panduan pelaksanaan sistem penilaian prestasi (guru ... · penilaian prestasi tahunan jika tempoh...

PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM PENILAIAN

PRESTASI (GURU)

UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

Sistem Penilaian Prestasi Secara atas Talian

E-lnpt

Disediakan oleh:

Unit Pengurusan Prestasi

Seksyen Perkhidmatan

Bahagian Sumber Manusia

2

ISI KANDUNGAN

PENGENALAN ............................................................................................................ 3

TUJUAN .................................................................................................................... 3

PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SISTEM PENILAIAN PRESTASI ............................... 4

CIRI-CIRI SISTEM PENILAIAN PRESTASI ..................................................................... 5

PENILAIAN YANG OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS............................................................. 5

PERANAN KETUA JABATAN ......................................................................................... 6

PENUBUHAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA ............................................... 8

KEAHLIAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA UMS………………………………………….9

FUNGSI DAN KUASA PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA .................................. 10

URUS SETIA PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA ............................................. 11

SYARAT-SYARAT PENENTUAN PEGAWAI PENILAI ....................................................... 13

PERANAN SERTA TUGAS PEGAWAI PENILAI PERTAMA DAN PEGAWAI PENILAI KEDUA . 15

PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN .......................................................................... 16

BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI .................................................................. 18

KANDUNGAN BORANG DAN CARA PENYEDIAAN PENILAIAN PRESTASI ........................ 19

PETUNJUK PRESTASI ............................................................................................... 19

PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN .................................................................. 20

URUSAN PENERIMAAN BORANG………………………………………………………………………………20

URUSAN PENYIMPANAN BORANG ............................................................................. 20

PENUTUP ................................................................................................................ 21

3

PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM PENILAIAN PRESTASI

UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

PENGENALAN

1. Sesebuah organisasi diwujudkan untuk mencapai objektif tertentu. Pencapaian

objektif tersebut sebahagian besarnya bergantung kepada perancangan kerja dan

pengurusan sumber manusia yang berkesan. Pengurusan sumber manusia secara

berkesan melibatkan proses pembangunan sumber manusia seperti mengenalpasti

potensi, latihan dan komunikasi berkesan. Ini boleh dilaksanakan melalui penilaian

prestasi pegawai yang objektif, adil dan telus. Sistem Penilaian Prestasi ini

melibatkan proses penetapan Sasaran Kerja Tahunan, penilaian perlakuan dan

pencapaian kerja pegawai dalam tempoh masa tertentu bagi mempertingkatkan

kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan.

TUJUAN

2. Panduan ini bertujuan untuk memberi penjelasan kepada Ketua Jabatan, Pegawai

Yang Dinilai, Pegawai Penilai Pertama, Pegawai Penilai Kedua, Panel

Pembangunan Sumber Manusia dan urus setianya berhubung dengan prinsip,

penyediaan dan pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.

3. Panduan ini hendaklah diikuti dengan sepenuhnya oleh Ketua Jabatan, Pegawai

Yang Dinilai, Pegawai Penilai Pertama, Pegawai Penilai Kedua, Panel

Pembangunan Sumber Manusia dan urus setianya supaya dapat menghasilkan

penilaian yang objektif, adil dan telus. Hasil penilaian ini membolehkan pihak

pengurusan mengambil tindakan, pertimbangan dan keputusan berkaitan dengan

pengurusan dan kemajuan kerjaya Pegawai Yang Dinilai iaitu:

(i) menentukan penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensi,

kebolehan, keistimewaan serta kemajuan pegawai;

(ii) menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat,

pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara;

4

(iii) menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan dan anjakan

gaji;

(iv) menentukan penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang

kebesaran serta pemberian surat penghargaan;

(v) mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan

(vi) memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkat

prestasi serta motivasi pegawai.

PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SISTEM PENILAIAN PRESTASI

4. Sistem Penilaian Prestasi perlu berasaskan kepada prinsip yang sesuai dengan

kehendak pencapaian matlamat organisasi. Sistem Penilaian Prestasi ini telah

digubal berasaskan kepada prinsip-prinsip penilaian seperti berikut:

(i) penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif, adil dan telus;

(ii) penilaian prestasi hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja dan

tingkahlaku yang dipamerkan oleh Pegawai Yang Dinilai ke arah

pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan; dan

(iii) menggalakkan persaingan positif sesama pegawai untuk meningkatkan

kualiti dan produktiviti.

