berdasarkan bentuk kegiatannya?”
a. Dengan merujuk pada sesi yang telah dilalui selama 2 hari (misalnya, pelatihan staf
perpustakaan desa, kegiatan pelibatan masyarakat – community engagagement,
Advokasi, Promosi dan Lobi)
b. Untuk mendiskusikan jenis informasi apa saja yang penting untuk didokumentasikan,
fasilitator membagi peserta pelatihan menjadi 3 kelompok besar dengan tugas untuk
mendiskusikan masing – masing kegiatan, yaitu:
i. Kegiatan pelibatan Masyarakat (community engagement)
ii. Advokasi dan promosi/lobi
iii. Pelatihan staf perpustakaan desa
c. Diskusi kelompok ini dilaksanakan selama 15 menit, dan peserta untuk menuliskan jenis
informasi yang penting untuk masing – masing kegiatan.
9. Setelah diskusi kelompok selesai, masing – masing kelompok diminta untuk menyampaikan hasil
diskusiknya kepada seluruh peserta dan fasilitator membuka ruang diskusi dari seluruh peserta
serta menstimulasi diskusi untuk membangun pemahaman yang sama terkait masing – masing
bentuk kegiatan
10. Setelah penyampaian hasil diskusi selesai, fasilitator kembali ke slide presentasi terkait prinsip
dokumentasi (gambaran, hasil dan tantangan) dan membuka ruang diskusi terkait makna dan
prinsip tersebut:
a. Gambaran umum: Mendokumentasikan informasi umum, sehingga orang lain dapat
memahami konteks dan kondisi kegiatan yang didokumentasikan
b. Hasil: Kondisi/status/kesepakatan/barang sebagai akibat dilaksanakannya kegiatan
yang didokumentasikan. Sesuatu yang sejak awal telah direncanakan (tujuan kegiatan)
atau ditargetkan
c. Tantangan: Meski hasil telah tercapai, bukan berarti proses tidak melewati tantangan.
Sehingga mendokumentasikan tantangan dalam pelaksanaan dan proses merupakan
bahan pembelajaran.
11. Bagian akhir dari sesi ini adalah menjelaskan pentingnya dokumentasi bagi program PerpuSeru.
Program PerpuSeru membutuhkan informasi sebagai kewajiban progam terkait akuntabilitas
pelaksanaan program. Pada bagian ini fasilitator menstimulasi diskusi dengan cara:
a. Dari hasil diskusi pada tahap #8 dan #9, meminta peserta pelatihan memikirkan kira –
kira informasi apa yang penting dan dibutuhkan oleh program PerpuSeru.
b. Fasilitator dapat membantu proses fasilitasi dengan cara:
i. Melingkari informasi yang dihasilkan dan dinilai penting untuk program
PerpuSeru (pada hasil kerja yang telah ditempel ditembok)
ii. ATAU dengan cara menuliskan pendapat peserta diskusi di flipchart
iii. Catatan: Cara ini disesuaikan dengan kondisi ruang pelatihan, apakah
memungkinkan untuk menempelkan hasil kerja. Namun dari sudut pandang
cara, cara melingkari hasil kerja adalah cara yang lebih efektif.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 29
12. Tahap selanjutnya fasilitator menunjukkan jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh
program PerpuSeru dan dari siapa saja. Fasilitator secara bersama – sama mengklarifikasi daftar
yang dibutuhkan berdasarkan apa yang disepakati pada tahap #11.
a. Khusus untuk pelatih fasilitator PerpuSeru
i. Kegiatan yang penting didokumentasikan (dan dilaporakan) oleh fasilitator
PerpuSeru adalah “catatan asistensi teknis”.
ii. Cara mendokumentasikan yang penting untuk dipahami (dan diajarkan kepada
perpustakaan desa – pada “Pelatihan Pengembangan Perpustakaan Berbasis
TIK”) oleh fasilitator PerpuSeru adalah “kegiatan perpustakaan”.
iii. Jenis informasi yang dibutuhkan lainnya, penting untuk diketahui. Namun peran
fasilitator PerpuSeru adalah memberikan asistensi kepada PIC perpustakaan
daerah untuk dapat mendokumentasikan (dan melaporkannya).
b. Khusus untuk fasilitator PerpuSeru
i. Kegiatan yang penting didokumentasikan (dan dilaporkan) oleh staf
perpustakaan desa (yang disampaikan pada “Pelatihan Pengembangan
Perpustakaan Berbasis TIK”) adalah “kegiatan perpustakaan”
ii. Kegiatan yang didokumentasikan (dan dilaporkan) oleh fasilitator PerpuSeru
adalah “asistensi teknis”
iii. Pendokumentasian (dan pelaporan) kegiatan lainnya, menjadi penting untuk
dipahami yang merupakan salah satu bentuk asistensi teknis/dukungan
fasilitator PerpuSeru kepada perpustakaan daerah.