5. Berdasarkan kepada prinsip di atas, sistem ini digubal untuk:

(i) membolehkan prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan

meyakinkan;

(ii) membolehkan ketua perkhidmatan melaksanakan sistem penilaian prestasi

mengikut kesesuaian perkhidmatan tertentu;

(iii) membolehkan sistem penilaian prestasi digunakan dalam pelbagai fungsi

pengurusan sumber manusia seperti kemajuan kerjaya, penempatan dan

latihan; dan

(iv) meningkatkan penglibatan ketua jabatan dan semua peringkat pegawai

penyelia dalam proses penilaian prestasi.

5

CIRI-CIRI SISTEM PENILAIAN PRESTASI

6. Penggubalan Sistem Penilaian Prestasi ini mengambilkira perubahan dan

perkembangan dalam Perkhidmatan Awam serta keperluan menambahbaik Sistem

Penilaian Prestasi sedia ada. Ciri-ciri sistem ini melibatkan:

(i) penetapan Sasaran Kerja Tahunan dan kajian semula pertengahan tahun;

(ii) penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus;

(iii) pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi;

(iv) penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian prestasi yang

bersesuaian dengan peranan setiap kumpulan pegawai;

(v) pemakaian tujuh jenis borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

mengikut kumpulan pegawai; dan

(vi) peranan Panel Pembangunan Sumber Manusia sebagai pihak yang

memastikan penilaian dibuat dengan objektif, adil dan telus.

PENILAIAN YANG OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS

7. Pegawai Penilai (Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua) dan Panel

Pembangunan Sumber Manusia bertanggungjawab menentukan penilaian prestasi

dilaksanakan secara teratur, objektif, adil dan telus berdasarkan panduan berikut:

(i) penilaian dibuat secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja sebenar

Pegawai Yang Dinilai sepanjang tahun yang dinilai;

(ii) penilaian tidak dibuat secara tergesa-gesa atau dilakukan di saat akhir;

(iii) penilaian dibuat tanpa dipengaruhi oleh prestasi tahun-tahun sebelumnya;

(iv) penilaian dibuat dengan keyakinan bahawa Pegawai Yang Dinilai

merupakan aset terpenting yang perlu dan boleh dimajukan dari semasa

ke semasa;

(v) penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor yang boleh dianggap sebagai pilih

kasih;

(vi) pegawai penilai tidak bersifat terlalu murah hati (lenient) atau sebaliknya;

6

(vii) pegawai penilai tidak mengambil jalan mudah dengan memberi markah

dalam lingkungan pertengahan sahaja; dan

(viii) tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara yang baru berlaku,

sama ada bersifat positif atau negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian

keseluruhan seseorang pegawai.

PERANAN KETUA JABATAN

8. Ketua jabatan berperanan menggembeling sumber di bawah kawalannya iaitu

sumber manusia, kewangan, peralatan dan teknologi secara optimum untuk

mencapai objektif organisasi.

9. Selaras dengan tujuan Sistem Penilaian Prestasi, ketua jabatan

bertanggungjawab:

(i) menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasinya;

(ii) memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai Sasaran Kerja

Tahunan yang ditetapkan;

(iii) mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan pegawai melalui gaya

pengurusan penyertaan (participative management); dan

(iv) memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai.

10. Berdasarkan tanggungjawab di atas, ketua jabatan hendaklah:

(i) merangka rancangan kerja tahunan Jabatan/ Fakulti/ Pusat/ Institut/

Bahagian/ Unit bersama dengan ketua Bahagian atau Unit;

(ii) menetapkan petunjuk prestasi bagi setiap aktiviti/projek jabatan yang akan

dijadikan asas pencapaian kerja bagi semua Jabatan/ Fakulti/ Pusat/

Institut/ Bahagian/ Unit. Petunjuk prestasi yang ditetapkan hendaklah

munasabah serta boleh dicapai dan diukur;

(iii) mengadakan sistem penyelarasan, pemantauan dan kajian semula bagi

memastikan kerja yang dijalankan oleh ketua bahagian dan unit mengikut

jadual yang ditetapkan;

(iv) menentukan supaya pegawai penilai menyediakan Laporan Penilaian

Prestasi Tahunan untuk Pegawai Yang Dinilai mengikut peraturan dan

jadual yang ditetapkan;

7

(v) mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara

atau meletak jawatan, menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

dengan serta-merta bagi Pegawai Yang Dinilai di bawah penyeliaan mereka

jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan;

(vi) mengarahkan Pegawai Yang Dinilai yang akan bersara dan yang diberi

pelepasan untuk dilantik ke jawatan lain melengkapkan borang Laporan

Penilaian Prestasi Tahunan jika tempoh perkhidmatan dalam tahun

penilaian tidak kurang 6 bulan; dan

(vii) memastikan penilaian prestasi pegawai yang dilantik pada penghujung

tahun (selepas 1 Julai) disediakan apabila tempoh sebenar perkhidmatan

mereka genap 6 bulan.

(viii) memastikan penilaian prestasi pegawai yang akan bercuti belajar pada

tahun penilaian tersebut dilaksanakan dan dikemukakan kepada urusetia.

(Genap 6 bulan perkhidmatan sebelum bercuti belajar )

(ix) memastikan penilaian ke atas pegawai yang dinilai (PYD) oleh pegawai

penilai pertama (PPP) dibuat mengikut skala penilaian yang sudah

ditetapkan seperti yang termaktub didalam borang laporan nilaian prestasi

tahunan (LNPT).

8

PENUBUHAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

11. Jawatankuasa Panel Pembangunan Sumber Manusia telah ditubuhkan di peringkat

Institut [Induk] dan juga diwujudkan pada peringkat Fakulti/ Pusat/ Jabatan/

Bahagian.

i. Jawatankuasa Induk Pembangunan Sumber Manusia [JPSM]

[Jawatankuasa ini akan melihat/ membincangkan hal-hal yang berkaitan

dengan dasar serta menimbangkan perakuan dan cadangan daripada

peringkat Jawatankuasa Kecil yang terdiri daripada Fakulti/ Pusat/ Institut/

Jabatan].

ii. Jawatankuasa Kecil Pembangunan Sumber Manusia [JKPSM]

[Jawatankuasa ini akan memperakukan penilaian prestasi pada peringkat

Fakulti/ Pusat/ Institut/ Jabatan kepada Jawatankuasa Induk]

12. Panel Pembangunan Sumber Manusia yang dipengerusikan oleh Ketua Jabatan,

mereka hendaklah terdiri daripada pegawai bertaraf Jawatan Utama Sektor Awam

atau Gred Khas. Jika jabatan tidak mempunyai pegawai di peringkat tersebut,

lantikan boleh dibuat di kalangan pegawai lain dari kementerian yang

bertanggungjawab ke atas jabatan berkenaan atau dari jabatan di bawah

kementerian yang sama atau memohon Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

menamakan pegawai yang sesuai.

13. Panel Pembangunan Sumber Manusia boleh menambah ahlinya atau mengundang

mana-mana pegawai yang difikirkan dapat membantunya membuat keputusan

yang lebih tepat jika perlu.

14. Pengerusi dan Ahli Panel Pembangunan Sumber Manusia hendaklah lebih tinggi

grednya (termasuk gred memangku) dari Pegawai Yang Dinilai. Contoh keahlian

Panel Pembangunan Sumber Manusia seperti berikut:

9

KEAHLIAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

(JAWATANKUASA INDUK)

Pengerusi : Naib Canselor

Ahli : Timbalan Naib Canselor

(Akademik)

: Timbalan Naib Canselor

(Pembangunan & Penyelidikan)

: Timbalan Naib Canselor

(Hal Ehwal Pelajar)

: Pendaftar

: Bendahari

: Ketua Pustakawan

Urus Setia : Bahagian Sumber Manusia

[Seksyen Perkhidmatan]

- Unit Pengurusan Prestasi

KEAHLIAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

(JAWATANKUASA KECIL)

Pengerusi : Dekan/ Pengarah/ Ketua Jabatan

Ahli : Timbalan Dekan(I)/ Timbalan Pengarah

: Timbalan Dekan(II)

: Ketua Bahagian/ Unit

Urus Setia : Penolong Pendaftar Fakulti/ Pusat/ Institut

10

FUNGSI DAN KUASA PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

15. Fungsi dan kuasa Panel Pembangunan Sumber Manusia adalah seperti berikut:

(i) mengesahkan markah penilaian prestasi seseorang Pegawai Yang Dinilai.