13. Dalam Konteks “Pelatihan Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK”
Tahap akhir dari sesi ini adalah menunjukkan cara melakukan pelaporan hasil dokumentasi
“kegiatan perpustakaan” yang dilaporkan dalam sistem pelaporan program PerpuSeru. Terkait
sesi ini, fasilitator mempergunakan:
(1) Panduan pengisian sistem pelaporan program PerpuSeru – untuk staff perpustakaan
desa
(2) Slide presentasi “pengisian sistem pelaporan program PerpuSeru”.
14. Penutup: Fasilitator menutup sesi ini dengan meminta 1 – 3 peserta menyampaikan
kesimpulan/ringkasan dari sesi yang dilengkapi dengan ringkasan dari fasilitator untuk
memperkuat pemahaman dan pembelajaran yang telah dilalui.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 30
Sesi 12. Keterampilan dan Metode Fasilitasi Tujuan Sesi
1. Membangun kesadaran peserta akan pentingnya peran seorang fasilitator untuk pengembangan
kapasitas
2. Meningkatkan pengetahuan peserta tentang keterampilan dasar fasilitasi
3. Meningkatkan pengetahuan peserta akan variasi metode fasilitasi yang bisa digunakan untuk
kegiatan pelatihan dan pelibatan masyarakat di perpustakaan.
Waktu Sesi ini disampaikan selama 120 menit
Pokok Bahasan Pembelajaran Orang Dewasa
Keterampilan fasilitasi dasar
Variasi metode-metode fasilitasi
Alat dan Bahan
Slide Sesi 12, Keterampilan dan Metode Fasilitasi
Flipchart
Spidol Permanen
Masking tape
Langkah – Langkah 1. Lakukan brainstorming ke peserta dengan menanyakan
a. Pengalaman peserta memfasilitasi pelatihan dan bagaimana mereka melakukannya
b. Saat menjadi peserta pelatihan, metode pelatihan apa yang mereka sukai dan
mengapa?
2. Presentasikan dan diskusikan slide pada sesi ini dengan memberikan penekanan pada:
a. Pentingnya memahami prinsip belajar orang dewasa, sehingga membantu fasilitator
untuk mengembangkan metode fasilitasi yang memberikan kesempatan kepada peserta
untuk berpartisipasi aktif dan mau membagikan pengalaman dan pengatahuannya.
b. Dalam memfasilitasi proses belajar orang dewasa, hindari metode yang cenderung
menggurui, melainkan membantu peserta menemukan sendiri (self discovery)
c. Penting sekali bagi fasilitator untuk mempraktekkan keterampilan bertanya dan
mendengarkan secara aktif, hal ini akan membantu mengurangi kecenderungan untuk
menggurui, namun sebaliknya menciptakan active learning environment.
d. Penting sekali bagi fasilitator untuk mengembangkan metode-metode fasilitasi yang
menarik dan kreatif untuk mengoptimalkan proses belajar.
e. Keterampilan fasilitasi akan berkembang seiring dengan semakin sering kita berlatih dan
mempraktekkannya.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 31
3. Bagi peserta dalam kelompok yang terdiri dari 7-8 peserta, minta setiap kelompok untuk
mengembangkan metode fasilitasi untuk membahas proses belajar dengan topik yang mereka
tentukan sendiri. Setiap kelompok diberi waktu persiapan selama 10 menit dan waktu untuk
praktek selama 10 menit.
4. Rangkum sesi dengan mereview kembali keterampilan dasar yang dibutuhkan seorang fasilitator
dan variasi metode yang mengoptimalkan proses belajar. Motivasi peserta untuk terus belajar,
berlatih, dan praktek langsung.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 32
Lampiran 1 : Contoh- contoh Permainan Permainan Membentuk Formasi Fasilitator memandu peserta untuk membuat formasi sesuai dengan instruksi yang diberikan.
Formasi 1, Patung Pancoran : Setiap peserta secara individual membentuk formasi patung
pancoran
Formasi 2, Tukang Ojek : Peserta membentuk kelompok yang terdiri dari 2 orang bergaya seperti
sedang naik ojek.
Formasi 3, Lampu Lalu lintas : Peserta membentuk kelompok yang terdiri dari 3 orang bergaya
seperti lampu lalu lintas dengan tiga warna yaitu merah, kuning, dan hijau.