Sekiranya terdapat keraguan dan mempunyai asas yang kukuh Panel

Pembangunan Sumber Manusia boleh mengubahsuai dan menyelaras

markah selepas mendapatkan kepastian daripada Pegawai Penilai yang

berkenaan;

(ii) memberi perhatian yang lebih teliti dan pertimbangan yang mendalam

kepada Pegawai Yang Dinilai yang mendapat markah prestasi yang rendah

untuk memastikan penilaian dibuat dengan betul dan teratur, tanpa

sebarang unsur penganiayaan dan mengesyorkan bimbingan dan

kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi

dan motivasi pegawai;

(iii) mengesyorkan atau menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya

sesuai dengan potensi, kebolehan, keistimewaan serta kemajuan pegawai;

(iv) menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan gaji, pingat,

bintang kebesaran dan surat penghargaan; dan

(v) mengenalpasti dan merancang keperluan latihan pegawai.

16. Keputusan Panel Pembangunan Sumber Manusia adalah muktamad kecuali jika

dapat dibuktikan keputusan itu telah dibuat berasaskan kepada maklumat yang

salah.

11

URUS SETIA PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

17. Urus setia Panel Pembangunan Sumber Manusia, yang juga Setiausaha Kepada

Panel Pembangunan Sumber Manusia adalah terdiri daripada Seksyen

Kemajuan Kerjaya (Unit Pengurusan Prestasi). Peranan Urus Setia Panel

Pembangunan Sumber Manusia adalah seperti berikut:

(i) menentukan proses tindakan pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi

mengikut jadual yang ditetapkan;

(ii) borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan dibekalkan dengan secukupnya

kepada semua pegawai dan disediakan pada masa yang ditetapkan;

(iii) memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan oleh Pegawai

Yang Dinilai, Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua;

(iv) mengira markah keseluruhan (purata) yang diperolehi oleh pegawai dan

mencatatkannya di ruangan yang disediakan;

(v) mengisi Jadual Pemarkahan seperti di Lampiran C;

(vi) menyusun senarai pegawai mengikut markah prestasi;

(vii) menganalisis prestasi keseluruhan Pegawai Yang Dinilai yang terlibat dan

menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan Panel Pembangunan

Sumber Manusia;

(viii) mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan Panel

Pembangunan Sumber Manusia seperti pergerakan gaji, mengadakan

latihan, penempatan, bimbingan dan kaunseling kepada Pegawai Yang

Dinilai; dan

(ix) menyimpan semua borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan selepas

Panel Pembangunan Sumber Manusia membuat keputusannya.

LAMPIRAN C

FORMAT JADUAL MARKAH KESELURUHAN LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN UNIVERSITI MALAYSIA SABAH BAGI TAHUN ……...

Nama Jabatan/ Fakulti/ Pusat/ Institut/ Unit : ...............................................................................................

BIL NAMA GURU JAWATAN

DAN GRED

MARKAH PEGAWAI

PENILAI

PERTAMA

MARKAH PEGAWAI

PENILAI

KEDUA

MARKAH

PURATA

PENYELARASAN MARKAH OLEH PANEL

PEMBANGUNAN

SUMBER MANUSIA

CATATAN

Sila Kosongkan

Ruangan ini

.

SYARAT-SYARAT PENENTUAN PEGAWAI PENILAI

18. Dua peringkat pegawai yang terlibat dalam membuat penilaian prestasi Pegawai

Yang Dinilai iaitu Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua. Definisi

Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua adalah seperti berikut:

(i) Pegawai Penilai Pertama ialah pegawai atasan atau penyelia yang terdekat

kepada Pegawai Yang Dinilai dan mempunyai hubungan kerja secara

langsung atau yang mengawasi kerjanya; dan

(ii) Pegawai Penilai Kedua ialah pegawai atasan yang terdekat kepada Pegawai

Penilai Pertama dan mempunyai hubungan kerja dengan Pegawai Yang

Dinilai. Jika hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian

bolehlah dibuat oleh Pegawai Penilai Pertama sahaja.

19. Penentuan Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua perlu menepati

syarat berikut:

(i) mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung di antara

Pegawai Yang Dinilai dan Pegawai Penilai Pertama;

(ii) Gred Pegawai Penilai Pertama hendaklah lebih tinggi daripada gred

Pegawai Yang Dinilai; [tidak terpakai sekiranya Pegawai Penilai

Pertama/Kedua (PPP/PPK) memegang jawatan pentadbiran; cth-Ketua

Program/ Dekan]

(iii) tiada hubungan kekeluargaan terdekat sama ada melalui pertalian darah

atau perkahwinan (suami, isteri, anak, adik-beradik, anak saudara, mertua,

menantu, ipar, sepupu atau biras) di antara Pegawai Yang Dinilai dengan

Pegawai Penilainya;

(iv) tempoh penyeliaan seelok-eloknya tidak kurang daripada 6 bulan dalam

sesuatu tahun penilaian. Sekiranya Pegawai Yang Dinilai itu berkhidmat di

dua jabatan yang berlainan dalam tempoh yang sama panjangnya, kedua-

dua Pegawai Penilai Pertama yang terbabit dikehendaki menyediakan

laporan prestasi Pegawai Yang Dinilai yang berkenaan;

14

(v) Pegawai Yang Dinilai yang diselia oleh lebih daripada seorang Pegawai

Penilai Pertama dalam tempoh masa yang berbeza-beza dan tidak ada

pegawai kanan yang lain yang layak membuat penilaian, maka Pegawai

Penilai Pertama yang paling lama tempoh penyeliaannya bolehlah

membuat penilaian tersebut;

(vi) sekiranya tiada Pegawai Penilai Pertama yang layak menilai kerana tempoh

penyeliaannya kurang dari 6 bulan dalam tahun yang dinilai, maka

penilaian hendaklah dibuat oleh pegawai yang lebih tinggi yang terdekat

dan mempunyai hubungan kerja dengan Pegawai Yang Dinilai;

(vii) Walau apapun peruntukan di perenggan (iv), (v) dan (vi) di atas, tempoh

penyeliaan minimum untuk tujuan penilaian prestasi ialah 3 bulan; dan

(viii) sekiranya Laporan Penilaian Prestasi Tahunan tidak disediakan oleh

Pegawai Penilai Pertama yang telah bersara, meletak jawatan atau tidak

dapat dikesan, laporan prestasi Pegawai Yang Dinilai hendaklah disediakan

oleh Pegawai Penilai Kedua.

Susunan Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai

Kedua (PPK) bagi tujuan Penilaian Prestasi Kakitangan Akademik Universiti Malaysia

Sabah adalah seperti berikut:

Bil PYD PPP PPK

1. Pensyarah/Tutor/Guru

Bahasa Ketua Program Dekan

2. Pensyarah/Tutor Pengarah [Institut] -

3. Ketua Program Dekan Naib Canselor

4. Timbalan Dekan Dekan Naib Canselor

5. Timbalan Pengarah Pengarah Naib Canselor

** 6. Dekan

(Jawatan Hakiki DS45) Ketua Program Naib Canselor

7. Dekan/ Pengarah Naib Canselor -

8. Profesor Dekan Naib Canselor /

Jawatankuasa Senat

** Hanya terpakai sekiranya Dekan Fakulti/Institut masih memegang Jawatan Hakiki

DS45.

15

PERANAN SERTA TUGAS PEGAWAI PENILAI PERTAMA DAN PEGAWAI PENILAI

KEDUA

20. Kekuatan dan keberkesanan Sistem Penilaian Prestasi terletak di atas peranan

serta komitmen Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua bagi

melaksanakan tanggungjawab mereka di dalam tugas berikut:

(i) Pegawai Penilai Pertama hendaklah menetap dan menentukan program

tindakan dan rancangan kerja bagi bahagian/unit/aktiviti di bawah

tanggungjawabnya selaras dengan dasar, rancangan dan strategi jabatan;