Formasi 4, Naik perahu : Peserta membentuk kelompok yang terdiri dari 4 orang bergaya seperti
sedang mendayung perahu sambil mengatakan “Kiri-kiri” dan “Kanan-kanan”.
Formasi 5, Bunga Bougenville : Peserta membentuk kelompok yang terdiri dari 5 orang bergaya
seperti bunga Bougenville, dengan cara saling bergandengan dan mengangkat tangan ke atas.
Tips: Untuk membua permainan menjadi lebih seru, fasilitator dapat membawakan suatu cerita, dan jika
di dalam cerita ada kata-kata “patung pancoran, naik ojek, lampu lalu-lintas, naik perahu, dan bunga
matahari, maka peserta harus langsung membentuk informasi yang dimaksud.
Contoh cerita: Salah satu monumen sejarah di Jakarta adalah patung dirgantara atau yang lebih dikenal dengan
“Patung Pancoran”. Patung ini terletak di persimpangan “Lampu lalu-lintas” di pancoran, dimana
disekitar jalan itu banyak mobil, bis, kota, sampai “ojek” lalu lalang disekitarnya. Satu hal yang terasa
kurang di sekitar jalan itu adalah bunga-bunga yang sebenarnya bisa memperindah kota, seperti halnya
di sepanjang jalan tol yang menanam bunga “Bougenville” berwarna-warni yang sedap dipandang mata.
Berhubung kemacetan semakin parah di ibukota, alangkah baiknya jika pemerintah mulai memikirkan
alternatif transportasi lain seperti di Marunda, penduduk di sana memilih “Naik Perahu” ke Muara Baru
untuk bekerja.
Contoh Permainan dan Ice Breaking lain a. “Angin Bertiup”
b. “Catch & Fly”
c. “Siap, Tembak, Dor”
d. “Tupai, Pohon, dan Gempa Bumi”
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 33
Lampiran 2 : Cerita Ibu Siti Ibu Siti adalah seorang Kepala kantor perpustakaan Kabupaten Bojong Kenyot. Suatu hari datang ke
perpustakaan seperti biasa, melihat rutinitas staffnya yang sedang sibuk dan Ibu Siti pun melakukan
tugas rutin yang biasa dikerjakannya. Ketika sedang berjalan menuju ruangannya dan melewati ruang
pelayanan dia mendengar ibu setengah baya sedang bicara dengan salah satu staffnya sbb :
Ibu pengunjung :“ Kata anak saya, kita bisa telpon-telponan, kirim surat atau ngobrol-ngobrol gratis
pakai nternet ya.”
Staff perpustakaannya menjawab: “ Ya.”
Ibu pengunjung : “ Bisakah saya pakai internet di sini untuk ngomong dengan anak saya? Tapi saya
belum tau bagaimana caranya.”
Staff perpustakaan : “Bisa, tapi saya sedang sibuk, nanti tunggu sebentar lagi saya akan ajari ibu ya.”
Ibu Siti tertarik dengan pembicaraan itu dan mendatangani ibu tersebut.
Ibu Siti : “ Ibu mau komunikasi dengan siapa?”
Ibu pengunjung : “ Dengan anak saya yang kerja jadi TKI di hongkong.”
Ibu Siti :”Biasnya ibu berkomunikasinya seperti apa?”
Ibu pengunjung :” Saya pergi ke wartel dan mahal sekali, saya harus mengeluarkan biaya 300.000 per
bulan, karena setiap minggu saya telpon kesana . karena anak saya yang jadi TKI menitipkan anaknya ke
saya, dan cucu saya ini pengen ngobrol sama ibunya yang lagi kerja jadi TKI itu.”
Ibu Siti:” Ibu tinggal dimana?”
Ibu pengunjung :” Di desa wajan”
Esok harinya Ibu Siti dan salah satu staff perpustakaan datang ke desa Wajan, dia mendapat informasi
bahwa di desa tersebut ada 50 warga yang keluarganya jadi TKI diluar negri untuk bekerja dan mereka
biasanya berkomunikasi melalui wartel dengan biaya yang cukup mahal.Ada Informasi juga kalau di
desa baskom sama kondisinya dengan desa wajan, ada 30 warganya yang bekerja menjadi TKI di luar
negri.
Kemudian Ibu Siti kembali ke perpustakaan dan mengadakan pertemuan dengan staf perpustakaannya.