(ii) Pegawai Penilai Kedua hendaklah memastikan Pegawai Penilai Pertama

berbincang dengan Pegawai Yang Dinilai semasa menetapkan Sasaran

Kerja Tahunan dengan menggunakan Borang Sasaran Kerja Tahunan

seperti di Lampiran A kepada borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan;

(iii) Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua hendaklah

menetapkan petunjuk prestasi bagi setiap aktiviti/projek yang akan

dijadikan asas pencapaian kerja setiap pegawai di bawah penyeliaan

mereka. Ukuran petunjuk prestasi itu hendaklah dibuat semasa penetapan

Sasaran Kerja Tahunan. Petunjuk prestasi hendaklah diwujudkan bagi

setiap aktiviti/projek dalam sesebuah organisasi untuk mengukur tahap

pencapaian prestasi seseorang pegawai yang boleh diterima oleh

organisasi. Sasaran Kerja Tahunan hendaklah bersifat realistik, spesifik dan

boleh diukur serta mempunyai sekurang-kurangnya satu petunjuk prestasi

iaitu kuantiti, kualiti, masa atau kos;

(iv) Pegawai Penilai Pertama hendaklah menyelia kerja yang dijalankan oleh

Pegawai Yang Dinilai melalui pengawasan dan bimbingan yang berterusan;

(v) Pegawai Penilai Pertama hendaklah berbincang dengan Pegawai Yang

Dinilai mengenai kemajuan kerja di pertengahan tahun dan pada akhir

tahun untuk mengenalpasti masalah pelaksanaan dan mengambil tindakan

untuk mengatasinya serta membuat pengubahsuaian strategi pelaksanaan

Sasaran Kerja Tahunan;

16

(vi) Pegawai Penilai Pertama bertanggungjawab memastikan semua Pegawai

Yang Dinilai di bawah penyeliaannya melengkapkan Bahagian I dan

Bahagian II dalam borang penilaian prestasi masing-masing serta

menandatanganinya;

(vii) Pegawai Penilai Pertama dikehendaki membuat penilaian dan ulasan

mengenai prestasi Pegawai Yang Dinilai setelah membincangkannya

dengan Pegawai Yang Dinilai serta membuat perakuan yang sesuai dengan

menggunakan borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang berkenaan.

Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang telah diisi oleh Pegawai

Penilai Pertama hendaklah dihantar terus kepada Pegawai Penilai Kedua;

dan

(viii) Pegawai Penilai Kedua juga dikehendaki membuat penilaian prestasi

Pegawai Yang Dinilai selepas Pegawai Penilai Pertama membuat

penilaiannya. Sekiranya terdapat perbezaan penilaian yang ketara,

khususnya yang menyebabkan markah keseluruhan (purata) jatuh ke

tahap yang tidak memuaskan, Pegawai Penilai Kedua hendaklah

menyatakan alasan perbezaan itu dan memaklumkannya kepada Pegawai

Yang Dinilai. Peraturan ini tidak terpakai bagi Pegawai Yang Dinilai yang

hanya dinilai oleh Pegawai Penilai Pertama (Institut sahaja).

PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN

21. Adalah penting bagi ketua jabatan, Pegawai Penilai Kedua, Pegawai Penilai

Pertama, Pegawai Yang Dinilai dan Urus Setia mematuhi jadual penyediaan

laporan penilaian prestasi yang ditetapkan. Carta Alir Menguruskan Borang

Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (Guru) adalah seperti berikut:

17

Mula

Makluman Melalui

Email/Surat

Layari Laman

www.ums.edu.my

[Menu Staf]

Pegawai Penilai

Pertama (PPP)

Makluman Prestasi

PYD & Buat

Perakuan

Pegawai Penilai

Kedua (PPK)

Semakan

Penerimaan

[Urusetia]

Ulasan Keseluruan

& Buat Perakuan

Hantar SemulaTidak Lengkap

PPP

PPK

Lengkap

Makluman Isi Borang

Isi Borang SKT & E-lnpt

[PYD]

[Bincang dengan PPP

berkenaan Sasaran Kerja

Tahunan]

Nilai Borang

Nilai Borang

Tambah / Gugur Maklumat

Laporan Penilaian Prestasi Tamat

Sahkan & Hantar

Borang

Sahkan & Hantar

Borang

Sahkan & Hantar

Borang

BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI

22. Sebelas jenis borang digunakan berasaskan kepada kumpulan pegawai seperti

berikut:

Borang Kumpulan Pegawai

Bil Nama Borang UMS Kumpulan

1 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01a1)

DS45 (PERCUBAAN)

2 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01a2)

DS45 (TETAP/ KONTRAK)

3 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01b1)

DS51 (PERCUBAAN)

4 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01b2)


5 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01c2)


6 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01d1)

DS53 (PERCUBAAN)

7 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01d2)


8 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01e2)


9 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01e3)

DS54 (PINJAMAN)

10 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01f2)

VK (A/B/C) (TETAP/KONTRAK)

11 LPPT GURU TAHUNAN BORANG 2.3P17(01g1)

DA41/ DG41(TETAP/ KONTRAK/ SEMENTARA)

19

KANDUNGAN BORANG DAN CARA PENYEDIAAN PENILAIAN PRESTASI

Sila layari Laman Web Universiti Malaysia Sabah [www.ums.edu.my] untuk login ke dalam

Sistem Penilaian Prestasi Akademik pada menu Staf.

PETUNJUK PRESTASI

23. Tafsiran markah penilaian prestasi yang diterima oleh seseorang pegawai adalah

seperti berikut:

23.1 Tafsiran (20%) Cemerlang = 18.00 – 20.00 Sangat Memuaskan = 16.00 – 17.99 Memuaskan = 14.00 - 15.99 Tidak Memuaskan = < 14.00

23.2 Tafsiran (15%)

Cemerlang = 13.50 – 15.00 Sangat Memuaskan = 12.00 – 13.49 Memuaskan = 10.50 – 11.99 Tidak Memuaskan = < 10.50

23.3 Tafsiran (10%)


23.4 Tafsiran (5%)


23.5 KESELURUHAN

Cemerlang = 100 – 90.00 % Baik = 80.00 – 89.99 % Sederhana = 60.00 – 79.99 % Kurang Memuaskan = 50.00 – 59.99 % Lemah = < 49.99 %

http://www.ums.edu.my/

20

PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN

24. Borang Sasaran Kerja Tahunan

Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan bagi setiap pegawai hendaklah menggunakan

borang Sasaran Kerja Tahunan seperti di Lampiran A kepada borang Laporan

Penilaian Prestasi Tahunan.

URUSAN PENERIMAAN BORANG

25. Semua Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) yang diterima akan

direkodkan dan dikemaskini untuk urusan perkhidmatan yang lain. Berikut

merupakan perkara yang perlu diambil perhatian oleh Pegawai yang dinilai (PYD),

Pegawai Penilai Pertama (PPP) & Pegawai Penilai Kedua (PPK) :

(i) Borang yang diterima dalam tempoh yang ditetapkan oleh urusetia akan

dibawa ke mesyuarat Penyelarasan Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji;

(ii) PYD yang tidak menghantar Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) tidak

akan diberi pergerakan gaji tahunan.

URUSAN PENYIMPANAN BORANG

26. Sistem penyimpanan borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang teratur

hendaklah diwujudkan supaya maklumat penting seseorang pegawai dapat

digunakan bagi pengurusan personel lain seperti kenaikan pangkat, penempatan,

latihan, kaunseling dan hal-hal berkaitan perkhidmatan. Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia yang bertanggungjawab menyimpan semua rekod borang

Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.

21

PENUTUP

27. Panduan ini hendaklah dijadikan sebagai sumber rujukan yang dapat membantu

penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan. Peranan, tanggungjawab dan

iltizam Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai Pertama, Pegawai Penilai Kedua dan

ketua jabatan adalah sangat penting. Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang

disediakan secara teratur, teliti dan objektif akan menjadi satu daripada maklum

balas utama kepada pihak pengurusan untuk melaksanakan pengurusan personel

yang cekap dan berkesan di organisasi masing-masing. Ketua jabatan

bertanggungjawab menentukan Panduan ini diikuti sepenuhnya dalam penyediaan

dan penilaian prestasi bagi memastikan Sistem Penilaian Prestasi dilaksanakan

secara objektif, adil dan telus.

panduan pelaksanaan sistem penilaian prestasi (guru ... · penilaian prestasi tahunan jika tempoh...

Documents