Dalam diskusi tersebut, mereka melihat adanya kebutuhan masyarakat sekitar mereka untuk komunikasi
gratis dengan keluarga mereka, sehingga bisa mengurangi biaya hidup yang harus dikeluarkan. Dari hasil
diskusi tersebut mereka menyusun rencana apa yang bisa perpustakaan lakukan untuk itu, yaitu
mengundang mereka untuk memperkenalkan tentang internet sehingga dapat berkomunikasi dengan
keluarganya yang menjadi TKI di luar negri. Dari perencanaan tersebut mereka membutuhkan
tambahan komputer yang mempunyai akses internet, pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan
penggunaan internet, tenaga pelatih dan ruangan yang cukup nyaman dan besar untuk tempat
pelatihan .Rencana sudah disusun, tetapi mereka TIDAK PUNYA UANG. Untuk mendapatkan dukungan
Ibu Siti dan tim berpikir bahwa mereka harus melakukan advokasi untuk mendapatkan dukungan
terhadap rencana yang sudah dibuat tersebut.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 34
Mereka susun tujuan advokasi, siapa yang akan mereka dekati dan menyusun kegiatan-kegiatannya
serta alat apa yang akan digunakan.
Ibu Siti dan staff mendatangani sekolah tinggi ilmu komputer di Kabupaten tersebut dan menceritakan
siuasi yang sedang terjadi dan meminta STIK tersebut dapat berkontribusi. STIK setuju untuk
memberikan pelatihan kepada masyarakat dan menempatkan mahasiswanya untuk membantu secara
voulentir guna membantu masyarakat tersebut dalam penggunaan internet.
Kebiasaan masyarakat Bojong kenyot sangat suka mendengarkan radio,” Owor-owor” yang setiap
harinya memutar lagu dangdut. Melihat peluang untuk mempromosikan kegiatan perpustakaan, Wita
salah satu staff perpustakaan mendatangani radio tersebut dan meminta slot penyiaran untuk
mempromosikan kegiatan pelayanan yang ada di perpustakaan antara lain perpustakaan bisa dipakai
sebagai tempat pertemuan masyarakat,di perpustakaan masyarakat dapat memperoleh informasi
mengenai resep masakan khususnya untuk ibu-ibu, di perpustakaan juga bisa mendapatkan pelatihan
tentang bagaimana mengoperasikan internet.
Pada saat rapat koordinasi pimpinan dengan bapak Bupati, Ibu Siti juga mempresentasikan
perpustakaan dan menceritan situasi masyarakat desa wajan dan baskom dan rencana perpustakaan
untuk membantu mereka. Ibu Siti menyampaikan bahwa perpustakaan membutuhkan tambahan
budget pada tahun 2014 untuk merealisasikan kegiatan perencaan tersebut. Dia juga berbicara dengan
SKPD lainnya terkait dengan perpustakaan dan mengajak mereka untuk terlibat dalam kegiatan –
kegiatan yang bisa dilakukan bersama-sama di perpustakaan. Ibu Siti berfikir bahwa perpustakaan
membutuhkan dukungan dari berbagai pihak dan tidak bisa bekerja sendiri untuk membantu
masyarakat.
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 35
Lampiran 3: Contoh-contoh Lagu
AKU MAU JADI TEMAN BAIKMU Aku mau jadi teman baikmu ...3x Teman baik... teman baikmu
HALLO APA KABAR TEMAN Hallo apa kabar teman Aku baik-baik saja Tepuk tangan... tepuk kaki Putar-putar.... Cari Pasangan
DUDUK SENANG BERDIRI SENANG Duduk senang berdiri senang Berputar-putar mencari teman Berputar-putar berkeliling Sambil mencari teman
AYAM-AYAM-BEBEK Ayam-ayam bebek Bebek-bebek ayam Ayam dipatok bebek Bebek dipatok ayam Ayam bebek patok-patokan
TREK JING – TREK JING Aku trek..trek. trek jing...trek jing Motivator paling ok ... trek..trek. trek jing...trek jing Selalu riang gembira trek..trek. trek jing...trek jing Maka aku awet muda trek..trek. trek jing...trek jing
MARINA MENARI Marina menari di atas menara Di atas menara Marina menari Marina menari di atas menara Di atas menara Marina menari
Panduan Fasilitasi – Pelatihan Strategi Pengembangan Perpustakaan Berbasis TIK Hal | 36
Daftar Pustaka a. Master Grantee & Trainers Guide, “Library Advocates, Supporting Libraries, Strengthening
Communities”
b. Poland Advocacy manual,” Introduction advocacy is a way of thinking”
c. Global Libraries Advocacy Training Program Evaluation Toolkit
d. Coca-Cola Foundation Indonesia, PerpuSeru Program, “Positive Deviance, Sebuah Pendekatan
untuk Mengidentifikasi Strategi Sukses Pengembangan Perpustakaan, 2014